工作標準和工作程序.ppt

1、行政人員崗位的標準化管理 2011年6月5日,廣東商學院華商學院,行政機構 院辦黨辦 教務處 迎評工作辦公室 人事處 招生辦 就業(yè)指導中心 實驗管理中心 網絡中心 學生處 后勤保衛(wèi)處,一、為什么要制訂工作人員崗位標準和工作標準 二、行政人員“兩個標準”的基本內容及主要特點 三、建立和落實“兩個標準”的工作要求 四、行政人員要高標準地做好本職工作,一、為什么要制訂工作人員崗位標準和工作標準,案例1：一則新聞給人的啟示 某報登載了一則新聞，我市會計電算化考試在某學院舉行，由于沒有做好考前準備工作，同一試室重復安排了兩批考生應考，導致在同一時間有多出一倍的考生（數十人）進入該試室參加考試，場面十分混

2、亂，考試無法進行后來經學院領導出面處理，才使所有考生得以參加考試，但考試時間已被延誤了數小時。“新聞”一出，引起社會嘩然。分析此案例的原因，除了相關人員的工作疏忽，課室管理方面的問題也不能忽視。可見，學校必須制定嚴格的管理制度、標準和實施程序，只要相關人員在落實這項工作過程中嚴格按照程序和標準辦事，規(guī)范操作，失誤是可以避免的,在學院下發(fā)的關于編制工作人員崗位標準和工作標準的通知中，首先提到了制訂“兩個標準”的目的及其重要性。 第一，崗位標準是學院人力資源管理的基礎性文件，是招聘、錄用員工提供的依據和入職培訓的教材，也是學院進行目標管理和員工職業(yè)生涯規(guī)劃的基本依據。 第二，工作標準是對工作的內容

3、、方法和質量要求所作的規(guī)定，是執(zhí)行、驗證和評審各項工作，特別是部門和員工績效考核的重要依據,在學院下發(fā)的關于編制工作人員崗位標準和工作標準的通知中，首先提到了制訂“兩個標準”的目的及其重要性。 第一，崗位標準是學院人力資源管理的基礎性文件，是招聘、錄用員工提供的依據和入職培訓的教材，也是學院進行目標管理和員工職業(yè)生涯規(guī)劃的基本依據。 第二，工作標準是對工作的內容、方法和質量要求所作的規(guī)定，是執(zhí)行、驗證和評審各項工作，特別是部門和員工績效考核的重要依據,第三，制定和落實“兩個標準”的現實意義 一是有利于建立與學院發(fā)展同步的管理保障體系。 二是有利于推進對工作人員的專業(yè)化管理。 三是有利于調動工作

4、人員的積極性、創(chuàng)造性。 四是有利于促進工作方式向程序管理轉變。 五是有利于實行目標績效考核,二、行政人員“兩個標準”的基本內容及主要特點 標準的基本內容： 1）崗位標準是按當前每個工作崗位的職能和分工，對該崗位的名稱、類別、任職條件、工作職責與權限、工作聯系及本崗位相關的典型工作標準清單提出明確要求。崗位負責的多項工作均歸入一個崗位標準進行制定。已經完成編寫的崗位標準，對這些規(guī)定的內容都有具體祥盡的描述,2）工作標準包括相關的崗位在該項工作中所 承擔的職責，完成該項任務的程序、方法及質量要求等，要求與教育部評估緊密結合，在日常工作中積累評估所要求的材料，特別是相關記錄等。與崗位標準比較，工作標

5、準中的程序與質量要求更具有量化、數據化的特點，因此，對標準化工作的理解，就是要使每項工作都有規(guī)定的質量標準，在考核時有精確的合格標準,廣州工程技術職業(yè)學院黨務工作標準 GIT-DS-A702,標準的主要特點： 1）基礎性。體現按工作崗位和任務要求作出的各種規(guī)定，如“崗位標準”當中，崗位名稱、類別、任職條件、職責與權限、工作聯系及標準清單；“工作標準”當中，相關崗位承擔的職責，完成任務的程序、方法、質量要求及相關記錄等，都是標準化管理的基礎工作。 2）操作性。體現按工作責任要求，提出具體明確的指標、數據作為管理工作的執(zhí)行和考核依據。每一項標準都要注重可操作性，從質和量兩個方面作出具體的規(guī)定，反映

6、各項工作完成的程度；根據質量指標，準確指導工作行為和進行考核，確保高質量完成各項任務,3）規(guī)范性。體現對崗位工作的專業(yè)化、標準化、程序化要求，具備管理模式的可復制性；工作標準是規(guī)范化管理的保證，有統一的固定模式，對標準的概念有明確的要求，充分反映每項工作的內涵及要素，克服工作的隨意性，增強工作的條理性，是實現規(guī)范化、精細化管理的基本要求。 4）相關性。在崗位標準中，工作聯系的內容是職責的延伸，把本崗位、本部門管理活動的內容按規(guī)定格式反映傳遞給相關部門，明確具體提出需要外部協作的清單，執(zhí)行嚴格、清晰的工作流程，協調部門和崗位之間的聯系，從而提高管理系統的整體效能,廣州工程技術職業(yè)學院學生管理崗位

7、標準 GIT-JD-B406,三、建立和落實“兩個標準”的工作要求,在建立標準中應注意的幾個問題 1）關于工作職責。要明確每個工作人員的崗位職責，建立崗位相應的工作規(guī)范，需要承擔的責任和義務；按管理責任賦予權限，促使教工遵守規(guī)范、承擔責任，自覺履行義務，對崗位兼管的其他工作做到盡責盡職；重視按功能區(qū)域明確責任，消除管理工作上的“盲點”和“死角,廣州工程技術職業(yè)學院學生宿舍管理工作標準 GIT-DS-A705,2）關于工作程序。要清楚地規(guī)定整個活動在實施過程中的每一步驟和環(huán)節(jié)，相關部門的責任及其義務。即使是沒有從事過工作的人，通過工作程序也能清楚地了解此項質量活動的內容和過程，并能很快地明確按其

8、流程應該做什么和怎樣去做的要求。這是實現工作規(guī)范化、標準化的基本要求,行 政 督 辦,行政秘書將工作任務書交普高（校區(qū)）領導審閱,如同意，經領導確認簽名后將其在校園網上發(fā)布,如不同意，行政秘書根據領導意圖再作修改，將修改后的工作任務書報普高（校區(qū)）領導審閱，確認簽名后方可發(fā)布,上校園網發(fā)布工作任務,行政秘書根據任務完成期限及時檢查、督促，并根據各項任務完成進度及時向領導匯報，確保工作的正常運行,月末，行政秘書收集、匯總各部門本月工作任務完成情況，報普高（校區(qū)）領導確認,電話告知任務責任人接收任務，并按要求完成,行政秘書每月根據普高（校區(qū)）領導對各部門下達的任務進行收集整理，制定每月工作任務書,

9、行政督辦工作流程圖,3）關于工作質量。規(guī)定工作程序的每個步驟應達到的質量要求，既要有定性要求，又要有定量指標，盡量用數據說話，使工作質量指標化、數據化；應明確時間要求, 對于不能量化的內容，也應考慮制定標準后的可考核性。根據工作性質不同，提出不同的合格標準，使員工明確該干什么、干到什么程度才算達到標準,衛(wèi)生、物 資 管理 員崗位目標月 度 考核表,在落實標準的工作中，把以下要求作為著力點： 1）把工作標準作為每個員工的行為指南。首先要求教職工都能全面了解崗位職責，熟悉業(yè)務流程、業(yè)務要求；同時，學院也要依據相關規(guī)則和標準判斷員工的工作行為和結果是否符合要求。行政人員盡管各自的工作職責不同，工作目

10、標重點各異，但都要有強烈的責任心，遵守崗位相應的規(guī)范，履行義務，盡職盡責，努力按照標準的各項要求把工作做好,2）把執(zhí)行力作為落實工作標準的有力保證。執(zhí)行力是團隊的核心競爭能力，既包含領導者的領導能力，也包含所有員工的職業(yè)素質。實施標準化管理，尤其需要強調部門和員工的執(zhí)行能力，把各項標準制定出來，不等于就達到標準化管理了，再好的標準，沒有人去執(zhí)行或執(zhí)行不到位也沒有用。通過推行標準化管理，把工作做實、做精細，有效地解決過去存在的推諉扯皮、效率低下等問題，把“為學院服務、為師生服務”真正落到實處,3）把嚴格考核作為實現工作目標的有效機制。精細化管理，不是制定標準裝裝門面，走走過場，而是作為學院優(yōu)化管

11、理的系統性工作。所以，在實行考核時，應以是否達到崗位標準衡量員工日常工作的好差，并根據考核結果兌現獎懲，真正做到獎優(yōu)罰劣，調動全體人員的工作積極性，促使每個崗位都達到規(guī)定的工作標準和質量要求，達到精細化管理的目標,4）把信息化系統作為標準化工作的重要平臺。信息化建設已經成為我們學院的一個特色，現時的辦公（教學）信息化平臺做得非常有特點，特別是系統的“遠程功能”、“提醒功能”、“查詢功能”，對行政人員和教師受領任務、避免遺漏差錯，密切工作配合有很大的幫助?！翱己斯δ堋痹趩T工的業(yè)績考評中也起到了重要作用。后勤管理也要實行信息化，建立后勤數字化平臺，改進工作手段，全面實現學院的信息化管理,四、行政人員要高標準地做好本職工作 行政人員做好本職工作包括兩個方面： 第一，要以滿腔的熱情對待工作。如果輕視自己的工作，覺得不足道、無所謂，那就可能對工作敷衍塞責，得過且過。俗話說：三百六十行，行行出狀元。學院各崗位都有提升自己、發(fā)揮自己的機會，關鍵在于自己是否用心，是否專心致志做好了本職工作，是否在工作中追求完美。有的人沒有什么責任意識，一定要動員教育,第二，要以精益求精的態(tài)度對待工作。首先要熱愛自己的工作，發(fā)自內心地去追求完美 。精益求精的前提是要敢于讓別人去挑剔工作中的毛病，不要總