建筑工程監(jiān)理部收發(fā)文管理制度

1、.港新花苑二期工程監(jiān)理部收發(fā)文管理制度 第一節(jié) 總則一、為適應(yīng)公司全方位規(guī)范化科學(xué)管理，做好項(xiàng)目監(jiān)理部文件管理工作，使之規(guī)范化和制度化，特制定本制度。二、項(xiàng)目監(jiān)理部文件是傳達(dá)、貫切和記錄項(xiàng)目工程有關(guān)的各種信息，發(fā)布上級主管部門、建設(shè)單位和公司規(guī)章制度、指令、協(xié)商和回復(fù)問題、指導(dǎo)商洽工作、報(bào)告情況、交流信息的重要工具。因此，必須認(rèn)真做好文件的管理工作，有效地為項(xiàng)目工程順利開展服務(wù)。三、項(xiàng)目監(jiān)理部全部人員都應(yīng)深入細(xì)致、結(jié)合實(shí)際、實(shí)事求是和認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作作風(fēng)，努力提高文件質(zhì)量和處理效率，因此，信息文件管理盡可能使用計(jì)算機(jī)處理 。四、文件處理必須做到準(zhǔn)確、及時(shí)、安全，嚴(yán)格按照規(guī)定的時(shí)限和要求完成。項(xiàng)目

2、監(jiān)理部文件由資料監(jiān)理員統(tǒng)一發(fā)放、傳遞、用印、保管和立卷歸檔；特殊情況時(shí)由總監(jiān)臨時(shí)指定監(jiān)理部一名監(jiān)理員管理。第二節(jié) 文件分類一、聯(lián)系單：項(xiàng)目工程有關(guān)單位就有關(guān)事項(xiàng)互相進(jìn)行協(xié)商的文件，用“聯(lián)系單”。二、會(huì)議紀(jì)要：每月定期或不定期地召開與項(xiàng)目工程質(zhì)量、進(jìn)度、安全、技術(shù)及其它需協(xié)調(diào)、協(xié)商的有關(guān)事項(xiàng)的各種會(huì)議，傳達(dá)會(huì)議議定事項(xiàng)和主要精神，要求與會(huì)者共同遵守的，用“例會(huì)會(huì)議紀(jì)要”或“專題會(huì)議紀(jì)要”。三、通知單：轉(zhuǎn)發(fā)上級主管部門、建設(shè)單位、設(shè)計(jì)院等有關(guān)文件、指令和項(xiàng)目監(jiān)理部向施工單位發(fā)送有關(guān)工程質(zhì)量、安全等指令，用“通知單”，凡“通知單”均需有“回復(fù)單”四、暫停令：是監(jiān)理工程師發(fā)現(xiàn)施工現(xiàn)場一部或全部存在重大

3、質(zhì)量（或安全）事故隱患時(shí)，為避免產(chǎn)生重大質(zhì)量或安全事故而采取的緊急處理手段，監(jiān)理工程師除現(xiàn)場口頭制止停工外，還要立即以書面通知責(zé)令施工單位對工程全部或某一部位實(shí)施停工時(shí)，用“暫停令”五、備忘錄：是項(xiàng)目監(jiān)理部對項(xiàng)目工程參見各方對有關(guān)事項(xiàng)未能按設(shè)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施，可能對工程質(zhì)量造成重大隱患或工程施工中存在重大安全隱患的、而監(jiān)理人員制止不了事項(xiàng)的最終責(zé)任說明，用“備忘錄”。六、報(bào)審表：是施工單位在報(bào)送相關(guān)單位資質(zhì)證件、人員上崗證件、施工組織設(shè)計(jì)或?qū)ｍ?xiàng)施工方案和其它需監(jiān)理部確認(rèn)其在工程上合法有效的文件時(shí)，用“各專項(xiàng)報(bào)審表”或通用“報(bào)審表”。七、工序報(bào)驗(yàn)單：是施工單位在每一個(gè)分部分項(xiàng)工程結(jié)束(下一道

4、工序開始施工前)且自檢合格后，向監(jiān)理部提出報(bào)驗(yàn)驗(yàn)收申請時(shí)，用“工序報(bào)驗(yàn)單”。八、材料、設(shè)備報(bào)驗(yàn)單：是施工單位用在該項(xiàng)目工程上的各種材料、設(shè)備需監(jiān)理驗(yàn)證其出廠保證資料是否與本工程要求相符和材料數(shù)量時(shí)，用“材料、設(shè)備報(bào)驗(yàn)單”。九、月報(bào)、周報(bào)：是監(jiān)理部對單位項(xiàng)目工程近一周和近一月的工程進(jìn)度、質(zhì)量、安全及其它有關(guān)事項(xiàng)落實(shí)情況的總結(jié)向本公司、建設(shè)單位、上級主管部門匯報(bào)時(shí)，用“周報(bào)、月報(bào)”。十、上級來文：監(jiān)理公司、建設(shè)單位、上級主管部門等各種指令、指示、通知等文件，用“上級來文”。十一、評估、總結(jié)：是監(jiān)理部對該單位工程（包括各分部）的質(zhì)量評價(jià)和對監(jiān)理部自身工作成效評價(jià)時(shí)，用“評估、總結(jié)” 第三節(jié) 文件格式

5、一、文件一般由標(biāo)題、單位工程名稱及其部位、發(fā)文編號、簽發(fā)人、正文、附件、發(fā)文時(shí)間、印章、主題詞、主送單位（部門）、抄報(bào)（送）單位（部門）等部分組成。二、文件標(biāo)題應(yīng)準(zhǔn)確、符合監(jiān)理用表規(guī)定要求。三、發(fā)文字號包括年月日號、文件編號。四、文件內(nèi)容要求事實(shí)清楚、觀點(diǎn)明確、條理清晰、文字精煉、用語準(zhǔn)確。五、發(fā)文單位必須注明全稱。六、多頁文件應(yīng)標(biāo)明頁碼。七、文字從左至右橫寫、橫排，左側(cè)留裝訂位。八、文件紙一律使用A4型。九、文件必須蓋章和具有相應(yīng)職務(wù)有資格的人員簽字。十、發(fā)往監(jiān)理部以外的文件必須有總監(jiān)簽字和蓋監(jiān)理部印章或經(jīng)總監(jiān)授權(quán)（事情緊急而總監(jiān)不在場經(jīng)發(fā)文人與總監(jiān)聯(lián)系且總監(jiān)認(rèn)可的）方可發(fā)送，但還需總監(jiān)到位

6、后確認(rèn)補(bǔ)簽。第四節(jié) 收 文一、收文：施工單位分部分項(xiàng)工程報(bào)驗(yàn)單、材料、設(shè)備報(bào)驗(yàn)單由各分工監(jiān)理負(fù)責(zé)簽收和處理。二、其它文件均由監(jiān)理部資料員專人收文，根據(jù)文件屬性及時(shí)分門別類按要求及時(shí)登記。三、所有收文必須注明年、月、日，如該文件隔天可能造成重大責(zé)任事故的還需要注明收文時(shí)間（幾時(shí)幾分）。四、收文必須及時(shí)處理，收文必須及時(shí)告之相關(guān)責(zé)任人；如責(zé)任人不在場，收文人應(yīng)及時(shí)報(bào)告總監(jiān)，由總監(jiān)指令專人處理。第五節(jié) 發(fā)文一、發(fā)文一律使用監(jiān)理部發(fā)文登記表。二、發(fā)文程序如下：資料監(jiān)理員擬稿專業(yè)監(jiān)理工程師核查打印總監(jiān)審核（修改后）專監(jiān)、總監(jiān)簽字（蓋章）發(fā)文備案登記。第六節(jié) 其他一、時(shí)限要求：1、特急：限60分鐘內(nèi)完成。2、 急：限4個(gè)小時(shí)內(nèi)完成。3、平：限24小時(shí)內(nèi)完成。二、文件的歸檔要求：1、所有文件需按類別歸入檔案盒內(nèi)。2、文件查閱后應(yīng)及時(shí)按其原順序編號歸入檔案盒內(nèi)。3、查閱文件時(shí)要保證其文件的完整性，不得損壞文件。4、文件未經(jīng)資料員、總監(jiān)同時(shí)許可不得外借，經(jīng)許可外借的資料應(yīng)有