禮品管理制度.doc

1、禮品管理規(guī)定 頁(yè)次：8/11禮品管理制度本制度適用于有限公司對(duì)外會(huì)議或者經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中與禮品采購(gòu)與制作、領(lǐng)用、贈(zèng)送、收受相關(guān)的所有行為。一、管理職責(zé)，公司辦公室為禮品的歸口管理部門。1、負(fù)責(zé)禮品的采購(gòu)、接收、發(fā)放，登記造冊(cè)、保管、處理等項(xiàng)工作。2、負(fù)責(zé)進(jìn)行禮品集中制作、采購(gòu)招標(biāo)工作。3、負(fù)責(zé)組織小批量、臨時(shí)性使用禮品的采購(gòu)。4、負(fù)責(zé)按月度禮品預(yù)算計(jì)劃審核禮品費(fèi)用支出。5、負(fù)責(zé)辦理禮品費(fèi)的請(qǐng)款、借支、財(cái)務(wù)報(bào)銷審核手續(xù)。6、負(fù)責(zé)禮品集中制作及采購(gòu)工作，對(duì)本制度約定的禮品采購(gòu)詢價(jià)進(jìn)行復(fù)核。二、需求分析1、內(nèi)部客戶需求溝通（通過(guò)禮品傳遞的信息），根據(jù)年度部門工作規(guī)劃，了解會(huì)議信息及禮品需求情況，包括基本情

2、況、文化特色、品牌信息、產(chǎn)品情況、市場(chǎng)情況等。理解定做禮品傳遞信息，設(shè)計(jì)禮品方案。2、分析定做禮品的用途（使用禮品要達(dá)到的目的），定做禮品的用途是個(gè)重點(diǎn)。不同用途的禮品定做要達(dá)到的目標(biāo)不同。根據(jù)禮品需求不同，分為：商務(wù)禮品、會(huì)議禮品。三、禮品用途1、商務(wù)禮品是指對(duì)外進(jìn)行商務(wù)交流活動(dòng)、加強(qiáng)協(xié)作和聯(lián)系時(shí)使用的禮品。細(xì)分為標(biāo)志性禮品、交際性禮品二類。1) 標(biāo)志性禮品：用于品牌形象展示和宣傳，禮品多為贈(zèng)送形式，側(cè)重公司理念形象展示。具有強(qiáng)烈的公司禮品定做特色，刻有公司LOGO標(biāo)志的禮品。2) 交際性禮品：狹義的商務(wù)禮品。用于日常的各種商務(wù)交際場(chǎng)合，提升送禮人與受贈(zèng)者關(guān)系和情感的商務(wù)禮品，重點(diǎn)考慮受贈(zèng)者

3、對(duì)禮品個(gè)體需求，較為雅致又具有實(shí)用性的禮品一般都會(huì)受到歡迎，比如紅酒、紫砂壺、茶葉、字畫等。 2、會(huì)議禮品是指會(huì)議、周年慶典或年度表彰時(shí)使用的禮品。會(huì)議禮品表示對(duì)與會(huì)者的關(guān)心。受贈(zèng)者多為活動(dòng)或事件的參與者，根據(jù)會(huì)議的需求和參與者的需求確定禮品。會(huì)議紀(jì)念禮品可分為三類。1) 周年慶典紀(jì)念禮品：主要用于開業(yè)、周年慶典、典禮等重大事件。表達(dá)慶典情感的載體。對(duì)于參會(huì)人員來(lái)說(shuō)不僅是簡(jiǎn)單的紀(jì)念品，還可以在日常生活中切實(shí)用得上。2) 會(huì)議紀(jì)念品：主要用于各類業(yè)務(wù)會(huì)議、品牌推廣會(huì)、產(chǎn)品推廣會(huì)、患者會(huì)的禮品。禮品價(jià)值相對(duì)不高，但是具備良好的傳播展示性，同時(shí)便于規(guī)模發(fā)放。比如廣告類禮品。3) 商業(yè)學(xué)術(shù)會(huì)議紀(jì)念品：

4、主要用于論壇、講座、學(xué)術(shù)交流場(chǎng)合，以表示感謝、拉近關(guān)系，鞏固關(guān)系等。會(huì)議多為高端的研討會(huì)或半公開的高端學(xué)習(xí)形式，紀(jì)念品側(cè)重于品位與實(shí)用性。四、禮品種類1、辦公用品：此類產(chǎn)品包括紙磚、本冊(cè)、文件夾等，既可用于商務(wù)廣告禮品贈(zèng)送，也可在單位內(nèi)部使用，特點(diǎn)是廣告位置顯著，本冊(cè)、文件夾還可加公司簡(jiǎn)介，適合辦公場(chǎng)合贈(zèng)送。 2、廣告筆：小巧實(shí)用、功能多樣，無(wú)論大量派發(fā)還是專門贈(zèng)送，均有適宜選擇 包括：圓珠筆、簽字筆、造型筆、品牌筆等。 3、廣告表：在提醒人們關(guān)注時(shí)間的同時(shí)，也提醒關(guān)注你的品牌。屬中高檔禮品。包括：塑膠殼表、金屬殼表、多功能表等類型。 4、廣告服飾：真正的“親密”接觸，讓品牌深入。包括：文化衫

5、、T恤衫、夾克衫、馬甲、廣告帽、絲巾、領(lǐng)帶等。 5、電子產(chǎn)品：實(shí)用性和技術(shù)性，現(xiàn)代人自然偏愛科技化的禮品。包括：計(jì)算器、收音機(jī)、電子萬(wàn)年歷、PDA、電子保健產(chǎn)品等。 6、皮制品：皮革的魅力在于渾然天成與精巧，是常用的高檔商務(wù)禮品。包括：名片夾、鑰匙包、化妝包、銀夾、票夾、公文包等。 7、案頭精品：具有華麗的外觀與考究的品質(zhì)，配合精美的廣告標(biāo)志制作，是流行的正式商務(wù)場(chǎng)合的高檔贈(zèng)品。 8、水晶制品：本身透徹、晶瑩，有品質(zhì)。采用人工水晶材料，可加工成多種形狀，配以精美包裝，適用于重要活動(dòng)紀(jì)念與頒發(fā)獎(jiǎng)項(xiàng)。9、箱包制品：實(shí)用型禮品，適用于會(huì)議、講座、展覽會(huì)等。包括：硬幣包、筆袋、旅行箱、電腦包、休閑包、

6、公文包等 10、家居用品：讓對(duì)企業(yè)品牌的記憶生活角落。包括適合展會(huì)、促銷贈(zèng)送的低檔禮品以及瑞士軍刀、名牌電器等高檔VIP禮品。 11、廣告?zhèn)?、帳篷：?shí)用性強(qiáng)，廣告位置顯著，作為夏季展會(huì)贈(zèng)品。 12、胸徽匙扣：樹立公司品牌形象，適合展會(huì)，應(yīng)用于商務(wù)場(chǎng)合。 13、POP、EVA：價(jià)格低廉、色彩鮮艷，包括PVC筆筒、廣告扇、氣球、軟膠筆、塑膠像框、鼠標(biāo)墊等 14、塑膠制品：有戶外廣告的效果，用于展覽會(huì)和大型公共活動(dòng)的會(huì)場(chǎng)布置。包括：大型充氣物、造型充氣物、自動(dòng)充氣氣球等。15、金箔古幣：文化品位，具有較高的藝術(shù)性和觀賞性，高檔贈(zèng)品。16、工藝制品及古玩：具有較高的藝術(shù)性和收藏價(jià)值。適用于重要活動(dòng)紀(jì)念

7、和高級(jí)商務(wù)活動(dòng)贈(zèng)送。包括銅器、錫器、陶瓷等工藝品。17、包裝制品：精美包裝物品。包括各種材料包裝盒、包裝袋、紙袋。18、禮金卡。五、采購(gòu)制作1、禮品集中制作與采購(gòu)：每年10月份由辦公室組織“禮品采購(gòu)計(jì)劃分析會(huì)”，由會(huì)議需求部門填寫年度禮品采購(gòu)預(yù)算表附件1。辦公室根據(jù)禮品需要擬定公司“全年禮品集中制作或采購(gòu)方案”，包括：設(shè)計(jì)理念、圖樣（效果圖），所用材料、規(guī)格、單價(jià)、數(shù)量等，由辦公室按需求時(shí)間表進(jìn)行招標(biāo)制作和采購(gòu)工作，禮品費(fèi)用按需求具體使用計(jì)劃分?jǐn)傊敛块T。2、 日常禮品采購(gòu)：各部門因業(yè)務(wù)需要領(lǐng)用禮品的，原則上領(lǐng)用公司庫(kù)存禮品，如果庫(kù)存禮品不能滿足需要，審批后單項(xiàng)禮品采購(gòu)金額在 1000元、總額5

8、0000元以上的，則根據(jù)附件1、2、3由辦公室負(fù)責(zé)組織設(shè)計(jì)制作采購(gòu)；3、 特殊禮品的購(gòu)買制作：針對(duì)公司重要客戶，由公司辦公室批準(zhǔn)或高管安排緊急的重要禮品采購(gòu)，按照附件2禮品采購(gòu)申請(qǐng)單經(jīng)過(guò)審批后由辦公室負(fù)責(zé)采購(gòu)落實(shí)。4、 日常禮品制作：公司舉辦各類活動(dòng)使用的有紀(jì)念價(jià)值的禮品制作，可根據(jù)會(huì)議活動(dòng)組辦部門與辦公室共同組織設(shè)計(jì)、制作訂購(gòu)。五、入庫(kù)與使用1、建立禮品接收與放發(fā)臺(tái)賬，每半月盤點(diǎn)一次，做到賬賬相符、賬實(shí)相符。2、價(jià)值在100元以下的禮品，按以下程序申領(lǐng)發(fā)放：1) 禮品使用人填寫“禮品領(lǐng)用審批單”附件4，部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)辦公室負(fù)責(zé)人審批領(lǐng)用；2) 辦公室負(fù)責(zé)審核贈(zèng)送是否有重復(fù)交叉現(xiàn)象，并根

9、據(jù)存貨對(duì)各部門間禮品的均衡分配、種類調(diào)配等做出安排；3、 單件價(jià)值在2011000元的禮品，由辦公室分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，按上述程序執(zhí)行。1000元以上禮品報(bào)總經(jīng)理審批后執(zhí)行；4、 外地、項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)、應(yīng)急性購(gòu)買的禮品或特殊項(xiàng)目、特殊禮品，無(wú)論價(jià)值大小，統(tǒng)一由分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理批準(zhǔn)，直接辦理。經(jīng)辦單位或經(jīng)辦人及時(shí)到辦公室辦理有關(guān)入庫(kù)、領(lǐng)取和登記手續(xù)，具體操作按上述程序執(zhí)行。5、 公司批準(zhǔn)組織的各類大型活動(dòng)，包括各種會(huì)議、慶典活動(dòng)、聚會(huì)、項(xiàng)目驗(yàn)收、技術(shù)或市場(chǎng)推廣會(huì)等，作為專項(xiàng)費(fèi)用，由會(huì)議主辦部門在辦公室領(lǐng)取發(fā)放，原則上使用庫(kù)存禮品，需要特別制作時(shí)，按本程序?qū)徟鷪?zhí)行。六、費(fèi)用控制1、各相關(guān)部門將全年的會(huì)議計(jì)劃

10、、禮品預(yù)算報(bào)辦公室備案。2、禮品費(fèi)用開支在部門全年資金預(yù)算中列支。公司批準(zhǔn)集體組織的各類大型活動(dòng)，包括各種會(huì)議、慶典活動(dòng)、聚會(huì)、項(xiàng)目驗(yàn)收、技術(shù)或市場(chǎng)推廣會(huì)等經(jīng)公司高管批準(zhǔn)后申請(qǐng)專項(xiàng)資金，公司高管安排的會(huì)議（活動(dòng)）禮品在高管專項(xiàng)資金中列支。3、辦公室在年度預(yù)算額度范圍內(nèi)安排制作或采購(gòu)禮品的費(fèi)用，根據(jù)禮品采購(gòu)方案和禮品入、出庫(kù)單，分?jǐn)傆?jì)入各部門管理費(fèi)用中。4、在審批額度范圍內(nèi)的禮品領(lǐng)用，辦公室即可同意發(fā)放。超過(guò)當(dāng)月額度范圍的，按規(guī)定程序?qū)徟髨?zhí)行。費(fèi)用將要超過(guò)年度預(yù)算的，財(cái)務(wù)部提示費(fèi)用預(yù)警，辦公室負(fù)責(zé)人應(yīng)在“禮品領(lǐng)用審批單”上明確批示后，在不超過(guò)年度預(yù)算前提下，轉(zhuǎn)報(bào)公司高管審核后方可辦理領(lǐng)用手續(xù)。

11、預(yù)期要超過(guò)年度預(yù)算的，應(yīng)按年度預(yù)算增補(bǔ)程序報(bào)審后執(zhí)行。5、費(fèi)用實(shí)際發(fā)生時(shí)，根據(jù)本規(guī)定要求的各項(xiàng)審批單，作為費(fèi)用實(shí)際發(fā)生的審核依據(jù)。七、禮品接受1、公司員工在經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中，嚴(yán)禁公開索要或暗示對(duì)方贈(zèng)送禮品。如遇對(duì)方贈(zèng)送禮品而不能謝絕的，可以接受，必要時(shí)酌情回贈(zèng)公司禮品。2、按市價(jià)折合人民幣200元以上的禮品，自接受之日起10天內(nèi)，填寫“禮品上繳單” 附件6，由部門負(fù)責(zé)人簽字后，將第二聯(lián)與禮品轉(zhuǎn)交辦公室。情況特殊時(shí)，上繳人可直接到辦公室辦理。3、對(duì)已登記入冊(cè)的禮品，有重復(fù)使用價(jià)值的，公司可以轉(zhuǎn)贈(zèng)賓客，或者按市價(jià)5折內(nèi)部處理。處理時(shí)，應(yīng)優(yōu)先照顧受禮人的需要，特殊情況下，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，可少收或免收價(jià)

12、款。禮品處理所得款項(xiàng)，一律入公司專門賬戶管理使用。八、禮品贈(zèng)送1、贈(zèng)送對(duì)象的身份、個(gè)性以及贈(zèng)送方式、地點(diǎn)要與禮品的特點(diǎn)相適宜；多人場(chǎng)合，要注意區(qū)分受贈(zèng)人的不同職位，考慮選擇不同檔次、品種的禮品；重復(fù)贈(zèng)送時(shí)，注意花樣品種的更換。2、避免禮品的重復(fù)贈(zèng)送或漏送。同一單位同一客戶在同一次贈(zèng)送活動(dòng)中，要避免公司或部門多頭贈(zèng)送現(xiàn)象；或其相反，遺漏重要客戶。3、普通禮品贈(zèng)送，目的是加強(qiáng)與客戶溝通，給客戶留下良好的印象和記憶。贈(zèng)送禮品時(shí)，注意了解授贈(zèng)人的個(gè)性特點(diǎn)，講究品位、格調(diào)，采取不同方式，做到既不鋪張浪費(fèi)，又能收到實(shí)效。九、附件表單附件1年度會(huì)議禮品需求表附件2會(huì)議禮品需求表附件3禮品采購(gòu)申請(qǐng)單附件4禮品

13、采購(gòu)詢價(jià)記錄表附件5禮品領(lǐng)用審批單附件6禮品領(lǐng)用登記臺(tái)帳附件7禮品上繳單附件8禮品上繳登記臺(tái)帳附件1禮品采購(gòu)預(yù)算表會(huì)議類型/時(shí)間/名稱50人以下及名稱100人以下及名稱150人以下及名稱200人以下及名稱200人以上及名稱合計(jì)場(chǎng)次1月2月3月4月5月6月7月8月9月10月11月12月合計(jì)單件禮品類型/標(biāo)準(zhǔn)/數(shù)量50元以下及數(shù)量100元以下及數(shù)量200元以下及數(shù)量300元以下及數(shù)量300元以上數(shù)量合計(jì)費(fèi)用辦公類禮品廣告類禮品電子類禮品皮革類禮品案頭精品水晶制品箱包制品胸徽鑰扣工藝制品陶瓷古玩金箔古幣包裝制品戶外廣告品禮金卡合計(jì)部門負(fù)責(zé)人： 統(tǒng)計(jì)時(shí)間：附件2會(huì)議禮品申請(qǐng)表會(huì)議（活動(dòng)）禮品申請(qǐng)表會(huì)議

14、主辦部門 ： 會(huì)議（活動(dòng)）名稱：會(huì)議類型與禮品用途 商務(wù)禮品 會(huì)議禮品禮品選擇 辦公類禮品 廣告類禮品筆、表等 電子產(chǎn)品 皮革制品 案頭精品 水晶制品 箱包制品 胸徽鑰扣 工藝品 金箔古幣 陶瓷古玩 包裝制品 禮金卡 戶外廣告品禮品單價(jià)標(biāo)準(zhǔn)：時(shí)間要求：會(huì)議部門申請(qǐng)人：聯(lián)系電話：事 項(xiàng)內(nèi) 容備 注一、嘉賓情況：1、人數(shù)2、單位3、民族4、性質(zhì)5、平均年齡二、禮品數(shù)量三、品牌或制作說(shuō)明五、費(fèi)用總額審批：經(jīng)辦部門：經(jīng)辦人：附件3禮品采購(gòu)申請(qǐng)單部門： 申 請(qǐng) 內(nèi) 容序號(hào)禮品名稱規(guī)格數(shù)量單價(jià)預(yù)算用途說(shuō)明12345678合計(jì)申請(qǐng)人/時(shí)間采購(gòu)制作負(fù)責(zé)人/時(shí)間辦公室負(fù)責(zé)人辦公室分管領(lǐng)導(dǎo)/時(shí)間總經(jīng)理審批禮品管理規(guī)定 頁(yè)次：9/11附件4定制禮品采購(gòu)詢價(jià)記錄表供應(yīng)商型號(hào)單價(jià)型號(hào)單價(jià)型號(hào)單價(jià)型號(hào)單價(jià)價(jià)格匯 總合計(jì)辦公室意見采購(gòu)部意見辦公室分管領(lǐng)導(dǎo)意見總經(jīng)理審批 上海中信國(guó)健藥業(yè)股份有限公司 S3-2011Shanghai CP Guojian Pharmaceutical Co., Lt