外派公司物資供應(yīng)管理辦法.doc

外派公司物資供應(yīng)管理辦法第一章 總則 1、 物資供應(yīng)系統(tǒng)的所有工作人員要認(rèn)真執(zhí)行國(guó)家物資政策和集團(tuán)有關(guān)規(guī)定，自覺抵制不正之風(fēng)，堅(jiān)持廉潔原則，遵守物資供應(yīng)人員守則，嚴(yán)格按物資供應(yīng)人員廉潔條例要求工作。2、為了規(guī)范集團(tuán)物資采購(gòu)程序，提高物資管理水平，形成從計(jì)劃到采購(gòu)到入庫(kù)驗(yàn)收到正品出庫(kù)的一條龍管理體系，同時(shí)加強(qiáng)會(huì)計(jì)核算，業(yè)務(wù)核算和統(tǒng)計(jì)核算，使物資管理工作逐步趨于科學(xué)化、規(guī)范化、制度化，結(jié)合外派公司實(shí)際，制定此工作程序。第二章 生產(chǎn)建設(shè)物資采購(gòu)、保管工作規(guī)范一、 物資需求計(jì)劃1、計(jì)劃的編制1）、計(jì)劃員必須根據(jù)實(shí)際需要進(jìn)行采購(gòu)計(jì)劃的編制，而且要充分利庫(kù)，不能因計(jì)劃的隨意造成物資的積壓、資金的浪費(fèi)。2）、計(jì)劃必須字體清晰、規(guī)格型號(hào)數(shù)量準(zhǔn)確、技術(shù)參數(shù)齊全。3）、計(jì)劃必須按物資類別分別匯編，并注明使用日期、使用的地點(diǎn)。2、計(jì)劃的審批物資采購(gòu)計(jì)劃必須經(jīng)本單位技術(shù)人員、業(yè)務(wù)主管領(lǐng)導(dǎo)審核簽字后方可生效。3、計(jì)劃的分類根據(jù)實(shí)際需要可分為月計(jì)劃、季度計(jì)劃、臨時(shí)計(jì)劃等。要提高計(jì)劃性管理，減少臨時(shí)計(jì)劃。計(jì)劃的合理性、準(zhǔn)確性、計(jì)劃性、完整性等作為考核計(jì)劃員的一項(xiàng)指標(biāo)。二、物資采購(gòu)1、采購(gòu)計(jì)劃確定后，各口采購(gòu)人員要迅速進(jìn)行市場(chǎng)詢價(jià)，初步掌握標(biāo)底。原則上20萬元以上的要進(jìn)行議標(biāo)（原則上不得少于三家）采購(gòu)，特殊情況除外；20萬元以下的要進(jìn)行比價(jià)（原則上不得少于三家）采購(gòu)；金屬材料進(jìn)行比價(jià)（原則上不得少于三家）采購(gòu)。2、議標(biāo)、比價(jià)要本著維護(hù)集團(tuán)和外派公司利益的原則出發(fā)，根據(jù)供貨廠家的生產(chǎn)能力、履行能力、信譽(yù)情況及業(yè)績(jī)，最終選擇質(zhì)量好、價(jià)格合理的供貨單位簽訂供貨合同，并監(jiān)督、催促合同的執(zhí)行；3、建議設(shè)立監(jiān)察員，對(duì)比價(jià)、議標(biāo)采購(gòu)的過程及價(jià)格進(jìn)行監(jiān)督跟蹤。4、各業(yè)務(wù)口每月月底要上報(bào)報(bào)表，報(bào)表的內(nèi)容有：當(dāng)月議標(biāo)、比價(jià)、降價(jià)情況表，當(dāng)月合同簽訂情況表，當(dāng)月采購(gòu)任務(wù)完成情況表、財(cái)務(wù)付款情況表等。按期統(tǒng)計(jì)、計(jì)算當(dāng)月物資采購(gòu)的計(jì)劃采購(gòu)?fù)瓿陕?，作為考核采?gòu)員的指標(biāo)之一。三、驗(yàn)收1、物資到貨后必須進(jìn)行驗(yàn)收，驗(yàn)收分為二個(gè)階段。第一階段為初驗(yàn)，由計(jì)劃員組織會(huì)同采購(gòu)員、保管員、有關(guān)技術(shù)人員進(jìn)行驗(yàn)收。根據(jù)合同只對(duì)物資的外觀、尺寸、厚度、型號(hào)、合格證、質(zhì)檢證、資料等進(jìn)行驗(yàn)收與清點(diǎn)，無異議的填寫驗(yàn)收記錄單。驗(yàn)收記錄單要求填寫清楚、真實(shí)且必須有參加驗(yàn)收的所有人員的簽字，否則不辦理入庫(kù)、付款手續(xù)。有問題物資決不辦理入庫(kù)手續(xù)且迅速與供貨廠家聯(lián)系解決。第二階段的驗(yàn)收由使用部門在使用過程中驗(yàn)收，計(jì)劃、采購(gòu)人員必須與物資使用單位保持聯(lián)系，隨時(shí)掌握物資使用中的情況。2、物資驗(yàn)收合格后由計(jì)劃員辦理入庫(kù)手續(xù)，一個(gè)規(guī)格品種辦理1份入庫(kù)單且按大類分別入庫(kù)。入庫(kù)單一式5聯(lián)，計(jì)劃采購(gòu)、財(cái)務(wù)、保管、統(tǒng)計(jì)核算各一聯(lián)。入庫(kù)單上要有計(jì)劃員、采購(gòu)員及保管員的簽字，否則材料會(huì)計(jì)不予接受。要求發(fā)票隨貨同行，發(fā)票到不了的要辦理暫估入庫(kù)手續(xù)。入庫(kù)單辦理完，要求發(fā)票、入庫(kù)單（財(cái)務(wù)聯(lián)）立即轉(zhuǎn)到財(cái)務(wù)，不允許壓票，以便財(cái)務(wù)工作。3、物資質(zhì)量是否合格、數(shù)量是否準(zhǔn)確無誤、是否按采購(gòu)計(jì)劃進(jìn)貨是作為考核采購(gòu)員的一項(xiàng)指標(biāo)。四、保管及發(fā)放1、保管員要將已驗(yàn)收合格的物資立即入庫(kù)，能上架的物資嚴(yán)格按“五五擺放”的標(biāo)準(zhǔn)上貨架，重量、體積大的物資設(shè)貨區(qū)按標(biāo)準(zhǔn)放置。每種物品掛上標(biāo)簽卡，做到帳、卡、物、資金四對(duì)口。能入庫(kù)的物資盡量入庫(kù)，露天放置的要有防雨、防塵、防盜等措施，保持庫(kù)房的清潔、整齊。2、接到入庫(kù)單后立即將物資按類別分別上帳，做到一種規(guī)格型號(hào)一張帳頁(yè)，一個(gè)大類一冊(cè)帳本。3、嚴(yán)格執(zhí)行領(lǐng)料制度，無計(jì)劃、無領(lǐng)料單、領(lǐng)料單上簽字不全的不能發(fā)料。做到一個(gè)規(guī)格品種辦理1份領(lǐng)料單。要做到日清月結(jié)，做出本月的物資動(dòng)態(tài)統(tǒng)計(jì)表，出、入庫(kù)單按類別分冊(cè)裝訂，準(zhǔn)確無誤地做出年終各類盤點(diǎn)表。4、每日工作前保管員必須親自到所管庫(kù)房檢查是否有異常現(xiàn)象，如有異常立即匯報(bào)；下班前關(guān)好各自庫(kù)房的門窗，做好安全防范措施。5、每月保管員對(duì)計(jì)劃員所報(bào)物資采購(gòu)計(jì)劃是否平衡利庫(kù)進(jìn)行考核。6、每月對(duì)庫(kù)房的庫(kù)容庫(kù)貌及業(yè)務(wù)工作進(jìn)行考核。五、合同臺(tái)帳的建立1、必須建立合同臺(tái)帳，合同臺(tái)帳的格式要按附表三的形式填寫和建立。各單位要設(shè)立合同管理員（專職或兼職均可），從物資計(jì)劃申報(bào)到合同簽訂、合同執(zhí)行、到貨驗(yàn)收至物資使用情況進(jìn)行全面的跟蹤。2、合同管理員要認(rèn)真、真實(shí)、及時(shí)的填寫，實(shí)行動(dòng)態(tài)管理。每月要將填寫的情況通過網(wǎng)絡(luò)上報(bào)集團(tuán)相關(guān)公司部門。六、生效合同存檔要求1、原件合同按公司規(guī)定5份，我方3份，對(duì)方2份。2、我方的3份存檔原件：資料室一份；財(cái)務(wù)一份；合同執(zhí)行單位（部門）的合同管理員一份，其他部門以及執(zhí)行合同的業(yè)務(wù)人員只持合同復(fù)印件。第三章 辦公類物資采購(gòu)程序1、使用部門書面申請(qǐng)由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后方能辦理購(gòu)置及財(cái)務(wù)借支和報(bào)銷手續(xù)。單筆支出3萬元以上的，書面請(qǐng)示報(bào)外派公司管理部，單筆支出8萬元以上的由總裁審批。2、要建立固定資產(chǎn)臺(tái)賬，明確固定資產(chǎn)的使用人和責(zé)任人，其它管理辦法參照集團(tuán)相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。3、對(duì)大額物資（5000元以上）要進(jìn)行內(nèi)部比價(jià)，供應(yīng)商在三家以上，有書面比價(jià)單，附在發(fā)票