1內(nèi)部文件及檔案管理制度YZLZG 1 2012 20

1、芝林大藥房遵義芝林大藥房零售連鎖有限公司編號： YZL/ZG-1-2012/2.0ZHILINDYF程序文件修訂：第次修改主題內(nèi)部文件及檔案管理制度生效日期：2012/3/10一、目的有效管理公司內(nèi)部文件及檔案資料，做到規(guī)范統(tǒng)一、有效控制，達(dá)到信息資料可追溯性、可延 伸性。二、適用范圍適用于公司內(nèi)部所有文件、資料及表單、記錄文件和檔案的管理。三、文件管理1、文件編號要素編號要素編碼對照表公司代碼部門代碼文件代碼文件編號文件版本YZL總經(jīng)辦ZB1 991. 0- 2. 0綜合管理部ZG1 991.0最初版本（試行版）2.0最終版本（執(zhí)行版）采購部CG1 99財務(wù)信息部CX1 99開發(fā)部KF1 9

2、9營運部YY1 99審計監(jiān)察部SJ1 99質(zhì)量管理部ZL1 99中藥部ZY1 99物流部WL1 99備注：程序文件所涉及相關(guān)表格按該文件編號版本號碼改成“D多少”為表格編號，例如：“D01 ”即為該程序文件的第一份用表。（二）、文件的編寫管理流程：1、文件的起草、編制各類文件的草案由相關(guān)需要部門起草、編制。2、文件的審批2.1文件的審核由總經(jīng)理或授權(quán)的相當(dāng)職位的人員負(fù)責(zé)，做到文件內(nèi)容簡練、準(zhǔn)確、完整、統(tǒng) 一，并可請預(yù)期的使用者對文件的可使用性進行評定。最后經(jīng)總經(jīng)理對文件進行審批。2.2技術(shù)文件落實技術(shù)責(zé)任制，由起草、核對、審核、標(biāo)準(zhǔn)化和審定等責(zé)任人簽字，由總經(jīng)理 批準(zhǔn)。3、由綜合管理部負(fù)責(zé)統(tǒng)一

3、編號、印制、下發(fā)。4、發(fā)放4.1 各種文件須嚴(yán)格按照會簽程序進行批準(zhǔn)簽發(fā)。4.2 公司程序文件分為保密文件、內(nèi)部文件及公開文件三種。4.3 按發(fā)放范圍發(fā)放文件。保密文件由綜合管理部管理，參閱須經(jīng)總經(jīng)理以上管理層同意；內(nèi) 部文件由綜合管理部管理，各部門備復(fù)印版本參閱；公開文件由各部門自行管理。當(dāng)需使用文件的 人員未領(lǐng)到文件時，不得隨意借用他人的文件復(fù)印，應(yīng)填寫文件領(lǐng)用申請表，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，到綜 合管理部辦理領(lǐng)用手續(xù)。4.3 當(dāng)文件破損嚴(yán)重，影響使用時，應(yīng)到文件管理部門辦理更換手續(xù)，交回破損文件，補發(fā)新 文件。新文件的發(fā)放號仍沿用原文件分發(fā)號。文件管理員應(yīng)申請將破損文件銷毀。5、文件的更改5.1

4、文件的更改由文件使用部門提出，主管領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)，授權(quán)主管機構(gòu)編制。處理更改時，采用 與編制時同樣的評審和批準(zhǔn)過程。5.2 文件更改的審批應(yīng)由原審批人進行，當(dāng)原審批人不在職時，可由接替其崗位的人員審批。5.3 文件換版和作廢5.4 文件經(jīng)多次修改而污損不能使用時，或文件需進行大幅度修改時，應(yīng)做換版處理，原版次文 件作廢，換發(fā)新版本。5.5 作廢的文件由文件管理員按文件發(fā)放登記表收回并記錄，作廢文件加蓋“作廢”印章，經(jīng)總 經(jīng)理批準(zhǔn)后進行定期銷毀。如需作資料保留，應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，并加蓋“保留”印章，方可留用。6、文件的管理6.1 文件擬制審批后，原版文件交由文件管理員存檔，并列入文件登記表中。6.2 需

5、借閱文件、資料的人員，需填寫借閱申請單 ，經(jīng)部門經(jīng)理或者總經(jīng)理批準(zhǔn)方可借閱。 借出的文件由文件管理員在文件借閱表上登記。借閱者應(yīng)在一周內(nèi)歸還，確需延長，應(yīng)辦理續(xù) 借手續(xù)。重要機密的技術(shù)資料應(yīng)由董事長批準(zhǔn)后方可借閱。7、文件的保管7.1 存放條件： 文件的存放地必須保證防火、防風(fēng)、雨、防潮，有效地保障文件及資料的完好性。7.2 存放方式： 文件可以以卷宗、紙張、軟盤等各種形式保存，必要時可以雙份歸檔或安全復(fù)制備份。7.3 文件的保存地點及職責(zé) 凡公司所有各級重要文件（需存檔或備案的）應(yīng)統(tǒng)一存放于檔案柜，由綜合管理部或者相關(guān)部 門歸口保管。7.4 文件的保存期限 各類文件的保存期限以文件歸檔清單的

6、規(guī)定為準(zhǔn)。7.5 文件的歸檔 文件歸檔前須附文件清單，所有存檔的文件必須有明確的編號。7.6 人員離職時，應(yīng)整理好手頭文件，統(tǒng)一歸還檔案室，下一人員到任時由部門負(fù)責(zé)人代領(lǐng)。7.7 文件的發(fā)放與回收7.8任何文件發(fā)放時標(biāo)明發(fā)放編號；7.9更改的文件發(fā)放時，應(yīng)立即收回原文件，并填寫文件收回登記表，進行留用或作廢或銷毀等處理。二、檔案管理8.1綜合管理部為檔案管理室，部門檔案人員應(yīng)履行職責(zé)，做到：保存有帳、發(fā)放登記、借閱 審批、月底核查；8.2檔案員將月底核查情況的電子檔報表及時更新，將更新后的電子檔發(fā)至綜合管理部部長一 份；8.3各部門向內(nèi)、外所發(fā)通知、函件、文件等必須交一份至檔案管理員簽收保存，

7、同時將電子 檔傳給檔案員統(tǒng)一保管；8.4所有人員均應(yīng)配合檔案員的工作，嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理制度，任何人不得干擾檔案員的工作；8.5每月各職員對電腦內(nèi)的文檔進行整理、分類，方便查找，保存的所有文件必須具有有效性和 時效性，對過期的重復(fù)的文件、資料進行整理；8.6檔案編號示例：YZL/ZB-1-2012/1.0 ，其中：(1)、ZB總經(jīng)辦代碼(3)、1代表文件編號（用1-99表示）、2012文件發(fā)行年YZL企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)代碼1.0 代表文件版本 用1.0-2.0表示，1.0最初版本（試行版），2.0最終版本（執(zhí)行版）（5）、六、處罰1、違反檔案管理制度，按照每次至少 10元處罰；2、 文件遺失、損毀，按照資

8、料的重要程度給于10-1000元的處罰;3、資料泄密按照保密制度處理，嚴(yán)重者給予辭退并追究刑事責(zé)任；本制度經(jīng)呈總經(jīng)理簽批后頒布實施，修改時亦同。 本制度自簽發(fā)之日起生效，解釋部門為綜合管理部。遵義芝林大藥房零售連鎖有限公司綜合管理部2012年3月8日主題：內(nèi)部文件及檔案管理制度抄報：總經(jīng)理抄送：遵義芝林大藥房零售連鎖有限公司各部門負(fù)責(zé)人芝林大藥房ZHILINDYF文件管制流程圖：責(zé)任人/部門起草部門相關(guān)部門會簽總經(jīng)理審批綜合管理部綜合管理部各相關(guān)部門各相關(guān)部門綜合管理部 審計監(jiān)察部制定部門審計監(jiān)察部各制定部門負(fù)責(zé)人各相關(guān)部門交綜合管理部處理遵義芝林大藥房零售連鎖有限公司程序文件管制流程圖編號：

9、YZL/ZG-1-2012/D01生效期：2012/3/10YES附表一：程序文件發(fā)行會簽單芝林大藥房ZHILINDYF遵義芝林大藥房零售連鎖有限公司程序文件發(fā)行會簽單編號：YZL/ZG-1-2012/D02生效期：2012/3/10文件名稱編號會簽部門流程起草部門-各相關(guān)部門-綜合管理部-總經(jīng)辦-綜合管理部（發(fā)行）會簽部門會簽意見部長簽名會簽日期采購部營運部開發(fā)部財務(wù)信息部中藥部物流部質(zhì)量管理部審計監(jiān)察部綜合管理部總經(jīng)辦總經(jīng)理審批：日期：附表二：程序文件發(fā)行簽收表芝林大藥房ZHILINDYF遵義芝林大藥房零售連鎖有限公司程序文件發(fā)行簽收表編號：YZL/ZG-1-2012/D03生效期:2012/3/10文件名稱編號發(fā)行部門文件級別簽收部門宣貫時限及方式部長簽名簽收日期采購部營運部開發(fā)部財務(wù)信息部中藥部物流部質(zhì)量管理部審計監(jiān)察部綜合管理部附表：程序文件修訂會簽單芝林大藥房ZHILINDYF遵義芝林大藥房零售連鎖有限公司程序