行政后勤工作手冊.docx

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關于醫(yī)院水電、空調使用管理規(guī)定28一、空調28二、水電28三、污水處理管理29第六節(jié) 網(wǎng)絡與信息安全管理29一、組織管理29二、技術管理30三、安全管理30四、工作站管理31五、計算機管理31六、安全監(jiān)督32第七節(jié) 員工宿舍管理32一、總則32二、宿舍管理崗位職責32三、宿舍相關規(guī)定33四、宿舍管理34五、宿舍活動室管理36六、圖書管理37七、員工宿舍檢查標準38八、附件40此文檔僅供學習與交流第一章 綜合辦公室組織結構第二章 行政管理第一節(jié) 制度建設一、行政部根據(jù)建立、健全并規(guī)范公司制度體系的需要，結合公司運營實際情況制定公司相應的管理制度。涉及到具體職能部門工作事項的，相應部門必須認真配合協(xié)助，確保所制定制度的合理性和可操作性。二、公司各項管理制度由總經(jīng)理簽發(fā)生效。三、初制定制度原則上第一個月為試行期，此期間公司所有人員均有權利和義務提出改進建議。在此期間的執(zhí)行過程中遇到較大問題的，報請總經(jīng)理進行核定和裁決。四、由行政部在總經(jīng)理的授意下臨時對公司制度進行修訂。五、在無新的制度推出執(zhí)行之前，按原有制度執(zhí)行。六、如果舊有的管理制度出現(xiàn)了明顯不合理但是新的管理制度又一時未能制定出臺的，可由行政部制定臨時條例報總經(jīng)理簽批后暫時執(zhí)行。七、行政部定期對公司管理制度進行全面的整理和修訂，修訂周期原則上以一年為準。原則上每年的定期修訂于次年3月20日前完成，3月20日至3月30日為討論和內審期，報總經(jīng)理簽批后4月1日起正式開始執(zhí)行。八、除臨時修訂和定期修訂外，行政部有義務隨時關注公司管理制度的實際執(zhí)行情況，不斷收集信息，進行管理制度的修訂和完善。九、公司行政部負責管理制度執(zhí)行情況的監(jiān)督工作。十、凡針對管理制度執(zhí)行過程中責任追究上出現(xiàn)了問題或者不到位的，行政部有權利和義務及時向總經(jīng)理匯報反饋，報請?zhí)幚恚匾闹苯訄笳埗麻L處理。十一、制度建設的基本原則：1、和國家相關法律法規(guī)或者通行法則保持一致原則。2、符合公司內部運作實際和管理需要原則。3、保障和促進公司安全原則。4、促進和提升公司運作效益原則。5、促進和推動公司長遠發(fā)展原則。6、不破壞員工正常權益和公司口碑形象的人本原則。十二、行政部有權利和義務指導和協(xié)助其他部門進行內部制度條例制定。十三、行政部有義務關注國家相應法律法規(guī)的變動情況，從公司管理制度的角度保障和提升公司的運作安全。第二節(jié) 行政查房一、醫(yī)院行政查房是領導帶領行政各職能部門負責人定期深入科室，有計劃、有重點地對科室各項工作進行全面檢查、現(xiàn)場辦公解決問題的一種管理形式。二、行政查房由行政部負責通知，參加人員一般由行政院長、行政部、醫(yī)務部、護理部、后勤主任組成，參加行政查房的行政管理干部到辦公室集中，進行查房前的安排部署準備工作。三、行政查房采取如下四種方式：1、集中聽取科主任、護士長的近期工作匯報以及各科室存在工作困難的匯報，時間為510分鐘；2、現(xiàn)場檢查；3、辦公環(huán)境5S規(guī)范管理的執(zhí)行情況；4、檢查各種記錄或原始資料；5、隨機抽查，抽查對象包括醫(yī)生、護士、顧客及其家屬。四、行政查房分組情況及檢查內容：1、職能組主要檢查科室行政管理、考勤和醫(yī)德醫(yī)風。具體包括：會議傳達、執(zhí)行情況；工作日志等各種記錄；制度落實情況；管理措施；醫(yī)德醫(yī)風、服務態(tài)度、“紅包”問題；考勤管理情況；顧客意見等。2、后勤組主要檢查：電腦系統(tǒng)運行情況；物資管理；環(huán)境衛(wèi)生；水、電、燈、空調等管理；維修問題；安全保衛(wèi)、消防情況；藥械供應和維修情況；醫(yī)務人員及顧客用餐問題等。 五、行政查房的程序：先集中聽取科室整體工作匯報，然后對口檢查，檢查完以后再匯總、反饋。六、行政查房的重點：管理環(huán)節(jié)、醫(yī)護環(huán)節(jié)或后勤供應維修環(huán)節(jié)急待解決的問題以及上次查房未解決的遺留問題。七、行政查房工作由院辦牽頭組織，必要時提前通知被查科室，做好行政查房前的準備工作。八、各部門檢查情況必須于當天匯總以表格形式簡明向辦公室主任匯報。第三節(jié) 假日值班管理一、目的在節(jié)假日（法定節(jié)假日、休息日）期間，為了確保公司的正常運營，妥善處理突發(fā)、緊急事宜，特安排全體人員輪流正常上班?，F(xiàn)擬制本規(guī)定，對值班人員予以管理，以便促進節(jié)假日期間的管理工作更加規(guī)范。二、值班安排1、行政值班由綜合辦統(tǒng)一安排值班班次，值班人員應按規(guī)定的值班表執(zhí)行。2、其它崗位值班人員由各部門主管各自安排本部門的值班人員，于節(jié)假日放假前（休息日于放假前一天、法定節(jié)假日于放假前三天）將值班人員名單上報綜合辦。3、值班時間安排：周日及國家法定節(jié)假日等非正常行政辦公時間，早上9:00-下午17:00。三、值班要求1、遵守值班規(guī)定，有事先請假，以便安排臨時代替人員。2、值班人員要提高認識，嚴守紀律，以高度認真負責的主人翁態(tài)度，積極主動地做好值班工作。3、值班人員要嚴格堅守工作崗位，嚴格履行工作職責，不得擅離職守，不做與工作無關的事情。4、值班期間確保手機暢通。5、值班人員須與行政值班多溝通、匯報，遇到緊急情況能立即取得聯(lián)系。6、如遇有緊急或重大事件，值班人員要及時向行政值班報告，根據(jù)行政值班的意見迅速辦理，并將辦理結果予以反饋。7、值班人員遇到上級職能部門檢查工作，及時通知行政值班，根據(jù)行政值班的要求，要積極主動配合、協(xié)助搞好相關工作。8、值班人員下班前，應將當天的工作情況（顧客接待、投訴等緊急情況）向行政值班匯報，并檢查電燈、電腦、電器類設備是否關閉，確保安全。四、行政值班職責1、值班期間履行各項管理職能，認真做好防火、防盜、安全保衛(wèi)工作。2、負責組織處理值班期間的醫(yī)療、行政、后勤等臨時事宜及突發(fā)事件，并向主管領導上報并按照指示抓好落實，清楚記錄辦理過程及結果。3、認真巡視檢查（一天不少于三次巡查），負責檢查各崗位值班、各區(qū)域的用水、用電安全及火災隱患的排查工作，認真做好值班記錄。4、下班前要認真檢查和關好各房間的門窗；關閉不需要的電源；關好水龍頭等，消除一切隱患。五、其它值班人員職責1、負責本崗位的日常工作。2、負責承辦和反饋領導交辦的工作事項。3、維護公司正常運營秩序，及時聯(lián)絡、處理事務。4、負責相關來訪人員的接待，接聽電話，處理來電來函。5、在行政值班負責人的指導下，辦理值班期間的突發(fā)、緊急事件。六、附件1、緊急聯(lián)系電話2、醫(yī)院平面圖（水、電總開關位置圖）3、突發(fā)事件應急預案4、值班工作記錄表5、行政值班工作記錄表6、突發(fā)事件記錄表第四節(jié) 會議管理一、會議分類、分級與組織根據(jù)各類會議召開的議題、周期、頻率、組織方式、適用范圍等因素的不同，將會議分為幾類：由公司組織的，需所轄各部門人員參加的會議，稱為公司會議；公司高層組織召開的稱為董事會議；所轄各部門召開的均稱為部門會議。二、會議申請1、公司高層應于每周六前對下周需公司高層人員參加的會議，報辦公室，并由辦公室填寫會議登記表報行政部登記。2、辦公室應于每周六前對下周需要公司各部門參加的會議，填寫會議登記表報行政部登記。3、公司各部門應于每周六前對下周需要本部門人員參加的會議，填寫會議登記表報行政部登記。三、會議計劃、報批1、公司行政部對上報登記的各類會議進行匯總和統(tǒng)籌協(xié)調，制定出每周會議計劃。2、會議計劃需報公司總經(jīng)理審批，由公司行政部于周一前下發(fā)。四、會議計劃執(zhí)行1、會議嚴格按計劃執(zhí)行，一般不得調整；2、因各種原因，會議不能按計劃召開的，發(fā)起部門必須提前一天通知行政部取消會議。五、會議通知1、會議通知責任：公司會議由辦公室統(tǒng)一發(fā)布會議通知，負責通知到需參加會議的各部門參會人員。董事會議由辦公室統(tǒng)一發(fā)布會議通知，負責通知到公司高層參會人員。部門會議由會議發(fā)起部門負責人直接通知參會人。2、會議通知方式：書面通知：以書面形式將會議信息發(fā)到集團各系統(tǒng)或所轄各公司。網(wǎng)上通知：直接在信息平臺（微信、QQ）公共群中發(fā)布的會議。采用網(wǎng)上通知方式時，應對部分參會人員輔助以電話追蹤核查確認。電話通知：以電話形式直接通知。會議承辦部門應提前到達會議會場（視會議規(guī)模等合理安排到場時間），按時簽到，及時催請未到者。3、會議通知時間：會議通知應至少提前一天進行發(fā)布。六、會議資料和會務準備1、會議資料準備會議資料由會議發(fā)起部門提供（明確發(fā)放及回收要求），交會議承辦方備發(fā)和回收。2、會議資源和會議服務協(xié)調會議資源指會議所需的場地、設施、設備、文具、茶點、獎品、紀念品等。會議服務指會議所需的茶水供應、設備操控、多媒體調試、節(jié)目表演等。會議承辦部門對會議登記表所需的會議資源和服務進行確認，如需集團會議資源和服務，則向集團或公司行政部門（綜合辦）申請；如需外部會議資源和服務，則由會議承辦部門向總經(jīng)理申請批準后自行聯(lián)系解決。對在公司會議室舉行的、有集團主要領導或重要客人參加的會議提供會議服務，其他會議原則上實行自助服務（即由參會人自理，行政部門提供支持和配合）或由會議承辦方安排解決。七、會議進程管理1、會議簽到會議必須進行會議簽到，集團會議簽到由集團人事行政部門派專人提前到會場負責會議簽到工作，公司會議簽到由公司行政部門（綜合辦）派專人提前到會場負責會議簽到工作，由會議承辦部門收集整理會議簽到表。2、會議主持各種會議原則上應按本制度相關規(guī)定或會議承辦部門預先定好的議程進行，會議主持人應控制好會議主題和議程。3、會議紀律各類大型重要會議、活動，會場秩序及座位安排由公司總經(jīng)理、集團人事行政負責人牽頭安排。參會人員不得無故缺席、遲到、早退，違者按照本會議管理辦法進行處罰。會議請假，由會議發(fā)起部門負責人或指定專人負責受理和審批，并在會議通知中明確。會議進行中，參會人員不得在會場內使用通訊工具，其通訊工具必須保持靜音、震動狀態(tài)。會議進行中，參會人員不得進行任何與會議無關的活動。八、會議紀要1、工作計劃協(xié)調會、總裁（總經(jīng)理）辦公會議須形成會議紀要；其他會議若需形成會議紀要，應由會議發(fā)起部門擬稿，應發(fā)布的會議紀要須在會后24小時內予以整理和發(fā)布。2、會議參會及工作人員不得隨意傳播會議內容，特別是涉及人事、機構以及有爭議的問題，形成的會議紀要嚴禁外傳。3、會議記錄（或錄音）要集中管理，未經(jīng)行政部批準不得外借。九、會議決議、決定的督辦會議所形成的各項決議、決定等，由該會議發(fā)起方負責督辦落實。第五節(jié) 會議室管理一、使用范圍：公司會議、部門會議、培訓、晨會、工作面談、招聘面試、接待檢查。二、使用管理1、由行政部統(tǒng)一管理，統(tǒng)籌協(xié)調安排使用，并負責衛(wèi)生、安全及對室內設備物品的管理。2、會議室內的衛(wèi)生每天至少清潔一次，確保地面無垃圾、無衛(wèi)生死角、桌椅無灰塵、墻壁無污漬、潔凈、門窗玻璃明亮、窗臺窗槽無灰塵。3、每次會議之前，管理人員應進行電源、設備檢查，確保正常運轉，配備飲用水、水果（必要時）等工作。4、會議室管理人員要嚴格室內物品的管理和維護，要做到散會時電源關閉、門窗關好。三、使用規(guī)定1、部門或個人使用會議室時，需提前一天向行政部提出申請，經(jīng)行政部批準后方可使用。2、遇公司層級及重要會議，任何部門或個人應給予讓步，另行安排。3、按申請的先后順序使用，特殊情況下，經(jīng)相互協(xié)商后可以調整順序使用，但行政部不負責協(xié)商。4、部門及個人應在所預約的時間到達會議室，并開始使用。超過10分鐘未到達會議室的，行政部有權對會議室的使用權另作安排。5、部門及個人應按預約的時間內使用完畢 ，如需延長使用，請及時通知行政部。6、任何部門或個人在使用會議室期間，必須愛護會議室的設備設施，安全使用；保持會議室清潔。用后應及時整理，并檢查安全（電源），關好窗、空調，鎖好門，將鑰匙交還行政部。7、如部門或個人臨時取消申請，再需使用時需重新申請。四、使用注意事項會議室內所有器材，指定專人管理。1、所有器材打開前，請先開電源，再打開器材電源。2、所有器材關閉前，請先關閉器材電源，再關閉外接電源。3、使用前裝上話筒電池，并測試話筒音量。4、使用前測試投影儀連接是否正常。5、使用前檢查調音排及功放是否正常，如對聲音進行調試，請緩慢滑動調音排上的音量控制鍵。6、使用后請關閉所有電源，包括電腦、投影儀、調音排、功放、燈、排氣扇、空調等。7、使用后請將所有外接線路清理干凈，并放在規(guī)定的位置。8、使用完后請將話筒電池及激光筆電池取出，并妥善保管。第六節(jié) 印章管理一、總則1、醫(yī)院印章是行使醫(yī)院權力的象征和標志，應嚴格按照有關規(guī)定使用，以維護其嚴肅性。2、總經(jīng)理授權由辦公室全面負責公司的印章管理工作，發(fā)放、回收印章，監(jiān)督印章地保管和使用。二、領取和保管1、公司各類印章由各級和各崗位專人依職權領取并保管。2、印章必須由各保管人妥善保管，不得轉借他人。3、公司建立印章管理卡，專人領取和歸還印章情況在卡上予以記錄。4、印章持有情況納入員工離職時移交工作的一部分，如員工持有公司印章地，須辦理歸還印章手續(xù)后方可辦理離職手續(xù)。三、使用管理1、印章保管人應對文件內容和印章使用單上載明的簽署情況予以核對，經(jīng)核對無誤的方可蓋章。2、公司總經(jīng)理對公司所有的印章的使用擁有絕對的決定權。3、涉及法律等重要事項（例如合同、協(xié)議、訂購單、行政許可申請等）需使用印章的，經(jīng)總經(jīng)理簽字確認后，方可蓋章。4、財務人員依日常的權限及常規(guī)工作內容自行使用財務印章。5、印章原則上不許帶出公司，確因工作需要將印章帶出使用的，應事先填寫印章使用單，載明事項，經(jīng)公司總經(jīng)理批準后由兩人以上共同攜帶使用。6、公章的使用決定權歸公司總經(jīng)理，其他各印章的使用決定權由公司總經(jīng)理根據(jù)實際工作需要進行授權。7、職能部門的印章對應外院（單位）相應的職能部門；臨床科室與病區(qū)的印章只負責疾病診斷與建議（包括醫(yī)囑等）。8、凡私蓋公章或利用公章舞弊者，發(fā)生違法事件的，由當事人承擔法律責任，并予以辭退。第七節(jié) 檔案管理一、總則1、本規(guī)定所稱的檔案是指過去和現(xiàn)在的公司各級部門及員工從事業(yè)務、經(jīng)營、企業(yè)管理、公共宣傳等活動中所直接形成的對企業(yè)有辦存價值的各種文字、圖表、賬冊、憑證、報表、技術資料、電腦盤片、聲像、膠卷、榮譽實物、證件等不同形式的歷史資料，會議形成的會議記錄（或錄音）以及客戶資料。2、檔案工作實行統(tǒng)一領導，分級保管、分級查閱的原則進行管理，各部門指定專人負責檔案管理工作，負責接收、收集、整理、立卷、保管。3、行政部應逐步完善檔案制度，確保檔案安全、保密和方便利用，采用科學手段逐步實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。二、檔案整理、收集、歸檔、借閱1、定期整理，歸檔各部門工作中形成的具有保存價值的文件、材料，認真整理，正確的劃分期限，進行分類保管；對院部等形成的以及上級政府部門的發(fā)放文件進行編號歸檔。2、保持檔案的系統(tǒng)性，做到收集齊全、完整，并保持檔案之間的歷史聯(lián)系。3、定期檢查檔案的質量，有效地進行防盜、防火、防潮、防蟲的工作。對破損的檔案及時修補、保證檔案的完整性。4、積極編寫醫(yī)院各種檔案目錄、檢索工具，及時提供利用，掌握檔案的利用效果。在行政部的審核后，對無價值的檔案經(jīng)領導批準后予以銷毀。5、因工作需要借閱檔案的，應填好檔案查閱單，員工不得隨意外帶有關公司檔案。確因工作需要外帶，需辦理檔案外借手續(xù)，經(jīng)行政部核準后，方可帶出，用畢即歸還。閱檔人對所借閱檔案必須妥善保管，不得私自復制、調換、涂改、污損、劃線、抽頁等，更不能隨意亂放，以免遺失。6、對存入電腦的資料、數(shù)據(jù)等檔案自行做好備份，未經(jīng)批準任何人不得復制、外傳，無關人員不得調用電腦檔案。三、檔案的保密1、嚴格遵守檔案登記和保密制度。保密檔案存放在有保密設施的文件柜內，計算機中的保密檔案必須設置口令，并將口令報告公司董事會。2、嚴格遵守保密檔案的借用管理制度，如需借用保密檔案，須經(jīng)公司董事批準，并按規(guī)定辦理借用登記手續(xù)。3、保密檔案不準私自翻印、復印、摘錄、復制和外傳。因工作需要翻印、復制時，應按經(jīng)總經(jīng)理批準后辦理。4、會議形成的涉及到保密的會議記錄（或錄音）要集中由行政部統(tǒng)一管理，未經(jīng)批準不得外借。5、調職、離職時，必須將自己經(jīng)管的保密檔案交至公司董事，切不可隨意移交給其他人員。6、醫(yī)院職工在流動時，5年內不得泄露保密檔案。凡是外泄他人、外單位的當事人，醫(yī)院將追究當事人的法律責任。四、顧客檔案管理1、顧客檔案是指與公司發(fā)生業(yè)務或即將發(fā)生業(yè)務的顧客（即企業(yè)的過去、現(xiàn)在和未來的直接顧客與間接顧客）的基本信息（姓名、性別、年齡、職業(yè)、區(qū)域、消費能力等個人信息）、客情分析（意向項目、成交比例、消費預算、邀約人、咨詢、設計等信息）、顧客病歷等關于顧客的所有信息資料。2、公司顧客檔案管理由運營中心指定專人負責顧客資料的回收、整理、裝訂、歸檔、檢查、索引、登記、編目和保管等管理工作，嚴格按照檔案的保密管理制度執(zhí)行。3、顧客檔案，屬于個人隱私，沒有本人簽名的同意（宣傳、廣告等）書，所有個人信息資料必須給與保密，一旦無故泄露，將追究當事人的法律責任。五、醫(yī)療儀器設備檔案管理1、各種進口和國產(chǎn)的儀器設備都必須建立檔案。2、凡屬歸檔范圍內的儀器設備的購置申請報告、批復文件、合同書、技術文件、設備說明書、樣本、圖紙、技術操作規(guī)程、合格證及安裝調試等材料，均將原件存檔。3、已建檔的儀器設備在管理、使用、維修和改進工作中形成的文件材料應歸檔，不得遺失。4、儀器設備檔案的原件一般不外借，如因特殊需要必須借用時應經(jīng)部門負責人同意辦理借閱手續(xù)，借出的檔案材料要妥善保管，不得損壞和遺失，應按期歸還。 六、文件收發(fā)1、公司的文件由行政辦公室負責起草和審核，公司行政人事部簽發(fā)；公司各部門的文件由各部門負責起草，人力資源部審核簽發(fā)。2、文件簽發(fā)后，送辦公室文員統(tǒng)一安排打印，校隊無誤后復印蓋章。3、文件由行政辦公室分類存檔，保存?zhèn)洳椤?、屬于保密的文件，核稿人應該注明“保密”字樣，并確定報送范圍。保密文件按保密規(guī)定，由專人印制派送，不得傳真或帶往。5、文件統(tǒng)一由管理辦公室負責發(fā)送。送件人應將文件內容、報送日期、部門、接件人等事項登記清楚，并向文字簽發(fā)人報告報送結果。保密文件由專人按核定的范圍報送。6、外來的文件由行政辦公室專人負責簽收，并分類登記。由辦公室主任提出處理意見后，簽收人應于接件當日即按文件的要求報送給有關部門，不得積壓遲誤；屬急件的，應在接件后即時報送。7、傳閱文件由管理辦公室專人負責收回，對領導指示的文件，辦公室應及時組織傳達和落實。七、檔案柜管理制度 1、檔案柜應牢固，及時關閉上鎖，鑰匙要專櫥保管，不準隨身攜帶。2、非檔案保管人員不得擅自開啟檔案柜。3、檔案柜內要排列整齊合理，要經(jīng)常打掃和擦拭，保持柜內清潔衛(wèi)生。4、做好“五防”（防火、防盜、防潮、防蟲、防塵）；柜內不得放易燃易爆品及其它私人用品。八、檔案借閱流程流程節(jié)點實施部門或人員流程內容收集資料管理員所有資料的接收整理資料管理員資料裝訂存檔資料管理員資料分類編號存檔，并錄入電子檔借出資料管理員辦理借出登記，登記好借出人，日期，文件編號。保密檔案須經(jīng)公司董事批準。收回資料管理員還回時做了登記，寫明接收人，日期，把資料放回文件柜。九、檔案的鑒定與銷毀制度l、對檔案要認真進行鑒定，若無保存價值或保管期滿的檔案，可確定銷毀。 2、檔案的鑒定銷毀工作，必須有組織有領導的進行。對于已失去作用的檔案要進行銷毀或用碎紙機進行處理。經(jīng)過認真鑒定，確定銷毀的檔案材料必須列冊登記，經(jīng)總裁批準后方可銷毀。 3、檔案銷毀清冊要妥善保管，由監(jiān)銷人員和檔案保管員在銷毀清冊上簽名，并注明銷毀方式和日期，最后將所銷毀檔案在目錄中注銷。 第八節(jié) 證照管理一、證照管理適用于公司所有證照的管理，包括公司的法人營業(yè)執(zhí)照、行業(yè)經(jīng)營許可證、企業(yè)代碼證、稅務登記證及經(jīng)營運轉中所需的各類證件及公司統(tǒng)一為員工辦理的健康證、執(zhí)業(yè)證等。二、行政部是執(zhí)行公司證照內部管理的職能部門，負責各種證照的申報、登記、變更、年檢、注銷；證照的保管、登記、備案。在辦理證照過程中有關職能部門或者人員根據(jù)職責承辦部分事項和全部事項。三、各類證照由行政部登記造冊，實行專人統(tǒng)一管理。證件保管人必須妥善保管各類證照，如出現(xiàn)損壞或丟失，要立即向主管領導報告外，并與發(fā)證機關聯(lián)系，及時辦理證照的掛失和補辦手續(xù)，同時追究其相關責任。四、所有證照實行分類保管。五、所有證照按照多種形式同步保管原則進行保管。1、所有證照按照原件、掃描電子文件、復印件三種形式進行同步保管。2、證照原件一律由行政部最高負責人進行保管。存在特殊情況的由總經(jīng)理另外指定專人對部分或則全部證照原件進行保管。3、所有證照復印件文員處備檔一份。4、重要證照復印件總經(jīng)理辦公室備檔一份或者由總經(jīng)理指定專人保存一份備檔。5、所有證照的掃描電子文件由總經(jīng)理辦公室、行政主管、文員各保存一份。六、以任何形式保存的證照都必須為密級保存。即：原件必須存放于安全之處并隨時保證上鎖；復印件上鎖保存；掃描電子文件加密保存。七、證照在以各種形式保存時均須一并保存同步更新的匯總目錄。八、各類證照未經(jīng)主管領導批準，任何人不得隨意翻動、復印、外借，更不許擅自使用公司的證照進行各種擔保。九、各部門如需使用證照必須經(jīng)主管領導或行政部最高負責人同意批準，說明使用范圍和使用時間，辦理使用登記手續(xù)后，方可攜帶外出，使用完畢后，用件人和證件管理人應在登記表上注明領?。ń换兀r間并簽字。十、凡進行一般性查閱的，原則上以電子文件為第一優(yōu)先級，復印件為第二優(yōu)先級。如無特殊需要，原則上一般不直接翻閱證照原件。證照查閱的，保管責任人須在場監(jiān)督查閱操作情況。所有查閱須有主管領導或者行政部負責人批準方可進行查閱。十一、屬于常用到復印件的證照的，原則上提前多制作復印件，由文員保管。（注：以備使用為前提的復印件不得與以保存?zhèn)錂n為前提的復印件一起保存。）十二、證件保管人需對到期的證件，提醒主管領導安排相關人員及時驗證。不及時驗證者，造成的各類損失由相關責任人擔負，并追究其責任。十三、證件主管人因工作需要而調動崗位時，應填制“證件移交清冊”，移交人和接交人在與證件清單核對數(shù)目后，二人均在“證件移交清冊”上簽字。（注：證照移交的，須行政部負責人、總經(jīng)理辦公室、文員三處的匯總目錄一起核對，確認無遺漏。）十四、公司為其他人員辦理的健康證可另委派專人對原件妥善保管，不得遺失；公司為職工辦理的執(zhí)業(yè)證等證件原件由個人保管，復印件由證件主管人負責保管 。第九節(jié) 收發(fā)快遞管理一、總則1、規(guī)范公司收、發(fā)快遞管理，防止快遞丟失，降低運行風險，控制物流成本，確保公司及員工快遞的收發(fā)工作及時、準確、高效。2、快遞物品：指公司員工寄送或收取的文件資料、產(chǎn)品樣品、貨物以及其他與工作相關或個人物品等。二、權責1、前臺導診負責快遞簽收工作，并對收取的快遞件進行登記，及時通知收件人領取，對于未被領取的快遞，賦有保管義務（保管期限為簽收快遞件當天17:00前）。2、收發(fā)快遞相關人員必須遵照本規(guī)定執(zhí)行。三、寄件規(guī)定1、快遞公司的選擇：選擇的原則是高效率、低成本。寄件人必須根據(jù)所寄物品的性質與緊急程度，合理、準確地選擇性價比高的快遞公司。2、填寫快遞單：由寄件人用正楷字清晰填寫收件方和寄件方詳細資料（地址、收件人、聯(lián)系電話、郵編等等）。3、寄件人自行聯(lián)系快遞公司上門取件，并將快遞件同快遞單一起交給前臺，并在快遞件收發(fā)登記表上登記，快遞公司在取件時須在快遞件收發(fā)登記表上簽名并詳細注明簽收時間，以便查驗。4、物品分類與快遞公司選擇參照表：序號寄件類型選擇快遞公司1A類：緊急件如：順豐快遞2B類：貴重件（如票據(jù)、證件、貴重配件或物品等）如：EMS、順豐快遞等3C類：普通件（如資料、文件、普通產(chǎn)品樣品與配件）發(fā)一般的快遞公司4D類：普通信函、賀卡等郵政（發(fā)平信）5、嚴禁公費寄私人物品。6、嚴禁私自寄公司產(chǎn)品，情節(jié)嚴重者視同偷盜，并追究其刑事責任。四、收件規(guī)定1、不需支付到付快遞費的快遞收件由前臺簽收、登記后，應及時通知相關部門責任人（或代收人）簽字領取。2、需支付到付快遞費的快遞收件，前臺應及時通知收件人辦理付款手續(xù)收件。如收件人休息或因外出不在公司等特殊原因無法簽收時，由收件人委派一名代收人代其支付快遞費并簽收快遞件。3、前臺簽收所有快遞件須進行登記，并讓收件人簽收，若收件人不在，可通知其所在部門相關人員代收件人簽收。4、為了保證前臺已簽收快遞件的安全和維護公司前臺的形象，要求收件人（代收人）必須在前臺通知后即時將快遞件從前臺領走，最遲不能超過當日18:00，如當天未領走造成遺失或損壞由收件人自行負責。5、前臺應在快遞件收發(fā)登記表上簽名并詳細登記收發(fā)和簽收時間，以備查驗核對。如實登記，不得徇私舞弊。五、附件：快遞件收發(fā)登記表序號快遞公司快遞單號寄件人姓名收件人姓名收發(fā)時間收件人簽收時間領件人備注六、快遞收發(fā)工作流程第十節(jié) 關于辦公文件柜、抽屜等的鑰匙管理一、所有鑰匙均須留有備用件。二、一般鑰匙的備用件由文員負責保管，重要鑰匙的備用件由行政部負責人進行保管。三、同一鑰匙的使用人和備用件保管人不得為同一人，出現(xiàn)為同一人的，另行指派第三人進行保管。四、備用件保管人無權啟動備用鑰匙的使用。五、凡辦公鑰匙備用件的啟動使用以總經(jīng)理批準為準。六、員工更衣柜備用鑰匙的啟動使用以行政部最高負責人批準為準。第三章 后勤管理第一節(jié) 后勤保障管理一、基本要求1、樹立安全意識，嚴格執(zhí)行安全制度，執(zhí)行安全操作規(guī)范，定期進行安全教育；2、要把安全制度作為后勤保障制度中的重要內容，尤其要明確后勤部門的安全管理重點，制定安全管理標準，并切實落實；3、要立足于事先的防范，尤其是對一些關鍵性設備器材，要定期維修檢查、保養(yǎng)完好、堅持“四定”制度(定崗位職責、定操作規(guī)程、定專人負責、定期檢查維修)。4、充分提高后勤設備的使用率和使用效果，避免資源閑置或配置不當造成損失；做好維護保養(yǎng)，提高后勤設備的使用壽命，使設備始終處于良好的運轉狀態(tài)；在保證診療需求和醫(yī)療質量的前提下努力減少能源消耗。二、基本任務1、醫(yī)院后勤工作必須根據(jù)醫(yī)院的發(fā)展目標和各階段醫(yī)院的中心工作需要，根據(jù)醫(yī)療護理工作的需要，制定后勤工作計劃，千方百計地保障各方面的后勤供應和服務。2、在樹立服務指導思想的基礎上，加強后勤工作的制度化、規(guī)范化、科學化管理，保證后勤工作的常規(guī)運行，尤其應堅持“四下四上”，即下收、下送、下修、下?lián)Q，服務上門、送貨上門、收物上門、維修上門，努力為醫(yī)療臨床第一線排憂解難。3、后勤領導成員要堅持每周行政查房制度，深入科室了解情況，征求意見、發(fā)現(xiàn)問題、不斷改進，使后勤工作始終為醫(yī)療工作發(fā)揮保障作用，主動、及時、準確、高效、優(yōu)質、安全地提供后勤服務。4、建立健全各項規(guī)章制度，嚴格崗位責任制，明確職責范圍；并在制度、規(guī)范和操作規(guī)程等約束和指導下開展工作；加強檢查考核，制定獎懲措施，調動后勤人員的積極性、主動性和創(chuàng)造性。5、本著勤儉節(jié)約的原則，為醫(yī)院開源節(jié)流，對物資設備的管理利用做到合理高效，使器械設備通過精心維修保養(yǎng)達到提高使用壽命的目的。6、建立審批制度、驗收核對制度、嚴禁收受“紅包”或私拿回扣等不正之風的相應規(guī)定，保證后勤人員始終清廉不染。第二節(jié) 物資管理一、總則1、公司行政部為物資采購及物資管理的歸口管理部門，負責全院的家具、設備、辦公、勞保、生活、取暖、電氣、基建維修、五金材料、衛(wèi)生材料等物資的管理、供應工作。2、負責人應根據(jù)醫(yī)療、教學、科研、預防、生活、修建工作的需要和消耗規(guī)律，熟悉和掌握各類物資供需，及各類材料的用量。對大量低值易耗品等必備物資的月計劃，家具設備等應做好季計劃，報總經(jīng)理審批后，安排計劃采購。3、采購員要熟悉本職業(yè)務，掌握市場信息及各類物資規(guī)格、質量和技術指標、價格變化，注意節(jié)約開支，減少支出。4、對醫(yī)療、教學、科研、生活等急需設備、物品材料等，在辦好請購手續(xù)后，應全力以赴，積極采購。5、嚴格執(zhí)行財務制度，及時報銷，認真驗收入庫，手續(xù)做到物、錢、憑證三對口，一次交物、一次清賬。各類發(fā)票必須經(jīng)總經(jīng)理簽字后，報財務科。6、加強物資管理，庫存物資要分類，按品種、規(guī)格合理堆放，堅持定期盤點，建立賬本，做到賬物相符，賬賬相符。入庫物資要驗收入賬，細心保管，做到先進先出，防止積壓浪費，防潮、防霉、防變質損壞，切實做好防火、防爆、防盜等安全工作。7、凡設備、家具等固定資產(chǎn)，均應對物資分類、登總賬和分賬，落實部分專管人員，對常用物品和低值易耗品等應儲備一定的庫存量和應急使用量，做到定期清點核對，防止遺失和外流，降低損耗，減少浪費。8、認真執(zhí)行庫房清點，每月物資盤點一次，做到賬物、賬卡、物卡相符。9、加強報廢設備、物資的管理：（1）如各類家具、設備等，先由使用部門提出意見，由庫房填寫報廢單，報總經(jīng)理批準后，將所報廢的各類設備、物資貼上“報廢”標簽，進行處理。（2）被服、家具、電氣等低值易耗品設備，財產(chǎn)物資材料，凡無法修舊利廢或改作他用的，必須報廢。（3）各部門凡需報損、報廢、更新各類設備、被服、家具，均由總務科批準，嚴禁隨放亂丟，凡遺失或人為損壞，一律追究經(jīng)濟責任，原價賠償。二、物資采購1、物資采購必須按批準的請購計劃，組織貨源，按規(guī)定進貨。2、采購工作必須按急用先購、質量第一和節(jié)約的原則進行。3、各用物部門不許自行采購各類設備、家具及物資材料（搶修例外）。4、簽訂采購合同必須注明供貨品種、規(guī)格、質量、價格、交貨時間、貨款交付方式、供貨方式、違約經(jīng)濟責任等，否則，造成的損失由采購人員負責。5、貨到后應主動配合保管員驗收入庫，進貨后如遇數(shù)量缺、質量劣的應及時聯(lián)系退貨。6、對特殊設備、物資等，采購員應同有關使用科室一起采購，外出采購必須注意交通安全。三、入庫驗收1、物品進庫應先驗收、后入庫。保管員憑物和采購申請單、物品清單和發(fā)票等憑證驗收入庫。2、驗收時應按照實際規(guī)格、數(shù)量、質量進行清點檢查無誤，填寫物資入庫單。3、驗收時發(fā)現(xiàn)價格不符、損壞或缺少，應及時向供貨單位索賠或退貨。4、物品入庫后，應分類堆放整齊。5、物品入庫時，保管員應核對卡片上數(shù)字，保證賬、卡、物相符。四、庫房管理1、庫房管理要做到三清、兩齊、三號定位和九不。（1）三清：規(guī)格清、材質清、數(shù)量清。（2）兩齊：庫容整齊、擺放整齊。（3）三號定位：按物類或設備的架號、格號、位號存放。（4）九不：不銹、不潮、不凍、不腐、不霉、不變質、不壞、不漏、不爆。2、每月及時將入庫單、領物單匯總，做部門分類賬，報給會計。3、在每個季節(jié)交換前，及時做到充分準備工作，以免脫節(jié)，主動做好被服交換、周轉工作。4、嚴格遵守庫房安全制度，嚴禁將火種帶入庫內，無關人員不準隨意進庫。5、易燃、易爆物品，如煤油、油漆、香蕉水、汽油等，不能與其它物品混放在一起，做到勤檢查，嚴防隱患。6、定期整理庫房，保持庫內清潔、整齊，要注意開門通風，及時檢查翻曬物品，防止霉變、蟲蛀。7、定期檢查庫房安全設施，庫內不準會客吸煙，庫內配置防火、防盜設施。五、物資領用1、庫房領物必須先填寫好領物單，再憑單發(fā)貨。2、領用固定資產(chǎn)、被服、低值易耗品應隨帶部門分類賬，手續(xù)不齊，庫房不予發(fā)放。3、應本著勤儉節(jié)約、杜絕浪費的原則領用：（1）對于墨盒、硒鼓、電池、筆及筆芯等物品的第二次申領，必須實行以舊換新。（2）對于洗衣粉（液）、洗潔精、洗手液（手消毒劑）、食堿等物品的供應從嚴掌握，特殊情況使用需批準后方可領用。（2）對于耐用品的重復申領，應說明原因或憑損毀原物以舊換新，杜絕虛報冒領。4、物品出庫時，領物人員應當面點清、驗收。5、領取物資，必須當場由領取人、物資管理人共同驗貨，填寫物資出庫單，雙方簽字確認。六、物資交接與收回員工因離職或工作崗位變動等原因需進行辦公用品及固定資產(chǎn)的交接或收回時，應嚴格遵守交接回收程序。1、移交人需填寫物品交接登記表，逐項列出物品清單，接收人在物資管理人的監(jiān)督下，仔細點驗，遇有毀損的要求移交人書面標明，視該物品金額的大小情況，是否追究移交人（保管人）的責任，另行處理。2、物品退回，保管員需仔細點驗，并且做好登記入庫工作。七、辦公用品管理1、辦公用品分為固定資產(chǎn)類辦公用品、非消耗性辦公用品、消耗性辦公用品：（1）固定資產(chǎn)類辦公用品，如：辦公桌椅、公文柜、傳真機、復印機、電腦、打印機等。（2）非消耗性辦公用品，如：計算器、電話、打孔機、剪刀、紙刀、白板等。（3）消耗性辦公用品，如：筆記本、簽字筆、筆芯、鉛筆、涂改液、橡皮、膠水、膠棒、回形針、訂書釘、大頭針、夾子、圖釘、裁紙刀、復寫紙、公司印刷品、名片、賬冊、卷宗、檔案袋（盒）、標簽、墨盒、信箋、信封、打印紙、復印紙、傳真紙、印泥、水性筆、白板筆、紙杯、電池以及清潔用品等。2、保管員須建立和登記辦公用品臺賬，定期核查領用物品登記，做好辦公用品的購置、發(fā)放和庫存管理。3、各部門申購辦公用品時，需要部門負責人及相關分管領導進行簽字。4、辦公用品的采購應按照“物美價廉、貨比三家”的原則，擇優(yōu)選定供貨商，簽訂長期的供貨協(xié)議。5、辦公用品使用、領用要嚴格執(zhí)行以舊換新制度，以最大限度地節(jié)省、節(jié)約，控制日常辦公用品成本。6、保管員須根據(jù)辦公用品的消耗和領用情況，確定和保證合理的庫存種類和數(shù)量，以減少資金占用和保證正常使用。7、保管員必須定期或不定期盤點，查對臺賬與實物，保證賬實相符。8、保管員須防止辦公用品受潮、蟲蛀、損壞或丟失，保證辦公用品的功用與性能。9、員工離職或崗位變動等原因需進行辦公用品及固定資產(chǎn)的交接或收回時，移交人需逐項列出物品清單，管理員清點核對臺賬確保辦公用品損耗程度，書面標明，移交接收人。管理員需根據(jù)清單核實填寫辦公用品交接登記表存檔備查。10、辦公設備出現(xiàn)故障，由總務科負責協(xié)調和聯(lián)系退換、保修、維修、配件事宜。八、勞保用品管理1、保管員負責按行業(yè)規(guī)定實施勞保用品的計劃、采購、保管及發(fā)放。2、勞保用品的采購必須到指定經(jīng)營單位或生產(chǎn)企業(yè)購買，且符合國家標準或行業(yè)標準。3、建立勞保用品領物卡，作為今后報領的憑證，不得遺失和損壞。4、使用年限到期后，本人寫出報損申請，經(jīng)總務科審核批準后，交舊換新。5、庫房保管員對回收的舊勞保用品，能繼續(xù)使用的，應妥善保管好，發(fā)放使用；不能繼續(xù)使用的，應定期進行銷毀處理。6、調換工作、調出者，應按規(guī)定辦理移交或上繳，否則，按價扣款。九、對講機管理1、各部門均需按要求領取、更換對講機，并按規(guī)定進行合理的配備、使用和維護。2、為各部門配置的對講機，由該部門負責日常維護管理。3、由個人使用的對講機，須辦理領用手續(xù)并負責日常維護，不得損壞和遺失，如有損壞由個人承擔維修費用。4、正常上班期間應該保持開機狀態(tài)，對相應的呼叫需做到有呼必應。5、未經(jīng)行政部同意，任何部門、職員均不得擅自增裝或拆除通信設備。6、所有員工禁止利用通信工具傳播不健康、不文明、與工作無關的信息。十、工裝管理1、管理員負責醫(yī)院員工工裝配發(fā)、換發(fā)及保管等管理工作。2、管理員須建立工裝配發(fā)管理表，管理表的項目包括：類別、規(guī)格、購入日、購入價格、配發(fā)日、配發(fā)對象、上交日、換發(fā)日、換發(fā)負責人等。3、工裝規(guī)格：工裝分小、中、大和特大四種規(guī)格，分別以S、M、L和XL表示。4、管理員應準確把握庫存工裝數(shù)量，在正式換用新工裝2個月前，統(tǒng)計各類及各種型號工裝的需要數(shù)量，提交給總務部。5、工裝到貨后，由管理員負責驗收。6、管理員負責對全體員工的身高、胸圍、腰圍及頭圍進行測量，并登記造表。7、配發(fā)工作：（1）根據(jù)體位記錄，自各類工裝穿用期間開始日前2天，開始配發(fā)工作服。（2）配發(fā)工裝時，管理員應填制工裝管理表。（3）配發(fā)新工裝時，應收回舊工裝，并在工裝管理表上填寫有關項目。（4）在配發(fā)工作結束后，管理員應及時向因故未領工裝、未交舊工裝或未辦理換領手續(xù)的員工發(fā)出通知，督促其補辦。8、管理員對由各科室上交的工裝，應作下列項目的檢查，填寫有關記錄后，入庫保管。（1）實物與管理表記載項目是否一致；（2）實交數(shù)量；（3）是否成套；（4）清洗狀況；（5）修補狀況；（6）有無污損；（7）布料磨損程度。如經(jīng)檢查，上交工裝無法穿用時，應將有關情況報告主管上級，由其作出處置決定。9、對于員工丟失工作服、不按要求穿著工作服、嚴重污損工作服等違紀行為，管理員應將詳細情況報告主管上級，并提出詳細處理意見。九、物資采購、報銷工作流程第二節(jié) 安全保衛(wèi)管理一、門衛(wèi)安全管理1、醫(yī)院設立門崗保衛(wèi)，派專職保安人員值班，醫(yī)院維護內部治安秩序。2、保安人員應堅守崗位，熱情服務，熟悉醫(yī)院各科室的分布情況和有關規(guī)章制度，認真做好有關引導和解釋工作。3、發(fā)現(xiàn)可疑進出醫(yī)院的人員，客戶部要高度警惕，加強警戒，疑有問題發(fā)生時，及時通知行政部。4、醫(yī)院大門、病房區(qū)域、財務科（包含收費室）、手術室等區(qū)域實行門禁管理，人員按身份識別進出。5、醫(yī)院物資被攜帶出院，必須憑借行政部開具的出門證明，經(jīng)保安核實出門單與實物一致后方可放行。6、做好安全巡查工作，做到腳勤、鼻聞、耳聽、眼看，夜間巡查并做好關門、關窗、關燈、關水、關電等工作，發(fā)現(xiàn)問題及時向行政部報告，發(fā)現(xiàn)治安案件等情況及時撥打“110”報警。7、夜間對無人區(qū)域等重點安全保衛(wèi)區(qū)域實行封閉式管理，禁止一切無關人員進入。二、外來人員管理1、外來人員指因工作需要，由外單位指派臨時進駐醫(yī)院工作的人員（包括建筑工程公司、綠化公司、物業(yè)公司、各類維保公司、志愿服務人員等）。2、外來人員在醫(yī)院工作期間均應佩戴醫(yī)院統(tǒng)一制作的臨時胸牌識別標志，或以工作服區(qū)別。3、外來人員工作期間因自覺遵守醫(yī)院的各項規(guī)章制度。如有違紀者，醫(yī)院有權按照有關規(guī)定處理，根據(jù)情況可終止在本院的工作，請其離開醫(yī)院；情節(jié)嚴重，構成犯罪者，將追究其刑事責任。4、外來單位攜帶施工工具及物資進入本院，應書面清單報保安處備案，便于攜帶出院后查驗。5、外來人員的所在單位，應指派一名負責人，與醫(yī)院行政部進行對接，并保持聯(lián)系和協(xié)調工作。三、門禁卡使用管理1、門禁卡（指紋碼）授權及領用由公司行政部統(tǒng)一負責；門禁卡僅限本人使用，不得轉借他人，造成的一切后果均由領卡人一律承擔。2、針對住院顧客出入病區(qū)，可辦理臨時門禁卡，供顧客出入方便；在顧客辦理離院手續(xù)時，收回門禁卡。3、門禁卡禁止與強磁性物體放在一起，避免高溫物體，以免失去磁性失效。4、門禁卡在使用期間如遺失或損壞無法繼續(xù)使用，請及時到行政部備案登記，需補辦者，應支付門禁卡工本費。5、門禁卡在使用期間不慎遺失，請及時辦理掛失手續(xù)；否則，如他人冒用該卡片而造成損失，卡片持有者承擔由此帶來的一切責任，公司保留追究相關責任的權利。6、員工離職時須將門禁卡交回行政部（指紋碼的員工要到行政部辦理注銷），方可辦理離職的相關手續(xù)。四、消防安全管理1、醫(yī)院是人群密集的公共場所，是消防安全重點單位，做好醫(yī)院的消防安全工作，預防火災的發(fā)生，確保單位消防安全