技術(shù)文件資料管理制度

1、四川成都成工工程機(jī)械股份有限公司管理文件QG/CG HY 02-2008技術(shù)文件資料管理制度第4版第1次修改共7頁(yè)第1頁(yè)1目的對(duì)技術(shù)文件資料保持完整性、正確性和統(tǒng)一性實(shí)施有效控制，確保各有關(guān)場(chǎng)所使 用的技術(shù)文件資料是有效版本。2 范圍適用于質(zhì)量體系有關(guān)技術(shù)文件資料的控制。3 職責(zé)3. 1研究所負(fù)責(zé)技術(shù)文件資料的編寫、更改、管理、復(fù)制、發(fā)放、回收處理。3. 2其他相關(guān)部門及各生產(chǎn)廠，負(fù)責(zé)各自技術(shù)文件資料的管理。4 管理內(nèi)容4. 1技術(shù)文件資料管理通則4. 1. 1技術(shù)文件資料可以是多種媒體形式包括圖紙、工藝文件、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、電子 文檔等，是公司的法定文件之一，屬公司機(jī)密，全公司員工都有義務(wù)妥善保管

2、。未 經(jīng)許可，個(gè)人不得私自對(duì)保密的技術(shù)資料進(jìn)行拷貝、復(fù)印、描圖、曬圖，不得私自 帶離公司。如果采取非法手段獲取不屬于其工作范圍之內(nèi)的公司保密技術(shù)資料，并 將其泄露，給公司造成重大損失的，公司將依據(jù)我國(guó)有關(guān)法律條款追究其法律責(zé)任。4. 1. 2技術(shù)文件資料是指導(dǎo)生產(chǎn)、檢驗(yàn)生產(chǎn)的唯一依據(jù)，技術(shù)文件資料的修改權(quán) 屬公司研究所，并由授權(quán)人實(shí)施，其他任何個(gè)人只有建議權(quán)。4 14 各部門使用的有效版本技術(shù)文件資料，應(yīng)有相關(guān)記錄，并按本管理制度實(shí) 施管理。所有生產(chǎn)和管理使用的技術(shù)文件資料符合規(guī)定的有效的，任何部門和個(gè)人 不得以任何理由違規(guī)擅自復(fù)印圖紙工藝，更不可以正式用于生產(chǎn)和管理。4 15 各類技術(shù)文件資

3、料在發(fā)布前按程序規(guī)定的授權(quán)應(yīng)審批其適用性。4 16 各類技術(shù)文件資料按歸口部門確定的發(fā)放范圍和定額進(jìn)行發(fā)放。4 2 研究所負(fù)責(zé)組織技術(shù)文件資料編制、更改及實(shí)施控制管理4 21 各類技術(shù)文件資料的更改必須符合規(guī)定程序 ,在技術(shù)文件資料或相應(yīng)附件上 應(yīng)標(biāo)明更改內(nèi)容，并做好記錄。符合 Q/CG 107-2002產(chǎn)品圖樣及設(shè)計(jì)文件更改辦 法和Q/CG542-2002工藝文件更改辦法的要求。4 22 為確保各個(gè)場(chǎng)所使用的文件均為有效版本，其標(biāo)識(shí)按以下規(guī)定：a）、發(fā)放的技術(shù)文件資料應(yīng)蓋有研究所確認(rèn)有效版本印章，各使用部門應(yīng)在其 使用的技術(shù)文件上蓋有部門印章；b）、技術(shù)文件資料均以新版本替代老版本，同時(shí)回收

4、老版本，在新版本未頒布 之前，老版本仍然為有效版本。c）、根據(jù)CGQP.04.01文件控制程序質(zhì)量體系程序文件的規(guī)定，原則上在每 年的一季度內(nèi)安排一次對(duì)圖紙、工藝技術(shù)文件的定期評(píng)審確認(rèn)，確認(rèn)時(shí)由研究所統(tǒng)一發(fā)放確認(rèn)通知及年度確認(rèn)章，由各技術(shù)文件使用單位執(zhí)行。對(duì)符合422 a）和b）條款規(guī)定、蓋有研究所確認(rèn)有效版本印章和蓋有使用部門印章標(biāo)識(shí)的有效版本的圖 紙、工藝技術(shù)文件資料， 由生產(chǎn)廠（處室）技術(shù)資料管理人員蓋上由研究所發(fā)放的 本年度確認(rèn)章，作為當(dāng)年度對(duì)圖紙、工藝技術(shù)文件的定期評(píng)審確認(rèn)。423 文件的更改應(yīng)注意技術(shù)的接口。例如：設(shè)計(jì)圖樣更改，涉及其他零部件及 工藝文件、采購(gòu)文件、檢驗(yàn)文件等時(shí)，相

5、應(yīng)文件同時(shí)更改，以保證文件的統(tǒng)一性。43 技術(shù)文件資料的生產(chǎn)管理4 31 原始技術(shù)文件資料都必須符合國(guó)家和公司有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定，要求清晰、正 確、各種簽字完整。432 研究所資料室接受原始技術(shù)資料時(shí)須進(jìn)行清點(diǎn)、登記。凡不符合標(biāo)準(zhǔn)要求， 底圖墨色太淺，字跡不清楚，以及不能準(zhǔn)確、清晰反映原始技術(shù)文件資料狀況的， 資料室有權(quán)拒絕接受。4 33 研究所資料室按計(jì)劃對(duì)原始技術(shù)資料進(jìn)行曬、分類裝訂。對(duì)特殊情況需要 描圖時(shí)，應(yīng)忠實(shí)于原始技術(shù)資料，做到不錯(cuò)、不漏項(xiàng)。曬出的圖紙資料應(yīng)清晰，全 圖完整。分類裝訂按資料的編碼順序進(jìn)行，做到不錯(cuò)頁(yè)、不掉頁(yè)。434 技術(shù)文件資料的更改，由研究所發(fā)出技術(shù)更改通知 ，研究所資

6、料室憑有 效通知對(duì)技術(shù)文件資料予以更改，相關(guān)部門及人員對(duì)更改的正確性負(fù)責(zé)。4 4 技術(shù)文件資料的發(fā)放和回收4 41 技術(shù)文件資料按技術(shù)通知、生產(chǎn)計(jì)劃通知及相關(guān)規(guī)定發(fā)放。4 42 技術(shù)文件資料發(fā)放前由研究所資料室加蓋年度章，技術(shù)文件資料上的年度 章是確認(rèn)其有效版本的主要依據(jù)，按發(fā)放單位及相應(yīng)份數(shù)進(jìn)行登記，發(fā)放時(shí)應(yīng)具備 簽字手續(xù)。4 43 凡涉及技術(shù)資料的單位，應(yīng)配備有專（兼）職資料員。資料員負(fù)責(zé)技術(shù)文 件資料的領(lǐng)取和保管，建立相應(yīng)的借用、發(fā)放制度；負(fù)責(zé)正確更換相關(guān)技術(shù)文件資 料，保持版本的有效性。對(duì)技術(shù)文件資料的完整、有序、正確、潔凈負(fù)責(zé)。4 44 因工作需要或使用中造成技術(shù)文件資料污損而要求復(fù)

7、制技術(shù)資料的，應(yīng)填 寫申請(qǐng)單由申請(qǐng)部門領(lǐng)導(dǎo)簽字，經(jīng)研究所領(lǐng)導(dǎo)審查后方可復(fù)制。資料室登記， 并由申請(qǐng)人（部門）簽字后方可發(fā)放。更換污損技術(shù)資料的使用期限原則上生產(chǎn)部 門使用一年以上，管理部門使用兩年以上。4 45 更改更換的技術(shù)文件資料應(yīng)按照所屬通知內(nèi)容分類發(fā)放到所有使用文件的部門，不得漏換錯(cuò)換。各使用部門按照通知即時(shí)更換，并按通知要求實(shí)施后在一月 內(nèi)按通知分類將作廢圖紙交回研究所資料室。4 46 發(fā)放給供方的試制圖樣和文件，由歸口管理部門辦理轉(zhuǎn)發(fā)手續(xù)。有更改的 亦由該部門負(fù)責(zé)通知和轉(zhuǎn)發(fā)技術(shù)更改通知單及隨通知單的其他技術(shù)文件資料。 作廢圖樣及技術(shù)文件資料也由歸口部門回收，交研究所處理，以保證圖樣

8、和文件的 統(tǒng)一、準(zhǔn)確。4 47 發(fā)放給供方的正式生產(chǎn)圖樣和文件由研究所資料室依據(jù)歸口部門的計(jì)劃， 進(jìn)行技術(shù)資料的發(fā)放，如有更改，應(yīng)先按公司內(nèi)會(huì)簽制度完善手續(xù)，再由資料室轉(zhuǎn) 發(fā)更改技術(shù)文件資料及技術(shù)更改通知，以保證圖樣文件的統(tǒng)一、準(zhǔn)確。供方的正式 技術(shù)文件資料每年度須按公司統(tǒng)一要求進(jìn)行年度確認(rèn)，生產(chǎn)部負(fù)責(zé)通知供方將正式 技術(shù)文件資料交研究所資料室進(jìn)行年度確認(rèn)。取消供方的計(jì)劃后歸口部門須及時(shí)通 知研究所資料室，以停止資料的發(fā)放、更換并回收。4 48 新版本正式技術(shù)文件資料進(jìn)入執(zhí)行期時(shí)，老版本即為作廢。試制產(chǎn)品生產(chǎn) 組織完成之后所剩余的試制圖紙資料按作廢圖紙?zhí)幚?。作廢的技術(shù)文件資料由使用 部門的資料

9、員負(fù)責(zé)收回本部門作廢文件資料并加蓋“作廢”章，填寫作廢技術(shù)文件資料清單（附錄A）,作廢文件及清單一并交資料室處理。4.4.10規(guī)定的除外當(dāng)作廢文件資料是數(shù)量較大的一個(gè)部件或一個(gè)產(chǎn)品時(shí)，在使用部門保證有專人 監(jiān)督和專人清理并且采取有效隔離封存措施的情況下，允許按部件或產(chǎn)品的作廢文 件資料的合計(jì)數(shù)量填寫作廢技術(shù)文件資料清單，可以不按每張圖紙資料進(jìn)行登 記。采取有效隔離封存措施的作廢文件資料在使用部門保證有明確的作廢標(biāo)識(shí)的情 況下，并同時(shí)提交寫有作廢文件資料合計(jì)數(shù)量并經(jīng)使用部門負(fù)責(zé)人簽字的作廢處理 報(bào)告后，可以不對(duì)每張圖紙資料蓋“作廢”章。48 技術(shù)文件資料的檢查考核449 作廢技術(shù)文件由研究所匯總

10、后隔離封存，列出作廢文件處理清單，經(jīng)總工程 師批準(zhǔn)，原則上每半年或一年集中銷毀一次。4 410因工作需要和有關(guān)制度規(guī)定而需保留的已作廢的文件，在蓋有“作廢”章 的頁(yè)次上再加蓋“作廢保留”章。而保留的文件應(yīng)由保留部門申請(qǐng)，填寫作廢保 留技術(shù)文件資料清單（附錄B），總工程師批準(zhǔn)，研究所備案，可以不回收。當(dāng)作 廢文件資料是一個(gè)完整的部件時(shí)，允許按部件圖紙資料的合計(jì)數(shù)量填寫作廢保留 技術(shù)文件資料清單，而不必按每張圖紙資料進(jìn)行登記。4411 臨時(shí)技術(shù)文件資料只針對(duì)其通知、計(jì)劃、申請(qǐng)等一次性有效，生產(chǎn)使用后即作廢，由歸口部門按作廢資料回收交研究所統(tǒng)一處理。4 5 技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的管理451 公司技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)由研究所

11、主管技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)人員負(fù)責(zé)組織編寫和歸口管理。452 技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的起草、審查、批準(zhǔn)與發(fā)布按 Q/CG001 2002技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)化工作管理辦法執(zhí)行。453 技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的發(fā)放及回收與 4.4相同。46 其他資料4 61 本公司外來(lái)的標(biāo)準(zhǔn)，包括國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和地方標(biāo)準(zhǔn)及外來(lái)圖樣、技術(shù)圖書(shū)、樣本等由研究所統(tǒng)一管理。462 引進(jìn)產(chǎn)品技術(shù)資料由研究所管理。463 設(shè)備技術(shù)資料由公司總務(wù)部歸口管理。47 技術(shù)文件資料的歸檔管理471 營(yíng)銷部負(fù)責(zé)顧客提出的技術(shù)要求和提供的圖樣的傳遞和保管。472 研究所負(fù)責(zé)歸檔技術(shù)文件資料的管理。4. 8. 1研究所負(fù)責(zé)組織相關(guān)人員每月對(duì)使用部門的技術(shù)資料進(jìn)行抽查，每年對(duì)每個(gè)部門的檢查不得少于兩次，對(duì)違反本管理制度的直接責(zé)任人，每發(fā)生一次，罰款50元，所在部門罰款100元。4. 8. 2管理責(zé)任人對(duì)所管理技術(shù)資料的正確性和完整性負(fù)責(zé)，遺失圖紙資料直接 責(zé)任人按4號(hào)圖紙50元一張進(jìn)行折算，所在部門遺失一張罰款 200元的處罰。編制余貴文審核批準(zhǔn)附錄A作廢技術(shù)文件資料清單部