離線工具操作手冊

離線工具用戶操作手冊目錄1使用說明31.1離線錄入整體流程圖31.2主要業(yè)務功能41.2.1檔案類型數(shù)據(jù)管理41.2.2項目基礎(chǔ)管理41.2.3檔案數(shù)據(jù)展示51.2.1新增檔案51.2.2編輯檔案61.2.3刪除檔案61.2.4電子文件管理61.2.5批量修改71.2.6即時修改71.2.7編號81.2.8組卷81.2.9加入81.2.10抽出81.2.11打散81.2.12拆分91.2.13位置調(diào)整91.2.14快捷拖拽101.3輔助功能101.3.1字段設(shè)置101.3.2列空111.3.3報表111.3.4任務管理141.4檔案數(shù)據(jù)遷移151.4.1數(shù)據(jù)上傳151.4.2數(shù)據(jù)導出171.4.3數(shù)據(jù)導入19211 使用說明1.1 離線錄入整體流程圖1.離線客戶端工具使用流程圖如圖 2.1.1所示：圖：2.1.12.離線客戶端工具檔案錄入使用流程如圖 2.1.2所示：圖： 主要業(yè)務功能1.2.1 檔案類型數(shù)據(jù)管理點擊左側(cè)目錄樹中的全宗節(jié)點，展示檔案類型管理面板。1、 系統(tǒng)更新功能系統(tǒng)更新的流程和初始化程序有些相似，點擊按鈕后，需要選擇離線配置包文件，之后選擇想要修改的檔案類型，需要注意的是，不被勾選的檔案類型，不會被更新，也不會被刪除。1.2.2 項目基礎(chǔ)管理點擊左側(cè)目錄樹中的檔案類型節(jié)點，展示項目數(shù)據(jù)管理面板1、 增加項目，功能參見1.2中增加項目部分。2、 項目編輯，只能修改項目名等一部分顯示信息，無法修改分類表、代碼表、整理規(guī)則等信息3、 刪除項目，將項目從系統(tǒng)中刪除，當項目中含有檔案數(shù)據(jù)時，該項目不可刪除。1.2.3 檔案數(shù)據(jù)展示1、 分頁功能案卷視圖和文件視圖包含分頁功能，頁數(shù)需要到“設(shè)置”中去進行配置，排序使用默認排序方式，不可更改分頁功能可以使用首頁、尾頁、上一頁、下一頁、直接轉(zhuǎn)跳到某頁等功能。2、 卷/盒內(nèi)文件展示單擊某卷/盒后，將在卷內(nèi)文件視圖中將該卷/盒所包含的文件全部顯示出來，按照卷內(nèi)序號進行排序3、 數(shù)據(jù)篩選點擊分類表或項目下的分支時，數(shù)據(jù)會根據(jù)選擇項進行篩選。 在項目樹中進行保管期限、歸檔部門篩選 在分類樹宗進行分類號篩選4、 整理狀態(tài)目前不區(qū)分已整理狀態(tài)和未整理狀態(tài)，可根據(jù)是否包含編號來判斷1.2.1 新增檔案1、零散文件新增：在零散文件的面板中單擊右鍵“新增”（或先用鼠標點擊零散文件面板，然后在工具條點擊“新增”或菜單中“新增”），就會彈出新增零散文件的面板，新增面板中“上一條”、“下一條”等按鈕是繼承其他條目的數(shù)據(jù)（電子文件除外）?！霸黾印卑粹o是保存當前條目，但不會關(guān)閉面板，可以繼續(xù)增加，“保存”按鈕是保存當前條目，并關(guān)閉面板。2、卷內(nèi)文件新增：卷內(nèi)文件的新增和零散文件的類似，只是在新增卷內(nèi)文件的時候要先選擇所屬案卷。，新增的卷內(nèi)文件會繼承所屬案卷的立卷字段信息，并同時更新所屬案卷信息。3、案卷新增：案卷新增和零散文件操作類似，只是沒有電子文件。4、當選中一個條目后點擊新增，新增的條目會繼承被選中條目的信息5、沒有被選中條目時點擊新增，新增的條目會繼承數(shù)據(jù)篩選條件的信息。1.2.2 編輯檔案1、零散文件編輯：右鍵點擊選中要編輯的文件（或者選中要編輯的文件后，點擊工具欄上的“編輯”或菜單欄上的“編輯”），會彈出編輯面板，修改完數(shù)據(jù)后點擊“保存”或“確定”（“保存”：保存數(shù)據(jù)，不會關(guān)閉面板；“確定”：保存數(shù)據(jù)并關(guān)閉面板），“上一條”，“下一條”等按鈕是轉(zhuǎn)到對其他條目的編輯。2、卷內(nèi)文件編輯：和零散文件編輯類似，可以參考零散文件編輯。3、案卷編輯：和零散文件編輯類似，可以參考零散文件編輯。1.2.3 刪除檔案刪除可以通過右鍵刪除菜單和工具欄刪除按鈕完成。這里所有的刪除只是邏輯性刪除，將數(shù)據(jù)庫中的狀態(tài)位改變。刪除卷內(nèi)文件數(shù)據(jù)后會更新所屬案卷信息1.2.4 電子文件管理1、新增：在新增面板的電子文件表格，右鍵選擇“增加”，會彈出電子文件的管理面板（或者在條目表格中點擊，也會彈出電子文件面板）， 用戶點擊選擇電子文件，填寫數(shù)據(jù)后，點擊“提交2、編輯：在新增或編輯條目面板中，右鍵選中的電子文件“編輯”則會彈出電子文件的面板，可以對電子文件數(shù)據(jù)進行編輯，然后點擊“提交”。在電子文件面板中，對表格中的條目點擊右鍵編輯按鈕，也可以進入編輯狀態(tài)。3、刪除：在文件面板或電子文件面板的電子文件表格，選擇條目，直接右鍵點擊“刪除”，可以刪除該電子文件條目4、瀏覽：在文件面板或電子文件面板的電子文件表格，選擇條目，直接右鍵點擊“瀏覽”，可以使用本地操作系統(tǒng)的軟件，打開該電子文件。1.2.5 批量修改批量修改主要包括：案卷的修改，卷內(nèi)文件的批量修改，零散文件的批量修改。用戶多選欲修改的條目，點擊批量修改按鈕，進入修改界面(圖2.2.22-1）。批量修改針對不同的數(shù)據(jù)提供不同的選擇框。當數(shù)據(jù)類型為日期型，整數(shù)型，分類表，代碼表時候，修改方式為全部修改。當數(shù)據(jù)位字符型時，用戶可以根據(jù)需求選擇全部修改，替換修改（填寫查找內(nèi)容和目標內(nèi)容），首插入，尾插入。一個字段只能選擇一種修改方式。點擊添加表格中會顯示用戶的修改信息。確定完成批量修改過程。圖2.2.22-11.2.6 即時修改表格上很多字段都可以進行即時修改，在所要修改的單元格上進行單擊，根據(jù)字段可能會出現(xiàn)不同的情況，對于文本字段出現(xiàn)輸入框，單擊后面的按鈕會出現(xiàn)多上輸入框，對于日期型，出現(xiàn)日期選擇框，對于分類號，會出現(xiàn)分類樹，對于代碼表字段，會出現(xiàn)下拉框等。當修改以后，焦點離開時自動驗證和保存。1.2.7 編號選中可編號的條目信息。會彈出窗體，輸入編號的起流水號。點擊確定會根據(jù)編號規(guī)則編號。1.2.8 組卷當選擇多條零散文件的時候，滿足組卷規(guī)則，組卷規(guī)則和加入規(guī)則類似。當案卷面板沒有選中的條目時候，會進行組卷操作，當案卷有選中的時候進行加入操作。也可以根據(jù)右鍵菜單和工具欄的組卷按鈕進行操作。當滿足組卷條件，會彈出卷盒規(guī)格窗體，選中符合的規(guī)格，確定，彈出新案卷的配置信息，如新案卷分類表，新案卷的題目，保管期限確定組卷成功。若取消，新增案卷所有配置信息為空。1.2.9 加入選擇文件，點擊加入后，將彈出列表框，框中顯示所有符合加入規(guī)則的案卷信息，選擇某一案卷后，點擊確定，該文件就會加入該案卷中、1.2.10 抽出選中案卷，在卷內(nèi)文件中選中自己要抽出的條目，右鍵菜單的抽出，工具欄出，拖拽操作一致。1.2.11 打散選中需要打散的條目，拖拽到零散文件面板?；蛘咄ㄟ^右鍵菜單或者工具欄的打散按鈕進行操作，被打散的案卷消失，案卷包含的卷內(nèi)文件回歸到零散未見狀態(tài)。1.2.12 拆分該功能暫時支持一個案卷拆2卷。用戶點擊卷內(nèi)文件，選擇一個卷內(nèi)文件作為拆分的。如圖2.2.23-1所示：圖2.2.23-1點擊拆分，確定拆分。拆分成功后會生成2個案卷。如上圖所示拆分結(jié)果是卷內(nèi)序號為2,3,4會組成一個新案卷。1.2.13 位置調(diào)整拖拽實現(xiàn)操作如圖：圖3.5.1 圖拖拽中當1拖到3的時候，會將1插入到3以前，2以后。調(diào)整玩得順序因為。拖拽后如圖圖3.5.2 圖拖拽后位置調(diào)整完，若涉及到卷內(nèi)文件，同步卷內(nèi)的文件。1、 對于案卷和零散文件，拖拽后會暫時變動條目位置，如果被拖動的對象已經(jīng)編號，而根據(jù)情況編號也會調(diào)整2、 對于卷內(nèi)文件，拖拽后會同時改變卷內(nèi)文件的卷內(nèi)序號1.2.14 快捷拖拽拖拽操作可以進行很多方便的業(yè)務操作，包括組卷、加入、抽出、位置調(diào)整等。1、 組卷： 選擇多個文件，向案卷視圖中拖拽2、 加入： 選擇文件，想卷內(nèi)文件視圖中拖拽3、 抽出： 選擇卷內(nèi)文件， 向文件視圖中拖拽4、 位置調(diào)整： 同一視圖中拖拽1.3 輔助功能1.3.1 字段設(shè)置字段展示使用個性化設(shè)置，可以使用“字段設(shè)置”功能進行修改。在主工作區(qū)中，案卷視圖和文件視圖可以使用字段設(shè)置功能，可以將某些字段隱藏，也可以改變現(xiàn)實的順序和寬度，目前字段設(shè)置方式有兩種1、 在視圖的表格中進行修改（修改寬度和順序），點擊字段設(shè)置后，選擇“保存當前列表樣式”，然后點擊確定， 優(yōu)點，所見即所得、方便快捷，確定無法隱藏字段。2、 點擊字段設(shè)置后，選擇“自定義設(shè)置”。優(yōu)點，可以更改字段的寬度、隱藏狀態(tài)、順序、和顯示名稱，即可以滿足所有需求，缺點，設(shè)置沒有前者方便3、 添加刪除用來管理字段是否顯示，上移、下移調(diào)節(jié)順序，名稱和長度可以更改顯示名稱和顯示長度1.3.2 列空1、點擊案卷，點擊列空，則在案卷的窗口中列出空案卷（沒有卷內(nèi)文件的案卷）。2、點擊零散，點擊列空，則在案卷的窗口中列出空零散文件（沒有電子文件的的零散文件）3、點擊卷內(nèi)文件，點擊列空，則案卷窗口列出含有空卷內(nèi)文件的案卷，卷內(nèi)文件窗口列出第一個含有空卷內(nèi)文件的案卷下的空卷內(nèi)文件。點擊案卷條目，列出空卷內(nèi)文件。1.3.3 報表勾選案卷或文件條目。點擊工具欄的報表按鈕。彈出報表窗口。選擇一個報表：可以進行導出EXCEL，導出PDF，預覽，打印操作。導出EXCEL：選擇一個報表，點擊導出EXCEL按鈕（第一個按鈕圖標）選擇EXCEL文件路徑（導出的EXCEL文件名為報表名加.xls）。點擊確定。導出PDF和導出EXCEL相似。不再贅述。預覽：選擇一個報表，點擊預覽按鈕（第三個按鈕圖標）打?。哼x擇一個報表，點擊打印按鈕（第四個按鈕圖標）1.3.4 任務管理數(shù)據(jù)上傳功能，往往需要很長的時間來完成，而當這些功能因多種原因停止后，無法繼續(xù)進行，因此需要建立任務管理系統(tǒng)，來完成未完成的任務。1、 所有由任務管理系統(tǒng)管理的功能，必須滿足特定的接口，并按照一定的過程去實行，已完成的功能需要根據(jù)接口做一些改造。2、 當任務因人為或其他因素停止時，可以在任務管理對話框中，找到該任務，點擊“執(zhí)行”，即可繼續(xù)該任務。3、 用戶也可以點擊“刪除”，把未完成的任務清除掉。1.4 檔案數(shù)據(jù)遷移1.4.1 數(shù)據(jù)上傳數(shù)據(jù)上傳以一個項目單位進行上傳，上傳的步驟如下1、 選擇一個項目，點擊項目樹中的項目節(jié)點或在項目列表中點擊該條記錄。2、 選擇菜單中的 系統(tǒng)菜單-數(shù)據(jù)上傳，進入如下頁面3、 按上圖填寫信息，上傳需要管理員權(quán)限，因此需要管理員輸入賬號和密碼，點擊下一步。選擇“轉(zhuǎn)到已整理”，所有檔案的狀態(tài)改為已整理，選擇“忽略已上傳”，曾經(jīng)上傳過得數(shù)據(jù)，不會再次上傳4、 檔案系統(tǒng)會根據(jù)你提交的權(quán)限和項目信息，尋找時候的項目，并顯示出來，若賬號密碼不匹配，或找不到合適的項目，系統(tǒng)將給與提示信息，此處需要檔案系統(tǒng)已開啟，并成功配置FTP存儲信息。當找不到項目和條件不足時 頁面如下：當成功獲取項目列表時，如下5、 選擇一個項目后，點擊完成，進入目標選擇頁面選擇范圍有兩種，一種是項目下所有數(shù)據(jù)，一種是根據(jù)復選框進行選擇。6、 選擇完畢后，點擊開始，打開上傳進程頁面頁面中會顯示上傳事件和進度條，除此之外，上傳文件的結(jié)果頁會記錄下來。1.4.2 數(shù)據(jù)導出數(shù)據(jù)導出以一個項目單位進行，導出的步驟如下1、 進入某個項目后，點擊數(shù)據(jù)導出按鈕，進入數(shù)據(jù)選擇頁面。2、 選擇完導出的內(nèi)容后，點擊下一步，進入導出信息填寫頁面3、 按上圖填寫信息，導