辦公用品領(lǐng)用管理規(guī)定

辦公用品管理規(guī)定一、 目的和內(nèi)容為了加強辦公用品管理，規(guī)范辦公用品的申請、采購、發(fā)放、領(lǐng)用流程，特制定本規(guī)定。本規(guī)定包括管理職責與權(quán)限、辦公用品的分類、辦公用品的采購、辦公用品的保管和統(tǒng)計、辦公用品的配置和領(lǐng)用、辦公用品供應(yīng)商的管理、辦公用品的使用要求等。二、 管理職責與權(quán)限1. 前臺專員：建立和登記辦公用品手工臺賬，定期核查領(lǐng)用物品登記，做好辦公用品的發(fā)放和庫存管理，防止辦公用品受潮、蟲蛀、損壞或丟失，保證辦公用品的功用和性能。2. 行政助理：建立辦公用品庫臺賬，負責辦公用品的采購、支出統(tǒng)計、協(xié)助入庫、驗收和定期盤點，保證賬實相符。根據(jù)辦公用品的消耗和領(lǐng)用情況，確定和保證合理的庫存種類和數(shù)量，以減少資金占用和保證正常使用。3. 行政經(jīng)理：負責部門專用辦公用品采購的審批與監(jiān)督。三、 辦公用品的分類辦公用品按使用部門和頻率分成以下兩類：1 消耗品：簽字筆、圓珠筆、鉛筆、膠水、大頭針、曲別針、筆記本、名片夾，復(fù)寫紙、訂書釘、筆芯、修正液、皮筋、雙面膠、商務(wù)貼、收據(jù)、憑證等。2管理品：剪刀、美工刀、軟盤、白板筆、熒光筆、票據(jù)夾、文件托、文件盒、釘書器、打孔器、計算器、打碼機、打印臺、文件夾等。四、 辦公用品的采購、出入庫管理流程一、 常用辦公用品：每月月底行政專員和前臺專員進行辦公用品盤庫，完成辦公用品統(tǒng)計表（見附件一），依余據(jù)剩庫存量和最低庫存量確定下月需要采購的辦公用品的品種和數(shù)量，行政專員制定辦公用品申請購置計劃表（見附件二）交于行政經(jīng)理審批，采購申請審批通過后，行政專員向辦公用品供應(yīng)商進行購買。二、 專用辦公用品：各部門如需采購專用辦公用品，需填寫辦公用品申請購置計劃單（見附件二）交由前臺專員。前臺專員交由行政經(jīng)理審批，行政經(jīng)理審批后安排行政專員進行購買。對專業(yè)性辦公用品的采購，由所需部門協(xié)助行政部共同進行采購。三、 對任何辦公用品的采購，都應(yīng)先進行詢價、比價、議價，方可實施采購任務(wù)。四、 辦公用品采購后應(yīng)及時入庫，由行政專員根據(jù)實際送貨的情況列出清單，與前臺專員根據(jù)清單清點物品辦理入庫并簽字確認。五、 實行定期盤存制。盤存頻率為一月/次，人事部將于每月的25號至31號內(nèi)抽取時間進行辦公用品的盤存。盤存內(nèi)容包括檢查相應(yīng)的辦公用品的存在情況，問題情況，以便及時地發(fā)現(xiàn)問題，處理問題。更新辦公用品統(tǒng)計表。五、 辦公用品的配置和領(lǐng)用一、 辦公用品的領(lǐng)用（1） 公司公用辦公用品：a) 為方便員工辦公，公司配置公用辦公用品（如計算器、尺、大頭針、膠水、訂書機、修正帶等），放置在前臺處，員工如需使用，可到前臺處取用。b) 公共辦公用品由行辦公用品前臺專員定期補充和更換，由前臺在辦公用品領(lǐng)用登記表（見附件三）上簽字，員工使用可采用借用的方式。（2） 個人領(lǐng)用辦公用品a) 公司根據(jù)各職位性質(zhì)設(shè)置了辦公用品配置標準，在員工入職時領(lǐng)用。新員工入職每人按標準配置簽字筆一支、皮面筆記本一本、計算器一個、文件架二至三個、鉛筆一支、橡皮一個、便簽一本。b) 個人辦公用品損耗，每人每三個月領(lǐng)用不超過一支筆，3支筆芯，如發(fā)生書寫不通暢情況，將舊筆退回領(lǐng)取新筆。計算器、訂書機的領(lǐng)用采取“以舊換新”的方式，筆記本、文件夾的領(lǐng)取采用“見舊換新”的方式。c) 員工領(lǐng)用辦公用品由本人在辦公用品領(lǐng)用登記表上簽字。d) 員工離職時，非易耗型辦公用品應(yīng)交回前臺，如有遺失，則應(yīng)由個人進行照價賠償。（3） 部門與區(qū)域公用辦公用品：a) 部門辦公用品按照如下配置：（1） 設(shè)計部每人增配直尺一把。（2） 財務(wù)部每兩人增配直尺一把、膠水一個、復(fù)寫紙一盒、信封一打、回形針一盒、大頭針一盒、橡皮筋一袋、夾子若干。b) 剪刀、膠帶、修正帶、膠水、橡皮擦、回形針、直尺、訂書器、涂改液、裁紙刀，按區(qū)域分配，各區(qū)域制定區(qū)域負責人。c) 區(qū)域公用辦公用品由區(qū)域負責人領(lǐng)用，領(lǐng)用人在辦公用品領(lǐng)用登記表上簽字。（4）會議期間辦公用品的領(lǐng)用，由公司指派會務(wù)組組長按部門辦公用品發(fā)放領(lǐng)用規(guī)定辦理。會議結(jié)束后，將領(lǐng)用物品交還前臺辦理入庫、移交手續(xù)。六、 借用辦公用品的管理（一） 借用范圍 借用辦公用品主要是指公司會議或活動必需的專用設(shè)施設(shè)備，主要包括數(shù)碼相機、IPD、攝像機、擴音器、激光筆、會議專用筆記本電腦等。 （二）借用規(guī)范 1、上述專用設(shè)施設(shè)備僅限本公司員工本人借用，不得代他人借用，不得借用后轉(zhuǎn)借他人。 2、使用人對所借用的上述專用設(shè)施設(shè)備負有完全保管責任，如發(fā)生意外丟失或人為破損，均由使用人承擔全部責任。（三）借用程序借用人在前臺處填寫專用設(shè)施設(shè)備借用登記表，借用物品必須當日或者次日歸還，借用物品采取誰借用誰負責原則。七、 辦公用品的使用要求1、辦公用品只限于在辦公室或外出工作時使用，不準轉(zhuǎn)借非公司人員或帶回家中。2、公司每位員工須本著儉樸、節(jié)約、有效的原則領(lǐng)用辦公用品，注意維護，勤于保管，避免浪費，節(jié)流開源。 3、對于一些使用期限較長的物品，若在很短的時間內(nèi)又重復(fù)領(lǐng)用時，行政部有權(quán)拒絕申領(lǐng)，但有特殊情況者除外。八、 附件一、 辦公用品統(tǒng)計表二、 辦公用品申請購置計劃單三、 辦公用品領(lǐng)用登記表四、 專用設(shè)施設(shè)備借用登記表附件一：常用辦公文具統(tǒng)計表統(tǒng)計日期：辦公用品編碼品名規(guī)格單位最低庫存量最小單次采購數(shù)量上月結(jié)余數(shù)量本月應(yīng)采購數(shù)量采購后的庫存數(shù)量本月使用數(shù)量本月結(jié)余數(shù)量A0001筆記本皮質(zhì)A5201032023203A0002筆記本塑皮B5A0003簽字筆k-35黑色A0004簽字筆紅色A0005圓珠筆藍色A0006鉛筆HBA0007簽字筆芯k-35黑色A0008簽字筆芯紅色A0009膠棒15gA0010信封大（9號白）A0011信封?。?號/白）備注: 1、最低庫存量 = 月安全使用量 2、上月結(jié)余數(shù)量=月盤庫所得剩余數(shù)量 3、本月應(yīng)采購數(shù)量=最低庫存量-上月結(jié)余數(shù)量 （本月應(yīng)采購數(shù)量須是最小單次采購數(shù)量的倍數(shù)，且大于或等于最低庫存數(shù)量）附件二：辦公用品申請購置計劃單序號申購用品規(guī)格單位數(shù)