公司文件管理制度

永不停止的進(jìn)取精神 - 7 -文件類型：公司級(jí)文件密級(jí)：普通版本：第一版文件名稱：天為商貿(mào)有限公司文件管理制度文件編號(hào)： 天為公司文件管理制度文件所屬部門(mén)：總經(jīng)辦文件相關(guān)部門(mén)：所有部門(mén)一、目的（備注：采用四號(hào)楷體-GB2312加粗-文件備注內(nèi)容采用五號(hào)字體）為對(duì)與公司經(jīng)營(yíng)管理行為有關(guān)的文件及資料進(jìn)行控制，確保所有使用的文件具有統(tǒng)一性和有效性。二、適用范圍（備注：之間空一行）凡本公司之各種規(guī)定、程序、辦法、標(biāo)準(zhǔn)及其一切相關(guān)事項(xiàng)與賴以執(zhí)行的法律法規(guī)等外來(lái)文件。三、定義： 1、公司級(jí)文件：公司所有部門(mén)及個(gè)人都必須遵守的文件或制度 2、部門(mén)級(jí)文件：多部門(mén)需要遵守的文件或制度3、部門(mén)內(nèi)文件：在一個(gè)部門(mén)內(nèi)執(zhí)行的制度、標(biāo)準(zhǔn) 4、名詞定義：4.1、制度：指要求公司成員共同遵守的，按一定程序辦事的規(guī)程性文件；4.2、辦法：指公司針對(duì)某項(xiàng)工作依照其所需標(biāo)準(zhǔn)制定的考核獎(jiǎng)懲性的文件；4.3、標(biāo)準(zhǔn)：指公司對(duì)某項(xiàng)工作應(yīng)達(dá)到的要求進(jìn)行規(guī)范和約定的文件；4.4、通知：是批轉(zhuǎn)下級(jí)、轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)、傳達(dá)事項(xiàng)、發(fā)布制度、任免人員時(shí)使用的文件；4.5、通報(bào)：是表彰先進(jìn)、批評(píng)錯(cuò)誤、傳達(dá)重要精神或情況的文件，是一種有較強(qiáng)的教育作用和指導(dǎo)作用的周知性下行文；4.6、報(bào)告：是向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作、反映情況，答復(fù)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)詢問(wèn)的文件；4.7、請(qǐng)示：是向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)的文件；4.8、批復(fù)：是指導(dǎo)性的下行文，是上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)答復(fù)下屬請(qǐng)示事項(xiàng)的公文；4.9、函：是不相隸屬的單位之間相互商洽工作、提出和答復(fù)問(wèn)題、請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)的文件；4.10、流程：是一組輸入通過(guò)特定行動(dòng)準(zhǔn)則達(dá)到特定輸出的過(guò)程；4.11、會(huì)議紀(jì)要：是記載、傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)的文件；4.12、計(jì)劃：是部門(mén)單位或個(gè)人對(duì)未來(lái)一定時(shí)期內(nèi)要做的工作或要完成的某項(xiàng)任務(wù)，提出某些設(shè)想，作出具體安排；4.13、總結(jié)：是國(guó)家機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體、企事業(yè)單位和個(gè)人對(duì)過(guò)去一段工作的回顧和分析評(píng)價(jià)，判明得失利弊，提高理性認(rèn)識(shí)，用以指導(dǎo)今后工作的書(shū)面材料。4.14、方案：指部門(mén)或個(gè)人出臺(tái)的項(xiàng)目性工作計(jì)劃書(shū)4.15、手冊(cè)：指作為指導(dǎo)員工開(kāi)展工作的程序、方法的綜合性文件四、職責(zé) 1、總經(jīng)辦負(fù)責(zé)本文件的執(zhí)行、監(jiān)督、修改工作 2、各部門(mén)負(fù)責(zé)本部門(mén)相關(guān)文件的起草、執(zhí)行、監(jiān)督及修改工作五、文件管理程序 1、文件編號(hào):TW-ZJB-2010-01 第幾號(hào)文件 編制年份 部門(mén)編號(hào) 公司名 2、文件起草及審批：2.1文件起草：公司或部門(mén)認(rèn)為有必要進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化的管理行為。 公司級(jí)文件：總經(jīng)辦起草 部門(mén)及文件：牽頭部門(mén)起草 部門(mén)內(nèi)文件：部門(mén)自己起草2.2文件審核： 公司級(jí)文件：相關(guān)分管領(lǐng)導(dǎo)審核 部門(mén)級(jí)文件：相關(guān)部門(mén)會(huì)簽審核 部門(mén)內(nèi)文件：部門(mén)分工負(fù)責(zé)人審核2.3文件批準(zhǔn)： 公司級(jí)文件：總經(jīng)理批準(zhǔn) 部門(mén)級(jí)文件：分管副總批準(zhǔn)，若涉及到兩個(gè)副總由總經(jīng)理批準(zhǔn) 部門(mén)內(nèi)文件：分管副總批準(zhǔn)2.4文件的修訂與廢止： 公司級(jí)文件：總經(jīng)理批準(zhǔn) 部門(mén)級(jí)文件：分管副總批準(zhǔn)，若涉及到兩個(gè)副總由總經(jīng)理批準(zhǔn) 部門(mén)內(nèi)文件：分管副總批準(zhǔn)3、文件內(nèi)容規(guī)定：3.1標(biāo)題：在眉首橫線下空兩格，用2號(hào)宋體字加粗；標(biāo)題一般由“發(fā)文單位+介詞（可省略）+事由+文種”組成。 例：采購(gòu)部（發(fā)文單位）關(guān)于（介詞）提升采購(gòu)訂貨準(zhǔn)確性（事由）的管理辦法（文種）3.2文件所屬部門(mén)：在標(biāo)題下一行頂格用3號(hào)宋體字標(biāo)識(shí)；主送單位后面標(biāo)注全角冒號(hào)。 例：文件所屬部門(mén)：總經(jīng)辦3.3文件相關(guān)部門(mén)：是指除所屬部門(mén)以外需要執(zhí)行或知曉文件內(nèi)容或協(xié)助辦理的 例：文件相關(guān)部門(mén)：營(yíng)運(yùn)部、財(cái)務(wù)部3.4正文：在文件相關(guān)部門(mén)下一行，每段空兩格寫(xiě)起，正文一般由開(kāi)頭、主體、結(jié)尾三部分組成。3.5附件：附件是附在正文后的有關(guān)材料，包括隨文轉(zhuǎn)發(fā)報(bào)送的文件，頒發(fā)的規(guī)章制度及文件中的報(bào)表、數(shù)字統(tǒng)計(jì)、人員名單等。有附件的文件，應(yīng)在正文下空一行左空2字用3號(hào)宋體字標(biāo)識(shí)，后標(biāo)全角冒號(hào)。附件如有序號(hào)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。 例： 附件： 1、采購(gòu)計(jì)劃表 2、采購(gòu)定價(jià)表3.6文件用紙一般采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)的A4型紙。4、收文的管理4.1文件的簽收1）所有外來(lái)文件的簽收（除領(lǐng)導(dǎo)親啟的外）均由總經(jīng)辦人員登記簽收、拆封。在簽收和拆封時(shí)，文書(shū)人員需注意檢查封口，對(duì)開(kāi)口和郵票撕毀的函件應(yīng)查明原因。2）所有正式文件都要進(jìn)行分類編號(hào)整理，對(duì)于重要文件要做好保密工作。4.2文件的編號(hào)保管 1）公司級(jí)文件及部門(mén)級(jí)文件由總經(jīng)辦統(tǒng)一進(jìn)行編號(hào) 2）部門(mén)內(nèi)文件由各部門(mén)自行按文件管理制度規(guī)定進(jìn)行編號(hào)，總經(jīng)辦監(jiān)督4.3文件的批閱與分轉(zhuǎn)1）凡正式文件需由總經(jīng)辦人員根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后，由文書(shū)人員分送領(lǐng)導(dǎo)或承辦部門(mén)閱辦，重要文件或急件應(yīng)立刻承送領(lǐng)導(dǎo)（或分管領(lǐng)導(dǎo)）閱批后分送承辦部門(mén)閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應(yīng)在當(dāng)天閱簽完。2）一般性質(zhì)的函、電，可由總經(jīng)辦直接分轉(zhuǎn)處理。如涉及幾個(gè)部門(mén)會(huì)辦的文件，應(yīng)同各部門(mén)聯(lián)系后再分轉(zhuǎn)處理。3）為加速文件運(yùn)轉(zhuǎn)，文書(shū)人員應(yīng)在當(dāng)天或第二天將文件送到領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門(mén)，如關(guān)系到兩個(gè)以上的部門(mén)，應(yīng)按批示次序傳閱，最遲不得超過(guò)兩天（特殊情況例外）。4.4文件的傳閱與催辦1）傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密級(jí)的文件帶回家、宿舍或公共場(chǎng)合，也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。對(duì)尚未傳達(dá)的文件不得向外泄露內(nèi)容；有密級(jí)的文件必須在總經(jīng)辦現(xiàn)場(chǎng)翻閱。2）閱讀文件應(yīng)抓緊時(shí)間，當(dāng)天閱完后應(yīng)在下班前將文件交給文書(shū)人員，如有領(lǐng)導(dǎo)“批示”、”“擬辦意見(jiàn)”的文件有關(guān)部門(mén)和人員按文件所提要求和領(lǐng)導(dǎo)批示辦理有關(guān)事宜。3）閱文時(shí)不得抄錄全文，不得隨意取走文件內(nèi)任何文件及附件，如確需工作需要，要辦理借閱手續(xù)，以防止丟失泄密。4）文件閱完后應(yīng)及時(shí)歸還相關(guān)部門(mén)，切忌橫傳。5、發(fā)文的管理5.1發(fā)文的程序1）如果各部門(mén)需要發(fā)文，應(yīng)事先向相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)提出申請(qǐng)。2）草擬文稿時(shí)必須從本單位角度出發(fā)，做到情況確實(shí)、觀點(diǎn)鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡(jiǎn)練、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)正確、書(shū)寫(xiě)工整。3）部門(mén)應(yīng)根據(jù)有關(guān)規(guī)定對(duì)文稿進(jìn)行修改；所有發(fā)文必須符合 天為公司文件管理制度，采用公司標(biāo)準(zhǔn)文件格式。4）經(jīng)部門(mén)審查修改后的文稿，送分管領(lǐng)導(dǎo)核對(duì)（對(duì)文稿內(nèi)容質(zhì)量負(fù)責(zé)）。5）對(duì)修改較多的文稿，應(yīng)由擬稿部門(mén)重新整理。6）需經(jīng)會(huì)簽的文稿，應(yīng)及時(shí)送會(huì)簽部門(mén)會(huì)簽。7）文稿會(huì)簽后應(yīng)承送領(lǐng)導(dǎo)審批簽發(fā)。8）經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā)后的文稿交由辦總經(jīng)辦人員編號(hào)打印。6、文件會(huì)簽6.1起草下列文件時(shí)進(jìn)行會(huì)簽1）涉及全局性工作，需要相關(guān)部門(mén)協(xié)助的；2）項(xiàng)目審批涉及多部門(mén)協(xié)同的；3）主要領(lǐng)導(dǎo)及分領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為有必要會(huì)簽的；4）其他需要會(huì)簽的文件；6.2會(huì)簽審核的內(nèi)容1）文件是否必要可行；2）文件是否符合企業(yè)相關(guān)制度、規(guī)定等；3）文件是否符合程序和權(quán)限；4）文件是否規(guī)范科學(xué)、準(zhǔn)確恰當(dāng)；5）文件會(huì)簽不允許不簽批任何意見(jiàn)，且意見(jiàn)要鮮明。6.3文件會(huì)簽的程序1）各部門(mén)負(fù)責(zé)起草各部門(mén)文件并組織會(huì)簽，需要會(huì)簽的文稿經(jīng)負(fù)責(zé)人同意后，由擬稿人負(fù)責(zé)送相關(guān)部門(mén)會(huì)簽。2）會(huì)簽一般應(yīng)在半個(gè)工作日內(nèi)完成。3）文件會(huì)簽后應(yīng)及時(shí)通知主辦部門(mén)。4）會(huì)簽后的文件由起草人根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)意見(jiàn)進(jìn)行整理后交由行政部進(jìn)行文件的編號(hào)和簽發(fā)。7、文件的借閱和清退7.1各部門(mén)有關(guān)工作人員工作需要借閱一般文件，需進(jìn)行登記；對(duì)有密級(jí)的文件需經(jīng)過(guò)相關(guān)負(fù)責(zé)人同意后方可借閱。7.2總經(jīng)辦人員對(duì)承辦的文件應(yīng)抓緊催辦，應(yīng)定期對(duì)事情已經(jīng)辦妥的部門(mén)文件和領(lǐng)導(dǎo)要求限期清退的文件，進(jìn)行收繳清退工作。（一般為月底一小清，季末一中清，年終一總清）。如發(fā)現(xiàn)文件丟失，必須及時(shí)查明原因和責(zé)任者，并如實(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。8、文件立卷歸檔的要求8.1文件立卷應(yīng)按照內(nèi)容、名稱、時(shí)間順序，分門(mén)別類的進(jìn)行歸檔。8.2重要工作、重要會(huì)議形成的文件材料要及時(shí)立卷歸檔。8.3立卷時(shí)要把文件的批復(fù)、正本、附件、底稿收集齊全，保證材料的完整性。9、文件的銷(xiāo)毀9.1對(duì)于多余、重復(fù)、過(guò)期和無(wú)保存價(jià)值的文件，辦公室應(yīng)定期清理造冊(cè)，并按上級(jí)有關(guān)規(guī)定，辦理申請(qǐng)銷(xiāo)毀手續(xù)。9.2經(jīng)審核同意銷(xiāo)毀的文件應(yīng)在部門(mén)負(fù)責(zé)人及分管領(lǐng)導(dǎo)的共同監(jiān)督下銷(xiāo)毀。10、文件格式10.1公司所有制度采用該文件格式進(jìn)行10.2所有正式在公司內(nèi)部傳遞的文件格式以總經(jīng)辦確定的文件格式為準(zhǔn)六、附件1、標(biāo)準(zhǔn)通知格式2、員工入職登記表格式3、員工離職交接表格式4、工作計(jì)劃表格式6、員工請(qǐng)假申請(qǐng)表格式會(huì)簽：發(fā)布日