成品油采購(gòu)采購(gòu)管理流程.doc

成品油采購(gòu)管理流程一、 業(yè)務(wù)目標(biāo)1 經(jīng)營(yíng)目標(biāo)（1） 保證適當(dāng)庫(kù)存，滿足市場(chǎng)需求。（2） 尋求合理采購(gòu)價(jià)格，降低采購(gòu)成本。（3） 保證采購(gòu)的數(shù)量和質(zhì)量。2 財(cái)務(wù)目標(biāo)（1） 保證成品油采購(gòu)會(huì)計(jì)記錄及其帳務(wù)處理真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。3 合規(guī)目標(biāo)（1） 符合國(guó)家有關(guān)法律、法規(guī)。（2） 成品油采購(gòu)合同符合合同法等國(guó)家法律、法規(guī)和公司內(nèi)部規(guī)章制度。二、 業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)1 經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)（1） 庫(kù)存不足，品種或結(jié)構(gòu)不合理導(dǎo)致客戶流失。（2） 庫(kù)存過(guò)高，占用資金增加。（3） 外部采購(gòu)未經(jīng)授權(quán)或授權(quán)不當(dāng)，導(dǎo)致資金損失，采購(gòu)成本增加或不必要的商業(yè)糾紛。（4） 運(yùn)輸方案不合理導(dǎo)致運(yùn)雜費(fèi)增加。（5） 采購(gòu)的油品與訂單不符，導(dǎo)致油品數(shù)量超耗，質(zhì)量差異。（6） 未經(jīng)審核，變更標(biāo)準(zhǔn)合同文件中涉及權(quán)利、義務(wù)等條款導(dǎo)致的風(fēng)險(xiǎn)。2 財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)（1） 采購(gòu)交易沒(méi)及時(shí)入帳，期末發(fā)生截止性錯(cuò)誤。（2） 沒(méi)有準(zhǔn)確和完整的會(huì)計(jì)紀(jì)錄。（3） 虛假紀(jì)錄采購(gòu)交易，導(dǎo)致資產(chǎn)流失。（4） 未按規(guī)定進(jìn)行帳務(wù)處理，導(dǎo)致帳實(shí)不符。3 合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)成品油采購(gòu)合同，不符合合同法和國(guó)家法律、法規(guī)和上級(jí)內(nèi)部規(guī)章制度的要求，受到處罰，造成損失。三、 業(yè)務(wù)流程步驟與控制點(diǎn)1 上報(bào)市場(chǎng)需求（1） 市場(chǎng)營(yíng)銷部根據(jù)市場(chǎng)需求及經(jīng)營(yíng)變化、編寫(xiě)年、季、月（度）經(jīng)營(yíng)及資源需求計(jì)劃，由公司總經(jīng)理審批同意后報(bào)上級(jí)公司（榮昌盛投資公司）。2 下達(dá)外部采購(gòu)計(jì)劃（1） 根據(jù)榮昌盛批準(zhǔn)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)計(jì)劃，市場(chǎng)營(yíng)銷部根據(jù)資源平衡情況，制定外部采購(gòu)計(jì)劃報(bào)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)下達(dá)。（2） （ERP）市場(chǎng)營(yíng)銷部根據(jù)下達(dá)的外采計(jì)劃在ERP系統(tǒng)中維護(hù)采購(gòu)訂單。（3） （EPD）財(cái)務(wù)部門根據(jù)批準(zhǔn)的預(yù)算指標(biāo)，在EPD系統(tǒng)中對(duì)采購(gòu)基金中心的承諾項(xiàng)目進(jìn)行維護(hù)和下達(dá)。3 外部采購(gòu)（1） 市場(chǎng)營(yíng)銷部跟蹤了解市場(chǎng)變化情況，適時(shí)編制市場(chǎng)價(jià)格變動(dòng)表，報(bào)公司總經(jīng)理，作為確定外部采購(gòu)價(jià)格的依據(jù)。（2） 采購(gòu)部根據(jù)采購(gòu)計(jì)劃，業(yè)務(wù)部門建議采購(gòu)價(jià)格，填寫(xiě)采購(gòu)申請(qǐng)表，報(bào)總經(jīng)理審批，需預(yù)付貨款的，由業(yè)務(wù)部門組織對(duì)外部供應(yīng)商信用情況進(jìn)行評(píng)價(jià)，按照公司法律顧問(wèn)審定的標(biāo)準(zhǔn)合作文本，合同簽訂人，按規(guī)定權(quán)限與外部供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同（明確交貨方式、地點(diǎn)、時(shí)間、價(jià)格、數(shù)量、承付方式、損耗率、違約責(zé)任等）并通知油庫(kù)、財(cái)務(wù)部門。（3） （ERP）業(yè)務(wù)部根據(jù)采購(gòu)合同在ERP系統(tǒng)中維護(hù)采購(gòu)訂單。4油庫(kù)驗(yàn)收并辦理入庫(kù)手續(xù)。油庫(kù)工作人員核對(duì)成品油品種，數(shù)量和內(nèi)容是否與收貨通知單一致，做好收貨及后續(xù)工作。4、1收貨前由質(zhì)檢人員對(duì)油品進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)，出具油品質(zhì)量合格報(bào)告，出現(xiàn)質(zhì)量問(wèn)題或品種差異，查清原因報(bào)公司業(yè)務(wù)部由相關(guān)部門提出處理意見(jiàn)，報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后處理。4、1（ERP）卸油前油庫(kù)經(jīng)辦人員核對(duì)成品油收貨通知單的品種數(shù)量等與ERP系統(tǒng)采購(gòu)訂單是否一致。4.2油品計(jì)量驗(yàn)收合格后，油庫(kù)保管憑質(zhì)量合格報(bào)告，計(jì)量報(bào)告收貨通知單辦理入庫(kù)，并簽發(fā)入庫(kù)單，油庫(kù)接卸人員按要求做好收貨作業(yè)，填寫(xiě)收貨作業(yè)臺(tái)帳。油庫(kù)工作人員將收貨通知單，驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，入庫(kù)單連續(xù)編號(hào)，并由經(jīng)辦人和復(fù)核人簽字，存檔并報(bào)相關(guān)部門。4.2（ERP）輸入4.3卸油前后，油庫(kù)計(jì)量員按要求做好罐前尺和罐后尺的計(jì)量，計(jì)算實(shí)際收油數(shù)量，填寫(xiě)油罐動(dòng)態(tài)分產(chǎn)帳和油品運(yùn)輸超耗（溢余）通知單。4.4從外部單位油庫(kù)的汽車發(fā)油臺(tái)自行提油的，油品經(jīng)我方抽檢合格后，可直接配送加油站或終端用戶，直接配送加油站的油品接卸驗(yàn)收按照成品油零售管業(yè)務(wù)控制點(diǎn)3.1執(zhí)行，直接配送終端用戶的油品接卸驗(yàn)收按照成品沒(méi)直銷及分銷業(yè)務(wù)流程控制點(diǎn)7.1執(zhí)行。5外部采購(gòu)付款：外部采購(gòu)油品確認(rèn)到貨和收到發(fā)票后，由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人填寫(xiě)付款申請(qǐng)，按規(guī)定權(quán)限逐級(jí)審核后，統(tǒng)一付款。外部采購(gòu)油品需要預(yù)付貨款時(shí)，業(yè)務(wù)部門在簽訂合同前應(yīng)核查供應(yīng)商的信用情況，由業(yè)務(wù)部門填制申請(qǐng)單，交財(cái)務(wù)部門審核，按規(guī)定權(quán)限報(bào)批后統(tǒng)一付款。6.財(cái)務(wù)記帳。6.1（ERP）財(cái)務(wù)部門審查發(fā)票，入庫(kù)單據(jù)，合同，三單匹配后核對(duì)價(jià)格、數(shù)量、金額、在ERP系統(tǒng)內(nèi)進(jìn)行發(fā)票校驗(yàn)，并由不相容崗位人員對(duì)會(huì)計(jì)憑證進(jìn)行復(fù)核。6.2財(cái)務(wù)和業(yè)務(wù)部門至少每月核對(duì)預(yù)付款和應(yīng)付貨款，確保金額準(zhǔn)確無(wú)誤，業(yè)務(wù)部門檢查油品的中途情況，經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人審核后報(bào)財(cái)務(wù)部門。7.經(jīng)營(yíng)活動(dòng)與分析7.1公司業(yè)務(wù)部門至少每月檢查外部采購(gòu)合同履行和驗(yàn)收情況，合同執(zhí)行完畢及時(shí)核銷，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)查明原因，由相關(guān)部門提出處理意見(jiàn)報(bào)總經(jīng)理審批后執(zhí)行。7.2公司業(yè)務(wù)部門至少每月匯總分析外部采購(gòu)油品的數(shù)量?jī)r(jià)格情況以及資源的運(yùn)費(fèi)情況，并提出改善建議，總經(jīng)理助理督促業(yè)務(wù)部門完成公司下達(dá)的控制目標(biāo)。8考核評(píng)價(jià)8.1市場(chǎng)營(yíng)銷部每月對(duì)公司成品油外采業(yè)務(wù)進(jìn)行分析考核，并于25日?qǐng)?bào)公司總經(jīng)辦。業(yè)務(wù)流程圖表控制點(diǎn)適用單位不相溶崗位控制點(diǎn)分值排ERP、EDP監(jiān)督檢查方法流程圖1 上級(jí)需求2 下達(dá)外部采購(gòu)計(jì)劃3 外部采購(gòu)4 油庫(kù)驗(yàn)收并打理手續(xù)5 采購(gòu)付款6 財(cái)務(wù)記帳7 經(jīng)營(yíng)活動(dòng)分析8 考核評(píng)價(jià)業(yè)務(wù)流程圖表控制點(diǎn)適用單位不相容崗位控制點(diǎn)分值非ERP EDP監(jiān)督檢查方法流程圖1、上報(bào)需求市場(chǎng)營(yíng)銷部根據(jù)市場(chǎng)需求及經(jīng)營(yíng)變化編寫(xiě)年、季、月經(jīng)營(yíng)及資源需求計(jì)劃，由公司總經(jīng)理審批同意后上報(bào)榮昌盛公司批準(zhǔn)。2、下達(dá)采購(gòu)計(jì)劃2、1、ERp。釆購(gòu)主管按照公司下達(dá)的采購(gòu)計(jì)劃在ERP系統(tǒng)中維護(hù)采購(gòu)訂單2、2、ERP財(cái)務(wù)部根據(jù)批淮的預(yù)算指標(biāo)在ERP系統(tǒng)中對(duì)釆購(gòu)基金進(jìn)行維護(hù)和下達(dá)。3、簽訂購(gòu)銷合同3、1、業(yè)務(wù)部跟蹤了解市埸變化情況，適吋編制市埸價(jià)格變動(dòng)表，報(bào)總經(jīng)理，作為確定采購(gòu)價(jià)格的依據(jù)。3、2、釆購(gòu)主管根據(jù)公司下達(dá)的采購(gòu)計(jì)劃，業(yè)務(wù)部門建議采購(gòu)價(jià)格，填寫(xiě)采購(gòu)申請(qǐng)表，報(bào)總經(jīng)理審批。需預(yù)付貨款的，由業(yè)務(wù)部閂對(duì)供應(yīng)商信用情況進(jìn)行評(píng)價(jià)。按照公司法律頋問(wèn)審定的標(biāo)準(zhǔn)合同文夲，合同簽訂人按規(guī)定權(quán)限簽訂購(gòu)銷合同明確交貨方式、地點(diǎn)、吋間、價(jià)格數(shù)量、承付方式、損耗率違約責(zé)任等，并通知倉(cāng)儲(chǔ)、財(cái)務(wù)等部閂。， 3、3業(yè)務(wù)部門根據(jù)采購(gòu)合同在ERP系統(tǒng)中維護(hù)采購(gòu)訂單3108檢查需求計(jì)劃是否按規(guī)定審批檢查采鉤計(jì)劃是否按規(guī)定批準(zhǔn)和下達(dá)2、1、ERP檢查是否下達(dá)釆購(gòu)計(jì)劃維護(hù)采購(gòu)訂單2、2、ERP檢查是否在系統(tǒng)中維護(hù)和下達(dá)經(jīng)批淮的承諾項(xiàng)預(yù)算。3、1檢查采購(gòu)申請(qǐng)表是否經(jīng)總經(jīng)理審批，檢查預(yù)付款外部供應(yīng)啇信用情況是否進(jìn)行評(píng)價(jià)。檢查購(gòu)銷合同是否符合法律、法規(guī)和公司規(guī)章制度的要求。3、3