《電子文件管理系統(tǒng)通用功能要求》與IS016175

1、電子文件管理系統(tǒng)通用功能要求與IS016175摘要：電子文件管理系統(tǒng)開(kāi)發(fā)的成敗直接關(guān)系到電子文件管理的效率與水平：電子文件管理系統(tǒng)通用功能要求和IS0 16175: 2-2017都是指導(dǎo)電子文件管理系統(tǒng)開(kāi)發(fā)的標(biāo)準(zhǔn)，文章從功能模塊的劃分與模塊對(duì)應(yīng)關(guān)系兩個(gè)方面對(duì)它們進(jìn)行了異同點(diǎn)的比較，認(rèn)為電子文件管理系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)應(yīng)該堅(jiān)持基于前沿、遵從規(guī)范，基于業(yè)務(wù)、實(shí)用適用，基于元數(shù)據(jù)、確保真實(shí)可靠，基于前端、全程管理的原則。 教關(guān)鍵詞 ：電子文件管理系統(tǒng)通用功能要求和IS0 16175: 2-2017都是指導(dǎo)電子文件管理系統(tǒng)開(kāi)發(fā)的標(biāo)準(zhǔn)，文章從功能模塊的劃分與模塊對(duì)應(yīng)關(guān)系兩個(gè)方面對(duì)它們進(jìn)行了異同點(diǎn)的比較，認(rèn)為電子文

2、件管理系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)應(yīng)該堅(jiān)持基于前沿、遵從規(guī)范，基于業(yè)務(wù)、實(shí)用適用，基于元數(shù)據(jù)、確保真實(shí)可靠，基于前端、全程管理的原則。 教關(guān)鍵詞 ( Model Requirements for the Management of Electro-nic Records 2，簡(jiǎn)稱MoReq2)、美國(guó)國(guó)防部的電子文件管理軟件應(yīng)用系統(tǒng)設(shè)計(jì)評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)( Design Cri-teria Standard for Electronic Records Management So-ftware Application，簡(jiǎn)稱DoD5015.2-STD）、ISO16175等。由于文件管理工作、科技發(fā)展水平、文化傳統(tǒng)等方面不同，

3、各國(guó)指導(dǎo)ERMS開(kāi)發(fā)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范既有一定的相同之處，又有各自特色。本文擬就我國(guó)與ISO規(guī)范ERMS開(kāi)發(fā)的兩個(gè)標(biāo)準(zhǔn)（電子文件管理系統(tǒng)通用功能要求和IS0 16175）的異同點(diǎn)進(jìn)行比較研究，以期對(duì)我國(guó)ERMS開(kāi)發(fā)部門(mén)、文檔管理部門(mén)了解和認(rèn)識(shí)國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)，推動(dòng)我國(guó)ERMS的合規(guī)性建設(shè)有所裨益。 二，標(biāo)準(zhǔn)簡(jiǎn)介 2017年6月1日實(shí)施的電子文件管理系統(tǒng)通用功能要求（下文簡(jiǎn)稱要求）是目前我國(guó)唯一一部電子文件管理系統(tǒng)功能需求標(biāo)準(zhǔn)。此前，由于我國(guó)沒(méi)有相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，各部門(mén)開(kāi)發(fā)出的ERMS功能很不完善（見(jiàn)下文調(diào)研結(jié)果），難以對(duì)各部門(mén)生成的電子文件進(jìn)行有效管理。該國(guó)標(biāo)的出臺(tái)，旨在規(guī)范我國(guó)ERMS開(kāi)發(fā)，提高我國(guó)電子文件管理水平

4、，保證電子文件的真實(shí)、可靠、完整。國(guó)標(biāo)分為六個(gè)部分：電子文件管理軟件應(yīng)用系統(tǒng)設(shè)計(jì)評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)( Design Cri-teria Standard for Electronic Records Management So-ftware Application，簡(jiǎn)稱DoD5015.2-STD）、ISO16175等。由于文件管理工作、科技發(fā)展水平、文化傳統(tǒng)等方面不同，各國(guó)指導(dǎo)ERMS開(kāi)發(fā)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范既有一定的相同之處，又有各自特色。本文擬就我國(guó)與ISO規(guī)范ERMS開(kāi)發(fā)的兩個(gè)標(biāo)準(zhǔn)（電子文件管理系統(tǒng)通用功能要求和IS0 16175）的異同點(diǎn)進(jìn)行比較研究，以期對(duì)我國(guó)ERMS開(kāi)發(fā)部門(mén)、文檔管理部門(mén)了解和認(rèn)識(shí)國(guó)際

5、標(biāo)準(zhǔn)，推動(dòng)我國(guó)ERMS的合規(guī)性建設(shè)有所裨益。 二，標(biāo)準(zhǔn)簡(jiǎn)介 2017年6月1日實(shí)施的電子文件管理系統(tǒng)通用功能要求（下文簡(jiǎn)稱要求）是目前我國(guó)唯一一部電子文件管理系統(tǒng)功能需求標(biāo)準(zhǔn)。此前，由于我國(guó)沒(méi)有相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，各部門(mén)開(kāi)發(fā)出的ERMS功能很不完善（見(jiàn)下文調(diào)研結(jié)果），難以對(duì)各部門(mén)生成的電子文件進(jìn)行有效管理。該國(guó)標(biāo)的出臺(tái)，旨在規(guī)范我國(guó)ERMS開(kāi)發(fā)，提高我國(guó)電子文件管理水平，保證電子文件的真實(shí)、可靠、完整。國(guó)標(biāo)分為六個(gè)部分( Principles and Functional Requirement for Recordsin Electronic Office Environments，下文簡(jiǎn)稱ICA-R

6、eq)?！?017年12月，ICA-Req第一、第三單元被國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)化組織采用。201 1年4月，ICA-Req第二單元被國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)化組織采標(biāo)為國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)IS0 16175的第二部分。至此，ICA-Req的三個(gè)單元悉數(shù)成為國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)信息與文獻(xiàn)一一電子辦公環(huán)境中文件管理原則與功能要求(IS0 16175)的三個(gè)部分。第一單元是概述與原則綜述，第二單元是ERMS指南與功能要求，第三單元是EDMS指南與功能要求。”本文主要比較要求和IS0 16175:2-2017即與ERMS功能需求相關(guān)的部分。這兩部標(biāo)準(zhǔn)都是集大成之作，在各自領(lǐng)域都很有影響力，具有很強(qiáng)的時(shí)代特性，通過(guò)對(duì)比了解其異同，對(duì)我國(guó)ERMS開(kāi)發(fā)部門(mén)了

7、解國(guó)際前沿大有裨益。 三基本信息 通過(guò)“表1”我們發(fā)現(xiàn)：信息與文獻(xiàn)一一電子辦公環(huán)境中文件管理原則與功能要求(IS0 16175)的三個(gè)部分。第一單元是概述與原則綜述，第二單元是ERMS指南與功能要求，第三單元是EDMS指南與功能要求。”本文主要比較要求和IS0 16175:2-2017即與ERMS功能需求相關(guān)的部分。這兩部標(biāo)準(zhǔn)都是集大成之作，在各自領(lǐng)域都很有影響力，具有很強(qiáng)的時(shí)代特性，通過(guò)對(duì)比了解其異同，對(duì)我國(guó)ERMS開(kāi)發(fā)部門(mén)了解國(guó)際前沿大有裨益。 三基本信息 通過(guò)“表1”我們發(fā)現(xiàn)和IS0 16175：22017適用范圍基本一致，即適用于機(jī)構(gòu)ERMS的設(shè)計(jì)、審核和實(shí)施；它們都詳細(xì)的對(duì)相關(guān)術(shù)語(yǔ)進(jìn)

8、行了界定，以便標(biāo)準(zhǔn)能更好地被使用者理解；它們都引用了相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，都是集大威之作；從書(shū)寫(xiě)形式上看，要求和IS0 16175:2-2017都是先寫(xiě)功能要求概述，后文均以表格的形式對(duì)概述內(nèi)容展開(kāi)分塊進(jìn)行條分縷析的羅列，不同的是，對(duì)羅列的每一項(xiàng)ERMS功能要求條款，要求給出了“必選”（必須采用）和“可選”（可根據(jù)用戶需要選用或不選用）兩種，而IS0 16175:2-2017給出了三種，分別是“Must”（必須的、絕對(duì)的要求，必須選用）、“Should”（不使用這條規(guī)則的理由有說(shuō)服力時(shí)可不予考慮）和“May”（真正的可選項(xiàng)，可以忽略或采納），更加的細(xì)致；要求與IS0 16175:2-2017的不同點(diǎn)

9、還體現(xiàn)在ISO16175的起草者有具體實(shí)踐部門(mén)如軟件經(jīng)銷(xiāo)商的參與，而要求則是政府機(jī)構(gòu)和高校合作的產(chǎn)物；要求可以看做是一個(gè)整體，主要論述ERMS的通用功能要求，而IS0 16175三個(gè)單元即相互獨(dú)立又相互聯(lián)系，要了解ERMS的功能要求僅僅看IS016175:2-2017是不夠的，還必須參考IS0 16175:1-2017概述與原則綜述，它是IS0 16175綱領(lǐng)性部分；由于是國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)，IS0 16175參考的文獻(xiàn)涉及到全球具有影向力的項(xiàng)目如InterPARES和各國(guó)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，而要求主要引用自身體系內(nèi)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，這可能是由各自的服務(wù)對(duì)象不同所決定的。 四，標(biāo)準(zhǔn)相關(guān)內(nèi)容 “圖2”和“圖3”分別給出了

10、要求和ISO16175:2-2017對(duì)ERMS功能要求的框架圖。 要求的基本功能四個(gè)模塊大體對(duì)應(yīng)ISO16175:2-2017功能要求中的四個(gè)模塊（設(shè)計(jì)模塊ISO16175:2-2017未予詳述），它們之間的對(duì)應(yīng)關(guān)系見(jiàn)“圖4”。要求和IS0 16175:2-2017中都規(guī)定ERMS應(yīng)該根據(jù)機(jī)構(gòu)自身實(shí)際情況建立分類方案，并賦予其唯一的識(shí)別符，均強(qiáng)調(diào)只有授權(quán)用戶才能創(chuàng)建分類方案等。要求為了保證分類方案的質(zhì)量和穩(wěn)定性，還規(guī)定了維護(hù)分類方案的條款，包括對(duì)類目進(jìn)行拆分、刪除、復(fù)制、合并等。它們對(duì)元數(shù)據(jù)的捕獲均貫穿整個(gè)電子文件生命周期，在文件流轉(zhuǎn)的每一個(gè)環(huán)節(jié)，在對(duì)文件進(jìn)行操作的每一個(gè)過(guò)程，元數(shù)據(jù)都不斷地生

11、成，像滾雪球一樣越來(lái)越多，并且都要求ERMS對(duì)元數(shù)據(jù)必須集中存儲(chǔ)、管理和維護(hù)。具有獨(dú)特性的是要求中規(guī)定了ERMS應(yīng)該支持管理員定義和維護(hù)不同的文件類型模板，這樣就極大地簡(jiǎn)化了機(jī)構(gòu)文件管理的復(fù)雜度。如機(jī)構(gòu)只需要提供必要的信息如發(fā)文機(jī)關(guān)、文種、正文等，系統(tǒng)就可自動(dòng)套用模板生成完整的文件。IS0 16175:2-2017的附錄中提供了一張審核現(xiàn)有電子文件管理系統(tǒng)是否符合規(guī)范要求的對(duì)照檢查表樣表，很值得要求學(xué)習(xí)，這張表使評(píng)價(jià)ERMS是否符合規(guī)范具有可操作性。關(guān)于安全方面，IS0 16175:2-2017主要使用訪問(wèn)控制（根據(jù)基本工具，它是用來(lái)描述網(wǎng)上信息資源，加強(qiáng)對(duì)網(wǎng)絡(luò)資源搜集、開(kāi)發(fā)、組織與利用的數(shù)據(jù)

12、集合”。文件管理元數(shù)據(jù)包括識(shí)別、認(rèn)證文件和文件背景關(guān)聯(lián)等信息，以及生成、管理、維護(hù)和使用文件的人員、流程和系統(tǒng)信息，文件管理政策等。只有具有關(guān)鍵特征的元數(shù)據(jù)文件才是真實(shí)有效的文件。元數(shù)據(jù)在文件的流轉(zhuǎn)過(guò)程中不斷增加，無(wú)處不在，有效地保障了文件的真實(shí)、可靠、可用和完整。 2在操作層面上特別強(qiáng)調(diào)通過(guò)權(quán)限控制等保證文件的真實(shí)可靠。比如只有獲得相關(guān)權(quán)限，才能定義和維護(hù)分類方案、保管期限表等。 3最大限度地保證電子文件的真實(shí)性、可靠性和完整性。系統(tǒng)盡量減少人的操作，如相關(guān)數(shù)據(jù)系統(tǒng)自動(dòng)捕獲，制定文件類型模板、統(tǒng)計(jì)模板等。不得不由人進(jìn)行操作時(shí)，要用元數(shù)據(jù)記錄其操作過(guò)程。 五開(kāi)發(fā)合規(guī)性軟件的建議 中國(guó)人民大學(xué)信

13、息資源管理學(xué)院“電子文件管理機(jī)制研究”課題組采取實(shí)地調(diào)查和問(wèn)卷調(diào)查相結(jié)合的方式，于2017年6-12月間對(duì)我國(guó)153家中央直屬機(jī)關(guān)、省級(jí)檔案機(jī)構(gòu)、企事業(yè)單位的電子文件狀況進(jìn)行了調(diào)查，結(jié)果顯示：要求和IS0 16175:2-2017都是先寫(xiě)功能要求概述，后文均以表格的形式對(duì)概述內(nèi)容展開(kāi)分塊進(jìn)行條分縷析的羅列，不同的是，對(duì)羅列的每一項(xiàng)ERMS功能要求條款，要求給出了“必選”（必須采用）和“可選”（可根據(jù)用戶需要選用或不選用）兩種，而IS0 16175:2-2017給出了三種，分別是“Must”（必須的、絕對(duì)的要求，必須選用）、“Should”（不使用這條規(guī)則的理由有說(shuō)服力時(shí)可不予考慮）和“May”

14、（真正的可選項(xiàng)，可以忽略或采納），更加的細(xì)致；要求與IS0 16175:2-2017的不同點(diǎn)還體現(xiàn)在ISO16175的起草者有具體實(shí)踐部門(mén)如軟件經(jīng)銷(xiāo)商的參與，而要求則是政府機(jī)構(gòu)和高校合作的產(chǎn)物；要求可以看做是一個(gè)整體，主要論述ERMS的通用功能要求，而IS0 16175三個(gè)單元即相互獨(dú)立又相互聯(lián)系，要了解ERMS的功能要求僅僅看IS016175:2-2017是不夠的，還必須參考IS0 16175:1-2017概述與原則綜述，它是IS0 16175綱領(lǐng)性部分；由于是國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)，IS0 16175參考的文獻(xiàn)涉及到全球具有影向力的項(xiàng)目如InterPARES和各國(guó)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，而要求主要引用自身體系內(nèi)的標(biāo)準(zhǔn)

15、規(guī)范，這可能是由各自的服務(wù)對(duì)象不同所決定的。 四，標(biāo)準(zhǔn)相關(guān)內(nèi)容 “圖2”和“圖3”分別給出了要求和ISO16175:2-2017對(duì)ERMS功能要求的框架圖。 要求的基本功能四個(gè)模塊大體對(duì)應(yīng)ISO16175:2-2017功能要求中的四個(gè)模塊（設(shè)計(jì)模塊ISO16175:2-2017未予詳述），它們之間的對(duì)應(yīng)關(guān)系見(jiàn)“圖4”。要求和IS0 16175:2-2017中都規(guī)定ERMS應(yīng)該根據(jù)機(jī)構(gòu)自身實(shí)際情況建立分類方案，并賦予其唯一的識(shí)別符，均強(qiáng)調(diào)只有授權(quán)用戶才能創(chuàng)建分類方案等。要求為了保證分類方案的質(zhì)量和穩(wěn)定性，還規(guī)定了維護(hù)分類方案的條款，包括對(duì)類目進(jìn)行拆分、刪除、復(fù)制、合并等。它們對(duì)元數(shù)據(jù)的捕獲均貫穿

16、整個(gè)電子文件生命周期，在文件流轉(zhuǎn)的每一個(gè)環(huán)節(jié)，在對(duì)文件進(jìn)行操作的每一個(gè)過(guò)程，元數(shù)據(jù)都不斷地生成，像滾雪球一樣越來(lái)越多，并且都要求ERMS對(duì)元數(shù)據(jù)必須集中存儲(chǔ)、管理和維護(hù)。具有獨(dú)特性的是要求中規(guī)定了ERMS應(yīng)該支持管理員定義和維護(hù)不同的文件類型模板，這樣就極大地簡(jiǎn)化了機(jī)構(gòu)文件管理的復(fù)雜度。如機(jī)構(gòu)只需要提供必要的信息如發(fā)文機(jī)關(guān)、文種、正文等，系統(tǒng)就可自動(dòng)套用模板生成完整的文件。IS0 16175:2-2017的附錄中提供了一張審核現(xiàn)有電子文件管理系統(tǒng)是否符合規(guī)范要求的對(duì)照檢查表樣表，很值得要求學(xué)習(xí)，這張表使評(píng)價(jià)ERMS是否符合規(guī)范具有可操作性。關(guān)于安全方面，IS0 16175:2-2017主要使用

17、訪問(wèn)控制（根據(jù)基本工具，它是用來(lái)描述網(wǎng)上信息資源，加強(qiáng)對(duì)網(wǎng)絡(luò)資源搜集、開(kāi)發(fā)、組織與利用的數(shù)據(jù)集合”。文件管理元數(shù)據(jù)包括識(shí)別、認(rèn)證文件和文件背景關(guān)聯(lián)等信息，以及生成、管理、維護(hù)和使用文件的人員、流程和系統(tǒng)信息，文件管理政策等。只有具有關(guān)鍵特征的元數(shù)據(jù)文件才是真實(shí)有效的文件。元數(shù)據(jù)在文件的流轉(zhuǎn)過(guò)程中不斷增加，無(wú)處不在，有效地保障了文件的真實(shí)、可靠、可用和完整。 2在操作層面上特別強(qiáng)調(diào)通過(guò)權(quán)限控制等保證文件的真實(shí)可靠。比如只有獲得相關(guān)權(quán)限，才能定義和維護(hù)分類方案、保管期限表等。 3最大限度地保證電子文件的真實(shí)性、可靠性和完整性。系統(tǒng)盡量減少人的操作，如相關(guān)數(shù)據(jù)系統(tǒng)自動(dòng)捕獲，制定文件類型模板、統(tǒng)計(jì)模板

18、等。不得不由人進(jìn)行操作時(shí)，要用元數(shù)據(jù)記錄其操作過(guò)程。 五開(kāi)發(fā)合規(guī)性軟件的建議 中國(guó)人民大學(xué)信息資源管理學(xué)院“電子文件管理機(jī)制研究”課題組采取實(shí)地調(diào)查和問(wèn)卷調(diào)查相結(jié)合的方式，于2017年6-12月間對(duì)我國(guó)153家中央直屬機(jī)關(guān)、省級(jí)檔案機(jī)構(gòu)、企事業(yè)單位的電子文件狀況進(jìn)行了調(diào)查，結(jié)果顯示開(kāi)發(fā)合規(guī)的ERMS刻不容緩！ 1 基于前沿，遵從規(guī)范 “將現(xiàn)實(shí)中保障電子文件質(zhì)量的管理元素（管理方法、相關(guān)制度、功能需求）技術(shù)化于ERMS功能中，通過(guò)該系統(tǒng)的運(yùn)行達(dá)到理想的電子文件管理，已成為全球IT界和文件管理領(lǐng)域的共識(shí)”。上述的調(diào)查是在要求實(shí)施之前，當(dāng)時(shí)的ERMS開(kāi)發(fā)尚無(wú)統(tǒng)一指導(dǎo)標(biāo)準(zhǔn)，質(zhì)量參差不齊在所難免。但是，

19、作者近期通過(guò)網(wǎng)絡(luò)調(diào)研，試用我國(guó)科技公司開(kāi)發(fā)的ERMS發(fā)現(xiàn)，它們?nèi)匀粵](méi)有參照最新標(biāo)準(zhǔn)開(kāi)發(fā)系統(tǒng)，沒(méi)有元數(shù)據(jù)捕獲功能，如“華天動(dòng)力協(xié)同OA辦公系統(tǒng)”等。筆者認(rèn)為，ERMS的開(kāi)發(fā)必須遵照最新標(biāo)準(zhǔn)。當(dāng)然，由于我國(guó)標(biāo)準(zhǔn)制定的滯后性，開(kāi)發(fā)部門(mén)可以參考相關(guān)國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)。從前文的比較中我們可以發(fā)現(xiàn)，IS0 16175:2-2017中對(duì)ERMS的功能需求大體涵蓋了要求的基本功能模塊。當(dāng)然，在沒(méi)有國(guó)內(nèi)標(biāo)準(zhǔn)而引進(jìn)國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)時(shí)，一定要根據(jù)引進(jìn)單位具體情況進(jìn)行“改造”。 2基于業(yè)務(wù)，實(shí)用適用 “ERMS未來(lái)的發(fā)展方向必須緊密聯(lián)系政務(wù)業(yè)務(wù)和過(guò)程，支持基于證據(jù)的善治和協(xié)同服務(wù)”。因此，以部門(mén)的具體業(yè)務(wù)為基礎(chǔ)，打造實(shí)用、適用的系統(tǒng)，

20、合適的才是最好的。比如，檔案鑒定工作完全可以依靠ERMS提前到文件形成階段，由文件起草者根據(jù)系統(tǒng)提供的檔案保管期限表進(jìn)行鑒定，因?yàn)闄n案的鑒定理應(yīng)由最熟悉文件的人決定。對(duì)文件的著錄信息，應(yīng)該存儲(chǔ)到數(shù)據(jù)庫(kù)中，當(dāng)文件到達(dá)歸檔階段時(shí)，大量著錄信息已經(jīng)具備，這樣就極大地減輕了檔案部門(mén)的壓力，也就是要做好ERMS與TDR的銜接工作。 3基于元數(shù)據(jù)，確保真實(shí)可靠 電子文件管理最大的挑戰(zhàn)在于如何確保文件的真實(shí)可靠與長(zhǎng)期保管，而元數(shù)據(jù)為保證電子文件的真實(shí)可靠提供了證據(jù)。 “ERMS的開(kāi)發(fā)全程應(yīng)該以元數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)，實(shí)施抓取、保管、維護(hù)元數(shù)據(jù)，盡量避免人為的元數(shù)據(jù)操作。對(duì)于不得不進(jìn)行人為錄入的描述性元數(shù)據(jù)應(yīng)該做好權(quán)限的控制和監(jiān)督審核工作，使元數(shù)據(jù)需求越來(lái)越趨于細(xì)化和規(guī)范”。元數(shù)據(jù)是ERMS開(kāi)發(fā)的主線，貫穿系統(tǒng)開(kāi)發(fā)的每個(gè)環(huán)節(jié)，做好元數(shù)據(jù)管理工作可以說(shuō)是開(kāi)發(fā)合規(guī)