檔案保管制度.doc

檔案保管制度為了公司更好的發(fā)展，加強(qiáng)國家法律、法規(guī)及公司各項(xiàng)管理制度規(guī)定等的管理，為保守公司的商業(yè)秘密，特制定檔案保管制度。（一）檔案是公司的真實(shí)紀(jì)錄，是公司的寶貴財產(chǎn)，由于它的原始性和唯一性，決定檔案的不可替代性。各部門都必須依法歸檔，不得將檔案材料據(jù)為己有。（二）各部門的重要活動都要有準(zhǔn)確、完整、系統(tǒng)的材料歸檔保存。（三）活動辦理完后，文件材料應(yīng)及時收集、嚴(yán)格管理、隨辦隨歸。（四）公司的全部檔案實(shí)行合理管理，專人負(fù)責(zé)，并做好檔案保密工作。對檔案要編制總目錄，分類目錄及檔案檢索工具，進(jìn)行檔案著錄工作。各類文件材料按“條款類目”分別存放在專用柜架上。檔案管理范圍：1、國家相關(guān)法律、法規(guī)、政府機(jī)關(guān)發(fā)送的文件和集團(tuán)總部、外單位發(fā)送有價值的公文信函、通報等。2、集團(tuán)總部和公司印發(fā)的文件、決議，領(lǐng)導(dǎo)重要批示，重要性會議紀(jì)要，規(guī)章制度，決定，通知，公款購置的圖書、資料以及有保存價值的文字、圖片、音像、軟件資料等。3、各部門的各種重要文件、業(yè)務(wù)資料和往來單位的合同、函件等。4、下屬單位報送的有保存價值的文字、圖片、軟件等。5、報刊、廣播、電話等反映行業(yè)狀況，公司有關(guān)情況的文字、圖片、音像、軟件等。6、對有保存價值的音像檔案，包括錄像帶、攝影帶、照片（含底片）均應(yīng)編寫文字說明。底片、膠片、錄像帶、光碟不得放置在溫度過高、濕度過大的環(huán)境中。7、定期對庫藏檔案進(jìn)行情況核對，對破損或載體變質(zhì)的檔案要及時進(jìn)行修補(bǔ)和備份。因移交作廢、遺失等注銷時，要查明原因，保存依據(jù)。8、文書檔案保管期限分為永久、長期、短期三種。長期為16年至50年，短期為15年（含15年）以下。凡對公司有長遠(yuǎn)利用價值的檔案應(yīng)永久保存；凡反映公司的一般工作活動，在較長時間內(nèi)對公司有利用價值的檔案應(yīng)永久保存；凡反映公司的一般工作活動，在較長時間內(nèi)對公司工作有利用價值的文件材料列為長期保管；凡較短時間內(nèi)對公司工作有利用價值的文件材料，列為短期保管。9、檔案管理人員要定期對已超過保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，鑒定檔案必須在公司總經(jīng)理的主持下，由各部門相關(guān)人員組成鑒定小組共同進(jìn)行。鑒定工作結(jié)束后，應(yīng)提出工作報告，對確無保存價值的檔案進(jìn)行登記造冊，報由公司總經(jīng)理核準(zhǔn)后銷毀。10、銷毀過時檔案應(yīng)指定兩人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，防止檔案泄密，監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀清冊上簽字。11、由于公司部門調(diào)整或合并必須將本部門的全部檔案進(jìn)行認(rèn)真整理，妥善保管移交給新部門或公司檔案管理人員。12、檔案原則上不借出檔案室外，只限于在公司內(nèi)部查閱。確因工作需要將檔案借出公司（機(jī)密、絕密除外），須經(jīng)公司總經(jīng)理同意，并嚴(yán)格履行外借手續(xù)。借出期限不超過壹星期，到期必須歸還。檔案管理人員要對歸還檔案進(jìn)行清點(diǎn)和檢查，發(fā)現(xiàn)遺失和損失要及時報告公司領(lǐng)導(dǎo)查處。13、借閱檔案者必須確保檔案材料和檔案內(nèi)容的安全，要保持檔案密卷完整、清潔。不得污損檔案，不得私自拆卷、勾劃、撕頁、照像等。14、未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)同意，借閱檔案者不得擅自摘錄、復(fù)印或翻印檔案的內(nèi)容，不得公布未公布過的檔案，不得泄露檔案內(nèi)容的機(jī)密。15、檔案管理人員因故調(diào)動時，應(yīng)逐項(xiàng)將存檔的全部檔案移交，并填寫移交清單，交主管部門或公司簽字后，方可辦理調(diào)動手續(xù)。調(diào)動人員不得以任何理由、籍口將文件資料帶走或留為己用。七、安全保密制度為了加強(qiáng)公司管理，嚴(yán)肅公司工作紀(jì)律，規(guī)范員工行為，保證公司商業(yè)秘密不外泄，特制定一制度。（一）公司秘密關(guān)系公司權(quán)利的利益，公司所有員工都有義務(wù)嚴(yán)格保守公司的機(jī)密，包括商業(yè)機(jī)密和技術(shù)秘密，不得隨意與人談?wù)摴臼聞?wù)，特別是同行業(yè)相關(guān)人員。（二）公司所有檔案、文件由公司總經(jīng)理按密級劃為絕密、機(jī)密、機(jī)密三種。并同專業(yè)技術(shù)人員共同協(xié)商確定解密期限。檔案密級劃分原則：1、絕密：是公司最重要的公司秘密，泄露會使公司權(quán)益受到特別嚴(yán)重的損害。其范圍是：（1）公司重大決策中的秘密事項(xiàng)。（2）公司尚未付諸實(shí)施的發(fā)展（經(jīng)營）戰(zhàn)略、規(guī)劃、投資（經(jīng)營）項(xiàng)目及經(jīng)營決策者。（3）涉及公司安全、重大經(jīng)濟(jì)利益和重要的技術(shù)秘密、科學(xué)研究的文件材料。2、機(jī)密：是重要的公司的秘密，泄露會使公司權(quán)益遭受嚴(yán)重?fù)p害，其范圍是：（1）公司內(nèi)部掌握的合同、協(xié)議、意向書及可行性報告、重要會議紀(jì)要、公司經(jīng)營狀況等；（2）公司各類財務(wù)報表及資訊等；（3）涉及公司安全，較大經(jīng)濟(jì)利益和比較重要的技術(shù)秘密、科學(xué)研究的文件材料。3、秘密是一般的公司秘密，泄露會使公司的權(quán)益遭受損害，其范圍是：（1）在一定時間和范圍內(nèi)不宜公開的機(jī)構(gòu)設(shè)置、內(nèi)部分工、人事安排和職務(wù)任免事項(xiàng)、公司職員的人事檔案和工資性收入資料。（2）公司所掌握的尚未公開的各類信息。（3）涉及公司利益及影響的有關(guān)文件材料，公司所確定的其它應(yīng)當(dāng)保密的事項(xiàng)。（三）保密工作的日常管理1、公司復(fù)印、機(jī)要檔案室均屬保密場所，由專人負(fù)責(zé)管理及打印，其他人員非公莫入。2、機(jī)要文件資料的收發(fā)、傳遞、借閱、移交、銷毀均要嚴(yán)格執(zhí)行收發(fā)制度。做到手續(xù)完備、權(quán)責(zé)分明、有據(jù)可查。3、凡參加會議帶回的秘密文件資料一律交機(jī)要員登記并統(tǒng)一管理，嚴(yán)禁攜帶機(jī)要文件出入公共場所或回家，更不準(zhǔn)讓無關(guān)人員閱讀機(jī)要文件資料。4、機(jī)要文件，資料的閱文由公司機(jī)要檔案室組織傳閱、轉(zhuǎn)遞，不得直接橫傳。5、機(jī)要人員每季度對季度接受的保管文件，資料執(zhí)行核查清理制度，保密文件資料應(yīng)設(shè)專柜管理，離開機(jī)要檔案室應(yīng)隨手入柜落鎖。6、制、發(fā)秘密文件的成文草稿、修改稿、打印清樣等均應(yīng)存檔或及時銷毀。7、未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，嚴(yán)禁擅自復(fù)印機(jī)要文件、資料，若確因工作需要必須復(fù)印，須由公司領(lǐng)導(dǎo)審批，由機(jī)要員復(fù)印，部門負(fù)責(zé)人登記后，方可使用。8、對于密級文件，應(yīng)按不同密級與普通文件相區(qū)別，由指定人員進(jìn)行收發(fā)、傳遞。9、具有公司秘密內(nèi)容的會議和其它活動，主辦部門應(yīng)限定參加會議人員工范圍，指定出席會議人員，確定會議內(nèi)容是否傳達(dá)及傳達(dá)范圍。10、以謀取私利為目的，向外泄露公司秘密，給予解雇處分，情節(jié)嚴(yán)重并觸犯刑律的，