物業(yè)檔案管理5.1

1、第五章 物業(yè)檔案管理第一節(jié) 物業(yè)檔案管理概述、物業(yè)檔案的概念（一）檔案的前身檔案來源于文件 , 文件是檔案的前身。 一切檔案都是在文件使用完畢或辦理完畢后轉(zhuǎn)化 而來的?！拔募睆V義指組織或個人為處理事務(wù)而制作的記錄有信息的一切材料, 是人類記錄、傳遞和貯存信息的一種工具。 一份文件產(chǎn)生后有一段時間的現(xiàn)行效用 , 這時被稱為 “現(xiàn)行文 件”。這一段時間過后 , 其現(xiàn)行效用消失 , 但仍有查考價值 ,便稱為“歷史文件” ,經(jīng)過系統(tǒng)化、 有序化的整理 , 組成案卷繼續(xù)保存。在很多場合 , “歷史文件”被認(rèn)為是“檔案”的同義詞。在國外檔案學(xué)界，多用“的文件”或“的文獻(xiàn)”等以“文件”為上位概念的提 法來

2、定義檔案。國際檔案理事會主持編纂的檔案術(shù)語辭典 （1984） 將檔案描述為“由那 些形成他們的人或由他們的職能繼任者為了自己利用的目的或因為他們的檔案價值 , 經(jīng)過 挑選或未經(jīng)挑選的、由某個適當(dāng)?shù)臋n案館永久保存的非現(xiàn)行文件” 。而對“文件”則解釋為 “由一個團(tuán)體、機(jī)構(gòu)、組織或個人在履行其法律義務(wù)時或在各種具體事務(wù)活動中形成或收 到和保管的記錄信息 , 不管其形式和載體如何。 ”在我國檔案界 , 以“文件”為屬概念也是檔案定義的一種主要模式。何魯成所著的檔 案管理與整理 （1937） 是我國檔案學(xué)形成時間內(nèi)容比較系統(tǒng)的一本書 , 其中指出：“文件未 必一一歸檔保存 , 唯須長期保存而留待參考者方

3、可作為檔案 , 其中包括機(jī)關(guān)內(nèi)所收入及發(fā)出 之公布的意思表示之文件及附件。 ”（ 二 ） 檔案的定義“檔案”一詞在我國始見于明代 , 但最經(jīng)常被引用的出處是清康熙十九年 （1680 年）的 起居注。該年十月 , 在批閱秋審眾犯冊時 , “上問：馬哈喇之父與叔皆沒于陣 , 本身亦有 功牌, 其罪如何？大學(xué)士明珠奏曰： 馬哈喇之父、叔陣沒 , 皆系松山等處事 , 部中無檔案 , 故控告時部議不準(zhǔn)?！蔽覈鴮n案學(xué)的研究從本世紀(jì)二三十年代開始。 至今, 全國檔案界對檔案一詞的定義多 有論及 , 提法各異。何魯成在檔案管理與整理中寫道： “檔案者乃已辦理完畢歸檔后匯 集編制留待參考之文書。 ” 1960

4、年第一期檔案工作雜志社論中寫道： “檔案是本機(jī)關(guān)在 工作和生產(chǎn)中形成的 , 具有一定保存價值的 , 并且經(jīng)過立卷歸檔 , 作為真實的歷史記錄集中 保管起來的各種文書材料 （ 包括技術(shù)、影片、照片、錄音帶等等 ）。” 1985 年國家標(biāo)準(zhǔn)局發(fā) 布的情報與文獻(xiàn)工作詞匯基本術(shù)語和檔案著錄規(guī)則中檔案定義為“國家機(jī)構(gòu)、社 會組織和個人從事政治、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)文化等社會實踐活動直接形成的文字、圖表、聲像等 形態(tài)的歷史記錄。” 1996年 7 月 5 日修正公布的中華人民共和國檔案法從法的角度規(guī) 定了檔案的范圍：檔案是指過去和現(xiàn)在的國家機(jī)構(gòu)、社會組織以及個人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、 技術(shù)、文化、宗教等活動直

5、接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等 不同形式的歷史記錄 （ 中華人民共和國檔案法第二條 ） 。（ 三 ） 物業(yè)文件與物業(yè)檔案物業(yè)管理工作形成的文件主要有兩大部分 , 即物業(yè)管理公司日常運作形成的普通管理 文件和物業(yè)管理實際操作接收和形成的多種專業(yè)性文件。這些文件完成了現(xiàn)行功能之后 , 就過渡為物業(yè)檔案。物業(yè)管理公司日常運作形成的普通管理文件包括行政管理文件、人事管理文件、財務(wù) 管理文件等。物業(yè)管理處接收的專業(yè)性文件包括接管驗收時接收房屋的建筑工程資料、設(shè) 備和產(chǎn)權(quán)資料；形成的專業(yè)性文件包括住戶入住后不斷形成并補(bǔ)充的業(yè)主（ 住用人 ） 資料；常規(guī)物業(yè)管理過程中形成的物業(yè)維修文

6、件、物業(yè)租賃文件和管理服務(wù)文件；物業(yè)管理公司 開辦多種經(jīng)營活動形成的經(jīng)營管理文件等。但是,物業(yè)管理工作中可能出現(xiàn)的文件并不都是物業(yè)檔案 , 對照檔案法對檔案的規(guī)定 , 物業(yè)檔案可以定義為：國家機(jī)構(gòu)、社會組織和個人從事物業(yè)管理活動時直接形成的對國家 和社會有價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（ 四 ） 物業(yè)檔案概念的構(gòu)成要素與廣義的檔案一樣 , 物業(yè)檔案的定義也有四個構(gòu)成要素：1. 檔案的形成者即國家機(jī)構(gòu)、社會組織以及個人。 對于物業(yè)檔案來說 , 其形成者主要是指物業(yè)管理公司、 物業(yè)管理人員及物業(yè)的使用者。此外 , 物業(yè)檔案中也有部分文件的形成者是物業(yè)的開發(fā)商 （項目的報批文件 ）

7、、設(shè)計者 （工程設(shè)計圖紙 ）、承建商 （物業(yè)的建筑文件 ） 以及政府有關(guān)部門 如計委（資金來源文件 ） 、國土局和房管局 （房產(chǎn)證明文件 ） 、城市規(guī)劃局 （報建文件）等。2. 檔案的內(nèi)容即檔案所記載的知識信息 , 就是人們在從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗 教等活動中獲得的信息。對于物業(yè)檔案來說 , 就是指物業(yè)管理各項工作中的知識信息 ,如物 業(yè)租賃、小區(qū)規(guī)劃、園林綠化、房屋維修、住戶情況、資金使用、經(jīng)營服務(wù)等信息。3. 檔案的形式指文種形式、載體形式、信息記錄和表達(dá)形式。無論哪類檔案 , 其文種形式都可以是公 文、合同、證書、書稿等；其載體形式可以是紙張、磁帶、膠片等；其信息記錄

8、形式可以 是手寫、印刷、攝影、錄音等；其信息表達(dá)形式可以是文字、圖形、聲像等。例如物業(yè)公 司的人事檔案以公文為主要文種形式、以紙張為主要載體形式、以文字為主要信息表達(dá)形 式；物業(yè)的建筑工程檔案以圖紙為主要文種形式、以紙張為主要載體形式、以圖形為主要 信息表達(dá)形式；安全監(jiān)控檔案則以磁帶為主要載體形式、以聲音及圖像為主要信息表達(dá)形 式。4. 檔案的本質(zhì)即直接的、原始的歷史記錄。這是檔案區(qū)別于其他鄰近事物 , 如文件、圖書、情報 資料的依據(jù)。人們用歷史記錄區(qū)別檔案與文件 , 因為文件是現(xiàn)行的 ,喪失現(xiàn)實效用才能轉(zhuǎn)化 為檔案；用原始記錄區(qū)別檔案與圖書、情報資料 ,因為檔案是第一手的原稿 , 而圖書、情

9、報 資料則可以一版再版。 以物業(yè)檔案中物業(yè)修繕工程的審批表、 費用結(jié)算單為例 , 它們是修繕 過程中形成的表格 , 由工作人員在實際工作時填寫、審批人員核準(zhǔn) ,是未經(jīng)任何加工、改動 的真跡, 這就是檔案原始性的體現(xiàn)；在維修工程進(jìn)行時 ,它具備現(xiàn)行效力 ,屬于一種文件 ,但 是在工程驗收、費用核算清楚后 ,它便成了對歷史的記錄 , 轉(zhuǎn)化為檔案 , 體現(xiàn)出檔案的歷史 性。而且這一原始文件只有在工作進(jìn)程中才能形成 , 如果當(dāng)時沒有形成或形成后沒有注意保 存,事后就很難補(bǔ)救了。、物業(yè)檔案在物業(yè)管理活動中的地位作為一項經(jīng)營管理活動 , 物業(yè)管理的主要對象就是物業(yè)及其使用者 , 如果對此二者沒有 充分的認(rèn)

10、識和了解 , 管理活動就無法進(jìn)行。 由于物業(yè)管理機(jī)構(gòu)不是物業(yè)及其使用者的生產(chǎn)者 在物業(yè)管理行為開始之前互相也沒有任何關(guān)系 , 所以要認(rèn)識和了解他們 ,就只有通過積累在 接觸中產(chǎn)生的各種經(jīng)驗 , 以此作為判斷和管理的依據(jù) , 物業(yè)檔案就是對這些經(jīng)驗最忠實的記 錄。物業(yè)檔案是隨著物業(yè)管理行為的出現(xiàn)而產(chǎn)生的 , 盡管檔案管理不是物業(yè)管理工作的主 要環(huán)節(jié) , 然而其重要地位卻不容忽視。物業(yè)管理工作正式開展后 , 幾乎每一個環(huán)節(jié)都離不開 檔案, 無論是維修、養(yǎng)護(hù)物業(yè)設(shè)施 , 還是了解業(yè)主及物業(yè)使用人情況 , 又或是收取管理費用、 開發(fā)經(jīng)營活動等 , 都要用到物業(yè)檔案。例如 ,某住戶在收樓后準(zhǔn)備先裝修房屋

11、 , 然后才居住。由于裝修方案包括改動原房屋的 間隔, 所以必須先了解原房屋哪些墻是承重墻 , 哪些是隔斷墻壁；裝修方案還包括改動原來 的電線布置 , 所以還要了解原房屋的電路布線位置。 這些需要了解的信息都記載在房屋的各 種圖紙中 ,屬于物業(yè)檔案的一部分。 如果物業(yè)檔案管理得不好 ,甚至沒有整理 , 那么要了解必 要的信息就需要到其他有可能保存這些資料的地方去找 , 甚至?xí)枰匦聹y量 , 這就造成了 不必要的浪費。再比如 , 一個小區(qū)建成入住后 , 有住戶發(fā)現(xiàn)防盜門的對講機(jī)有故障 , 由物業(yè)管理公司維 修后恢復(fù)正常。如果有檔案記載這種帶對講機(jī)的防盜門的生產(chǎn)廠家和施工安裝部門 , 就很容 易

12、找到責(zé)任者 , 并且可以分析原因 , 對可能有同樣故障的其他防盜門進(jìn)行檢查 ,防患于未然； 如果物業(yè)檔案中沒有相關(guān)記載 , 就只能壞一個修一個 ,可能導(dǎo)致重復(fù)勞動。物業(yè)產(chǎn)權(quán)和住戶檔案更是進(jìn)行物業(yè)管理不可稍離的參考和依據(jù)。從安全保障的角度來 講,物業(yè)管理人員必須知道每幢房屋的業(yè)主和住戶的基本資料 , 以便在有意外情況時可以聯(lián) 絡(luò)；從經(jīng)營服務(wù)的角度來講 , 住戶的數(shù)量、職業(yè)、生活習(xí)慣等信息是物業(yè)管理公司決定經(jīng)營 服務(wù)方向和策略的基本依據(jù)。物業(yè)管理行為自產(chǎn)生至今只有百余年 , 我國引進(jìn)這一模式僅僅十幾年 ,在這樣短的時間 里,物業(yè)管理人員已經(jīng)意識到物業(yè)檔案的管理有規(guī)范化的必要 , 這就充分說明了檔案

13、在物業(yè) 管理工作中的重要性。正是由于充分認(rèn)識到這一點 , 人們才日益重視物業(yè)檔案的科學(xué)管理。三、物業(yè)檔案管理現(xiàn)代化（一）物業(yè)檔案管理現(xiàn)代化的含義和內(nèi)容管理現(xiàn)代化就是把管理工作信息化和最優(yōu)化。 隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展 , 無論是物業(yè)管 理還是檔案管理 , 都在向著現(xiàn)代化的管理目標(biāo)邁進(jìn) , 物業(yè)檔案的現(xiàn)代化管理也成為必然趨 勢。檔案管理現(xiàn)代化的內(nèi)涵包括兩方面：一是指現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)和方法的應(yīng)用；二是要達(dá)到 優(yōu)化、取得最佳效益。對物業(yè)檔案管理來說也是如此。當(dāng)前,檔案管理現(xiàn)代化的主要內(nèi)容如中國檔案學(xué)會 1990年 10月召開的中國檔案管理 現(xiàn)代化學(xué)術(shù)討論會所概括的： “一是在檔案管理中使用現(xiàn)代技術(shù)和設(shè)備

14、, 二是運用科學(xué)方 法對檔案實施規(guī)范化、制度化、程序化的管理。 ”這一概括并不專指某些門類檔案 , 無論具 體到哪個行業(yè)包括物業(yè)管理行業(yè) , 檔案管理現(xiàn)代化的內(nèi)容都可以理解為現(xiàn)代化技術(shù)手 段和現(xiàn)代管理科學(xué)方法的結(jié)合?，F(xiàn)代化技術(shù)手段的運用包括：檔案信息處理現(xiàn)代化以 計算機(jī)技術(shù)為核心的現(xiàn)代信息處理技術(shù)；新型載體檔案的管理；檔案保護(hù)設(shè)施、技術(shù)現(xiàn)代 化?，F(xiàn)代管理科學(xué)方法的運用就是推行標(biāo)準(zhǔn)化 , 運用目標(biāo)管理、全面質(zhì)量管理、系統(tǒng)工程、 定量化管理等先進(jìn)方法 , 配合現(xiàn)代技術(shù)手段 , 有效地提高檔案管理效率和質(zhì)量 , 取得優(yōu)化效、人 益。檔案管理現(xiàn)代化的實質(zhì)就是檔案管理技術(shù)的變革。 隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展 ,

15、 每個時代都有 各自的現(xiàn)代化內(nèi)容 , 現(xiàn)代化是永無止境的發(fā)展過程和趨勢 , 是相對于各個時代的動態(tài)概念。 因此, 只有時刻關(guān)注先進(jìn)技術(shù)的應(yīng)用 ,不斷學(xué)習(xí) , 調(diào)整管理現(xiàn)代化的對策 , 檔案管理工作才能 緊跟時代。（ 二 ） 物業(yè)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化標(biāo)準(zhǔn)是“衡量事物的準(zhǔn)則” （辭海 ）, 是“對重復(fù)性事物和概念所做的統(tǒng)一規(guī)定。它 以科學(xué)、技術(shù)和成熟的綜合成果為基礎(chǔ) , 經(jīng)有關(guān)方面協(xié)商一致 ,由主管機(jī)關(guān)批準(zhǔn) , 以特定形式 發(fā)布,作為共同遵守的準(zhǔn)則和依據(jù)。 ”（ 標(biāo)準(zhǔn)化基本術(shù)語 ）中華人民共和國標(biāo)準(zhǔn)化法規(guī)定 , 標(biāo)準(zhǔn)化工作的任務(wù)是“制訂標(biāo)準(zhǔn)、組織實施和對標(biāo) 準(zhǔn)的實施進(jìn)行監(jiān)督” 。標(biāo)準(zhǔn)化是組織現(xiàn)代化生產(chǎn)的

16、重要技術(shù)基礎(chǔ) , 是科學(xué)管理的重要組成部分。 檔案管理標(biāo)準(zhǔn) 化是以檔案管理、 檔案科學(xué)技術(shù)研究等工作領(lǐng)域中重復(fù)性的事物和概念為對象 , 制訂、修訂 各類別、各層次的標(biāo)準(zhǔn) , 并將其付諸實施的過程和結(jié)果。在對檔案管理現(xiàn)代化的認(rèn)識上 , 部 分觀點將推行標(biāo)準(zhǔn)化作為檔案管理現(xiàn)代化的內(nèi)容之一。我國現(xiàn)行的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)包括基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)、 業(yè)務(wù)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn) , 國家檔案局編制的 檔案工作標(biāo)準(zhǔn)體系表大致涵蓋了檔案管理工作領(lǐng)域內(nèi)所有的標(biāo)準(zhǔn)。由于物業(yè)管理工作 在我國僅有十幾年歷史 , 物業(yè)檔案管理更是檔案行業(yè)和物業(yè)管理行業(yè)中雙重的新課題 ,所以 國內(nèi)尚未制訂出關(guān)于物業(yè)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)。在具體工作中 , 應(yīng)盡量參照

17、各相關(guān)標(biāo)準(zhǔn) , 如檔 案著錄規(guī)則、科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求 、檔案號編制規(guī)則 、檔案工作基本 術(shù)語等作為工作指導(dǎo)。對一些較為成熟的物業(yè)管理公司來講 ,如果條件具備 ,完全可以自 行制訂本公司的物業(yè)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。（ 三 ） 現(xiàn)代化對物業(yè)檔案工作人員的要求檔案管理現(xiàn)代化是不斷完善深化的過程 , 這一過程也要求檔案人員不斷提高自身的素 質(zhì),包括思想意識、知識結(jié)構(gòu)和操作技能等。樹立科技進(jìn)步和科學(xué)管理的觀念是提高人員現(xiàn)代化意識的基礎(chǔ)。既然現(xiàn)代化是一個永 無止境的進(jìn)程 , 人員也就必須習(xí)慣于不斷反省、不斷思變 ,在總結(jié)經(jīng)驗、著手當(dāng)前的同時放 眼未來。既然物業(yè)檔案管理是一個新課題 , 就意味著可挖掘的

18、巨大潛力和許多有待完善的地 方, 只有具備了思想意識基礎(chǔ) , 才可能適應(yīng)未來的發(fā)展。實現(xiàn)物業(yè)檔案管理現(xiàn)代化 , 要求工作人員具有較高的知識化和專業(yè)化水平。 調(diào)整知識結(jié) 構(gòu)一靠對已從業(yè)的人員進(jìn)行培訓(xùn)教育 , 二靠補(bǔ)充高素質(zhì)的人員。但是 , 即使是暫時屬于高素 質(zhì)的人員 ,如果停止進(jìn)修 , 也會很快因知識老化而被淘汰。現(xiàn)代化技術(shù)和手段的采用 , 給物業(yè)檔案工作者提供了先進(jìn)的工作手段 ,這就要求各崗位 的工作人員都要對所使用的先進(jìn)設(shè)備有所了解 , 不僅能夠操作使用 , 還要學(xué)會維修 , 甚至改 進(jìn)。四、物業(yè)檔案的分類（一）檔案的分類檔案的分類即檔案種類的劃分 , 也就是根據(jù)一定的標(biāo)準(zhǔn) , 按照檔案的

19、異同點對檔案進(jìn)行 分門別類。檔案的分類可因時期、場合、對象、范圍的不同而不同 , 但綜合多年來我國檔案 界出現(xiàn)過的諸多檔案分類 , 我們將檔案的分類概括為兩種類型： 一是檔案實體分類； 二是檔 案信息（ 內(nèi)容） 分類。1. 檔案實體分類檔案實體分類 ,就是以檔案實體即檔案原件為分類對象 , 按照檔案的形成特點和歷史聯(lián) 系, 把檔案逐級分為多種類別。檔案實體分類包括三個層次：（1）國家檔案整體的分類這是對國家全部檔案進(jìn)行的最高層次的分類 , 是按照檔案的若干重要屬性 （歷史時期屬 性、形成機(jī)關(guān)的級別屬性、地區(qū)屬性、專業(yè)部門屬性、檔案制成材料屬性等 ）, 從幾個主要 方面將國家檔案總的分成若干基本

20、的部類。這種分類是全國各級各類檔案館的設(shè)置以及國 家檔案在檔案館中合理分布的依據(jù)。 例如 , 我國按照檔案的歷史時期屬性建立有中國第一歷 史檔案館、中國第二歷史檔案館、中央檔案館；按照檔案形成機(jī)關(guān)的級別屬性建立有中央 級和地方級的檔案館；按照檔案的專業(yè)部門屬性建立有專業(yè)部門檔案館；按照檔案制成材 料的特殊性質(zhì)建立有照片檔案館、電影資料館等。（2）檔案館館藏檔案的分類這是對一個檔案館全部檔案的分類 , 一般以全宗作為分類的基本單位。 根據(jù)每個檔案館 館藏全宗情況不同 , 可按全宗所屬的歷史時期、 部門系統(tǒng)或其他系統(tǒng)進(jìn)行分類。 這種分類對 檔案館檔案的分庫管理和檔案排架的合理化起指導(dǎo)和組織作用。

21、例如, 我國各地方綜合性檔 案館, 首先按歷史時期劃分為中華人民共和國建國前檔案和建國后檔案； 建國后檔案又按部 門系統(tǒng)劃分為工交系統(tǒng)全宗群、農(nóng)林水利系統(tǒng)全宗群、財貿(mào)系統(tǒng)全宗群等。（3）全宗內(nèi)檔案的分類這是對一個全宗的全部文件的分類 , 一般是按組織機(jī)構(gòu)、 年代、職能、專題、文件名稱、 作者、地區(qū)等特征進(jìn)行分類。例如 , 一個機(jī)關(guān)的全部檔案可以按組織機(jī)構(gòu)分為辦公室、組織 部、宣傳部、財務(wù)等若干類；一個企業(yè)的全部檔案可以按照職能分為黨群工作類、行政管 理類、經(jīng)營管理類、財務(wù)會計類等。我們通常所說的檔案分類 , 主要是指檔案實體的分類。2. 檔案信息 （內(nèi)容）分類檔案信息 （內(nèi)容）分類,也稱為檔案

22、檢索分類 , 就是以檔案所記述的內(nèi)容為對象 , 依據(jù)內(nèi) 容所反映的社會實踐活動的性質(zhì) , 按照邏輯方法進(jìn)行統(tǒng)一分類。 這種分類不受檔案所屬全宗 的限制, 主要用于編制分類目錄、開展檔案信息的機(jī)械化和自動化檢索 ,一般不適用于檔案 實體的分類。為了建立統(tǒng)一的檔案檢索系統(tǒng) , 我國于 1987 年出版了中國檔案分類法 , 并附有檔案分類標(biāo)引規(guī)則 、中國檔案分類法類目細(xì)分規(guī)則 , 作為全國通用的檔案 分類標(biāo)準(zhǔn)。檔案實體分類和檔案信息 （內(nèi)容）分類, 是功能和體系不同的兩種分類法。 在具體運用這 兩種不同分類法時 , 一方面必須明確不同的分類對象 , 一方面要使這兩種分類相互配合 ,以 使檔案的日常管

23、理和檔案信息資源的開發(fā)途徑 , 能更加多樣、科學(xué)、方便。在檔案管理實踐中 , 出于方便實際管理工作的需要 ,可以將一個全宗的檔案按內(nèi)容性質(zhì) 分為普通檔案和專門檔案兩大類 , 并把普通檔案分為文書檔案、 科技檔案和聲像檔案三個小 類。文書檔案是指該單位在制定或執(zhí)行方針、政策、法規(guī)、計劃、指導(dǎo)或匯報工作、總結(jié) 經(jīng)驗、進(jìn)行交往等社會管理活動中形成的 , 主要以文字為記錄形式的檔案 ,包括日常管理工 作檔案、黨群工作檔案、已故人員檔案、榮譽(yù)檔案等；科技檔案是指記述基本建設(shè)、生產(chǎn) 技術(shù)和自然科學(xué)研究等活動的檔案 , 包括設(shè)備檔案、基建檔案、科研檔案等；聲像檔案是指 以化學(xué)合成材料膠片、 磁帶等為載體 ,

24、 以聲音和影像為記錄方式的檔案。 而專門檔案則 是專指本單位相對說來較具專門性的業(yè)務(wù)工作活動形成的 , 別的單位沒有的檔案 ,如物業(yè)管 理公司的物業(yè)管理專門檔案。 由于這種劃分方法具有一定的合理性和適用性 , 因此一直被廣 泛采用。（ 二 ） 物業(yè)檔案的分類 物業(yè)檔案是物業(yè)管理公司在從事物業(yè)管理活動時直接形成的對國家和社會有保存價值 的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。隨著物業(yè)管理的不斷發(fā)展和完善 , 物業(yè)檔 案的種類也不斷增加 ,但總的來看 , 物業(yè)檔案基本上可分為兩大部分：一部分是物業(yè)公司日 常運作形成的普通檔案 , 包括黨群工作檔案、行政管理和經(jīng)營管理檔案、基建檔案、設(shè)備檔 案、

25、會計檔案、人員檔案、科研檔案、聲像檔案、榮譽(yù)檔案等；另一部分是基層物業(yè)管理 處日常運作形成的物業(yè)管理專門檔案 , 包括物業(yè)清冊、物業(yè)維修檔案、物業(yè)租賃檔案、業(yè)主 及住戶檔案、物業(yè)管理服務(wù)檔案等。1. 黨群工作檔案。是物業(yè)管理公司開展黨委、工會、團(tuán)委工作時形成的各類文件材料。2. 行政管理和經(jīng)營管理檔案。這是物業(yè)管理公司在日常公務(wù)活動、內(nèi)部管理工作及開 展經(jīng)營活動中形成的檔案。3. 基建檔案。是指在各種建筑物、地上地下管線等基本建設(shè)工程的規(guī)劃、設(shè)計、施工 和使用維修活動中形成的科技檔案。 對物業(yè)管理公司來說 , 主要是指在接管驗收開發(fā)建設(shè)單 位移交的新建物業(yè)或接管驗收已經(jīng)投入使用的原有物業(yè)時所收

26、到的文件、 圖紙材料 , 以及在 以后的物業(yè)管理活動中對物業(yè)進(jìn)行較大規(guī)模的改建、擴(kuò)建、維修、養(yǎng)護(hù)時所形成的文件、 圖紙材料。4. 設(shè)備檔案。是指作為物業(yè)管理公司固定資產(chǎn)的機(jī)器設(shè)備、儀器儀表等的檔案。包括 有關(guān)車輛、通信設(shè)備、復(fù)印機(jī)、計算機(jī)等的說明書、安裝維修記錄等的文件、圖紙材料。5. 會計檔案。是指物業(yè)管理公司在經(jīng)濟(jì)管理和各項會計核算活動中直接形成的作為歷 史記錄保存起來的文件材料。包括會計憑證、會計賬簿、會計報表等。6. 人員檔案。是指物業(yè)管理公司在人事管理活動中形成的 , 記述和反映本公司員工各方 面情況的檔案。7. 科教檔案。主要是指物業(yè)管理公司對員工進(jìn)行崗位培訓(xùn)等繼續(xù)教育所形成的檔案

27、。8. 物業(yè)管理專門檔案。 是指在開展具體的物業(yè)管理活動中形成的 ,反映物業(yè)狀況、 業(yè)主 和住戶變遷以及物業(yè)管理部門的管理、 服務(wù)、經(jīng)營活動情況 , 具有查考利用價值的各種形式 的文件材料。(1) 物業(yè)清冊：全面反映所有物業(yè)單元的自然狀況及權(quán)屬狀況的文件材料。(2) 物業(yè)維修檔案： 物業(yè)中各單元在進(jìn)行維修時所產(chǎn)生的一系列文件材料。 對于整棟大 樓或公共設(shè)施的維修養(yǎng)護(hù)所形成的文件材料屬于基建檔案。(3) 物業(yè)租賃檔案：物業(yè)管理部門在開展租賃業(yè)務(wù)時所形成的原始的文件材料。(4) 業(yè)主及住戶檔案：反映物業(yè)中各單元的業(yè)主及住戶的具體情況的文件材料。(5) 物業(yè)管理服務(wù)檔案：物業(yè)管理部門在開展綠化、環(huán)衛(wèi)

28、、保安、車輛管理等管理工作 及為住戶提供委托服務(wù)、開展經(jīng)營活動時所產(chǎn)生的文件材料。五、物業(yè)檔案的特點和作用(一)物業(yè)檔案的特點物業(yè)檔案與其他類型檔案相區(qū)別的主要部分就是物業(yè)管理專門檔案, 因此, 物業(yè)檔案的特點主要也就是物業(yè)管理專門檔案的特點。物業(yè)管理專門檔案和其他檔案相比較 ,有一些突出的特點。比如 , 檔案的形成領(lǐng)域較為 局限、組成檔案的文件材料較為穩(wěn)定及檔案的動態(tài)性、完整性等。認(rèn)識和研究這些特點 , 對掌握物業(yè)管理專門檔案的運動規(guī)律 , 開展物業(yè)檔案工作 ,實現(xiàn)物業(yè)檔案的科學(xué)管理和開發(fā) 物業(yè)檔案信息 , 具有重要的指導(dǎo)意義。1. 形成領(lǐng)域較為局限。物業(yè)管理工作 , 它涉及的方面很具體：管

29、理的對象是物業(yè) ,服務(wù) 的對象是物業(yè)的業(yè)主或住用人。 因此, 在物業(yè)管理活動中形成的物業(yè)管理專門檔案的文件材 料, 也必定只能形成于與物業(yè)有著密切聯(lián)系的領(lǐng)域。2. 檔案的動態(tài)性較強(qiáng)。有關(guān)物業(yè)的情況通常不會是一成不變的。物業(yè)可能需要進(jìn)行維 修、養(yǎng)護(hù) , 業(yè)主可能因物業(yè)的買賣、交換、繼承等權(quán)屬變更而變更 , 住用人更有可能因租賃 關(guān)系的改變而頻繁變動 ,因此, 相對應(yīng)的物業(yè)及人的文件材料也要不斷地添加到檔案中去 , 從而形成物業(yè)管理專門檔案的一個顯著特點動態(tài)性較強(qiáng)。3. 組成檔案的文件材料較為穩(wěn)定。 物業(yè)管理工作雖然繁瑣但并不復(fù)雜 , 每一項物業(yè)管理 活動在走上正軌后就按照一定的程序重復(fù)進(jìn)行 ,

30、因此所形成的檔案的文件材料也比較穩(wěn)定 , 且常常具有統(tǒng)一的規(guī)格樣式。物業(yè)管理專門檔案文件材料的穩(wěn)定性使得物業(yè)檔案開展標(biāo)準(zhǔn) 化管理和計算機(jī)管理具備了最基本的條件。4. 檔案的完整性。物業(yè)管理專門檔案是以一個物業(yè)單位為對象組織案卷的 , 該物業(yè)不管 發(fā)生何種變化 , 所產(chǎn)生的文件材料都須添加進(jìn)去 ,因此, 每一份檔案案卷都是一個有機(jī)的整 體,全面反映了一個物業(yè)單位的變遷過程 , 體現(xiàn)出一種完整性。5. 和人們的日常生活息息相關(guān)。 物業(yè)管理活動是圍繞人們的日常生活而開展的 , 沒有哪 一種檔案會像物業(yè)檔案這樣與人們的日常生活有著如此密切的聯(lián)系。許多檔案如機(jī)關(guān)文書 檔案、審計檔案、訴訟檔案等在歸檔以后

31、通常就較少被利用 , 因為人們的日常生活很少會涉 及到這些檔案 , 而物業(yè)檔案則會隨著物業(yè)的裝修、租賃、再裝修、再租賃等活動的需要而不 斷地被調(diào)閱。6. 公開性和隱密性并存。 物業(yè)檔案和某些檔案如產(chǎn)權(quán)檔案、 人事檔案相比 , 具有一定的 公開性, 因為物業(yè)檔案記錄著有關(guān)物業(yè)及對物業(yè)進(jìn)行管理的情況 ,這部分檔案內(nèi)容對與本物 業(yè)有關(guān)的所有人員來說都是公開的 , 像物業(yè)的維修檔案 ,有關(guān)綠化、環(huán)衛(wèi)、保安的檔案等。 但物業(yè)檔案又具有一定的隱密性 ,因為它也包含著大量的隱私內(nèi)容和一定的公司機(jī)密 , 這部 分檔案內(nèi)容是不便于公開的 , 如住戶的個人資料、 物業(yè)中各個單元的產(chǎn)權(quán)資料、 公司的重大 決策等。（

32、 二 ） 物業(yè)檔案的屬性和價值通常所說的檔案價值是指檔案的利用價值 , 即檔案對社會實踐活動的作用。 構(gòu)成價值的 客觀基礎(chǔ)是客體的屬性 , 所謂檔案的價值也就是檔案的屬性與人們的社會需要的統(tǒng)一。與廣義的檔案一樣 , 物業(yè)檔案的屬性包括本質(zhì)屬性和一般屬性。檔案的本質(zhì)屬性即原始記錄性 , 是構(gòu)成檔案特殊價值憑證價值的基礎(chǔ)。 從檔案的形 成來看, 它是在一項工作的進(jìn)行過程中即時形成或從當(dāng)時使用的文件轉(zhuǎn)化而來的,不是事后另行編制的 , 因此它客觀地記錄了事物發(fā)生發(fā)展的歷史 ,是有說服力的歷史證據(jù)。例如大廈 的安全監(jiān)控錄像 , 在有必要查證出入情況時 , 它是最能令人信服的證據(jù)。這是因為它記錄的 是當(dāng)時

33、的出入人物 ,而非其他時候人為組織拍攝的錄像片。另一方面 , 在檔案本身的物體形 態(tài)上保留著真切的歷史標(biāo)記 , 例如監(jiān)控錄像上有某人進(jìn)出大廈的影像 , 這是既不能篡改又不 能抹殺的 , 具有法律效力。所以說原始記錄性決定了檔案的憑證價值。檔案的一般屬性是指文化屬性、知識屬性和信息屬性。檔案的這些屬性是構(gòu)成其一般 價值參考價值的基礎(chǔ) , 而人們獲取這些知識、情報的需求使檔案的參考價值得以體現(xiàn)。 在物業(yè)檔案中 , 住戶檔案包含了各家庭的人口結(jié)構(gòu)、 出入規(guī)律、愛好習(xí)慣、生活需求等信息 , 在需要決定物業(yè)管理的經(jīng)營服務(wù)方向時 ,這些信息就是可靠的參考基礎(chǔ)。當(dāng)然 , 發(fā)揮物業(yè)檔 案參考價值的前提是檔案必須真實可靠 , 這一點就取決于日常的收集積累是否認(rèn)真了。（ 三 ） 物業(yè)檔案的作用正確評價物業(yè)檔案的作用 , 可以深化人們對它的認(rèn)識 , 有利于物業(yè)檔案工作的發(fā)展。 物業(yè)檔案最重要的內(nèi)容是物業(yè)管理專門檔案 ,它包括兩個部分： 一部分是物業(yè)本身的檔 案,包括開發(fā)建設(shè)成果的記錄和物業(yè)公司接管后對物業(yè)進(jìn)行維修養(yǎng)護(hù)和更新改造情況記錄； 另一部分是物業(yè)業(yè)主和住用人的檔案 , 包括業(yè)主、住戶的姓名、家庭成員情況、工作單位、 聯(lián)絡(luò)電話或地址、租金、管理費繳交情況等。物業(yè)檔案的作用主要體現(xiàn)在這兩部分檔案上。1.物業(yè)本身的檔案是物業(yè)管理中維修養(yǎng)護(hù)、更新改造所必不可