文控管理制度

1、文控管理流程要求收 文 流 程流程流程要求注意事項(xiàng)外來(lái)文件到達(dá)簽收、登記、分發(fā)行政管理中心審閱上級(jí)及承辦部門審閱、批辦文件催辦文件歸檔外來(lái)文件到達(dá)公司，辦公室文員應(yīng)注意檢查封口和包裝，對(duì)破口、散包或被拆函件應(yīng)查明或拒收，對(duì)誤投的信件應(yīng)當(dāng)場(chǎng)退還。1、在文件單上簽收，保留簽收單。2、區(qū)分私人文件、領(lǐng)導(dǎo)親啟文件、有密件字樣的文件及一般性文件。3、文員對(duì)來(lái)文進(jìn)行登記。4、密件、急件在第一時(shí)間內(nèi)要送交上指定收件人或上級(jí)部門處理。5、一般性文件、私人文件登記后轉(zhuǎn)發(fā)各部門及個(gè)人。6、外來(lái)文件分送到各部門時(shí)，各部門接收人應(yīng)在來(lái)件分發(fā)確認(rèn)單上簽字確認(rèn)接收。對(duì)有密件、急件字樣的文件，第一注意時(shí)效性，及時(shí)上報(bào)；第二

2、注意保密性，密件文件只有行政負(fù)責(zé)人及總經(jīng)理有權(quán)拆封。1、行政負(fù)責(zé)人對(duì)重要、有密級(jí)、緊急字樣的文件及時(shí)閱辦，避免文件積壓、誤事。2、根據(jù)文件內(nèi)容，性質(zhì)涉及部門，附上來(lái)文傳閱處理單送總經(jīng)理或相關(guān)部門辦理。3、行政負(fù)責(zé)人應(yīng)對(duì)文件傳閱處理單進(jìn)行跟催。重要文件注意時(shí)效性。1、來(lái)文傳閱處理單是處理重要文件時(shí)使用，傳閱領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)天傳閱完并簽署批辦意見(jiàn)，特殊情況不得超過(guò)2天。2、批辦意見(jiàn)應(yīng)明確承辦單位、責(zé)任人負(fù)責(zé)辦理。3、對(duì)需要學(xué)習(xí)的文件下發(fā)各單位部門組織學(xué)習(xí)。4、對(duì)需要起草的文件的交有關(guān)部門起草。5、對(duì)需要批復(fù)的文件提出批復(fù)意見(jiàn)。6、對(duì)需要執(zhí)行的文件明確責(zé)任部門，人員辦理。批辦需明確責(zé)任部門、責(zé)任人。1、行政

3、負(fù)責(zé)人根據(jù)擬辦意見(jiàn)對(duì)各承辦單位處理情況進(jìn)行跟催。填寫(xiě)文件批辦跟蹤表備查。2、對(duì)逾期未辦理的部門，行政負(fù)責(zé)人應(yīng)負(fù)責(zé)催辦，并在跟蹤表上注明原因及最終辦理時(shí)間。3、來(lái)文辦理涉及發(fā)文擬稿的按發(fā)文流程要求進(jìn)行。1、文員在每月5號(hào)前應(yīng)整理好上月收文程序中涉及的文件及各類表單。填寫(xiě)好文件歸檔移交清單。2、行政負(fù)責(zé)人根據(jù)移交清單審查確認(rèn)簽字后，由文員交檔案管理人員簽字確認(rèn)，辦理好入檔手續(xù)。3、涉及密級(jí)資料入檔的由行政負(fù)責(zé)人整理交總經(jīng)理審核確認(rèn)直接與檔案管理人員交接辦理入檔手續(xù)。資料需齊全，無(wú)遺漏，無(wú)破損，按時(shí)完成移檔工作。發(fā) 文 流 程 發(fā)文擬稿草稿審核文件打印、校對(duì)、簽發(fā)用印、蓋章發(fā)文文件歸檔承辦部門或行政

4、部門根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)寫(xiě)作意圖進(jìn)行擬稿。擬稿需明確行文目的、對(duì)象，時(shí)效；以便正確及時(shí)行文1、為實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化辦公，公司草稿的審核一般以電子文檔的形式上傳審核。文件審核批準(zhǔn)發(fā)放以簽發(fā)為準(zhǔn)。2、審核、簽發(fā)權(quán)限：2.1、以公司名義發(fā)文的由發(fā)文單位主管或行政主管審核，總經(jīng)理簽發(fā)2.2、以子公司名義發(fā)文的，由子公司發(fā)文部門主管審核，子公司總經(jīng)理簽發(fā)，涉及子公司重大事項(xiàng)或子公司把握不準(zhǔn)的發(fā)文，上報(bào)總部總經(jīng)理核簽。2.3、以部門名義發(fā)文的，不涉及重要決定的由部門負(fù)責(zé)人審核電子文件發(fā)送審核應(yīng)注意發(fā)送后當(dāng)面通知確認(rèn)接收。發(fā)送后還應(yīng)提醒領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)批復(fù)。1、經(jīng)審核的定稿，交由辦公室進(jìn)行打印。2、對(duì)正式文件辦公室根據(jù)公司文件編號(hào)規(guī)則

5、和順序進(jìn)行字號(hào)編輯。3、打印忠實(shí)于原稿，打印人員不得隨意更改草稿。4、打印后，打印人員自行校對(duì)后交撰稿人校對(duì)再交行政負(fù)責(zé)人校對(duì)確認(rèn)。5、校對(duì)無(wú)誤后，根據(jù)簽發(fā)權(quán)限交總經(jīng)理或相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。1、文件經(jīng)簽發(fā)打印后，需用印蓋章使文件生效。用印范圍根據(jù)文件的重要程度選擇合適的印章。文件以簽發(fā)為依據(jù)蓋章，效用等同于用印申請(qǐng)單。2、印章使用權(quán)限：2.1、以公司名義發(fā)文由總經(jīng)理簽發(fā)蓋總經(jīng)理職章加蓋公司章：屬政策性或影響公司重大權(quán)益的行文。2.2、以公司名義發(fā)文由總經(jīng)理簽發(fā)加蓋公司章：對(duì)各級(jí)政府部、會(huì)、委、局、署以及所屬一級(jí)、二級(jí)機(jī)構(gòu)行文。2.3、以部門或分公司名義發(fā)文由部門主管或分公司總經(jīng)理簽發(fā)蓋部門或分公

6、司章，部門對(duì)外行文除蓋部門章還應(yīng)加蓋公司章：在總公司對(duì)部門及分公司核決權(quán)限或授權(quán)范圍內(nèi)對(duì)下屬部門、客戶、供應(yīng)商或相關(guān)部門行文。2.4、公司各部門原則上不允許單獨(dú)對(duì)外進(jìn)行公文聯(lián)絡(luò)。2.5、以公司名義發(fā)文轉(zhuǎn)發(fā)各部門及子公司知悉或執(zhí)行的文件由總經(jīng)理簽發(fā)加蓋公司章。如規(guī)章制度、任命文件、獎(jiǎng)狀等。2.6、各部門及子公司對(duì)上級(jí)部門申請(qǐng)、請(qǐng)示、報(bào)告等行文加蓋分公司章或部門章。2.7、各平行部門公司內(nèi)業(yè)務(wù)聯(lián)系的，蓋部門章，如新員工報(bào)到單、考核鑒定單等。未經(jīng)簽發(fā)的文件不得用印一般的簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議紀(jì)要、普法性宣傳性的文件不需要加蓋印章。1、正式發(fā)文時(shí)，發(fā)送人及接收人均應(yīng)在發(fā)文登記簽收表上簽字確認(rèn)接收。電子文檔形式發(fā)送

7、的也應(yīng)加填發(fā)文登記簽收表，注明發(fā)送方式、發(fā)送時(shí)間，電話確認(rèn)接收時(shí)間等信息。重要正式文件（有文字號(hào)）下發(fā)本轄區(qū)內(nèi)的應(yīng)在3天內(nèi)補(bǔ)簽簽收表。子公司簽收表應(yīng)每月隨快遞一并發(fā)回，格式按收文登記簽收表。2、為實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化辦公，公司內(nèi)部發(fā)布的公告、通知、新制度頒布、會(huì)議紀(jì)要、財(cái)務(wù)報(bào)表、工作計(jì)劃等僅保留一份紙制文檔作為歸檔文件。發(fā)送各部門的以傳閱單形式傳閱或以電子文件形式進(jìn)行發(fā)送。發(fā)送后應(yīng)及時(shí)跟蹤接收人是否接收到文件，將確認(rèn)結(jié)果在簽收表上記錄。3、對(duì)需要有期限辦理執(zhí)行的文件，行政負(fù)責(zé)人隨文件填寫(xiě)文件擬辦跟蹤表進(jìn)行跟催，對(duì)需要長(zhǎng)期執(zhí)行的規(guī)章制度，由行政部門負(fù)責(zé)監(jiān)督落實(shí)執(zhí)行情況。電子文檔發(fā)送后也應(yīng)加填發(fā)文登記簽收表

8、，于接收人當(dāng)面確定接收。1、文員在每月月初5號(hào)前對(duì)上個(gè)月發(fā)文的文檔及涉及表單進(jìn)行整理，匯總，填寫(xiě)文件歸檔移交清單，交行政負(fù)責(zé)人確認(rèn)。2、行政負(fù)責(zé)人根據(jù)移交清單審查確認(rèn)簽字后，由文員交檔案管理人員簽字確認(rèn)，辦理好入檔手續(xù)。3、涉及密級(jí)發(fā)文入檔的由行政負(fù)責(zé)人整理交總經(jīng)理審核確認(rèn)直接與檔案管理人員交接辦理入檔手續(xù)。資料需齊全，無(wú)遺漏，無(wú)破損，按時(shí)完成移檔工作。檔 案 管 理 檔案分類檔案分類1、政府機(jī)構(gòu)及上級(jí)集團(tuán)重要的函、電、來(lái)文； 2、通用文書(shū)類：2.1 重要的會(huì)議（股東會(huì)、董事會(huì)、年度、半年度會(huì)議等）資料：會(huì)議的通知、會(huì)議報(bào)告、會(huì)議決議、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議紀(jì)要等； 2.2 管理

9、公司內(nèi)部上報(bào)下發(fā)的各種通知、公告、決定、計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、重要工作記錄及工作簡(jiǎn)報(bào)； 2.3 公司投資發(fā)展項(xiàng)目資料包含營(yíng)運(yùn)前，營(yíng)運(yùn)后資料，營(yíng)運(yùn)后資料即子公司正常經(jīng)營(yíng)資料按公司各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)檔案管理要求進(jìn)行。營(yíng)運(yùn)前資料應(yīng)包含以下幾點(diǎn)，由項(xiàng)目運(yùn)營(yíng)負(fù)責(zé)人或檔案專管員對(duì)前期各類項(xiàng)目資料進(jìn)行保管和收集，按項(xiàng)目建設(shè)順序逐步轉(zhuǎn)移到總公司檔案室：2.3.1 立項(xiàng)文件項(xiàng)目投資或收購(gòu)建議書(shū)、項(xiàng)目建議書(shū)審批意見(jiàn)、可行性研究報(bào)告及附帶的調(diào)查資料和項(xiàng)目評(píng)估研究材料、可行性研究報(bào)告審批意見(jiàn)、關(guān)于立項(xiàng)有關(guān)的會(huì)議紀(jì)要、領(lǐng)導(dǎo)講話、專家建議文件、招標(biāo)文件資料匯總、招標(biāo)合同2.3.2 建設(shè)用地、征地、拆遷文件 選址申

10、請(qǐng)及選址規(guī)劃意見(jiàn)、用地申請(qǐng)報(bào)告及城鄉(xiāng)建設(shè)用地批準(zhǔn)書(shū)、拆遷安置意見(jiàn)，協(xié)議及方案、建設(shè)用地規(guī)劃許可證及其附件、劃撥建設(shè)用地文件、國(guó)有土地使用證2.3.3 勘察、測(cè)繪、設(shè)計(jì)文件工程地質(zhì)勘察報(bào)告、水文地質(zhì)勘察報(bào)告、自然條件、地震調(diào)查、建設(shè)用地釘樁通知單（書(shū)）、地形測(cè)量和拔地測(cè)量成果報(bào)告 、申報(bào)的規(guī)劃設(shè)計(jì)條件和規(guī)劃設(shè)計(jì)條件通知書(shū)、初步設(shè)計(jì)圖紙和說(shuō)明、技術(shù)設(shè)計(jì)圖紙和說(shuō)明、審定設(shè)計(jì)方案通知書(shū)及審查意見(jiàn)、有關(guān)行政主管部門（人防、環(huán)保、消防、交通、園林、市政、文物、通訊、保密、河湖、教育、白蟻防治、衛(wèi)生等）批準(zhǔn)文件或取得的有關(guān)協(xié)議、施工圖及其說(shuō)明、設(shè)計(jì)計(jì)算書(shū)、有關(guān)部門對(duì)施工圖設(shè)計(jì)文件的審批意見(jiàn)2.3.4 工程文

11、件 勘察設(shè)計(jì)招投標(biāo)文件、勘察設(shè)計(jì)承包合同、施工招投標(biāo)文件、施工承包合同、工程監(jiān)理招投標(biāo)文件、監(jiān)理委托合同、開(kāi)工審批文件、建設(shè)項(xiàng)目列入年度計(jì)劃的申報(bào)文件、建設(shè)項(xiàng)目列入年度的批復(fù)文件或年度計(jì)劃項(xiàng)目表、規(guī)劃審批申報(bào)表及報(bào)送的文件和圖紙、建設(shè)工程規(guī)劃許可證及其附件、建設(shè)工程開(kāi)工審查表、 建設(shè)工程施工許可證、投資許可證、審計(jì)證明、繳納綠化建設(shè)費(fèi)等證明、工程質(zhì)量監(jiān)督手續(xù)、建設(shè)、施工、監(jiān)理機(jī)構(gòu)及負(fù)責(zé)人身份證明復(fù)印件、工程階段性驗(yàn)收資料、竣工驗(yàn)收資料等2.3.5 設(shè)備采購(gòu)及安裝資料新公司設(shè)備采購(gòu)清單及審批表、供應(yīng)商名單及評(píng)估報(bào)告、設(shè)備資料及保修清單、設(shè)備安裝施工圖等2.3.6 財(cái)務(wù)文件 工程投資估算材料、工程

12、設(shè)計(jì)概算材料、施工圖預(yù)算材料、施工預(yù)算、設(shè)備采購(gòu)預(yù)算、項(xiàng)目報(bào)批公關(guān)預(yù)算一切涉及項(xiàng)目投資的財(cái)務(wù)預(yù)算資料、產(chǎn)生的會(huì)計(jì)票據(jù)、憑證、帳簿等。2.3.7 各投資項(xiàng)目股東配比、股東身份證、投資合作協(xié)議、公司架構(gòu)等2.3.8 新注冊(cè)公司工商注冊(cè)文書(shū)、組織代碼證、稅務(wù)登記證、公司章程、房產(chǎn)證、土地證、法人代表證、車輛檔案營(yíng)運(yùn)保險(xiǎn)繳費(fèi)證件、不動(dòng)產(chǎn)權(quán)書(shū)、契約書(shū)、特許專利文書(shū)等資料3、專業(yè)文書(shū)類：3.1 公司內(nèi)各類行政規(guī)章制度、實(shí)施細(xì)則、程序文件。3.2 公司管理人事類文件（入職表、轉(zhuǎn)正表、考核表、離職申請(qǐng)、交接單、人事合同等）、社保醫(yī)保資料以及關(guān)于員工獎(jiǎng)勵(lì)、處分等文件資料。3.3 財(cái)務(wù)檔案材料，包括財(cái)務(wù)憑證、帳簿

13、、財(cái)務(wù)報(bào)表、財(cái)務(wù)各項(xiàng)預(yù)算等。3.4 經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)文書(shū)：財(cái)產(chǎn)租賃合同、合同評(píng)審表、合同的變更，續(xù)簽及補(bǔ)充協(xié)議、實(shí)際承包人資料（含身份證）、承租單位的基本信息調(diào)查表、收料人資料（含身份證）、最近有效結(jié)算及對(duì)帳單、違約金計(jì)算表。3.5 法務(wù)文件：訴訟資料如發(fā)函類催款函（原件）、提示函（原件）、各種發(fā)函的快遞單據(jù)及回執(zhí)、各種來(lái)函的原件、訴訟資料、筆錄類及協(xié)議類等； 4、公司及子公司的工商注冊(cè)文書(shū)、組織代碼證、稅務(wù)登記證、公司章程、房產(chǎn)證、土地證、法人代表證、車輛檔案營(yíng)運(yùn)保險(xiǎn)繳費(fèi)證件、不動(dòng)產(chǎn)權(quán)書(shū)、契約書(shū)、特許專利文書(shū)等資料； 5、公司對(duì)外發(fā)布的其他正式文件；6、公司所有發(fā)文的電子文檔資料應(yīng)保存，原則上各部門

14、負(fù)責(zé)人指定專人負(fù)責(zé)保管。一般指定各部門的檔案移交人負(fù)責(zé)該項(xiàng)工作。7、公司的歷史沿革、大事記及反映公司重要活動(dòng)的剪報(bào)、照片、錄音、錄象、光盤(pán)等。根據(jù)內(nèi)容不同分檔。各類檔案分管部門及責(zé)任人分工表見(jiàn)附表歸檔責(zé)任部門及時(shí)限1、行政類、常規(guī)文件（包括正式收發(fā)文、各類通知、公告、人事檔案、合同、規(guī)章制度涉及表單等）應(yīng)由行政文員進(jìn)行整理，一個(gè)月歸檔一次。在每月的5號(hào)前歸檔。2、業(yè)務(wù)合同及與業(yè)務(wù)相關(guān)的各類業(yè)務(wù)資料，根據(jù)財(cái)產(chǎn)租賃合同暫行辦法在合同簽定后一個(gè)月內(nèi)整理歸檔。3、財(cái)務(wù)類報(bào)表、憑證、帳簿、財(cái)務(wù)預(yù)算由財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)管理，在次年的3月份整理完畢。一年度一次移檔案室歸檔，。4、公司投資發(fā)展項(xiàng)目資料在項(xiàng)目正式運(yùn)營(yíng)后

15、半年內(nèi)整理好所有資料移交總部檔案室。5、公司工商、稅務(wù)、房產(chǎn)、車輛、設(shè)備資料、專利證明等資料由行政中心歸檔管理6、所有資料移交檔案室前應(yīng)填寫(xiě)文件歸檔移交清單，交主管部門領(lǐng)導(dǎo)審查確認(rèn)，重要的交總經(jīng)理確認(rèn)后轉(zhuǎn)檔案室簽字交接。歸檔的時(shí)限要求，手續(xù)齊全。立卷方法1、按年度-部門組織機(jī)構(gòu)立卷- 永久、長(zhǎng)期、短期立卷2、按年度- 專項(xiàng)立卷永久、長(zhǎng)期、短期立卷文件借閱1、各部門有關(guān)工作人員因工作需要借閱文件，應(yīng)根據(jù)檔案借閱登記表辦理借閱手續(xù)，一般性文件由部門主管同意，有密級(jí)、重要的文件經(jīng)總經(jīng)理同意后方可借閱。領(lǐng)導(dǎo)審批同意須在登記表簽字。2、借閱文件應(yīng)嚴(yán)格履行借閱登記手續(xù)，就地閱看，按時(shí)歸還。任何人不得將文件

16、帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾劃等。3、同意外借處理的文件，主管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)注明同意外借。不得復(fù)印嚴(yán)格按程序借閱，嚴(yán)禁各部門、個(gè)人隨意翻閱檔案。文件銷毀1、對(duì)于多余、重復(fù)、過(guò)時(shí)和無(wú)保管價(jià)值的文書(shū)，應(yīng)定期清理造冊(cè)，并按上級(jí)有關(guān)規(guī)定辦理申請(qǐng)銷毀手續(xù)。2、經(jīng)審核同意銷毀的文件，公司指定人員與公司行政負(fù)責(zé)人監(jiān)視銷毀。 附1：檔案責(zé)任部門及個(gè)人分工一覽表，發(fā)文編碼規(guī)則附2：第三管理表單文件簽收登記表、文件傳閱處理單、文件批辦跟蹤表、文件簽發(fā)登記表、檔案借閱登記表、文件歸檔移交清單、文件銷毀目錄、發(fā)文編號(hào)登記表附3：文件的范例格式發(fā)文編碼規(guī)則1.公司代碼為XSG-新曙光投資管理公司2.部門分類代碼：行政

17、管理中心-XZ；（辦公室-B；人力資源-HR；企劃投資管理-QH）營(yíng)運(yùn)管理中心-YY(業(yè)務(wù)-YW；物控-WK；計(jì)劃-JH) 財(cái)務(wù)管理中心-CW（資金管理- ZJ；審計(jì)-SJ）。3、文件類別代碼可用分類項(xiàng)第一字母為代碼亦可用文字表示，比如制度Z，辦法B；4.公司內(nèi)部文件編號(hào)順序：公司代碼-部門分類代碼-分類代碼-年份代碼-文件順序號(hào)；SG XZ - 文件發(fā)布順序號(hào)發(fā)布年份代碼文件類別代碼部門分類代碼企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)代碼9.4.公司表單編號(hào)順序：業(yè)務(wù)部 00010號(hào) - 第一版修改次數(shù)表單順序號(hào)碼部門名稱或代號(hào)責(zé)任部門需要?dú)w檔文件時(shí)限要求歸檔人審核人檔案管理人/備注辦公室1、政府機(jī)構(gòu)及上級(jí)集團(tuán)重要的函、電

18、、來(lái)文；每月整理一次，在每月5號(hào)前整理好上個(gè)月的所有需歸檔資料行政文員，重要資料由辦公室負(fù)責(zé)人整理保管一般性文件由文員整理后交辦公室負(fù)責(zé)人審核歸檔。重要性文件由辦公室負(fù)責(zé)人審核，交行政副總和總經(jīng)理審核歸檔王素君2、重要的會(huì)議（股東會(huì)、董事會(huì)、年度、半年度會(huì)議等）資料：會(huì)議的通知、會(huì)議報(bào)告、會(huì)議決議、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議紀(jì)要等；3、管理公司內(nèi)部上報(bào)下發(fā)的各種通知、公告、決定、計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、重要工作記錄及工作簡(jiǎn)報(bào)；4、公司的歷史沿革、大事記及反映公司重要活動(dòng)的剪報(bào)、照片、錄音、錄象、光盤(pán)等，根據(jù)內(nèi)容不同分檔。5、公司內(nèi)各類行政規(guī)章制度、實(shí)施細(xì)則、程序文件。

19、6、公司管理人事類文件（入職表、轉(zhuǎn)正表、考核表、離職申請(qǐng)、交接單、人事合同等）、社保醫(yī)保資料以及關(guān)于員工獎(jiǎng)勵(lì)、處分等文件資料。7、公司及子公司的工商注冊(cè)文書(shū)、組織代碼證、稅務(wù)登記證、公司章程、房產(chǎn)證、土地證、法人代表證、車輛檔案營(yíng)運(yùn)保險(xiǎn)繳費(fèi)證件、不動(dòng)產(chǎn)權(quán)書(shū)、契約書(shū)、特許專利文書(shū)等資料即時(shí)8、新投資項(xiàng)目歸檔資料8.1 立項(xiàng)文件項(xiàng)目投資或收購(gòu)建議書(shū)、項(xiàng)目建議書(shū)審批意見(jiàn)、可行性研究報(bào)告及附帶的調(diào)查資料和項(xiàng)目評(píng)估研究材料、可行性研究報(bào)告審批意見(jiàn)、關(guān)于立項(xiàng)有關(guān)的會(huì)議紀(jì)要、領(lǐng)導(dǎo)講話、專家建議文件、招標(biāo)文件資料匯總、招標(biāo)合同8.2 建設(shè)用地、征地、拆遷文件 選址申請(qǐng)及選址規(guī)劃意見(jiàn)、用地申請(qǐng)報(bào)告及城鄉(xiāng)建設(shè)用地

20、批準(zhǔn)書(shū)、拆遷安置意見(jiàn)，協(xié)議及方案、建設(shè)用地規(guī)劃許可證及其附件、劃撥建設(shè)用地文件、國(guó)有土地使用證8.3 勘察、測(cè)繪、設(shè)計(jì)文件工程地質(zhì)勘察報(bào)告、水文地質(zhì)勘察報(bào)告、自然條件、地震調(diào)查、建設(shè)用地釘樁通知單（書(shū)）、地形測(cè)量和拔地測(cè)量成果報(bào)告 、申報(bào)的規(guī)劃設(shè)計(jì)條件和規(guī)劃設(shè)計(jì)條件通知書(shū)、初步設(shè)計(jì)圖紙和說(shuō)明、技術(shù)設(shè)計(jì)圖紙和說(shuō)明、審定設(shè)計(jì)方案通知書(shū)及審查意見(jiàn)、有關(guān)行政主管部門（人防、環(huán)保、消防、交通、園林、市政、文物、通訊、保密、河湖、教育、白蟻防治、衛(wèi)生等）批準(zhǔn)文件或取得的有關(guān)協(xié)議、施工圖及其說(shuō)明、設(shè)計(jì)計(jì)算書(shū)、有關(guān)部門對(duì)施工圖設(shè)計(jì)文件的審批意見(jiàn)1、立項(xiàng)文件、股東資料（包括股份配比、合作協(xié)議、身份證明等）在立項(xiàng)

21、一周內(nèi)歸檔。 2、工商注冊(cè)資料在工商文書(shū)領(lǐng)取后一周內(nèi)向總公司歸檔。1、立項(xiàng)文件及股東資料由總助/總秘負(fù)責(zé)整理。 2、工商注冊(cè)審批資料及正式下發(fā)證件由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人整理歸檔。 3、資料申報(bào)審批類（如招標(biāo)申報(bào)、立項(xiàng)申報(bào)、土地征地申報(bào)、圖紙?jiān)O(shè)計(jì)申報(bào)、開(kāi)工審批等資辦公室負(fù)責(zé)人收集整理，交行政副總及總經(jīng)理審核歸檔王素君責(zé)任部門需要?dú)w檔文件時(shí)限要求歸檔整理人審核人檔案管理人辦公室8.4 工程文件勘察設(shè)計(jì)招投標(biāo)文件、勘察設(shè)計(jì)承包合同、施工招投標(biāo)文件、施工承包合同、工程監(jiān)理招投標(biāo)文件、監(jiān)理委托合同、開(kāi)工審批文件、建設(shè)項(xiàng)目列入年度計(jì)劃的申報(bào)文件、建設(shè)項(xiàng)目列入年度的批復(fù)文件或年度計(jì)劃項(xiàng)目表、規(guī)劃審批申報(bào)表及報(bào)送的文件

22、和圖紙、建設(shè)工程規(guī)劃許可證及其附件、建設(shè)工程開(kāi)工審查表、建設(shè)工程施工許可證、投資許可證、審計(jì)證明、繳納綠化建設(shè)費(fèi)等證明、工程質(zhì)量監(jiān)督手續(xù)、建設(shè)、施工、監(jiān)理機(jī)構(gòu)及負(fù)責(zé)人身份證明復(fù)印件、工程階段性驗(yàn)收資料、竣工驗(yàn)收資料等8.5 設(shè)備采購(gòu)及安裝資料新公司設(shè)備采購(gòu)清單及審批表、供應(yīng)商名單及評(píng)估報(bào)告、設(shè)備資料及保修清單、設(shè)備安裝施工圖等8.6 財(cái)務(wù)文件 工程投資估算材料、工程設(shè)計(jì)概算材料、施工圖預(yù)算材料、施工預(yù)算、設(shè)備采購(gòu)預(yù)算、項(xiàng)目報(bào)批公關(guān)預(yù)算一切涉及項(xiàng)目投資的財(cái)務(wù)預(yù)算資料、產(chǎn)生的會(huì)計(jì)票據(jù)、憑證、帳簿等。8.7 各投資項(xiàng)目股東配比、股東身份證、投資合作協(xié)議、公司架構(gòu)等3、建設(shè)用地、征地、拆遷；勘察、測(cè)繪

23、、設(shè)計(jì)；工程類、設(shè)備安裝類文件在竣工驗(yàn)收3個(gè)月內(nèi)收集成冊(cè)歸檔 4、財(cái)務(wù)類文件按財(cái)務(wù)要求另行規(guī)定料由項(xiàng)目申報(bào)負(fù)責(zé)人收集，在每個(gè)項(xiàng)目申報(bào)成功后的15天內(nèi)歸檔 4、工程類資料由工程項(xiàng)目負(fù)責(zé)人在工程驗(yàn)收結(jié)束后3個(gè)月內(nèi)歸檔。 5、財(cái)務(wù)類資料每月報(bào)總部財(cái)務(wù)中心辦公室負(fù)責(zé)人催促收集整理，交行政副總及總經(jīng)理審核歸檔王素君總部及子公司財(cái)務(wù)包括子公司及公司總部的財(cái)務(wù)憑證、帳簿、財(cái)務(wù)報(bào)表（各類投資財(cái)務(wù)分析報(bào)告；年度、季度、月度財(cái)務(wù)經(jīng)營(yíng)報(bào)表等）、財(cái)務(wù)各項(xiàng)預(yù)算等。一年度一次，在次年的3月份完成歸檔1、子公司由子公司財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé) 2、總部由總部財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)1、子公司財(cái)務(wù)由子公司財(cái)務(wù)部交子公司總經(jīng)理審批，再上交總公司財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人審

24、核歸檔。2、總部交行政副總、總經(jīng)理審核后歸檔王素君各子公司 業(yè)務(wù)部1、財(cái)產(chǎn)租賃合同、合同評(píng)審表、合同的變更，續(xù)簽及補(bǔ)充協(xié)議、實(shí)際承包人資料（含身份證）、承租單位的基本信息調(diào)查表、收料人資料（含身份證）、最近有效結(jié)算及對(duì)帳單、違約金計(jì)算表。在合同簽定后一個(gè)月內(nèi)歸檔業(yè)務(wù)員整理業(yè)務(wù)主管審核，辦公室文員輸單各租賃公司財(cái)務(wù)2、法務(wù)文件：訴訟資料如發(fā)函類催款函（原件）、提示函（原件）、各種發(fā)函的快遞單據(jù)及回執(zhí)、各種來(lái)函的原件、訴訟資料、筆錄類及協(xié)議類等；每月5號(hào)前將上個(gè)月資料歸檔法務(wù)部、業(yè)務(wù)主管負(fù)責(zé)辦公室審核各租賃公司財(cái)務(wù)檔案調(diào)閱登記表 辦公室46-2序號(hào)檔 案 名 稱檔案編號(hào)份數(shù)密級(jí)調(diào)閱/借用部門調(diào)閱/

25、借用日期歸 還審批簽字備注/用途簽字日 期簽字日期文件簽收登記表 辦07-1序號(hào)來(lái)文日期來(lái)文單位來(lái)文標(biāo)題字號(hào)密級(jí)緩急送發(fā)部門簽收人簽字簽收時(shí)間注明：1、對(duì)有密級(jí)、緩急字樣的重要文件在登記來(lái)文時(shí)間和簽收時(shí)間時(shí)應(yīng)明確年/月/日/時(shí)刻到分/ 2、當(dāng)日文件當(dāng)日分發(fā)完不得積壓 3、保留快遞單文件傳閱處理單 辦公室08文件標(biāo)題： 密級(jí)：絕密 機(jī)密 秘密 普通文件發(fā)出單位發(fā)出時(shí)間緩急辦公室意見(jiàn)傳閱人傳閱、擬辦意見(jiàn)傳閱人簽字傳閱時(shí)間文件發(fā)出時(shí)間文件回收時(shí)間注明：1、對(duì)絕密文件或有總經(jīng)理親啟文件直接交總經(jīng)理拆閱。2、對(duì)機(jī)密、秘密文件先由辦公室拆閱根據(jù)內(nèi)容重要性和相關(guān)性確定傳閱領(lǐng)導(dǎo)會(huì)閱批辦。文件批辦跟蹤表 辦公室35-1序號(hào)責(zé)任部門責(zé)任人交辦事項(xiàng)計(jì)劃