采購員應(yīng)具備的能力(修改).doc

優(yōu)秀采購員必備能力要求在傳統(tǒng)思想里，采購就是拿錢買東西，其目的就是以最少的錢買到最好的商品。然而，事實(shí)并非如此，隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，技術(shù)的進(jìn)步，競(jìng)爭(zhēng)的日益激烈，采購已由單純的商品買賣妝展成為一種職能，一門專業(yè)，一種可為企業(yè)節(jié)省成本，增加利潤(rùn)，獲取服務(wù)的資源。采購也不是一種輕松的工作，需要較高的專業(yè)技能和談判技巧。采購不僅是價(jià)格問題，而且大部份不是價(jià)格因素，更多的是品質(zhì)水平，品質(zhì)保證能力，售后服務(wù)，產(chǎn)品服務(wù)水平，綜合實(shí)力等等。有些東西看起來買得很便宜，但經(jīng)常維修，經(jīng)常不能正常工作，就大大增加了使用成本，如果買的是假冒偽劣商品，就會(huì)蒙受更大的損失。采購就是通過交換獲取物料和服務(wù)的購買行為，為企業(yè)經(jīng)營(yíng)在合適的時(shí)間、地點(diǎn)、價(jià)格獲取質(zhì)量、數(shù)量合適的資源。因此，作為采購員，從根本上看，應(yīng)具備以下能力：1.成本意識(shí)與價(jià)值分析能力采購支出是構(gòu)成銷貨成本的主要部份，因此采購人員必須具有成本意識(shí)，會(huì)精打細(xì)算，錙珠必較，不可大而化之；其次，必須具有“成本效益”的觀念，所謂“一分錢一分貨”，不可花冤枉錢，買了品質(zhì)不好或不堪使用的物品，并能隨時(shí)將投入（成本）與產(chǎn)出（使用狀況時(shí)效，損耗率，維修次數(shù)等）加以比較。此外，對(duì)于報(bào)價(jià)單的內(nèi)容，應(yīng)有分析的技巧，不可以“總價(jià)”比較，必須在相同的基礎(chǔ)上，對(duì)原料，人工，工具，稅款，利潤(rùn)，交貨時(shí)間，付款條件等，逐項(xiàng)加以剖析評(píng)判。2.預(yù)測(cè)能力在動(dòng)態(tài)經(jīng)濟(jì)環(huán)境下，物品的采購與供應(yīng)數(shù)量經(jīng)常會(huì)調(diào)整變動(dòng)，采購人員應(yīng)該能依據(jù)各種產(chǎn)銷資料，分析，判斷貨源是否充裕，再與供應(yīng)商接觸，并可從其“惜售”的態(tài)度，揣摩物品是否可能供應(yīng)日絀。從物品原料價(jià)格的漲跌，也能推斷采購成本將受影響的幅度是多少?？傊?，采購人員必須擴(kuò)充見聞，具備“察言觀色”的能力，才能對(duì)物品未來的供應(yīng)趨勢(shì)未雨綢繆。3.表達(dá)能力采購人員無論是用語言或文字與供應(yīng)商溝通，必須能正確，清晰表達(dá)所欲采購的各種條件，例如規(guī)格，數(shù)量，價(jià)格，交貨期限，付款方式等，避免語言含混，滋生誤解。尤其是忙碌的采購工作，采購人員更必須具備長(zhǎng)語短話，言簡(jiǎn)意賅的表達(dá)能力，以免浪費(fèi)時(shí)間。而以“說之以理，動(dòng)之以情”來獲取優(yōu)惠的采購條件，更是采購人員必須鍛煉的表達(dá)能力。4.良好的人際溝通與協(xié)調(diào)能力由于采購業(yè)務(wù)牽涉范圍廣，相關(guān)部門多，欲使采購業(yè)務(wù)能順利進(jìn)行，而獲得良好的工作績(jī)效，除了采購人員的努力外，尚需企業(yè)內(nèi)部各有關(guān)部門的密切配合。因此，采購人員必須具有良好的人際關(guān)系與協(xié)調(diào)能力，以期獲得有關(guān)部門的合作，而圓滿完成任務(wù)。在此將采購部門與企業(yè)內(nèi)有關(guān)部門的協(xié)調(diào)關(guān)系，敘述如下：1）與銷售部門銷售部門應(yīng)提供正確的銷售預(yù)測(cè)及銷售目標(biāo)等資料給采購部門，以期采購計(jì)劃有效執(zhí)行。銷售部門研定產(chǎn)品的價(jià)格，必須事先預(yù)估制造成本，尤其占主要部份的材料成本。在預(yù)估材料成本方面，采購部應(yīng)提供充分協(xié)助。銷售部門在與客戶談判特別訂單及無庫存的產(chǎn)品時(shí)，必須考慮采購的購運(yùn)時(shí)間（lead time)，避免造成無法如期交貨的問題。采購部門應(yīng)將從供應(yīng)商處所獲得的有關(guān)競(jìng)爭(zhēng)者的用料需求信息，以及其它產(chǎn)品的銷售數(shù)量，品質(zhì)，價(jià)格等信息，提供給銷售部門，以協(xié)助做好競(jìng)爭(zhēng)策略的擬定工作。2）與生管部門為了確保原料供應(yīng)的穩(wěn)定性，采購部門和生管部門需要經(jīng)常交換信息。生管部門應(yīng)盡早通知采購部門有關(guān)產(chǎn)品的生產(chǎn)計(jì)劃與物料的需求計(jì)劃，使采購部門有充足的時(shí)間尋求貨源，并與供應(yīng)商議價(jià)。而采購部門也必須通知生管部門其所需要的購運(yùn)時(shí)間及訂購后可能發(fā)生的變化。如果生產(chǎn)計(jì)劃和采購計(jì)劃中的數(shù)量或時(shí)間有任何改變，彼此都應(yīng)迅速通知對(duì)方，以便做適當(dāng)?shù)恼{(diào)整與配合。4）與質(zhì)檢部門采購人員必須熟悉有關(guān)品質(zhì)標(biāo)準(zhǔn)，以便從供應(yīng)商處購買到合乎質(zhì)量的物品。采購人員由于直接與供應(yīng)商接觸，能幫助品管部門建立供應(yīng)商所能配合的一套檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)。而品管部門也應(yīng)將檢驗(yàn)結(jié)果告知采購人員，借以考核供應(yīng)商。因此，采購與質(zhì)檢部門的協(xié)調(diào)如下：質(zhì)檢知識(shí)：采購人員應(yīng)隨時(shí)向質(zhì)檢部門學(xué)習(xí)質(zhì)檢的知識(shí)，以便與供應(yīng)商接觸時(shí)能了解物料品質(zhì)，以期采購適當(dāng)?shù)奈锪弦怨┥a(chǎn)。品質(zhì)標(biāo)準(zhǔn)：采購部門應(yīng)與質(zhì)檢部門保持密切聯(lián)系，以便質(zhì)檢部門隨時(shí)提供必要的協(xié)助，使請(qǐng)購規(guī)格與驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)相互吻合。物料驗(yàn)收：質(zhì)檢部門對(duì)由于廠商交來的物料不符要求而拒收時(shí)，應(yīng)立即通知采購部門，以便采取必要的措施。開發(fā)供應(yīng)廠商：采購部門與質(zhì)檢部門應(yīng)共同開發(fā)供應(yīng)廠商，以確認(rèn)廠商是否具備供應(yīng)所需品質(zhì)及數(shù)量的產(chǎn)品的能力。5）與生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)采購部門提供生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)所需物料，兩者關(guān)系密切，但是兩者卻有不同的立場(chǎng)。通常，生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)希望物料能快速供應(yīng)，以免發(fā)生斷料停工；而采購部門則希望能有充分時(shí)間進(jìn)行議價(jià)，以降低采購成本，因此在采購的購運(yùn)時(shí)間方面，彼此需互相尊重，充分協(xié)調(diào)地，切勿意氣用事。另外，對(duì)于“自制”或“外包”的決定，生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)與采購部門彼此立場(chǎng)與見解也可能不同，此時(shí)應(yīng)根據(jù)成本分析結(jié)果，以客觀的態(tài)度共商辦法。6）與財(cái)務(wù)部門每一項(xiàng)采購交易，從訂購開始到交貨，請(qǐng)款，付款為止，都需要做財(cái)務(wù)處理。財(cái)務(wù)部門還可為采購部門提供各項(xiàng)有關(guān)的計(jì)算資料，例如：應(yīng)付帳余額統(tǒng)計(jì)，實(shí)際支出金額與預(yù)算金額比較，材料成本計(jì)算，價(jià)差績(jī)效計(jì)算等。7）與技術(shù)部門技術(shù)部門在設(shè)計(jì)物料規(guī)格時(shí)，不可過分加調(diào)追求品質(zhì)，而忽略價(jià)格和市場(chǎng)因素；而采購部門也不可太強(qiáng)調(diào)價(jià)格因素而忽略品質(zhì)要求。因此，技術(shù)部門應(yīng)征詢采購部門的意見，而采購部門也應(yīng)根據(jù)市場(chǎng)信息，建議適當(dāng)?shù)囊?guī)格標(biāo)準(zhǔn)?？傊瑑啥急仨毭芮袇f(xié)調(diào)，才能順利進(jìn)行采購。為了建立標(biāo)準(zhǔn)，以期盡量保證物料品種，在此方面，兩者應(yīng)密切協(xié)調(diào)，產(chǎn)生良好的互動(dòng)關(guān)系。在新產(chǎn)品設(shè)計(jì)方面，采購部門應(yīng)及時(shí)提供有關(guān)物料規(guī)格，性能，價(jià)格等最新信息，以供技術(shù)部門參考。8）與倉儲(chǔ)部門大量采購可以降低物料的單位成本，但相對(duì)地，存量的增加，會(huì)提高倉儲(chǔ)成本。因此，為了使整體的采購成本降低，采購部門與倉儲(chǔ)部門，必須有良好的溝通與協(xié)調(diào)能力，妥為設(shè)計(jì)適當(dāng)?shù)淖畹痛媪考坝嗁忺c(diǎn)。采購部門應(yīng)在訂購?fù)瓿蓵r(shí)，將有關(guān)交貨時(shí)間與數(shù)量等資料通知倉儲(chǔ)部門，以便倉儲(chǔ)部門能事先準(zhǔn)備所需空間；而倉儲(chǔ)部門也應(yīng)定期將存量記錄通知采購部門，以利存量控制。另外，對(duì)于退貨，呆料，缺料等問題，采購人員也應(yīng)協(xié)助倉儲(chǔ)人員處理。5.專業(yè)知識(shí)采購人員對(duì)其經(jīng)辦的產(chǎn)品，若能了解材料來源，組合過程，基本功能，品質(zhì)，用途，成本等，將有助于供應(yīng)商的溝通，并避免吃虧上當(dāng)。有了專業(yè)知識(shí)，采購人員就更能主動(dòng)開發(fā)新來源或替代品，且有助于降低采購成本。除此之外，采購員需要了解購買的物品，了解產(chǎn)品的原理，性能要求，了解市場(chǎng)行情，價(jià)格走勢(shì)，需要了解供應(yīng)商的實(shí)力，供應(yīng)商報(bào)價(jià)的合理性，實(shí)地考查供應(yīng)保證能力，需要極強(qiáng)的談判能力和計(jì)劃能力，有能力在保證供應(yīng)的同時(shí)保證價(jià)格和品質(zhì)標(biāo)準(zhǔn)?？偟膩碚f，作為專業(yè)采購員，需要掌握至少一門符合企業(yè)實(shí)際需要的采購內(nèi)容的專業(yè)，而非會(huì)計(jì)和英語等專業(yè)。采購員職責(zé)范圍采購工作職責(zé)采購的任務(wù)是確保企業(yè)生產(chǎn)所需的物料，在必要的時(shí)候，將必要的數(shù)量，以適當(dāng)?shù)钠焚|(zhì)，價(jià)格進(jìn)貨，從而維持正常的生產(chǎn)活動(dòng)，使企業(yè)配置的資源充分發(fā)揮功效，不會(huì)因采購不適而造成機(jī)器，廠房閑置，作業(yè)人員停工待料，生產(chǎn)中繼等企業(yè)蒙受損失的現(xiàn)象。 而要達(dá)成以上任務(wù)，采購員必須明了自己的職責(zé)。關(guān)于一個(gè)優(yōu)秀的采購員須承擔(dān)的責(zé)任，主要有以下幾個(gè)部份：采購計(jì)劃與需求確認(rèn)，供應(yīng)商選擇與管理，采購數(shù)量控制，采購品質(zhì)控制，采購價(jià)格控制，交貨期控制，采購成本控制，采購合同管理，采購記錄管理。采購業(yè)務(wù)實(shí)施流程采購流程是采購員的主要工作內(nèi)容，但往往有許多新上任的采購員因?yàn)閷?duì)采購的流程不熟悉，對(duì)采購工作無從下手，或進(jìn)行采購活動(dòng)時(shí)錯(cuò)漏百出，甚至給企業(yè)帶來無法挽回的損失。所以采購員在進(jìn)行采購活動(dòng)之前，對(duì)采購流程進(jìn)行熟悉和了解是十分重要的。流程：收集信息詢價(jià)比價(jià)，議價(jià)評(píng)估索樣決定請(qǐng)購訂購協(xié)調(diào)與溝通催交進(jìn)貨驗(yàn)收清理付款。5R原則企業(yè)采購過程中要遵循哪些原則，才能使采購效益最大化呢？采購專家提出應(yīng)用“5R”原則指導(dǎo)企業(yè)采購活動(dòng)，也就是在適當(dāng)?shù)臅r(shí)候以適當(dāng)?shù)膬r(jià)格從適當(dāng)?shù)墓?yīng)商處買回所需數(shù)量物品的活動(dòng)。一、適價(jià)（Right Price） 價(jià)格永遠(yuǎn)是采購活動(dòng)中的敏感焦點(diǎn)，企業(yè)在采購中最關(guān)心的要點(diǎn)之一就是采購能節(jié)省多少采購資金，因此采購人員不得不把相當(dāng)多的時(shí)間與精力放在跟供應(yīng)商的“砍價(jià)”上。物品的價(jià)格與該物品的種類、是否為長(zhǎng)期購買、是否為大量購買及市場(chǎng)供求關(guān)系有關(guān)，同時(shí)與采購人員對(duì)該物品的市場(chǎng)狀況熟悉狀況也有關(guān)系，如果采購人員未能把握市場(chǎng)脈搏，供應(yīng)商在報(bào)價(jià)時(shí)就有可能“蒙騙”采購人員。一個(gè)合適的價(jià)格往往要經(jīng)過以下幾個(gè)環(huán)節(jié)的努力才能獲得。 多渠道獲得報(bào)價(jià)：這不僅要求有渠道供應(yīng)商報(bào)價(jià)，還應(yīng)該要求一些新供應(yīng)商報(bào)價(jià)。企業(yè)與某些現(xiàn)有供應(yīng)商的合作可能已達(dá)數(shù)年之久，但它們的報(bào)價(jià)未必優(yōu)惠。獲得多渠道的報(bào)價(jià)后，企業(yè)就會(huì)對(duì)該物品的市場(chǎng)價(jià)有一個(gè)大體的了解，并進(jìn)行比較。 比價(jià)：俗話說“貨比三家”，因?yàn)閷I(yè)采購所買的東西可能是一臺(tái)價(jià)值百萬或千萬元的設(shè)備或年采購金額達(dá)千萬元的零部件，這就要求采購人員必須謹(jǐn)慎行事。由于供應(yīng)商的報(bào)價(jià)單中所包含的條件往往不同,故采購人員必須將不同供應(yīng)商報(bào)價(jià)中的條件轉(zhuǎn)化一致后才能進(jìn)行比較,只有這樣才能得到真實(shí)可信的比較結(jié)果。 議價(jià)：經(jīng)過比價(jià)環(huán)節(jié)后,篩選出價(jià)格最適當(dāng)?shù)亩寥齻€(gè)報(bào)價(jià)環(huán)節(jié)。隨著進(jìn)一步的深入溝通,不僅可以將詳細(xì)的采購要求傳達(dá)給供應(yīng)商，而且可進(jìn)一步“殺價(jià)”，供應(yīng)商的第一次報(bào)價(jià)往往含有“水份”。但是，如果采購物品為賣方市場(chǎng)，即使是面對(duì)面地與供應(yīng)商議價(jià)，最后所取得的實(shí)際效果可能要比預(yù)期的要低。 定價(jià)：經(jīng)過上述三個(gè)環(huán)節(jié)后，買賣雙方均可接受的價(jià)格便作為日后的正式采購價(jià)，一般需保持兩至三個(gè)供應(yīng)商的報(bào)價(jià)。這兩、三個(gè)供應(yīng)商的價(jià)格可能相同，也可能不同。 二、適質(zhì)（Right Quality） 一個(gè)不重視品質(zhì)的企業(yè)在今天激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境中根本無法立足，一個(gè)優(yōu)秀的采購人員不僅要做一個(gè)精明的商人，同時(shí)也要在一定程度上扮演管理人員的角色，在日常的采購工作中要安排部分時(shí)間去推動(dòng)供應(yīng)商改善、穩(wěn)定物品品質(zhì)。 采購物品品質(zhì)達(dá)不到使用要求的嚴(yán)重后果是顯而易見的： 來料品質(zhì)不良，往往導(dǎo)致企業(yè)內(nèi)部相關(guān)人員花費(fèi)大量的時(shí)間與精力去處理，會(huì)增加大量的管理費(fèi)用。 來料品質(zhì)不良，往往在重檢、挑選上花費(fèi)額外的時(shí)間與精力，造成檢驗(yàn)費(fèi)用增加； 來料品質(zhì)不良，導(dǎo)致生產(chǎn)線返工增多，降低產(chǎn)品質(zhì)量、降低生產(chǎn)效率； 因來料品質(zhì)不良而導(dǎo)致生產(chǎn)計(jì)劃推遲進(jìn)行，有可能引起不能按承諾的時(shí)間向客戶交貨，會(huì)降低客戶對(duì)企業(yè)的信任度； 若因來料品質(zhì)不良引起客戶退貨，有可能令企業(yè)蒙受余種損失，嚴(yán)重的還會(huì)丟失客戶。三、適時(shí)（Right Time） 企業(yè)已安排好生產(chǎn)計(jì)劃，若原材料未能如期達(dá)到，往往會(huì)引起企業(yè)內(nèi)部混亂，即產(chǎn)生停工待料，當(dāng)產(chǎn)品不能按計(jì)劃出貨時(shí)，會(huì)引起客戶強(qiáng)烈不滿。若原材料提前太多時(shí)間買回來放在倉庫里等著生產(chǎn)，又會(huì)造成庫存過多，大量積壓采購資金，這是企業(yè)很忌諱的事情，故采購人員要扮演協(xié)調(diào)者與監(jiān)督者的角色，去促使供應(yīng)商按預(yù)定時(shí)間交貨。對(duì)某些企業(yè)來講，交貨時(shí)機(jī)很重要。四、適量（Right Quantity） 批量采購雖有可能獲得數(shù)量折扣，但會(huì)積壓采購資金，太少又不能滿足生產(chǎn)需要，故合理確定采購數(shù)量相當(dāng)關(guān)鍵，一般按經(jīng)濟(jì)訂購量采購，采購人員不僅要監(jiān)督供應(yīng)商準(zhǔn)時(shí)交貨，還要強(qiáng)調(diào)按訂單數(shù)量交貨。五、適地（Right Place） 天時(shí)不如地利，企業(yè)往往容易在與距離較近的供應(yīng)商的合作中取得主動(dòng)權(quán)，企業(yè)在選擇試點(diǎn)供應(yīng)商時(shí)最好選擇近距離供應(yīng)商來實(shí)施。近距離供貨不僅使得買賣雙方溝通更為方便，處理事務(wù)更快捷，亦可降低采購物流成本。 越來越多的企業(yè)甚至在建廠之初就考慮到選擇供應(yīng)商的“群聚效應(yīng)”，即在周邊地區(qū)能否找到企業(yè)所需的大部分供