財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理制度

1、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理制度一、目的根據(jù)財(cái)政部、國(guó)家檔案局關(guān)于印發(fā)會(huì)計(jì)檔案管理辦法的通知的規(guī)定， 為了加強(qiáng)公司財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案的科學(xué)管理，建立、健全會(huì)計(jì)檔案的管理制度，保 證會(huì)計(jì)檔案妥善有序存放、方便查閱、嚴(yán)防毀損、散失和泄密，完善財(cái)務(wù)檔案 管理工作，特制定本制度。二、適用范圍：本制度用于財(cái)務(wù)部檔案的管理。預(yù)算、計(jì)劃、制度等文件材料，執(zhí)行文書 檔案管理規(guī)定，不適用本制度。三、管理職責(zé)財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)檔案的整理、編號(hào)、歸檔、調(diào)閱、借閱等，對(duì)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案的 安全、完整、保密負(fù)責(zé)，對(duì)于應(yīng)當(dāng)入庫保管的資料應(yīng)及時(shí)入庫納入管理。四、會(huì)計(jì)檔案范圍 包含會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)告以及其他會(huì)計(jì)核算資料等四個(gè)部分。1、會(huì)計(jì)憑證類

2、：原始憑證，記帳憑證，匯總憑證，其他會(huì)計(jì)憑證；2、會(huì)計(jì)賬簿類：總帳，明細(xì)帳，日記帳，固定資產(chǎn)卡片，輔助帳簿，其他會(huì)計(jì) 帳簿；3、財(cái)務(wù)報(bào)告類：包括月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)告，會(huì)計(jì)報(bào)表、附表、附注及文 字說明，其他財(cái)務(wù)報(bào)告；4、其他類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表，銀行對(duì)帳單，其他應(yīng)當(dāng)保存的會(huì)計(jì)核算專業(yè) 資料，會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)，會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)，會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)，以及有關(guān) 的電子數(shù)據(jù)和相應(yīng)軟件資料。五、會(huì)計(jì)檔案的管理1、會(huì)計(jì)檔案的整理立卷： 會(huì)計(jì)年度終了后，對(duì)會(huì)計(jì)資料進(jìn)行整理立卷。會(huì)計(jì) 檔案的整理一般采用“三統(tǒng)一”的辦法，即：分類標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、檔案形成統(tǒng)一、管 理要求統(tǒng)一，并分門別類按各卷順序編號(hào)。1) 、分類標(biāo)

3、準(zhǔn)統(tǒng)一。一般將財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)資料分成一類賬簿，二類憑證， 三類報(bào)表， 四類文字資料及其他；2) 、檔案形成統(tǒng)一。案冊(cè)封面、檔案卡夾、存放柜和存放序列統(tǒng)一；3) 、管理要求統(tǒng)一。建立財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)資料檔案簿、會(huì)計(jì)資料檔案目錄；會(huì)計(jì)憑證 裝訂成冊(cè)，報(bào)表和文字資料分類立卷，其他零星資料按年度排序匯編裝訂成冊(cè)。2、會(huì)計(jì)憑證的裝訂會(huì)計(jì)憑證每月裝訂一次， 按年分月妥善保管歸檔。 會(huì)計(jì)憑證裝訂前應(yīng)準(zhǔn)備的工 作：1) 、分類整理，按順序排列，檢查日數(shù)、編號(hào)是否齊全；2) 、按憑證匯總?cè)掌跉w集確定裝訂成冊(cè)的本數(shù)；3) 、摘除憑證內(nèi)的金屬物， 對(duì)大的張頁或附件要折疊成同記賬憑證大小， 且要 避開裝訂線，以翻閱保持?jǐn)?shù)字完整；4

4、) 、整理檢查憑證順序號(hào)，如有顛倒要重新排列，發(fā)現(xiàn)缺號(hào)要查明原因。 檢查 附件有否漏缺，如：領(lǐng)料單、入庫單是否隨附齊全；5) 、記賬憑證上有關(guān)人員的印章是否齊全；6) 、會(huì)計(jì)憑證裝訂時(shí)的要求：a裝訂時(shí)盡可能縮小所占部位，使記賬憑證及其附件保持盡可能大的顯露面，以便于事后查閱；b、憑證外面要加封面，封面紙用尚好的牛皮紙印制，封面規(guī)格略大于所附記 賬憑證；C裝訂憑證厚度一般為3厘米，裝訂牢固，美觀大方。7) 、會(huì)計(jì)憑證裝訂后的注意事項(xiàng) :a每本封面上填寫好憑證種類、起止號(hào)碼、憑證張數(shù)、會(huì)計(jì)主管人員和裝訂 人員簽章；b、在封面上編好卷號(hào)，按編號(hào)順序入柜，并要在顯露處標(biāo)明憑證種類編號(hào)， 以便于調(diào)閱。3

5、、會(huì)計(jì)賬簿的裝訂各種會(huì)計(jì)賬簿年度結(jié)賬后， 除跨年使用的賬簿外， 賬簿應(yīng)按時(shí)整理立卷。 賬簿 裝訂的基本要求：1）、首先按賬簿啟用表的使用頁數(shù)核對(duì)各賬戶是否相符，賬頁數(shù)是否齊全， 序號(hào)排列是否連續(xù)；2）、然后按會(huì)計(jì)賬簿封面、賬簿啟用表、賬戶目錄、該賬簿按頁數(shù)順序排列的賬頁、會(huì)計(jì)賬簿裝訂封底的順序裝訂，活頁賬簿裝訂要求：a、保留已使用過的賬頁，將賬頁數(shù)填寫齊全，去除空白頁和撤掉賬夾，加上 封面、封底，裝訂成冊(cè)；b、多欄式活頁賬、三欄式活頁賬、數(shù)量金額式活頁賬等不得混裝，應(yīng)按同類 業(yè)務(wù)、同類賬頁裝訂在一起。3）、在賬本的封面上填寫好賬目的種類， 編好卷號(hào)， 會(huì)計(jì)主管人員和裝訂人（經(jīng)辦人）簽章；4）、

6、賬簿裝訂后的其他要求 :a、會(huì)計(jì)賬簿應(yīng)牢固、平整，不得有折角、缺角、錯(cuò)頁、掉頁的現(xiàn)象；b、封面應(yīng)齊全、平整、并注明所屬年度及賬簿名稱、編號(hào)，編號(hào)為一年一編, 編號(hào)順序?yàn)榭傎~、現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬、分戶明細(xì)賬；c、會(huì)計(jì)賬簿按保管期限分別編制卷號(hào)， 如總賬、各類明細(xì)賬、輔助賬全年按 順序編制卷號(hào)。4、會(huì)計(jì)檔案的移交歸檔1）、每年形成的會(huì)計(jì)檔案，由財(cái)務(wù)部按照歸檔要求，負(fù)責(zé)整理立卷，裝訂成冊(cè)， 編制會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)。 在會(huì)計(jì)年度終了后， 可暫由本會(huì)計(jì)部門保管一年。 期滿 之后，由會(huì)計(jì)部門編制移交清冊(cè)，移交本單位檔案部門統(tǒng)一保管；2) 、移交檔案部門保管的會(huì)計(jì)檔案原則上應(yīng)該保持原卷冊(cè)的封裝。個(gè)別需

7、要拆 封重新整理的，檔案部門應(yīng)當(dāng)會(huì)同財(cái)務(wù)部和經(jīng)辦人共同拆封整理，以分清責(zé)任。5、會(huì)計(jì)檔案的保管1) 、會(huì)計(jì)檔案的保管期限分永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5 年、10年、15年、25年、共 5類(詳見附表一 ) ，保管期限從會(huì)計(jì)年度終了后的第一 天算起；2) 、會(huì)計(jì)檔案室的要求 : 應(yīng)選擇在干燥防水的地方，并遠(yuǎn)離易燃品堆放地，周 圍應(yīng)備有防火器材；室內(nèi)應(yīng)經(jīng)常保持清潔衛(wèi)生，以防蟲蛀、防鼠咬；保持通風(fēng) 透光，并有適當(dāng)?shù)目臻g、通道和查閱的地方，并防止潮濕；3) 、會(huì)計(jì)檔案應(yīng)放在專用的鐵皮檔案柜里，按順序碼放整齊，以便查找；4) 、設(shè)置歸檔登記簿、檔案目錄登記簿、檔案借閱記簿，嚴(yán)防毀壞損失、散失

8、 和泄密；5) 、使用電子計(jì)算機(jī)進(jìn)行會(huì)計(jì)核算的，應(yīng)當(dāng)保存打印出來的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案，使 用磁盤、 光盤等磁性介質(zhì)保存會(huì)計(jì)檔案， 應(yīng)報(bào)財(cái)政局備案。 會(huì)計(jì)電算化檔案保管 要注意防盜、防磁等安全措施。6、會(huì)計(jì)檔案的借閱1) 、會(huì)計(jì)檔案為本公司所用，原則上不得借出。本公司人員需要檔案資料，在 登記報(bào)批后由檔案管理人員陪同翻閱或者復(fù)??；2) 、外部借閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)持有單位正式介紹信，經(jīng)會(huì)計(jì)主管人員和公司領(lǐng) 導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)；由檔案部門建立健全會(huì)計(jì)檔案查閱、復(fù)制、登記 制度；3) 、借閱手續(xù)：借閱人應(yīng)認(rèn)真填寫檔案借閱登記簿，將借閱人姓名、日期、數(shù) 量、內(nèi)容、歸期等情況登記清楚；4) 、借閱會(huì)計(jì)檔案

9、人員不得在案卷中亂畫、標(biāo)記、拆散原卷冊(cè)，也不得涂改抽 換、攜帶外出或復(fù)制原件（如有特殊情況，須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方能攜帶外出或復(fù) 制原件）。7、會(huì)計(jì)檔案的銷毀保管期滿的會(huì)計(jì)檔案，可以按照以下程序進(jìn)行銷毀：1）、會(huì)計(jì)檔案保管期滿， 需要銷毀時(shí)由檔案部門提出銷毀意見， 會(huì)同財(cái)務(wù)部門共 同鑒定，編制會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè) （注明名稱、 卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度和檔案編號(hào)、 應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時(shí)間等內(nèi)容 ），經(jīng)公司總經(jīng)理審批簽署意見，報(bào) 請(qǐng)上級(jí)主管單位批準(zhǔn)后方可予以銷毀；2）、銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，由檔案部門和財(cái)務(wù)部共同派員監(jiān)銷。在銷毀前清點(diǎn)所要 銷毀的會(huì)計(jì)檔案；銷毀后，經(jīng)辦人應(yīng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽名蓋章；注明

10、“已 銷毀”字樣和銷毀日期，以示負(fù)責(zé)，同時(shí)將監(jiān)銷情況寫出書面報(bào)告一式兩份，一 份報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)，一份歸入檔案?jìng)洳椋?）、會(huì)計(jì)檔案保管期滿， 但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的原 始憑證，不得銷毀，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出另行立卷，由檔案部門保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí) 為止。單獨(dú)抽出立卷的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清單和會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè) 中列明；4）、在建設(shè)期間的會(huì)計(jì)檔案，不得銷毀。六、本制度解釋權(quán)歸本公司財(cái)務(wù)部。附表一：會(huì)計(jì)檔案保管期限表檔案類別序號(hào)檔案名稱保管期限備注一、憑證類1原始憑證15年2記賬憑證15年3匯總憑證15年二、會(huì)計(jì)賬簿類1 J 丿 J4總賬15年5明細(xì)賬15年6日記賬15年現(xiàn)金及銀行日記賬保管25年