金算盤8EERP應(yīng)用指南03應(yīng)付管理

1、應(yīng)付管理目 錄第一章系統(tǒng)簡介1第二章基礎(chǔ)設(shè)置2第一節(jié)往來期初2一、往來期初錄入2二、往來期初試算平衡3第二節(jié)應(yīng)付報警3一、應(yīng)付款報警設(shè)置3二、應(yīng)付款報警規(guī)則4三、欄目說明4第三章 日常業(yè)務(wù)5第一節(jié)應(yīng)付款項5第二節(jié)應(yīng)付支付9一、單據(jù)填制9二、單據(jù)核銷10三、其它功能10第四章 期末業(yè)務(wù)12第一節(jié)往來核銷12一、核銷方式12二、核銷操作13三、取消核銷15第二節(jié)應(yīng)付憑證16第三節(jié)期末結(jié)賬16第五章 賬冊報表17第一章 系統(tǒng)簡介本模塊的主要功能是應(yīng)付款項的管理、應(yīng)付款項的核銷及應(yīng)付憑證的生成。同時提供了應(yīng)付相關(guān)報表的查詢與打印。初次使用本系統(tǒng)時，需設(shè)置往來單位、部門等基礎(chǔ)設(shè)置，將賬套啟用日期之前已發(fā)

2、生的往來數(shù)據(jù)設(shè)置為往來期初。日常發(fā)生的應(yīng)付賬款業(yè)務(wù)可通過應(yīng)付款項單據(jù)來處理，其中采購業(yè)務(wù)及其他應(yīng)付業(yè)務(wù)也可產(chǎn)生應(yīng)付賬款?？赏ㄟ^應(yīng)付支付業(yè)務(wù)來進行應(yīng)付賬款的付款，付款時可進行應(yīng)付款項的核銷?？膳c應(yīng)付款項、記賬憑證、采購業(yè)務(wù)及其他應(yīng)付業(yè)務(wù)進行核銷。同時也可進行集中的應(yīng)付核銷。期末系統(tǒng)自動生成應(yīng)付憑證。同時該模塊還提供應(yīng)付款等多種賬表以供查詢。第二章 基礎(chǔ)設(shè)置與本模塊相關(guān)的基礎(chǔ)設(shè)置如會計科目、幣種匯率、往來單位、付款條件、付款方式、部門、職員、統(tǒng)計、項目等設(shè)置可參考基礎(chǔ)設(shè)置相關(guān)章節(jié)。第一節(jié) 往來期初往來期初用于錄入賬套啟用日期之前的往來明細。在“總賬”“應(yīng)收管理”“應(yīng)付管理”模塊的“基礎(chǔ)設(shè)置”中都可

3、以進行“往來期初”的錄入。1、 往來期初錄入進入“往來期初”列表，顯示了設(shè)置的所有往來單位。雙擊任意單位都可進入“往來單位期初明細”錄入窗口。選擇需要錄入往來明細的單位，選擇該單位對應(yīng)的應(yīng)付科目及幣種，錄入期初數(shù)據(jù)。注意：各個期初數(shù)據(jù)的日期，必須小于系統(tǒng)的啟用日期；可通過欄目設(shè)置增加“付款條件”、“開票日期”、“到期日期”等欄目；若科目具有外幣核算屬性，系統(tǒng)自動提供所核算的各個幣種，同時數(shù)據(jù)錄入欄目將增加原幣、匯率項，可以通過“幣種”欄進行選擇并輸入往來期初數(shù)據(jù)；若單位對應(yīng)多個應(yīng)付屬性的科目，該單位的應(yīng)付余額為所有應(yīng)付屬性科目余額之和；若該單位同時對應(yīng)應(yīng)收和應(yīng)付屬性的科目，該單位最終的性質(zhì)為應(yīng)

4、收（應(yīng)收屬性科目余額之和大于應(yīng)付屬性科目余額之和）或應(yīng)付（應(yīng)收屬性科目余額之和小于應(yīng)付屬性科目余額之和），金額為各個科目抵減后的余額。2、 往來期初試算平衡在往來期初列表中，單擊“試算平衡”按鈕，出現(xiàn)“往來期初平衡檢查”窗口。系統(tǒng)自動對科目期初與往來期初數(shù)據(jù)進行核對，并顯示檢查結(jié)果。若出現(xiàn)不平衡，可以手工修改期初金額，也可以通過“自動平衡”功能，自動依據(jù)往來期初數(shù)據(jù)覆蓋生成科目期初數(shù)據(jù)。如單位：飛宏礦產(chǎn)有限公司；科目“2121 應(yīng)付賬款”；往來期初的原幣貸方數(shù)據(jù)為1,650,360.00，科目期初原幣貸方數(shù)據(jù)為1,650,000.00。此時系統(tǒng)自動檢查，結(jié)果不平衡。使用自動平衡功能后，“212

5、1 應(yīng)付賬款”的科目期初原幣貸方就自動更新為1,650,360.00。第二節(jié) 應(yīng)付報警1、 應(yīng)付款報警設(shè)置具有應(yīng)付報警設(shè)置權(quán)限的用戶對應(yīng)付款管理作了相應(yīng)的報警設(shè)置后，當未付款滿足設(shè)置的條件，用戶登錄時會收到系統(tǒng)的應(yīng)付款超期提醒。選擇“財務(wù)管理應(yīng)付管理基礎(chǔ)設(shè)置應(yīng)付報警設(shè)置”即可進入“應(yīng)付報警設(shè)置”對話框。選擇“已到期未付款登錄報警”后才可進行金額與日期的報警設(shè)置。其中天數(shù)的設(shè)置必須大于0，系統(tǒng)缺省設(shè)置為90天；超期天數(shù)的計算是開票日期（或者到期日期）與系統(tǒng)登錄日期比較而得。2、 應(yīng)付款報警規(guī)則若應(yīng)付報警設(shè)置中選擇了“已到期未付款登錄報警”，系統(tǒng)登錄時，若存在符合條件的記錄，系統(tǒng)將彈出“到期應(yīng)付款

6、列表”窗口，顯示所有已經(jīng)到期的應(yīng)付貸項單明細。若沒有符合條件的記錄，則不彈出報警窗口。若應(yīng)付報警設(shè)置中選擇了“未付款金額超過才登錄報警”（“”為金額），系統(tǒng)在到期應(yīng)付款列表中將只列出“未付款金額大于”的記錄。若“應(yīng)付報警設(shè)置”中選擇了“超過開票日期（或到期日期）天才登錄報警”，系統(tǒng)在到期應(yīng)付款列表中將只列出“登錄日期減去開票日期（或到期日期）大于天”的記錄。3、 欄目說明到期應(yīng)付款列表上方“未付款合計”為列表中“未付款金額”之和；列表右上方“當前日期”為登錄日期。到期應(yīng)付款列表中原幣應(yīng)付金額為應(yīng)付貸項單中的“原幣金額”；應(yīng)付金額是應(yīng)付貸項單中的“本幣金額”；原幣核銷金額是往來核銷中借方數(shù)據(jù)的“

7、本次核銷金額”；核銷金額是“本次核銷金額”換算得到的本位幣本次核銷金額。原幣未付款金額為原幣應(yīng)付金額與原幣核銷金額之差。未付款金額為應(yīng)付金額與核銷金額之差。第三章 日常業(yè)務(wù)第一節(jié) 應(yīng)付款項通過錄入應(yīng)付單據(jù)記錄各項應(yīng)付業(yè)務(wù)，也可進行各種應(yīng)付業(yè)務(wù)單據(jù)的查閱，完成應(yīng)付業(yè)務(wù)管理的日常工作?！皯?yīng)付貸項”單據(jù)一般處理應(yīng)付性質(zhì)科目貸方增加（應(yīng)付增加）的經(jīng)濟業(yè)務(wù)；“應(yīng)付借項”單據(jù)處理應(yīng)付性質(zhì)科目減少（應(yīng)付減少）的經(jīng)濟業(yè)務(wù)。應(yīng)付支付是對應(yīng)付貸項、采購業(yè)務(wù)等形成的應(yīng)付款進行支付并核銷。1、 應(yīng)付借(貸)項在“日常業(yè)務(wù)”中，選擇“應(yīng)付款項”功能進入應(yīng)付款項單據(jù)。1、 在單據(jù)中錄入單位后，系統(tǒng)將把與單位相關(guān)的信息全部

8、自動帶出到單據(jù)中。2、 增加應(yīng)付單據(jù)時，若表體科目輔助核算與表頭選擇輔助信息相同，則自動將表頭的項目帶入該條表體記錄的項目欄中，可修改。3、 如果進行了單據(jù)前綴設(shè)置，單據(jù)號可按操作員自動生成為：單據(jù)前綴+編號。4、 應(yīng)付單據(jù)可按統(tǒng)計、項目、職員、部門進行單據(jù)欄目設(shè)置，如應(yīng)付單必錄項選擇部門，當部門為空時保存單據(jù)會進行提示。5、 單據(jù)頭和單據(jù)體的金額相等才可以保存。系統(tǒng)提供了“應(yīng)付借項”和“應(yīng)付貸項”兩種應(yīng)付單據(jù)類型，可在單據(jù)中直接選擇，也可從日常業(yè)務(wù)列表中進入不同類型的單據(jù)。在單據(jù)中錄入相應(yīng)的數(shù)據(jù)保存即可。2、 應(yīng)付核銷當應(yīng)付款項單據(jù)中的應(yīng)付科目存在可抵消的應(yīng)付款時可進行應(yīng)付核銷。應(yīng)付借項單中

9、的“應(yīng)付核銷”功能所核銷的款項，包括應(yīng)付款的增加以及因?qū)ν粏挝话l(fā)生應(yīng)收款項而抵消的應(yīng)付賬款兩部分。填制應(yīng)付款項單據(jù)后單擊“應(yīng)付核銷”按鈕，彈出往來核銷列表，新增核銷記錄，選擇要核銷的單據(jù)。錄入本次核銷的金額后可關(guān)閉核銷，返回到應(yīng)付款項單據(jù)。注意：在應(yīng)付款項單據(jù)中進行核銷時，應(yīng)付貸項單據(jù)中不能進行應(yīng)付核銷，只能在應(yīng)付借項單據(jù)中才能進行應(yīng)付核銷。3、 沖銷單據(jù)當需要填制一張與所選擇的應(yīng)付單據(jù)金額符號相反的應(yīng)付單據(jù)時，可以使用“沖銷單據(jù)”功能，此時系統(tǒng)彈出沖銷對話框。設(shè)置相應(yīng)的會計年度、會計期間、單據(jù)類型，錄入需要沖銷的單據(jù)號，單擊“確定”，系統(tǒng)自動生成沖銷單據(jù)。4、 單據(jù)審批填制單據(jù)后其審批狀態(tài)

10、顯示為“未審批”。當需要審批時，點擊“申請審批”按鈕進行審批操作。未定義審批流程的單據(jù)，點擊申請審批后系統(tǒng)自動將審批狀態(tài)變?yōu)椤耙褜徟?。定義審批流程的單據(jù)如何審批？（1）定義審批流程。如圖所示（2）填制單據(jù)后，制單人“申請審批”，審批狀態(tài)變?yōu)椤皩徟小?。如圖所示：（3）審批：有審批權(quán)限的操作員在“單據(jù)審批”列表中進行審批，批注審批結(jié)果。選擇“審批通過”，單據(jù)的審批狀態(tài)變?yōu)椤耙褜徟?，或進入下一個審批環(huán)節(jié)；選擇“駁回”，單據(jù)的審批狀態(tài)變?yōu)椤板e誤”，制單人修改單據(jù)后，重新申請審批。第二節(jié) 應(yīng)付支付應(yīng)付賬款的支付可通過應(yīng)付支付單據(jù)來實現(xiàn)。1、 單據(jù)填制進入應(yīng)付支付單，選擇相應(yīng)的單位、科目等欄目錄入數(shù)

11、據(jù)。錄入了單據(jù)頭的數(shù)據(jù)后可直接保存，也可選擇單據(jù)體中的單據(jù)記錄，錄入相應(yīng)的數(shù)據(jù)進行保存。此時單據(jù)頭中的“金額”數(shù)據(jù)應(yīng)與單據(jù)體中的“本次付款金額”合計數(shù)據(jù)一致。單據(jù)體中數(shù)據(jù)來源：采購單據(jù)、受托結(jié)算、應(yīng)付貸項、應(yīng)收貸項、記賬憑證等單據(jù)類型。 可獲折扣取數(shù)來源：根據(jù)單據(jù)體中單據(jù)的“付款條件”中所設(shè)置的折扣率來計算得出。如：系統(tǒng)登錄日期在優(yōu)惠天數(shù)以內(nèi)，即可獲得所設(shè)置的折扣數(shù)。該項由系統(tǒng)自動算出不允許修改。本次折扣可由手工直接輸入，也可進行手工修改。折扣科目：即生成應(yīng)付借項單據(jù)后單據(jù)體中的科目。折扣單據(jù)模板：是指應(yīng)付支付單保存以后，如單據(jù)中有折扣金額，同時會生成一張應(yīng)付借項單據(jù)。應(yīng)付支付單據(jù)保存后系統(tǒng)自

12、動會彈出生成應(yīng)付借項單的對話框：在生成的應(yīng)付借項單備注中，系統(tǒng)將自動記錄該單據(jù)對應(yīng)的應(yīng)付支付單。2、 單據(jù)核銷系統(tǒng)自動在應(yīng)付支付單的單據(jù)體中列出與該單據(jù)所選單位有關(guān)的應(yīng)付增加的單據(jù)記錄（包括：采購單據(jù)、受托結(jié)算、應(yīng)付貸項、應(yīng)收貸項、記賬憑證等單據(jù)類型）。在應(yīng)付支付的單據(jù)頭中錄入相應(yīng)數(shù)據(jù)后，選擇單據(jù)體中需要核銷的單據(jù)記錄，錄入相應(yīng)的核銷數(shù)據(jù)，保存后，可在“往來核銷”列表中進行查看。3、 其它功能1、選擇合同：當存在付款的合同時，進行應(yīng)付賬款的支付可與合同建立關(guān)系。選擇相應(yīng)的合同后，系統(tǒng)自動把此次的付款金額寫入合同中的收付款信息中。 2、對于單據(jù)體中的應(yīng)付業(yè)務(wù)分錄，系統(tǒng)提供了“應(yīng)付篩選”功能。根據(jù)

13、設(shè)置的篩選條件來顯示單據(jù)體中的應(yīng)付記錄，從而更方便地完成應(yīng)付款項的核銷。第四章 期末業(yè)務(wù)第一節(jié) 往來核銷發(fā)生的應(yīng)付賬款業(yè)務(wù)與應(yīng)付賬款的付款業(yè)務(wù)之間需進行往來核銷。應(yīng)付業(yè)務(wù)未核銷或進行了部分核銷后仍需進行核銷時，可通過“往來核銷”功能，快捷的完成往來業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的核銷。1、 核銷方式在本系統(tǒng)中提供了三種核銷方式：1、可在記賬憑證中進行核銷，當記賬憑證分錄有應(yīng)收應(yīng)付性質(zhì)的科目時，保存后可進行往來核銷。2、在應(yīng)付業(yè)務(wù)單據(jù)中可進行核銷。請參照本系統(tǒng)第三章第一節(jié)的應(yīng)付核銷業(yè)務(wù)。3、在“期末業(yè)務(wù)”中進行集中核銷。通過往來核銷列表，可查閱往來業(yè)務(wù)的核銷情況，通過“篩選”功能來設(shè)置需要在列表中顯示的數(shù)據(jù)；通過“欄

14、目設(shè)置”來設(shè)置所需要查詢的項目。如圖所示：無論采用上述哪種方式進行核銷，核銷后在往來核銷列表中將統(tǒng)一生成核銷流水號，以供查詢。2、 核銷操作往來核銷有三種操作方式：1、手工核銷 當進行一筆或者多筆往來數(shù)據(jù)核銷時可進行手工核銷。如圖：在往來核銷卡片中選擇需要核銷的數(shù)據(jù)，錄入“本次核銷金額”手工核銷即可。此時分兩種情況進行核銷：（1）借貸方之間進行核銷：在借貸雙方的數(shù)據(jù)列表中選擇需要核銷的應(yīng)付業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，錄入數(shù)據(jù)核銷即可。（2）借方內(nèi)部（或者貸方內(nèi)部）之間進行核銷：若需要對借方（或者）內(nèi)部數(shù)據(jù)進行相互核銷時，在借方（或者貸方）數(shù)據(jù)列表中選擇需要核銷的應(yīng)付業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，錄入核銷金額即可。2、自動核銷當往來

15、數(shù)據(jù)量大，業(yè)務(wù)之間存在對應(yīng)關(guān)系，且通常是按常用的方式來進行核銷時，可通過 “自動核銷”功能進行往來數(shù)據(jù)的核銷。系統(tǒng)提供了不同的核銷方式進行自動核銷。如圖：選擇“未核銷金額”方式：在自動核銷時，系統(tǒng)就按金額相等的原則自動對借、貸方數(shù)據(jù)進行逐個核銷；選擇“按順序自動核銷”方式：在自動核銷時，系統(tǒng)就按參照字段中提供的欄目按順序依次進行自動核銷。參照字段中的數(shù)據(jù)是根據(jù)借貸雙方列表中的欄目數(shù)據(jù)而得。如圖：“參照字段”下拉菜單中，系統(tǒng)提供了：憑證字號、對賬號、單據(jù)類型、單據(jù)號等四個項目，當在參照字段中選擇了任意一個項目后，系統(tǒng)自動會把核銷方式中第2、3項的“字段”字樣轉(zhuǎn)換為所選擇的字段名稱，以選擇“對賬號

16、”為例：選擇“對賬號”方式：在自動核銷時，按對賬號相同的原則自動對借、貸方數(shù)據(jù)進行逐個核銷。選擇“對賬號+未核銷金額”方式：在自動核銷時，按對賬號、金額均相同的原則自動對借、貸方數(shù)據(jù)進行逐個核銷。如果核銷方向為“任意”時，自動核銷可以在借、貸兩個方向之間進行數(shù)據(jù)核銷，或者某一個方向內(nèi)部之間進行核銷。如果核銷方向為“借貸之間進行核銷”時，自動核銷只是一個方向的數(shù)據(jù)核銷另一個方向的數(shù)據(jù)。設(shè)置好相應(yīng)的核銷方式后，單擊“確定”按鈕，就完成了核銷方式的設(shè)置。當設(shè)置了相應(yīng)的核銷方式后，選擇自動核銷，系統(tǒng)就會根據(jù)指定的核銷方式來自動的核銷相應(yīng)的數(shù)據(jù)，并建立起核銷關(guān)系。（3）批量核銷當多個往來單位、多個應(yīng)付性

17、質(zhì)科目的往來業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)同時進行核銷時，可通過“批量核銷”功能來實現(xiàn)。進入“批量核銷”對話框，設(shè)置往來單位、往來科目、幣種、截止日期、核銷方式等欄目的信息，選擇需要核銷的往來業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)進行批量核銷。 注意：進行往來業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的核銷時，核銷雙方的金額必須一致。3、 取消核銷已核銷的往來業(yè)務(wù)記錄可取消核銷?？稍谕鶃砗虽N列表與往來核銷卡片中進行取消核銷記錄。1、 在往來核銷列表中取消核銷進入往來核銷列表，選擇需要取消核銷的流水號記錄，使用刪除功能即可取消。2、在往來核銷卡片中取消核銷在往來核銷對話框中，選中“全部顯示”項，卡片中自動顯示已經(jīng)核銷的往來業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)。選擇需要取消核銷的往來業(yè)務(wù)記錄取消核銷，系統(tǒng)自動

18、清除核銷關(guān)系，并把已經(jīng)核銷的金額重新顯示到未核銷金額上。第二節(jié) 應(yīng)付憑證為保證業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)與財務(wù)數(shù)據(jù)的一致性，需將業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)為財務(wù)數(shù)據(jù)，此時可通過期末業(yè)務(wù)中的“應(yīng)付憑證”功能來實現(xiàn)。進入應(yīng)付憑證界面，選擇需要生成應(yīng)付憑證的單據(jù)，如圖：進行憑證模板、憑證類型、憑證摘要、憑證生成方式的設(shè)置后，系統(tǒng)將按所設(shè)置的內(nèi)容生成相應(yīng)的應(yīng)付憑證。因應(yīng)付支付單據(jù)是應(yīng)付賬款的付款業(yè)務(wù)，發(fā)生了現(xiàn)金、銀行性質(zhì)科目的數(shù)據(jù)的變化，故該業(yè)務(wù)單據(jù)形成財務(wù)數(shù)據(jù)是通過現(xiàn)金銀行模塊中的期末業(yè)務(wù)中的“收支憑證”功能來實現(xiàn)。具體內(nèi)容請參照現(xiàn)金銀行指南。第三節(jié) 期末結(jié)賬當某會計期間結(jié)束，為保證數(shù)據(jù)的嚴謹性，本系統(tǒng)提供對應(yīng)付模塊單獨進行期末結(jié)賬

19、的功能。期末結(jié)賬是按會計期間進行。如圖：選擇需要結(jié)賬的會計期間，按照提示逐步操作即可結(jié)賬。必須從第一個會計期間開始依次進行結(jié)賬。有以下幾種情況系統(tǒng)不允許結(jié)賬：1、 采購、銷售、委托加工模塊未結(jié)賬； 2、 本模塊有業(yè)務(wù)單據(jù)未通過審批； 3、 上一個期間未結(jié)賬。在進行期末結(jié)賬之前可對本期未進行審批或者審批未通過的應(yīng)付業(yè)務(wù)進行結(jié)賬前檢查。當存在未通過檢查的單據(jù)時本期間將不能進行期末結(jié)賬，需全部通過后才能期末結(jié)賬。當本模塊本期間結(jié)賬以后，不再允許錄入本模塊本期間的任何單據(jù)，即：不能在本模塊錄入本期間的單據(jù)，也不能通過其他模塊生成本期間本模塊的單據(jù)。本系統(tǒng)同時提供了分期間取消結(jié)賬的功能。本期結(jié)賬且下一個

20、期間未結(jié)賬時才可以對本期間取消結(jié)賬。第五章 賬冊報表本系統(tǒng)具有強大的查詢功能，除可查詢一些常見的賬表外，還可以根據(jù)需要進行報表設(shè)置生成賬表。生成的報表可另存為其他報表，能在保留原有賬表查詢模板的情況下，生成更多的特殊查詢模板，提高查詢效率。1、應(yīng)付明細表：主要用于查詢應(yīng)付性質(zhì)科目的業(yè)務(wù)明細情況及每筆業(yè)務(wù)的核銷情況。2、應(yīng)付匯總表：主要用于匯總查詢往來單據(jù)應(yīng)付賬款的合計金額，以及核銷合計金額。3、應(yīng)付余額表：主要用于查詢往來單位的期末應(yīng)付余額情況。4、應(yīng)付核銷對照表：主要用于查詢每筆應(yīng)付賬款的核銷情況。5、應(yīng)付賬款賬齡分析明細表：主要用于通過不同的賬齡計算方法和分析數(shù)據(jù)范圍對應(yīng)付賬款是否到期進行查詢。賬齡計算方法有兩種：開票日和到期日，開票日是指用截止日期減去單據(jù)的開票日來得出賬齡天數(shù)，到期日算法相同。分析數(shù)據(jù)范圍包括兩種：分析所有往來數(shù)據(jù)和分析未核銷往來明細，分析未核銷往來明細是指將單據(jù)的未核銷金額顯示在報表中，已核銷部分不作為分析范圍。6、應(yīng)付賬款賬齡動態(tài)分析明細表：與應(yīng)付賬齡分析明細表基本相同，只是對查詢“未核銷往來明細”時對賬齡期間金額的計算進行了變動。對查詢“未核銷往來明細”時，賬齡期間金額的變動