秘書學期末考試重點.docx

秘書學概論期末考試復習題1在秘書信息工作中最能體現(xiàn)智謀性助手作用的環(huán)節(jié)是（B）A信息的收集 B信息的反饋 C信息的貯藏 D信息的加工2秘書辦事要求主動、及時、迅速，體現(xiàn)的是秘書工作的（C）A服務(wù)原則 B求實原則 C效率原則 D管理原則3秘書面對繁雜的工作任務(wù)，應優(yōu)先辦理（C）A最先發(fā)生的事 B最先下達的任務(wù) C急事要事 D重要但不緊迫的事4“慎獨”是秘書一種重要的（D）A工作方法 B思維方式 C認知途徑 D道德修養(yǎng)方法5秘書的勞動能夠創(chuàng)造價值，其成果往往具有（A）A潛隱性的特點 B直接性的特點 C公開性的特點 D被動性的特點 6.“去粗取精，去偽存真，由此及彼，由表及里”指的是（ B ）。A.調(diào)查過程 B.研究過程 C.行文過程 D.辦會過程7. 秘書工作通過“主輔配合”領(lǐng)導，能夠（C） A弱化領(lǐng)導工作效能 B減弱領(lǐng)導決策作用 C強化領(lǐng)導工作效能 D強化領(lǐng)導決策職權(quán) 8. 秘書活動的主體是（c） A秘書部門 B秘書工作 C秘書 D領(lǐng)導工作 9. 會議結(jié)束后，秘書的文件整理、落實、催辦體現(xiàn)了秘書為領(lǐng)導工作的（B） A前期鋪墊 B補償代勞 C拓展延伸 D拾遺補缺 10. 當領(lǐng)導意圖與下屬抵觸時，秘書對下級的正確做法是( D ) A.批評指正 B.安撫附和 C. 暫時不理 D.多做解釋 11.我國新時期秘書工作“三服務(wù)”的指導思想是指（ ACD ）。A.為直接領(lǐng)導服務(wù) B.為上級領(lǐng)導服務(wù) C.為相關(guān)的各級領(lǐng)導服務(wù) D. 為人民群眾服務(wù) 12. 秘書工作的政治性主要體現(xiàn)在：（ B CD ）。 A.群眾性 B.人民性 C.階級性 D. 政策性 13.秘書處理來信的基本要求是（ A B C D ）。A.及時拆封 B.詳細閱讀 C.認真登記 D. 回信答復二、名詞解釋1、秘書學：是研究秘書工作和秘書活動的特性和規(guī)律的科學2 秘書職能:是在秘書機構(gòu)、秘書職位功能的框架內(nèi)領(lǐng)導根據(jù)組織目標和管理的需要而明確賦予秘書機構(gòu)或秘書職位的具體職業(yè)權(quán)限。 2、 催辦：指必須辦理答復的文件，依據(jù)承辦時限的要求，及時地對文件承辦的情況進行督促和檢查，以確保落實。 3、 擬辦 ：文件的擬辦是指對來文的處理提出初步意見，供領(lǐng)導人批辦時參考。 5、秘書人際關(guān)系：是指秘書人員在工作生活中通過行為交往、語言交流等方式從而獲得他人的理解、信任與支持并最終建立起彼此間融洽的合作關(guān)系。6、 秘書：專門從事辦公室程序性工作、協(xié)助領(lǐng)導處理政務(wù)及日常事務(wù)并為領(lǐng)導決策及其實施服務(wù)的人員。（狹義） 秘書是指位居領(lǐng)導人身邊或領(lǐng)導機構(gòu)中樞，從事辦公室事務(wù)，辦理文書，聯(lián)系各方，保證領(lǐng)導工作正常運轉(zhuǎn)，直接為領(lǐng)導工作服務(wù)并為各方面的事務(wù)與信息提供服務(wù)。（廣義）7、綜理制：綜理制條件下的秘書機構(gòu)，是以組織和領(lǐng)導機構(gòu)運轉(zhuǎn)的整體需要為原則而設(shè)立的一個統(tǒng)一的辦公機構(gòu)。 8、分理制：分理制條件下的秘書機構(gòu)，是一種職能分工型模式，是為適應現(xiàn)代管理日趨復雜、分工漸細而又需各部門相互協(xié)調(diào)而形成的秘書機構(gòu)組織形式，這種形式能充分發(fā)揮職能部門專業(yè)管理的作用。9、 秘書禮儀： 指秘書在工作和社會交往活動過程中形成的應共同遵守的行為規(guī)范和準則.具體表現(xiàn)為禮節(jié)、禮貌、儀式、儀表等。 10、 秘書協(xié)調(diào) ：在其職責范圍內(nèi)或在領(lǐng)導的授權(quán)下，調(diào)整和改善組織之間、工作之間、人際關(guān)系之間的關(guān)系，促使各項活動趨向同步化和和諧化，以實現(xiàn)共同目標的過程。 11、會議：會議是人類群體有組織的會晤、議事行為或過程。通常有2人以上共同參與，以一定方式聚合在一起。12、 秘書的表達能力：秘書的表達能力是指通過語言、文字和身勢等形式溝通信息、相互交往、合作共事的本領(lǐng)。（口頭表達能力是指運用口語交流思想，傳達信息的能力；書面表達能力就是運用書面文字表達思想、交流信息的能力，即寫作能力；身勢表達能力就是運用表情、動作、姿勢、聲音、服飾和距離等非語言手段表情達意的本領(lǐng)）三、簡答題1、秘書學的研究內(nèi)容及研究方法是什么？研究內(nèi)容：（1）對中外秘書史及秘書工作規(guī)律的研究 （2）對當代秘書工作規(guī)律的研究 （3）對秘書工作管理體制的研究 （4）對秘書任職人員的要求以及秘書團隊建設(shè)和辦公技術(shù)的研究。 （5）對相關(guān)學科新發(fā)展在秘書學中應用的研究。研究方法：（1）調(diào)查研究法（實證分析法、事實研究法） （2）系統(tǒng)研究法 （3）比較研究法 （4）案例研究法 （5）資料分析法 （6）科學抽樣的方法 （7）歷史研究法2、 秘書機構(gòu)的管理工作內(nèi)容是什么？ （1）秘書機構(gòu)的整體管理： 合理設(shè)置秘書機構(gòu) 建立健全崗位責任制度 科學化的工作程序和方法 秘書機構(gòu)的彈性管理 完善秘書機構(gòu)的信息系統(tǒng) 秘書機構(gòu)的辦公自動化（2）秘書人員的個人管理： 工作管理 行為管理 時間管理 辦公環(huán)境管理 3、秘書調(diào)查研究工作的基本內(nèi)容有哪些？（1）政策性調(diào)研：了解調(diào)查對象對有關(guān)法律、法規(guī)、制度等的制定貫徹情況，了解法律、法規(guī)貫徹落實情況,為領(lǐng)導和有關(guān)部門政策的貫徹、實施和落實提供重要的依據(jù)和反饋信息（2）基本情況調(diào)研：通過對各機關(guān)、單位的基本情況的調(diào)查, 了解情況，以減少工作的被動性，增強工作的主動性。 （3）市場調(diào)研：了解掌握重大的經(jīng)濟活動狀況、經(jīng)濟發(fā)展趨勢；了解企業(yè)發(fā)展狀況和趨勢；了解組織投資前景、市場地位等；了解企業(yè)一定時期的經(jīng)濟情況以及企業(yè)生產(chǎn)、銷售、技術(shù)水平等情況，為有關(guān)部門分析經(jīng)濟狀況情況提供信息 （4）專業(yè)題性調(diào)研： 對自然資源、社會生活以及人文狀況的了解分析；對領(lǐng)導指定的或上級機關(guān)交辦的重要工作的調(diào)查；對先進人物、先進集體事跡的調(diào)查（5）輿論熱點調(diào)研：是針對基層所關(guān)心的輿論熱點以及帶有傾向性、顯露“苗頭”問題的調(diào)查，為領(lǐng)導提供“以小見大”的啟示性信息 （6）突發(fā)事件或事故調(diào)研：對有關(guān)事故事件的調(diào)查以求迅速查明原因，找出事實真相并提出處理建議。4、會前、會間、會后秘書應當做好哪些工作？會前準備：1）制定大中型會議方案（會議主題與議題、會議名稱、會議議程，會議時間、日期、會議所需設(shè)備工具、確定會議與會代表的組成、會議文件范圍、做好文件印制和發(fā)放工作、經(jīng)費預算、住宿、餐飲安排、籌備機構(gòu)） 2）會議時間安排（確定時間、議程和日程） 3）確定會議地點（上司和與會者方便前往、會場大小和會議規(guī)模相符、良好設(shè)備配置、不受外界干擾、有無停車場所、租借費用合理） 4）確定與會人員范圍 5）準備會議文件資料（上司會議文稿、準備材料、發(fā)言人文稿、資料袋） 6）發(fā)放會議通知 7）制作會議證件 8）制作指示標志 9）預訂確認會議室及會議布置 10）準備會議所需物品設(shè)備 11）安排餐飲 12）大型會議的接送站、報到 13）大型會議的預算經(jīng)費會間準備：1）會前的最后檢查 2）組織簽到和登記 3）做好必要的錄音錄像工作 4）會議設(shè)備的的操作與維護 5）做好會議的記錄工作 6）提供會議資料與聯(lián)絡(luò)協(xié)調(diào) 7）做好會議的保密和保衛(wèi)工作以及處理會議中的突發(fā)事件 8）組織好會議期間的食宿、車輛、娛樂、照相等工作 9）編發(fā)會議簡報會后工作：1）合理安排與會人員返程 2）提醒與會人員及時做好各種物品的清退 3）清理會場與文件 4）撰寫會議紀要 5）整理會議資料，立卷歸檔 6）會議效果的評估 7）會議的總結(jié)5、 秘書機構(gòu)設(shè)置的基本原則是什么？秘書機構(gòu)的設(shè)置，必須遵循適應、精簡、高效、規(guī)范化、科學化的原則（1） 適應性：要適應領(lǐng)導的決策與管理工作的需要。秘書機構(gòu)的規(guī)模大小、人員多少，取決于不同機關(guān)、單位的職級高低及其工作任務(wù)的需求。（2） 精簡：中央、國家機關(guān)的秘書部門一般不超過三級。地方各級機關(guān)及企事業(yè)單位一般一至兩級。減少層次，減少環(huán)節(jié)，有利于高效運轉(zhuǎn)。（3） 高效：要達到高效，必須重視秘書群體結(jié)構(gòu)的優(yōu)化，充分發(fā)揮秘書機構(gòu)的整體效能。同時要采取積極措施，努力提高秘書隊伍的整體素質(zhì)。（4） 規(guī)范化原則（5） 科學化原則： 組織結(jié)構(gòu)要科學 職責確定要科學 團隊人員配備要科學6、 秘書信息工作所收集信息有哪些類型？（1）按照信息源的性質(zhì)劃分：自然信息、社會信息（2）按信息的表現(xiàn)形式：語言信息、非語言信息（3）按信息在秘書工作中的作用：預測信息、動態(tài)信息、回饋信息（4）按信息源的方向：上級信息、內(nèi)部信息、下級信息（5）按信息的內(nèi)容：政策法規(guī)信息、指揮性信息、本單位信息、社會反饋信息、可比信息、相關(guān)信息、未來信息7、 秘書部門收集信息的途徑有哪些？（1） 信息網(wǎng)絡(luò)渠道（2） 文書渠道（3） 書刊渠道（4） 調(diào)查渠道（5） 會議渠道（6） 信訪渠道（7） 科研渠道（8） 檔案渠道8、 秘書對上司的補償作用及其主要內(nèi)容？（1）時間的補償（2）精力的補償（3）知識的補償（4）能力的補償（5）智力的補償（6）心理的補償9、 會議的基本要素是什么？目的、時間、會址、主持者、名稱、與會者、議題、議程等 10、 秘書公文寫作包含哪些基本工作程序？（1）明確發(fā)文主旨（2）收集有關(guān)材料，進行調(diào)查研究（3）擬出提綱，安排結(jié)構(gòu)（4）落筆起草，擬寫正文（5）反復檢查，認真修改準備階段 1）授受意圖 理清思路 2）收集資料 尋求依據(jù) 3）擬訂提綱 構(gòu)思布局草擬階段 注意 1）講究語法 字斟句酌 2）講究邏輯 表達準確 3）講究格式 遵規(guī)循格定稿階段 1）審核-發(fā)現(xiàn)問題 2）修改-改錯與調(diào)整 3）定稿-領(lǐng)導審定 簽發(fā)通過11、 秘書人員存在哪些常見的不良心理現(xiàn)象？（1）畏上心理（2）自負心理（3）厭倦心理（4）討好上司心理（5）焦慮心理12、 秘書處理與領(lǐng)導的關(guān)系主要有哪些方法？（1） 主動配合適應（2） 尊重與服從，但不盲從（3） 委婉提醒，適時規(guī)勸（4） 維護上司間團結(jié)（5） 盡力消除分歧（6） 巧妙回避（7） 不要參入個人意見和態(tài)度（8） 淡化低調(diào)處理矛盾（9） 對領(lǐng)導說“不”的藝術(shù)四、論述題1、一名當代合格的秘書人員自身的素質(zhì)要求包括哪些方面？（1）德：1）思想政治素質(zhì)A.遠大的人生理想B.堅定的政治信念C.較高的政策水平D.較強的法治觀念E.高度的工作責任感F.較高的遵守紀律的自覺性2）秘書觀念問題服務(wù)觀念 創(chuàng)新觀念 價值觀念 參謀觀念 信息觀念 系統(tǒng)觀念 效能觀念 保密觀念3）秘書作風修養(yǎng) 實事求是 主動負責 艱苦奮斗 聯(lián)系群眾 雷厲風行 嚴細謹慎4）秘書職業(yè)道德修養(yǎng)廉潔奉公 不謀私立；埋頭工作 淡薄名利；服從領(lǐng)導 當好助手；謙虛謹慎 平等待人；嚴守機密 不慕虛榮（2） 才：秘書的知識與能力素質(zhì)1）秘書的知識結(jié)構(gòu) （基本層次 中間層次 最高層次）2）秘書的智力與能力結(jié)構(gòu)（智力:觀察力 注意力 記憶力 思維力 想象力） 能力:（語言表達能力 協(xié)調(diào)能力 管理能力 信息處理能力）3）秘書的基本技能（電腦應用 雙語言 速記與快讀）4）秘書的特殊素質(zhì)（3）心理素質(zhì)（4）身體素質(zhì)2、 緊密結(jié)合秘書工作實踐論述秘書信息工作的重要意義。（1）輔助領(lǐng)導者正確決策 信息是決策的基礎(chǔ)和依據(jù)。領(lǐng)導決策過程實際上是一個對信息的處理過程。（2）協(xié)助領(lǐng)導者科學管理 科學管理的實質(zhì)：按一定的目標，對一個管理系統(tǒng)進行有效的控制。 過程 各方信息領(lǐng)導者信息處理發(fā)出指令控制管理系統(tǒng)達到既定目標（3）開闊領(lǐng)導者與秘書的思路 信息社會 現(xiàn)代領(lǐng)導者的“信息饑餓”。秘書自身也極需通過信息工作來開闊視野和思路，提高信息捕捉能力、創(chuàng)新思維能力、分析判斷能力、綜合概括能力、參謀咨詢能力和應用寫作能力。（4）提高秘書工作效率 秘書部門和秘書人員的絕大部分工作如撰寫公文、辦理公文、立卷歸檔、調(diào)研、辦會等等，實質(zhì)上都是在處理信息。3、 秘書如何才能發(fā)揮好參謀助手作用？（1）當領(lǐng)導選擇決策目標時，秘書要依據(jù)領(lǐng)導打算解決什么問題的意向，通過信息和調(diào)研，廣泛深入地了解有關(guān)的真實情況，發(fā)現(xiàn)和分析工作中的問題，提供領(lǐng)導在確定決策目標時參考；（2）當領(lǐng)導醞釀決策方案時，秘書要圍繞領(lǐng)導已定的決策目標，收集和處理有關(guān)的信息，充分調(diào)查研究，廣泛聽取各方面的意見，準確及時地向領(lǐng)導反映，并且協(xié)助領(lǐng)導去組織和協(xié)調(diào)各方面的力量，對