酒店物資采購管理制度

1、酒店物資采購管理制度 為了使酒店的采購工作走上化、規(guī)范化，必須制定酒店物資采購制度。下面為大家了有關酒店物資采購管理制度的范文，希望對大家有幫助。 一、采購管理部門 酒店設立專職采購部,隸屬酒店財務部管理,接受財務總監(jiān)、成本控制、集團稽查部及其它部門的監(jiān)督,全面負責酒店的采購工作. 二、采購部工作基本要求 1.所有采購項目均需董事會簽批授權及酒店財務部批準同意 2.所有采購物品均需比較至少三家的價格和品質,月結類物品每月每一類至少有三家供貨商提供報價單 3.所有采購物品的品質須保持一慣穩(wěn)定 4.采購部工作人員須對自己采購物品的價格和品質負責 5.采購部須每半個月一次通過電話、傳真、外出調查、接

2、待廠商等方式獲取酒店使用的各類物品主要品種的價格信息并成價格信息庫,以書面形式匯報給酒店財務部及董事會 6.所有供應商名片、報價單、等資料及樣品采購部須登記歸檔并妥善保管,有 _時須全部列入.上述資料及采購人員自購物品價格信息采購部每天須錄入至采購部價格信息庫. 7.采購時間要求:一般物品采購時間為3天;急用物品當天必須采購回來;印刷品、客房一次性用品、布草等使用部門須提前一個月下單采購 8.采購部禁止采購任何未下申購單的物品,否則財務部將不予以報銷 9.禁止使用部門自行采購物品或私自與供應商洽談采購事宜 10.采購部負責跟進各協(xié)作廠商的貨款及時簽批支付事宜.對到期的應付帳款,酒店應及時支付,

3、以建立酒店良好形象,維護酒店財務信譽,同時也為日后的采購工作提供便利. 三、采購審批程序 1.申購單審批程序: 使用部門經理(倉庫主管)資產會計復查董事同意采購部詢價財務總監(jiān)稽查部行政辦 董事會申購單返回采購部 2.單位價值1000元以下或批量價值在20XX元以下的由采購部現(xiàn)金自購的物品,采購部須事先貨比三家,并在申購單上注明詢價結果和選定的供應商,經董事會最后批準后方可采購.酒店財務部和集團稽查部將對價格及品質進行不定期抽查. 2.單位價值1000元以上或批量價值在20XX元以上的物品采購審批程序: 采購部尋找至少三家廠商比較價格品質評定小組確定供貨商采購部與供貨商共同草擬合同或采購協(xié)議 財

4、務審批行政辦審批董事會審批蓋章或簽字 執(zhí)行合同或協(xié)議 (評定小組由采購部、使用部門、財務部、主管副總、集團稽查組成) 3.賒購(月結)物品采購審批程序 蔬菜、肉類、凍品、三鳥、海鮮，水果由各廚主廚直接下單至采購部叫貨.其它物品按上述第1、2、3款程序執(zhí)行. 各月結供應商選定辦法:采購部每月每類物品均應邀請至少三家供應商報價,采購部、使用部門、主管副總、財務部和集團稽查部組成供貨商評定小組,通力合作，進行價格及質量的比較和討論，選定供應商。采購部及上述相關部門可分頭或聯(lián)合組織市場調查，根椐市場調查的價格，與供應商確定固定的一個月的供應價，在此確認期間內，供應商將按此固定價格提供酒店所需的物料.

5、四、采購監(jiān)督 采購成本的控制由財務部、采購部、使用部門及集團稽查部共同完成,平時各部門應及時到市場上了解價格行情,以促進酒店采購成本的控制與監(jiān)督. 五、供應商管理 1.財務部應定期(每月或每季度)牽頭,組織財務部、采購部、使用部門及集團稽查部對供應商進行評估(酒店每類物品須有至少三家供貨商),淘汰部分不合格供貨商. 2.選用供應商角度采用1+2+N原則，所謂1+2+N是指一類商品一個主供應商、2個輔助供應商、N個考察供應商。這類商品只有一個主要供應商，大約70%的物資從他手中購買。2個輔助供應商提供大約20%的物資，一旦主供應商出現(xiàn)問題能有其他供應商立即頂替。數量不限的考察供應商既是輔助供應商

6、的后備力量，也使酒店在采購極其特殊物資時無購買死角。 3.采購部要做好同供貨商的聯(lián)系和接待等工作,維護酒店形象. 1、制定采購計劃 (1)由酒店各部門根據每年物資的消耗率、損耗率和對第二年的預測，在每年年底編制采購計劃和預算報財務部審核; (2)計劃外采購或臨時增加的項目，并制定計劃或報告財務部審核; (3)采購計劃一式四份，自存一份，其它三份交財務部。 2、審批采購計劃: (1)財務部將各部門的采購計劃和報告匯總，并進行審核; (2)財務部根據酒店本年的營業(yè)實績、物資的消耗和損耗率、第二年的營業(yè)指標及營業(yè)預測做采購物資的預算; (3)將匯總的采購計劃和預算報總經理審批; (4)經批準的采購計

7、劃交財務總監(jiān)監(jiān)督實施，對計劃外未經批準的采購要求，財務部有權拒絕付款。 3、物資采購: (1)采購員根據核準的采購計劃，按照物品的名稱、規(guī)格、型號、數量、單位適時進行采購，以保證及時供應。 (2)大宗用品或長期需用的物資，根據核準的計劃可向有關的工廠、酒店、商店簽訂長期的供貨協(xié)議，以保證物品的質量、數量、規(guī)格、品種和供貨要求。 (3)餐飲部用的食品、餐料、油味料、酒、飲品等等，由行政總廚、大廚或宴會部下單采購部，采購人員要按計劃或下單進行采購，以保證供應。 (4)計劃外和臨時少量急需品，經總經理或總經理授權有關部門經理批準后可進行采購，以保證需用。 4、物資驗收入庫: (1)無論是直撥還是入庫

8、的采購物資都必須經倉管員驗收; (2)倉管員驗收是根據訂貨的樣板，按質按量對發(fā)票驗收。驗收完后要在發(fā)票上簽名或發(fā)給驗收單，然后需直撥的按手續(xù)直撥，需入庫的按規(guī)定入庫。 5、報銷及付款 (1)付款: 采購員采購的大宗物資的付款要經財務總監(jiān)審核，經確認批準后方可付款; 支票結帳一般由出納根據采購員提供的準確數字或單據填制支票，若由采購員領空白支票與對方結帳，金額必須限制在一定的范圍內; 按酒店財務制度，付款30元以上者要使用支票或委托銀行付款結款，30元以下者可支付現(xiàn)款。 超過30元要求付現(xiàn)金者，必須經財務部經理或財務總監(jiān)審查批準后方可付款，但現(xiàn)金必須在一定的范圍內。 (2)報銷: 采購員報銷必須

9、憑驗收員簽字的發(fā)票連同驗收單，經出納審核是否經批準或在計劃預算內，核準后方可給予報銷。 采購員若向個體戶購買商品，可通過稅務部門開票，因急需而賣方又無發(fā)票者，應由賣方寫出售貨證明并簽名蓋章，有采購員兩人以上的證明，及驗收員的驗收證明，經部門經理或財務總監(jiān)批準后方可給予報銷。 采購部業(yè)務操作制度 1、按使用部門的要求和采購申請表，多方詢價、選擇，填寫價格、質量及供方的調查表; 2、向主管呈報調查表，匯報詢價情況，經審核后確定最佳采購方案; 3、在主管的安排下，按采購部主任確定的采購方案著手采購; 4、按酒店及本部門制定的工作程序，完成現(xiàn)貨采購和期貨采購; 5、貨物驗收時出現(xiàn)的各種問題，應即時查清

10、原因，并向主管匯報; 6、貨物驗收后，將貨物送倉庫驗收、入庫，辦理相關的入庫手續(xù)。 7、將到貨的品種、數量和付款情況報告給有關部門，同時附上采購申請單或經銷合同; 8、將貨物采購申請單、發(fā)票、入庫單或采購合同一并交財務部校對審核，并辦理報銷或結算手續(xù)。 倉庫管理制度 1、倉庫的分類： 酒店的倉庫總的來說有：餐飲部的鮮貨倉、干貨倉、蔬菜倉、肉食倉、冰果倉、煙酒、飲品倉，商場部的百貨倉、工藝品倉、煙酒倉、食品倉、山貨倉，動力部的油庫、石油氣庫，建筑，裝修材料倉，管家部的清潔劑、液、粉、潔具倉，綠化部的花盆、花泥、種子、肥料、殺蟲藥劑倉，機械、汽車零配倉，陶瓷小貨倉，家具設備倉等等。 2、物品驗收：

11、 (1)倉管員對采購員購回的物品無論多少、大小等都要進行驗收，并做到： 發(fā)票與實物的名稱、規(guī)格、型號、數量等不相符時不驗收; 發(fā)票上的數量與實物數量不相符，但名稱、規(guī)格、型號相符可按實際驗收; 對購進的食品原材料、油味料不鮮不收，味道不正不收。 對購進品已損壞的不驗收。 (2)驗收后，要根據發(fā)票上列明的物品名稱、規(guī)格、型號、單價、單位、數量和金額填寫驗收單，一式四份，其中一份自存，一份留倉庫記賬，一份交采購員報銷，一份交材料會計。 3、入庫存放： (1)驗收后的物資，除直撥的外，一律要進倉保管; (2)進倉的物品一律按固定的位置堆放; (3)堆放要有條理、注意整齊美觀，不能擠壓的物品要平放在層

12、架上。 (4)凡庫存物品，要逐項建立登記卡片，物品進倉時在卡片上按數加上，發(fā)出時按數減出，結出余數;卡片固定在物品正前方。 4、保管與抽查： (1)對庫存物品要勤于檢查，防蟲蛀、鼠咬，防霉爛變質，將物資的損耗率降到最低限度。 (2)抽查： 倉管員要經常對所管物資進行抽查，檢查實物與卡片或記賬是否相符，若不相符要及時查對; 材料會計或有關管理人員也要經常對倉庫物資進行抽查，檢查是否賬卡相符、賬物相符、賬賬相符。 5、領發(fā)物資 (1)領用物品計劃或報告： 凡領用物品，根據規(guī)定須提前做計劃，報庫存部門準備; 倉管員將報來的計劃按每天發(fā)貨的順序編排好，做好目錄，準備好物品，以便取貨人領取; (2)發(fā)貨

13、與領貨 各部門各單位的領貨一般要求專人負責; 領料員要填好領料單(含日期、名稱、規(guī)格、型號、數量、單價、用途等)并簽名，倉管員憑單發(fā)貨; 領料單一式三份，領料單位自留一份，單位負責人憑單驗收;倉管員一份，憑單入賬;材料會計一份，憑單記明細賬; 發(fā)貨時倉管員要注意物品先進的先發(fā)、后進的后發(fā)。 (3)貨物計價： 貨物一般按進價發(fā)出，若同一種商品有不同的進價，一般按平均價發(fā)出。 需調出酒店以外的單位的物資，一般按原進價或平均價加手續(xù)費和管理費調出。 6、盤點： (1)倉庫物資要求每月月中小盤點，月底 _，半年和年終 _盤點; (2)將盤結果列明細表報財務部審核; (3)盤點期間停止發(fā)貨。 7、記賬：

14、 (1)設立賬簿和登記賬，賬簿要整齊、全面、一目了然; (2)賬簿要分類設置，物資要分品種、型號、規(guī)格等設立賬戶; (3)記賬時要先審核發(fā)票和驗收單，無誤后再入賬，發(fā)現(xiàn)有差錯時及時解決，在未弄清和更正前不得入賬; (4)審核驗收單、領料單要手續(xù)完善后才能入賬，否則要退回倉管員補齊手續(xù)后才能入賬; (5)發(fā)出的物資用加權平均法計價，月終出現(xiàn)的發(fā)貨計價差額分品種列表一式三份，記賬員、部門、財務部各一份; (6)直撥物資的收發(fā)，同其他入庫物資一樣入賬; (7)調出本酒店的物資所用的管理費、手續(xù)費，不得用來沖減材料成本，應由財務部沖減費用; (8)進口物資要按發(fā)票的數量、金額、稅金、檢疫費等如實折為單價人民幣入賬，發(fā)出時按加權平均法計價; (9)對于發(fā)票、稅單、檢疫費等尚未到的進口物資，于月底估價發(fā)放，待發(fā)票、稅單、檢疫費等收到、沖減估