檔案管理_科技檔案管理培訓(xùn)課件1

科技檔案管理 歐平 第一章科技文件概述 第一節(jié)科技文件一 科技文件的概念科技文件是科學(xué)技術(shù)文件的簡稱 又稱科學(xué)技術(shù)文件材料 在 科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成一般要求 GB T11822 2008 中 將科技文件這一概念表述為 記錄和反映科學(xué)研究 生產(chǎn)運營 項目建設(shè)活動和設(shè)備儀器運行 維護(hù)及其管理工作的文字 圖表 聲像等不同形式文件材料的總稱 這一定義的基本含義 可以從以下四個方面理解 一 明確了科技文件的形成領(lǐng)域從科技文件的形成領(lǐng)域看 它產(chǎn)生于國民經(jīng)濟(jì)各個領(lǐng)域的科技活動 例如 新產(chǎn)品的開發(fā) 設(shè)計 生產(chǎn) 使用 基本建設(shè)的規(guī)劃 設(shè)計 施工與使用 維修 科學(xué)研究 地質(zhì) 測繪 氣象 水文等專業(yè)活動 設(shè)備儀器的購置 運行 維護(hù)等活動 明確科技文件產(chǎn)生的領(lǐng)域 有助于將科技文件與一般的政務(wù) 管理類文件區(qū)別開來 二 科技文件形成于現(xiàn)行的科技活動科技文件是在現(xiàn)行科技活動中形成和使用的 處于運動變化狀態(tài)和運轉(zhuǎn) 承辦過程中 科技文件是為了特定的目的 以特定的方式 通過文字 符號 圖表 聲像等不同形式和載體 記述和反映科學(xué)技術(shù)活動的內(nèi)容與成果 記錄和指導(dǎo)著現(xiàn)行科技活動 它既是生產(chǎn)技術(shù) 基本建設(shè) 科學(xué)研究 設(shè)備儀器等科學(xué)技術(shù)活動的記錄與反映 同時又是指導(dǎo)生產(chǎn) 建設(shè) 科研等科技工作的依據(jù) 明確科技文件的記錄與傳遞科技思想的工具作用 有助于認(rèn)識科技文件和科技檔案是同一事物的兩個不同的發(fā)展階段 三 科技文件直接記錄和反映科技活動在科技活動中按有關(guān)規(guī)定和要求編制形成的科技文件 是科技活動的客觀需要 是科技活動的 軟成果 科技文件和科技活動這種密不可分的關(guān)系 使得科技文件從客觀上直接地記錄和反映了科技活動的全貌 明確科技文件對科技活動的依附關(guān)系 有助于把科技文件和科技資料區(qū)別開來 四 科技文件是各類型技術(shù)文件的總稱現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)活動由于涉及的專業(yè)科技知識較為廣泛 采用的技術(shù)手段多種多樣 因而形成的科技文件呈現(xiàn)多種類型 從科技文件的載體形式看 有紙制的科技文件和非紙制的科技文件 這里所指的科技文件 是一個綜合概念 是圖樣科技文件 文字科技文件 表目科技文件與聲像科技文件等全部科技文件的總稱 而非某一份科技文件的具體名稱或?qū)７Q 明確這一基本含義 有利于認(rèn)識科技文件的成套性 有利于做好科技文件與科技檔案管理工作的各環(huán)節(jié)工作 以上幾個方面的基本含義是互相聯(lián)系的統(tǒng)一體 正確認(rèn)識和理解科技文件的定義和基本含義 有利于認(rèn)識科技文件這一客觀事物并把握其本質(zhì)屬性 二 科技文件的特點 一 專業(yè)技術(shù)性科技文件的專業(yè)性特點 是由它的形成領(lǐng)域和內(nèi)容性質(zhì)決定的 任何一項科技活動都是在一定的專業(yè)分工的范圍內(nèi)進(jìn)行的 在不同的專業(yè)技術(shù)領(lǐng)域 科技活動的工作對象 工作內(nèi)容 工作程序不相同 具體采用的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn) 技術(shù)方法 技術(shù)手段也不同 所以會產(chǎn)生不同的技術(shù)內(nèi)容 不同形式的科技文件 二 成套性科技文件的成套性 是指針對科學(xué)技術(shù)活動的一個獨立科技活動項目所形成的全部科技文件的總和 又稱科技文件的完整性或整體性 這些科技文件包含了這個項目從頭至尾的全過程 它反映了這個項目整體過程的內(nèi)在有機(jī)聯(lián)系 三 可更改性科技文件在各專業(yè)領(lǐng)域的科技活動中處于正在形成和使用的 動態(tài) 過程 由于主客觀方面的原因 科技人員的思維與科技活動的實際不可避免地會出現(xiàn)矛盾 這就導(dǎo)致對科技文件進(jìn)行補充和更改 使其逐漸符合實際 趨向合理和完善 四 標(biāo)準(zhǔn)性不同的專業(yè)領(lǐng)域都有相應(yīng)的國家標(biāo)準(zhǔn) 專業(yè) 行業(yè) 標(biāo)準(zhǔn) 企業(yè)標(biāo)準(zhǔn) 對科技文件的形成與編制都做了標(biāo)準(zhǔn)化 規(guī)范化的詳細(xì)的規(guī)定 因而科技文件具有標(biāo)準(zhǔn)性特點 五 形式多樣性科技文件是在生產(chǎn)活動 科研活動 基本建設(shè)活動 科技與企業(yè)管理活動中形成的 科技生產(chǎn)活動的多專業(yè)性 導(dǎo)致和需要它的伴生物 科技文件的形式多樣性 如由于科技文件制成材料 如紙制 硫酸紙 塑料 膠片等 復(fù)制手段 如手抄 印刷 復(fù)制 形成的類型 如圖樣 文字 圖表等 等不同 導(dǎo)致科技文件的形式 載體等具有多樣性 科技文件除上述基本特點外 還具有作用的廣泛性 效用的現(xiàn)實性 通用性強(qiáng)以及技術(shù)轉(zhuǎn)讓性等特點 了解這些特點 有助于進(jìn)一步加強(qiáng)對科技文件的管理和加深對科技檔案的認(rèn)識 為做好科技檔案工作奠定基礎(chǔ) 三 科技文件的基本類型當(dāng)代科學(xué)技術(shù)迅猛發(fā)展 使科技文件的種類越來越多 就其內(nèi)容性質(zhì) 用途及形式看 大體可分為如下幾種類型 一 圖樣材料1 機(jī)械制造業(yè)的產(chǎn)品圖樣 1 零件圖是制造與檢驗零件用的圖樣 用來表示零件的結(jié)構(gòu)形狀 大小尺寸和技術(shù)要求等內(nèi)容的圖樣 2 裝配圖是表達(dá)機(jī)器或部件的結(jié)構(gòu)形狀 裝配關(guān)系 工作原理和技術(shù)要求等的圖樣 3 總圖是表達(dá)產(chǎn)品及其組成部分結(jié)構(gòu)概況 相互關(guān)系和基本性能的圖樣 4 外形圖是標(biāo)注有產(chǎn)品外形 安裝和連接尺寸的產(chǎn)品輪廓圖樣 5 安裝圖是產(chǎn)品及其組成部分在使用地點進(jìn)行安裝時所必須的圖樣 包括安裝時必需的數(shù)據(jù) 零件 材料 技術(shù)要求和必要的說明等內(nèi)容 6 包裝 運輸圖是為產(chǎn)品安全儲運 按照有關(guān)規(guī)定設(shè)計 繪制的運輸包裝圖樣 7 簡圖是用規(guī)定的圖形符號 代號和簡化畫法繪制的示意圖樣的總稱 主要有 總部置圖 接線圖 方框圖 原理圖 系統(tǒng)圖等 8 表格圖是用表格形式來表示圖形相似的一系列類型的零件 部件或產(chǎn)品 并包括必要的數(shù)據(jù)與技術(shù)要求的一種綜合圖樣 2 建筑工程圖 1 總平面圖也叫總體布置圖 它是按照規(guī)定的圖例和比例繪制的表示建筑物 構(gòu)筑物在一定的區(qū)域內(nèi)的方位 間距以及道路網(wǎng) 園林綠化區(qū)等整體布置和基礎(chǔ)臨界情況的圖樣 圖樣繪有表示方向的指北針 年度內(nèi)風(fēng)力大小和方向變化的風(fēng)玫瑰圖 2 平面圖是指按一定比例繪制的建筑物的水平剖視圖 表示建筑物內(nèi)部房間 樓梯 走廊 門窗 固定設(shè)備及墻結(jié)構(gòu)等在水平面上的位置 3 立面圖是按一定比例繪制的建筑物正面 背面或側(cè)面的形狀圖 立面圖是用正投影的方法繪制的正視圖 表示建筑物正面的 為正立面圖 表示建筑物側(cè)面的 為左側(cè)或右側(cè)立面圖 表示建筑物背面的 為背立面圖 4 剖面圖是按照一定比例繪制 表示房屋內(nèi)部縱方向結(jié)構(gòu) 分層情況 各樓層的高度 樓地面和屋面的構(gòu)造以及各構(gòu)配件在垂直方向的相互關(guān)系等 5 建筑詳圖又稱大樣圖 它是為了滿足施工要求 用較大的比例詳細(xì)繪出的房間局部構(gòu)造形狀的圖樣 6 系統(tǒng)圖它是采用斜等軸測投影法只對建筑物的給排水 采暖通風(fēng)的管道系統(tǒng)進(jìn)行投影 繪制的圖樣 7 透視圖它是采用透視投影法 中心投影法 對建筑物投影繪制的圖樣 透視圖對建筑物的內(nèi)部或外部形狀的表達(dá) 符合人的視覺習(xí)慣 因而給人一種立體感和真實感 8 竣工圖它是根據(jù)建筑物或構(gòu)筑物施工結(jié)束后工程的實際情況繪制的圖樣 它完全反映工程的實際面貌 是工程竣工驗收的依據(jù) 也是對建筑物 構(gòu)筑物進(jìn)行管理 維修 鑒定 改建 擴(kuò)建的依據(jù) 二 文字材料文字材料是用文字 數(shù)據(jù)及其它符號來表示和傳遞科技思想 記錄科技活動及其成果的科技文件材料 常見的有以下幾種 1 調(diào)查報告為了計劃決策或解決科技活動中的一定問題而進(jìn)行的各種類型調(diào)查所得情況的總結(jié)與分析 2 說明書它以文字的形式說明工業(yè)產(chǎn)品 建筑物 構(gòu)筑物 科研課題 自然觀測等的設(shè)計 施工 加工制造工藝 用途 外型 結(jié)構(gòu) 研究過程 觀測活動概況等問題的科技文件材料 3 任務(wù)書任務(wù)書是有隸屬關(guān)系的上級下達(dá)的 或者是簽定合同 協(xié)議的甲方向乙方提出的有關(guān)設(shè)計 施工 生產(chǎn) 科研以及其它工作任務(wù)的具有指令性要求的約束性文件 常見的有基建項目和新產(chǎn)品的設(shè)計任務(wù)書 技術(shù)任務(wù)書 工程建設(shè)任務(wù)書 科研計劃任務(wù)書等 4 計算書它是對產(chǎn)品 建筑物 構(gòu)筑物等科技活動對象的有關(guān)結(jié)構(gòu) 性能 技術(shù)參數(shù) 化學(xué)配方等進(jìn)行理論計算的材料 計算書分為理論計算書和技術(shù)性計算書 一般是編制成冊的 5 概 預(yù) 概算書是在初步設(shè)計階段編制的 是概略確定建設(shè)項目的全部費用投資和估算工程造價的文字材料 預(yù)算書是在工程項目施工圖設(shè)計階段編制的 較為準(zhǔn)確地確定建筑項目全部費用投資和工程造價的文字材料 決算書是基本建設(shè)工程竣工后 由建設(shè)單位匯總編制的該項基建工程項目的費用投資總額和工程實際造價的文字材料 三 目錄 表格材料1 明細(xì)表是根據(jù)特定的需要將項目或項目組成部分所包含的文件 按結(jié)構(gòu)關(guān)系系統(tǒng)排列的一種表格式文件 2 匯總表也稱目錄表或一覽表 它是根據(jù)特定的需要 對科技文件進(jìn)行分類 綜合整理而編制的一種表格式文件 如標(biāo)準(zhǔn)件匯總表 原材料一覽表等 3 配套目錄它是一個產(chǎn)品全部設(shè)計文件或者全部生產(chǎn)制造文件的總和 是設(shè)計文件的組成部分 4 圖樣目錄它是產(chǎn)品或產(chǎn)品組成部分 基建工程項目或基建工程項目的獨立組成部分的全套工作圖樣 按一定的次序編列的清單 5 設(shè)計文件更改通知單它是更改科技文件的一種依據(jù)性文件 主要內(nèi)容有 更改單編號 產(chǎn)品名稱代號 更改的內(nèi)容及名稱代號 更改標(biāo)記 更改原因 更改前后情況 發(fā)送單位 審簽等 6 設(shè)備開箱驗收單驗收單由驗收人員開箱驗收外購設(shè)備時 按隨機(jī)帶來的裝箱單對照實物詳細(xì)清點核實后 逐項填寫并簽字后形成 作為設(shè)備開箱驗收的憑證 此外 科技文件的類型還有聲像材料和電子文件等 第二節(jié)科技文件的形成一 產(chǎn)品開發(fā)的工作程序與形成的科技文件 一 計劃決策階段在計劃決策中 應(yīng)該全面分析國家 社會的需要 企業(yè)本身的條件以及客觀的競爭狀況等 來決定企業(yè)究竟應(yīng)該發(fā)展什么樣的新產(chǎn)品 這個階段包括任務(wù)來源 情報搜集 新產(chǎn)品預(yù)測 產(chǎn)生 形成的科技文件主要有 遠(yuǎn)景規(guī)劃 中期規(guī)劃 近期規(guī)劃 上級下達(dá)文件 用戶委托合同 各種專題情報 各種預(yù)測報告 調(diào)查研究綜合分析報告等 二 設(shè)計階段設(shè)計工作是產(chǎn)品開發(fā)研究全過程中的重要環(huán)節(jié) 是一項技術(shù)基礎(chǔ)工作 它的任務(wù)是從技術(shù)上 經(jīng)濟(jì)上將社會需要及用戶需求 通過設(shè)計人員的技術(shù)思想和構(gòu)思 從設(shè)想變?yōu)楝F(xiàn)實 這是實現(xiàn)社會對產(chǎn)品特定功能需要的創(chuàng)造性勞動 1 方案設(shè)計也叫方案論證 方案設(shè)計的主要任務(wù)是正確選型 確定產(chǎn)品的最優(yōu)方案 確定產(chǎn)品的基本結(jié)構(gòu) 它是指導(dǎo)產(chǎn)品設(shè)計的基礎(chǔ) 產(chǎn)生形成的主要科技文件有 最佳方案 方案篩選材料 總體圖 各種方案設(shè)計 方案論證材料 方案設(shè)計形成的原始材料 專項試驗研究報告 方案設(shè)計總結(jié)材料等 2 技術(shù)設(shè)計技術(shù)設(shè)計主要確定與解決產(chǎn)品的主要結(jié)構(gòu)與參數(shù)具體化問題 解決產(chǎn)品結(jié)構(gòu)的合理性和產(chǎn)品的工藝性和經(jīng)濟(jì)性 產(chǎn)生形成的主要文件有 產(chǎn)品設(shè)計文件目錄 產(chǎn)品明細(xì)表 技術(shù)設(shè)計中積累形成的草稿 原稿 定稿以及草圖 原圖 白圖 底圖 技術(shù)設(shè)計總結(jié)材料 產(chǎn)品裝配圖 計算材料與數(shù)據(jù)處理材料 部件結(jié)構(gòu)圖與各種系統(tǒng)圖 關(guān)鍵零 部件圖 技術(shù)說明書 設(shè)計計算手冊 各種專項試驗研究報告等材料 3 工作圖設(shè)計工作圖設(shè)計也叫 詳細(xì)設(shè)計 它的任務(wù)是根據(jù)技術(shù)設(shè)計編繪全套工作圖和有關(guān)制度及使用上所需的全部技術(shù)文件 為產(chǎn)品制造 裝配和使用提供確切的依據(jù) 是技術(shù)設(shè)計的進(jìn)一步具體化 產(chǎn)生形成的主要文件有 為產(chǎn)品專門設(shè)計的全部零件圖 產(chǎn)品部件裝配圖 安裝圖 包裝圖 技術(shù)條件 使用維護(hù)說明書 產(chǎn)品說明書 產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn) 標(biāo)準(zhǔn)化審查報告等全部技術(shù)文件材料 各類綜合明細(xì)表 配套目錄 工作圖設(shè)計中積累的草稿 原稿 底稿 定稿以及原圖 底圖等 工作圖設(shè)計總結(jié)材料與設(shè)計階段工作總結(jié)報告 設(shè)計工作管理文件 設(shè)計文件歷次更改 補充的記錄 原件與審批文件等 三 試制階段這個階段主要是樣機(jī)的試制與鑒定 樣機(jī)試制的主要目的是考驗產(chǎn)品結(jié)構(gòu) 性能及主要工藝 驗證與修正設(shè)計文件 經(jīng)過多次驗證 使產(chǎn)品設(shè)計基本定型 1 樣機(jī)試制根據(jù)設(shè)計文件 少數(shù)必備的工藝文件和工藝裝備 由企業(yè)的試制部門專門負(fù)責(zé)試制生產(chǎn) 產(chǎn)生形成的主要文件有 樣機(jī)試制計劃 樣機(jī)試制工藝流程 試制工藝文件和工藝裝備文件 樣機(jī)試制運行記錄 樣機(jī)試制過程紀(jì)要 設(shè)計文件補充 更改材料 設(shè)計文件更改記錄等 2 樣機(jī)試驗樣機(jī)試制完成后 要進(jìn)行樣機(jī)試驗 產(chǎn)生形成的主要文件有 樣機(jī)試驗計劃 方案 所需儀器與設(shè)備清單 樣機(jī)試驗分項記錄 原始數(shù)據(jù)與原始材料等 3 樣機(jī)鑒定產(chǎn)品經(jīng)過樣機(jī)試制 試驗后 必須進(jìn)行鑒定 產(chǎn)生形成的主要文件有 鑒定委員會名單 鑒定委員會歷次會議記錄與會議紀(jì)要 試驗鑒定大綱 試驗規(guī)程 樣機(jī)鑒定驗收書 產(chǎn)品合格證或產(chǎn)品說明書 設(shè)計定型后的成套設(shè)計文件 更改通知單與補充文件 樣機(jī)鑒定總結(jié)報告等 四 生產(chǎn)階段本階段包括小批生產(chǎn) 試銷調(diào)查和批量生產(chǎn)三個程序 產(chǎn)生形成的主要文件有 設(shè)計與制造工藝裝備計劃與審批文件 全部設(shè)計文件 工藝文件 工藝裝備文件 工藝文件更改單 產(chǎn)品廣告樣品與合同 訂貨會議記錄與訂貨合同 成果鑒定書 產(chǎn)品研制完成報告 生產(chǎn)作業(yè)計劃 生產(chǎn)技術(shù)準(zhǔn)備與生產(chǎn)物資準(zhǔn)備計劃 市場 用戶信息反饋材料等 五 銷售服務(wù)階段產(chǎn)生形成的主要文件有 銷售服務(wù)計劃 總結(jié) 網(wǎng)點圖 市場用戶的往來函件 產(chǎn)品質(zhì)量技術(shù)攻關(guān)會議紀(jì)要 產(chǎn)品改進(jìn)與更改建議書等 二 設(shè)備管理工作程序與科技文件的形成 一 設(shè)備的購置階段設(shè)備購置就是通過訂貨合同 把新設(shè)備從企業(yè)外部經(jīng)過運輸 進(jìn)入本企業(yè)的生產(chǎn)使用過程 并對其物質(zhì)形態(tài)加以考察 同時 它又是進(jìn)行設(shè)備投資的經(jīng)濟(jì)活動 設(shè)備購置階段形成的主要科技文件有 設(shè)備購置計劃申請書 設(shè)備購置投資預(yù)算書 設(shè)備購置技術(shù)經(jīng)濟(jì)論證材料 批準(zhǔn)書 訂貨合同等 二 設(shè)備開箱驗收階段新設(shè)備到貨以后 由設(shè)備部門會同使用部門 安裝部門 科技文件管理部門等共同開箱檢查 設(shè)備開箱驗收階段形成的主要科技文件有 設(shè)備開箱驗收說明書 裝箱單 開箱驗收單 設(shè)備安裝說明書 產(chǎn)品使用說明書 產(chǎn)品生產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn) 產(chǎn)品合格說明書 產(chǎn)品原理圖 系統(tǒng)圖 設(shè)備調(diào)整安裝 計算規(guī)程 備件圖冊等 三 安裝調(diào)試階段新設(shè)備由安裝部門和廠家負(fù)責(zé)現(xiàn)場安裝與調(diào)試 并按設(shè)備技術(shù)要求進(jìn)行安裝質(zhì)量檢查 幾何精度檢驗 性能試驗和空車運轉(zhuǎn)與負(fù)荷試車 安裝調(diào)試階段形成的主要科技文件有 設(shè)備安裝任務(wù)書 工藝規(guī)程 試車記錄 設(shè)備精度 性能檢查與運轉(zhuǎn)情況記錄 設(shè)備安裝調(diào)試驗收單 設(shè)備安裝基礎(chǔ)竣工圖等 四 設(shè)備的使用與維修階段形成的主要科技文件有 設(shè)備檢修記錄 設(shè)備運轉(zhuǎn)記錄和累計運轉(zhuǎn)記錄 設(shè)備精度測算表 設(shè)備安全操作規(guī)程 設(shè)備事故報告單 設(shè)備管理 使用 維修過程中自制的原圖 底圖 復(fù)印圖 外購成套圖紙 設(shè)備修理驗收單 設(shè)備大修理完工報告及質(zhì)量檢查記錄 設(shè)備零 部件測繪圖等 三 基本建設(shè)與科技文件的形成基本建設(shè)是指國民經(jīng)濟(jì)各部門新建 擴(kuò)建 改建和恢復(fù)工程和設(shè)備等的購置活動以及與之相連帶的工作 基本建設(shè)就是固定資產(chǎn)再生產(chǎn) 包括固定資產(chǎn)簡單再生產(chǎn)和擴(kuò)大再生產(chǎn) 一 基本建設(shè)程序基本建設(shè)程序是指基本建設(shè)項目從項目提出到建成驗收 交付使用所必須的工作程序 1 編報項目建議書項目建議書是對擬建項目的輪廓設(shè)想 它是由企事業(yè)單位或其主管部門根據(jù)國民經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展長遠(yuǎn)規(guī)劃 行業(yè)規(guī)劃以及地區(qū)規(guī)劃等的需要 通過調(diào)查研究 綜合分析項目建設(shè)的必要性和合理性等提出的工程建設(shè)建議 2 進(jìn)行可行性研究和項目評估可行性研究是對擬建項目的一些主要問題進(jìn)行調(diào)查研究和技術(shù)經(jīng)濟(jì)論證的工作 其成果是可行性研究報告 作為決策機(jī)構(gòu)判斷擬建項目是否可行的依據(jù) 3 編報設(shè)計任務(wù)書設(shè)計任務(wù)書又稱計劃任務(wù)書 是確定建設(shè)規(guī)模 建設(shè)根據(jù) 建設(shè)布局和建設(shè)進(jìn)度等根本問題的重要文件 經(jīng)批準(zhǔn)的設(shè)計任務(wù)書是設(shè)計單位著手設(shè)計的依據(jù) 4 選擇建設(shè)地點這項工作要由建設(shè)部門組織勘察設(shè)計等單位 會同所在地區(qū)的有關(guān)部門共同進(jìn)行 主要內(nèi)容有該地點的地上地下資源材料 工程地質(zhì)和水文地質(zhì)勘察材料 氣象 電力 交通 供水等 5 編制設(shè)計文件設(shè)計文件是安排建設(shè)項目和組織施工的主要依據(jù) 就是從經(jīng)濟(jì)和技術(shù)上給將建設(shè)的項目做一個詳盡的規(guī)劃 它是把先進(jìn)的科技成果運用到生產(chǎn)建設(shè)上的重要途徑 通常有初步設(shè)計 技術(shù)設(shè)計和施工圖設(shè)計三個階段 初步設(shè)計就是依據(jù)設(shè)計任務(wù)書的要求與確定的建設(shè)地點的實際條件 對擬建工程項目整體設(shè)計在技術(shù)上的可能性 經(jīng)濟(jì)性 使用上的合理性及主要技術(shù)原則 經(jīng)濟(jì)技術(shù)指標(biāo) 設(shè)備購置等初步加以計算及擬定 技術(shù)設(shè)計是初步設(shè)計的精確化 深入化和具體化 技術(shù)設(shè)計階段的工作內(nèi)容是研究解決初步設(shè)計階段無法解決的而又需要進(jìn)一步研究解決的某些具體技術(shù)問題和某些技術(shù)方案 如特殊工藝流程 新型設(shè)備及大型建筑物 構(gòu)筑物某些關(guān)鍵部位等的試驗 研究及確定 施工圖設(shè)計是依據(jù)批準(zhǔn)的初步設(shè)計或技術(shù)設(shè)計 將工程項目在圖紙上的具體化 形成工程項目全套施工圖及其它技術(shù)文件是進(jìn)行現(xiàn)場施工的依據(jù) 6 施工階段施工是采用先進(jìn)的施工技術(shù)和方法把工程建起來 即把圖紙變成建筑物的過程 這一過程形成的文件分為三部分 1 施工準(zhǔn)備 包括落實各種物質(zhì)供應(yīng)與協(xié)作配合條件 進(jìn)行設(shè)備訂貨摸底 明確施工單位等 施工單位在明確任務(wù)后 要及時掌握該項目的特點 熟悉技術(shù)設(shè)計和施工設(shè)計圖紙 具體內(nèi)容包括領(lǐng)取施工執(zhí)照 簽定施工合同 平整施工場地 搞好拆遷工作等 2 工程施工 這是工程施工階段最主要的工作 其任務(wù)就是按照設(shè)計把建設(shè)項目具體地建造起來 投入生產(chǎn) 使用 一般建筑施工包括 基礎(chǔ)施工 結(jié)構(gòu)施工 裝修施工和收尾等過程 7 竣工驗收階段竣工驗收是基建工程的最后環(huán)節(jié)和直接目的 標(biāo)明施工工作的結(jié)束和工程可以使用 工程驗收的標(biāo)準(zhǔn)是必須符合國家頒發(fā)的工程驗收及施工規(guī)范 符合有關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn) 竣工圖作為重要驗收條件之一 竣工圖主要由施工部門完成 設(shè)計部門予以協(xié)助 二 基本建設(shè)項目活動形成的科技文件1 基建綜合性文件 1 基建計劃任務(wù)書 項目建議書 計劃任務(wù)書等立項依據(jù)文件 會議紀(jì)要 領(lǐng)導(dǎo)講話記錄 有關(guān)職能部門審查意見及批準(zhǔn)文件 設(shè)計任務(wù)委托書等文件 2 建設(shè)用地 征地 拆遷文件 建設(shè)用地規(guī)劃許可證 紅線樁位置及測量報告 拆遷文件 協(xié)議書及方案等 3 地質(zhì)勘察報告 4 工程竣工總結(jié) 5 工程照片 聲像材料 6 招 投標(biāo)文件 7 工程概算 預(yù)算 決算等材料 8 設(shè)計文件 規(guī)劃設(shè)計 方案設(shè)計 初步設(shè)計 技術(shù)設(shè)計 施工圖 設(shè)計計算書等 9 工程項目監(jiān)理等文件 2 施工技術(shù)文件 1 各種材質(zhì) 技術(shù)或者新材料 新技術(shù)的試驗記錄和試驗報告 2 工程質(zhì)量事故處理記錄及重大質(zhì)量 技術(shù)事故總結(jié)報告 3 鋼筋混凝土澆灌 打樁 基礎(chǔ) 屋頂保溫以及水 電 氣 暖等隱蔽工程試驗記錄 4 工程隱檢 預(yù)檢 驗收記錄 5 材料 構(gòu)件和設(shè)備的質(zhì)量合格證明 6 設(shè)計變更通知單 工程聯(lián)系單 材料代用單 7 施工日記和施工日志 8 設(shè)備安裝 運轉(zhuǎn) 試車 試壓等記錄和合格證 9 施工過程中有關(guān)請示報告 批復(fù)文件以及來往函件 10 施工總結(jié) 技術(shù)總結(jié) 交工驗收材料 竣工報告及全部工程竣工準(zhǔn)備材料 11 施工過程中的聲像材料 3 竣工驗收材料 1 驗收委員會歷次會議記錄 2 單項工程竣工概況表 3 全部竣工圖 4 工程結(jié)算書 財務(wù)決算報告 5 竣工驗收總結(jié)報告 竣工驗收鑒定文件 6 竣工驗收活動中的聲像材料 四 科學(xué)研究與科技文件的形成從科學(xué)研究與生產(chǎn)的關(guān)系來劃分 科學(xué)研究工作分為基礎(chǔ)研究 應(yīng)用基礎(chǔ)研究 應(yīng)用研究與推廣研究 本書著重介紹應(yīng)用研究工作程序 一 應(yīng)用研究工作的基本程序1 制定科學(xué)研究規(guī)劃與計劃 2 確定選題 選題即確定研究工作的目的和對象 是每一項科學(xué)研究工作的起點 也是整個研究工作具有戰(zhàn)略意義的首要環(huán)節(jié) 3 方案設(shè)計 主要內(nèi)容有 編制課題技術(shù)任務(wù)書 專題研究 設(shè)計方案等 4 技術(shù)準(zhǔn)備 主要內(nèi)容有 技術(shù)論證 技術(shù)設(shè)計 實驗設(shè)計等 5 試驗研究 試驗研究是科研課題全部工作活動 工作程序中的主體和核心部分 6 擴(kuò)大試驗 也叫工業(yè)性試驗 現(xiàn)場試驗 使用性試驗 應(yīng)用研究課題 一般都要進(jìn)行擴(kuò)大試驗 以便有把握地推廣到生產(chǎn)中去 7 科研成果的提出與處理 一般來說 凡是達(dá)到了研究課題的預(yù)期目的 符合科研成果的基本要求 就應(yīng)該說獲得了科研成果 8 科研成果的整理與歸檔科研成果的整理與歸檔 是科研成果的歸宿 國家有關(guān)文件和科研管理制度明確規(guī)定 科技文件的形成 積累 整理與歸檔 是科學(xué)研究工作的組成部分 是科學(xué)研究專題的科學(xué)研究全過程中的最后的一個工作程序 二 科學(xué)研究工作中形成的科技文件1 準(zhǔn)備階段 1 立項申請書 2 開題報告 選題報告 3 調(diào)研 考察報告 4 可行性研究報告 方案論證 專家評議書 5 招 投標(biāo)文件 6 項目審批文件 計劃任務(wù)書 項目建議書 7 合同 協(xié)議 委托書 8 經(jīng)費申請報告及批件 9 項目研究計劃及年度執(zhí)行情況報告 2 研究實驗階段 1 實驗 試驗 測試的重要原始記錄 報告 2 技術(shù)分析報告 3 關(guān)鍵配方 計算數(shù)據(jù) 4 計算機(jī)程序 說明書 用戶手冊 5 研究試驗大綱 6 標(biāo)本 樣品 3 總結(jié)鑒定階段 1 工作總結(jié) 技術(shù)總結(jié) 研究報告 研制報告 2 研究論文 專著 3 設(shè)計圖紙 工藝文件 技術(shù)標(biāo)準(zhǔn) 規(guī)范說明書 4 用戶報告 經(jīng)濟(jì)效益證明材料 5 科研成果鑒定申請書 鑒定證書 6 專家鑒定委員會名單 專家評審意見 7 科研經(jīng)費決算材料等 4 成果申報階段 1 科學(xué)技術(shù)獎勵申報書 2 獲獎通知 獎狀 證書 3 成果應(yīng)用證明材料 效益分析報告及證明材料 4 專利申請書及授權(quán)證書 5 應(yīng)用轉(zhuǎn)化階段 1 應(yīng)用轉(zhuǎn)化方案及實施材料 2 成果轉(zhuǎn)讓合同或協(xié)議 3 生產(chǎn)定型鑒定材料 4 國內(nèi)外同行評價及用戶反饋意見 5 學(xué)術(shù)交流及培訓(xùn)材料 6 應(yīng)用轉(zhuǎn)化情況報告 工作總結(jié)等 第三節(jié)科技文件的整理科技文件的整理就是由科技人員將科技活動中所積累的科技文件進(jìn)行必要的補充和整理 并按照科技檔案管理制度的要求進(jìn)行初步系統(tǒng)化與編目的工作過程 一 整理的含義指對科技檔案按其內(nèi)容和形式特征進(jìn)行系統(tǒng)性 條理性的加工過程 整理工作的具體內(nèi)容包括對科技檔案的分類 組卷 排列 編目 其中排列可以分為卷內(nèi)文件排列和案卷的排列兩種 編目工作可以分為卷內(nèi)文件的編目和編制案卷目錄兩部分 具體工作過程為 分類 組卷 卷內(nèi)文件排列 卷內(nèi)文件編目 案卷排列編制案卷目錄 庫房排架 二 整理的原則遵循文件的形成規(guī)律 保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系 區(qū)分不同價值 便于保管和利用 三 整理的過程第一個過程是在項目文件歸檔前 由文件形成單位根據(jù)有關(guān)規(guī)定 對應(yīng)歸檔的文件進(jìn)行鑒別 將文件材料組成保管單位或案卷 并對案卷進(jìn)行基本的編目工作 第二個過程是歸檔后 由檔案部門對收進(jìn)的工程項目檔案進(jìn)行科學(xué)的排列 編制檔案號等 四 質(zhì)量要求 1 歸檔的項目文件應(yīng)為原件 2 歸檔文件應(yīng)完整 準(zhǔn)確 系統(tǒng) 字跡清楚 圖樣清晰 整潔 簽字蓋章手續(xù)完備 對已破損的文件應(yīng)予修整 字跡模糊或易褪色的文件應(yīng)予復(fù)制 完整是指將工程建設(shè)項目全過程中應(yīng)該歸檔的文件 資料歸檔 各種文件原件齊全 準(zhǔn)確是指檔案的內(nèi)容真實反映項目竣工時的實際情況和建設(shè)過程 作到圖物相符 技術(shù)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確 可靠 簽字手續(xù)完備 系統(tǒng)是指按檔案的形成規(guī)律 保持各部分之間的有機(jī)聯(lián)系 分類科學(xué) 組卷合理 3 需永久 長期保存的文件不應(yīng)用易褪色的書寫材料 紅色墨水 純藍(lán)墨水 圓珠筆 復(fù)寫紙 鉛筆等 書寫 繪制 卷內(nèi)文件的書寫材料應(yīng)符合檔案保護(hù)的要求 4 工程文件的紙張應(yīng)采用能夠長期保存的韌力大 耐久性強(qiáng)的紙張 不得使用計算機(jī)出圖的復(fù)印件 5 錄音 錄像文件應(yīng)保證載體的有效性 6 電子文件應(yīng)以光盤為長期儲存介質(zhì) 五 竣工圖編制1 各項新建 擴(kuò)建 改建 技術(shù)改造 技術(shù)引進(jìn)項目 在項目竣工時要編制竣工圖 項目竣工圖應(yīng)由施工單位負(fù)責(zé)編制 2 竣工圖應(yīng)完整 準(zhǔn)確 清晰 規(guī)范 修改到位 真實反映項目竣工驗收時的實際情況 3 按施工圖施工沒有變動的 由竣工圖編制單位在施工圖上加蓋并簽署竣工圖章 4 一般性圖紙變更及符合杠改或劃改要求的變更 可在原圖上更改 加蓋并簽署竣工圖章 5 凡涉及結(jié)構(gòu)形式 工藝 平面布置 項目等有重大改變 或變更部分超過35 的 應(yīng)重新繪制竣工圖 6 利用施工圖改繪竣工圖 應(yīng)在更改處注明更改依據(jù)文件的名稱 日期 編號和條款號 無法在圖紙上表達(dá)清楚的 應(yīng)在標(biāo)題欄上方或左邊用文字說明 六 竣工圖章的使用1 所有竣工圖應(yīng)由編制單位逐張加蓋并簽署竣工圖章 竣工圖章中的內(nèi)容應(yīng)齊全 清楚 不得代簽 2 行業(yè)主管部門規(guī)定由設(shè)計單位編制竣工圖的 可在新圖中采用竣工圖標(biāo) 竣工圖標(biāo)的內(nèi)容格式由行業(yè)統(tǒng)一規(guī)定 3 竣工圖章應(yīng)使用紅色印泥 蓋在標(biāo)題欄附近空白處 4 利用施工圖改繪竣工圖 應(yīng)在更改處注明更改依據(jù)文件的名稱 日期 編號和條款號 無法在圖紙上表達(dá)清楚的 應(yīng)在標(biāo)題欄上方或左邊用文字說明 第四節(jié)科技文件的歸檔科技文件歸檔制度 是各企事業(yè)單位和國家機(jī)構(gòu)為了做好科技文件的歸檔工作 根據(jù)國家的有關(guān)規(guī)定和本單位科技生產(chǎn)活動的特點及科技文件的形成規(guī)律而制訂的指導(dǎo)科技文件歸檔工作的依據(jù)性文件 一 科技文件歸檔制度 必須符合本單位科技 生產(chǎn)活動和科技文件的實際 二 科技文件歸檔制度 必須與本單位其他相關(guān)的科技管理制度協(xié)調(diào)一致 三 有關(guān)規(guī)定應(yīng)具體 明確 四 制定科技文件歸檔制度 要走群眾路線 歸檔制度不能由科技檔案部門主觀擬訂 應(yīng)廣泛聽取各專業(yè)科技人員和有關(guān)科技管理部門的意見 二 科技文件歸檔制度的內(nèi)容 一 科技文件的歸檔范圍歸檔范圍就是確定本單位哪些科技文件必須歸檔 哪些不必歸檔 劃定歸檔范圍的標(biāo)準(zhǔn)是 凡是直接記述和反映本單位科技活動的 具有現(xiàn)實和長遠(yuǎn)查考價值的科技文件材料 都應(yīng)列入歸檔范圍 凡國家規(guī)定不得歸檔的材料 不得列入歸檔范圍 具體確定歸檔范圍時 應(yīng)從如下幾方面分析 1 研究和分析本地外的科技 生產(chǎn)活動的具體范圍 從而掌握本地外單位科技文件的種類和成分 確定在歸檔范圍中應(yīng)該包括哪些方面的科技文件 2 掌握本單位基本職能活動 將本單位在基本職能活動中形成的科技文件作為歸檔范圍的主體 再以基本職能活動為中心 研究分析其它科技活動形成的科技文件 確定這些科技文件的歸檔范圍 3 正確劃定本單位科技活動與政務(wù)文件 科技文件與科技資料的界限 避免將科技資料混入歸檔范圍 把政務(wù)文件另行歸檔 4 根據(jù)科技文件的保存價值 確定歸檔范圍 把具有保存價值的科技文件劃入歸檔范圍 在研究分析保存價值時 既要考慮科技文件的歷史價值 又要考慮科技文件在科技生產(chǎn)活動中的利用價值 二 科技文件的歸檔時間1 按項目結(jié)束時間歸檔按項目結(jié)束時間歸檔是指在一項科技 生產(chǎn)活動結(jié)束以后 把圍繞該活動產(chǎn)生的全套科技文件一并歸檔 形成周期不太長的科技文件適宜這種方式歸檔 2 按工作階段歸檔科技 生產(chǎn)活動周期較長的科技文件 可以按形成階段歸檔 如一項重點工程或一個復(fù)雜的新產(chǎn)品設(shè)計 其科技文件可以按可行性研究階段 初步設(shè)計階段 施工圖或工作圖設(shè)計階段等 分別進(jìn)行歸檔 3 按子項結(jié)束時間歸檔大型項目或課題研究 不僅設(shè)計 施工和研制的周期較長 而且每個項目往往都由若干個子項目 若干單位工程或若干專題組成 當(dāng)一個子項目 一個單位工程或一個專題結(jié)束后 就可以將形成的科技文件歸檔 4 按年度歸檔按年度歸檔 就是在每年的年初 將上一個年度形成的科技文件整理歸檔 大體適用于以下三種科技文件 1 科技文件形成的周期較長 按年度歸檔比按階段歸檔更適合的科技項目形成的文件 2 某些自然觀測或觀察活動中形成的科技文件 3 應(yīng)該作為科技檔案歸檔的科技管理性文件 5 隨時歸檔機(jī)密性較強(qiáng)的科技文件 外購設(shè)備的隨機(jī)文件 委托外單位設(shè)計的文件 設(shè)計變更 修改 補充或設(shè)備儀器維修等工作中形成的科技文件都應(yīng)隨時歸檔 三 科技文件的歸檔要求1 科技業(yè)務(wù)部門是歸檔工作的主體 歸檔制度中應(yīng)明確科技業(yè)務(wù)部門是歸檔工作的主體 因為科技人員熟悉科技文件的形成過程和保存價值 有利于保證科技文件的質(zhì)量 2 要保證歸檔文件的質(zhì)量 歸檔的科技文件一定要經(jīng)過歸檔前的鑒別 系統(tǒng)整理 組成案卷和編目 達(dá)到歸檔文件字跡清楚 用紙規(guī)范 圖樣清晰 完整準(zhǔn)確 需要裝訂的要按要求裝訂 3 檔的科技文件 應(yīng)做到線條 字跡清楚 紙質(zhì)優(yōu)良 簽署完備 不能用鉛筆 普通圓珠筆或復(fù)寫紙書寫 以利于長久保存 4 保證歸檔文件的完整和質(zhì)量 凡需要歸檔的科技文件 都應(yīng)經(jīng)過項目負(fù)責(zé)人的審定和有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的審批 審批表的內(nèi)容包括 歸檔文件的項目名稱 如課題名稱 工程項目名稱 產(chǎn)品名稱 設(shè)備名稱等 項目代號 歸檔文件形成時間 項目負(fù)責(zé)人姓名 歸檔文件完整情況評價 審批人簽字和日期等 5 錄音錄像文件應(yīng)保證載體的有效性 6 電子文件應(yīng)以光盤為長期儲存介質(zhì) 四 科技文件的歸檔份數(shù)凡是需要歸檔的科技文件一般歸檔一份 但重要的 使用頻繁的則需要歸檔若干份 在具體確定科技文件歸檔份數(shù)時 要考慮以下幾方面情況 1 要考慮歸檔材料的重要程度 重要的 尤其是需要永久保存的的科技檔案 其原件一般不宜外借 因此 應(yīng)歸檔一至幾份副本供日常使用 2 要考慮日后利用的需要 對可能利用頻繁的材料 應(yīng)在歸檔份數(shù)上作出相應(yīng)的規(guī)定 3 經(jīng)過科技檔案部門匯總上報的材料 在確定歸檔份數(shù)時應(yīng)作出統(tǒng)一規(guī)定 4 要考慮科技檔案部門匯總上報科技專業(yè)檔案館的需要 第二章科技檔案概述第一節(jié)科技檔案概念一 科技檔案的定義 一 科技檔案定義的表述方法 科學(xué)技術(shù)檔案案卷案卷構(gòu)成的一般要求 GB T11822 2008 對科技檔案的定義進(jìn)行了如下表述 即 科技檔案是國家機(jī)構(gòu) 社會組織及個人從事社會活動形成的 對國家 社會 本單位具有保存價值的 應(yīng)當(dāng)歸檔保存的科技文件 二 科技檔案的特點 一 專業(yè)性強(qiáng)這是科技檔案與其它檔案的根本區(qū)別 科技檔案是在科技活動中產(chǎn)生形成的 是人們科技活動的記錄 科技活動是分專業(yè)進(jìn)行的 這就決定了科技檔案產(chǎn)生的領(lǐng)域具有鮮明的專業(yè)性 內(nèi)容性質(zhì)和表達(dá)形式也具有專業(yè)性 從形成領(lǐng)域看 科技生產(chǎn)活動與各類管理活動有明顯的不同 各類科技生產(chǎn)活動的共同特征是有明顯的專業(yè)性 從內(nèi)容屬性看 科技檔案不僅有一般意義上的專業(yè)性 而且不同專業(yè)領(lǐng)域形成的科技檔案還具有不同性質(zhì)的專業(yè)性 二 種類和類型多樣性的特點科技檔案的種類和類型的多樣性是科技檔案的又一特點 從科技檔案的種類看 由于科技生產(chǎn)活動的多專業(yè)性 導(dǎo)致了它的伴生物科技檔案在種類上的多元化 基本建設(shè)活動產(chǎn)生了工程設(shè)計檔案 施工檔案和工程竣工檔案 產(chǎn)品開發(fā)活動產(chǎn)生了產(chǎn)品設(shè)計研制檔案 生產(chǎn)工藝檔案和工藝裝備檔案等等 凡是人類所進(jìn)行的認(rèn)識自然和改造自然的活動都屬于科技活動 都要產(chǎn)生不同種類和類型的科技檔案 三 成套性強(qiáng)成套性是指圍繞一個獨立的科技活動項目產(chǎn)生的全部科技檔案是一個有機(jī)聯(lián)系 密不可分的整體 這些科技文件記載和反映了該項科技 生產(chǎn)活動的全部過程和成果 科技檔案的成套性集中體現(xiàn)在科技檔案的形成和內(nèi)容構(gòu)成兩個方面 成套性的特點要求科技檔案必須完整 以此來建立科技檔案的收集工作和其他有關(guān)工作 它是科技檔案分類整理工作重要理論依據(jù)之一 保持一個科技項目檔案的齊全 成套 是對科技檔案分類整理工作的基本要求 四 現(xiàn)實性特點科技檔案的現(xiàn)實性是指它具有較強(qiáng)的現(xiàn)實使用性 其他文件材料歸檔以后 基本完成了現(xiàn)行功能 多半是用來進(jìn)行歷史查考 科技文件歸檔進(jìn)入檔案部門的大多數(shù)科技檔案 不僅沒有退出現(xiàn)行使用過程 相反正是它們發(fā)揮現(xiàn)行效用的活躍時期 科技 生產(chǎn)活動的進(jìn)行 離不開科技檔案 在設(shè)計單位 歸檔保存的底圖和藍(lán)圖是進(jìn)行現(xiàn)行設(shè)計不可缺少的條件 在生產(chǎn)單位 歸檔保存的設(shè)備檔案是設(shè)備使用 維護(hù)的現(xiàn)行依據(jù) 五 可以更改 補充科技檔案在內(nèi)容上既要反映科技活動的歷史面貌 還要保證從動態(tài)上記述和反映科技對象的發(fā)展變化過程 所以 當(dāng)科技活動對象發(fā)生變化 如產(chǎn)品更新?lián)Q代 建筑工程維修 擴(kuò)建 改建 設(shè)備儀器維修 改造等 要求科技檔案必須隨著它所記述和反映的對象的變化而變化 因此 科技檔案不僅可以更改 補充 而且必須及時更改 補充 確保科技檔案的準(zhǔn)確 從而達(dá)到科技檔案的質(zhì)量要求 一 科技檔案的種類科技檔案的種類劃以內(nèi)容性質(zhì)作為分類標(biāo)準(zhǔn) 可以將其分為 生產(chǎn)技術(shù)檔案 設(shè)備儀器檔案 基本建設(shè)檔案 科研檔案 專門業(yè)務(wù)檔案 二 科技檔案內(nèi)容構(gòu)成 一 工業(yè)生產(chǎn)技術(shù)檔案工業(yè)生產(chǎn)技術(shù)檔案主要是工業(yè)產(chǎn)品檔案 它是在工業(yè)產(chǎn)品的設(shè)計 研制和生產(chǎn) 制造活動中形成的科技檔案 工業(yè)生產(chǎn)技術(shù)檔案的特點是按型號成套 即圍繞一個型號工業(yè)產(chǎn)品的設(shè)計 研制和制造活動形成的有保存價值的文件構(gòu)成一套產(chǎn)品檔案 其主要內(nèi)容包括 1 產(chǎn)品的市場調(diào)研 立項論證 設(shè)計 2 產(chǎn)品的試制 加工制造 3 產(chǎn)品的檢驗 包裝 4 產(chǎn)品的銷售與售后服務(wù) 5 新產(chǎn)品鑒定 評優(yōu) 農(nóng)業(yè)科技檔案農(nóng)業(yè)科技檔案是在農(nóng) 林 牧 漁各業(yè)的生產(chǎn)技術(shù)活動中形成的檔案 主要包括 種子檔案 作物栽培檔案 植物保護(hù)檔案 林業(yè)檔案 畜牧檔案 水產(chǎn)檔案 農(nóng)機(jī)設(shè)備檔案 農(nóng)田水利工程檔案 農(nóng)業(yè)生態(tài)環(huán)境和農(nóng)業(yè)區(qū)劃檔案等 三 基本建設(shè)檔案基本建設(shè)檔案簡稱基建檔案 是在各種建筑物 構(gòu)筑物 地上地下管線等基本建設(shè)工程的規(guī)劃 設(shè)計 施工和使用 維修活動中形成的科技檔案 四 設(shè)備儀器檔案簡稱設(shè)備檔案 是各種機(jī)器設(shè)備 車輛 船舶和儀器 儀表的檔案材料 設(shè)備按其構(gòu)造和使用形式劃分為兩種 一種是同土建工程聯(lián)系在一起的 如化工裝置 冶煉設(shè)備 石油管道 線路等這種設(shè)備檔案一般同基建檔案難以截然分開 因此可以作為基建檔案的一個組成部分 另一種是各種機(jī)械加工 運輸 采掘 起重設(shè)備以及某些儀器 儀表等檔案 我們通常所說的設(shè)備檔案就是這類設(shè)備檔案 五 自然科學(xué)研究檔案簡稱科研檔案 它是在自然科學(xué)技術(shù)研究活動中形成的科技檔案 科研活動按其類型或?qū)哟?一般可分為基礎(chǔ)科研 技術(shù)科研和應(yīng)用科研三種類型 科研檔案主要包括科研項目在調(diào)研 立項 研究 試驗 總結(jié) 鑒定 報獎 推廣運用等過程中形成的文件 科研檔案的基本特點是以課題成套 六 專門業(yè)務(wù)檔案天文檔案 氣象檔案 地質(zhì)檔案 測繪檔案 地震檔案 水文檔案 醫(yī)療衛(wèi)生檔案 環(huán)境保護(hù)檔案 第二節(jié)組織案卷一 組卷原則組卷要遵循項目文件的形成規(guī)律和成套性特點 保持卷內(nèi)文件的有機(jī)聯(lián)系 分類科學(xué) 組卷合理 法律性文件手續(xù)齊備 符合檔案管理要求 1 案卷必須是一組具有有機(jī)聯(lián)系的科技文件 組卷要遵循科技文件材料的形成規(guī)律 保持卷內(nèi)科技文件材料的有機(jī)聯(lián)系 便于檔案的保管利用 2 案卷內(nèi)科技文件的數(shù)量要適度 一套科技文件 根據(jù)數(shù)量的多少 可組成一個或若干個案卷 3 案卷內(nèi)科技文件的保存價值和密級應(yīng)基本一致 一個案卷內(nèi)科技文件的價值大小 密級高低有差異時 按 就長不就短 就高不就低 的原則 確定案卷的保管期限和密級 4 案卷應(yīng)力求整齊美觀 便于管理和使用 5 設(shè)計變更修改到位 底圖和藍(lán)圖一致 實物與圖紙一致 真實反映項目竣工驗收時的實際情況 6 文字材料應(yīng)加蓋單位公文印章 竣工圖紙要加蓋竣工圖章 二 組織案卷的方法1 按結(jié)構(gòu)組織案卷 就是按照科技文件所反映的客觀物體的結(jié)構(gòu)為標(biāo)準(zhǔn)組卷 主要適用于機(jī)械產(chǎn)品和設(shè)備科技文件 特別是圖樣部分 其做法是 按照機(jī)械產(chǎn)品和設(shè)備的組 部件或系統(tǒng) 將其科技文件組成案卷 比如 一臺銑床 是由床身 傳動機(jī)構(gòu) 變速機(jī)構(gòu) 升降機(jī)構(gòu) 工作臺 電氣系統(tǒng) 潤滑系統(tǒng)等部分組成 各結(jié)構(gòu)組成部分的科技文件 各自是有機(jī)聯(lián)系的 即可分別組織案卷 一般來說 工業(yè)企業(yè)簡單 小型產(chǎn)品 文件材料較少 可以按產(chǎn)品型號組卷 大型 復(fù)雜產(chǎn)品或文件材料較多的產(chǎn)品 可以按階段 結(jié)構(gòu)組卷 機(jī)械產(chǎn)品工藝文件可按專業(yè)或工序組卷 2 按項目組織案卷 指把一個項目形成的文件組成一個案卷 它適合對文件數(shù)量不多的項目文件的組卷 在這種情況下 一個案卷即可成為一套科技文件 一般來說 小型基建項目 文件材料較少時 可按項目組卷 即一個項目的文件組成一個案卷 大中型項目 可按子項 階段 專業(yè)組卷 3 按子項組卷 系指把一個子項形成的文件組成一個案卷 它適合工程項目文件 科研項目等文件組卷 當(dāng)一個工程項目或科研項目由若干子項組成而各子項文件數(shù)量又不太多時 可以采用該組卷方法 例如一個企業(yè)的基建項目由若干各車間組成 則可以按車間組卷 4 按工序或階段組織案卷 系指按科技生產(chǎn)活動的程序 把反映同一階段或工序的文件組成一個案卷 它適合科研文件 基建文件 產(chǎn)品工藝文件等文件的組卷 例如 工藝文件可以按加工工序的不同 組織相應(yīng)的案卷 科研文件 設(shè)計文件 可以按科研 設(shè)計階段 分別組織案卷 5 按專業(yè)組織案卷 系指按機(jī)械產(chǎn)品與設(shè)備的不見或系統(tǒng)組卷 適合基建文件 產(chǎn)品工藝等文件的組卷 例如對竣工文件可分別按結(jié)構(gòu) 通風(fēng) 給排水等專業(yè)分別組卷 6 按問題組織案卷 系指按科技文件反映的問題進(jìn)行組卷 把反映同一個問題或同一件事物的相關(guān)文件組成案卷 采用一事一卷 一事數(shù)卷等方法 這種立卷方法使用范圍很廣 幾乎各類科技文件中都可以按問題組卷 例如 基建文件中施工質(zhì)量事故問題 科研文件中的專題討論等 均可按問題組卷 7 按名稱或文件性質(zhì)組織案卷 按文件名稱組卷 例如將不同名稱文件分別按設(shè)計任務(wù)屬書 可行性研究報告等文件名稱分別組卷 按文件性質(zhì)組卷 是指將同一性質(zhì)文件分別組卷 如對科研文件中原始基礎(chǔ)性文件 中間過程性文件 成果性文件等分別進(jìn)行組卷 8 按地區(qū)組織案卷 系指按科技文件反映的地區(qū)進(jìn)行組卷 它適合具有明顯地域特征的水文 氣象觀察文件 測繪文件 地質(zhì)勘探文件等文件組卷 9 按時間組織案卷 系指按科技文件所反映的時間進(jìn)行組卷 將同一時間范圍內(nèi)形成的或內(nèi)容針對的同一時間的文件組成案卷 它適合具有明顯時間性特征的水文 氣象 地震 天文等自然現(xiàn)象觀測文件的組卷 例如按月或按年度組卷 10 按作者組織案卷 系指按文件的形成者組卷 將同一作者或機(jī)構(gòu)形成的文件組成一個案卷 對科技文件是組卷方法有相當(dāng)大的靈活性 不同組卷者面對同一現(xiàn)象 由于對文件形成規(guī)律與有機(jī)聯(lián)系認(rèn)識的不同或表現(xiàn)方法不同 會選擇不同的組卷方法 第三節(jié)科技檔案的功能一 知識儲備功能一項科技活動結(jié)束以后 圍繞科技活動形成的一項重要內(nèi)容之一就是科技檔案 它直接記述和反映了人們的科技 生產(chǎn)活動的全過程 它儲備的是科技 生產(chǎn)活動中直接產(chǎn)生和形成的原生信息 它來源于科技 生產(chǎn)活動 又被應(yīng)用于科技 生產(chǎn)活動中 其存儲的知識信息又記錄于新的科技檔案里 再用它來做為指導(dǎo)科技 生產(chǎn)活動的技術(shù)依據(jù) 從而達(dá)到提高生產(chǎn)力的目的 二 依據(jù)憑證功能科技檔案是科技生產(chǎn)活動中直接形成的真實的歷史記錄 它是隨著科技生產(chǎn)活動的進(jìn)程 根據(jù)科技生產(chǎn)活動的客觀需要有規(guī)律地形成的 因此 科技檔案具有客觀憑證作用 三 情報功能科技檔案的情報功能是指科技檔案在科技生產(chǎn)活動中的科技交流與科技參考作用 四 經(jīng)濟(jì)效益功能不僅體現(xiàn)在創(chuàng)造新的財富上 而是體現(xiàn)在減少投入或節(jié)省資金方面 這是科技檔案對現(xiàn)行工作的一種較為顯著的貢獻(xiàn) 在科技檔案工作中應(yīng)重視這一功能的發(fā)揮 第三章科技檔案工作 第一節(jié)科技檔案工作的內(nèi)容與性質(zhì)一 科技檔案工作的基本內(nèi)容科技檔案工作是國家檔案工作的重要組成部分 是指以完整 安全地保存和科學(xué)地管理科技檔案 充分發(fā)揮科技檔案的作用為目的的各項管理活動的總稱 科技檔案工作包括科技檔案業(yè)務(wù)管理和科技檔案事業(yè)管理兩項基本內(nèi)容 1 協(xié)同有關(guān)部門作好歸檔前科技文件的形成 積累 整理 歸檔的指導(dǎo) 監(jiān)督和檢查工作 確保收集的科技檔案質(zhì)量 2 科技檔案收集工作 這是整個科技檔案工作的基礎(chǔ)和起點 就是把分散在科技業(yè)務(wù)部門或基層單位的有保存價值的科技檔案 集中到檔案部門統(tǒng)一管理的工作 它又包括基層科技檔案部門的收集工作和科技專業(yè)檔案館的收集工作兩個層次 3 科技檔案的整理工作 是對收集的科技檔案按照其自然形成規(guī)律和特點 進(jìn)行科學(xué)分類 系統(tǒng)排列和編目的工作 4 科技檔案保管工作 這是科技檔案工作中的一項經(jīng)常性工作 就是按照一定的原則 采用科學(xué)的方法維護(hù)科技檔案的完整 準(zhǔn)確 系統(tǒng) 安全 最大限度地延長科技檔案壽命 5 科技檔案鑒定工作 主要是通過對科技檔案保存價值的分析 對科技檔案進(jìn)行保管期限劃分及篩選存毀的工作 6 科技檔案統(tǒng)計工作 是運用統(tǒng)計學(xué)原理 以數(shù)字形式揭示科技檔案及科技檔案管理工作的基本情況的工作 7 科技檔案信息資源開發(fā)利用工作 這是科技檔案工作的根本目的 通過創(chuàng)造條件 以各種方式開發(fā)科技檔案信息資源 直接服務(wù)于國家的各項工作 滿足各種利用需求的一項工作 8 歸檔后科技檔案更改 補充的監(jiān)督 檢查工作 為了保證科技檔案的完整性 準(zhǔn)確性 科技檔案部門要監(jiān)督和協(xié)助技術(shù)人員作好這項工作 二 科技檔案事業(yè)管理科技檔案事業(yè)管理 是以宏觀管理活動為內(nèi)容的科技檔案管理工作 因此也稱科技檔案的宏觀管理 承擔(dān)這項任務(wù)的主要是國家和地方檔案行政管理部門和各級專業(yè)主管部門的檔案機(jī)構(gòu) 其基本內(nèi)容有 科技檔案事業(yè)的管理體制 科技檔案事業(yè)規(guī)劃 科技檔案工作業(yè)務(wù)指導(dǎo) 科技檔案工作的法制管理 規(guī)劃管理 標(biāo)準(zhǔn)化管理和行政管理 科技檔案教育和科研等 科技檔案的微觀管理是我國檔案事業(yè)的基礎(chǔ)和立足點 但它離不開國家的宏觀指導(dǎo) 只有同時抓好兩方面的工作才能促進(jìn)科技檔案事業(yè)的不斷發(fā)展 二 科技檔案工作的性質(zhì) 一 科技檔案工作的專業(yè)性1 科技檔案工作有自己特定的工作對象科技檔案的特定的工作對象是科技檔案 是在科技生產(chǎn)活動中產(chǎn)生的真實記錄 是一定專業(yè)技術(shù)活動的產(chǎn)物 它明顯地反映出一定專業(yè)技術(shù)的內(nèi)容 特點 并且首先為其本專業(yè)的工作需要服務(wù) 科技檔案本身的專業(yè)性特點決定了科技檔案工作具有很強(qiáng)的專業(yè)性 2 科技檔案工作有特定的工作內(nèi)容 工作方法和完善的專業(yè)體系科技檔案業(yè)務(wù)管理工作 已經(jīng)形成了一套完整 系統(tǒng)的工作內(nèi)容和工作方法 有一套特定的工作程序 它包括從檢查 協(xié)助科技文件的形成 積累 整理 歸檔開始 到進(jìn)行科技檔案的收集 整理 鑒定 保管 統(tǒng)計和開發(fā)利用等一系列業(yè)務(wù)內(nèi)容 并按照科技檔案形成規(guī)律和特點 形成了一套專門的工作方法 科技檔案工作已經(jīng)形成了有基層科技檔案工作機(jī)構(gòu) 各級科技專業(yè)檔案館 國家各級檔案行政管理部門 專業(yè)主管機(jī)關(guān)檔案部門等組成的國家規(guī)模的完整專業(yè)體系 3 科技檔案工作有比較完整的專業(yè)理論知識體系科技檔案工作的專業(yè)理論來自于科技檔案工作實踐 又用語指導(dǎo)其工作實踐 其知識體系逐步豐富 并且隨著科技檔案事業(yè)的發(fā)展不斷充實和完善 科技檔案理論與知識體系的形成 標(biāo)志著科技檔案工作從經(jīng)驗管理上升為科學(xué)管理 真正成為國家一項專門的事業(yè) 二 科技檔案工作的管理性1 科技檔案工作是科技管理工作的組成部分科技管理是指對科技 生產(chǎn)活動的人 才 物 時 事進(jìn)行計劃 組織 指揮 控制和協(xié)調(diào)的行為 科技檔案是伴隨科技活動產(chǎn)生的一種信息資源 是繼續(xù)進(jìn)行科技 生產(chǎn)活動的必要條件 加強(qiáng)科技管理 必然要強(qiáng)化對科技檔案的管理 2 科技檔案管理是基礎(chǔ)性科技管理工作科技管理包括職能性管理和基礎(chǔ)性管理 職能性管理包括計劃 組織 領(lǐng)導(dǎo)和控制等內(nèi)容 基礎(chǔ)性管理包括標(biāo)準(zhǔn)化管理 定額管理 計量管理 信息管理 信息通常有原始記錄 統(tǒng)計資料 情報資料和檔案等 規(guī)章制度和人員培訓(xùn) 可見 科技檔案工作是基礎(chǔ)性管理信息系統(tǒng)中的一部分 3 科技檔案工作是管理科技成果并發(fā)揮其作用的工作科技檔案是科技活動的一種成果 有的甚至是唯一成果 如基礎(chǔ)理論的研究和水文 測繪 天文 氣象等科技活動 從這個意義上講 科技檔案就是一項管理科技成果并發(fā)揮其作用的工作 三 科技檔案工作的服務(wù)性1 就科技檔案的目的而言 它是為科技 生產(chǎn)活動創(chuàng)造條件的工作科技檔案作為一種重要的科技資源 它既不是科技檔案部門產(chǎn)生的 也不是供科技檔案部門使用的 科技檔案部門收集 保管 開發(fā)利用科技檔案的目的 是為科技 生產(chǎn)及其管理活動提供條件和依據(jù) 也只有在科技 生產(chǎn)部門和科技管理部門利用的過程中 才能體現(xiàn)科技檔案工作的價值和意義 2 就科技檔案宏觀管理而言 其基本任務(wù)之一就是為科技檔案部門服務(wù)宏觀管理 就是對科技檔案事業(yè)以規(guī)劃 組織 控制 協(xié)調(diào)的方式進(jìn)行政策引導(dǎo)和咨詢服務(wù) 科技檔案事業(yè)本身又是為國家各項建設(shè)事業(yè)服務(wù)的 因此 科技檔案宏觀管理的服務(wù)性更為明顯 四 科技檔案工作的機(jī)要性機(jī)要性是科技檔案特點的反映 科技檔案是科技生產(chǎn)活動的真實記錄 客觀地記錄了相關(guān)科技活動的過程和成果 是再現(xiàn)原有科技活動的依據(jù) 隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展 信息日益成為一種重要的戰(zhàn)略資源 科技檔案中有的內(nèi)容涉及國家安危與人民利益 有的直接影響到企業(yè) 事業(yè)單位的技術(shù) 經(jīng)濟(jì)利益 對于這部分科技檔案更應(yīng)妥善保管 合理控制其使用 因此 科技檔案工作者必須充分認(rèn)識到科技檔案工作的機(jī)要性 樹立高度的責(zé)任感 作好科技檔案的保密工作 維護(hù)國家 人民和各單