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文檔簡介
1、用友T6-企業(yè)管理軟件安裝及操作說明一、安裝及環(huán)境注意事項1、系統(tǒng)安裝環(huán)境準備硬件環(huán)境最低配置推薦配置客戶端內(nèi)存512MB以上、CPU 1GHz以上、磁盤空間20GB以上內(nèi)存1GB以上、CPU 2GHz以上、磁盤空間40GB以上數(shù)據(jù)服務(wù)器內(nèi)存1GB以上、CPU頻率 1GHz以上、磁盤空間40GB以上內(nèi)存2GB以上、CPU 2GHz以上多CPU(或多核CPU)、磁盤空間80GB以上發(fā)布服務(wù)器內(nèi)存1GB以上、CPU 1GHz以上、磁盤空間40GB以上內(nèi)存2GB以上、CPU 2GHz以上多CPU(或多內(nèi)核CPU)、磁盤空間80GB以上網(wǎng)絡(luò)環(huán)境網(wǎng)絡(luò)帶寬廣域網(wǎng)局域網(wǎng)256KBPS以上100MBPS以上軟
2、件環(huán)境操作系統(tǒng)服務(wù)器端:Win 2000S(SP4)、Windows 2003 Server、Windows XP Professional+sp3客戶端:Win 2000P(SP4)、Win 2000S(SP4)、Win XP(SP2)、Win 2003(SP2)、Vista、windows 7,建議使用Win 2000P、Win 2000S、Win XP。數(shù)據(jù)庫MS SQL 2000(SP4), MSDE 2000(SP4),MS SQL 2005(SP2)網(wǎng)絡(luò)協(xié)議TCP/IP、Named Pipe瀏覽器IE6.0(SP1)以上注:T6系列產(chǎn)品支持的最大客戶端數(shù)為100個。數(shù)據(jù)服務(wù)器和發(fā)布
3、服務(wù)器的配置應(yīng)隨最大并發(fā)數(shù)(站點數(shù))的增加而調(diào)整,當并發(fā)數(shù)小于20個站點時,可使用標準配置,如果并發(fā)數(shù)超過20個站點,可通過增大內(nèi)存和CPU來提高訪問性能,同時剩余硬盤空間將隨著用戶數(shù)據(jù)增多而合理的擴展??蛻舳伺渲煤筒l(fā)數(shù)無關(guān)。安裝前要準備的事項1 請對照用友T6-中小企業(yè)管理軟件 V5.1環(huán)境說明文件所描述的配置準備環(huán)境2安裝時操作系統(tǒng)所在的磁盤分區(qū)剩余磁盤空間必須大于512M3在安裝本產(chǎn)品前必須先把計算機中原有任何T6產(chǎn)品卸載干凈,避免出現(xiàn)與原產(chǎn)品出現(xiàn)兼容問題安裝簡要步驟1 運行安裝盤下的AutoRun.exe,出現(xiàn)如下界面2 在安裝歡迎界面中選擇下一步3、點擊“安裝T6-企業(yè)管理軟件”,
4、開始安裝;4、選擇所需要安裝的子產(chǎn)品,點擊“開始安裝”,然后開始進入各子產(chǎn)品的安裝過程; (說明:用友T6-客戶關(guān)系管理、用友T6-領(lǐng)導決策分析、用友遠程通這三個產(chǎn)品是B/S架構(gòu),只在服務(wù)器端安裝時才選擇,客戶端是免安裝的,安裝時不用選擇這三個產(chǎn)品?。?、根據(jù)所選擇的子產(chǎn)品依次安裝子產(chǎn)品,安裝順序如下(如果沒有選擇安裝則跳過):l 用友T6-企業(yè)管理軟件5.1l 用友T6-人力資源管理l 用友T6-跨賬套查詢l 用友T6-客戶關(guān)系管理l 用友T6-領(lǐng)導決策分析l 用友遠程通l 用友T6-圖文檔管理服務(wù)端l 用友T6-圖文檔管理客戶端各個子產(chǎn)品的詳細安裝過程,請查看本文檔后續(xù)部分的“各子產(chǎn)品安裝
5、說明”;6、在每個子產(chǎn)品安裝完成時,可能會出現(xiàn)需要重啟計算機的提示,此時可以如下兩種方式處理: 1)選擇立刻重啟計算機,安裝盤需要留在光驅(qū)中,重啟后,系統(tǒng)將自行運行AutoRun.exe,出現(xiàn)如下界面,直接點擊“繼續(xù)安裝”,程序?qū)⒆詣永^續(xù)安裝下一個子產(chǎn)品;2)選擇稍后重啟計算機,讓安裝程序繼續(xù)安裝下一個子產(chǎn)品,等所選擇的子產(chǎn)品都安裝完畢后,再選擇重啟計算機,或者手工重啟計算機,完成安裝;安裝過程1、在出現(xiàn)如下安裝歡迎界面時,選擇下一步2、如果同意許可協(xié)議,選擇:我接受許可協(xié)議中的條款”,點擊“下一步”3、輸入用戶和公司名稱4、安裝類型界面中選擇所要的安裝類型(安裝全部產(chǎn)品、單機版安裝、服務(wù)器安
6、裝、數(shù)據(jù)服務(wù)器安裝、應(yīng)用服務(wù)器安裝、應(yīng)用客戶端、自定義),并可選擇目的文件夾5、正式安裝程序檢測系統(tǒng)環(huán)境是否否滿足程序要求6、系統(tǒng)配置符合要求可點擊開始安裝繼續(xù)進行7、各產(chǎn)品文件的安裝過程8、安裝完成對話框中選擇重啟,或者如果選擇了其他的子產(chǎn)品尚未安裝,則可以選擇稍后重啟,等所有選擇的子產(chǎn)品均完成安裝后在自行重啟機器;9、產(chǎn)品安裝完后必須選擇重啟計算機,重啟后在右下角能看到T6服務(wù)的圖標10、計算機啟動完后T6服務(wù)管理器會自動運行11、根據(jù)應(yīng)用需要配置你的服務(wù)(設(shè)置數(shù)據(jù)庫服務(wù)器等)12、配置完數(shù)據(jù)庫后,系統(tǒng)將提示是否啟動相關(guān)聯(lián)的預(yù)警服務(wù),如果您的企業(yè)不用預(yù)警功能,則可以不啟用,啟用預(yù)警服務(wù)對業(yè)
7、務(wù)沒有負面影響二、軟件的操作流程用友T6-企業(yè)管理軟件V5.1各個模塊之間的關(guān)系,如下圖1、 系統(tǒng)初始化1.1、 登錄系統(tǒng)管理用戶運行用友T6-中小企業(yè)管理軟件系統(tǒng)管理模塊,登錄注冊的主要操作步驟如下:操作步驟:1.1.1、用戶選擇運行系統(tǒng)管理模塊。1.1.2、點擊【系統(tǒng)】菜單下的【注冊】。1.1.3、您在“操作員”處輸入“Admin”,初始密碼為空,即可以系統(tǒng)管理員的身份注冊進入系統(tǒng)管理。注冊成功后,可以啟用主菜單【賬套】和【權(quán)限】。1.1.4、系統(tǒng)管理員負責整個系統(tǒng)的維護工作。以系統(tǒng)管理員身份注冊進入,便可以進行賬套的管理(包括賬套的建立、引入和輸出),以及角色、用戶及其權(quán)限的設(shè)置。1.1
8、.5、只有賬套主管才能使用【年度賬】菜單。1.1.6、在系統(tǒng)管理登錄注冊時,選擇“改密碼”,確定后,顯示“設(shè)置操作員口令”對話框,輸入并確認新的口令,即可。1.2、建立賬套在使用系統(tǒng)之前,首先要新建本單位的賬套。操作流程:首先以Admin 身份注冊登錄,然后選擇【賬套】【建立】,進入建立新單位賬套的功能,顯示創(chuàng)建賬套輸入界面。1.2.1、第一步:輸入新建賬套信息,用于記錄新建賬套的基本信息,界面中的各欄目說明如下: 已存賬套系統(tǒng)將現(xiàn)有的賬套以下拉框的形式在此欄目中表示出來,用戶只能參照,而不能輸入或修改。其作用是在建立新賬套時可以明晰已經(jīng)存在的賬套,避免在新建賬套時重復(fù)建立。 賬套號用來輸入新
9、建賬套的編號,用戶必須輸入,可輸入3 個字符(只能是001-999 之間的數(shù)字,而且不能是已存賬套中的賬套號)。 賬套名稱用來輸入新建賬套的名稱,作用是標識新賬套的信息,用戶必須輸入??梢暂斎?0 個字符。 賬套路徑用來輸入新建賬套所要被保存的路徑,用戶必須輸入,可以參照輸入,但不能是網(wǎng)絡(luò)路徑中的磁盤。點擊參照圖標,彈出“賬套存放路徑”對話框,選擇適宜的驅(qū)動器和目標文件夾,系統(tǒng)按選擇的存放路徑存放賬套數(shù)據(jù)。 啟用會計期:輸入新建賬套被啟用的日期,必須輸入。會計期間設(shè)置:因為企業(yè)的實際核算期間可能和正常的自然日期不一致,所以系統(tǒng)提供此功能進行設(shè)置。用戶在輸入啟用會計期后,用鼠標點擊會計期間設(shè)置按
10、鈕,彈出會計期間設(shè)置界面。系統(tǒng)根據(jù)前面啟用會計期的設(shè)置,自動將啟用月份以前的日期標識為不可修改的部分;而將啟用月份以后的日期(僅限于各月的截止日期,至于各月的初始日期則隨上月截止日期的變動而變動)標識為可以修改的部分。用戶可以任意設(shè)置。1.2.2、第二步:輸入單位信息。用于記錄本單位的基本信息,包括單位名稱、單位簡稱、單位地址、法人代表、郵政編碼、電話、傳真、電子郵件、稅號、備注。其中單位名稱必輸,其他信息可輸可不輸。1.2.3、第三步:輸入核算信息。用于記錄本單位的基本核算信息,包括本位幣代碼、本位幣名稱、賬套主管、行業(yè)性質(zhì)、企業(yè)類型、是否按行業(yè)預(yù)置科目等。本幣代碼:用來輸入新建賬套所用的本
11、位幣代碼,例如“人民幣”的代碼為RMB。 本幣名稱:用來輸入新建賬套所用的本位幣名稱,必須輸入。 賬套主管:用來確認新建賬套的賬套主管,用戶只能從下拉框中選擇輸入。 企業(yè)類型:用戶必須從下拉框中選擇輸入與自己企業(yè)類型相同或最相近的類型。系統(tǒng)提供工業(yè)和商業(yè)兩種類型。對于其它行業(yè),建議選用“工業(yè)”。 行業(yè)性質(zhì):用戶必須從下拉框中選擇輸入本單位所處的行業(yè)性質(zhì)。用友T6-中小企業(yè)管理軟件提供行政、工業(yè)企業(yè)、商品流通、旅游飲食、施工企業(yè)、外商投資、鐵路運輸、對外合作、房地產(chǎn)、交通運輸、民航運輸、金融企業(yè)、保險企業(yè)、郵電通信、農(nóng)業(yè)企業(yè)、股份制、科學事業(yè)、醫(yī)院、建設(shè)單位、種子、國家物資儲備、中小學校、高校、
12、新會計制度科目、社會保險醫(yī)療、社會保險失業(yè)、社會保險養(yǎng)老、社會保險其他、律師行業(yè)、中國鐵路、醫(yī)藥等不同性質(zhì)的行業(yè)。請您選擇適用于您企業(yè)的行業(yè)性質(zhì)。這為下一步“是否按行業(yè)預(yù)置科目”確定行業(yè)范圍,系統(tǒng)會根據(jù)您的選擇預(yù)制一些行業(yè)特定的報表。 是否按行業(yè)預(yù)置科目如果用戶希望采用系統(tǒng)預(yù)置所屬行業(yè)的標準一級科目,則在該選項前打勾,那么進入產(chǎn)品后,會計科目由系統(tǒng)自動已經(jīng)設(shè)置;如果不選,則由用戶自己設(shè)置會計科目。1.2.4、第四步:輸入基礎(chǔ)信息選項。存貨是否分類:如果您單位的存貨較多,且類別繁多,您可以在存貨是否分類選項前打勾,表明您要對存貨進行分類管理;如果您單位的存貨較少且類別單一,您也可以選擇不進行存貨
13、分類。 客戶是否分類:如果您單位的客戶較多,且您希望進行分類管理,您可以在客戶是否分類選項前打勾,表明您要對客戶進行分類管理;如果您單位的客戶較少,您也可以選擇不進行客戶分類。 供應(yīng)商是否分類:如果您單位的供應(yīng)商較多,且希望進行分類管理,您可以在供應(yīng)商是否分類選項前打勾,表明您要對供應(yīng)商進行分類管理;如果您單位的供應(yīng)商較少,您也可以選擇不進行供應(yīng)商分類。 是否有外幣核算:如果您單位有外幣業(yè)務(wù),可以在此選項前打勾;否則可以不進行設(shè)置。注意:如果您選擇了存貨、客戶、供應(yīng)商要分類,那么在進行基礎(chǔ)信息設(shè)置時,必須先設(shè)置相應(yīng)的分類,然后才能設(shè)置基礎(chǔ)檔案。1.2.5、第五步:建賬完成后,可以進行相關(guān)設(shè)置,
14、或根據(jù)系統(tǒng)提示現(xiàn)在啟動產(chǎn)品或以后從企業(yè)門戶中啟動產(chǎn)品。繼續(xù)操作:系統(tǒng)進入分類碼設(shè)置,然后進入數(shù)據(jù)精度定義。完成后系統(tǒng)提示XXX 套建立成功,您可以現(xiàn)在進行系統(tǒng)啟用設(shè)置,或以后從企業(yè)門戶_基礎(chǔ)信息進入系統(tǒng)啟用功能,是否進行系統(tǒng)啟用設(shè)置提示。選擇是進入系統(tǒng)啟用設(shè)置界面,選擇否將在以后進入企業(yè)門戶_基礎(chǔ)信息_基本信息進行設(shè)置如果此時完成當前設(shè)置,則企業(yè)建賬成功。對于其它相關(guān)參數(shù),您可以在企業(yè)門戶中進行設(shè)置。以上五步完成新賬套的建立,您此時就可以進行操作人員的設(shè)置了。 注意:只有系統(tǒng)管理員才有權(quán)限創(chuàng)建新賬套。1.3、權(quán)限管理本功能主要完成角色和用戶的增加、刪除、修改和功能權(quán)限的分配。注意,只有以系統(tǒng)管
15、理員Admin 身份注冊進入,才能進行功能權(quán)限分配。1.3.1、角色設(shè)置T6 產(chǎn)品中繼續(xù)加強企業(yè)內(nèi)部控制中權(quán)限的管理,增加了按角色分工管理的理念,加大控制的廣度、深度和靈活性。角色是指在企業(yè)管理中擁有某一類職能的組織,這個角色組織可以是實際的部門,可以是由擁有同一類職能的人構(gòu)成的虛擬組織。例如:實際工作中最常見的會計和出納兩個角色(他們可以是一個部門的人員,也可以不是一個部門但工作職能是一樣的角色統(tǒng)稱)。我們在設(shè)置角色后,可以定義角色的權(quán)限,如果用戶歸屬此角色其相應(yīng)具有角色的權(quán)限。此功能的好處是方便控制操作員權(quán)限,可以依據(jù)職能統(tǒng)一進行權(quán)限的劃分。本功能可以進行賬套中角色的增加、刪除、修改等維護
16、工作。角色的個數(shù)不受限制,一個角色可以擁有多個用戶,一個用戶也可以分屬于不同的角色。用戶和角色的設(shè)置不分先后順序,用戶可以根據(jù)自己的需要先后設(shè)置。在系統(tǒng)管理主界面,選擇【權(quán)限】菜單中的【角色】,進入角色管理功能界面增加角色信息在角色管理界面,點擊增加按鈕,顯示增加角色,輸入角色編碼,可以錄入12 位字符;輸入角色名稱,可以是40 位字符(角色編碼和名稱都不允許重復(fù)錄入,而且此兩項是必輸項);在備注中可以加入對此角色的注釋,可以錄入119 位字符。如果已有設(shè)置過用戶,則在“所屬用戶名稱”中選中該角色的用戶。點擊增加按鈕,保存新增設(shè)置。修改角色信息選中要修改的角色,點擊修改按鈕,進入角色編輯界面,
17、對當前所選角色記錄進行編輯,除角色編號不能進行修改之外,其它的信息均可以修改。刪除角色信息刪除當前的角色,點擊刪除按鈕,則將選中的角色刪除,在刪除前系統(tǒng)會讓您進行確認。如果該角色有所屬用戶,是不允許刪除的。必須先進行修改,將所屬用戶置于非選中狀態(tài),然后才能進行角色的刪除。刷新角色信息點擊刷新按鈕,重新從數(shù)據(jù)庫中提取當前用戶記錄及相應(yīng)的信息。注意用戶和角色設(shè)置不分先后順序,用戶可以根據(jù)自己的需要先后設(shè)置。但對于自動傳遞權(quán)限來說,應(yīng)該首先設(shè)定角色,然后分配權(quán)限,最后進行用戶的設(shè)置。這樣在設(shè)置用戶的時候,如果選擇其歸屬那一個角色,則其自動具有該角色的權(quán)限。 一個角色可以擁有多個用戶,一個用戶也可以分
18、屬于多個不同的角色。 若角色已經(jīng)在用戶設(shè)置中被選擇過,系統(tǒng)則會將這些用戶名稱自動顯示在角色設(shè)置中的所屬用戶名稱的列表中。 只有系統(tǒng)管理員有權(quán)限進行本功能的設(shè)置。1.3.2、用戶設(shè)置本功能主要完成本賬套用戶的增加、刪除、修改等維護工作。設(shè)置用戶后系統(tǒng)對于登錄操作,要進行相關(guān)的合法性檢查。其作用類似于WINDOWS 的用戶賬號,只有設(shè)置了具體的用戶之后,才能進行相關(guān)的操作。在系統(tǒng)管理主界面,選擇【權(quán)限】菜單中的【用戶】,進入用戶管理功能界面。增加新用戶在用戶管理界面,點擊增加按鈕,顯示增加用戶界面。輸入用戶編號、姓名、口令和所屬部門、EMAIL 地址、手機號等,并選擇新增用戶所屬的角色,點擊增加按
19、鈕,保存新增用戶信息。修改用戶信息選中要修改的用戶信息,點擊修改按鈕,可進入修改狀態(tài),但已啟用用戶只修改口令、所屬部門,E-mail,手機號和所屬角色的信息。此時系統(tǒng)會在姓名后出現(xiàn)注銷當前用戶的按鈕,如果需要暫時停止使用該用戶,則點擊此按鈕。此按鈕會變?yōu)閱⒂卯斍坝脩?,可以點擊繼續(xù)啟用該用戶。刪除用戶信息選中要刪除的用戶,點擊刪除按鈕,可刪除該用戶。但已啟用的用戶不能刪除,已定義用戶角色的用戶必須先取消所屬角色信息才能刪除。注意若修改了用戶的所屬角色,則該用戶對應(yīng)的權(quán)限也跟著角色的改變而相應(yīng)的改變。用戶和角色設(shè)置不分先后順序,用戶可以根據(jù)自己的需要先后設(shè)置。但對于自動傳遞權(quán)限來說,應(yīng)該首先設(shè)定角
20、色,然后分配權(quán)限,最后進行用戶的設(shè)置。這樣在設(shè)置用戶的時候,如果選擇其歸屬那一個角色,則用戶將自動具有該角色的權(quán)限。 一個角色可以擁有多個用戶,一個用戶也可以分屬于多個不同的角色。 若角色已經(jīng)設(shè)置過,系統(tǒng)則會將所有的角色名稱自動顯示在角色設(shè)置中的所屬角色名稱的列表中。用戶自動擁有所屬角色所擁有的所有權(quán)限,同時可以額外增加角色中沒有包含的權(quán)限。 若修改了用戶的所屬角色,則該用戶對應(yīng)的權(quán)限也跟著角色的改變而相應(yīng)的改變。 只有系統(tǒng)管理員有權(quán)限進行本功能的設(shè)置。1.3.3、權(quán)限設(shè)置隨著用戶對管理要求不斷提高,越來越多的信息都表明權(quán)限管理必須向更細、更深的方向發(fā)展。T6 產(chǎn)品提供集中權(quán)限管理,所有子系統(tǒng)
21、的權(quán)限全部歸集到系統(tǒng)管理和基礎(chǔ)設(shè)置中定義管理。T6 產(chǎn)品可以實現(xiàn)三個層次的權(quán)限管理。第一,功能級權(quán)限管理,該權(quán)限將提供劃分更為細致的功能級權(quán)限管理功能。包括功能權(quán)限查看和分配。第二,數(shù)據(jù)級權(quán)限管理,該權(quán)限可以通過兩個方面進行權(quán)控制,一個是字段級權(quán)限控制,另一個是記錄級的權(quán)限控制。第三,金額級權(quán)限管理,該權(quán)限主要用于完善內(nèi)部金額控制,實現(xiàn)對具體金額數(shù)量劃分級別,對不同崗位和職位的操作員進行金額級別控制,限制他們制單時可以使用的金額數(shù)量,不涉及內(nèi)部控制的不在管理范圍內(nèi)。功能權(quán)限的分配在系統(tǒng)管理中的權(quán)限分配設(shè)置,數(shù)據(jù)權(quán)限和金額權(quán)限在企業(yè)門戶基礎(chǔ)信息數(shù)據(jù)權(quán)限中進行分配。對于數(shù)據(jù)級權(quán)限和金額級的設(shè)置,必
22、須是在系統(tǒng)管理的功能權(quán)限分配之后才能進行。以系統(tǒng)管理員身份注冊登錄,才能進行功能權(quán)限分配。在系統(tǒng)管理主界面,選擇【權(quán)限】菜單,顯示“操作員權(quán)限”設(shè)置界面操作步驟1、選擇要分配權(quán)限的賬套和賬套所在年度,左邊顯示本賬套內(nèi)所有角色和用戶名;2、選擇要分配權(quán)限的角色和操作員,點擊工具欄上的修改按鈕,顯示增加和調(diào)整權(quán)限界面,系統(tǒng)提供22 個子系統(tǒng)的功能權(quán)限的分配3、點擊展開功能目錄樹,點擊表示選中某項詳細功能。4、點擊確定按鈕保存設(shè)置返回“操作員權(quán)限界面”。5、右邊顯示該角色或用戶所擁有的權(quán)限名稱和權(quán)限隸屬的系統(tǒng)。注意 如果設(shè)置為賬套主管,則能行使全部操作權(quán)限。 修改功能是給操作員進行權(quán)限的分配,并且可
23、以進行子功能的刪除; 刪除功能是將該操作員的所以權(quán)限刪除; 只有以系統(tǒng)管理員(Admin)的身份才能進行賬套主管的權(quán)限分配。如果以賬套主管的身份注冊,只能分配子系統(tǒng)的權(quán)限。但需要注意的是,系統(tǒng)一次只能對一個賬套的某一個年度賬進行分配,一個賬套可以有多個賬套主管。 正在使用的用戶權(quán)限不能進行修改、刪除的操作。 如果對某角色分配了權(quán)限,則在增加新的用戶時(該用戶屬于此角色)則該用戶自動擁有此角色具有的權(quán)限。1.4、基礎(chǔ)設(shè)置1.4.1、系統(tǒng)啟用本功能用于系統(tǒng)的啟用,記錄啟用日期和啟用人,要使用某個產(chǎn)品必須先啟用此系統(tǒng)。進入系統(tǒng)啟用的路徑:1、用戶創(chuàng)建新賬套后,自動進入系統(tǒng)啟用界面,用戶可一氣呵成地完
24、成創(chuàng)建賬套和系統(tǒng)啟用。2、或由【用友T6-中小企業(yè)管理軟件企業(yè)門戶】-【基礎(chǔ)信息】-【基本信息】-【系統(tǒng)啟用】路徑進入,開始系統(tǒng)啟用。操作步驟1、有系統(tǒng)啟用權(quán)限的系統(tǒng)管理員和賬套主管,選擇要啟用的系統(tǒng),在方框內(nèi)打勾;2、在啟用會計期間內(nèi)輸入啟用的年、月數(shù)據(jù);3、用戶按確認按鈕后,保存此次的啟用信息,并將當前操作員寫入啟用人。1.4.2、編碼方案為了便于用戶進行分級核算、統(tǒng)計和管理,本系統(tǒng)可以對基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的編碼進行分級設(shè)置??煞旨壴O(shè)置的內(nèi)容有:科目編碼、存貨分類編碼、地區(qū)分類編碼、客戶分類編碼、客戶權(quán)限分類、供應(yīng)商分類編碼、供應(yīng)商權(quán)限分類、部門編碼、收發(fā)類別編碼、結(jié)算方式編碼和貨位編碼。編碼級次和
25、各級編碼長度的設(shè)置將決定用戶單位如何編制基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的編號,進而構(gòu)成用戶分級核算、統(tǒng)計和管理的基礎(chǔ)。1.4.3、數(shù)據(jù)精度由于各用戶對數(shù)量、單價的核算精度要求不一致,為了適應(yīng)各用戶的不同需求,本系統(tǒng)提供了自定義數(shù)據(jù)精度的功能。在系統(tǒng)管理部分需要設(shè)置的數(shù)據(jù)精度主要有:存貨數(shù)量小數(shù)位、存貨單價小數(shù)位、開票單價小數(shù)位、件數(shù)小數(shù)位、換算率小數(shù)位和稅率小數(shù)位。用戶可根據(jù)企業(yè)的實際情況來進行設(shè)置。雙擊基礎(chǔ)設(shè)置中的【數(shù)據(jù)精度】項,用戶可根據(jù)企業(yè)的實際情況,輸入在進行存貨數(shù)量核算、存貨單價核算時所要求的小數(shù)位數(shù),輸入在開票時所要求的單價、所要求的件數(shù)的小數(shù)位數(shù),輸入在進行單位換算時所要求的換算率的小數(shù)位數(shù)。1.5、
26、基礎(chǔ)檔案1.5.1、機構(gòu)設(shè)置1.5.1.1、部門檔案雙擊基礎(chǔ)設(shè)置中的【部門檔案】,點擊增加按鈕,在編輯區(qū)輸入部門的編號、名稱、負責人、屬性、電話、地址等基礎(chǔ)信息資料,其中部門編碼和部門名稱必須輸入。部門編號必須符合部門編碼級次原則。如果要在“銷售管理系統(tǒng)信用控制”中選擇“部門信用控制”,建議在這里輸入部門信用狀況。1.5.1.2、職員檔案主要用于記錄本單位使用系統(tǒng)的職員列表,包括職員編號、名稱、所屬部門及職員屬性等。雙擊基礎(chǔ)設(shè)置中的【職員檔案】,在左邊目錄區(qū)選擇要增加職員的部門,點擊增加按鈕,在增加職員檔案界面中輸入職員的編號、姓名、所屬部門、信用額度、信用天數(shù)、信用等級等相關(guān)信息資料。其中職
27、員編號、職員名稱和所屬部門必須輸入。如果要在“銷售管理系統(tǒng)信用控制”中選擇“業(yè)務(wù)員信用控制”,建議在這里輸入職員信用權(quán)限。1.5.2、往來單位1.5.2.1、客戶/供應(yīng)商分類企業(yè)根據(jù)自己管理的要求,需要對客戶、供應(yīng)商進行相應(yīng)的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)統(tǒng)計、匯總分析,因此需要建立一套完善的分類體系進行管理。用戶根據(jù)已設(shè)置好的分類編碼方案對客戶/供應(yīng)商進行分類設(shè)置,在T6 產(chǎn)品中總賬、應(yīng)收、銷售、庫存、存貨系統(tǒng)都會用到客戶分類。用戶雙擊基礎(chǔ)設(shè)置中的【客戶分類】,單擊增加按鈕,可新增一個客戶類型,在編輯區(qū)輸入客戶分類編碼、名稱,注意客戶分類必須逐級增加;單擊修改按鈕,可對除客戶分類編碼外的其他客戶分類信息進行修改;
28、單擊刪除按鈕,即可刪除當前分類,注意已經(jīng)使用的客戶分類不能刪除,非末級客戶分類不能刪除。供應(yīng)商分類設(shè)置的操作同客戶分類。1.5.2.2、客戶/供應(yīng)商檔案完成客戶/供應(yīng)商分類設(shè)置后,開始進行客戶/供應(yīng)商檔案的設(shè)置和管理。供應(yīng)商檔案設(shè)置的操作同客戶檔案。雙擊基礎(chǔ)設(shè)置中的【客戶檔案】,在屏幕左邊的列表中選擇一個末級的客戶分類,點擊增加按鈕,顯示“增加客戶檔案”界面,分別填寫基本頁簽、信用頁簽、聯(lián)系頁簽和其他頁簽內(nèi)容,增加客戶信息。1.5.2.3、地區(qū)分類如果您的企業(yè)需要對供貨商或客戶按地區(qū)進行統(tǒng)計,那就應(yīng)該建立地區(qū)分類體系。地區(qū)分類最多有五級,企業(yè)可以根據(jù)實際需要進行分類。如:您可以按區(qū)、省、市進行
29、分類,也可以按省、市、縣進行分類。雙擊基礎(chǔ)設(shè)置中的【地區(qū)分類】,單擊增加按鈕,在編輯區(qū)按照編碼原則輸入地區(qū)類別編碼和名稱,單擊保存按鈕,保存此次增加的地區(qū)分類;單擊放棄按鈕,放棄此次增加的地區(qū)分類。如果想繼續(xù)增加,用鼠標單擊增加按鈕即可。1.5.3、財務(wù)1.5.3.1、會計科目會計科目是填制會計憑證、登記會計賬簿、編制會計報表的基礎(chǔ)。會計科目是對會計對象具體內(nèi)容分門別類進行核算所規(guī)定的項目。會計科目是一個完整的體系,它是區(qū)別于流水賬的標志,是復(fù)式記賬和分類核算的基礎(chǔ)。會計科目設(shè)置的完整性影響著會計過程的順利實施,會計科目設(shè)置的層次深度直接影響會計核算的詳細、準確程度。除此之外,對于電算化系統(tǒng)會
30、計科目的設(shè)置是用戶應(yīng)用系統(tǒng)的基礎(chǔ),它是實施各個會計手段的前提。因此,科目設(shè)置的完整性、詳細程度對于整個財務(wù)電算化系統(tǒng)尤其重要,應(yīng)在創(chuàng)建科目、科目屬性描述、賬戶分類上為用戶提供盡可能的方便和校驗保障。本功能完成對會計科目的設(shè)立和管理,用戶可以根據(jù)業(yè)務(wù)的需要方便地增加、插入、修改、查詢、打印會計科目。增加會計科目用鼠標單擊增加即可進入會計科目增加界面:1. 輸入科目編碼,科目編碼必須唯一,科目編碼必須按其級次的先后次序建立;2. 輸入科目的中英文名稱、行業(yè)性質(zhì)和助記碼;3. 選擇賬頁格式,用于定義該科目在賬簿打印時的默認打印格式。系統(tǒng)提供了金額式、外幣金額式、數(shù)量金額式、外幣數(shù)量式四種賬頁格式供選
31、擇;4. 設(shè)置輔助賬類,系統(tǒng)除完成一般的總賬、明細賬核算外,并提供以下幾種專項核算功能供用戶選用:部門核算、個人往來核算、客戶往來核算、供應(yīng)商往來核算、項目核算。如何指定現(xiàn)金、銀行科目單擊【編輯】菜單下的【指定科目】,顯示指定科目窗口,用戶在此用全選、全刪、單刪、單選按鈕選擇現(xiàn)金、銀行存款的總賬科目,選擇完畢后,用鼠標單擊確認按鈕即可。注意此處指定的現(xiàn)金、銀行存款科目供出納管理使用,所以在查詢現(xiàn)金、銀行存款日記賬前,必須指定現(xiàn)金、銀行存款總賬科目。 如果本科目已被制過單或已錄入期初余額,則不能刪除、修改該科目。如要修改該科目必須先刪除有該科目的憑證,并將該科目及其下級科目余額清零,再行修改,修
32、改完畢后要將余額及憑證補上。 已使用末級的會計科目不能再增加下級科目。非末級科目及已使用的末級科目不能再修改科目編碼。如何指定現(xiàn)金流量科目用鼠標單擊【編輯】菜單下的【指定科目】,顯示指定科目窗口,用戶在此用全選、全刪、單刪、單選按鈕選擇現(xiàn)金流量科目,選擇完畢后,用鼠標單擊確認按鈕即可。注意此處指定的現(xiàn)金流量科目供UFO 出現(xiàn)金流量表時取數(shù)函數(shù)使用,所以在錄入憑證時,對指定的現(xiàn)金流量科目系統(tǒng)自動彈出窗口要求您指定當前錄入分錄的現(xiàn)金流量項目。1.5.3.2、憑證類別本系統(tǒng)提供了【憑證分類】功能,用戶可以按照本單位的需要對憑證進行分類設(shè)置。如果是第一次進入憑證類別設(shè)置,系統(tǒng)提供了幾種常用分類方式供用
33、戶選擇。第一種分類方式:記賬憑證第二種分類方式:收款、付款、轉(zhuǎn)賬憑證;第三種分類方式:現(xiàn)金、銀行、轉(zhuǎn)賬憑證;第四種分類方式:現(xiàn)金收款、現(xiàn)金付款、銀行收款、銀行付款、轉(zhuǎn)賬憑證;第五種分類方式:自定義憑證類別。用戶可按需要進行選擇,選擇完后,仍可進行修改。當選擇了分類方式后,則進入憑證類別設(shè)置,系統(tǒng)將按照所選的分類方式對憑證類別進行預(yù)置。增加、刪除、修改憑證類別點擊增加按鈕,在表格中新增的空白行中填寫憑證類別字,憑證類別名稱等欄目即可。刪除時,用鼠標單擊要刪除的憑證類別,再點刪除按鈕即可。修改時,直接在表格上修改即可。設(shè)置限制類型與限制科目某些類別的憑證在制單時對科目有一定限制,這里,系統(tǒng)有七種限
34、制類型供選擇:1、借方必有:制單時,此類憑證借方至少有一個限制科目有發(fā)生。2、貸方必有:制單時,此類憑證貸方至少有一個限制科目有發(fā)生。3、憑證必有:制單時,此類憑證無論借方還是貸方至少有一個限制科目有發(fā)生。4、憑證必無:制單時,此類憑證無論借方還是貸方不可有一個限制科目有發(fā)生。5、無限制:制單時,此類憑證可使用所有合法的科目限制科目由用戶輸入,可以是任意級次的科目,科目之間用逗號分割,數(shù)量不限,也可參照輸入,但不能重復(fù)錄入。6、借方必無:即金額發(fā)生在借方的科目集必須不包含借方必無科目??稍趹{證保存時檢查。7、貸方必無:即金額發(fā)生在貸方的科目集必須不包含貸方必無科目??稍趹{證保存時檢查。1.5.
35、3.3、外幣設(shè)置匯率管理是專為外幣核算服務(wù)的。在此可以對本賬套所使用的外幣進行定義;在【填制憑證】中所用的匯率應(yīng)先在此進行定義,以便制單時調(diào)用,減少錄入?yún)R率的次數(shù)和差錯。對于使用固定匯率(即使用月初或年初匯率)作為記賬匯率的用戶,在填制每月的憑證前,應(yīng)預(yù)先在此錄入該月的記賬匯率,否則在填制該月外幣憑證時,將會出現(xiàn)匯率為零的錯誤,對于使用變動匯率(即使用當日匯率)作為記賬匯率的用戶,在填制該天的憑證前,應(yīng)預(yù)先在此錄入該天的記賬匯率。如何增加核算外幣幣種單擊增加按鈕,輸入幣種和幣名,輸入?yún)R率小數(shù)位及折算方式,選擇固定匯率或浮動匯率,確認即可。折算方式分為直接匯率與間接匯率兩種,用戶可以根據(jù)外幣的使
36、用情況選定匯率的折算方式。直接匯率即外幣*匯率=本位幣,間接匯率即外幣/匯率=本位幣。最大折算誤差在記賬時,如果外幣*(或/)匯率-本位幣最大折算誤差,則系統(tǒng)給予提示,系統(tǒng)默認最大折算誤差為0.00001,即不相等時就提示,如果用戶希望在制單時不提供最大折算誤差提示,可以將最大折算誤差設(shè)為一個比較大的數(shù)值,如 即可。固定匯率與浮動匯率選【固定匯率】即可錄入各月的月初匯率,選【浮動匯率】即可錄入所選月份的各日匯率。1.5.3.4、項目目錄企業(yè)在實際業(yè)務(wù)處理中會對多種類型的項目進行核算和管理,例如在建工程、對外投資、技術(shù)改造項目、項目成本管理、合同等。因此本產(chǎn)品提供項目核算管理的功能。您可以將具有
37、相同特性的一類項目定義成一個項目大類。一個項目大類可以核算多個項目,為了便于管理,我們還可以對這些項目進行分類管理。您可以將存貨、成本對象、現(xiàn)金流量、項目成本等作為核算的項目分類。使用項目核算與管理的首要步驟是設(shè)置項目檔案,項目檔案設(shè)置包括:增加或修改項目大類,定義項目核算科目、項目分類、項目欄目結(jié)構(gòu),并進行項目目錄的維護。新增項目大類點擊增加按鈕1、根據(jù)新增向?qū)略鲆粋€項目大類,選擇項目大類的屬性:普通項目、成本對象、項目管理、存貨核算、現(xiàn)金流量項目,根據(jù)新增向?qū)Ъ纯尚略鲆粋€項目大類。2、定義“項目大類名稱”,如果是針對您單位所需的項目核算,可選擇“普通項目”;如果您使用了本公司的存貨核算系
38、統(tǒng),則選擇“使用存貨目錄定義項目”,將存貨系統(tǒng)中已定義好的存貨目錄作為項目目錄,系統(tǒng)可自動將存貨分類設(shè)置為項目分類,并將存貨目錄設(shè)置為項目目錄;如果您需要進行成本核算,您可將成本對象定義為項目。3、定義項目級次:項目分類可以分為一八級,您可以在每級中手工輸入該級中編碼的長度(或通過按鈕向上、向下調(diào)整長度數(shù)字),每一級長度不能超過9 位長度,總長度不能超過22 位。項目分類定義中設(shè)置項目分類時,根據(jù)這里定義的編碼原則和級次定義項目分類。4、定義項目欄目:一個項目除了項目名稱外,有時還應(yīng)加一些其他備注說明,比如課題核算除了課題名以外,還有如課題性質(zhì)、課題承擔單位、課題負責人等備注說明,這些備注說明
39、均可以設(shè)置為項目欄目。建立項目檔案新增項目大類后,就可以開始設(shè)置項目檔案。下面描述定義項目檔案的操作步驟:設(shè)置核算科目設(shè)置項目結(jié)構(gòu)項目分類定義項目目錄維護。第一步:設(shè)置核算科目核算和管理項目的第一步就是設(shè)置項目大類的核算科目。這些核算科目將作為該項目大類在以后的數(shù)據(jù)輸入、計算匯總中的依據(jù).使用前提:只有在會計科目設(shè)置中設(shè)置項目輔助核算屬性的科目才能作為項目大類核算科目。例如對產(chǎn)成品、生產(chǎn)成本、商品采購、庫存商品、在建工程、科研課題、科研成本等科目設(shè)置項目輔助核算?!静僮鞣椒ā?、選擇核算項目:從項目大類下拉框中選擇要設(shè)置核算科目的項目名稱;2、點擊核算科目頁簽,從待選科目中選擇該項目需要的核算
40、科目至已選科目;3、點擊確定按鈕保存設(shè)置。第二步:設(shè)置項目結(jié)構(gòu)一個項目除了項目名稱外,有時還應(yīng)加一些其他備注說明,比如課題核算除了課題名以外,還有如課題性質(zhì)、課題承擔單位、課題負責人等備注說明,這些備注說明均可以設(shè)置為項目欄目。【操作方法】1、點擊項目結(jié)構(gòu)頁簽,顯示項目結(jié)構(gòu)列表2、點擊修改按鈕,進入項目大類定義-修改界面。3、點擊增加按鈕,新增一空行;4、按照【項目數(shù)據(jù)來源說明】輸入相關(guān)內(nèi)容。5、點擊上一步可修改項目級次和項目大類名稱,點擊完成按鈕保存修改返回項目檔案主界面。 項目結(jié)構(gòu)標題說明 項目編號:系統(tǒng)已設(shè)置固定欄目,系統(tǒng)默認為文本類型,即用戶可以輸入文本型字符,總長度不超過20 個字符
41、。 項目名稱:系統(tǒng)已設(shè)置固定欄目,系統(tǒng)默認為文本類型,即用戶可以輸入文本型名稱,總長度不超過60 個字符。 是否結(jié)算:系統(tǒng)已設(shè)置固定欄目,定義為邏輯判斷類型,總長度為1。 所屬分類碼:系統(tǒng)已設(shè)置固定欄目,定義為文本類型,可以顯示22 位分類編碼,與項目分類定義中默認的最長分類編碼22 位一致。第三步:項目分類定義點擊項目分類定義頁簽,根據(jù)項目級次和編碼規(guī)則可以輸入22 個字符的分類編碼和20個字符的分類名稱。分類編碼原則分類編碼必須唯一,注意不能隔級錄入分類編碼。 項目編碼規(guī)則是根據(jù)分類編碼級長自動設(shè)置。 界面上顯示已使用標記,已使用的項目分類不能刪除。若項目分類下已有項目目錄,則判斷為已使用
42、。 可修改項:未使用的分類編碼和分類名稱,已使用的分類名稱可以修改。 不可修改項:非末級分類編碼和已使用的分類編碼不能修改。 若某項目分類已定義項目則不能刪除,也不能定義下級分類,必須先刪除項目,再刪除該項目分類或定義下級分類。即非末級分類編碼不能修改刪除。第四步:項目目錄維護在項目目錄頁簽,點擊維護按鈕進入維護界面,可查看、增加、刪除或修改項目目錄,平時項目目錄有變動應(yīng)及時在本功能中進行調(diào)整。在每年年初應(yīng)將已結(jié)算或不用的項目刪除?!静僮鞑襟E】1、用鼠標單擊維護按鈕,進入項目目錄維護窗口。顯示所有項目列表;用鼠標單擊增加可增加新的項目目錄。2、輸入項目編號,項目編號由用戶自由輸入,根據(jù)項目結(jié)構(gòu)
43、中設(shè)置的輸入類型和長度錄入合法的項目編號。由于項目編號是以后錄入和核算項目數(shù)據(jù)信息的依據(jù),所以項目編號必須唯一,不能重復(fù)。3、輸入項目名稱,您可以根據(jù)項目結(jié)構(gòu)中設(shè)置的輸入類型和長度錄入項目名稱,項目名稱可以重復(fù)。4、若項目已經(jīng)結(jié)算,可雙擊是否結(jié)算欄,設(shè)置已結(jié)算標志。系統(tǒng)提示:請用戶在給項目打上結(jié)算標志后,注意檢查項目是否還有未分配的公共成本。5、選擇項目所屬分類碼,即該項目屬于那一個項目大類。不同的項目可使用相同的所屬分類碼。注意在基礎(chǔ)欄目中,如果項目已完成,則不參與成本的分配計算。如果給是否結(jié)算打上完工標記,則完工日期由系統(tǒng)自動生成為當前系統(tǒng)登錄日期,允許用戶修改。 在附屬欄目中,如果項目已
44、完成,則不參與成本的分配計算。如果打上完工標記,則完工日期由系統(tǒng)自動生成,為當前登錄日期,允許用戶修改。1.6、會計科目期初余額如果是第一次使用賬務(wù)處理系統(tǒng),必須使用此功能輸入科目余額。1.6.1、增加方法如果您是年中建賬,比如您是9 月開始使用賬務(wù)系統(tǒng),建賬月份為9月,您可以錄入9月初的期初余額以及1-9月的借、貸方累計發(fā)生額,系統(tǒng)自動計算年初余額;若您是年初建賬,可以直接錄入年初余額。增加期初余額清零功能:當此科目的下級科目的期初數(shù)據(jù)互相抵消使本科目的期初余額為零時,清除此科目的所有下級科目的期初數(shù)據(jù),此功能只能在沒有已記賬憑證時使用。錄完所有余額后,用鼠標單擊試算按鈕,可查看期初余額試算
45、平衡表,檢查余額是否平衡,也可單擊對賬按鈕,檢查總賬、明細賬、輔助賬的期初余額是否一致。1.6.2、如何錄入輔助核算科目期初余額?輔助核算科目必須按輔助項錄入期初余額,往來科目(即含個人往來、客戶往來、供應(yīng)商往來賬類的科目)應(yīng)錄入期初未達項,用鼠標雙擊輔助核算科目的期初余額(年中啟用)或年初余額(年初啟用),屏幕顯示輔助核算科目期初余額錄入窗口。鼠標單擊增加按鈕,屏幕增加一條新的期初明細,您可順序輸入各項內(nèi)容。如果輸入過程中發(fā)現(xiàn)某項輸入錯誤,可按ESC鍵取消當前項輸入,將光標移到需要修改的編輯項上,直接輸入正確的數(shù)據(jù)即可。如果想放棄整行增加數(shù)據(jù),在取消當前輸入后,再按ESC鍵即可。如果需要修改
46、某個數(shù)據(jù),將光標移到要進行修改的數(shù)據(jù)上,直接輸入正確數(shù)據(jù)即可,如果想放棄修改,按ESC鍵即可。要刪除某一期初明細時,將光標移到要刪除的期初明細上,用鼠標單擊刪除按鈕,經(jīng)確認后即可。屏幕下端的狀態(tài)欄顯示期初的合計數(shù)。用鼠標單擊科目下拉選擇框可選擇相同輔助賬類的其他科目錄入期初余額。若為項目核算科目則可選擇相同項目大類的其他科目錄入期初余額。在輸入客戶、供應(yīng)商、部門、個人、項目信息時,按按鈕或F2可參照輸入。按查找按鈕可對輔助期初明細進行查找定位。1.6.3、注意事項若您的期初余額試算不平衡,那么您將不能記賬,但您可以填制憑證。若您已經(jīng)使用本系統(tǒng)記過賬,則不能再錄入、修改期初余額。2、 做賬流程2
47、.1、填制憑證記賬憑證是本系統(tǒng)處理的起點,也是所有查詢數(shù)據(jù)的最主要的一個來源。日常業(yè)務(wù)處理首先從填制憑證開始?!静僮鞑襟E】1. 單擊菜單【憑證】下的【填制憑證】,顯示單張憑證。2. 單擊增加按鈕或按F5鍵,增加一張新憑證,光標定位在憑證類別上,輸入或參照選擇一個憑證類別字。3. 憑證編號:如果在【選項】中選擇系統(tǒng)編號則由系統(tǒng)按時間順序自動編號。否則,請手工編號,允許最大憑證號為32767。系統(tǒng)規(guī)定每頁憑證可以有五筆分錄,當某號憑證不只一頁,系統(tǒng)自動將在憑證號后標上幾分之一,如:收-0001號0002/0003表示為收款憑證第0001號憑證共有三張分單,當前光標所在分錄在第二張分單上。4. 系統(tǒng)
48、自動取當前業(yè)務(wù)日期為記賬憑證填制的日期,可修改。5. 在附單據(jù)數(shù)處輸入原始單據(jù)張數(shù)。6. 輸入末級科目或按F2鍵參照錄入。7. 若科目為銀行科目,且在結(jié)算方式設(shè)置中確定要進行票據(jù)管理,在【選項】中設(shè)置支票控制,那么這里會要求要輸入結(jié)算方式、票號及發(fā)生日期。8. 如果科目設(shè)置了輔助核算屬性,則在這里還要輸入輔助信息,如部門、個人、項目、客戶、供應(yīng)商、數(shù)量、自定義項等。錄入的輔助信息將在憑證下方的備注中顯示9. 如果科目設(shè)置了輔助核算屬性,則在這里還要輸入輔助信息,如部門、個人、項目、客戶、供應(yīng)商、數(shù)量、自定義項等。錄入的輔助信息將在憑證下方的備注中顯示。10.錄入該筆分錄的借方或貸方本幣發(fā)生額,
49、金額不能為零,但可以是紅字,紅字金額以負數(shù)形式輸入。如果方向不符,可按空格鍵調(diào)整金額方向。11.若想放棄當前未完成的分錄的輸入,可按刪行按鈕或Ctrl+D鍵刪除當前分錄即可12.如果填制憑證使用的科目為現(xiàn)金流量科目,那么在錄完本條分錄后要求指定該分錄的現(xiàn)金流量項目。可將一條件分錄指定為多個現(xiàn)金流量項目,但總金額必須與分錄的金額保持一致。對于未指定為現(xiàn)金流量的科目,如需指定現(xiàn)金流量項目,可在錄入一條分錄的金額后,點擊流量按鈕,則會彈出現(xiàn)金流量項目指定的窗口,要求您輸入此條件分錄對應(yīng)的現(xiàn)金流量項目。13.當憑證全部錄入完畢后,按保存按鈕或F6鍵保存這張憑證。2.2、審核憑證審核憑證是審核員按照財會制度,對制單員填制的記賬憑證進行檢查核對,主要審核記賬憑證是否與原始憑證相符,會計分
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