浙江省住房公積金業(yè)務(wù)檔案管理暫行辦法【共享精品-doc】

1、附件1浙江省住房公積金業(yè)務(wù)檔案管理暫行辦法第一章 總 則第一條 為規(guī)范和加強(qiáng)住房公積金業(yè)務(wù)檔案管理，維護(hù)各項業(yè)務(wù)檔案的安全完整，更好地為住房公積金管理工作服務(wù)，依據(jù)中華人民共和國檔案法、國務(wù)院住房公積金管理條例、浙江省住房公積金條例等規(guī)定，結(jié)合我省住房公積金管理工作實(shí)際，特制定本辦法。第二條 住房公積金業(yè)務(wù)檔案是指住房公積金管理機(jī)構(gòu)在辦理歸集、提取、貸款等業(yè)務(wù)活動中直接形成的具有保存和利用價值的各種文字、圖表、聲像、電子數(shù)據(jù)等不同形式的歷史真實(shí)記錄。第三條 住房公積金業(yè)務(wù)檔案真實(shí)記錄住房公積金業(yè)務(wù)管理過程，是國家檔案的重要組成部分，也是住房公積金管理工作的基礎(chǔ)和查考公積金管理水平的重要依據(jù)。第

2、四條 住房公積金業(yè)務(wù)檔案實(shí)行分級管理。省住房和城鄉(xiāng)建設(shè)廳（以下簡稱建設(shè)廳）負(fù)責(zé)對全省住房公積金業(yè)務(wù)檔案管理工作進(jìn)行綜合管理；各市、縣（市、區(qū)）住房公積金管理機(jī)構(gòu)分別負(fù)責(zé)本轄區(qū)內(nèi)住房公積金業(yè)務(wù)檔案的收集、保管及利用，同時受上級和本級檔案行政管理部門的監(jiān)督和指導(dǎo)。第五條 各級住房公積金管理機(jī)構(gòu)要高度重視住房公積金業(yè)務(wù)檔案管理工作，將其納入本單位工作計劃范疇，建立和完善檔案管理各項規(guī)章制度，在人員配備、經(jīng)費(fèi)開支、庫房建設(shè)等方面給予保證。第二章 檔案機(jī)構(gòu)、人員及其職責(zé)第六條 各級住房公積金管理機(jī)構(gòu)應(yīng)設(shè)立綜合檔案室，作為本單位檔案管理工作的職能機(jī)構(gòu)，并明確分管領(lǐng)導(dǎo)，配備專職或兼職的檔案管理人員，負(fù)責(zé)管理

3、指導(dǎo)本單位的檔案工作。各級住房公積金管理機(jī)構(gòu)的各內(nèi)設(shè)部門應(yīng)確定一名兼職檔案人員，負(fù)責(zé)本部門文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作。第七條 綜合檔案室職能（一）宣傳、貫徹執(zhí)行黨和國家有關(guān)檔案工作的方針政策和法律法規(guī)，并結(jié)合本單位工作實(shí)際，制定本單位檔案工作各項規(guī)章制度，集中統(tǒng)一管理本單位各種門類和載體的檔案資料；（二）對本單位各部門文件材料的積累、整理、立卷和歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)；對下級住房公積金管理機(jī)構(gòu)的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)；（三）編制檔案檢索工具，應(yīng)用計算機(jī)等現(xiàn)代化管理手段，建立檔案數(shù)據(jù)庫并積極提供利用；（四）大力開發(fā)檔案信息資源，編研參考資料，為領(lǐng)導(dǎo)決策、機(jī)關(guān)建設(shè)服務(wù)；（五）按照檔案保管

4、期限，對已超過保管期限的檔案在相關(guān)部門配合下，進(jìn)行檔案價值的鑒定、銷毀工作；（六）按規(guī)定做好到期檔案的移交工作；（七）辦理領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他有關(guān)檔案業(yè)務(wù)工作。第八條 檔案工作人員職責(zé)（一）認(rèn)真貫徹執(zhí)行檔案工作的各項規(guī)章制度，掌握檔案管理現(xiàn)代化技術(shù)；（二）指導(dǎo)本單位各部門做好文件材料的收集、整理、歸檔工作，提高檔案管理質(zhì)量；（三）做好檔案的收集、整理、鑒定、登記、統(tǒng)計等基礎(chǔ)工作，熟悉所保管的檔案情況；（四）對檔案進(jìn)行科學(xué)分類、排列、編號，庫房達(dá)到“八防三無”（即防火、防盜、防潮、防塵、防光、防霉、防高溫、防蟲鼠、無霉變、無遺失、無差錯）的要求；（五）維護(hù)檔案的安全，做好對檔案的科學(xué)管理和保護(hù)工作；（

5、六）監(jiān)督指導(dǎo)下級住房公積金管理機(jī)構(gòu)做好檔案工作；（七）做好檔案利用服務(wù)工作，編制檢索工具，迅速準(zhǔn)確地提供利用；（八）積極做好檔案信息化工作，提高檔案現(xiàn)代化管理水平；（九）遵守保密制度。未經(jīng)批準(zhǔn)，不得利用職權(quán)擅自擴(kuò)大檔案利用范圍，不得泄露檔案的機(jī)密內(nèi)容，確保檔案機(jī)密的安全。第九條 各級住房公積金管理機(jī)構(gòu)檔案工作人員應(yīng)熱愛檔案工作，熟悉業(yè)務(wù)，遵紀(jì)守法，忠于職守。檔案管理人員應(yīng)定期參加檔案業(yè)務(wù)專業(yè)知識培訓(xùn)，不斷提高檔案業(yè)務(wù)素質(zhì)和管理水平。第十條 住房公積金管理機(jī)構(gòu)檔案工作人員按照國家有關(guān)規(guī)定，評聘檔案專業(yè)技術(shù)職務(wù)。各級住房公積金管理機(jī)構(gòu)應(yīng)保持檔案工作人員的相對穩(wěn)定。在調(diào)動工作時，應(yīng)做好交接工作。第十

6、一條 有下列行為之一的，視情節(jié)輕重，對直接責(zé)任人予以經(jīng)濟(jì)處罰；情節(jié)嚴(yán)重的，依據(jù)國家檔案法律法規(guī)等有關(guān)規(guī)定，對直接責(zé)任人依法給予行政處分；構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任：（一）將業(yè)務(wù)活動中形成的應(yīng)當(dāng)歸檔的文件、材料據(jù)為已有、拒絕交給檔案部門的；（二）損毀、丟失檔案或?qū)?yīng)保密的檔案泄密的；（三）擅自銷毀或撕頁、涂改、抽換檔案的；（四）檔案工作人員、對檔案工作負(fù)有領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任的人員玩忽職守，造成損失的。第三章 住房公積金業(yè)務(wù)檔案的分類第十二條 住房公積金業(yè)務(wù)檔案包括住房公積金歸集檔案、住房公積金貸款檔案及住房公積金提取檔案。（一）住房公積金歸集檔案是指在住房公積金歸集業(yè)務(wù)中形成的各類文件材料的總稱，具體包

7、括：1.新建制繳存單位登記、信息變更及審核材料；2.職工個人賬戶設(shè)立、新增、轉(zhuǎn)移、封存、銷戶等業(yè)務(wù)信息變更表；3.繳存工資基數(shù)、繳存比例年度調(diào)整清冊；4.繳存年度對賬清冊及回執(zhí)；5.繳存單位建立住房公積金制度年度驗審表；6.辦理歸集業(yè)務(wù)中需要?dú)w檔的其他材料。（二）住房公積金貸款檔案是指在住房公積金貸款業(yè)務(wù)中形成的各類文件材料的總稱，包括住房公積金個人貸款檔案、住房公積金貸款樓盤管理檔案、房屋抵押登記管理檔案。1.住房公積金個人貸款檔案，具體包括：（1）住房公積金貸款申請審批表；（2）借款人有效身份證件、婚姻證明復(fù)印件；（3）購買、建造、翻建或大修自有住房的合同或協(xié)議及購房發(fā)票（收據(jù)）、契證、房

8、屋所有權(quán)證復(fù)印件等相關(guān)材料；（4）首付款證明或者建造、翻建、大修住房自籌資金證明；（5）住房公積金借款合同和抵押合同、保證合同；（6）借款合同變更申請的相關(guān)證明；（7）貸款發(fā)放憑證；（8）異地繳存證明；（9）借款人面談記錄；（10）貸款結(jié)清的相關(guān)證明；（11）辦理個人貸款業(yè)務(wù)中需要?dú)w檔的其他材料。2.住房公積金貸款樓盤管理檔案，具體包括：（1）通過工商年檢的營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件、開發(fā)資質(zhì)證書復(fù)印件、開發(fā)企業(yè)同意為購房者辦理公積金貸款提供擔(dān)保的決議原件、經(jīng)審計的上年度財務(wù)審計報告等開發(fā)企業(yè)相關(guān)材料；（2）當(dāng)?shù)卣鷾?zhǔn)的商品房項目立項文件復(fù)印件；（3）管理中心、開發(fā)企業(yè)等簽訂的合作協(xié)議；（4）商品房預(yù)售

9、許可證、土地使用權(quán)證、規(guī)劃許可證、施工許可證等復(fù)印件；（5）房屋結(jié)頂?shù)南嚓P(guān)證明材料；（6）樓盤管理中需要?dú)w檔的其他材料。3.房屋抵押登記管理檔案，具體包括：（1）房屋預(yù)告登記證明；（2）房屋他項權(quán)證或預(yù)抵押登記證明。（三）住房公積金提取檔案是指在住房公積金提取業(yè)務(wù)中形成的各類文件資料的總稱，具體包括：1.住房公積金提取申請表；2.提取人有效身份證件、直系親屬關(guān)系證明復(fù)印件；3.購買、建造、翻建或大修自有住房的合同或協(xié)議及購房發(fā)票、契證、房屋所有權(quán)證復(fù)印件等相關(guān)材料；4.還貸提取等相關(guān)證明材料；5.退休證明、與單位解除勞動合同證明、戶籍注銷證明或死亡證明；6.租房合同、房租發(fā)票；7.重病、特困等

10、特殊群體提取時，維修基金、物業(yè)管理費(fèi)發(fā)票、物業(yè)維修費(fèi)等相關(guān)材料；8.辦理提取業(yè)務(wù)中需要?dú)w檔的其他材料。第四章 住房公積金業(yè)務(wù)檔案的收集與整理第十三條 各級住房公積金管理機(jī)構(gòu)內(nèi)設(shè)部門在工作中形成的已經(jīng)辦理完畢的應(yīng)歸檔文件材料，由該部門負(fù)責(zé)收集、整理、立卷后，定期移交給本單位綜合檔案室歸檔。嚴(yán)禁將應(yīng)歸檔的文件材料存放在任何部門或個人手中。收集的文件材料由兼職檔案員負(fù)責(zé)核對是否齊全、完整和準(zhǔn)確。移交時需打印移交清冊（見附表1）一式兩份，經(jīng)雙方檔案人員清點(diǎn)簽字確認(rèn)后生效，不允許流轉(zhuǎn)中有任何遺失或損毀。留存檔案室的移交清冊歸入全宗卷永久保存。第十四條 住房公積金歸集和提取檔案按年度、形成時間整理立卷。住

11、房公積金貸款檔案中個人貸款檔案，按貸款人單筆貸款、形成時間整理立卷，一人一卷，卷內(nèi)按內(nèi)容分若干件。其中房屋他項權(quán)證、抵押登記證明等應(yīng)按重要檔案保管制度，進(jìn)行單獨(dú)保管。重要檔案的編號與個人借款合同編號相同。樓盤管理文件材料按開發(fā)項目、形成時間整理立卷。第十五條 歸檔的文件材料必須做到完整、準(zhǔn)確，字跡端正清楚，使用標(biāo)準(zhǔn)簡化漢字。留存復(fù)印件需加蓋與原件相符印章。手工填寫的須使用符合檔案保管要求的碳素墨水、黑色墨水筆或簽字筆等耐久材料書寫。案卷的裝訂應(yīng)結(jié)實(shí)、整齊，使用符合要求的材料裝訂。第十六條 住房公積金業(yè)務(wù)檔案歸檔時間住房公積金業(yè)務(wù)檔案應(yīng)在次年6月底前歸檔完畢，應(yīng)將檔案實(shí)體、目錄和業(yè)務(wù)信息數(shù)據(jù)庫以

12、年度為單位刻錄成光盤，一并移交綜合檔案室。凡不能按規(guī)定期限移交的部門，需提出書面申請或情況說明，報主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可暫緩移交。第十七條 綜合檔案室對各種門類、載體的業(yè)務(wù)檔案應(yīng)統(tǒng)一分類、組卷、排列、編號和編目。（一）分類：按照檔案形成年度檔案類別檔案保管期限進(jìn)行分類；（二）組卷：在分類方案的基礎(chǔ)上，按事由結(jié)合時間、重要程度等組卷，成套文件可集中組卷。（三）排列：案卷排列要以全宗為單位，不同類別、不同保管期限的案卷要分別排列；（四）編號：案卷應(yīng)依年度、保管期限、分類方案的排列順序卷編號。1.全宗號指檔案館給予移交進(jìn)館單位檔案的代號。公積金業(yè)務(wù)檔案在向檔案館移交前不填寫全宗號。2.年度指文件形成或

13、處理年度，以四位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注公元紀(jì)年。3.保管期限按國家檔案局規(guī)定分為永久、定期二種。編號中填寫保管期限時使用代碼，如“永久”為“y”，“定期”為“d”。4.機(jī)構(gòu)（問題）指檔案的分類層次。填寫時須使用公積金業(yè)務(wù)檔案分類方案中與類目名稱相對應(yīng)的代號。檔案類目代號的編寫方法如下：用大寫英文字母表示一級類目的代號。用一位阿拉伯?dāng)?shù)字表示二級類目的代號。用兩位阿拉伯?dāng)?shù)字表示三級類目的代號，空位用0補(bǔ)齊。用三位阿拉伯?dāng)?shù)字表示四級類目的代號，空位用0補(bǔ)齊。5.案卷號指對分類、排列后，按案卷實(shí)體順序編制的順序號。編制方法為：相同年度、相同保管期限的檔案在分類方案的最低一級類目內(nèi)，按案卷排列順序從“1”開始標(biāo)

14、注。（五）編目：檔案裝盒后應(yīng)根據(jù)卷內(nèi)檔案情況編寫卷內(nèi)文件目錄，每個案卷內(nèi)須備有格式統(tǒng)一的卷內(nèi)目錄（見附表2），并認(rèn)真填寫卷內(nèi)備考表。卷內(nèi)目錄放在卷首，卷內(nèi)備考表放在卷尾。第十八條 歸檔檔案的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)為：歸檔文件材料齊全完整，分類科學(xué)標(biāo)準(zhǔn)一致，案卷組合符合要求，卷內(nèi)文件排列有序，卷內(nèi)編目規(guī)范清楚，案卷封面整潔美觀，案卷裝訂整齊結(jié)實(shí)，裝具表格規(guī)范統(tǒng)一，案卷目錄分類編制。第十九條 應(yīng)建立全宗卷，形成和積累本單位立卷說明、分類方案、鑒定報告、交接憑證、銷毀清冊、檢查記錄、全宗介紹等材料。第五章 住房公積金業(yè)務(wù)檔案的保管與利用第二十條 各級住房公積金管理機(jī)構(gòu)應(yīng)配置專用的檔案庫房、裝具和必要的檔案保管設(shè)施

15、。實(shí)現(xiàn)庫房、辦公、閱覽三分開。檔案庫房要符合“八防三無”等要求。庫房溫度應(yīng)保持在14-24攝氏度，相對濕度保持在45%60%，并做好溫濕度存儲記錄。庫房內(nèi)的一切設(shè)施和物品，應(yīng)定期保養(yǎng)和維修。保持庫房清潔、整齊、肅靜、安全。第二十一條 檔案必須存放在專用庫房的檔案箱柜內(nèi)，按照檔案的不同種類、載體、保管期限分別上架排列。第二十二條 庫藏檔案應(yīng)每年進(jìn)行不少于一次的清點(diǎn)核對，做到賬物相符。遇有特殊情況要及時檢查。發(fā)現(xiàn)問題或隱患要及時報告和解決，對破損和載體變質(zhì)檔案要及時修補(bǔ)和復(fù)制，以確保檔案的完整和安全。第二十三條 各級住房公積金管理機(jī)構(gòu)應(yīng)建立和健全檔案借閱利用制度，檔案管理人員可依據(jù)相關(guān)部門審批的利

16、用需求，向各內(nèi)設(shè)部門、業(yè)務(wù)人員、外部監(jiān)管部門提供檔案利用。公積金繳存人經(jīng)公積金管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人審批同意后，可查閱本人的公積金業(yè)務(wù)檔案。檔案工作人員要正確處理利用和保密的關(guān)系，在開展利用工作時，既要積極主動提供檔案為各項工作服務(wù)，又要堅持保密原則，把檔案的利用限制在一定范圍之內(nèi)。第二十四條 檔案借閱應(yīng)填寫借閱登記表（見附表3）。外單位查閱檔案時，應(yīng)持有寫明查閱目的、范圍的介紹信或其他合法證明，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)同意后方可查閱，并履行登記簽字。未經(jīng)允許，任何人不得將檔案帶到與工作無關(guān)的場所。檔案一律不外借，確因工作需要外借的，須經(jīng)單位主要領(lǐng)導(dǎo)同意，外借時間不超過兩周，并辦理好外借手續(xù)。第二十五條 檔案利用人

17、員不準(zhǔn)擅自擴(kuò)大查閱范圍，不準(zhǔn)抄寫、復(fù)印查閱范圍以外的檔案內(nèi)容，須對檔案信息保密，未經(jīng)許可，嚴(yán)禁向外透露。第二十六條 檔案工作人員對歸還的檔案應(yīng)當(dāng)面檢查、清點(diǎn)，無誤后入庫。如發(fā)現(xiàn)拆卷、涂改、圈劃、撕頁、抽換、損壞、丟失等，應(yīng)追究利用者責(zé)任，并及時采取補(bǔ)救措施。第二十七條 住房公積金業(yè)務(wù)檔案保管期限住房公積金歸集檔案、住房公積金提取檔案保管期限為永久；住房公積金貸款檔案中的個人貸款檔案保管期限為貸款還清之后5年，樓盤管理檔案保管期限為房屋他項權(quán)證收齊之后1年；房屋他項權(quán)證保管期限與貸款期限一致。與公積金業(yè)務(wù)相關(guān)的財務(wù)檔案按業(yè)務(wù)檔案保管期限確定。第二十八條 各級住房公積金管理機(jī)構(gòu)應(yīng)成立由單位領(lǐng)導(dǎo)、檔

18、案管理人員和業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人組成的檔案鑒定小組，負(fù)責(zé)本單位檔案鑒定工作。第二十九條 鑒定小組對到期的檔案應(yīng)逐件組織鑒定，提出存毀意見。對仍具有保存價值的檔案，由綜合檔案室會同相關(guān)部門對檔案加工后進(jìn)行插卷、補(bǔ)卷、處理。確定無繼續(xù)保存價值的檔案，要逐件編造銷毀清單及清冊（見附表4），列明擬銷毀檔案的案卷名稱、冊數(shù)、頁數(shù)、年度、應(yīng)保管期限、已保管期限等內(nèi)容，報本單位主管領(lǐng)導(dǎo)審核同意后，在指定地點(diǎn)由兩人以上負(fù)責(zé)監(jiān)銷。未經(jīng)鑒定，任何人不得擅自銷毀檔案。第三十條 銷毀人員和監(jiān)銷人員在銷毀檔案前，應(yīng)按照銷毀清冊所列內(nèi)容進(jìn)行清點(diǎn)，無誤后送指定地點(diǎn)進(jìn)行銷毀，不準(zhǔn)出賣或做它用。銷毀時，監(jiān)銷人員要在場監(jiān)督整個銷毀過程

19、。銷毀工作完成后，由綜合檔案室在銷毀清冊上注明“已銷毀”字樣和銷毀日期，并由監(jiān)銷人員和銷毀人員簽名蓋章。銷毀清冊應(yīng)按照銷毀時間順序永久保存?zhèn)洳?。相關(guān)部門可留存復(fù)印件。第三十一條 保管期滿但涉及其他未了事項的檔案，不得銷毀。應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出立卷，保管到未了事項完結(jié)時為止。單獨(dú)抽出的檔案，應(yīng)當(dāng)在檔案銷毀清冊和業(yè)務(wù)檔案保管清冊中列明。第三十二條 各級住房公積金管理機(jī)構(gòu)綜合檔案室應(yīng)建立各種檔案統(tǒng)計臺帳，對檔案的收進(jìn)和移出、保管數(shù)量、銷毀等情況進(jìn)行及時、準(zhǔn)確的統(tǒng)計和登記。第六章 電子業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)管理第三十三條 業(yè)務(wù)信息和數(shù)據(jù)錄入計算機(jī)系統(tǒng)時，必須保證紙質(zhì)和電子數(shù)據(jù)保持一致。第三十四條 業(yè)務(wù)活動所產(chǎn)生的電子數(shù)據(jù)由

20、計算機(jī)操作人員根據(jù)不同業(yè)務(wù)種類，按照時間順序定期刻錄為光盤一式兩份，作為特種載體類檔案交予綜合檔案室保管。第三十五條 為保證業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)安全，光盤應(yīng)采取異地備份保管。異地備份原則上不能在同一城市，可進(jìn)行城市交叉?zhèn)浞?。業(yè)務(wù)電子數(shù)據(jù)應(yīng)備份存放在金融（準(zhǔn)金融機(jī)構(gòu)）或檔案部門，嚴(yán)禁隨意存放電子數(shù)據(jù)備份。住房公積金管理機(jī)構(gòu)應(yīng)與備份單位簽訂保密協(xié)議，備份方式及地點(diǎn)報上級公積金監(jiān)管部門備案。電子數(shù)據(jù)備份的介質(zhì)一般有移動硬盤、光盤等方式。在網(wǎng)絡(luò)條件不允許情況下，采用物理介質(zhì)保存、人工運(yùn)送的方式。備份介質(zhì)標(biāo)簽，應(yīng)寫明備份地點(diǎn)、時間、數(shù)據(jù)描述、校驗人等。第七章 附則第三十六條 各級住房公積金管理機(jī)構(gòu)可根據(jù)本暫行辦法制

21、定本單位的實(shí)施細(xì)則。第三十七條 本暫行辦法公布實(shí)施前已整理的檔案，按本暫行辦法要求逐步調(diào)整。第三十八條 本暫行辦法由省建設(shè)廳、省檔案局負(fù)責(zé)解釋。第三十九條 本暫行辦法自下發(fā)之日起施行。附表1移 交 清 冊今接收 部門20 年 月 日至20 年月 日檔案 共計 份。本清冊一式兩份。移交部門負(fù)責(zé)人 移交人 接收單位負(fù)責(zé)人 接收人 年 月 日附表2卷內(nèi)目錄序號題名文本頁號經(jīng)辦人備注說明：“文本”項填寫資料的“正本”、“副本”、“原件”、“復(fù)制件”等情況。附表3檔案借閱登記表借閱時間借閱部門借閱人批 準(zhǔn) 人借閱借閱原因檔案編號檔案標(biāo)題借 閱 形 式1234網(wǎng)上查閱隨機(jī)調(diào)閱復(fù)印原文調(diào)閱原文借閱內(nèi)容及效果

22、：歸還記錄：經(jīng)辦人：附件1浙江省住房公積金業(yè)務(wù)檔案管理暫行辦法第一章 總 則第一條 為規(guī)范和加強(qiáng)住房公積金業(yè)務(wù)檔案管理，維護(hù)各項業(yè)務(wù)檔案的安全完整，更好地為住房公積金管理工作服務(wù)，依據(jù)中華人民共和國檔案法、國務(wù)院住房公積金管理條例、浙江省住房公積金條例等規(guī)定，結(jié)合我省住房公積金管理工作實(shí)際，特制定本辦法。第二條 住房公積金業(yè)務(wù)檔案是指住房公積金管理機(jī)構(gòu)在辦理歸集、提取、貸款等業(yè)務(wù)活動中直接形成的具有保存和利用價值的各種文字、圖表、聲像、電子數(shù)據(jù)等不同形式的歷史真實(shí)記錄。第三條 住房公積金業(yè)務(wù)檔案真實(shí)記錄住房公積金業(yè)務(wù)管理過程，是國家檔案的重要組成部分，也是住房公積金管理工作的基礎(chǔ)和查考公積金管

23、理水平的重要依據(jù)。第四條 住房公積金業(yè)務(wù)檔案實(shí)行分級管理。省住房和城鄉(xiāng)建設(shè)廳（以下簡稱建設(shè)廳）負(fù)責(zé)對全省住房公積金業(yè)務(wù)檔案管理工作進(jìn)行綜合管理；各市、縣（市、區(qū)）住房公積金管理機(jī)構(gòu)分別負(fù)責(zé)本轄區(qū)內(nèi)住房公積金業(yè)務(wù)檔案的收集、保管及利用，同時受上級和本級檔案行政管理部門的監(jiān)督和指導(dǎo)。第五條 各級住房公積金管理機(jī)構(gòu)要高度重視住房公積金業(yè)務(wù)檔案管理工作，將其納入本單位工作計劃范疇，建立和完善檔案管理各項規(guī)章制度，在人員配備、經(jīng)費(fèi)開支、庫房建設(shè)等方面給予保證。第二章 檔案機(jī)構(gòu)、人員及其職責(zé)第六條 各級住房公積金管理機(jī)構(gòu)應(yīng)設(shè)立綜合檔案室，作為本單位檔案管理工作的職能機(jī)構(gòu)，并明確分管領(lǐng)導(dǎo)，配備專職或兼職的檔

24、案管理人員，負(fù)責(zé)管理指導(dǎo)本單位的檔案工作。各級住房公積金管理機(jī)構(gòu)的各內(nèi)設(shè)部門應(yīng)確定一名兼職檔案人員，負(fù)責(zé)本部門文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作。第七條 綜合檔案室職能（一）宣傳、貫徹執(zhí)行黨和國家有關(guān)檔案工作的方針政策和法律法規(guī)，并結(jié)合本單位工作實(shí)際，制定本單位檔案工作各項規(guī)章制度，集中統(tǒng)一管理本單位各種門類和載體的檔案資料；（二）對本單位各部門文件材料的積累、整理、立卷和歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)；對下級住房公積金管理機(jī)構(gòu)的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)；（三）編制檔案檢索工具，應(yīng)用計算機(jī)等現(xiàn)代化管理手段，建立檔案數(shù)據(jù)庫并積極提供利用；（四）大力開發(fā)檔案信息資源，編研參考資料，為領(lǐng)導(dǎo)決策、機(jī)關(guān)建設(shè)服務(wù)

25、；（五）按照檔案保管期限，對已超過保管期限的檔案在相關(guān)部門配合下，進(jìn)行檔案價值的鑒定、銷毀工作；（六）按規(guī)定做好到期檔案的移交工作；（七）辦理領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他有關(guān)檔案業(yè)務(wù)工作。第八條 檔案工作人員職責(zé)（一）認(rèn)真貫徹執(zhí)行檔案工作的各項規(guī)章制度，掌握檔案管理現(xiàn)代化技術(shù)；（二）指導(dǎo)本單位各部門做好文件材料的收集、整理、歸檔工作，提高檔案管理質(zhì)量；（三）做好檔案的收集、整理、鑒定、登記、統(tǒng)計等基礎(chǔ)工作，熟悉所保管的檔案情況；（四）對檔案進(jìn)行科學(xué)分類、排列、編號，庫房達(dá)到“八防三無”（即防火、防盜、防潮、防塵、防光、防霉、防高溫、防蟲鼠、無霉變、無遺失、無差錯）的要求；（五）維護(hù)檔案的安全，做好對檔案的科

26、學(xué)管理和保護(hù)工作；（六）監(jiān)督指導(dǎo)下級住房公積金管理機(jī)構(gòu)做好檔案工作；（七）做好檔案利用服務(wù)工作，編制檢索工具，迅速準(zhǔn)確地提供利用；（八）積極做好檔案信息化工作，提高檔案現(xiàn)代化管理水平；（九）遵守保密制度。未經(jīng)批準(zhǔn)，不得利用職權(quán)擅自擴(kuò)大檔案利用范圍，不得泄露檔案的機(jī)密內(nèi)容，確保檔案機(jī)密的安全。第九條 各級住房公積金管理機(jī)構(gòu)檔案工作人員應(yīng)熱愛檔案工作，熟悉業(yè)務(wù)，遵紀(jì)守法，忠于職守。檔案管理人員應(yīng)定期參加檔案業(yè)務(wù)專業(yè)知識培訓(xùn)，不斷提高檔案業(yè)務(wù)素質(zhì)和管理水平。第十條 住房公積金管理機(jī)構(gòu)檔案工作人員按照國家有關(guān)規(guī)定，評聘檔案專業(yè)技術(shù)職務(wù)。各級住房公積金管理機(jī)構(gòu)應(yīng)保持檔案工作人員的相對穩(wěn)定。在調(diào)動工作時，

27、應(yīng)做好交接工作。第十一條 有下列行為之一的，視情節(jié)輕重，對直接責(zé)任人予以經(jīng)濟(jì)處罰；情節(jié)嚴(yán)重的，依據(jù)國家檔案法律法規(guī)等有關(guān)規(guī)定，對直接責(zé)任人依法給予行政處分；構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任：（一）將業(yè)務(wù)活動中形成的應(yīng)當(dāng)歸檔的文件、材料據(jù)為已有、拒絕交給檔案部門的；（二）損毀、丟失檔案或?qū)?yīng)保密的檔案泄密的；（三）擅自銷毀或撕頁、涂改、抽換檔案的；（四）檔案工作人員、對檔案工作負(fù)有領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任的人員玩忽職守，造成損失的。第三章 住房公積金業(yè)務(wù)檔案的分類第十二條 住房公積金業(yè)務(wù)檔案包括住房公積金歸集檔案、住房公積金貸款檔案及住房公積金提取檔案。（一）住房公積金歸集檔案是指在住房公積金歸集業(yè)務(wù)中形成的各類文

28、件材料的總稱，具體包括：1.新建制繳存單位登記、信息變更及審核材料；2.職工個人賬戶設(shè)立、新增、轉(zhuǎn)移、封存、銷戶等業(yè)務(wù)信息變更表；3.繳存工資基數(shù)、繳存比例年度調(diào)整清冊；4.繳存年度對賬清冊及回執(zhí)；5.繳存單位建立住房公積金制度年度驗審表；6.辦理歸集業(yè)務(wù)中需要?dú)w檔的其他材料。（二）住房公積金貸款檔案是指在住房公積金貸款業(yè)務(wù)中形成的各類文件材料的總稱，包括住房公積金個人貸款檔案、住房公積金貸款樓盤管理檔案、房屋抵押登記管理檔案。1.住房公積金個人貸款檔案，具體包括：（1）住房公積金貸款申請審批表；（2）借款人有效身份證件、婚姻證明復(fù)印件；（3）購買、建造、翻建或大修自有住房的合同或協(xié)議及購房發(fā)

29、票（收據(jù)）、契證、房屋所有權(quán)證復(fù)印件等相關(guān)材料；（4）首付款證明或者建造、翻建、大修住房自籌資金證明；（5）住房公積金借款合同和抵押合同、保證合同；（6）借款合同變更申請的相關(guān)證明；（7）貸款發(fā)放憑證；（8）異地繳存證明；（9）借款人面談記錄；（10）貸款結(jié)清的相關(guān)證明；（11）辦理個人貸款業(yè)務(wù)中需要?dú)w檔的其他材料。2.住房公積金貸款樓盤管理檔案，具體包括：（1）通過工商年檢的營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件、開發(fā)資質(zhì)證書復(fù)印件、開發(fā)企業(yè)同意為購房者辦理公積金貸款提供擔(dān)保的決議原件、經(jīng)審計的上年度財務(wù)審計報告等開發(fā)企業(yè)相關(guān)材料；（2）當(dāng)?shù)卣鷾?zhǔn)的商品房項目立項文件復(fù)印件；（3）管理中心、開發(fā)企業(yè)等簽訂的合作協(xié)

30、議；（4）商品房預(yù)售許可證、土地使用權(quán)證、規(guī)劃許可證、施工許可證等復(fù)印件；（5）房屋結(jié)頂?shù)南嚓P(guān)證明材料；（6）樓盤管理中需要?dú)w檔的其他材料。3.房屋抵押登記管理檔案，具體包括：（1）房屋預(yù)告登記證明；（2）房屋他項權(quán)證或預(yù)抵押登記證明。（三）住房公積金提取檔案是指在住房公積金提取業(yè)務(wù)中形成的各類文件資料的總稱，具體包括：1.住房公積金提取申請表；2.提取人有效身份證件、直系親屬關(guān)系證明復(fù)印件；3.購買、建造、翻建或大修自有住房的合同或協(xié)議及購房發(fā)票、契證、房屋所有權(quán)證復(fù)印件等相關(guān)材料；4.還貸提取等相關(guān)證明材料；5.退休證明、與單位解除勞動合同證明、戶籍注銷證明或死亡證明；6.租房合同、房租發(fā)

31、票；7.重病、特困等特殊群體提取時，維修基金、物業(yè)管理費(fèi)發(fā)票、物業(yè)維修費(fèi)等相關(guān)材料；8.辦理提取業(yè)務(wù)中需要?dú)w檔的其他材料。第四章 住房公積金業(yè)務(wù)檔案的收集與整理第十三條 各級住房公積金管理機(jī)構(gòu)內(nèi)設(shè)部門在工作中形成的已經(jīng)辦理完畢的應(yīng)歸檔文件材料，由該部門負(fù)責(zé)收集、整理、立卷后，定期移交給本單位綜合檔案室歸檔。嚴(yán)禁將應(yīng)歸檔的文件材料存放在任何部門或個人手中。收集的文件材料由兼職檔案員負(fù)責(zé)核對是否齊全、完整和準(zhǔn)確。移交時需打印移交清冊（見附表1）一式兩份，經(jīng)雙方檔案人員清點(diǎn)簽字確認(rèn)后生效，不允許流轉(zhuǎn)中有任何遺失或損毀。留存檔案室的移交清冊歸入全宗卷永久保存。第十四條 住房公積金歸集和提取檔案按年度、

32、形成時間整理立卷。住房公積金貸款檔案中個人貸款檔案，按貸款人單筆貸款、形成時間整理立卷，一人一卷，卷內(nèi)按內(nèi)容分若干件。其中房屋他項權(quán)證、抵押登記證明等應(yīng)按重要檔案保管制度，進(jìn)行單獨(dú)保管。重要檔案的編號與個人借款合同編號相同。樓盤管理文件材料按開發(fā)項目、形成時間整理立卷。第十五條 歸檔的文件材料必須做到完整、準(zhǔn)確，字跡端正清楚，使用標(biāo)準(zhǔn)簡化漢字。留存復(fù)印件需加蓋與原件相符印章。手工填寫的須使用符合檔案保管要求的碳素墨水、黑色墨水筆或簽字筆等耐久材料書寫。案卷的裝訂應(yīng)結(jié)實(shí)、整齊，使用符合要求的材料裝訂。第十六條 住房公積金業(yè)務(wù)檔案歸檔時間住房公積金業(yè)務(wù)檔案應(yīng)在次年6月底前歸檔完畢，應(yīng)將檔案實(shí)體、目

33、錄和業(yè)務(wù)信息數(shù)據(jù)庫以年度為單位刻錄成光盤，一并移交綜合檔案室。凡不能按規(guī)定期限移交的部門，需提出書面申請或情況說明，報主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可暫緩移交。第十七條 綜合檔案室對各種門類、載體的業(yè)務(wù)檔案應(yīng)統(tǒng)一分類、組卷、排列、編號和編目。（一）分類：按照檔案形成年度檔案類別檔案保管期限進(jìn)行分類；（二）組卷：在分類方案的基礎(chǔ)上，按事由結(jié)合時間、重要程度等組卷，成套文件可集中組卷。（三）排列：案卷排列要以全宗為單位，不同類別、不同保管期限的案卷要分別排列；（四）編號：案卷應(yīng)依年度、保管期限、分類方案的排列順序卷編號。1.全宗號指檔案館給予移交進(jìn)館單位檔案的代號。公積金業(yè)務(wù)檔案在向檔案館移交前不填寫全宗號。

34、2.年度指文件形成或處理年度，以四位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注公元紀(jì)年。3.保管期限按國家檔案局規(guī)定分為永久、定期二種。編號中填寫保管期限時使用代碼，如“永久”為“y”，“定期”為“d”。4.機(jī)構(gòu)（問題）指檔案的分類層次。填寫時須使用公積金業(yè)務(wù)檔案分類方案中與類目名稱相對應(yīng)的代號。檔案類目代號的編寫方法如下：用大寫英文字母表示一級類目的代號。用一位阿拉伯?dāng)?shù)字表示二級類目的代號。用兩位阿拉伯?dāng)?shù)字表示三級類目的代號，空位用0補(bǔ)齊。用三位阿拉伯?dāng)?shù)字表示四級類目的代號，空位用0補(bǔ)齊。5.案卷號指對分類、排列后，按案卷實(shí)體順序編制的順序號。編制方法為：相同年度、相同保管期限的檔案在分類方案的最低一級類目內(nèi)，按案卷排

35、列順序從“1”開始標(biāo)注。（五）編目：檔案裝盒后應(yīng)根據(jù)卷內(nèi)檔案情況編寫卷內(nèi)文件目錄，每個案卷內(nèi)須備有格式統(tǒng)一的卷內(nèi)目錄（見附表2），并認(rèn)真填寫卷內(nèi)備考表。卷內(nèi)目錄放在卷首，卷內(nèi)備考表放在卷尾。第十八條 歸檔檔案的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)為：歸檔文件材料齊全完整，分類科學(xué)標(biāo)準(zhǔn)一致，案卷組合符合要求，卷內(nèi)文件排列有序，卷內(nèi)編目規(guī)范清楚，案卷封面整潔美觀，案卷裝訂整齊結(jié)實(shí)，裝具表格規(guī)范統(tǒng)一，案卷目錄分類編制。第十九條 應(yīng)建立全宗卷，形成和積累本單位立卷說明、分類方案、鑒定報告、交接憑證、銷毀清冊、檢查記錄、全宗介紹等材料。第五章 住房公積金業(yè)務(wù)檔案的保管與利用第二十條 各級住房公積金管理機(jī)構(gòu)應(yīng)配置專用的檔案庫房、裝具

36、和必要的檔案保管設(shè)施。實(shí)現(xiàn)庫房、辦公、閱覽三分開。檔案庫房要符合“八防三無”等要求。庫房溫度應(yīng)保持在14-24攝氏度，相對濕度保持在45%60%，并做好溫濕度存儲記錄。庫房內(nèi)的一切設(shè)施和物品，應(yīng)定期保養(yǎng)和維修。保持庫房清潔、整齊、肅靜、安全。第二十一條 檔案必須存放在專用庫房的檔案箱柜內(nèi)，按照檔案的不同種類、載體、保管期限分別上架排列。第二十二條 庫藏檔案應(yīng)每年進(jìn)行不少于一次的清點(diǎn)核對，做到賬物相符。遇有特殊情況要及時檢查。發(fā)現(xiàn)問題或隱患要及時報告和解決，對破損和載體變質(zhì)檔案要及時修補(bǔ)和復(fù)制，以確保檔案的完整和安全。第二十三條 各級住房公積金管理機(jī)構(gòu)應(yīng)建立和健全檔案借閱利用制度，檔案管理人員可

37、依據(jù)相關(guān)部門審批的利用需求，向各內(nèi)設(shè)部門、業(yè)務(wù)人員、外部監(jiān)管部門提供檔案利用。公積金繳存人經(jīng)公積金管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人審批同意后，可查閱本人的公積金業(yè)務(wù)檔案。檔案工作人員要正確處理利用和保密的關(guān)系，在開展利用工作時，既要積極主動提供檔案為各項工作服務(wù)，又要堅持保密原則，把檔案的利用限制在一定范圍之內(nèi)。第二十四條 檔案借閱應(yīng)填寫借閱登記表（見附表3）。外單位查閱檔案時，應(yīng)持有寫明查閱目的、范圍的介紹信或其他合法證明，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)同意后方可查閱，并履行登記簽字。未經(jīng)允許，任何人不得將檔案帶到與工作無關(guān)的場所。檔案一律不外借，確因工作需要外借的，須經(jīng)單位主要領(lǐng)導(dǎo)同意，外借時間不超過兩周，并辦理好外借手續(xù)。第

38、二十五條 檔案利用人員不準(zhǔn)擅自擴(kuò)大查閱范圍，不準(zhǔn)抄寫、復(fù)印查閱范圍以外的檔案內(nèi)容，須對檔案信息保密，未經(jīng)許可，嚴(yán)禁向外透露。第二十六條 檔案工作人員對歸還的檔案應(yīng)當(dāng)面檢查、清點(diǎn)，無誤后入庫。如發(fā)現(xiàn)拆卷、涂改、圈劃、撕頁、抽換、損壞、丟失等，應(yīng)追究利用者責(zé)任，并及時采取補(bǔ)救措施。第二十七條 住房公積金業(yè)務(wù)檔案保管期限住房公積金歸集檔案、住房公積金提取檔案保管期限為永久；住房公積金貸款檔案中的個人貸款檔案保管期限為貸款還清之后5年，樓盤管理檔案保管期限為房屋他項權(quán)證收齊之后1年；房屋他項權(quán)證保管期限與貸款期限一致。與公積金業(yè)務(wù)相關(guān)的財務(wù)檔案按業(yè)務(wù)檔案保管期限確定。第二十八條 各級住房公積金管理機(jī)構(gòu)

39、應(yīng)成立由單位領(lǐng)導(dǎo)、檔案管理人員和業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人組成的檔案鑒定小組，負(fù)責(zé)本單位檔案鑒定工作。第二十九條 鑒定小組對到期的檔案應(yīng)逐件組織鑒定，提出存毀意見。對仍具有保存價值的檔案，由綜合檔案室會同相關(guān)部門對檔案加工后進(jìn)行插卷、補(bǔ)卷、處理。確定無繼續(xù)保存價值的檔案，要逐件編造銷毀清單及清冊（見附表4），列明擬銷毀檔案的案卷名稱、冊數(shù)、頁數(shù)、年度、應(yīng)保管期限、已保管期限等內(nèi)容，報本單位主管領(lǐng)導(dǎo)審核同意后，在指定地點(diǎn)由兩人以上負(fù)責(zé)監(jiān)銷。未經(jīng)鑒定，任何人不得擅自銷毀檔案。第三十條 銷毀人員和監(jiān)銷人員在銷毀檔案前，應(yīng)按照銷毀清冊所列內(nèi)容進(jìn)行清點(diǎn)，無誤后送指定地點(diǎn)進(jìn)行銷毀，不準(zhǔn)出賣或做它用。銷毀時，監(jiān)銷人員要

40、在場監(jiān)督整個銷毀過程。銷毀工作完成后，由綜合檔案室在銷毀清冊上注明“已銷毀”字樣和銷毀日期，并由監(jiān)銷人員和銷毀人員簽名蓋章。銷毀清冊應(yīng)按照銷毀時間順序永久保存?zhèn)洳?。相關(guān)部門可留存復(fù)印件。第三十一條 保管期滿但涉及其他未了事項的檔案，不得銷毀。應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出立卷，保管到未了事項完結(jié)時為止。單獨(dú)抽出的檔案，應(yīng)當(dāng)在檔案銷毀清冊和業(yè)務(wù)檔案保管清冊中列明。第三十二條 各級住房公積金管理機(jī)構(gòu)綜合檔案室應(yīng)建立各種檔案統(tǒng)計臺帳，對檔案的收進(jìn)和移出、保管數(shù)量、銷毀等情況進(jìn)行及時、準(zhǔn)確的統(tǒng)計和登記。第六章 電子業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)管理第三十三條 業(yè)務(wù)信息和數(shù)據(jù)錄入計算機(jī)系統(tǒng)時，必須保證紙質(zhì)和電子數(shù)據(jù)保持一致。第三十四條 業(yè)務(wù)活

41、動所產(chǎn)生的電子數(shù)據(jù)由計算機(jī)操作人員根據(jù)不同業(yè)務(wù)種類，按照時間順序定期刻錄為光盤一式兩份，作為特種載體類檔案交予綜合檔案室保管。第三十五條 為保證業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)安全，光盤應(yīng)采取異地備份保管。異地備份原則上不能在同一城市，可進(jìn)行城市交叉?zhèn)浞?。業(yè)務(wù)電子數(shù)據(jù)應(yīng)備份存放在金融（準(zhǔn)金融機(jī)構(gòu)）或檔案部門，嚴(yán)禁隨意存放電子數(shù)據(jù)備份。住房公積金管理機(jī)構(gòu)應(yīng)與備份單位簽訂保密協(xié)議，備份方式及地點(diǎn)報上級公積金監(jiān)管部門備案。電子數(shù)據(jù)備份的介質(zhì)一般有移動硬盤、光盤等方式。在網(wǎng)絡(luò)條件不允許情況下，采用物理介質(zhì)保存、人工運(yùn)送的方式。備份介質(zhì)標(biāo)簽，應(yīng)寫明備份地點(diǎn)、時間、數(shù)據(jù)描述、校驗人等。第七章 附則第三十六條 各級住房公積金管理機(jī)

42、構(gòu)可根據(jù)本暫行辦法制定本單位的實(shí)施細(xì)則。第三十七條 本暫行辦法公布實(shí)施前已整理的檔案，按本暫行辦法要求逐步調(diào)整。第三十八條 本暫行辦法由省建設(shè)廳、省檔案局負(fù)責(zé)解釋。第三十九條 本暫行辦法自下發(fā)之日起施行。附表1移 交 清 冊今接收 部門20 年 月 日至20 年月 日檔案 共計 份。本清冊一式兩份。移交部門負(fù)責(zé)人 移交人 接收單位負(fù)責(zé)人 接收人 年 月 日附表2卷內(nèi)目錄序號題名文本頁號經(jīng)辦人備注說明：“文本”項填寫資料的“正本”、“副本”、“原件”、“復(fù)制件”等情況。附表3檔案借閱登記表借閱時間借閱部門借閱人批 準(zhǔn) 人借閱借閱原因檔案編號檔案標(biāo)題借 閱 形 式1234網(wǎng)上查閱隨機(jī)調(diào)閱復(fù)印原文調(diào)

43、閱原文借閱內(nèi)容及效果：歸還記錄：經(jīng)辦人：附表4-1 檔案銷毀清冊（ ）監(jiān)銷人簽字（蓋章） 銷毀人簽字（蓋章） 銷毀日期： 年 月 日制表人： 本清冊共 頁 合計 卷38附表4-2 檔案銷毀清單單位：卷序號案卷名稱年度目錄號卷號卷內(nèi)頁數(shù)應(yīng)保管年 限已保管年 限銷毀原因備注本頁小計 卷 合計 卷n&b8pl$z6nj#x4liyv2jgxt0hevs-fctq(daro*b8pm%a6nk!y5lizw3kgxu1ievs+gdtq)ebso*c9qn%a7ol!y5mj#w3khyv1ifwt0gdur-ebsp(d9qn&b8ol$z6nj#x4lhyv2jgwt0hevr-fctq(daro

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