外派公司物資供應(yīng)管理辦法.doc

外派公司物資供應(yīng)管理辦法第一章 總則 1、 物資供應(yīng)系統(tǒng)的所有工作人員要認(rèn)真執(zhí)行國家物資政策和集團有關(guān)規(guī)定，自覺抵制不正之風(fēng)，堅持廉潔原則，遵守物資供應(yīng)人員守則，嚴(yán)格按物資供應(yīng)人員廉潔條例要求工作。2、為了規(guī)范集團物資采購程序，提高物資管理水平，形成從計劃到采購到入庫驗收到正品出庫的一條龍管理體系，同時加強會計核算，業(yè)務(wù)核算和統(tǒng)計核算，使物資管理工作逐步趨于科學(xué)化、規(guī)范化、制度化，結(jié)合外派公司實際，制定此工作程序。第二章 生產(chǎn)建設(shè)物資采購、保管工作規(guī)范一、 物資需求計劃1、計劃的編制1）、計劃員必須根據(jù)實際需要進行采購計劃的編制，而且要充分利庫，不能因計劃的隨意造成物資的積壓、資金的浪費。2）、計劃必須字體清晰、規(guī)格型號數(shù)量準(zhǔn)確、技術(shù)參數(shù)齊全。3）、計劃必須按物資類別分別匯編，并注明使用日期、使用的地點。2、計劃的審批物資采購計劃必須經(jīng)本單位技術(shù)人員、業(yè)務(wù)主管領(lǐng)導(dǎo)審核簽字后方可生效。3、計劃的分類根據(jù)實際需要可分為月計劃、季度計劃、臨時計劃等。要提高計劃性管理，減少臨時計劃。計劃的合理性、準(zhǔn)確性、計劃性、完整性等作為考核計劃員的一項指標(biāo)。二、物資采購1、采購計劃確定后，各口采購人員要迅速進行市場詢價，初步掌握標(biāo)底。原則上20萬元以上的要進行議標(biāo)（原則上不得少于三家）采購，特殊情況除外；20萬元以下的要進行比價（原則上不得少于三家）采購；金屬材料進行比價（原則上不得少于三家）采購。2、議標(biāo)、比價要本著維護集團和外派公司利益的原則出發(fā)，根據(jù)供貨廠家的生產(chǎn)能力、履行能力、信譽情況及業(yè)績，最終選擇質(zhì)量好、價格合理的供貨單位簽訂供貨合同，并監(jiān)督、催促合同的執(zhí)行；3、建議設(shè)立監(jiān)察員，對比價、議標(biāo)采購的過程及價格進行監(jiān)督跟蹤。4、各業(yè)務(wù)口每月月底要上報報表，報表的內(nèi)容有：當(dāng)月議標(biāo)、比價、降價情況表，當(dāng)月合同簽訂情況表，當(dāng)月采購任務(wù)完成情況表、財務(wù)付款情況表等。按期統(tǒng)計、計算當(dāng)月物資采購的計劃采購?fù)瓿陕?，作為考核采購員的指標(biāo)之一。三、驗收1、物資到貨后必須進行驗收，驗收分為二個階段。第一階段為初驗，由計劃員組織會同采購員、保管員、有關(guān)技術(shù)人員進行驗收。根據(jù)合同只對物資的外觀、尺寸、厚度、型號、合格證、質(zhì)檢證、資料等進行驗收與清點，無異議的填寫驗收記錄單。驗收記錄單要求填寫清楚、真實且必須有參加驗收的所有人員的簽字，否則不辦理入庫、付款手續(xù)。有問題物資決不辦理入庫手續(xù)且迅速與供貨廠家聯(lián)系解決。第二階段的驗收由使用部門在使用過程中驗收，計劃、采購人員必須與物資使用單位保持聯(lián)系，隨時掌握物資使用中的情況。2、物資驗收合格后由計劃員辦理入庫手續(xù)，一個規(guī)格品種辦理1份入庫單且按大類分別入庫。入庫單一式5聯(lián)，計劃采購、財務(wù)、保管、統(tǒng)計核算各一聯(lián)。入庫單上要有計劃員、采購員及保管員的簽字，否則材料會計不予接受。要求發(fā)票隨貨同行，發(fā)票到不了的要辦理暫估入庫手續(xù)。入庫單辦理完，要求發(fā)票、入庫單（財務(wù)聯(lián)）立即轉(zhuǎn)到財務(wù)，不允許壓票，以便財務(wù)工作。3、物資質(zhì)量是否合格、數(shù)量是否準(zhǔn)確無誤、是否按采購計劃進貨是作為考核采購員的一項指標(biāo)。四、保管及發(fā)放1、保管員要將已驗收合格的物資立即入庫，能上架的物資嚴(yán)格按“五五擺放”的標(biāo)準(zhǔn)上貨架，重量、體積大的物資設(shè)貨區(qū)按標(biāo)準(zhǔn)放置。每種物品掛上標(biāo)簽卡，做到帳、卡、物、資金四對口。能入庫的物資盡量入庫，露天放置的要有防雨、防塵、防盜等措施，保持庫房的清潔、整齊。2、接到入庫單后立即將物資按類別分別上帳，做到一種規(guī)格型號一張帳頁，一個大類一冊帳本。3、嚴(yán)格執(zhí)行領(lǐng)料制度，無計劃、無領(lǐng)料單、領(lǐng)料單上簽字不全的不能發(fā)料。做到一個規(guī)格品種辦理1份領(lǐng)料單。要做到日清月結(jié)，做出本月的物資動態(tài)統(tǒng)計表，出、入庫單按類別分冊裝訂，準(zhǔn)確無誤地做出年終各類盤點表。4、每日工作前保管員必須親自到所管庫房檢查是否有異常現(xiàn)象，如有異常立即匯報；下班前關(guān)好各自庫房的門窗，做好安全防范措施。5、每月保管員對計劃員所報物資采購計劃是否平衡利庫進行考核。6、每月對庫房的庫容庫貌及業(yè)務(wù)工作進行考核。五、合同臺帳的建立1、必須建立合同臺帳，合同臺帳的格式要按附表三的形式填寫和建立。各單位要設(shè)立合同管理員（專職或兼職均可），從物資計劃申報到合同簽訂、合同執(zhí)行、到貨驗收至物資使用情況進行全面的跟蹤。2、合同管理員要認(rèn)真、真實、及時的填寫，實行動態(tài)管理。每月要將填寫的情況通過網(wǎng)絡(luò)上報集團相關(guān)公司部門。六、生效合同存檔要求1、原件合同按公司規(guī)定5份，我方3份，對方2份。2、我方的3份存檔原件：資料室一份；財務(wù)一份；合同執(zhí)行單位（部門）的合同管理員一份，其他部門以及執(zhí)行合同的業(yè)務(wù)人員只持合同復(fù)印件。第三章 辦公類物資采購程序1、使用部門書面申請由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后方能辦理購置及財務(wù)借支和報銷手續(xù)。單筆支出3萬元以上的，書面請示報外派公司管理部，單筆支出8萬元以上的由總裁審批。2、要建立固定資產(chǎn)臺賬，明確固定資產(chǎn)的使用人和責(zé)任人，其它管理辦法參照集團相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。3、對大額物資（5000元以上）要進行內(nèi)部比價，供應(yīng)商在三家以上，有書面比價單，附在發(fā)票