新時(shí)期關(guān)于加強(qiáng)學(xué)校教務(wù)檔案管理工作實(shí)踐及思考

1、新時(shí)期關(guān)于加強(qiáng)學(xué)校教務(wù)檔案管理工作實(shí)踐及思考 摘要學(xué)校檔案產(chǎn)生于學(xué)校形成、發(fā)展、變化的全過(guò)程，同時(shí)又貫穿于學(xué)校教育教學(xué)工作及其組織管理的各個(gè)方面，不僅記載著學(xué)校師生員工的方方面面，更是承載著一個(gè)學(xué)校的發(fā)展歷史，檔案工作顯示出其舉足輕重的作用。檔案管理工作對(duì)于深化和促進(jìn)學(xué)校創(chuàng)新改革、提高辦學(xué)水平、優(yōu)化教師隊(duì)伍水平都有著重要的參考價(jià)值，它集中呈現(xiàn)著學(xué)校的基本職能活動(dòng)，真實(shí)記錄著教職員工的教學(xué)活動(dòng)，可以說(shuō)是從事教研活動(dòng)、學(xué)校管理不可缺少的重要資料，是展示學(xué)校辦學(xué)水平的窗口。筆者根據(jù)多年從事檔案管理工作的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，結(jié)合自身的工作體會(huì)，從檔案管理制度建設(shè)、管理人員素養(yǎng)、信息化建設(shè)等多方面進(jìn)行全面深入的探

2、討，對(duì)如何在新時(shí)期加強(qiáng)學(xué)校教務(wù)檔案管理工作提出了一些建議 關(guān)鍵詞教務(wù)檔案 管理工作 中圖分類號(hào)G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼A 文章編號(hào)1009-5349（2016）22-0102-02 學(xué)校檔案是學(xué)校黨政管理和教育教學(xué)管理活動(dòng)有序進(jìn)行的證明，一套完整的學(xué)校教務(wù)檔案包括了學(xué)校各項(xiàng)管理、教學(xué)、科研等活動(dòng)的檔案資料，檔案管理工作人員通過(guò)規(guī)范的方法統(tǒng)一將檔案資料收集在檔案室，將其作為學(xué)校的重要信息資源。學(xué)校教務(wù)檔案作為學(xué)校教職員工長(zhǎng)期在教學(xué)活動(dòng)、學(xué)校管理等工作中總結(jié)的具有保存和收藏價(jià)值的材料，有著特殊的功能和價(jià)值。可以說(shuō)，學(xué)校教務(wù)檔案管理是一項(xiàng)專業(yè)性、政策性、機(jī)密性都比較高的工作，無(wú)論是學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)還是教職員工都

3、要加強(qiáng)認(rèn)識(shí)，充分意識(shí)到教務(wù)檔案管理工作的重要性 學(xué)校教務(wù)檔案是衡量學(xué)校綜合教研管理水平的重要材料，是學(xué)校各項(xiàng)管理工作的真實(shí)寫照，凝聚了學(xué)校教職員工的智慧，可以真實(shí)、客觀反映出學(xué)校的教學(xué)質(zhì)量。作為新時(shí)期的檔案管理人員，要不斷加強(qiáng)檔案管理的能力，及時(shí)解決在教務(wù)檔案管理中遇到的各種問(wèn)題。本文就新時(shí)期如何加強(qiáng)學(xué)校教務(wù)檔案管理工作提出自己的幾點(diǎn)認(rèn)識(shí)，以供借鑒 一、學(xué)校檔案管理的作用和意義簡(jiǎn)述 近年來(lái)，隨著教育改革的不斷深入，我國(guó)的教育教育事業(yè)迎來(lái)了快速的發(fā)展，與此同時(shí)，對(duì)教育系統(tǒng)提出了更高的標(biāo)準(zhǔn)和要求。一方面，新的發(fā)展時(shí)期，學(xué)校更加重視硬件建設(shè)、師資力量、學(xué)生綜合素質(zhì)等客觀因素；另一方面，學(xué)校更加重視校

4、園文化建設(shè) 這種情況下，學(xué)校教務(wù)檔案是歷史的一面鏡子，記錄著學(xué)校的歷史和現(xiàn)在，更是承載著學(xué)校未來(lái)的發(fā)展，是學(xué)校建設(shè)發(fā)展過(guò)程中的依據(jù)和證明，作為學(xué)校寶貴的資料，有著科學(xué)文化的歷史屬性。學(xué)校檔案的特點(diǎn)決定了其功能呈現(xiàn)出面向教育教學(xué)中心工作，服務(wù)全體師生的特征。跟學(xué)校圖書資料相比，學(xué)校檔案具有更大的利用價(jià)值。學(xué)校的教務(wù)檔案作為教學(xué)實(shí)踐中形成的重要內(nèi)容，反映了學(xué)校教育管理、工作方式、組織機(jī)構(gòu)及校園文化等等方面的內(nèi)容。隨著學(xué)校教育教學(xué)活動(dòng)的發(fā)展，學(xué)校檔案作為第一手資料，綜合說(shuō)明了學(xué)校的全部活動(dòng)和精神面貌，是一所學(xué)校教學(xué)成果的縮影?；蛘哒f(shuō)，一所學(xué)校的優(yōu)良學(xué)風(fēng)的形成，學(xué)校檔案起到了重要的意義，是全校師生智慧

5、的結(jié)晶 總之，學(xué)校教務(wù)檔案管理工作和學(xué)校文化建設(shè)之間存在密不可分的關(guān)系，學(xué)校應(yīng)把檔案室建成學(xué)校文化建設(shè)的基礎(chǔ)，使學(xué)校成為社會(huì)主義文化建設(shè)的基地 二、新時(shí)期關(guān)于加強(qiáng)學(xué)校教務(wù)檔案管理工作的措施及建議 （一）健全檔案管理制度，形成規(guī)范管理的體系 一套完善的檔案管理工作制度是做好檔案管理工作的重要前提。新時(shí)期的檔案管理是建立在信息技術(shù)、良好分工基礎(chǔ)之上的。學(xué)校教務(wù)檔案管理工作作為一個(gè)復(fù)雜的管理系統(tǒng)，單單依靠技術(shù)是不行的，需要制訂和貫徹各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)來(lái)實(shí)現(xiàn)科學(xué)規(guī)范的管理，形成一個(gè)有機(jī)、統(tǒng)一的整體，以保障檔案管理各項(xiàng)工作有條不紊地進(jìn)行 因此，在我校n案管理工作中，我們會(huì)制定相關(guān)檔案管理的各項(xiàng)制度。檔案管理制度會(huì)

6、使學(xué)校的檔案管理工作做到有章可循，能夠有效地保障檔案管理工作質(zhì)量，有效促進(jìn)檔案管理工作順利開(kāi)展。如在檔案管理中，我們要嚴(yán)格做到歸檔要有標(biāo)準(zhǔn)和范圍，各個(gè)部門都要積極參與和配合，將相關(guān)有價(jià)值的資料能夠及時(shí)收集，做到檔案資料的準(zhǔn)確性的完整性，在檔案管理過(guò)程中涉及到的人員做到獎(jiǎng)罰分明，能夠充分體現(xiàn)教務(wù)檔案管理制度的權(quán)威性，從細(xì)節(jié)上來(lái)把控檔案的各項(xiàng)工作目標(biāo) （二）強(qiáng)化了檔案管理職能職責(zé) 忠于職守、熱愛(ài)管理檔案工作、創(chuàng)新鉆研是作為一名學(xué)校檔案管理人員應(yīng)該具備的職能和責(zé)任。一方面，在日常檔案管理工作中，要按時(shí)、有效地做好學(xué)校各項(xiàng)材料的整理、收集和統(tǒng)計(jì)工作，以高度責(zé)任感來(lái)維護(hù)學(xué)校檔案資料的完整性，做好檔案材料

7、的保護(hù)和防護(hù)工作。另一方面，在匯編檔案材料時(shí)，要嚴(yán)格遵守保密制度，確保檔案機(jī)密資料不泄露，未經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)的文件，必須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，才可以公開(kāi)查閱。各種不同載體的材料必須有原則地進(jìn)行歸檔，保證資料質(zhì)量，裝訂美觀，確保檔案的整潔性和耐久性 （三）提高和加強(qiáng)檔案管理意識(shí) 教務(wù)檔案管理工作是學(xué)校教學(xué)水平好壞的重要前提和條件，受到學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的高度重視 調(diào)查發(fā)現(xiàn)，一些學(xué)校檔案管理工作存在很多漏洞和問(wèn)題，當(dāng)需要查找某些檔案資料時(shí)，往往一頭霧水。剖其原因，一是學(xué)校管理層對(duì)檔案管理工作沒(méi)有足夠的認(rèn)識(shí)，片面地認(rèn)為學(xué)校做好科研和育人兩項(xiàng)工作就可以，從而忽視了教務(wù)檔案管理工作，不能夠從檔案管理工作中總結(jié)有效的教育經(jīng)驗(yàn)。

8、鑒于此，我校在檔案管理工作過(guò)程中，將教務(wù)檔案管理工作列入議事日程，建立健全組織管理機(jī)構(gòu)，并不斷加強(qiáng)檔案管理工作的宣傳力度，提高學(xué)校全員做好檔案管理工作的意識(shí)。首先，加強(qiáng)檔案法的宣傳力度，通過(guò)舉辦檔案相關(guān)的知識(shí)競(jìng)賽、講座等來(lái)提高全體教職員工的檔案管理工作的意識(shí)，形成人人重視檔案管理工作的良好氛圍，并且能夠自覺(jué)維護(hù)教務(wù)檔案管理工作的開(kāi)展 （四）提高檔案管理工作人員的工作素養(yǎng) 檔案管理工作很大程度上，取決于檔案管理人員的工作能力和素養(yǎng)。作為新時(shí)期的檔案管理工作人員更要跟上時(shí)代發(fā)展的步伐，能夠及時(shí)掌握檔案管理知識(shí)與技能，提高自身工作能力，開(kāi)拓檔案管理工作的創(chuàng)新意識(shí)。 在日常的工作中，我們不斷加強(qiáng)檔案工

9、作人員的自身素質(zhì)與工作能力，通過(guò)組織一些自學(xué)、培訓(xùn)等活動(dòng)，使檔案工作人員能夠熟悉和了解檔案管理工作環(huán)節(jié)和要求，從而有效提高檔案管理質(zhì)量，掌握科學(xué)有效的檔案管理方法，畝提高檔案管理的有效價(jià)值。同時(shí)，我們不斷探索新的檔案管理新模式，以更科學(xué)的工作方法為檔案管理工作服務(wù)，從而為提高學(xué)校整體教學(xué)水平提供更好的資源 作為檔案管理工作人員應(yīng)該意識(shí)到，檔案整理的目的在于有效利用檔案資料，是為了更好地為教育和教學(xué)服務(wù)，不合理的收集和整理，將會(huì)把一些有用的教務(wù)資源變成“死檔案”，失去其應(yīng)有的價(jià)值。為此，檔案管理人員在檔案收集過(guò)程中要加強(qiáng)檔案的開(kāi)發(fā)利用，體現(xiàn)檔案工作的實(shí)效性和價(jià)值性。檔案工作人員一方面要做好檔案的

10、收集、整理、保管、鑒定等方面的工作，另一方面做好編研、檢索、編目等工作，此外加強(qiáng)檔案保管的工作，隨時(shí)為利用者提供有價(jià)值的檔案資料 （五）與時(shí)俱進(jìn)，運(yùn)用信息化管理方法 隨著信息時(shí)代的到來(lái)，給我們學(xué)校檔案管理工作提出了新的要求。因此，在學(xué)校檔案管理工作中，我們要恰當(dāng)?shù)剡\(yùn)用科技手段創(chuàng)新工作方法，從而有效提高學(xué)校檔案管理工作的水平和效率，以實(shí)現(xiàn)學(xué)校教務(wù)檔案的信息化管理。檔案管理信息化指的是利用計(jì)算機(jī)軟件系統(tǒng)，將學(xué)校教學(xué)資源與社會(huì)資源信息實(shí)現(xiàn)有效的整合，建立一個(gè)科研一體、開(kāi)放豐富的信息資源平臺(tái)，將文字、圖片、錄音、影像資料能夠統(tǒng)一收集和存儲(chǔ)，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理。信息化檔案管理模式一方面可以更方便、快捷地實(shí)現(xiàn)

11、交流，大大促進(jìn)學(xué)校的科學(xué)有效管理，提高學(xué)校的教學(xué)水平、管理水平，還能使各部門在交流的同時(shí)，提高學(xué)校整體教研水平，不僅大大降低檔案管理成本，還可以加快信息的資源共享，使部分檔案資料成為師生員工可以共享的知識(shí)財(cái)富，從而營(yíng)造一個(gè)智能化的教學(xué)環(huán)境 除此之外，在不斷加強(qiáng)檔案信息化管理的同時(shí)，也要注意原始檔案的保存，注重防火、防塵、防蟲、為檔案室增加必要的配備，以便于教務(wù)檔案工作順利地開(kāi)展 （六）優(yōu)化檔案管理的服務(wù)水平 檔案管理工作具有服務(wù)性、管理性、保密性等特點(diǎn)，負(fù)責(zé)檔案管理的工作人員要始終貫徹落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀，認(rèn)真做好基礎(chǔ)工作，把握好源頭，推動(dòng)檔案管理服務(wù)水平邁上新的臺(tái)階。另一方面要狠抓細(xì)節(jié)，要在收集、

12、整理、保存等各個(gè)環(huán)節(jié)做到細(xì)致認(rèn)真，建立完善的檔案調(diào)用和保存的工作機(jī)制，進(jìn)一步提升檔案資料“查、借、用、閱”的工作效率，促進(jìn)檔案工作向規(guī)范化、制度化、標(biāo)準(zhǔn)化的發(fā)展，以實(shí)現(xiàn)更好更便捷地為學(xué)校持續(xù)健康發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù) 此外，作為學(xué)校檔案管理人員要具備愛(ài)崗敬業(yè)的態(tài)度和決心，明確檔案接待工作的主要任務(wù)和根本目的。在日常工作接待中，注意文明用語(yǔ)，要耐心細(xì)致地解答前來(lái)查找資料師生的提問(wèn)，高度重視檔案管理中的服務(wù)接待工作細(xì)節(jié)，充分發(fā)揮檔案管理工作的職能和價(jià)值，提供專業(yè)的檔案管理服務(wù)，在溝通過(guò)程中，使師生感受到便捷和溫暖 三、結(jié)論 實(shí)踐證明，學(xué)校檔案管理工作對(duì)于推動(dòng)教育改革、提高教育質(zhì)量、規(guī)范管理、開(kāi)展教學(xué)研

13、究、展示學(xué)校的風(fēng)采，展現(xiàn)文化和歷程具有重大的推動(dòng)作用，提高檔案工作服務(wù)能力建設(shè)既是貫徹落實(shí)黨的十八大和十八屆三中全會(huì)精神的重要內(nèi)容，又是推動(dòng)我國(guó)檔案事業(yè)健康發(fā)展的重要?jiǎng)恿?在新的歷史發(fā)展時(shí)期，學(xué)校的教務(wù)檔案管理工作應(yīng)當(dāng)與時(shí)俱進(jìn)，積極地適應(yīng)信息化時(shí)代的發(fā)展需要，強(qiáng)化專業(yè)服務(wù)水平，貫徹落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀，完善服務(wù)功能，端正服務(wù)的態(tài)度，提供優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)，為學(xué)校教務(wù)檔案管理工作提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，自覺(jué)、主動(dòng)地提高檔案服務(wù)工作意識(shí)和能力，以認(rèn)真負(fù)責(zé)的精神整理和收集各種資料，嚴(yán)格規(guī)范整理方法，提高檔案利用率，轉(zhuǎn)變觀念，牢牢緊緊抓住創(chuàng)新，在工作中激發(fā)活力，更好地為學(xué)校實(shí)現(xiàn)更好更快發(fā)展做出應(yīng)有的貢獻(xiàn) 【參考文獻(xiàn)】 1何強(qiáng).論職業(yè)院校教務(wù)檔案對(duì)教學(xué)工作的