江蘇電信協(xié)同辦公OA系統(tǒng)白皮書

協(xié)同辦公 統(tǒng) 產(chǎn)品白皮書 江蘇省電信有限公司 協(xié)同辦公 品白皮書 第 2 頁共 24 頁 目 錄 第一章 概述 . 3 述 . 3 同軟件標(biāo)準(zhǔn) . 3 同辦公 統(tǒng)帶來的收益 . 5 第二章 協(xié)同辦公 統(tǒng)產(chǎn)品介紹 . 6 計(jì)理念 . 6 精確管理為中心思想的管理軟件 . 6 重以人文本的核心設(shè)計(jì)理念 . 9 調(diào)功能簡單易用的整體設(shè)計(jì)理念 . 10 張界面簡約美觀的設(shè)計(jì)風(fēng)格 . 10 系架構(gòu) . 10 能介紹 . 信息顯示區(qū) . 公文管理 . 公共信息 . 12 線交流 . 13 人辦公 . 14 政辦公 . 19 力資源 . 22 作流程 . 23 閱信息管理 . 23 統(tǒng)管理 . 23 用介紹 . 24 協(xié)同辦公 品白皮書 第 3 頁共 24 頁 第一章 概述 述 公自動(dòng)化 （ 稱 將現(xiàn)代化辦公和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)功能結(jié)合起來的一種新型的辦公方式，是當(dāng)前新技術(shù)革命中一個(gè)非?；钴S和具有很強(qiáng)生命力的技術(shù)應(yīng)用領(lǐng)域，是信息化社會的產(chǎn)物。 通過網(wǎng)絡(luò)，組織機(jī)構(gòu)內(nèi)部的人員可跨越時(shí)間、地點(diǎn)協(xié)同工作。通過 統(tǒng)所實(shí) 施的交換式網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用，使信息的傳遞 更加快捷和方便，從而極大地?cái)U(kuò)展了辦公手段，實(shí)現(xiàn)了辦公的高效率。 過去，計(jì)算機(jī)所帶來的 辦公自動(dòng)化 僅僅是提高了個(gè)人工作的效率，幫助 文字處理、電子報(bào)表，以及進(jìn)行簡單的人事管理、財(cái)務(wù)管理等。 而現(xiàn)在所說的 辦公自動(dòng)化 ， 是經(jīng)歷了文字處理工具、 統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)協(xié)同系統(tǒng)等各階段，不斷發(fā)展和完善起來的協(xié)同辦公平臺，是 以網(wǎng)絡(luò)為依托， 在企業(yè)內(nèi)部 實(shí)現(xiàn)順暢 的信息交流。在這種模式下， 整個(gè) 企業(yè)成為一個(gè)大辦公室， 而企業(yè)的各業(yè)務(wù) 部門成為企業(yè) 信息流中的一個(gè)環(huán)節(jié)， 不再是一個(gè)一個(gè)的信息孤島。依靠這種模式，企業(yè)的 組織結(jié)構(gòu)能夠得到簡化，各個(gè)部門在信息共享的基礎(chǔ)上 進(jìn)行協(xié)作，便于明確各個(gè)部門甚至每個(gè)員工的責(zé)任，而決策層可以迅速 收集、 綜合來自各個(gè)方面的信息，并以此為依據(jù)制定企業(yè)的戰(zhàn)略決策 ，提高企業(yè)的執(zhí)行力和 團(tuán)隊(duì) 的整體工作 效率 ， 增強(qiáng) 企業(yè)的實(shí)力 和 綜合 競爭力 。 同軟件標(biāo)準(zhǔn) 隨著中國經(jīng)濟(jì)的快速增長及信息化建設(shè)的發(fā)展，作為 企業(yè) 信息化建設(shè)基礎(chǔ)的 件，成為許多企業(yè)的首要選擇，希望借助于 件 進(jìn)一步 規(guī)范管理，提高 辦公 效率。 但是企業(yè)如何在市面上眾多的 品中，選擇適于自己企業(yè)特點(diǎn)和管理特色的軟件，幫助解決企業(yè)存在的問題呢 ？ 為企業(yè)的基礎(chǔ)管理軟件 ,存在應(yīng)用范圍廣、使用人員多且計(jì)算機(jī)應(yīng)用水平參差不齊等問題，并且企業(yè) 發(fā)展中的 管理變革、業(yè)務(wù)重組等都對 應(yīng)商提出了較高的要求。用戶在選擇 時(shí)候不僅僅要求產(chǎn)品功能契合自身需求，性能穩(wěn)定、成熟， 應(yīng)商具有很強(qiáng)的實(shí)力以及專業(yè)性， 還需要 設(shè)計(jì)、實(shí)施、使用上都符合協(xié)同軟件行業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)，這樣才能使用戶在應(yīng)用軟件過程中得到一定的收益和保障。 協(xié)同軟件標(biāo)準(zhǔn)包含 三 大 標(biāo)準(zhǔn) 類別 ： 產(chǎn)品理念 標(biāo)準(zhǔn) 協(xié)同辦公 品白皮書 第 4 頁共 24 頁 協(xié)同軟件 是一個(gè)基礎(chǔ)管理軟件，必須 融合了 先進(jìn)的管理思想，并且這種管理思想可以廣泛推廣，迅速 普及， 推動(dòng)企業(yè)管理的發(fā)展和進(jìn)步。 產(chǎn)品功能 標(biāo)準(zhǔn) 協(xié)同軟件 需要解決企業(yè)發(fā)展過程中管理和辦公的各種問題，因此 僅需要滿足用戶當(dāng)前的各種需 求，并且要求能夠提供大量的可定制元素來滿足用戶日后增加的個(gè)性化需求，適應(yīng)用戶企業(yè)管理的變化。 產(chǎn)品應(yīng)用 標(biāo)準(zhǔn) 協(xié)同軟件 的應(yīng)用存在應(yīng)用范圍廣、使用人員多且計(jì)算機(jī)應(yīng)用水平參差不齊等問題， 因?yàn)橐?應(yīng)商 提供全面的用戶培訓(xùn)和規(guī)范的售后服務(wù)， 促使 軟件實(shí)施 成功。 協(xié)同軟件 標(biāo)準(zhǔn)： 易推廣 具有 先進(jìn)的 管理 思想指導(dǎo)設(shè)計(jì)， 能夠貼近 各行各業(yè)的中小企業(yè)實(shí)際 需求， 產(chǎn)品設(shè)計(jì)注重實(shí)用性及通用性 ，使得管理明晰，更加適合市場經(jīng)濟(jì)下中小企業(yè)的內(nèi)部管理。 產(chǎn)品已經(jīng)通過多家客戶的使用，具有成熟、穩(wěn)定性， 減少客戶推廣階段的風(fēng)險(xiǎn)。 以用戶為本的使用向?qū)?，企業(yè)內(nèi)部無需進(jìn)行大規(guī)模的培訓(xùn)，便可輕松推廣項(xiàng)目。 易 實(shí)施 提供方便 的權(quán)限分配方式， 能夠 高效的進(jìn)行權(quán)限設(shè)置，精確的掌握人員擁有權(quán)限情況。 提供 快速簡易的圖形化流程設(shè)置，滿足流程定制多種需求。 易學(xué)習(xí) 根據(jù)不同工作崗位提供 系統(tǒng)操作指南，更加針對 性 的指導(dǎo)使用系統(tǒng)。 提供 細(xì)致詳 盡的系統(tǒng)管理員手冊，無需專業(yè)人士也可維護(hù)功能強(qiáng)大的系統(tǒng)。 每個(gè)系統(tǒng)頁面具有獨(dú)立的幫助，更有針對性的指導(dǎo)使用。 易使用 采用 友好的辦公界面， 符合中國人的辦公習(xí)慣，簡單 易用。 協(xié)同辦公 品白皮書 第 5 頁共 24 頁 各功能模塊使用向?qū)幪幙梢姡?采用 靈活的交互方式，簡單易操作。 零 維護(hù) 系統(tǒng)提供方便、易操作的數(shù)據(jù)更新、管理工具， 減輕管理員負(fù)擔(dān)，實(shí)現(xiàn)輕松管理維護(hù)。 同辦公 統(tǒng) 帶來的收益 協(xié)同辦公 從產(chǎn)品設(shè)計(jì)理念到產(chǎn)品功能、使用、實(shí)施都符合協(xié)同軟件標(biāo)準(zhǔn)的協(xié)同管理平臺。 應(yīng)用了協(xié)調(diào)辦公系統(tǒng) ，會給客戶帶來什么樣的收益呢？ 建立統(tǒng)一工作平臺，提升員工辦公效率 能幫助企業(yè)建立一個(gè)統(tǒng)一整合的工作平臺， 可以打破時(shí)間、空間的限制，讓企業(yè)的所有員工可以在世界的任何地方、任何時(shí)間都能夠在一個(gè)統(tǒng)一的工作平臺完成日常的工作，大大地提高了辦公效率。 優(yōu)化工作流程，提升企業(yè)反應(yīng)速度 對企業(yè)而言，業(yè)務(wù)流程始終是創(chuàng)造價(jià)值最核心的要素之一，通過工作流作紐帶，能將各個(gè) 業(yè)務(wù) 部門甚至上下游廠商之間連成一個(gè)整體，責(zé)權(quán)分明，大大提高了工作效率。不僅如此， 本 作流系統(tǒng)可以幫助企業(yè)對流程進(jìn)行不斷的優(yōu)化改造， 找出流程中的瓶頸，避免人 為因素的干擾， 提升公司的競爭力。 協(xié)同能力增強(qiáng)，提升企業(yè)執(zhí)行力 在傳統(tǒng)的管理模式下，團(tuán)隊(duì)協(xié)作不好，領(lǐng)導(dǎo)不知道下邊在干什么，成員不知道其他人在做什么。有了 協(xié)同辦公 后，領(lǐng)導(dǎo)可以非常清 楚的知道員工的工作情況 ，可以根據(jù)具體情況知道工作，團(tuán)隊(duì)成員之間協(xié)作也可以更加緊密，大大提升了企業(yè)的執(zhí)行力。 科學(xué)有效的人 力資源 管理，提升 員工對企業(yè)滿意度 提供了一個(gè)科學(xué)、靈活的人力資源管理應(yīng)用系統(tǒng)，企業(yè)可根據(jù)自身的特點(diǎn)和人事制度進(jìn)行靈活配置，幫助企業(yè)對人員進(jìn)行全面而有效的管理，提高企業(yè)員工的工作能力，改進(jìn)和提高管理人員的管理能 力和成效，從而提高組織整體的工作方法和工作效能，完善人力資源管理機(jī)制。 協(xié)同辦公 品白皮書 第 6 頁共 24 頁 第二章 協(xié)同辦公 統(tǒng) 產(chǎn)品 介紹 計(jì)理念 精確管理為中心思想的管理軟件 協(xié)同辦公 臺 以精確管理思想為核心，是精確管理思想的實(shí)現(xiàn)工具和手段。精確管理思想總結(jié)中國傳統(tǒng)文化，通過精確的分析人在組織中所有共有的行為缺陷，采用科學(xué)了方法來規(guī)避這種行為缺陷。精確管理總結(jié)了企業(yè)基礎(chǔ)管理中的八個(gè)問題與八個(gè)現(xiàn)象，通過解決這些問題與現(xiàn)象，來提高企業(yè)基礎(chǔ)管理的有效性，增強(qiáng)企業(yè)實(shí)力。 企業(yè) 基礎(chǔ) 管理的八個(gè)問題： 量化問題 講當(dāng)前很多企業(yè) 的管理信息量化不充分，有一些老板不同意這一講法。他們認(rèn)為他們對自己企業(yè)的情況如數(shù)家珍，清清楚楚。其實(shí)他們對這一講法有兩層誤解。第一層誤解是他所講的如數(shù)家珍，是一些他的企業(yè)中本來就是以量化形式存在的數(shù)據(jù)，這當(dāng)然很清楚。但企業(yè)運(yùn)營中有很多非量化的、模糊的管理信息，這些信息如何來量化；第二層誤解是企業(yè)中相關(guān)職能部門掌握的量化的信息，在我們企業(yè)的各個(gè)職能部門是不是都能及時(shí)獲取。這才是我們指的量化的問題。 計(jì)劃問題 在企業(yè)的管理中，還存在一種比較普遍的問題，那就是計(jì)劃不夠，或者即使做過計(jì)劃但也不是有根有據(jù)的。有一句話 最能表達(dá)這一意思 “船到橋頭自然直”，我們憑借自己的聰明，過去總能隨機(jī)應(yīng)變，所以做規(guī)劃、做計(jì)劃的習(xí)慣沒有養(yǎng)成，這其實(shí)是中國文化的一部分，所以大家共同“對付”計(jì)劃，并據(jù)此創(chuàng)造出“計(jì)劃沒有變化快”之說。 積累問題 許多企業(yè)在管理中只是原地踏步，而不是在昨天的基礎(chǔ)上進(jìn)步，不是在前人的經(jīng)驗(yàn)中進(jìn)步。時(shí)間對我們這么重要，就在于她能使我們不斷地積累，這樣我們才能在一段時(shí)間以后達(dá)到或超越對手，獲得應(yīng)有的尊重。但是，我們現(xiàn)行的習(xí)慣是原地踏步多，在昨天的基礎(chǔ)上進(jìn)步少，在前人的基礎(chǔ)上進(jìn)步少。 有限與無限問題 我們認(rèn)為：一個(gè)人也 好，一個(gè)單位、一個(gè)社會也好，你的資源總是有限的，你工作的意義就是在這樣 協(xié)同辦公 品白皮書 第 7 頁共 24 頁 有限的資源之上創(chuàng)造出更大的價(jià)值。有限論對當(dāng)今社會有很大的指導(dǎo)、提醒的價(jià)值。有限論清楚地告訴每一個(gè)人、每一個(gè)社會團(tuán)體，資源都是有限的，千萬不要試圖將自己定義到無限中去。但實(shí)際生活中我們卻經(jīng)常自覺與不自覺地將自己定義到無限之中。 創(chuàng)新問題 很多人認(rèn)為創(chuàng)新是在空白之處產(chǎn)生的新思想，是砸碎一個(gè)舊世界，創(chuàng)造一個(gè)新世界，這是對創(chuàng)新的誤解。要是這樣的話，這不是創(chuàng)新，這是搗亂，這是標(biāo)新立異，對社會的進(jìn)步?jīng)]有什么正面的價(jià)值。創(chuàng)新應(yīng)該是對現(xiàn)有有限資源的改進(jìn)與 改善，是 5%的進(jìn)步，我們應(yīng)該鼓勵(lì)的是這樣的創(chuàng)新。在創(chuàng)新這個(gè)問題上，無論是我們企業(yè)，還是我們社會，我們都付出過巨大的代價(jià)，但是目前并沒有產(chǎn)生大家共同認(rèn)可的創(chuàng)新概念，社會還在時(shí)時(shí)為之付出更大的代價(jià)。 還創(chuàng)新以本來的面目，創(chuàng)新原本就應(yīng)該是改善與改進(jìn)，是 5%的變化，積小變以求大變。對社會是以最小的資源換來最大的效益，這才是我們企業(yè)特別應(yīng)該追求的。 過程與結(jié)果問題 我們認(rèn)為，過程決定結(jié)果，結(jié)果應(yīng)是過程的必然反映。通過對企業(yè)管理的研究發(fā)現(xiàn)，企業(yè)的發(fā)展就是企業(yè)在總結(jié)與歸納自己的獨(dú)有過程，這是企業(yè)價(jià)值最大的方面。企業(yè)也只有 有了自己獨(dú)有的過程，才能更健康地運(yùn)行在社會之中。我們要的是我們的員工在我們現(xiàn)有過程基礎(chǔ)上的實(shí)踐與研究，去創(chuàng)新與改進(jìn)我們的過程?！斑^程論”否定了我們急功近利式的企業(yè)行為，鼓勵(lì)我們大家踏實(shí)地專注每一項(xiàng)基本的工作，持之以恒，在不斷地總結(jié)、積累以前經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上，成為我們專有的過程。我們只有不斷地創(chuàng)造并遵循自己專有的過程，在未來的競爭中才能保持競爭力，并由此來影響社會的發(fā)展。 控制問題 我們認(rèn)為，企業(yè)應(yīng)使自己的所有行為盡可能處于“閉環(huán)狀態(tài)”運(yùn)行，使我們能隨時(shí)隨地地掌控運(yùn)行狀態(tài)。我們現(xiàn)行的企業(yè)行為中，多數(shù)運(yùn)行狀態(tài)為開環(huán) 的，是不受控的。因此，在當(dāng)前快速發(fā)展的社會過程之中，我們必須要解決企業(yè)管理中的開環(huán)問題，讓我們更多地做到事前指導(dǎo)，避免問題的發(fā)生。 遞減問題 人們更多的是在談?wù)撊绾翁岣邎?zhí)行力，怎么樣解決執(zhí)行力，但沒有反問，為什么有執(zhí)行力問題，是什么原因?qū)е聢?zhí)行力出問題的，難道說我們現(xiàn)代企業(yè)中的中、下層工作人員天生就干不好工作，天生就不愿意好好干工作嗎？我的研究是否定的。企業(yè)中的員工總體來說是向上的，是積極的，是愿意傾其所能將工作做好的。問題的根本在于遞減的問題，在于基層不能夠全面，有效地了解企業(yè)的戰(zhàn)略意圖，不能清楚為什么干 ，也不清楚如何干。 企業(yè) 基礎(chǔ) 管理的八種現(xiàn)象： 協(xié)同辦公 品白皮書 第 8 頁共 24 頁 被動(dòng)現(xiàn)象 管理中的被動(dòng)現(xiàn)象表現(xiàn)在，人的地位越高，權(quán)限越大，越是被動(dòng)。在初創(chuàng)企業(yè)的時(shí)候，我們還能做到非常主動(dòng)，所有的管理信息都能真實(shí)的得到。但公司辦大后，要獲得企業(yè)運(yùn)行中的實(shí)際數(shù)據(jù)就變得越來越困難，越來越被動(dòng)，受制的因素越來越多，想了解某地公司某人的一件工作變得十分困難，而不是像想象那樣，了解公司內(nèi)部信息因?yàn)闄?quán)利增大而變得更容易。正因?yàn)檫@一現(xiàn)象的普遍性及解決的困難性，所以我們分析下來，這一現(xiàn)象是目前管理問題中首要現(xiàn)象，要能做到我們位子越高，掌握的信息越全面與主動(dòng)，我們的工作主要精力是花費(fèi)在核實(shí)、分析、研究信息，做出新的決策上來，這樣就能實(shí)現(xiàn)主動(dòng)管理了。 黑箱現(xiàn)象 黑箱現(xiàn)象是被動(dòng)現(xiàn)象的產(chǎn)物，我們的各級領(lǐng)導(dǎo)因?yàn)楸粍?dòng)現(xiàn)象的存在，對管轄范圍內(nèi)的事件運(yùn)行過程掌握得不夠、不充分，就使得過程對領(lǐng)導(dǎo)而言是屏蔽的，領(lǐng)導(dǎo)多數(shù)情況下只知結(jié)果而不了解過程，由于存在黑箱，就屏蔽了領(lǐng)導(dǎo)的視線，人的自我與懶惰的本能又在這里促進(jìn)了黑箱的形成，人為的為過程設(shè)置更多的屏障，使得一個(gè)簡單的過程變的十分復(fù)雜。久而久之，由于領(lǐng)導(dǎo)對過程的不了解，還形成了目前這種認(rèn)為過程本該就是如此復(fù)雜的結(jié)論，使得我們的管理效 率十分低下，而且過程之中因黑箱的存在，各種不利因素還得到生長，腐敗由此產(chǎn)生。 隨意現(xiàn)象 隨意現(xiàn)象表現(xiàn)在我們各層的管理人員身上，因?yàn)槲覀儧]有周密的計(jì)劃，也因?yàn)槁斆鳎覀儠趩栴}來到時(shí)隨意的行使我們的權(quán)力，造成混亂與浪費(fèi)。君不見很多單位經(jīng)常是同一件工作，因?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)的隨意布置而有幾個(gè)人在做，還存在著幾個(gè)人爭奪同一資源而出現(xiàn)矛盾的普遍情況。要結(jié)束隨意現(xiàn)象，難度在于要改變我們多數(shù)人的工作習(xí)慣，輔助他的手段要可操作并實(shí)用，這才能消除這一現(xiàn)象，提高我們的工作效率。 十二月現(xiàn)象 我們管理中十二月現(xiàn)象普遍存在的原因，是由于我們 管理輔助手段的落后，有限論在這里產(chǎn)生了作用。十二月現(xiàn)象講，我們有些員工平時(shí)工作業(yè)績平平，特別是非量化的工作崗位，往往到年終工作突擊表現(xiàn)一下，領(lǐng)導(dǎo)在年終考評時(shí)，因其精力有限，他只能記住眼前的工作情況，這樣對這類員工還是關(guān)懷有加，不斷表揚(yáng)。這一現(xiàn)象不僅普遍存在，而且危害性很大，他使得我們單位中出現(xiàn)大家模仿的情況，最終使得我們的工作效率平時(shí)很難提高，還無有效的手段進(jìn)行調(diào)節(jié)，要解決這一現(xiàn)象就要求我們必須改變管理手段、改進(jìn)考核方式、縮短考核周期。 振臂一呼現(xiàn)象 由于我們?nèi)狈τ行У墓芾硎侄?，對各層的工作?shí)際完成情況缺乏監(jiān)督，導(dǎo)致振臂一呼現(xiàn)象非常普遍。振臂一呼現(xiàn)象是指領(lǐng)導(dǎo)總是喜歡、表揚(yáng)與提拔那些呼應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)的號召，口頭堅(jiān)決支持、保證完成領(lǐng)導(dǎo)任務(wù)的 協(xié)同辦公 品白皮書 第 9 頁共 24 頁 人。由于領(lǐng)導(dǎo)無法以有效的手段來確認(rèn)這些呼應(yīng)者以前所呼應(yīng)的工作完成的情況，還會在不同的場合表揚(yáng)這些人，久而久之就形成了這一管理現(xiàn)象。很多人不是在工作上下功夫，不是及時(shí)提出不同的意見，而是在呼應(yīng)上做文章，長期下來，整個(gè)管理層是你應(yīng)付我，我應(yīng)付他，少了踏實(shí)，多了浮夸，工作做的是表面文章，效率低下。 人性中的高估現(xiàn)象 我們的人性中存在著一 種本能的對自己高估的現(xiàn)象，有一種案例可以很好的說明這一點(diǎn)，我們十個(gè)人坐下來吃飯，喝酒時(shí)大家總是互相歉讓，都不愿多喝；喝完后，你如果發(fā)張紙條，讓每人將自己喝的酒寫出來，你會發(fā)現(xiàn)，最后統(tǒng)計(jì)出來，這個(gè)數(shù)字要遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于實(shí)際喝掉酒的數(shù)量。由于這種現(xiàn)象是人本能的反映，這對我們企業(yè)管理帶來極大的挑戰(zhàn)，人人都會認(rèn)為自己做得多，得到的少，人人都會認(rèn)為企業(yè)分配不公、不合理，員工的工作積極性受到挫傷。 天高皇帝遠(yuǎn)現(xiàn)象 隨著企業(yè)的發(fā)展，跨地區(qū)設(shè)置分支機(jī)構(gòu)，項(xiàng)目點(diǎn)分布在全國各地的情況已經(jīng)十分普遍，目前缺少行之有效的對分支機(jī)構(gòu)的管理手段 ，這就形成了天高皇帝遠(yuǎn)的現(xiàn)象，往往這些誰也管不到的地方問題成堆，到頭來危及整個(gè)企業(yè)的生命。 本位主義現(xiàn)象 本位主義是人類的一種心理現(xiàn)象，人類總是以自我為中心的，人類的能力都是在以自我為中心的基礎(chǔ)上向外延伸的， 人類的所見所聞都以自己為出發(fā)點(diǎn)的。 本位主義在一個(gè)企業(yè)中的表現(xiàn)還有其隱藏性，它不象社會上部門的本位主義，表現(xiàn)出不顧甚至損害國家和社會利益，一眼能識破，在一個(gè)企業(yè)中它往往以企業(yè)利益為幌子，來強(qiáng)調(diào)部門的利益。 協(xié)同辦公 依據(jù)多年為客戶實(shí)施信息化辦公的經(jīng)驗(yàn)，從廣泛的用戶中抽象出通用模型，自主研發(fā)的性價(jià) 比高的產(chǎn)品化軟件，致力于解決中小企業(yè)發(fā)展中遇到的管理問題而，能夠幫助中小企業(yè)實(shí)現(xiàn)工作有序可控，員工快樂工作。 重以人文本的核心設(shè)計(jì)理念 協(xié)同辦公 品 從界面到功能無處不融入了人性化的設(shè)計(jì)理念，特別注重功能的實(shí)用性與操作的簡便性。隨時(shí)隨地您都可以得到貼心提示與幫助，讓您在高效辦公之余品味其中的樂趣。 領(lǐng)導(dǎo)高效管理，一切盡在掌握之中。 協(xié)同辦公 品白皮書 第 10 頁共 24 頁 員工快樂工作，充分展現(xiàn)自我價(jià)值。 系統(tǒng)管理員輕松維護(hù)，減少工作壓力。 快樂工作每一天從這里開始。 調(diào)功能簡單易用的整體設(shè)計(jì)理念 協(xié)同辦公 品 經(jīng)過充分 的需求調(diào)研，以真正的易用性為需要，整合了所有企業(yè)辦公的實(shí)用功能，功能通用、強(qiáng)大而不失細(xì)膩。 功能通用：對功能細(xì)節(jié)存在的合理性進(jìn)行分析，每一個(gè)功能模塊都有耐人尋味的細(xì)節(jié)。 操作方式簡潔：界面風(fēng)格、操作模式統(tǒng)一，學(xué)會使用一個(gè)模塊的操作就會使用其它模塊的操作。 流程 簡潔清晰 ：其獨(dú)特的魅力滿足中小企業(yè)發(fā)展階段的管理需求，提升企業(yè)核心競爭力。 張界面簡約美觀的設(shè)計(jì)風(fēng)格 清新簡約的界面設(shè)計(jì)風(fēng)格，樸質(zhì)中見高貴，簡約中見深遠(yuǎn)。淡藍(lán)色為主調(diào)的界面色彩搭配消除您久坐電腦旁的那份疲勞，錯(cuò)落有致的窗口布局，不僅給人趣味 和新穎感，而且消除了界面信息負(fù)載量過大的擁擠感。 系架構(gòu) 系統(tǒng)的開發(fā)及運(yùn)行結(jié)構(gòu)基于后臺數(shù)據(jù)庫的三層架構(gòu)，即 務(wù)器、應(yīng)用服務(wù)器和數(shù)據(jù)庫服務(wù)器。在三層架構(gòu)基礎(chǔ)上，采用 上服務(wù)容器的體系架構(gòu)，支持各層之間的松耦合， 協(xié)同辦公 品白皮書 第 11 頁共 24 頁 從而做到服務(wù)到業(yè)務(wù)流程可配置和可重構(gòu)。 協(xié)同辦公 開放性、標(biāo)準(zhǔn)化為準(zhǔn)則，采用組件式、分層次、服務(wù)提供者 /使用者間定義接口（ 容錯(cuò)等設(shè)計(jì)思想，保證整個(gè)應(yīng)用系統(tǒng)的穩(wěn)定性、可靠性和可 擴(kuò)展性。同時(shí)在數(shù)據(jù)交換格式上支持 準(zhǔn)，使系統(tǒng)功能最優(yōu)化，同時(shí)將整體系統(tǒng)內(nèi)部在技術(shù)上的相互依賴性減至最低。 能介紹 息顯示區(qū) 信息顯示區(qū)是新聞、通知、待閱、待辦、溫馨提示、伙伴動(dòng)態(tài)、日程等各類信息的綜合顯示區(qū)域，用戶能夠快速查看需要處理的工作信息， 以達(dá)到提高工作效率的目的。用戶還可 隨意拖拽， 輕松定制個(gè)性化的信息顯示區(qū)。 文管理 公文管理是企業(yè)協(xié)同辦公的重要組成部分。它是隨著信息化的發(fā)展和各分支機(jī)構(gòu)之間互聯(lián)互通的需求而誕生的。公文管理通過實(shí)現(xiàn)跨機(jī)構(gòu)、部門的電子公文交換， 提升公文處理速度，提高工作效率，幫助企 協(xié)同辦公 品白皮書 第 12 頁共 24 頁 業(yè)實(shí)現(xiàn)收發(fā)文處理規(guī)范化、制度化、科學(xué)化。 收文管理 收文管理能夠滿足辦公過程中的來文登記、擬辦、批示、閱辦、分發(fā)、傳閱、歸檔、查詢等所有環(huán)節(jié)，并將已經(jīng)完成的文件歸入檔案管理模塊。收文管理流程采用自定義，并能對流程進(jìn)行跟蹤和控制。系統(tǒng)提供 式的在線編輯、附件上傳功能，可以與 文檔編輯工具進(jìn)行嵌入整合，可以進(jìn)行模板紅頭套用、目錄打印、文件打印和稿紙等功能。并采用收文和待辦事宜配合使用的辦法，用戶查看 信息顯示區(qū) 中的待辦事宜即可進(jìn)行日常 收文辦理。 發(fā)文管理 發(fā)文管理根據(jù)預(yù)先設(shè)置的公文辦理流程，實(shí)現(xiàn)公文網(wǎng)上自動(dòng)流轉(zhuǎn)來完成發(fā)文實(shí)際輸過程中的擬稿、流轉(zhuǎn)、審批、簽發(fā)、辦理、歸檔、印發(fā)等環(huán)節(jié)，已完成的文件可歸入檔案管理中。流程采用自定義的方式，可滿足企業(yè)中單一審批、多人并行審批、多人順序?qū)徟?、多人審批一人認(rèn)可即生效、主辦 /協(xié)辦等多種公文流程需求，并能對流程進(jìn)行跟蹤和催辦跳轉(zhuǎn)，提高公文流轉(zhuǎn)辦理的工作效率。 請示管理 請示 管理 通過自定義的業(yè)務(wù)流程，實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部人事、請假、費(fèi)用請示等等內(nèi)部事項(xiàng)的請示，提供流程監(jiān)控、跟蹤、催辦和查詢，并支持審批過程尋呼和短 信通知。 公文檔案 公文檔案提供公文歸檔、檔案管理的功能， 公文文件在審批處理結(jié) 束后可歸檔到指定檔案室，檔案管理員可對已歸檔文件再進(jìn)行統(tǒng)一管理 ，其他用戶可以對檔案進(jìn)行檢索、借閱，降低檔案管理人員的工作強(qiáng)度，使枯燥的檔案管理變得輕松高效。 共信息 提供 新聞、通知、期刊、知識和規(guī)章制度的發(fā)布和管理，使企業(yè)的信息、 知識 能夠 快速傳播和轉(zhuǎn)移，并 能夠 對 公共 信息進(jìn)行有效的控制和管理。 協(xié)同辦公 品白皮書 第 13 頁共 24 頁 新聞管理 新聞管理對企業(yè)新聞的發(fā)布、查詢、設(shè)置進(jìn)行管理， 可以發(fā)布新聞、快訊，并且支持新聞審批后發(fā)布且可指定接收人員，達(dá)到新聞的精 確發(fā)布和有效管理。 通知管理 通知管理對企業(yè)各種通知的發(fā)布、查詢、設(shè)置進(jìn)行管理，支持 通知 審批后發(fā)布且可指定接收人員， 同時(shí)發(fā)布人可查看接收人是否查看通知，實(shí)現(xiàn)通知 的精確發(fā)布和有效管理。 電子期刊 電子期刊是對企業(yè)期刊的發(fā)布、查詢、設(shè)置進(jìn)行管理，支持審批后發(fā)布且可指定接收人員。 規(guī)章制度 規(guī)章制度對企業(yè)規(guī)章制度的發(fā)布、查詢、設(shè)置進(jìn)行管理，支持規(guī)章制度審批后發(fā)布且可指定接收人員。 知識共享 知識共享 為企業(yè)提供信息與知識共享、發(fā)布的平臺 ， 將企業(yè)中的各種信息積聚在一起，達(dá)到知識的共享，并推 送至企業(yè)的所有員工實(shí)現(xiàn)知識的 利用、創(chuàng)新，周而復(fù)始，使知識成為企業(yè)創(chuàng)造價(jià)值、不斷發(fā)展的源泉。 線交流 網(wǎng)絡(luò)尋呼 網(wǎng)絡(luò)尋呼是 本 用戶提供的一種非常方便的內(nèi)部溝通工具。它結(jié)合了 件、短信等優(yōu)點(diǎn)，同時(shí)克服了電話不可重現(xiàn)、即時(shí)通訊工具不可管理及短信輸入困難等缺點(diǎn)，不僅為企業(yè)節(jié)省大量的費(fèi)用，而且使企業(yè)溝通管理更加方便快捷。 網(wǎng)絡(luò)尋呼是一個(gè)開放的溝通體系，在任何地方都能將任何選中的文本發(fā)送尋呼，達(dá)到信息及時(shí)共享交流的目的。 協(xié)同辦公 品白皮書 第 14 頁共 24 頁 可以查看人員是否在線，進(jìn)行在線實(shí)時(shí)交流，還可以將信息發(fā)送至離線人員手機(jī)中，對方可以直接用手機(jī)回復(fù) 短信至系統(tǒng)中，實(shí)現(xiàn)離線交流、信息及時(shí)傳遞的目的。 同時(shí)克服了電話溝通中信息的不可追溯性，可讓領(lǐng)導(dǎo)隨時(shí)查看到信息傳遞的過程，解決了管理中因信息不統(tǒng)一而遇到的扯皮現(xiàn)象同時(shí)，領(lǐng)導(dǎo)也可及時(shí)發(fā)現(xiàn)下屬工作中的問題，以便給下屬相應(yīng)的指導(dǎo)或幫助。 網(wǎng)上調(diào)查 企業(yè)中經(jīng)常需要進(jìn)行各種問題的投票調(diào)查，通過調(diào)查結(jié)果數(shù)據(jù)幫助企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)了解企業(yè)內(nèi)部信息。 協(xié)同辦公 統(tǒng) 即提供了這種方式滿足了企業(yè)的需要，并可以通過調(diào)查問卷的結(jié)果自動(dòng)統(tǒng)計(jì)并以圖表直觀地顯示統(tǒng)計(jì)結(jié)果，為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)分析數(shù)據(jù)提供幫助。 個(gè)人建議 企業(yè)的員工可以通過個(gè)人建議 匿名或署名 提出自己對企業(yè)的建議，幫助企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)收集員工的建議持續(xù)改善管理。 內(nèi)部論壇 內(nèi)部論壇為企業(yè)提供一個(gè)自由交流、溝通、討論的空間，可以根據(jù)需要設(shè)立專門區(qū)域進(jìn)行討論發(fā)言，進(jìn)行咨詢、解答和收集意見等。 網(wǎng)絡(luò)會議 通過網(wǎng)絡(luò)發(fā)起會議，包括會議議題、會議參與人員、時(shí)間，并通過網(wǎng)絡(luò)尋呼發(fā)送到相關(guān)人員工作桌面，同時(shí)還可以與手機(jī)短信進(jìn)行綁定。同時(shí)可以對歷史會議記錄進(jìn)行查詢。 人辦公 我的便簽 在日常工作中我們經(jīng)常會有臨時(shí)的事情需要記錄，通常都是隨手記錄在本子或是紙上。這樣就會造成 協(xié)同辦公 品白皮書 第 15 頁共 24 頁 記錄沒有時(shí)間、記錄丟失，或者記錄不能 整理查詢等問題。我的便簽就是為解決這些問題的而設(shè)計(jì)的，不僅能夠避免信息的流失，而且也為實(shí)現(xiàn)無紙辦公提供了解決辦法，節(jié)約了大量的能源。 工作日記 工作日記為 企業(yè)員工提供記錄工作結(jié)果和工作心得的一種方式，方便企業(yè)員工記錄當(dāng)天的工作情況和心得，以及工作中出現(xiàn)的問題和明日提示等，以便日后查找歷史工作記錄，達(dá)到了沉淀工作經(jīng)驗(yàn)，為自己和企業(yè)不斷的積累知識的目的。 日程安排 日程安排可以協(xié)助企業(yè)員工根據(jù)自己的工作時(shí)間將工作進(jìn)行條理的安排，并且對重要的事宜預(yù)先設(shè)置提醒時(shí)間，即可通過系統(tǒng)消息提醒，也可以通過短信進(jìn)行提醒， 使工作變得井井有條，而不是雜亂無章，讓員工都能夠“快樂工作”。 協(xié)同辦公 品白皮書 第 16 頁共 24 頁 計(jì)劃總結(jié) 企業(yè)內(nèi)部根據(jù)企業(yè)戰(zhàn)略制定一個(gè)明確的企業(yè)目標(biāo)，并層層布置，通過計(jì)劃總結(jié)按年、季、月逐步分解成企業(yè)計(jì)劃、分支機(jī)構(gòu)或部門計(jì)劃、個(gè)人計(jì)劃，再通過計(jì)劃的執(zhí)行完成企業(yè)整體目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。企業(yè)員工還能根據(jù)每段周期的工作情況的總結(jié)，分析計(jì)劃與實(shí)際工作的差距，找出影響計(jì)劃實(shí)現(xiàn)的因 素，從而制定下一段周期的工作計(jì)劃，使之更貼近自己的工作實(shí)際情況。這樣將個(gè)人計(jì)劃總結(jié)與企業(yè)目標(biāo)計(jì)劃控制結(jié)合在一起，大大地增加企業(yè)的執(zhí)行力和競爭力。 我的任務(wù) 企業(yè)內(nèi)領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)常需要給 員工布置任務(wù)，但實(shí)際工作中有很多任務(wù)布置后就沒有下文，無法追蹤、監(jiān)控，使得企業(yè)執(zhí)行力減弱，整體工作效率降低。我的任務(wù)即可解決此問題，杜絕這種現(xiàn)象的發(fā)生。通過我的任務(wù)能夠讓日常工作中的任務(wù)安排有跡可循、善始善終，對任務(wù)的布置、執(zhí)行、匯報(bào)、檢查進(jìn)行全過程的管理，而且領(lǐng)導(dǎo)也可以了解到任務(wù)的執(zhí)行進(jìn)度和情況，并可隨時(shí)對員工進(jìn)行指導(dǎo)和批示，幫助任務(wù)的完滿完成。 協(xié)同辦公 品白皮書 第 17 頁共 24 頁 工作委托 企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)業(yè)務(wù)比較繁忙或者經(jīng)常需要出差，在不方便上網(wǎng)或者沒有時(shí)間處理工作的時(shí)候，可以通過工作委托將一些審批工作在設(shè)置的時(shí)間段內(nèi)委托給其他人員來協(xié)助處 理，不用影響企業(yè)內(nèi)部正常的工作流轉(zhuǎn)。 協(xié)同辦公 品白皮書 第 18 頁共 24 頁 網(wǎng)絡(luò)硬盤 企業(yè)員工可以通過網(wǎng)絡(luò)硬盤上傳、下載文件，并靈活設(shè)置不同文件夾的權(quán)限共享給企業(yè)其他的員工，不僅方便企業(yè)內(nèi)部的信息共享，也方便員工無論何時(shí)何地都有一個(gè)可移動(dòng)的網(wǎng)絡(luò)硬盤。 個(gè)人信息 供企業(yè)員工修改自己的電話、電子信箱、密碼、個(gè)人格言和個(gè)性簽名。 我的短語 用戶可通過我的短語建立個(gè)人短語庫，方便在系統(tǒng)應(yīng)用中通過快捷鍵調(diào)用短語庫中的內(nèi)容，不用多次重復(fù)輸入，提高個(gè)人工作效率。 通訊錄 信息時(shí)代的來臨，不僅要求我們高效的工作，更要求我們迅速有效的溝通，傳統(tǒng)的通訊錄模 式已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足現(xiàn)代化多元的溝通方式。通訊錄不僅能夠保存聯(lián)系人的信息， 還能 記錄 用戶與聯(lián)系人的聯(lián)系信息及時(shí)間等， 其分類管理以及搜索功能能夠快速方便的對通訊錄進(jìn)行管理和查找。同時(shí)通訊錄與網(wǎng)絡(luò)尋呼、短信平臺實(shí)現(xiàn)緊密的結(jié)合，方便用戶對各類聯(lián)系信息的管理。 協(xié)同辦公 品白皮書 第 19 頁共 24 頁 每日提示 為了方便用戶對系統(tǒng)的熟練掌握，每日提示提供了系統(tǒng)功能及快捷菜單等的詳細(xì)介紹， 用戶每次進(jìn)入系統(tǒng)時(shí)即可查看提示信息幫助學(xué)習(xí)使用。 政辦公 車輛管理 對企業(yè)的車輛及用車的全程進(jìn)行跟蹤管理，實(shí)現(xiàn) 車輛預(yù)定，防止車輛申請的沖突，方便對企業(yè)車輛及私車公 用進(jìn)行管理。 用品管理 通過對 企業(yè) 的各種用品進(jìn)行登記、歸屬、使用及倉庫進(jìn)行管理，使用品的管理落到實(shí)處。具有用品領(lǐng)用審批功能，解決審批流程問題，加快辦公效率。 協(xié)同辦公 品白皮書 第 20 頁共 24 頁 會議管理 對企業(yè)的會議室、投影儀等會議相關(guān)資源進(jìn)行有效地管理，解決資源使用沖突和參會人員時(shí)間沖突，減少人力、物力的浪費(fèi)。會議通知以系統(tǒng)提醒、尋呼、短信等多種形式通知與會人員，并對參會人員對通知信息的查看、反饋進(jìn)行跟蹤。 協(xié)同辦公 品白皮書 第 21 頁共 24 頁 圖書管理 企業(yè)中的各種圖書繁多，但缺乏專業(yè)人員對圖書進(jìn)行分門別類的管理，導(dǎo)致圖書查找不便、歸屬不明、容易丟失，圖書管理 即可解決這樣的問題。通過從圖書登記入庫開始提供圖書信息的查閱、借閱、歸還等功能，使圖書從使用到管理都非常的靈活方便，既切實(shí)保證公司資產(chǎn)不流失損毀，又大大提高了圖書的使用效率，物盡其用。豐富了公司的企業(yè)文化，使員工有更強(qiáng)烈的學(xué)習(xí)和上進(jìn)心態(tài)。 協(xié)同辦公 品白皮書 第 22 頁共 24 頁 資產(chǎn)管理 資產(chǎn)是公司重要的組成部分，對其進(jìn)行有效的管理是非常重要的。資產(chǎn)管理模塊通過對資產(chǎn)整個(gè)生命周期實(shí)行全程的控管，改變了傳統(tǒng)的資產(chǎn)管理中的很多弊端，如