ISO文控知識(shí)培訓(xùn).ppt

1、,敬請(qǐng)將你的手機(jī)調(diào)到震動(dòng)或關(guān)機(jī) 狀態(tài)謝謝你的合作,文件控制知識(shí),文件控制職責(zé),3.1 文控中心負(fù)責(zé)質(zhì)量手冊(cè)及程序文件的登記、編號(hào)、發(fā)行、分發(fā)及過(guò)期無(wú)效文件回收等控制管理，并對(duì)全公司文件的控制進(jìn)行監(jiān)督 3.2 管理者代表負(fù)責(zé)組織有關(guān)人員對(duì)文件進(jìn)行評(píng)審，確保文件的充分性與適宜性 3.3 各文件使用部門負(fù)責(zé)本部門文件的編制、管理和維護(hù),本公司的文件分類,一級(jí)文件（A）：質(zhì)量手冊(cè)，即規(guī)定組織質(zhì)量管理體系的文件，包括公司的質(zhì)量方針、目標(biāo) 二級(jí)文件（B）：程序文件，即為進(jìn)行某項(xiàng)活動(dòng)或過(guò)程所規(guī)定的途徑而形成的文件； 三級(jí)文件（C）：內(nèi)部指導(dǎo)性文件，包括各類作業(yè)指導(dǎo)書、基準(zhǔn)、管理辦法、規(guī)定、圖樣等 四級(jí)文件（

2、D）：各類記錄表單、報(bào)告等 外來(lái)文件：外來(lái)文件包括外來(lái)法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、客戶技術(shù)資料等。,本公司文件的編號(hào),文件的標(biāo)識(shí),5.2.1 文件以文件名稱、文件編號(hào)、版次、頁(yè)次、生效日期等進(jìn)行標(biāo)識(shí)。 5.2.2 文件狀態(tài)通過(guò)加蓋“受控文件”印章進(jìn)行受控標(biāo)識(shí)。 5.2.3 外來(lái)文件由各歸口部門確認(rèn)，文控中心統(tǒng)一管理，通過(guò)加蓋“外來(lái)文件”印章進(jìn)行受控標(biāo)識(shí)。 5.2.4 作廢文件通過(guò)加蓋“作廢文件” 印章進(jìn)行標(biāo)識(shí)。 5.2.5版本/版次為：A.B.C：0.1.2， 文件進(jìn)行較大修訂時(shí)更新版本，局部較小修訂時(shí)更新版次，5次版次更新進(jìn)行版本升級(jí)，新版文件未經(jīng)修訂，版本為A，修訂次為0。,文件的編制、審批,5.

3、3.1 總（副總）經(jīng)理制訂公司的質(zhì)量方針和目標(biāo)。 5.3.2 質(zhì)量手冊(cè)由管理者代表編制，副總經(jīng)理審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)。 5.3.3 程序文件由相關(guān)部門主管編制，管理者代表 審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)。 5.3.4 作業(yè)指導(dǎo)書類三級(jí)文件由相關(guān)部門專業(yè)人員 編制，部門主管審核，管理者代表批準(zhǔn),文件的受控、發(fā)放,5.4.1 質(zhì)量手冊(cè)、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書及表單由編制部門確定發(fā)放對(duì)象，經(jīng)管理者代表批準(zhǔn)后，由文控中心執(zhí)行發(fā)放，發(fā)放人員在每份文件上加蓋受控印章。 5.4.2 當(dāng)文件使用人將文件遺失后，應(yīng)填寫“文件領(lǐng)用申請(qǐng)表”經(jīng)原發(fā)放審批人批準(zhǔn)后重新辦理領(lǐng)用手續(xù)。 5.4.3當(dāng)文件使用人的文件破損嚴(yán)重、影響使用時(shí)，應(yīng)到文

4、控中心辦理更換手續(xù)，交回破損文件，補(bǔ)發(fā)新文件。文控中心文件管理員將破損文件銷毀。 5.4.4 因需要外發(fā)的體系文件，經(jīng)管理者代表批準(zhǔn)后由文控中心執(zhí)行發(fā)放，發(fā)放給供應(yīng)商的文件應(yīng)按受控文件控制，發(fā)放給客戶的文件不執(zhí)行更改和作廢控制。 5.4.5 文件發(fā)放部門須將所發(fā)文件在“文件發(fā)放登記表”上作登記，收文部門領(lǐng)取文件時(shí)確認(rèn)無(wú)誤后在“文件發(fā)放登記表”上簽字或蓋章。,文件的使用管理,5.5.1 文件經(jīng)審核、批準(zhǔn)后，由文控中心編制“受控文件清單”，對(duì)體系文件進(jìn)行總體控制。 5.5.2 原件由文控中心保存，如保存在計(jì)算機(jī)中需進(jìn)行備份，防止計(jì)算機(jī)發(fā)生故障造成文件丟失，并設(shè)置密碼，防止非預(yù)期的修改，計(jì)算機(jī)應(yīng)進(jìn)行

5、定期殺毒，防止病毒的入侵。 5.5.3 不定時(shí)檢查各種在用文件的有效性，檢查各使用者手中的文件，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，任何人不得在受控文件上亂涂畫改。 5.5.4 各使用部門需指定文件管理者，負(fù)責(zé)受控文件的接收、登記、日常保管。 5.5.5 各部門不可私自復(fù)印和涂改受控文件，并將其保存在適當(dāng)?shù)牡攸c(diǎn)，避免流失、損壞。 5.5.6 相關(guān)部門或人員需臨時(shí)借閱文件時(shí)，應(yīng)填寫“文件借閱登記表”，經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可借閱，借閱者應(yīng)在規(guī)定日期內(nèi)及時(shí)歸還文件。,文件的更改,5.6.1 任何人在使用過(guò)程中均有權(quán)對(duì)文件提出修訂申請(qǐng)，申請(qǐng)人須填寫“文件變更申請(qǐng)表”提交部門負(fù)責(zé)人確認(rèn)后（一、二級(jí)文件需由管理者代表審

6、核），文件進(jìn)行修訂，修訂后仍按5.3要求進(jìn)行審核、批準(zhǔn)。 5.6.2 文件更改批準(zhǔn)后，由文控中心負(fù)責(zé)打印、換頁(yè)或換版，并按原發(fā)放對(duì)象進(jìn)行發(fā)放，發(fā)放時(shí)應(yīng)收回作廢的舊頁(yè)、舊版 。,5.7.1 因修訂、換版、過(guò)期等原因需收回文件時(shí)，由文 控中心進(jìn)行回收，并在“文件發(fā)放登記表”上作登記 5.7.2 對(duì)需保留的作廢文件正本加蓋“作廢文件”印章保 存，并與非作廢文件隔離存放；其余作廢文件填寫“文件銷毀 清單”，作銷毀處理。,文件的廢止,外來(lái)文件的管理,5.8.1 公司使用的各類外來(lái)文件（包括國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、地方標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、法律法規(guī)）由文控中心收集編錄、造冊(cè)、存檔和發(fā)放；顧客提供的產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)由工程部門收集，并提

7、交文控中心編錄、造冊(cè)、存檔和發(fā)放。 5.8.2 文控中心負(fù)責(zé)跟蹤外來(lái)文件，保證公司內(nèi)部各有關(guān)部門使用的國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、地方標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及有關(guān)法律法規(guī)等外來(lái)文件的現(xiàn)行有效性，若有變動(dòng)應(yīng)及時(shí)更換過(guò)期文件。,本程序涉及的有關(guān)記錄保存與管理，按記錄控制程序執(zhí)行 。,培訓(xùn)后交流和評(píng)估,從參加培訓(xùn)人員的管理級(jí)抽取作“問答題” 1、請(qǐng)問ISO質(zhì)量管理體系文件分成哪四類？ （質(zhì)量手冊(cè)、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書、記錄表格） 2、文件的標(biāo)識(shí)要有哪些體現(xiàn)？ （文件名稱、編號(hào)、版本、頁(yè)次、生效日期） 3、公司的質(zhì)量方針和質(zhì)量目標(biāo)由誰(shuí)編制？ （由總經(jīng)理制定，管理代表可以提供參考樣本） 4、公司“考勤管理制度”屬于哪類文件，由誰(shuí)審批生 效？ （屬于作業(yè)指導(dǎo)書、由管理