企業(yè)檔案工作規(guī)范DA-T42-2009-

1、企業(yè)檔案工作規(guī)范DA/T42-20092009年11月2日印發(fā)2010年01月01日實施1范圍本標準確立了企業(yè)檔案工作原則、組織和制度要求，給出了企業(yè)檔案業(yè)務工作、檔案信息化建設、檔案工作設施設備配置等方面的方法與技術指南。本標準適用于大中型工業(yè)企業(yè)，其他類型企業(yè)及事業(yè)單位可參照使用。2規(guī)范性引用文件下列文件中的條款通過本標準的引用而成為本標準的條款。凡是注日期的引用文件，其隨后所有的修改單（不包括勘誤的內容）或修訂版均不適用于本標準，然而，鼓勵根據(jù)本標準達成協(xié)議的各方研究是否可使用這些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本適用于本標準。GB/T 9705文書檔案案卷格式GB/T

2、11821照片檔案管理規(guī)范GB/T 11822科學技術檔案案卷構成的一般要求GB/T 17678.1CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求GB/T 18894電子文件歸檔與管理規(guī)范DA/T 1檔案工作基本術語DA/T 12全宗卷規(guī)范DA/T 13檔號編制規(guī)則DA/T 15磁性載體檔案管理與保護規(guī)范DA/T 22歸檔文件整理規(guī)則DA/T 28國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范DA/T 31紙質檔案數(shù)字化技術規(guī)范DA/T 32公務電子郵件歸檔與管理規(guī)則DA/T 43縮微膠片檔案數(shù)字化技術規(guī)范JGJ 25檔案館建筑設計規(guī)范ISO 15489.1信息與文獻文件管理：通則ISO 15489.

3、2信息與文獻文件管理：指南3術語和定義DA/T 12000確立的以及下列術語和定義適用于本標準。3.1企業(yè)檔案business records企業(yè)在研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營和管理活動中形成的有保存價值的各種形式的文件。3.2企業(yè)檔案工作business records management企業(yè)履行檔案管理職責的行為和活動。3.3電子檔案electronic records具有保存價值的歸檔電子文件及相應元數(shù)據(jù)、背景信息和支持軟件。3.4檔案信息化archival informationization運用信息技術對歸檔文件、數(shù)據(jù)信息資源及檔案進行采集、整合、維護、處置和提供利用服務的檔案管理提升過程和工

4、作方式。4檔案工作總則4.1企業(yè)檔案是企業(yè)知識資產(chǎn)和信息資源的重要組成部分。企業(yè)檔案工作是企業(yè)研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營和管理活動的基礎性管理工作。4.2企業(yè)檔案工作應以企業(yè)資產(chǎn)關系為紐帶，實行統(tǒng)一領導、統(tǒng)一管理、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一標準。4.3企業(yè)檔案工作應以滿足企業(yè)各項活動在證據(jù)、責任和信息等方面的需求為導向，運用現(xiàn)代技術與管理方法，通過資源整合和開發(fā)，為企業(yè)研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營、管理和持續(xù)發(fā)展提供有效服務。4.4企業(yè)應維護檔案的完整、準確、系統(tǒng)與安全。5檔案工作組織5.1組織系統(tǒng)建設5.1.1檔案工作領導企業(yè)應確定檔案工作的分管領導，確定各職能或承辦部門、各項目檔案工作的負責人，確定檔案部門的負責人。5.1

5、.2檔案機構設置企業(yè)應根據(jù)規(guī)模和管理模式設置專門的檔案機構，或指定負責檔案工作的機構。大型企業(yè)應設立檔案館。5.1.3檔案人員配備企業(yè)應配備與企業(yè)研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營和管理相適應的專職檔案人員；各部門、各項目應配備專職或兼職檔案人員。企業(yè)應保持檔案人員相對穩(wěn)定。5.1.4檔案工作體系企業(yè)應建立以檔案部門為核心，各職能或承辦部門、各項目專兼職檔案人員為基礎的企業(yè)檔案工作體系。5.2企業(yè)管理職責5.2.1企業(yè)應貫徹國家有關檔案工作法律、法規(guī)和方針政策，建立健全檔案工作規(guī)章制度，將檔案工作納入企業(yè)發(fā)展規(guī)劃和工作計劃，為檔案工作持續(xù)發(fā)展提供保障。5.2.2企業(yè)應將文件形成、積累和歸檔要求納入各部門、項目及

6、專項工作職責和有關人員崗位職責，并對分管領導、部門和項目負責人及有關人員職責履行情況進行考核。5.2.3企業(yè)應采取必要措施，維護和確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全。5.2.4企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權變動時應做好檔案的處置工作，國有企業(yè)應依照檔發(fā)字19986號文件的要求進行，其他企業(yè)可參照。5.2.5企業(yè)應對檔案工作中做出成績的集體或個人給予表彰和獎勵；對違反有關規(guī)定造成檔案損失的相關人員給予處分。5.3企業(yè)部門職責5.3.1企業(yè)各職能或承辦部門及項目負責人應對本部門或項目歸檔文件的完整和系統(tǒng)負責。5.3.2企業(yè)各職能或承辦部門及項目文件形成者應負責積累文件，并對歸檔文件的齊全、準確和形成質量負責。5.3

7、.3專兼職檔案人員應負責收集、整理應歸檔的文件，對歸檔文件的整理質量負責。5.3.4企業(yè)各職能或承辦部門及項目對文件管理的責任，見ISO 15489.1第七章、ISO 15489.2和檔發(fā)20025號文件要求。5.4檔案部門職責5.4.1統(tǒng)籌規(guī)劃企業(yè)檔案工作，制定企業(yè)文件歸檔和檔案鑒定、整理、保管、統(tǒng)計、利用、移交等有關規(guī)章制度。5.4.2負責企業(yè)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用工作。5.4.3指導企業(yè)各部門、項目及專項工作文件的形成、積累、整理及歸檔工作。5.4.4監(jiān)督、指導、檢查企業(yè)所屬單位（包括派出機構和投資的全資、控股企業(yè)）的檔案工作。5.4.5依照有關規(guī)定向國家檔案館或有

8、關單位移交檔案。5.5檔案人員要求5.5.1檔案人員應遵紀守法、忠于職守、具有專業(yè)知識。5.5.2檔案部門負責人應具有中級以上專業(yè)技術職稱或大學本科以上學歷。5.5.3檔案人員應具備大學?？埔陨蠈W歷或同等學識水平。5.5.4檔案人員應定期接受檔案業(yè)務培訓。6檔案工作制度6.1工作規(guī)章6.1.1明確企業(yè)文件形成、歸檔責任。企業(yè)在制定有關規(guī)章、標準和制度中應提出相應的文件收集、整理和歸檔的責任要求。6.1.2制定企業(yè)檔案工作規(guī)定。企業(yè)檔案工作規(guī)定是企業(yè)檔案工作的基本要求，其主要內容應包括：檔案工作原則及管理體制，文件的形成、積累與歸檔職責要求，檔案收集、鑒定、整理、保管、統(tǒng)計、利用要求，資產(chǎn)與產(chǎn)權

9、變動檔案的處置原則，解釋權限等。6.1.3建立檔案工作責任追究制度。對相關崗位人員違反文件收集、歸檔及檔案管理制度，發(fā)生檔案泄密、造成檔案損毀等行為，企業(yè)應提出責任追究和處罰措施，并將有關要求納入相關管理制度。6.1.4制定檔案管理應急預案。對可能發(fā)生的突發(fā)事件和自然災害，企業(yè)應制定檔案搶救應急措施，包括組織結構、搶救方法、搶救程序、保障措施和轉移地點等。對檔案信息化管理的軟件、操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)的維護、防災和恢復，應制定應急預案。6.2管理制度6.2.1文件歸檔制度。應明確文件歸檔范圍及保管期限、歸檔時間、歸檔程序、歸檔質量要求以及歸檔控制措施。6.2.2檔案保管制度。應明確各門類檔案保管條件、

10、特殊載體檔案保管方式、檔案清點檢查辦法、對受損檔案的處置辦法、檔案進（出）庫要求、庫房管理要求和庫房管理員職責。6.2.3檔案鑒定銷毀制度。應明確鑒定、銷毀工作的組織、職責、原則、方法和時間等要求。6.2.4檔案統(tǒng)計制度。應明確統(tǒng)計內容、統(tǒng)計要求和統(tǒng)計數(shù)據(jù)分析要求。6.2.5檔案利用制度。應明確檔案提供利用的方式、方法，規(guī)定查（借）閱檔案的權限和審批手續(xù)，提出接待查（借）閱檔案的要求。6.2.6檔案保密制度。應明確檔案形成者、檔案管理者、檔案利用者應承擔的保密責任。6.2.7電子檔案管理制度。應對企業(yè)各信息系統(tǒng)中形成的電子文件提出歸檔、管理和利用要求。6.2.8檔案管理系統(tǒng)操作制度。應明確檔案

11、管理系統(tǒng)操作人員的職責、檔案管理系統(tǒng)軟件、硬件的操作要求。6.3業(yè)務規(guī)范6.3.1文件、檔案整理規(guī)范。應明確文件立卷與檔案整理原則、整理方法、檔號編制要求和檔案裝具要求等。6.3.2檔案分類方案。應明確分類依據(jù)、類別標識、類目范圍。6.3.3文件歸檔范圍和保管期限表。應明確各類文件歸檔的范圍及其相對應的保管期限。6.3.4特殊載體檔案管理規(guī)范。應明確不同載體檔案收集、整理的要求和保管的條件。7檔案業(yè)務工作7.1企業(yè)檔案工作與業(yè)務活動7.1.1企業(yè)檔案工作是企業(yè)各項業(yè)務和活動的有機組成部分，應納入企業(yè)領導工作議事日程，納入企業(yè)規(guī)章制度及工作流程，納入企業(yè)部門和有關人員的經(jīng)濟責任制或崗位責任制。7

12、.1.2企業(yè)檔案部門或檔案人員應參加產(chǎn)品鑒定、科研課題成果審定、項目驗收、設備開箱驗收等活動，負責檢查應歸檔文件的完整、系統(tǒng)。7.1.3企業(yè)下達項目計劃任務應同時提出項目文件的歸檔要求；檢查項目計劃進度應同時檢查項目文件積累情況；驗收、鑒定項目成果應同時驗收、鑒定項目文件歸檔情況；項目總結應同時做好項目文件歸檔交接。7.2文件的形成、積累7.2.1文件形成時應使用耐久、可靠的記錄載體和記錄方式。7.2.2文件形成者應將辦理完畢、有保存價值的文件及時交本部門、項目或專項工作檔案人員保管。7.3文件整理與歸檔7.3.1文件整理文件立卷整理應遵循文件形成規(guī)律，區(qū)分保管期限，保持文件間有機聯(lián)系。文書、

13、科技、會計、人事等門類文件的整理，應分別符合GB 9705、DA/T 22，GB/T 11822，財會字199832號，勞力字199233號等標準及文件的要求；音像、電子等載體形態(tài)文件整理，應分別符合GB/T 1182l，DA/T 15，GB/T 18894、DA/T 32等標準的要求。7.3.2文件歸檔范圍7.3.2.1企業(yè)在籌備、建設、生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等活動及產(chǎn)權變動過程中形成的具有保存價值的各種載體形式的文件都應納入歸檔范圍。國有企業(yè)文件歸檔范圍應符合檔發(fā)20044號文件要求。7.3.2.2歸檔文件的主要來源有：本企業(yè)形成的文件；本企業(yè)引進項目、外購設備等接收的文件；所屬單位及參股企業(yè)應

14、向本企業(yè)提交的文件；本企業(yè)參與的合作項目，合作單位按要求應向本企業(yè)提交的文件；本企業(yè)執(zhí)行、辦理的外來文件。7.3.2.3企業(yè)應根據(jù)經(jīng)營管理范圍和業(yè)務活動類型制定文件歸檔范圍和保管期限表。確定文件歸檔范圍和保管期限可參照、但不限于附錄A。項目建設類文件應依據(jù)企業(yè)在項目建設中的性質確定，建設單位、設計單位、施工單位、監(jiān)理單位文件歸檔具體范圍參見DA/T 28；服務類型企業(yè)各類文件歸檔范圍及企業(yè)中專業(yè)性較強的業(yè)務活動的文件歸檔范圍，應結合企業(yè)活動和專門業(yè)務編制。7.3.3文件歸檔時間7.3.3.1經(jīng)營管理工作、生產(chǎn)技術管理工作、行政管理工作、黨群工作中形成的文件一般應在辦理完畢后的第二年一季度歸檔。

15、7.3.3.2科研開發(fā)、項目建設文件應在其項目鑒定、竣工驗收前歸檔，周期長的可分階段、單項歸檔；產(chǎn)品生產(chǎn)及服務業(yè)務應定期或按階段歸檔。7.3.3.3產(chǎn)權產(chǎn)籍、質量認證、資質信用、合同協(xié)議、知識產(chǎn)權等文件應隨時歸檔；外購設備儀器或引進項目的文件應在開箱驗收或接收后即時登記歸檔。7.3.3.4會計核算專業(yè)材料應在會計年度終了后由會計部門整理歸檔，保管一年后向檔案部門移交。7.3.3.5電子文件邏輯歸檔宜定時進行，物理歸檔應與相應門類或內容的其他載體歸檔時間一致。7.3.3.6磁帶、照片及底片、膠片、實物等載體形式的文件應在工作結束后及時歸檔，或與相應內容的紙質載體歸檔時間一致。7.3.3.7更新、

16、補充的文件，企業(yè)內部機構變動和干部職工調動、離崗時應清退的文件，企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權變動過程中形成的文件，其他活動中形成的文件等，應隨時歸檔。7.3.4文件歸檔要求7.3.4.1企業(yè)應實行部門、項目及專項工作的文件收集、整理、歸擋責任制。各部門、項目及專項工作專兼職檔案人員應按照規(guī)定將文件整理后歸檔。7.3.4.2歸檔的文件應完整、準確、系統(tǒng)，其制成材料應有利于長久保存，圖文字跡應符合形成文件設備（打印機、復印機、掃描儀等）標稱的質量要求。7.3.4.3歸檔的文件應為原件。因故無原件的可將具有憑證作用的復制件歸檔。7.3.4.4非紙質文件應與其文字說明一并歸檔。外文（或少數(shù)民族文字）材料若有漢譯文的

17、，應一并歸檔，無譯文的要譯出標題和目錄后歸檔。7.3.4.5歸檔的文件一般一式一份。重要的、利用頻繁的和有專門需要的可適當增加份數(shù)。7.3.4.6兩個以上單位合作完成的項目，應以合同、協(xié)議等形式約定文件歸檔要求。主辦單位一般應保存全套文件，協(xié)辦單位保存與所承擔任務相關的正本文件。7.3.4.7文件形成部門應就歸檔文件填寫檔案交接登記表（見附錄B表B.1）。重要項目文件歸檔時應由項目管理部門編寫歸檔說明，并經(jīng)項目負責人審核簽字。7.4檔案收集工作7.4.1文件歸檔的交接7.4.1.1文件形成部門應按期將檔案交接登記表隨同已整理的文件向檔案部門移交。7.4.1.2檔案部門接收時應認真核對，并檢查檔

18、案質量。雙方在檔案交接登記表簽字后各保留一份。7.4.2檔案與資料的收集7.4.2.1企業(yè)應接收所屬單位因產(chǎn)權變動后屬本企業(yè)所有的檔案。7.4.2.2企業(yè)應根據(jù)資產(chǎn)管理權限接收無法人資格的所屬單位檔案。7.4.2.3企業(yè)可根據(jù)需要收集宣傳報道本單位的新聞資料。7.4.2.4企業(yè)可根據(jù)研發(fā)和市場競爭的需要收集與企業(yè)經(jīng)營范圍相關的資料。7.4.2.5企業(yè)可根據(jù)需要向社會、離退休人員征集檔案、資料。7.5檔案整理工作7.5.1檔案部門應區(qū)分全宗進行檔案的分類、排列與編目。7.5.2分類方案應依據(jù)企業(yè)管理職能，結合檔案形成特點制定，并應保持相對穩(wěn)定性和可擴充性。分類方案應附有分類說明。7.5.3類別號

19、可采用阿拉伯數(shù)字、英文字母、拼音字母中的一種或兩種混合方法設定。7.5.4全宗內檔案按類分別集中排列，類別內檔案按類目條款順序依次排列編號。7.5.5根據(jù)分類方案和排列順序編制檔號。檔號應指代單一，具有難性。檔號編制方法見DA/T 13。7.5.6檔號可采用“全宗號分類號（或項目代號或目錄號）案卷號（或件號或盤、盒、張?zhí)枺保?表示可選）結構。全宗號由企業(yè)根據(jù)對所屬單位集中統(tǒng)一管理檔案的需要和企業(yè)產(chǎn)權變更情況自行設定。7.5.7紙質檔案應與對應的非紙質載體檔案設立互見號。互見號是反映同一內容其他載體檔案保管單位的檔號。7.5.8按全宗、類別、保管期限編制檔案目錄。7.5.9檔案部門應對每個全宗

20、建立全宗卷。全宗卷可單獨管理。全宗卷的主要內容和編制方法見DA/T 12。7.6檔案保管工作7.6.1檔案存放應依據(jù)檔案載體選擇檔案柜架。底圖不宜折疊；磁性載體應選擇防磁設施。重要檔案應異地備份。7.6.2檔案入庫前一般應去污、消毒。受損的檔案應及時修復或補救。對于易損的制成材料和字跡，應采取復制手段加以保護。7.6.3庫房管理7.6.3.1庫房應保持干凈、整潔，并具備防火、防盜、防光、防有害氣體、防塵、防有害生物等防護功能（見JGJ 25）。7.6.3.2庫房溫、濕度應符合JGJ 25、GB/T 18894和DA/T 15對各類檔案載體的保管要求，并有溫濕度登記（登記表參見附錄B表B.2）。

21、7.6.3.3庫房設備運轉情況應定期檢查，并及時排除隱患。7.6.3.4庫藏檔案應定期清理核對，做到賬物相符。庫藏檔案數(shù)量發(fā)生變化時應記錄說明。7.7檔案鑒定工作7.7.1企業(yè)應成立由主管領導、職能部門、專業(yè)技術人員和檔案人員組成的檔案鑒定委員會（或小組），負責確定文件保管期限和到期檔案鑒定。7.7.2檔案保管期限應根據(jù)文件對企業(yè)、國家和社會所具有的現(xiàn)實和今后工作查考、憑證作用，以及歷史研究價值確定。7.7.3檔案保管期限一般分為永久和定期兩種。會計檔案的保管期限執(zhí)行會計檔案管理辦法。7.7.4永久保管檔案。凡是反映本企業(yè)主要職能活動和歷史面貌，對本企業(yè)、國家和社會有長遠利用價值的文件，列為永

22、久保管。7.7.5定期保管檔案。凡是反映本企業(yè)一般工作活動，在一定時間對本企業(yè)各項工作有參考利用價值的文件，列為定期保管。定期保管檔案的年限可根據(jù)其參考利用價值分為30年和10年。7.7.6企業(yè)應定期對已到保管期限的檔案進行鑒定。經(jīng)檔案鑒定委員會鑒定，仍需繼續(xù)保存的檔案應重新劃定保管期限；對保管期滿確無保存價值的檔案應登記造冊，填寫銷毀清冊（參見附錄B表B.3），經(jīng)企業(yè)法定代表人批準后進行監(jiān)督銷毀。銷毀清冊永久保存。7.8檔案統(tǒng)計工作7.8.1檔案部門應及時、準確地填報本企業(yè)檔案工作年報及有關統(tǒng)計報表。7.8.2建立檔案工作統(tǒng)計臺賬，主要內容包括：檔案館（室）藏情況；年度入出庫情況；檔案利用情

23、況；檔案專兼職人員情況；檔案設施、設備情況；檔案銷毀情況等。7.8.3檔案統(tǒng)計工作應保持連續(xù)性。7.9檔案利用工作7.9.1檔案部門應加強檔案檢索系統(tǒng)建設，開發(fā)檔案信息資源，及時、有效地提供檔案利用服務。7.9.2企業(yè)應根據(jù)保密規(guī)定和知識產(chǎn)權管理要求，設定利用者權限。超越權限的利用需經(jīng)有關領導審批。7.9.3利用檔案應按規(guī)定進行登記（借閱登記表參見附錄B表B.4）。利用效果突出的宜進行登記（利用效果登記表參見附錄B表B.5）。7.9.4可采用直接查閱、電話調閱、網(wǎng)上查閱等方式提供利用原件、復制件、縮微件和電子檔案。7.9.5企業(yè)宜對檔案信息進行分類匯總，形成專題匯編，如規(guī)章制度匯編、專題文件匯

24、編等。7.9.6企業(yè)宜對檔案信息進行綜合整理，形成專題材料，如大事記、年鑒、組織沿革、產(chǎn)品性能比較、科研成果簡介、工程項目簡介、設備的更新?lián)Q代、市場的變化等。7.9.7企業(yè)宜對檔案信息進行分析研究，形成深層次加工材料，如歷年生產(chǎn)經(jīng)營指標統(tǒng)計分析、重大事故原因研究分析、企業(yè)史志等。7.9.8企業(yè)可利用檔案舉辦檔案陳列或展覽。8檔案信息化建設8.1檔案信息化目標與原則8.1.1企業(yè)檔案信息化應以促進、完善企業(yè)信息化和提升檔案管理現(xiàn)代化水平為總目標。8.1.2企業(yè)檔案信息化應堅持技術與管理并重、與企業(yè)信息化協(xié)調和同步的原則。8.1.3企業(yè)各信息系統(tǒng)的開發(fā)與實施應充分考慮檔案管理的要求。8.2電子文件

25、的歸檔8.2.1電子文件歸檔要求及功能應嵌入文件生成系統(tǒng)。企業(yè)各信息系統(tǒng)生成的文本、圖形、圖像、數(shù)據(jù)等類型電子文件歸檔范圍應參照紙質文件歸檔范圍確定。音頻、視頻、多媒體等類型電子文件及數(shù)據(jù)庫的歸檔范圍應根據(jù)相關規(guī)定和需要確定。8.2.2企業(yè)各信息系統(tǒng)所形成的電子文件的元數(shù)據(jù)、背景信息，以及生成非通用電子文件格式的軟件等應與電子文件一并歸檔。8.2.3歸檔的電子文件數(shù)據(jù)格式應易于識讀、遷移。電子文件通用格式見GB/T 18894第6章。8.2.4電子文件應經(jīng)鑒定、整理、審核后歸檔。電子文件的整理、鑒定與歸檔要求參見GB/T 17678.1和GB/T 18894。8.2.5加密的電子文件歸檔時一般

26、應解密，必須加密歸檔的電子文件應與其解密軟件和說明文件一并歸檔。8.2.6文件形成部門應負責確保歸檔電子文件具備真實性、可靠性、完整性和可用性。8.3傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化8.3.1企業(yè)可根據(jù)檔案保管和利用的實際需要，有選擇地對傳統(tǒng)載體檔案實施數(shù)字化。8.3.2紙質檔案數(shù)字化應符合DA/T 31的要求，縮微膠片數(shù)字化應符合DA/T 43的要求。8.3.3照片檔案和聲像檔案數(shù)字化文件格式見DA/T 32的附錄B。數(shù)字化生成的檔案副本檔號應與原檔案對應。8.4電子檔案的保管8.4.1電子檔案應參照紙質檔案分類方案進行整理。8.4.2電子檔案應存儲到脫機載體上。其存儲載體見DA/T 32的附錄C，保管要

27、求見GB/T 18894的9.4。8.4.3脫機存儲電子檔案的載體或裝具上應貼背注明載體序號、電子檔案號、密級、保管期限、存入日期等內容的標簽，電子檔案載體應設置成禁止寫操作的狀態(tài)。8.4.4存儲在脫機載體上的電子檔案應一式三套，一套封存保管，一套異地保管，一套提供利用。8.4.5超過保管期限的電子檔案的鑒定和銷毀，按照紙質檔案的有關規(guī)定執(zhí)行，其刪除和銷毀應符合GB/T 18894中9.8的相關規(guī)定。對確認銷毀的電子檔案應有銷毀文件目錄存檔。8.5檔案網(wǎng)絡化服務8.5.1企業(yè)應建立館（室）藏檔案目錄數(shù)據(jù)庫，并逐步實現(xiàn)檔案的全文檢索。8.5.2對數(shù)字化檔案和各信息系統(tǒng)歸檔的電子文件，檔案部門應根

28、據(jù)設定的利用權限提供及時有效的網(wǎng)絡化服務。8.5.3涉密檔案管理系統(tǒng)應與互聯(lián)網(wǎng)物理斷開，非涉密檔案管理系統(tǒng)可與互聯(lián)網(wǎng)邏輯隔離。8.5.4檔案管理系統(tǒng)應采取身份認證、權限控制、加裝防火墻等安全保密措施。8.5.5檔案管理服務器應采取可靠的備份、恢復措施。8.5.6各信息系統(tǒng)應有生成電子文件自動歸檔功能的模塊或接口。8.6檔案管理系統(tǒng)軟件8.6.1檔案管理系統(tǒng)軟件的配置應滿足本企業(yè)的實際工作需要，并適應本企業(yè)信息化建設發(fā)展需要。8.6.2檔案管理系統(tǒng)應具備收集整編、數(shù)據(jù)管理、檢索瀏覽、借閱管理、統(tǒng)計匯總、權限設置、安全保密、系統(tǒng)維護等基本功能，并能輔助實體檔案管理及根據(jù)需求增擴其他相應功能。8.6

29、.3檔案管理系統(tǒng)應與各信息系統(tǒng)之間銜接，并能接收和兼容各信息系統(tǒng)生成的電子文件。檔案管理系統(tǒng)設計與實施參見ISO 15489.1第8章和ISO 15489.2。9檔案工作設施設備9.1檔案庫房9.1.1檔案庫房應設置在遠離易燃、易爆物品和水、火等存在安全隱患的場所，無特殊保護裝置一般不宜設置在地下或頂層。9.1.2檔案庫房樓層地面應滿足檔案及其裝具的承重要求。9.1.3檔案庫房面積應滿足檔案工作發(fā)展的需要，留有存儲空間。設置檔案館的企業(yè)，檔案庫房建筑應符合JGJ 25的要求，庫房一般應滿足日后20年檔案存儲需要。9.2業(yè)務技術用房9.2.1業(yè)務技術用房應滿足接收、整理、修復檔案的實際需要。9.

30、2.2企業(yè)可根據(jù)工作需要設置檔案接收、整理、裱糊、消毒、復印、數(shù)字化、縮微以及安全監(jiān)控等用房。9.3閱覽及陳列室閱覽室應鄰近辦公室和檔案庫房，環(huán)境安靜。陳列室（展覽室）宜設置在適于觀覽的場所。9.4檔案裝具9.4.1檔案柜架應牢固耐用，一般應具有防火、防盜、防塵作用。應根據(jù)非紙質載體檔案需要選擇有專用保護功能的柜架。有條件的可采用密集架。9.4.2各類檔案盒規(guī)格、式樣和質量應符合GB/T 9705、GB/T 11822、DA/T 22和GB/T 11821的要求。9.5保護設備9.5.1檔案庫房應配置溫濕度監(jiān)控設備及滅火器材、防光窗簾、防盜門窗等必要的設施。9.5.2根據(jù)庫房管理需要可配置除塵

31、器、消毒柜、去濕機、加濕機、空氣凈化器等設備。9.5.3有條件的企業(yè)應配置自動報警、自動滅火、溫濕度自動調控、監(jiān)控等設備。9.6技術設備9.6.1配備檔案整理工作所需要的裝訂機、打印機等設備。9.6.2配備檔案修復、利用需要的數(shù)碼照相機、攝像機、復印機、閱讀機等設備。9.6.3配備信息化管理需要的計算機、服務器、掃描儀、光盤刻錄機等設備，以及容災備份設備、應急電源。9.6.4根據(jù)需要可配備CAD繪圖儀、工程圖紙復印機、縮微機等設備。附錄A（資料性附錄）企業(yè)文件歸檔基本范圍與保管期限參考表表A.1經(jīng)營管理類序號基本范圍保管期限1經(jīng)營決策1.1企業(yè)發(fā)展規(guī)劃、經(jīng)營戰(zhàn)略決策、企業(yè)改革等文件永久1.2轉

32、換經(jīng)營機制、各項配套制度改革實施方案、請示與批復、總結、報告等永久1.3董事會、監(jiān)事會、股東會構成及變更方面的文件永久1.4廠務公開文件30年1.5廠長（經(jīng)理）責任制、任期目標等30年1.6股東大會文件1.6.1重要的永久1.6.2一般的10年1.7董事會、股東會會議記錄、紀要、工作報告、聲明、決定、決議、通知、名單、議程、報告、討論通過的文件、公告、總結等永久1.8監(jiān)事會會議記錄、紀要、工作報告、聲明決定、決議等永久1.9股票、股市方面的材料30年1.10紅利分配材料永久2生產(chǎn)經(jīng)營計劃2.1生產(chǎn)經(jīng)營計劃、總結、報告及計劃調整等材料30年2.2計劃任務書或作業(yè)計劃30年2.3生產(chǎn)技術、經(jīng)濟指標

33、完成情況分析30年3統(tǒng)計工作3.1統(tǒng)計工作制度、規(guī)定、辦法、通知30年3.2生產(chǎn)、技術、經(jīng)濟統(tǒng)計報表永久3.3企業(yè)綜合性統(tǒng)計報表及分析材料30年3.4工業(yè)普查報表永久4財務管理4.1財務管理制度、規(guī)定、辦法、通知30年4.2財務管理計劃、總結10年4.3固定資產(chǎn)的新增、報廢、調撥材料30年4.4生產(chǎn)財務和成本核算永久4.5稅務方面的材料永久4.6資金管理、價格管理、會計管理的材料永久5資產(chǎn)管理5.1房產(chǎn)、土地方面的文件5.1.1房地產(chǎn)的權屬證明材料永久5.1.2房地產(chǎn)的租賃、使用方面的合同、協(xié)議等文件30年5.2對外投資項目5.2.1投資規(guī)劃、決策等方面的材料永久5.2.2投資企業(yè)的董事會、股

34、東會材料永久5.2.3投資企業(yè)的財務報告。紅利分配材料永久5.2.4股權證、轉讓協(xié)議等股權管理方面的材料永久5.3國有資產(chǎn)管理、登記、統(tǒng)計、核查清算、交接等文件永久5.4企業(yè)的產(chǎn)權變動5.4.1產(chǎn)權變動的請示、批復方面的材料永久5.4.2清產(chǎn)核資、資產(chǎn)評估工作的文件永久5.4.3產(chǎn)權變動的協(xié)議、合同等永久5.4.4資產(chǎn)處置方案、歸屬方面的材料永久5.4.5因產(chǎn)權變動所致職工身份變化的材料永久5.5多種經(jīng)營管理5.5.1經(jīng)營機構的工作計劃、匯報、總結30年5.5.2內部承包的章程、合同、協(xié)議30年5.5.3經(jīng)濟核算材料永久5.6境外項目管理5.6.1境外項目的前期設計、計劃、協(xié)議、合同等文件永久

35、5.6.2項目檢查、竣工驗收、重要的專項報告、審批意見等永久5.6.3工作總結、計劃、業(yè)務方面的一般來往函件30年6物資管理6.1物資分配計劃、記錄10年6.2物資采購、保管6.2.1重要物資和生產(chǎn)資料的采購審批手續(xù)、保管及招投標合同、協(xié)議、來往函件、總結永久6.2.2辦公設備及用品、機動車等的采購計劃、審批手續(xù)、招投標、購置，機動車調撥、保險、事故等一般性文件30年6.3倉庫管理規(guī)章制度、臺帳、統(tǒng)計報表30年6.4職工承租、購置單位住房的合同、協(xié)議和有關手續(xù)永久6.5職工住房分配、出售的規(guī)定、方案、細則，職工住房情況統(tǒng)計、調查表、職工住房申請30年7產(chǎn)品銷售7.1營銷組織管理、網(wǎng)絡建設材料3

36、0年7.2產(chǎn)品銷售計劃、廣告宣傳、總結、會議記錄與紀要等30年7.3銷售合同、協(xié)議、函件30年7.4訂貨會、市場分析和用戶調查材料30年7.5售后服務材料10年7.6統(tǒng)計報表永久8合同管理8.1商務合同正本及其補充件8.1.1重要的永久8.1.2一般的30年8.2客戶資信調查材料8.2.1重要的30年8.2.2一般的10年9信用管理9.1企業(yè)認證、達標等活動的呈報、審批材料、合格證、資格證書等永久9.2企業(yè)形象宣傳、展覽會文件30年9.3企業(yè)獲得的資質、信譽方面的證書及其他獎勵永久9.4企業(yè)客戶資信調查材料30年10知識產(chǎn)權管理10.1企業(yè)標識、商標標識方面的材料永久10.2專利、商標和其他知

37、識產(chǎn)權方面的申報、證明及管理方面材料永久表A.2生產(chǎn)管理類序號基本范圍保管期限1生產(chǎn)調度1.1生產(chǎn)調度工作計劃、總結、報告30年1.2生產(chǎn)作業(yè)計劃的編制、執(zhí)行及調度工作情況10年1.3生產(chǎn)調度會議記錄30年1.4生產(chǎn)調度的職責、制度、規(guī)程永久1.5生產(chǎn)活動綜合分析10年2質量管理2.1質量管理計劃、措施、總結10年2.2質量管理制度、辦法、規(guī)定、條例30年2.3產(chǎn)品質量檢測、化驗、試驗材料30年2.4質量異議處理、事故分析及處理材料，質量認證、檢查、評比材料30年2.5全面質量管理工作形成的文件、質量體系運行及管理文件、產(chǎn)品創(chuàng)優(yōu)的獲獎證書30年3能源管理3.1能源管理的規(guī)定、計劃、總結、請示、

38、批復30年3.2能源消耗定額管理材料30年3.3節(jié)能工作方案、措施、總結30年3.4統(tǒng)計報表30年4安全生產(chǎn)4.1安全技術管理規(guī)定、通報、總結、會議紀要等30年4.2事故報告、調查分析及處理材料30年4.3安全教育活動的材料10年4.4安全生產(chǎn)、消防方面的材料10年4.5統(tǒng)計報表30年5科技管理5.1科技發(fā)展規(guī)劃、計劃、總結，科技工作規(guī)定等30年5.2技術革新和合理化建議文件10年5.3新產(chǎn)品開發(fā)、科技成果管理、技術引進30年5.4學術論文、考察報告、專題總結30年5.5統(tǒng)計報表30年6環(huán)境保護6.1環(huán)境保護規(guī)劃、計劃、總結30年6.2環(huán)境保護制度、管理辦法30年6.3環(huán)保調查、監(jiān)測、分析材料

39、永久6.4環(huán)境影響評價書、環(huán)境污染防治措施、總結、報告30年6.5統(tǒng)計報表6.5.1年度以上的統(tǒng)計報表永久6.5.2半年、季度、月的統(tǒng)計報表10年7計量工作7.1計量工作規(guī)劃、計劃、總結10年7.2計量工作管理規(guī)定30年7.3計量設備、儀器、器具資料及定期檢查記錄10年7.4計量管理工作方面的材料10年7.5統(tǒng)計報表7.5.1年度以上的統(tǒng)計報表永久7.5.2半年、季度、月的統(tǒng)計報表10年8標準化工作8.1標準化管理的規(guī)劃、制度、辦法、規(guī)定30年8.2標準化管理計劃、總結30年8.3生產(chǎn)技術規(guī)范、企業(yè)技術標準、企業(yè)工作標準、企業(yè)管理標準永久9檔案和信息個工作9.1檔案工作計劃、總結10年9.2檔

40、案工作的規(guī)劃、規(guī)定等30年9.3檔案移交清單、銷毀清冊永久9.4檔案利用、開發(fā)成果材料30年9.5信息工作計劃、總結10年9.6信息管理工作的通知、規(guī)定等30年9.7有關科技信息30年9.8圖書、資料工作材料10年9.9統(tǒng)計報表永久表A.3行政管理類序號基本范圍保管期限1行政事務1.1上級機關頒發(fā)的本企業(yè)應執(zhí)行的有關文件30年1.2上級領導視察本企業(yè)的題詞、指示、講話材料1.2.1重要的永久1.2.2一般的10年1.3行政工作計劃、總結等永久1.4經(jīng)理辦公室、行政辦公會會議記錄、紀要、決定等永久1.5企業(yè)制發(fā)的行政決定、通報和簽訂的行政協(xié)議、合同永久1.6工商管理行政管理方面的材料30年1.7

41、企業(yè)的設立、關、停、并、轉及更名、啟用與廢止印模等方面的文件永久1.8企業(yè)文秘、機要、保密、信訪、綜合治理等方面的文件1.8.1重要的30年1.8.2一般的10年1.9企業(yè)編史修志方面的文件1.9.1大事記、機構沿革等永久1.9.2工作簡報、情況反映、工作信息等30年2安全保衛(wèi)工作2.1上級機關頒發(fā)的本企業(yè)應貫徹執(zhí)行的有關文件10年2.2企業(yè)安全保衛(wèi)、民兵工作的計劃、總結、報告、報表等30年2.3對本企業(yè)及職工在安全保衛(wèi)工作方面的獎懲材料及統(tǒng)計報表30年2.4武裝保衛(wèi)、民兵、預備役人員名單及有關機構設置、干部任免文件30年2.5自然災害防范、交通管理方面的文件2.5.1重要的30年2.5.2一

42、般的10年2.6重大事故調查和處理文件永久3法律事務3.1法律事務管理與協(xié)調工作3.1.1法院判決書、調解書等訴訟和仲裁等文件永久3.1.2一般法律事務工作文件30年3.2案件、糾紛及公正事務中結論性材料永久3.3案件、糾紛及公正事務中調查過程形成的文件30年4審計稽查工作4.1上級機關頒發(fā)的本企業(yè)應貫徹執(zhí)行的有關審計工作文件30年4.2審計意見、審計報告及批復等永久4.3審計工作會議記錄、紀要、計劃、報告、總結、調查資料、辦法、一般的請示與批復等30年4.4專項審計通知、報告、批復、評價書（結論）、調查與證明等材料4.4.1重要的永久4.4.2一般的30年4.5下級單位報送的審計工作文件10

43、年5勞動人事與人力資源管理5.1上級機關頒發(fā)的本企業(yè)應貫徹執(zhí)行的有關文件30年5.2企業(yè)制定的勞動人事方面的規(guī)章制度、報告、決定等永久5.3內部機構設置、名稱更改、組織簡則、印信啟用和作廢、人員編制方面的有關文件永久5.4干部職工的任免與招聘、升降、獎懲、考核、職稱評聘等方面的文件永久5.5人事調動介紹信及存根、工資轉移證等30年5.6老干部、職工離退休、停薪留職、撫恤、剩余人員與復轉退軍人安置等有關材料永久5.7職工名冊、勞動人事工作計劃、總結、報表及調資方案等永久5.8勞動保護、職業(yè)安全衛(wèi)生、計劃生育、保險的方針、政策、規(guī)定、統(tǒng)計報表等永久5.9職工獎勵、處分工作形成的文件，勞動合同管理、

44、勞動工資和社會保險文件、醫(yī)療、工傷保險、住房公積金永久5.10勞資糾紛、仲裁方面的文件永久6教育培訓工作6.1上級機關頒發(fā)的本企業(yè)應貫徹執(zhí)行的有關文件10年6.2企業(yè)教育培訓工作的計劃、總結30年6.3企業(yè)制定教育培訓工作規(guī)章制度、請示與批復、決定等30年6.4企業(yè)教育培訓工作統(tǒng)計報表等30年6.5企業(yè)干部職工進修培訓名單、合同等30年7外事工作7.1發(fā)表的公告、簽訂的協(xié)議、協(xié)定、備忘錄，重要的會談記錄、紀要等永久7.2出訪考察、參加國際會議、接待來訪等外事活動、出訪審批文件30年7.3出口審批手續(xù)，執(zhí)行日程安排，考察報告等一般性文件30年表A.4黨群管理類序號基本范圍保管期限1黨務工作1.1

45、黨員代表大會、黨委（黨支部）會議及其他有關會議1.1.1會議通知、報告、換屆選舉結果、決議、通報、紀要等永久1.1.2發(fā)言、簡報、小組會議記錄10年1.2黨務綜合性工作1.2.1工作計劃、總結、重要專項活動工作報告，重要的調研材料、黨務工作大事記永久1.2.2情況反映、工作簡報及一般材料10年1.3上級機關關于黨務工作的文件1.3.1針對本企業(yè)重大問題的指示、指示文件永久1.3.2對企業(yè)一般性、普發(fā)性的文件10年1.4對下屬單位關于黨務工作請示的批復30年1.5各項規(guī)章制度、管理辦法與條例等30年2組織工作2.1黨員干部考察、考核、任免、政審決定等永久2.2入黨、轉正、退黨、轉入、轉出等決定及

46、黨員名冊永久2.3黨委（總支、支部）組織工作的規(guī)章制度30年2.4黨群機構設置、調整、人員編制等方面的決定及通知30年2.5黨費收支與黨組織關系介紹信及存根30年2.6黨員學習教育等活動形成的文件2.6.1重要的永久2.6.2一般的10年2.7黨員統(tǒng)計年報、計劃總結、組織發(fā)展計劃30年3宣傳統(tǒng)戰(zhàn)工作3.1企業(yè)宣傳統(tǒng)戰(zhàn)工作報告、會議紀要、調研、計劃、總結材料、各民主黨派人員名單登記、活動記錄3.1.1重要的30年3.1.2一般的10年3.2單位編輯的出版物樣本與定稿3.2.1重要的永久3.2.2一般的30年3.3反映本企業(yè)活動的報刊、廣播稿30年3.4企業(yè)文化建設方面的文件（包括社會公益事業(yè)、慈

47、善事業(yè)的參與、投入的記錄；賑災、扶貧、獻血、擁軍優(yōu)屬、精神文明建設方面的文件）3.4.1重要的30年3.4.2一般的10年4紀檢與監(jiān)察工作4.1紀檢與監(jiān)察工作的規(guī)定、決定、通報、通知、會議記錄、紀要、計劃、總結、請示報告及上級批復永久4.2違紀案件調查處理材料4.2.1重大案件的立案報告、調查依據(jù)、審查結論、處理意見等材料永久4.2.2一般案件的調查處理材料30年4.3紀檢與監(jiān)察工作統(tǒng)計報表30年5工會工作5.1工會工作規(guī)劃、總結、規(guī)章制度、決定、通知、會議記錄30年5.2職工代表大會及有關會議文件5.2.1會議通知、報告、換屆選舉結果、決議、通報、紀要等永久5.2.2發(fā)言、簡報、小組會議記錄

48、等10年5.3工會會員名冊永久5.4民主管理、勞動競賽、表彰現(xiàn)進、勞保福利、職工維權方面的文件30年5.5女工工作、文體活動等方面的文件、計劃生育5.5.1重要的30年5.5.2一般的10年5.6工會會費與財務管理材料30年5.7工作統(tǒng)計報表5.7.1重要的30年5.7.2一般的10年6共青團工作6.1共青團工作規(guī)劃、總結30年6.2團代會、團委（常委、擴大）會會議文件6.2.1會議通知、報告、換屆選舉結果、決議、通報、紀要等永久6.2.2發(fā)言、簡報、小組會議記錄等10年6.3團員及團組織管理方面的決定、通知、批復30年6.4團費收據(jù)與團組織關系介紹信及存根30年6.5共青團工作統(tǒng)計報表6.5

49、.1重要的30年6.5.2一般的10年7民間團體工作7.1專業(yè)學會、協(xié)會、群眾團體活動方面的文件7.1.1重要的30年7.1.2一般的10年表A.5產(chǎn)品生產(chǎn)類序號基本范圍保管期限1計劃決策階段1.1研究調查1.1.1市場調查、技術調查、考察、預測報告、調研綜合報告10年1.1.2技術、經(jīng)濟可行性研究報告、市場需求分析報告、收益預測分析報告30年1.2決策1.2.1發(fā)展建議書、技術建議書、協(xié)議書、委托書、合同永久1.2.2專題分析報告、專題會議紀要30年1.2.3研制計劃、方案、方案論證報告30年2設計階段2.1產(chǎn)品研究、設計計劃30年2.2技術、經(jīng)濟初步評價30年2.3研究試驗大綱、試驗報告3

50、0年2.4產(chǎn)品設計標準永久2.5技術設計說明書、產(chǎn)品設計圖樣、專題技術請示報告、設計評審報告30年3試制階段3.1試制3.1.1試制計劃、方案、規(guī)程、報告永久3.1.2工藝研究報告、工藝總體方案論證永久3.1.3試制工藝流程、工藝標準30年3.1.4試制工藝文件和工藝裝備文件30年3.1.5工藝評審報告永久3.1.6試制運行記錄、化驗記錄、試制過程紀要30年3.1.7原材料與半成品、成品檢驗方法批準書30年3.1.8理化分析報告、化學配方、化學反應式、計算公式30年3.1.9技術標準協(xié)議、試制質量分析報告30年3.1.10專題會議記錄、紀要、合理化建議30年3.1.11重大故障分析和排除措施報告30年3.1.12試制總結報