差旅費業(yè)務(wù)需求規(guī)格說明書V1.0.docx

差旅費業(yè)務(wù)需求規(guī)格說明書關(guān)鍵用戶職能部門財務(wù)管理部涉及部門各職能部門、財務(wù)管理部1概述為明確進出口公司資金支付差旅費用報銷標準，規(guī)范各部門職責(zé)和報銷審批程序，避免違規(guī)的費用開支，特制差旅費用管理流程。2定義差旅費用是企業(yè)各部門或分支機構(gòu)能自由支配的費用，在每年度部門預(yù)算中所制定，并在預(yù)算的控制下執(zhí)行。該費用根據(jù)不同的資金權(quán)限，由部門主管、主管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理進行審批。3范圍本規(guī)定適用于中海油進出口公司。4職責(zé) 【經(jīng)辦人】，流程發(fā)起人，負責(zé)填寫借款單，提供、掃描并錄入相關(guān)支持資料； 【部門經(jīng)理】，審核，簽字確認； 【資金和財務(wù)經(jīng)理】，審核（審批），簽字確認； 【出納】，復(fù)核，付款，填寫收到申請和實際付款時間，標記付款狀態(tài)，打印存檔； 【會計】，核算、記賬，簽字確認； 【預(yù)算管理】，復(fù)核，簽字確認； 【財務(wù)總監(jiān)】，復(fù)核（審批），簽字確認； 【主管領(lǐng)導(dǎo)】，復(fù)核（審批），簽字確認； 【公司總經(jīng)理】，審批，簽字確認5表單為了規(guī)范進出口公司差旅費報銷表單，符合公司會計核算、財務(wù)管理以及合同管理的要求，特編制進出口公司差旅費報銷表單。交通標準、住宿標準、差旅費補助標準,按最高標準執(zhí)行。差旅費報銷申請1.彈出幫助提示頁面（可動態(tài)配置）2. 差旅費報銷審批單頁面差旅費用報銷審批單申請部門自動讀取申請人所在部門申請日期申請人可選擇（默認當前）附件張數(shù)附件數(shù)量出差事由起止時間起至地點出行情況補助情況起始時間結(jié)束時間起始地點到達地點出 差城市天數(shù)票據(jù)金額補助金額降艙路途交通住勤住勤補貼電話調(diào)動2013/11/12013/11/6北京天津天津62020980200120600602013/11/62013/11/10天津沈陽沈陽44000182010080400120040合計：105020280020010020010001200100出差總天數(shù)10車船飛機票小計5000補助金額小計2800票據(jù)金額小計20其他小計20報銷總金額人民幣小寫7820備用金欠款5000是否沖銷是沖銷金額3000人民幣大寫柒仟佰捌圓應(yīng)領(lǐng)款3820報銷分配預(yù)算差旅費用類別會議、培訓(xùn)、招待等費用（非合同付款）預(yù)算金額已支付金額預(yù)算可用余額票據(jù)類型及金額序號票據(jù)類型金額費用發(fā)生人開始時間結(jié)束時間出差城市訂票方式1飛機票-經(jīng)濟艙1000張三2013/11/1 10:202013/11/1 11:20天津公司指定協(xié)議訂票2火車票-二等座200張三2013/11/6 9:102013/11/6 14:25沈陽3住宿費3000張三、李四2013/11/6 16:002013/11/10 8:00沈陽4飛機票-頭等艙800張三2013/11/10 12:502013/11/10 13:40沈陽非公司訂票5退票費20張三2013/11/10 12:502013/11/10 13:40天津差旅報銷附件上傳報銷分配序號票據(jù)類型附件名稱上傳時間上傳人附件大小序號姓名卡號金額備注1飛機票機票掃描1李四1234600住勤補貼（沈陽）2飛機票機票掃描23火車票火車票掃描34住宿費住宿票掃描45退票費退票費2掃描5.打印格式表單說明1.申請人：默認是當前登錄人，可選，如進行代報銷，則選擇實際報銷人（彈出窗口選擇）。系統(tǒng)記錄申請人和經(jīng)辦人。如申請人是當前登錄人，那么申請人和經(jīng)辦人為一人。2.申請部門：申請部門顯示申請人的所在部門,不是經(jīng)辦人的所在部門。3.附件張數(shù)：根據(jù)附件自動計算。4.到達地點：彈出窗口選擇。出差地除公司所在地外，補助標準都統(tǒng)一為一百元。5.類別/席位：飛機（公務(wù)艙、頭等艙、經(jīng)濟艙等）火車（一等座、二等座、硬臥、軟臥等）。需要系統(tǒng)初始化時維護。6.訂票方式：下拉列表選擇。分為【公司指定協(xié)議訂票】和【非公司訂票】。選擇【公司指定協(xié)議訂票】，填寫機票金額，計入合計總金額，不計入應(yīng)領(lǐng)款金額合計。選擇【非公司訂票】需要填寫機票金額。7.天數(shù)：根據(jù)【起始時間】和【結(jié)束時間】自動計算出天數(shù)。8.住勤補助：住勤補助（按自然天計算）每天100元，在本單位所在地出差，不享受住勤補助。系統(tǒng)按每天100元計算，【天數(shù)100元】。補助金額需要提前在系統(tǒng)中維護。9.住勤補貼（經(jīng)理以下級別，普通員工享受）：員工出差期間在有條件的情況下，以合住方式住宿并且實際住宿費低于標準（500元/天.人）的，則在每人每天節(jié)約部分的40%以住勤補貼形式發(fā)放給個人。票據(jù)錄入時，費用發(fā)生人默認是申請人，也可以選擇多個。如果票據(jù)類型選擇住宿；1）首先判斷【金額/天數(shù)單日住宿標準】,系統(tǒng)給出提示，不能保存。2）如果費用發(fā)生人選擇一個以上，那么【住勤補貼=金額人數(shù)40%】。 3）不同部門合住報銷，費用發(fā)生在申請人的部門。10.車船飛機票小計：車船飛機票小計=票據(jù)類型及金額頁面里錄入的飛機票、火車票、船票、長途汽車票的金額合計。11.補助金額小計：補助情況里的金額合計。12. 票據(jù)金額小計：票據(jù)金額小計=票據(jù)類型及金額頁面里錄入的除飛機票、火車票、船票、長途汽車票，其他票據(jù)的金額合計。13.備用金欠款：顯示申請人當前備用金欠款金額。14.是否沖銷：指當前報銷單據(jù)是否沖銷備用金。15.沖銷金額：如果當前報銷要沖銷備用金，可以自定義沖銷額度，沖銷金額，不能大于當前報銷金額，沖銷金額大于備用金欠款金額。備用金沖銷人默認經(jīng)辦人。16.應(yīng)該領(lǐng)款：本次報銷后，應(yīng)領(lǐng)取的金額（扣除協(xié)議訂票點機票金額及沖抵備用金金額）。17.報銷分配：彈出窗口選擇人員和銀行帳號，輸入對應(yīng)金額，審批結(jié)束后，財務(wù)人員將相應(yīng)的金額匯入指定的銀行帳號。報銷分配的總金額不能大于當前報銷單實際金額。18.預(yù)算類別：默認當前申請人所在部門的出國費用預(yù)算。19.預(yù)算金額：權(quán)限控制，只有部門經(jīng)理及以上級別復(fù)核（審批）級別可以看到（財務(wù)默認）。修改成所有人都可以查看本部門預(yù)算信息，財務(wù)人員可以查看所有預(yù)算的預(yù)算信息。20.已支付金額：權(quán)限控制，只有部門經(jīng)理及以上級別復(fù)核（審批）級別可以看到（財務(wù)默認）。修改成所有人都可以查看本部門預(yù)算信息，財務(wù)人員可以查看所有預(yù)算的預(yù)算信息。21.預(yù)算可用余額：權(quán)限控制，只有部門經(jīng)理及以上級別復(fù)核（審批）級別可以看到（財務(wù)默認）。修改成所有人都可以查看本部門預(yù)算信息，財務(wù)人員可以查看所有預(yù)算的預(yù)算信息。22.申請單頁面的自動計算數(shù)據(jù)項，由票據(jù)類型和金額錄入頁面錄入的票據(jù)信息自動計算。23.財務(wù)剛在審批時，對表單的補助類金額有最終修改權(quán)利。6流程參見進出口公司資金管理系統(tǒng)審批流程.docx7實現(xiàn)功能l 新增差旅報銷單（動態(tài)增加）;l 差旅報銷單暫存;l 差旅報銷單提交;l 差旅報銷單審批;l 編輯差旅報銷單;l 刪除差旅報銷單;l 查看差旅報銷單;l 費用明細錄入（動態(tài)增加）;l 附件信息;l 預(yù)算類