材料物資盤點流程.doc

亞非集團(tuán)材料物資盤點流程材料物資盤點是指對實有庫存數(shù)量及其金額進(jìn)行全部或部分清點，以確實掌握該期間內(nèi)貨品狀況，并因此加以改善，加強(qiáng)管理。盤點流程大致可分為3個部分，即盤前準(zhǔn)備，盤點過程及盤后工作。目 錄盤前準(zhǔn)備 1. 綜述 2. 盤點計劃 3. 盤點時間確定 4. 盤點及帳務(wù)處理 5. 盤點人員的安排與培訓(xùn) 6. 盤點表備份與打印盤點過程 1. 初盤 2. 復(fù)盤 3. 盤點具體操作過程 4. 盤點報告和質(zhì)量檢查盤后工作 1. 盤后整理 2. 查清差異原因 3. 盤點結(jié)果處理 一、盤前準(zhǔn)備（一）綜述1、庫存盤點的意義 A.庫存盤點是指對公司的材料物資進(jìn)行清查，材料的實物盤點只是全部庫存管理的一部分。 B.實物盤點對加強(qiáng)門診材料庫存管理有十分重要的作用。 C盤點范圍：庫房材料、商品、門店收銀一次性發(fā)放物品及口腔保健品；科室公用材料2、組織責(zé)任劃分 門診：店經(jīng)理庫房：材料管理員 核查：財務(wù)部（二）盤點計劃門診和庫房實行月盤制，遇特殊情況可以取消或增加臨時盤點，月度盤點計劃由財務(wù)部制定，并下發(fā)門店執(zhí)行，門診和庫房根據(jù)財務(wù)部發(fā)的盤點通知，提前做好盤點準(zhǔn)備，以確保盤點數(shù)據(jù)真實、準(zhǔn)確。（三）盤點時間確定1、原則上規(guī)定各門診及庫房為每月盤點一次，盤點時間為25日，具體時間由財務(wù)部于盤點月份20日之前通知到位2、因各門診實際情況不同，若需更改盤點日期，應(yīng)由各門診負(fù)責(zé)人提前5天申請更改并通知有關(guān)部門。 3、盤點時間一般定為盤點當(dāng)天營業(yè)結(jié)束，確保在當(dāng)晚12：00前完成，庫房盤點可根據(jù)實際情況，在1日內(nèi)完成盤點。（四）盤點及帳務(wù)處理1、各門診必須做好盤點前的清帳工作，對有單無貨、有貨無單等情況應(yīng)及時查明原因，保證在盤點前完成帳務(wù)處理，做到帳帳、帳實相符。2、盤點前一天的營業(yè)額應(yīng)全部結(jié)清，所有單據(jù)應(yīng)全部入帳。（五）盤點人員的安排與培訓(xùn)1、盤點人員的安排 各個門診在收到財務(wù)部下發(fā)的盤點通知后，在1日內(nèi)將參加盤點的人員進(jìn)行排班，合理安排參盤人員，明確各盤點人員的工作職責(zé)。在安排盤點人員時，必須包括本門診的經(jīng)理、主管、熟練員工。2、對盤點人員的培訓(xùn) （1）盤點前到財務(wù)部安排的監(jiān)盤人員處領(lǐng)取盤點表，盤點完畢后，交回監(jiān)盤人員。（2）盤點過程中，如果需要修改盤點表上的數(shù)字，不能用涂改液或圈涂法，必須將原來的數(shù)據(jù)劃掉，重新書寫。（3）盤點表上只記錄材料的品名，因此盤點表上的數(shù)據(jù)是該材料在該盤點位置下的所有庫存的總數(shù)。盤點前須將同類材料歸類整理在一起。（4）盤點表上的數(shù)據(jù)只能用藍(lán)色、黑色簽字或圓珠筆書寫，不能用紅筆、鉛筆或彩色筆書寫。（5）盤點人員必須在盤點表上簽字，用中文正楷字體。（6）兩人為一組，同時點數(shù)，當(dāng)兩人的點數(shù)一致時，才將該數(shù)據(jù)作為盤點數(shù)據(jù)記錄在盤點表上。（7）未進(jìn)入業(yè)務(wù)系統(tǒng)的贈品不盤點。（8）已開啟使用過的材料按實際剩余的數(shù)量進(jìn)行盤點，如一瓶酒精，已用了1/4，則盤點時按3/4瓶進(jìn)行盤點。（六）盤點表備份與打印財務(wù)部會計人員根據(jù)各門診確定好的盤點日期，在系統(tǒng)中進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，并將備份數(shù)據(jù)導(dǎo)出，制作成正式盤點表，按指定格式進(jìn)行打印，盤點表一式二份，一份為A表，一份為B表。如：大世界店定于本月25日盤點，財務(wù)人員必須在當(dāng)天開業(yè)前將賬面數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，并按此數(shù)據(jù)作為盤點依據(jù)，盤點當(dāng)天已銷售及領(lǐng)用的材料需加入到實盤數(shù)中，盤點當(dāng)天驗收或調(diào)撥入庫的材料需單獨分開，不進(jìn)行盤點。二、盤點過程（一）初盤1、各盤點單位事先對需要盤點的材料進(jìn)行歸類整理，有序整齊擺放。2、對于當(dāng)天未上班的醫(yī)生處的材料，須事先通知醫(yī)生將材料提前盤點，以確保盤點正常進(jìn)行。3、初盤由二人組成，一人點數(shù)，一人記數(shù)，初盤人員領(lǐng)取A盤點表，盤點結(jié)束后在A表中簽字確認(rèn)。（二）復(fù)盤1、初盤開始后，安排另外二人用B盤點表進(jìn)行復(fù)盤，以確保盤點數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。2、為了加快盤點進(jìn)度，初盤和復(fù)盤二組人員可以交叉盤點，如：某門診盤點表共有8頁，則初盤人員先盤前4頁，復(fù)盤人員盤后4頁，二隊同時進(jìn)行。（三）盤點具體操作過程1、盤點表的A表一般由該大類的醫(yī)生或護(hù)士自行盤點，A表盤完后，由盤點人員在表中簽字后，交給財務(wù)監(jiān)盤人員。2、店經(jīng)理應(yīng)安排非直接責(zé)任人盤B表，B表盤點應(yīng)與A表錯開。B表盤點結(jié)束后，盤點人員應(yīng)在B表上簽名，并交給財務(wù)監(jiān)盤人員。3、財務(wù)監(jiān)盤人員收到盤完的A表和B表后，以B表為基準(zhǔn)，核對A、B表的實存數(shù)，檢查不相符的應(yīng)立即安排盤A、B表人員同時復(fù)盤，核清準(zhǔn)確數(shù)據(jù)后，修改盤點數(shù)量。 4、A、B表核對無誤后，財務(wù)部監(jiān)盤人員將B表數(shù)量與系統(tǒng)盤點表中的賬面數(shù)量進(jìn)行核對，以實際盤點數(shù)量對系統(tǒng)中的數(shù)量進(jìn)行修改。5、導(dǎo)出盤盈盤虧商品明細(xì)，交由門診經(jīng)理及盤點人員再次查找確認(rèn)實物，按確認(rèn)后的實物數(shù)量，再次修改系統(tǒng)中的實盤數(shù)量，保存后審核單據(jù)。 6、經(jīng)門診經(jīng)理確認(rèn)后，財務(wù)監(jiān)盤人員對盤點單進(jìn)行終審，系統(tǒng)修改庫存，使賬面與實物保持一致。 （四）盤點報告和質(zhì)量檢查1、盤點報告 各門診經(jīng)理和財務(wù)人員在盤點結(jié)束后及時總結(jié)盤點全過程，填寫有關(guān)盤點報告，出具書面盤點總結(jié)；盤點報告上所列內(nèi)容應(yīng)齊全、清晰明了。盤點報告一般由財務(wù)人員、門診負(fù)責(zé)人、盤點小組成員共同簽字確認(rèn)后上交有關(guān)部門。2、質(zhì)量檢查盤點過程中發(fā)現(xiàn)不合規(guī)定要求及近保質(zhì)期的材料應(yīng)及時處理、上報，按要求在盤點報告中說明原因及處理方法。三、盤后工作（一）盤后整理1、物品整理：將倉庫中因盤點時排列的物品按照原先的陳列方式或陳列原則進(jìn)行整理。2、環(huán)境整理：對環(huán)境進(jìn)行清潔、清掃工作。 （二）查清差異原因通過盤點會將一段時間以來積累的作業(yè)誤差，及其它原因引起的帳物不符暴露出來，發(fā)現(xiàn)帳物不符，而且差異超過容許誤差時，應(yīng)立即追查產(chǎn)生差異原因。 一般而言，產(chǎn)生盤點差異的原因主要有如下幾個方面： 1.計帳員素質(zhì)不高，登錄數(shù)據(jù)時發(fā)生錯登、漏登等情況； 2.帳務(wù)處理系統(tǒng)管理制度和流程不完善，導(dǎo)致貨品數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確； 3.盤點時發(fā)生漏盤、重盤、錯盤現(xiàn)象，導(dǎo)致盤點結(jié)果出現(xiàn)錯誤； 4.盤點前數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)未結(jié)清，使賬面數(shù)不準(zhǔn)確； 5.出入作業(yè)時產(chǎn)生誤差； 6.由于盤點人員不盡責(zé)導(dǎo)致貨物損壞、丟失等后果。 （三）盤點結(jié)果處理查清原因后，為了通過盤點使賬面數(shù)與實物數(shù)保持一致，需要對盤點盈虧和報廢品一并進(jìn)行調(diào)整。1、總庫房盈虧責(zé)任制 （1）總庫房允許的盈虧率為千分之一，正常盈虧額計算方法為：正常盈虧額=當(dāng)月全店銷售材料成本千分之一。（2）對超出正常盈虧額度的部分從總庫房管理人員的月績效工資總額中予以扣除。 2、門診盈虧責(zé)任制 （1）門診允許的盈虧（含報損）率規(guī)定為千分之二，其計算方法為：正常盈虧額=當(dāng)月門店銷售材料成本盈虧率。（2）門診盤點虧空總額減去正常盈虧額即為該門診應(yīng)承擔(dān)的虧空責(zé)任金額，在該門診工作的實際上崗人員承擔(dān)，從當(dāng)月績效工資中扣除。出現(xiàn)盤盈的店鋪，由店鋪店長負(fù)責(zé)查明原因并出具報告，經(jīng)財務(wù)部確認(rèn)，經(jīng)檢查屬盤點失誤造成虛盈的，在調(diào)整后不盈的，按以上情況處理；確實盤盈的，將帳實調(diào)整一致，下期盤點結(jié)果準(zhǔn)確