《公司檔案管理制度細則》

公司檔案管理制度細則 為進一步完善公司的管理體系 建立有效的檔案管理制度 實現(xiàn)檔案管理 工作的的制度化 規(guī)范化 科學(xué)化 使檔案管理更有效的為公司管理工作服務(wù) 促進公司的可持續(xù)健康發(fā)展 根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)及規(guī)定 并結(jié)合我公司實際情 況 制定本細則 一 總則 一 公司檔案是在各項活動中形成的全部檔案的總和 是完整地 系統(tǒng) 地反映公司各項經(jīng)營活動的真實記錄 是考察和研究公司歷史及現(xiàn)狀的重要依 據(jù) 二 檔案管理工作是公司管理基礎(chǔ)工作的組成部分 是維護公司合法權(quán) 益的重要工作 公司檔案管理工作堅持集中統(tǒng)一的原則 由公司行政與人力資 源總監(jiān)統(tǒng)一負責(zé) 統(tǒng)一管理 三 公司檔案具體工作由檔案部進行日常管理 其他各部門在工作和業(yè) 務(wù)經(jīng)營活動中形成的裝飾工程 基建 科研 文書 音像 人事 會計 實物 等檔案均須由公司檔案部管理 各部門不得分散保存 二 檔案部門設(shè)置及其職責(zé) 一 公司檔案管理由總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一保管 基本職責(zé)為 1 制訂本公司檔案工作的規(guī)定 管理辦法和工作計劃等 2 在統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo) 分級管理的原則下根據(jù)本專業(yè)的管理要求對檔案材 料的積累 收集 立卷 歸檔工作進行監(jiān)督和指導(dǎo) 3 負責(zé)對本公司形成的各門類檔案實行綜合管理 積極提供利用 4 辦理領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他有關(guān)檔案業(yè)務(wù)工作 二 各部門設(shè)立兼職檔案員 其主要職責(zé)是 1 認真執(zhí)行本公司檔案工作的規(guī)章制度主動向總經(jīng)理辦公室反映檔案工 作情況 積極配合其開展工作并接受總經(jīng)理辦公室的監(jiān)督 指導(dǎo)和檢查 2 根據(jù)本公司各部門歸檔范圍負責(zé)做好本部門檔案材料的收集整理工作 并在規(guī)定期限內(nèi)向檔案部移交 確保本公司檔案的完整 真實和安全 三 檔案接收與整理 一 公司編制文件材料的歸檔范圍 根據(jù)各部門的職責(zé)不同 主要有以 下幾個方面 1 行政部 A 公司各項規(guī)章制度 簡介 執(zhí)照 資質(zhì)證書 經(jīng)營計劃 管理決 策等 B 與總部及其他單位往來發(fā)文 C 行政管理方面 包括 1 辦公用品管理 采購 出車及維修記錄等 2 日常管理方面的員工考勤 前臺的外出登記 鑰匙登記 來 客記錄 電話記錄 維修登記 材料收發(fā) 設(shè)計師排單 公司會議記錄 重要談話 各種總結(jié) 報告 請示批復(fù)的記錄等 2 人資部 人事方面的勞動合同 各項協(xié)議 員工獎懲 晉升 培訓(xùn) 入職手 續(xù) 員工資料等 3 企劃部 A 公司企劃方面的宣傳方案 形象展示 廣告宣傳 營銷方案等 B 媒體合作通路的正常詢價報價 合作協(xié)議合同 C 年度季度月度或重大節(jié)假日的宣傳費用預(yù)算 決算等 D 市場調(diào)研方案 搜集的客戶資料等 4 倉管部 倉庫管理方面的材料進出登記 核算 保管等內(nèi)容 5 客服部 主要包括客戶檔案 工程保修 維修派工等 客戶投訴記錄 客戶 增值服務(wù)記錄 客戶回訪記錄 客戶意見調(diào)查記錄 6 裝備部 工藝部 數(shù)字部 主要包括效果圖 施工圖 項目報價表 工程施工合同及附件 設(shè) 計師談單記錄表 部門會議紀要 車間上工排班表 原材料及成品登記 表 日常工作日志 新產(chǎn)品研發(fā)數(shù)據(jù)等 其中數(shù)字部機房重要文件備份 集成軟件開發(fā)源代碼等 7 財務(wù)部 主要包括財務(wù)管理中的各種賬冊 報表 憑證 工資發(fā)放 后勤方 面的固定資產(chǎn)核算 費用申請等 8 市場部 有關(guān)營銷促銷活動方案 客戶資料 市場調(diào)研資料 與客戶簽訂的協(xié) 議等 以上各部門歸檔材料的范圍有所變更時應(yīng)及時通知總經(jīng)理辦公室 以便檔 案管理及時作出調(diào)整 各部門應(yīng)歸檔的材料形式包括紙質(zhì) 音像及實物文件 二 歸檔文件的等級劃分及保管期限 需歸檔的文字 音像及實物材料的分級 保管期限如下 文件等級文件類型保管期限 一級 秘密文件 公司各項規(guī)章制度 簡介 執(zhí)照 資質(zhì)證書 榮譽 經(jīng)營計劃 管理決策 與總部及其他單位往來發(fā)文 人事方面的各種文件 財務(wù)報表 賬冊 資產(chǎn)核算 合同及司法文書等 永久 二級 重要文件 會議記錄 重要談話 各種總結(jié) 報告 請示批復(fù) 企劃方面的 宣傳方案 形象展示 涉及工程項目的文件等 五年以上 三級 普通文件 員工考勤 前臺的外出登記 鑰匙登記 來客記錄 電話記錄 維修登記 材料收發(fā) 設(shè)計師排單 倉庫管理方面的材料進出 登 記 核算 保管 檔案方面的管理指導(dǎo) 檔案保管 核算 借閱 銷毀 后勤方面的費用申請 辦公用品管理 采購 出車 及維修記錄等 三年 三 檔案編號方法 1 以一個立檔單位所形成的全部檔案為對象 依據(jù)公司部門及業(yè)務(wù)劃分 結(jié)合檔案的內(nèi)容和檔案載體的形式制定編號方法 便于科學(xué)管理和開發(fā)利用 2 檔案大類別均以部門前兩個字拼音首字母命名 具體為 行政部 XZ 人資部 RZ 客服部 KF 裝備部 ZB 工藝部 GY 數(shù)字部 SZ 市場部 SC 財務(wù)部 CW 企劃部 QH 倉管部 CG 3 工程項目命名 以上七部門 主要是裝備部 工藝部 數(shù)字部 客服部 四部門 凡涉及工程項目的檔案材料均以項目名縮寫為大類別 以中國人民抗日戰(zhàn)爭紀念館反法西斯勝利 70 周年項目為例 其項目大類編 號為 日期 KZG 館方中文縮寫頭字母 FF70 項目簡稱頭字母 文件編號 4 非工程項目檔案命名 由于公文編號受長度 美觀等各方面的制約 鑒 于公司正逐步組建發(fā)展 現(xiàn)內(nèi)部崗位編制并不復(fù)雜且部門管理統(tǒng)一 對內(nèi)制度 規(guī)范性文件的頁眉文字為靠左公司 VI 規(guī)范標(biāo)識圖形 靠右為公務(wù)編碼 一般制 度 規(guī)范性文件均需要編號 無論對內(nèi)對外文件 頁腳格式均為 第 X 頁 共 X 頁 頁眉 頁腳均使用宋體小五號字 不加粗 帶格式線 以財務(wù)部為例 編制方法 CW01 XXX 2014 年 6 月份財務(wù)報表 其中 為日期 CW 為財務(wù)部編號 01 為財務(wù)部制定的代表財務(wù)報表的內(nèi)容 02 為財 務(wù)憑證等等類推 XXX 為其他編號 四 歸檔方法及要求 1 歸檔文件材料必須完整 層次分明 符合其形成規(guī)律 能夠準(zhǔn)確反映公 司生產(chǎn)經(jīng)營各項活動的真實內(nèi)容和歷史進程 2 涉及項目工程的 應(yīng)將檔案材料歸入同一案卷中 不涉及項目工程的 先將文件材料按其形成或針對的年度分開 一般文件歸入文件形成的年度 跨 年度的規(guī)劃計劃 可歸入文件內(nèi)容針對的第一個年度 跨年度的總結(jié) 報告 歸入文件內(nèi)容針對的最后一個年度 統(tǒng)計報表 預(yù)決算歸入針對年度 3 按要求填寫卷內(nèi)目錄 備考表等表格 擬寫案卷標(biāo)題要求結(jié)構(gòu)完整 一 般應(yīng)準(zhǔn)確概括卷內(nèi)文件材料主要責(zé)任者 內(nèi)容 名稱 案卷封面要用黑色簽字 筆或者黑色鋼筆書寫 4 對破損的文件材料在裝訂的同時應(yīng)進行加邊 修補 或裱糊 對較大的 紙張應(yīng)折疊 并拆除文件材料上的金屬物 案卷裝訂要整齊 四 歸檔流程 一 歸檔時間 各部門不涉及工程項目的材料 應(yīng)根據(jù)材料性質(zhì)不同進行整理 凡材料每月整理的 一般為行政部 人資部 企劃部 市場部及裝備部 工藝部 數(shù)字部 客服部日常管理的材料 應(yīng)在每月底之前首先整理歸檔 凡材料按季度或年度整理的 應(yīng)在下一季度或下一年度一周內(nèi)首先進行歸 檔 歸檔應(yīng)包括材料原件 復(fù)印件及掃描電子件 各部門涉及項目工程的材料 應(yīng)在工程全部竣工后一周內(nèi)進行首先歸檔 各部門首先歸檔后應(yīng)將同一項目的歸檔材料統(tǒng)一移交總經(jīng)理辦公室 歸檔應(yīng)包 括材料原件 復(fù)印件及掃描電子件 二 檔案移交 各部門不涉及項目工程的歸檔材料在部門首先歸檔后一周內(nèi)經(jīng)部門主管簽 字后移交總經(jīng)理辦公室 涉及項目工程的 各部門首先歸檔后 由部門主管簽 字并統(tǒng)一交客服部整理 客服部應(yīng)在收到各部門材料后一周內(nèi)經(jīng)部門主管簽字 后將檔案材料移交總經(jīng)理辦公室 檔案經(jīng)總經(jīng)理辦公室主管人員驗收合格后 填寫 檔案移交清單 雙方履行簽字手續(xù) 辦理移交 根據(jù)公司目前的經(jīng)營狀況及要求 財務(wù)檔案由財務(wù)部按照本實施細則自行妥 善保管 暫時不移交檔案室 五 檔案保管與統(tǒng)計 一 公司設(shè)置專用檔案庫 具有防盜 防火 防水 防蟲 防鼠 防潮 防塵 放高溫等設(shè)施 定期檢查檔案保管狀況 對破損或變質(zhì)的檔案應(yīng)及時修 補 復(fù)制或其他技術(shù)處理 二 建立檔案統(tǒng)計制度 對檔案的收進 移出 保管 利用等情況進行 統(tǒng)計 及時 準(zhǔn)確填寫各種檔案工作情況統(tǒng)計年報 六 檔案借閱管理 一 總經(jīng)理辦公室根據(jù)工作需要 編制必要的檔案目錄 索引等檢索工 具 編輯檔案文件匯編各種參考資料 積極主動開展檔案利用工作 二 建立檔案借閱及保密制度 根據(jù)檔案的重要程度 確定不同的利用 范圍 規(guī)定不同的審批手續(xù) 1 借閱資料為普通文件的 借閱時間不超過一周 如遇節(jié)假日 須在節(jié)假 日前歸還 借閱普通文件的 需填寫調(diào)檔單 經(jīng)本部門主管及總經(jīng)理辦公室主 管人員簽字審批后方可借閱 2 借閱資料為重要文件的 借閱時間不超過三個工作日 如遇節(jié)假日 須 在節(jié)假日前歸還 借閱重要文件的 需填寫調(diào)檔單 經(jīng)本部門主管及總經(jīng)理辦 公室主管人員簽字審批后方可借閱 3 借閱資料為秘密文件的 借閱時間不得超過一個工作日 原則上不得帶 出總經(jīng)理辦公室 借閱秘密文件的 需填寫調(diào)檔單 經(jīng)本部門主管 總經(jīng)理辦 公室主管人員及總經(jīng)理簽字審批后方可借閱 三 借閱檔案人員必須愛護檔案 保持整潔 要保護檔案的安全 不得 轉(zhuǎn)借 拆卸 調(diào)換 污損所借檔案 不得在文件上圈點 畫線 涂改 未經(jīng)批 準(zhǔn)不得復(fù)印檔案 四 調(diào)閱重要及秘密檔案只可在總經(jīng)理辦公室調(diào)閱復(fù)印件或者掃描件 借閱人員必須嚴格保密 不得泄漏資料內(nèi)容 不得遺失 借閱后需按時歸還 如需延長借閱的 必須通知總經(jīng)理辦公室主管人員 并另行辦理借閱手續(xù) 七 檔案鑒定 移交 銷毀 一 根據(jù)不同檔案材料的分級及保管期限 結(jié)合實際情況 總經(jīng)理辦公 室統(tǒng)計檔案庫內(nèi)各檔案的情況表 二 定期對于已到期的檔案進行鑒定 鑒定工作在總經(jīng)理或總經(jīng)理助理 的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和主持下 由總經(jīng)理辦公室和與所鑒定檔案相關(guān)的業(yè)務(wù)部門組成鑒 定小組 具體負責(zé)檔案的鑒定工作 三 凡經(jīng)鑒定小組確認已失去保存價值的檔案 應(yīng)登記造冊 經(jīng)公司主 管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后銷毀 檔案銷毀時 必須有兩人在場負責(zé)銷毀 并在銷毀清單上 簽字 銷毀清冊由總經(jīng)理辦公室永久保存 八 檔案保密 一 總經(jīng)理辦公室主管人員及各部門兼職檔案員應(yīng)在安全的環(huán)境下進行 整理裝訂涉密檔案 妥善保管尚未整理的檔案材料 不準(zhǔn)隨意堆放 以免造成