如何組織一場會議

如何組織好一場會議,與會議有約,會前溝通、準備會中協(xié)調(diào)、執(zhí)行會后跟進、總結(jié),成功因素,組織會議流程,五個“確定”（主題、時間、地點、流程、大致人數(shù)）,做預(yù)算、發(fā)會議通知、成立會前籌備小組,文案及物品準備、成立會務(wù)組,志愿者管理培訓(xùn),會 議 召 開,溝通與協(xié)作,與兄弟部隊溝通與公司溝通（財務(wù)）與酒店溝通住 宿：房間數(shù)（會務(wù)組、VIP、參會人員）餐 飲：地點、用餐要求、菜單、時間、人數(shù)會議室：（主會議室、分會議室）使用時間、應(yīng)配備設(shè)備與外協(xié)公司溝通(廣告公司、復(fù)印公司、攝影公司)制作手冊、彩頁，制作橫幅、掛旗、易拉寶，制作胸卡、徽章，合影留念與演講者溝通收集演講者本人背景資料、確認其行程，并給予適當(dāng)接待告知其時間、地點、形式、內(nèi)容、參會人員大致資料,五個“確定”,一、會議主題A、招商會（產(chǎn)品、事業(yè)）通過參會人數(shù)等條件制定合理目標（例：業(yè)績提升）B、培訓(xùn)會培訓(xùn)對象通過培訓(xùn)最終達到狀態(tài)（例：市場精英、講師精英）C、表彰會通過表彰部分人群達到最終目的（例：激勵市場）,二、會議地點三、會議時間四、會議預(yù)計人數(shù)五、會議流程（流水賬）,做預(yù)算（拉清單）,一、交通費用（場地較遠，集體接送）二、場地費用三、食宿費用四、物資費用會 場：桌牌、橫幅、掛旗、易拉寶等人 員：胸卡、胸花、領(lǐng)導(dǎo)人用綢帶會議資料：宣傳單頁、資料匯編、筆、筆記本等備用藥品：速效救心丸、降壓藥、邦迪、藥水等急救或外傷處理藥品會議獎品：試用裝產(chǎn)品、手機、電腦、旅游等（制作獎品牌）,發(fā)會議通知,一、報名通知 a、時間、會議大致內(nèi)容、大致地點 b、人員限額、費用 c、報名截止日期 d、負責(zé)人員例：尊敬的市場領(lǐng)導(dǎo)人您好，本公司（內(nèi)容）會議將于月日月日在石家莊召開，本期會議由于場地等諸多原因限制人數(shù)為人，食宿費用元，各體系領(lǐng)導(dǎo)人請您盡快統(tǒng)計人數(shù)將報名人員的詳細信息（姓名、性別、聯(lián)系電話、所屬體系）于月日前報給。二、會議通知a、時間、會議名稱、地點b、注意事項(當(dāng)?shù)貧夂?、著裝要求、交通路線等)例：親愛的伙伴您好，本公司（內(nèi)容）會議將于月日月日在石家莊召開，地址： ， 日點點報道， 日點結(jié)束。注：如需參會者準備資料，請給予詳細說明，在報名通知、或會議通知中酌情添加。,成立會前籌備組,一、信息收集負責(zé)人 （參會人員相關(guān)信息等文案準備）二、物資采購負責(zé)人 （物品準備）三、外聯(lián)負責(zé)人 （場地、車輛、外協(xié)公司）四、接待負責(zé)人 （受邀人員的接待）,姓名：性別：所屬體系：聯(lián)系電話：.,成立會務(wù)組,一、大會總指揮（總協(xié)調(diào)）二、負責(zé)人交通、（簽到）住宿、餐廳、會場、禮儀、物資、財務(wù)、醫(yī)療三、其他音響師、照相攝像、主持人（熱場主持人）晚會負責(zé)人 四、志愿者,志愿者的管理與培訓(xùn),志愿者明白要做什么，并且會做。 是培訓(xùn)的結(jié)果,一場會議的成功 離不開大會總指揮的管理與協(xié)調(diào),會議前準備,一、會前籌備組與會務(wù)組的交接二、確定會議前的最后安排會場、會議日程、時間、住宿房間數(shù)、餐飲、接送車人數(shù)及時間三、會議用品的準備會場、人員、會議資料、備用藥品、會議獎品四、會議場地的準備（提前一天）場地設(shè)備的檢查、會議用品的準備、會場的布置、安排房間的物品發(fā)放,會議召開,一場大會的成功總是 伴隨著無數(shù)個代表溝通和提前量的小會！,會前會：對將要召開的會議進行商議、安排會中會：確定第二天的流程和準備程度，對第二天的工作進行安排會后會：總結(jié),報到日,按體系或地區(qū)提前分配住房并做好客戶登記表，以便客戶到達能 迅速安排入??；發(fā)房間鑰匙、胸卡、資料、物品等；房間提前發(fā)放水果、歡迎信、入住注意事項等； 將會議的具體安排（用餐及會議