公司財(cái)務(wù)檔案管理制度范則

1、公司財(cái)務(wù)檔案管理制度范則 財(cái)務(wù)檔案是全社會(huì)各個(gè)企事業(yè)單位所有經(jīng)濟(jì)行為最真實(shí)的記錄,是反映各個(gè)經(jīng)營單位所有經(jīng)濟(jì)活動(dòng)和業(yè)務(wù)往來的重要信息數(shù)據(jù)。下面愛匯的公司財(cái)務(wù)檔案范則，供你參考。 一、會(huì)計(jì)憑證類：原始憑證、記賬憑證、匯總憑證和其他 會(huì)計(jì)憑證及附件。 二、會(huì)計(jì)賬簿類：總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片、 輔助賬簿和其他會(huì)計(jì)賬簿。 三、財(cái)務(wù)報(bào)告類：月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)告，包括會(huì)計(jì) 報(bào)表、附表、附注及文字說明和其他財(cái)務(wù)報(bào)告，各類財(cái)務(wù)審計(jì) 報(bào)告。 四、涉稅類：納稅申報(bào)表、稅務(wù)稽查文書、其他涉稅資料。 五、其他類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、銀企流 水對賬表、其他應(yīng)當(dāng)保存的會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料、會(huì)計(jì)檔案

2、 清冊、會(huì)計(jì)檔案保管清冊和會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊。 第四條 每年形成的會(huì)計(jì)檔案，由財(cái)務(wù)管理部按照歸檔要 求，負(fù)責(zé)立卷，裝訂成冊，編制會(huì)計(jì)檔案保管清冊。 一、 會(huì)計(jì)年度終了， 將裝訂成冊的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行立卷。 各種會(huì)計(jì)檔案應(yīng)按會(huì)計(jì)檔案材料的關(guān)聯(lián)性，分門別類地組成幾 個(gè)類型的案卷，將各卷按順序編號(hào)。 各類資料要求： 1.會(huì)計(jì)憑證。 (1)按月立卷：每月末將裝訂成冊的憑證，統(tǒng)一登記案 卷目錄，每月立卷一份。 (2)分散裝訂：根據(jù)憑證號(hào)的順序多少，分散裝訂，做 到整齊、牢固、美觀。 (3)裝訂封面的所有內(nèi)容要填寫齊全，包括：單位名稱、 年度、月份、起止日期、號(hào)碼、裝訂人簽章等。 2.會(huì)計(jì)賬簿。 各種會(huì)計(jì)賬簿辦

3、理完年度結(jié)賬后，除跨年使用的賬簿外， 其它均需妥善保管。 (1)會(huì)計(jì)賬簿在辦理完年度結(jié)賬后，只在下一行的摘要 欄填寫“結(jié)轉(zhuǎn)下年”字樣，不填其它內(nèi)容。 (2)會(huì)計(jì)賬簿在裝訂前，應(yīng)按賬簿啟用表的使用頁數(shù)， 核對各個(gè)賬戶賬面是否齊全，是否按順序排列。 (3)活頁賬簿去空白頁后，將本賬面數(shù)項(xiàng)填寫齊全，撤 去賬尺，用堅(jiān)固耐磨的紙張做封面、封底，裝訂成冊。 不同規(guī) 格的活頁賬不得裝訂在一起。 (4)會(huì)計(jì)賬簿的裝訂順序： 會(huì)計(jì)賬簿裝訂封面賬簿啟用表賬戶目錄按本賬簿 頁數(shù)順序裝訂賬頁會(huì)計(jì)賬簿裝訂封底。 (5)裝訂后的會(huì)計(jì)賬簿應(yīng)牢固、平整、不得有折角，掉 頁現(xiàn)象。 (6)賬簿裝訂的封口處，應(yīng)加蓋裝訂人印章。 (

4、7)裝訂后，會(huì)計(jì)賬簿的脊背應(yīng)平整，并注明所屬年度 及賬簿名稱和編號(hào)。 (8)會(huì)計(jì)賬簿的編號(hào)為一年一編，編號(hào)順序?yàn)榭傎~、現(xiàn) 金日記賬、銀行存(借)款日記賬、明細(xì)分類賬、輔助臺(tái)賬。 3.會(huì)計(jì)報(bào)表。 會(huì)計(jì)報(bào)表編制完成并按時(shí)報(bào)送后，留存報(bào)表均應(yīng)按月裝訂 成冊，年度終了統(tǒng)一歸檔保管。 4.電子會(huì)計(jì)檔案。 (1)建立電子會(huì)計(jì)檔案備份制度，能夠有效防范自然災(zāi) 害、意外事故和人為破壞的影響。 (2)按月備份：每月末將財(cái)務(wù)服務(wù)器自動(dòng)儲(chǔ)存數(shù)據(jù)分別 備份在管理員電腦硬盤和獨(dú)立硬盤中，月度備份不少于兩份。 (3)按年刻錄光盤：年終 60 日內(nèi)，在光盤上刻錄上年備 份數(shù)據(jù)后統(tǒng)一歸檔保管。 (4)單位檔案管理機(jī)構(gòu)接收電子

5、會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)對電 子會(huì)計(jì)檔案的準(zhǔn)確性、完整性、可用性、安全性進(jìn)行檢測，符 合要求的才能接收。 (5)形成的電子會(huì)計(jì)資料不屬于具有永久保存價(jià)值或者 其他重要保存價(jià)值的會(huì)計(jì)檔案。 二、當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)年度終了后，可暫由財(cái) 務(wù)管理部指定保管人保管一年(且出納人員不得兼管會(huì)計(jì)檔 案) 。 期滿 30 日內(nèi)， 由財(cái)務(wù)管理部指定保管人員編制移交清冊， 移交公司董事會(huì)統(tǒng)一保管。 三、移交檔案管理部門保管的會(huì)計(jì)檔案，原則上應(yīng)當(dāng)保持 原卷冊的封裝。 個(gè)別需要拆封重新的，檔案管理部門應(yīng)當(dāng) 會(huì)同財(cái)務(wù)管理部和經(jīng)辦人員共同拆封，以分清責(zé)任。 第五條 財(cái)務(wù)管理部和分管檔案部門保存的會(huì)計(jì)檔案不得 借出。 如有

6、特殊需要，經(jīng)股東指派人員(另設(shè)置)批準(zhǔn)后，可 以提供查閱或復(fù)制，并辦理登記手續(xù)。 查閱或復(fù)制會(huì)計(jì)檔案的 人員，嚴(yán)禁在會(huì)計(jì)檔案上涂畫、拆封和抽換。 一、由檔案管理部門建立健全會(huì)計(jì)檔案查閱、復(fù)制、登記 制度并參照集團(tuán)檔案管理辦法辦理審批手續(xù)。 二、會(huì)計(jì)檔案的保管期限分為永久、定期兩類。 定期保管 期限一般分為 10 年和 30 年。 三、會(huì)計(jì)檔案的保管期限，從會(huì)計(jì)年度終了后的第一天算 起。 第六條 本辦法規(guī)定的會(huì)計(jì)檔案保管期限為最低保管期 限，各類檔案的保管按照本辦法附表所列期限執(zhí)行。 第七條 保管期滿的會(huì)計(jì)檔案，除本第七條規(guī)定的情形外， 可以按照以下程序銷毀： 一、本公司分管檔案部門會(huì)同財(cái)務(wù)管理

7、部提出銷毀意見， 編制會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊，列明銷毀會(huì)計(jì)檔案的名稱、卷號(hào)、冊 數(shù)、起止年度和檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時(shí) 間等內(nèi)容。 二、單位負(fù)責(zé)人在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊上簽署意見。 三、銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，由股東指派人員匯同檔案管理部門 和財(cái)務(wù)管理部共同派員監(jiān)銷。 四、監(jiān)銷人在銷毀會(huì)計(jì)檔案前，按照會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊所 列內(nèi)容清點(diǎn)核對所要銷毀的會(huì)計(jì)檔案;銷毀后，應(yīng)在會(huì)計(jì)檔案 銷毀清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報(bào)告單位負(fù)責(zé)人。 第八條 保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其 他未了事項(xiàng)的原始憑證，不得銷毀，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出立卷，保管 到未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。 單獨(dú)抽出立卷的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)在會(huì) 計(jì)檔案銷

8、毀清冊和會(huì)計(jì)檔案保管清冊中列明。 項(xiàng)目建設(shè)期間的 建設(shè)單位，其保管期滿的會(huì)計(jì)檔案不得銷毀。 第九條 使用電子計(jì)算機(jī)進(jìn)行會(huì)計(jì)核算，應(yīng)當(dāng)保存打印出 的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案。 使用磁盤、光盤等磁性介質(zhì)保存會(huì)計(jì)檔案， 應(yīng)專柜保管。 第十條 公司應(yīng)交接會(huì)計(jì)檔案的，交接雙方應(yīng)當(dāng)辦理會(huì)計(jì) 檔案交接手續(xù)。 移交會(huì)計(jì)檔案的單位，按規(guī)編制完會(huì)計(jì)檔案移 交清冊，列明應(yīng)當(dāng)移交的會(huì)計(jì)檔案名稱、卷號(hào)、冊數(shù)、起止年 度和檔案編號(hào)，應(yīng)保管期限、已保管期限等內(nèi)容。 交接會(huì)計(jì)檔 案時(shí)，交接雙方應(yīng)當(dāng)按照會(huì)計(jì)檔案移交清冊所列內(nèi)容逐項(xiàng)交 接，并由交接雙方的公司單位負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)監(jiān)交。 交接完畢后， 交接雙方經(jīng)辦人和監(jiān)交人應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案移交清冊上簽

9、名或 蓋章。 第十一條 預(yù)算、計(jì)劃、制度等文件材料，應(yīng)當(dāng)執(zhí)行文書 檔案管理規(guī)定，不適用本辦法。 第十二條 未按本制度規(guī)定妥善保管、歸檔會(huì)計(jì)檔案，造 成會(huì)計(jì)檔案資料損毀、滅失，給公司造成經(jīng)濟(jì)損失的，承擔(dān)賠 償責(zé)任及相應(yīng)法律責(zé)任。 第十三條 本辦法適用于集團(tuán)公司及下屬各子公司，本辦 法由財(cái)務(wù)管理部負(fù)責(zé)解釋和修訂，自發(fā)布之日起實(shí)施。 1.會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和會(huì)計(jì)報(bào)表等會(huì)計(jì)核算專業(yè) 材料以及會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)開發(fā)和使用的全套文檔資料及軟件程 序。 會(huì)計(jì)檔案在會(huì)計(jì)年度終了，可暫由會(huì)計(jì)人員保管一年，期滿 后移交公司檔案室統(tǒng)一管理。 會(huì)計(jì)檔案必須嚴(yán)格執(zhí)行安全、保管制度，財(cái)務(wù)部指定專人負(fù)責(zé)管 理，嚴(yán)禁

10、遺失、損毀、涂改、泄密和私自銷毀會(huì)計(jì)檔案行為發(fā)生。 2.集團(tuán)財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)督促有關(guān)人員對每年形成的會(huì)計(jì)檔案歸檔要 求將賬簿裝訂成冊，憑證裝袋，并標(biāo)明名稱、訖止日期、冊數(shù)、 加蓋有關(guān)人員印鑒，按檔案編號(hào)移交檔案員驗(yàn)收立卷歸檔。 3.會(huì)計(jì)檔案分為以下幾類： 3.1 會(huì)計(jì)憑證：原始憑證、記賬憑證和匯總憑證; 3.2 會(huì)計(jì)賬簿：即總賬、明細(xì)賬、現(xiàn)金日記賬、銀行存款日 記賬、銀行對賬單、調(diào)節(jié)表、固定資產(chǎn)明細(xì)賬、輔助賬簿; 3.3 會(huì)計(jì)報(bào)表：月報(bào)、季報(bào)、中期報(bào)表、年度報(bào)表; 3.4 會(huì)計(jì)報(bào)告、財(cái)務(wù)分析、審計(jì)報(bào)告、評估報(bào)告; 3.5 會(huì)計(jì)移交清冊、會(huì)計(jì)檔案保管清冊、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊、 查閱復(fù)制登記簿;1 4.一

11、個(gè)會(huì)計(jì)年度形成的會(huì)計(jì)檔案，按報(bào)表、賬簿、憑證、資料、 磁性介質(zhì)或光盤會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)五大類，分別組成若干案卷，系統(tǒng)排 列，一般不能變動(dòng)。 案卷的形成遵循以下要求：賬簿原則上按原 卷冊封裝為基礎(chǔ)，填寫歷任會(huì)計(jì)一覽表，另加封面，對總賬、現(xiàn) 金、銀行存款日記賬保持原來的面貌，不能抽出白頁;憑證按時(shí) 間和順序排列、裝訂加封面，填寫清楚。 會(huì)計(jì)檔案每年要編制案卷目錄，一式兩份，檔案室及財(cái)務(wù)室 各存一份。 對以磁性介質(zhì)或光盤存儲(chǔ)的會(huì)計(jì)檔案，要定期檢查、 定期復(fù)制，防止損壞丟失文檔。 5.會(huì)計(jì)檔案必須妥善保管，做到存放有序，查找方便，并做好防 磁、防火、防潮、防塵、防盜和防鼠咬、防蟲蛀、防霉變等工作。 6.公司會(huì)計(jì)

12、檔案原則上為本企業(yè)提供查詢，外單位如需查閱復(fù)制 應(yīng)持本單位介紹信，經(jīng)公司財(cái)務(wù)總監(jiān)批準(zhǔn)同意后，方可查閱。 查 閱的檔案一般不得帶出檔案室，查閱人員不準(zhǔn)在會(huì)計(jì)檔案上作任 何記錄、符號(hào)和標(biāo)記，更不準(zhǔn)抽換或涂改;對存放的磁性介質(zhì)會(huì) 計(jì)資料查閱時(shí)應(yīng)防止感染病毒。 如有違反追究檔案管理人員的責(zé) 任。 7.會(huì)計(jì)檔案的保管期限分為： 7.1 會(huì)計(jì)憑證類 7.1.1 原始憑證、記賬憑證和匯總憑證 15 年 7.1.2 銀行存款余額調(diào)節(jié)表 3年2 7.2 會(huì)計(jì)賬簿類 7.2.1 日記賬(明細(xì)分類賬) 年 7.2.2 現(xiàn)金和銀行存款日記賬、總賬 25 年 7.2.3 輔助賬簿 7.3 會(huì)計(jì)報(bào)表類 7.3.1 月報(bào)、

13、季報(bào)會(huì)計(jì)報(bào)表 年 7.3.2 年度會(huì)計(jì)報(bào)表(決算)永久 7.4 財(cái)務(wù)報(bào)告、審計(jì)報(bào)告、評估報(bào)告 15 年 7.5 磁性介質(zhì)或光盤會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)系統(tǒng)停止使用之 1-3 年 7.6 其它類 7.6.1 會(huì)計(jì)移交清冊 7.6.2 會(huì)計(jì)檔案保存清冊 7.6.3 會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊 15 年 25 年 25 年 10 15 年 157.7 會(huì)計(jì)檔案保管期限屆滿，需要銷毀時(shí)，由財(cái)務(wù)部提出銷 毀意見，經(jīng)由公司分管領(lǐng)導(dǎo)、檔案部門、財(cái)務(wù)主管組成的鑒定小 組進(jìn)行嚴(yán)格鑒定、審查后，對無繼續(xù)保管必要的保管期限屆滿的 會(huì)計(jì)檔案，由會(huì)計(jì)檔案保管人員填寫“會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊”，報(bào) 公司董事會(huì)批準(zhǔn)后，方可銷毀。 第一章 總則 第一條 為

14、了加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案的科學(xué)管理，建立財(cái)務(wù)檔案的立卷、歸檔保管、調(diào)閱和銷毀等管理制度，保證 財(cái)務(wù)檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴(yán)防毀損、散失和泄密，使其規(guī)范化、系統(tǒng)化，特制定 本制度。 第二條 財(cái)務(wù)部門是財(cái)務(wù)檔案的具體負(fù)責(zé)部門，財(cái)務(wù)檔案管理工作分為六大類，包括會(huì)計(jì)檔案管理、年度 報(bào)告及審計(jì)資料管理、資金檔案管理、預(yù)算檔案管理、日常往來文件、決議檔案管理、檔案管理。 其中每部分需依據(jù)具體情況進(jìn)行詳細(xì)分類。 第二章 會(huì)計(jì)檔案管理 第三條 會(huì)計(jì)檔案管理包括會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和財(cái)務(wù)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算的專業(yè)資料，是記錄和反映公司經(jīng) 濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料。 具體包括： 1.會(huì)計(jì)憑證類：原始憑證、記賬憑證、匯總憑證、其

15、它會(huì)計(jì)憑證。 2.會(huì)計(jì)賬簿類：總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片、輔助賬簿、其他會(huì)計(jì)賬簿。 3.財(cái)務(wù)報(bào)告類：月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)告，包括會(huì)計(jì)報(bào)表及附表、附注和文字說明，其它財(cái)務(wù)報(bào)告。 4.其它類：會(huì)計(jì)檔案移交清冊、會(huì)計(jì)檔案保管清冊、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊、銀行余額調(diào)節(jié)表、其它應(yīng)保存的 會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料。 第四條 每月形成的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)由專人按照歸檔要求，負(fù)責(zé)立卷、裝訂成冊、編制會(huì)計(jì)檔案保管清 冊，檔案依據(jù)分類，分別保存，憑證按月保存，次年初將本年賬簿存檔。 第五條 應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案的保管工作， 檔案柜由專人負(fù)責(zé)分類， 檔案柜鑰匙由專人負(fù)責(zé)保管。 第六條 保存的會(huì)計(jì)檔案不得外借。 如有特殊需要

16、，按公司借閱審批流程，經(jīng)批準(zhǔn)后，可以提供查閱或者 復(fù)制，并辦理登記手續(xù)。 查閱或者復(fù)制會(huì)計(jì)檔案的人員，不得在會(huì)計(jì)憑證上涂畫，不得拆封、抽換會(huì)計(jì) 檔案。 第七條 財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)設(shè)置會(huì)計(jì)檔案查閱登記清冊，及時(shí)登記查閱人或者復(fù)制人的姓名、部門、日期、查 閱內(nèi)容、歸還日期等。 第八條 會(huì)計(jì)檔案的保管期限分為永久、定期兩類。 定期保管期限分為 3 年、5 年、15 年、25 年、永久 5 類。 第九條 會(huì)計(jì)檔案的保管期限，從年度終了后的第一天算起。 第十條 對會(huì)計(jì)檔案保管期限有特殊要求的，可以報(bào)董事會(huì)批準(zhǔn)。 第十一條 保管期滿的會(huì)計(jì)檔案，可以按照以下程序銷毀： 1.編制會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊，列明銷毀的會(huì)計(jì)檔案

17、名稱、冊數(shù)、起止年度和檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管 期限、銷毀時(shí)間等內(nèi)容。 2.集團(tuán)總裁、財(cái)務(wù)總監(jiān)在會(huì)計(jì)檔案銷毀冊上簽署意見。 3.集團(tuán)財(cái)務(wù)管理部負(fù)責(zé)銷毀會(huì)計(jì)檔案，財(cái)務(wù)總監(jiān)與董事長辦公室人員共同監(jiān)銷。 4.監(jiān)銷人在銷毀會(huì)計(jì)檔案前， 應(yīng)當(dāng)按照會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊所列內(nèi)容清點(diǎn)核對所要銷毀的會(huì)計(jì)檔案; 銷毀后， 應(yīng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊上簽字蓋章，并將監(jiān)銷情況報(bào)告公司總裁。 第十二條 保管期滿但未結(jié)清債權(quán)債務(wù)的原始憑證，不得銷毀。 應(yīng)獨(dú)立抽出立卷，保管到結(jié)清債權(quán)債務(wù)為 止。 第十三條 計(jì)算機(jī)電子財(cái)務(wù)文檔，原則上應(yīng)當(dāng)打印出書面會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行保存，同時(shí)刻錄成光盤進(jìn)行備份保 管。 第十四條 公司分立，會(huì)計(jì)檔案由分立

18、后的一方統(tǒng)一保管，另一方可查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)有關(guān)的會(huì)計(jì)檔案。 對其中未結(jié)清的會(huì)計(jì)事項(xiàng)所涉及的原始憑證，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出，移交業(yè)務(wù)相關(guān)方保存，并按規(guī)定辦法交接 手續(xù)。 第十五條 公司合并，原單位形成的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)由合并后的單位統(tǒng)一保管。 第十六條 公司之間交接會(huì)計(jì)檔案的，交接雙方應(yīng)當(dāng)辦理會(huì)計(jì)檔案交接手續(xù)。 第十七條 交接會(huì)計(jì)檔案時(shí)，交接雙方應(yīng)當(dāng)按照會(huì)計(jì)檔案移交清冊所列內(nèi)容逐項(xiàng)交接，并由交接雙方的財(cái) 務(wù)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)監(jiān)交。 交接完畢后，交接雙方經(jīng)辦人和監(jiān)交人應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案移交清冊上簽名或蓋章。 第三章 年度會(huì)計(jì)報(bào)告及審計(jì)資料管理 第十八條 年度資料包括年度報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、驗(yàn)資報(bào)告等，這些報(bào)表及資料應(yīng)依據(jù)時(shí)

19、間、類別分別由專 人保管。 第十九條 年終報(bào)告、審計(jì)、驗(yàn)資報(bào)告應(yīng)長期保存，分別裝訂，注明名稱、日期等。 第二十條 年度報(bào)告及審計(jì)資料原則上不予外借。 如公司內(nèi)部單位或股東等需要查閱或復(fù)制，需經(jīng)公司借 閱審批流程批準(zhǔn)，資料保管人需記錄發(fā)放或借出時(shí)間、姓名、部門、數(shù)量等，并由接收人簽字或蓋章。 第四章 資金類檔案管理 第二十一條 資金類檔案包括資金日報(bào)、資金周報(bào)、資金計(jì)劃，資金計(jì)劃執(zhí)行情況分析報(bào)告、資金臺(tái)賬、 融資臺(tái)賬、信息等方面。 第二十二條 資金類檔案按月度、季度、年度進(jìn)行分類保管。 第二十三條 融資臺(tái)賬信息記錄須完整，因融資業(yè)務(wù)而簽定的合同及協(xié)議必須將原件歸檔。 第二十四條 資金類檔案的管理

20、應(yīng)執(zhí)行公司保密制度。 第五章 預(yù)算檔案管理 第二十五條 預(yù)算檔案包含月度、季度、年度預(yù)算與年度預(yù)算方案，預(yù)算調(diào)整方案，預(yù)算執(zhí)行情況等，涉 及收入、成本、費(fèi)用及資本性支出等方面。 第二十六條 預(yù)算檔案按年度分類保管。 年度預(yù)算應(yīng)永久保存。 第六章 日常往來財(cái)務(wù)文件、決議檔案管理 第二十七條 日常往來財(cái)務(wù)文件分為內(nèi)部往來財(cái)務(wù)文件及外部財(cái)務(wù)文件兩大類。 其中內(nèi)部往來財(cái)務(wù)文件包 括各子公司、各部門之間以及部門內(nèi)部發(fā)放的文件，包括“內(nèi)部請示報(bào)告” 、 “內(nèi)部通知” 、 “股東會(huì)決議” 、 “董事會(huì)決議”等;外部文件包括公司同外單位之間的所有國內(nèi)外往來文件。 第二十八條 日常往來財(cái)務(wù)文件應(yīng)依據(jù)內(nèi)容進(jìn)行分類

21、保存，如內(nèi)部規(guī)章制度，審計(jì)往來文件等等;外部往 來財(cái)務(wù)文件應(yīng)依據(jù)往來單位進(jìn)行分類存檔。 第二十九條 公司內(nèi)部往來財(cái)務(wù)文件或外部財(cái)務(wù)文件亦需依據(jù)時(shí)間順序存檔，以年度為限，以前年度檔案 需另行存放。 第七章 合同檔案管理 第三十條 依據(jù)集團(tuán)合同管理規(guī)定建立合同臺(tái)賬，進(jìn)行合同檔案管理。 第三十一條 按合同性質(zhì)進(jìn)行分類保存，編制合同清單，每季度清理一次，如有遺失、毀損，要查明原因， 及時(shí)處理。 第三十二條 合同原件無特殊情況不得外借。 可在財(cái)務(wù)部門查閱合同文檔， 確因工作需要借出查閱， 須按公司借閱審批流程，經(jīng)批準(zhǔn)后，可以提供查閱或者復(fù)制，并辦理登記手續(xù)，以影印件借出。 【公司財(cái)務(wù)檔案管理制度范則】相

22、關(guān)文章： 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 公司財(cái)務(wù)檔案管理制度范則 財(cái)務(wù)檔案是全社會(huì)各個(gè)企事業(yè)單位所有經(jīng)濟(jì)行為最真實(shí)的記錄,是反映各個(gè)經(jīng)營單位所有經(jīng)濟(jì)活動(dòng)和業(yè)務(wù)往來的重要信息數(shù)據(jù)。下面愛匯的公司財(cái)務(wù)檔案范則，供你參考。 一、會(huì)計(jì)憑證類：原始憑證、記賬憑證、匯總憑證和其他 會(huì)計(jì)憑證及附件。 二、會(huì)計(jì)賬簿類：總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片、 輔助賬簿和其他會(huì)計(jì)賬簿。 三、財(cái)務(wù)報(bào)告類：月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)告，包括會(huì)計(jì) 報(bào)表、附表、附注及文字說明和其他財(cái)務(wù)報(bào)告，各類財(cái)務(wù)審計(jì) 報(bào)告。 四、涉稅類：納稅申報(bào)表、稅務(wù)稽查文書、其他涉稅資料。 五、其他類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、

23、銀企流 水對賬表、其他應(yīng)當(dāng)保存的會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料、會(huì)計(jì)檔案 清冊、會(huì)計(jì)檔案保管清冊和會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊。 第四條 每年形成的會(huì)計(jì)檔案，由財(cái)務(wù)管理部按照歸檔要 求，負(fù)責(zé)立卷，裝訂成冊，編制會(huì)計(jì)檔案保管清冊。 一、 會(huì)計(jì)年度終了， 將裝訂成冊的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行立卷。 各種會(huì)計(jì)檔案應(yīng)按會(huì)計(jì)檔案材料的關(guān)聯(lián)性，分門別類地組成幾 個(gè)類型的案卷，將各卷按順序編號(hào)。 各類資料要求： 1.會(huì)計(jì)憑證。 (1)按月立卷：每月末將裝訂成冊的憑證，統(tǒng)一登記案 卷目錄，每月立卷一份。 (2)分散裝訂：根據(jù)憑證號(hào)的順序多少，分散裝訂，做 到整齊、牢固、美觀。 (3)裝訂封面的所有內(nèi)容要填寫齊全，包括：單位名稱、 年度、月份、起止

24、日期、號(hào)碼、裝訂人簽章等。 2.會(huì)計(jì)賬簿。 各種會(huì)計(jì)賬簿辦理完年度結(jié)賬后，除跨年使用的賬簿外， 其它均需妥善保管。 (1)會(huì)計(jì)賬簿在辦理完年度結(jié)賬后，只在下一行的摘要 欄填寫“結(jié)轉(zhuǎn)下年”字樣，不填其它內(nèi)容。 (2)會(huì)計(jì)賬簿在裝訂前，應(yīng)按賬簿啟用表的使用頁數(shù)， 核對各個(gè)賬戶賬面是否齊全，是否按順序排列。 (3)活頁賬簿去空白頁后，將本賬面數(shù)項(xiàng)填寫齊全，撤 去賬尺，用堅(jiān)固耐磨的紙張做封面、封底，裝訂成冊。 不同規(guī) 格的活頁賬不得裝訂在一起。 (4)會(huì)計(jì)賬簿的裝訂順序： 會(huì)計(jì)賬簿裝訂封面賬簿啟用表賬戶目錄按本賬簿 頁數(shù)順序裝訂賬頁會(huì)計(jì)賬簿裝訂封底。 (5)裝訂后的會(huì)計(jì)賬簿應(yīng)牢固、平整、不得有折角，掉

25、 頁現(xiàn)象。 (6)賬簿裝訂的封口處，應(yīng)加蓋裝訂人印章。 (7)裝訂后，會(huì)計(jì)賬簿的脊背應(yīng)平整，并注明所屬年度 及賬簿名稱和編號(hào)。 (8)會(huì)計(jì)賬簿的編號(hào)為一年一編，編號(hào)順序?yàn)榭傎~、現(xiàn) 金日記賬、銀行存(借)款日記賬、明細(xì)分類賬、輔助臺(tái)賬。 3.會(huì)計(jì)報(bào)表。 會(huì)計(jì)報(bào)表編制完成并按時(shí)報(bào)送后，留存報(bào)表均應(yīng)按月裝訂 成冊，年度終了統(tǒng)一歸檔保管。 4.電子會(huì)計(jì)檔案。 (1)建立電子會(huì)計(jì)檔案備份制度，能夠有效防范自然災(zāi) 害、意外事故和人為破壞的影響。 (2)按月備份：每月末將財(cái)務(wù)服務(wù)器自動(dòng)儲(chǔ)存數(shù)據(jù)分別 備份在管理員電腦硬盤和獨(dú)立硬盤中，月度備份不少于兩份。 (3)按年刻錄光盤：年終 60 日內(nèi)，在光盤上刻錄上年

26、備 份數(shù)據(jù)后統(tǒng)一歸檔保管。 (4)單位檔案管理機(jī)構(gòu)接收電子會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)對電 子會(huì)計(jì)檔案的準(zhǔn)確性、完整性、可用性、安全性進(jìn)行檢測，符 合要求的才能接收。 (5)形成的電子會(huì)計(jì)資料不屬于具有永久保存價(jià)值或者 其他重要保存價(jià)值的會(huì)計(jì)檔案。 二、當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)年度終了后，可暫由財(cái) 務(wù)管理部指定保管人保管一年(且出納人員不得兼管會(huì)計(jì)檔 案) 。 期滿 30 日內(nèi)， 由財(cái)務(wù)管理部指定保管人員編制移交清冊， 移交公司董事會(huì)統(tǒng)一保管。 三、移交檔案管理部門保管的會(huì)計(jì)檔案，原則上應(yīng)當(dāng)保持 原卷冊的封裝。 個(gè)別需要拆封重新的，檔案管理部門應(yīng)當(dāng) 會(huì)同財(cái)務(wù)管理部和經(jīng)辦人員共同拆封，以分清責(zé)任。 第五條

27、 財(cái)務(wù)管理部和分管檔案部門保存的會(huì)計(jì)檔案不得 借出。 如有特殊需要，經(jīng)股東指派人員(另設(shè)置)批準(zhǔn)后，可 以提供查閱或復(fù)制，并辦理登記手續(xù)。 查閱或復(fù)制會(huì)計(jì)檔案的 人員，嚴(yán)禁在會(huì)計(jì)檔案上涂畫、拆封和抽換。 一、由檔案管理部門建立健全會(huì)計(jì)檔案查閱、復(fù)制、登記 制度并參照集團(tuán)檔案管理辦法辦理審批手續(xù)。 二、會(huì)計(jì)檔案的保管期限分為永久、定期兩類。 定期保管 期限一般分為 10 年和 30 年。 三、會(huì)計(jì)檔案的保管期限，從會(huì)計(jì)年度終了后的第一天算 起。 第六條 本辦法規(guī)定的會(huì)計(jì)檔案保管期限為最低保管期 限，各類檔案的保管按照本辦法附表所列期限執(zhí)行。 第七條 保管期滿的會(huì)計(jì)檔案，除本第七條規(guī)定的情形外，

28、可以按照以下程序銷毀： 一、本公司分管檔案部門會(huì)同財(cái)務(wù)管理部提出銷毀意見， 編制會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊，列明銷毀會(huì)計(jì)檔案的名稱、卷號(hào)、冊 數(shù)、起止年度和檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時(shí) 間等內(nèi)容。 二、單位負(fù)責(zé)人在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊上簽署意見。 三、銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，由股東指派人員匯同檔案管理部門 和財(cái)務(wù)管理部共同派員監(jiān)銷。 四、監(jiān)銷人在銷毀會(huì)計(jì)檔案前，按照會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊所 列內(nèi)容清點(diǎn)核對所要銷毀的會(huì)計(jì)檔案;銷毀后，應(yīng)在會(huì)計(jì)檔案 銷毀清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報(bào)告單位負(fù)責(zé)人。 第八條 保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其 他未了事項(xiàng)的原始憑證，不得銷毀，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出立卷，保管 到未了事

29、項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。 單獨(dú)抽出立卷的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)在會(huì) 計(jì)檔案銷毀清冊和會(huì)計(jì)檔案保管清冊中列明。 項(xiàng)目建設(shè)期間的 建設(shè)單位，其保管期滿的會(huì)計(jì)檔案不得銷毀。 第九條 使用電子計(jì)算機(jī)進(jìn)行會(huì)計(jì)核算，應(yīng)當(dāng)保存打印出 的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案。 使用磁盤、光盤等磁性介質(zhì)保存會(huì)計(jì)檔案， 應(yīng)專柜保管。 第十條 公司應(yīng)交接會(huì)計(jì)檔案的，交接雙方應(yīng)當(dāng)辦理會(huì)計(jì) 檔案交接手續(xù)。 移交會(huì)計(jì)檔案的單位，按規(guī)編制完會(huì)計(jì)檔案移 交清冊，列明應(yīng)當(dāng)移交的會(huì)計(jì)檔案名稱、卷號(hào)、冊數(shù)、起止年 度和檔案編號(hào)，應(yīng)保管期限、已保管期限等內(nèi)容。 交接會(huì)計(jì)檔 案時(shí)，交接雙方應(yīng)當(dāng)按照會(huì)計(jì)檔案移交清冊所列內(nèi)容逐項(xiàng)交 接，并由交接雙方的公司單位負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)監(jiān)交。 交接

30、完畢后， 交接雙方經(jīng)辦人和監(jiān)交人應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案移交清冊上簽名或 蓋章。 第十一條 預(yù)算、計(jì)劃、制度等文件材料，應(yīng)當(dāng)執(zhí)行文書 檔案管理規(guī)定，不適用本辦法。 第十二條 未按本制度規(guī)定妥善保管、歸檔會(huì)計(jì)檔案，造 成會(huì)計(jì)檔案資料損毀、滅失，給公司造成經(jīng)濟(jì)損失的，承擔(dān)賠 償責(zé)任及相應(yīng)法律責(zé)任。 第十三條 本辦法適用于集團(tuán)公司及下屬各子公司，本辦 法由財(cái)務(wù)管理部負(fù)責(zé)解釋和修訂，自發(fā)布之日起實(shí)施。 1.會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和會(huì)計(jì)報(bào)表等會(huì)計(jì)核算專業(yè) 材料以及會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)開發(fā)和使用的全套文檔資料及軟件程 序。 會(huì)計(jì)檔案在會(huì)計(jì)年度終了，可暫由會(huì)計(jì)人員保管一年，期滿 后移交公司檔案室統(tǒng)一管理。 會(huì)計(jì)檔案

31、必須嚴(yán)格執(zhí)行安全、保管制度，財(cái)務(wù)部指定專人負(fù)責(zé)管 理，嚴(yán)禁遺失、損毀、涂改、泄密和私自銷毀會(huì)計(jì)檔案行為發(fā)生。 2.集團(tuán)財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)督促有關(guān)人員對每年形成的會(huì)計(jì)檔案歸檔要 求將賬簿裝訂成冊，憑證裝袋，并標(biāo)明名稱、訖止日期、冊數(shù)、 加蓋有關(guān)人員印鑒，按檔案編號(hào)移交檔案員驗(yàn)收立卷歸檔。 3.會(huì)計(jì)檔案分為以下幾類： 3.1 會(huì)計(jì)憑證：原始憑證、記賬憑證和匯總憑證; 3.2 會(huì)計(jì)賬簿：即總賬、明細(xì)賬、現(xiàn)金日記賬、銀行存款日 記賬、銀行對賬單、調(diào)節(jié)表、固定資產(chǎn)明細(xì)賬、輔助賬簿; 3.3 會(huì)計(jì)報(bào)表：月報(bào)、季報(bào)、中期報(bào)表、年度報(bào)表; 3.4 會(huì)計(jì)報(bào)告、財(cái)務(wù)分析、審計(jì)報(bào)告、評估報(bào)告; 3.5 會(huì)計(jì)移交清冊、會(huì)計(jì)檔

32、案保管清冊、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊、 查閱復(fù)制登記簿;1 4.一個(gè)會(huì)計(jì)年度形成的會(huì)計(jì)檔案，按報(bào)表、賬簿、憑證、資料、 磁性介質(zhì)或光盤會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)五大類，分別組成若干案卷，系統(tǒng)排 列，一般不能變動(dòng)。 案卷的形成遵循以下要求：賬簿原則上按原 卷冊封裝為基礎(chǔ)，填寫歷任會(huì)計(jì)一覽表，另加封面，對總賬、現(xiàn) 金、銀行存款日記賬保持原來的面貌，不能抽出白頁;憑證按時(shí) 間和順序排列、裝訂加封面，填寫清楚。 會(huì)計(jì)檔案每年要編制案卷目錄，一式兩份，檔案室及財(cái)務(wù)室 各存一份。 對以磁性介質(zhì)或光盤存儲(chǔ)的會(huì)計(jì)檔案，要定期檢查、 定期復(fù)制，防止損壞丟失文檔。 5.會(huì)計(jì)檔案必須妥善保管，做到存放有序，查找方便，并做好防 磁、防火、防潮

33、、防塵、防盜和防鼠咬、防蟲蛀、防霉變等工作。 6.公司會(huì)計(jì)檔案原則上為本企業(yè)提供查詢，外單位如需查閱復(fù)制 應(yīng)持本單位介紹信，經(jīng)公司財(cái)務(wù)總監(jiān)批準(zhǔn)同意后，方可查閱。 查 閱的檔案一般不得帶出檔案室，查閱人員不準(zhǔn)在會(huì)計(jì)檔案上作任 何記錄、符號(hào)和標(biāo)記，更不準(zhǔn)抽換或涂改;對存放的磁性介質(zhì)會(huì) 計(jì)資料查閱時(shí)應(yīng)防止感染病毒。 如有違反追究檔案管理人員的責(zé) 任。 7.會(huì)計(jì)檔案的保管期限分為： 7.1 會(huì)計(jì)憑證類 7.1.1 原始憑證、記賬憑證和匯總憑證 15 年 7.1.2 銀行存款余額調(diào)節(jié)表 3年2 7.2 會(huì)計(jì)賬簿類 7.2.1 日記賬(明細(xì)分類賬) 年 7.2.2 現(xiàn)金和銀行存款日記賬、總賬 25 年 7

34、.2.3 輔助賬簿 7.3 會(huì)計(jì)報(bào)表類 7.3.1 月報(bào)、季報(bào)會(huì)計(jì)報(bào)表 年 7.3.2 年度會(huì)計(jì)報(bào)表(決算)永久 7.4 財(cái)務(wù)報(bào)告、審計(jì)報(bào)告、評估報(bào)告 15 年 7.5 磁性介質(zhì)或光盤會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)系統(tǒng)停止使用之 1-3 年 7.6 其它類 7.6.1 會(huì)計(jì)移交清冊 7.6.2 會(huì)計(jì)檔案保存清冊 7.6.3 會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊 15 年 25 年 25 年 10 15 年 157.7 會(huì)計(jì)檔案保管期限屆滿，需要銷毀時(shí)，由財(cái)務(wù)部提出銷 毀意見，經(jīng)由公司分管領(lǐng)導(dǎo)、檔案部門、財(cái)務(wù)主管組成的鑒定小 組進(jìn)行嚴(yán)格鑒定、審查后，對無繼續(xù)保管必要的保管期限屆滿的 會(huì)計(jì)檔案，由會(huì)計(jì)檔案保管人員填寫“會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊”，

35、報(bào) 公司董事會(huì)批準(zhǔn)后，方可銷毀。 第一章 總則 第一條 為了加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案的科學(xué)管理，建立財(cái)務(wù)檔案的立卷、歸檔保管、調(diào)閱和銷毀等管理制度，保證 財(cái)務(wù)檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴(yán)防毀損、散失和泄密，使其規(guī)范化、系統(tǒng)化，特制定 本制度。 第二條 財(cái)務(wù)部門是財(cái)務(wù)檔案的具體負(fù)責(zé)部門，財(cái)務(wù)檔案管理工作分為六大類，包括會(huì)計(jì)檔案管理、年度 報(bào)告及審計(jì)資料管理、資金檔案管理、預(yù)算檔案管理、日常往來文件、決議檔案管理、檔案管理。 其中每部分需依據(jù)具體情況進(jìn)行詳細(xì)分類。 第二章 會(huì)計(jì)檔案管理 第三條 會(huì)計(jì)檔案管理包括會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和財(cái)務(wù)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算的專業(yè)資料，是記錄和反映公司經(jīng) 濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料。 具

36、體包括： 1.會(huì)計(jì)憑證類：原始憑證、記賬憑證、匯總憑證、其它會(huì)計(jì)憑證。 2.會(huì)計(jì)賬簿類：總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片、輔助賬簿、其他會(huì)計(jì)賬簿。 3.財(cái)務(wù)報(bào)告類：月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)告，包括會(huì)計(jì)報(bào)表及附表、附注和文字說明，其它財(cái)務(wù)報(bào)告。 4.其它類：會(huì)計(jì)檔案移交清冊、會(huì)計(jì)檔案保管清冊、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊、銀行余額調(diào)節(jié)表、其它應(yīng)保存的 會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料。 第四條 每月形成的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)由專人按照歸檔要求，負(fù)責(zé)立卷、裝訂成冊、編制會(huì)計(jì)檔案保管清 冊，檔案依據(jù)分類，分別保存，憑證按月保存，次年初將本年賬簿存檔。 第五條 應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案的保管工作， 檔案柜由專人負(fù)責(zé)分類， 檔案柜鑰匙由專人

37、負(fù)責(zé)保管。 第六條 保存的會(huì)計(jì)檔案不得外借。 如有特殊需要，按公司借閱審批流程，經(jīng)批準(zhǔn)后，可以提供查閱或者 復(fù)制，并辦理登記手續(xù)。 查閱或者復(fù)制會(huì)計(jì)檔案的人員，不得在會(huì)計(jì)憑證上涂畫，不得拆封、抽換會(huì)計(jì) 檔案。 第七條 財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)設(shè)置會(huì)計(jì)檔案查閱登記清冊，及時(shí)登記查閱人或者復(fù)制人的姓名、部門、日期、查 閱內(nèi)容、歸還日期等。 第八條 會(huì)計(jì)檔案的保管期限分為永久、定期兩類。 定期保管期限分為 3 年、5 年、15 年、25 年、永久 5 類。 第九條 會(huì)計(jì)檔案的保管期限，從年度終了后的第一天算起。 第十條 對會(huì)計(jì)檔案保管期限有特殊要求的，可以報(bào)董事會(huì)批準(zhǔn)。 第十一條 保管期滿的會(huì)計(jì)檔案，可以按照以

38、下程序銷毀： 1.編制會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊，列明銷毀的會(huì)計(jì)檔案名稱、冊數(shù)、起止年度和檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管 期限、銷毀時(shí)間等內(nèi)容。 2.集團(tuán)總裁、財(cái)務(wù)總監(jiān)在會(huì)計(jì)檔案銷毀冊上簽署意見。 3.集團(tuán)財(cái)務(wù)管理部負(fù)責(zé)銷毀會(huì)計(jì)檔案，財(cái)務(wù)總監(jiān)與董事長辦公室人員共同監(jiān)銷。 4.監(jiān)銷人在銷毀會(huì)計(jì)檔案前， 應(yīng)當(dāng)按照會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊所列內(nèi)容清點(diǎn)核對所要銷毀的會(huì)計(jì)檔案; 銷毀后， 應(yīng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊上簽字蓋章，并將監(jiān)銷情況報(bào)告公司總裁。 第十二條 保管期滿但未結(jié)清債權(quán)債務(wù)的原始憑證，不得銷毀。 應(yīng)獨(dú)立抽出立卷，保管到結(jié)清債權(quán)債務(wù)為 止。 第十三條 計(jì)算機(jī)電子財(cái)務(wù)文檔，原則上應(yīng)當(dāng)打印出書面會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行保存，同時(shí)刻錄成