行政會議組織管理辦法

1、北京遠洋基業(yè)物業(yè)管理有限公司行政會議組織管理辦法為規(guī)范公司各種行政會議的計劃、審核、批準、組織、召開、紀要、落實等的方法和步驟，更好地貫徹落實中遠房地產(chǎn)和董事會對遠洋基業(yè)物業(yè)管理有限公司的工作要求，及時研究公司經(jīng)營管理等有關(guān)重大問題的決策，加強公司內(nèi)部信息與資源的共享與溝通，公司特制定行政會議組織管理辦法（以下簡稱本辦法）。本辦法適用于北京遠洋基業(yè)物業(yè)管理有限公司各種行政會議的組織工作。第一條 公司行政會議組織管理歸口總經(jīng)理辦公室負責(zé)， 項目的行政會議組織管理歸口綜合行政部負責(zé)。第二條會議種類根據(jù)經(jīng)營管理需要，公司行政會議定為兩類，即定期例會和不定期會議。1. 定期例會：公司月度會、 公司本部

2、各職能部門周例會、 各物管中心、 各經(jīng)營項目周例會、日會。2. 不定期會議：總經(jīng)理辦公會、公司員工大會、各種專題會議、臨時會議等。第三條定期例會一、公司月度例會1. 會議時間：每月召開一次， 時間為每月的第一個星期二下午 13：30。如遇特殊情況可提前或推遲召開。2. 參加人員為：公司高管，公司本部各部門負責(zé)人、各項目、籌備組、經(jīng)營項目總經(jīng)理、副總經(jīng)理、總經(jīng)理助理，公司本部專業(yè)經(jīng)理。3. 會議主題 : 上月公司經(jīng)營管理情況總結(jié)和本月工作計劃安排。4. 主持人：公司常務(wù)副總經(jīng)理。5. 會議內(nèi)容 :A. 公司本部各職能部門報告上月工作總結(jié)和本月工作計劃；B. 各物管中心、各經(jīng)營項目報告上月工作總結(jié)

3、和本月工作計劃；C.公司高管分別對各部門、各項目的工作進行點評；D.公司總經(jīng)理傳達上級指示，布置公司全面工作；E. 其它需要在月度會上討論的事項。二. 公司本部各職能部門周例會1. 會議時間：各職能部門根據(jù)本部門實際情況自行安排。2. 參加人員：職能部門全體人員。3. 會議主題 : 上周工作小結(jié)和本周工作計劃安排。4. 主持人：各職能部門負責(zé)人。三、各物管中心、各經(jīng)營項目周例會、日會各物管中心、各經(jīng)營項目參照公司例會制度，制訂各自例會制度， 分別召開各自的行政例會，包括周例會和日會。（一）周例會1. 會議時間：各項目根據(jù)實際情況每周周初召開周例會。2. 參加人員：各部門主管以上人員，各項目根據(jù)

4、工作情況可擴大參會人員范圍。3. 會議主題 :A. 上周工作小結(jié)和本周工作計劃安排；B. 傳達公司有關(guān)指示精神；C. 邀請公司分管領(lǐng)導(dǎo)或職能部門負責(zé)人參加，協(xié)調(diào)工作、處理疑難問題。4. 主持人：各項目總經(jīng)理或常務(wù)副總經(jīng)理。（二）日會1. 會議時間：各項目根據(jù)工作需要，安排相關(guān)部門召開日會，日會分晨會和晚會。2. 參加人員：相關(guān)部門全體人員3. 會議主題 : 當日工作小結(jié)和第二日工作計劃安排4. 主持人：各部門分管領(lǐng)導(dǎo)或部門經(jīng)理。第四條不定期會議一、總經(jīng)理辦公會總經(jīng)理辦公會是為研究、 解決公司生產(chǎn)經(jīng)營和企業(yè)管理中的重大事項并進行決策的行政會議。1. 會議議題范圍A. 研究公司執(zhí)行黨的路線、 方針

5、、政策和落實中遠房地產(chǎn)、 公司董事會各項工作任務(wù)情況；B. 研究確定公司的經(jīng)營決策； 解決經(jīng)營生產(chǎn)活動中的重要問題； 研究總結(jié)生產(chǎn)經(jīng)營和行政管理工作完成情況； 重大人事調(diào)整計劃和財務(wù)收支方案； 總經(jīng)理向公司本部各職能部門和各物管中心、各經(jīng)營項目布置工作任務(wù)；C.公司本部各職能部門、 各物管中心、各經(jīng)營項目及各副總經(jīng)理提交辦公會集體討論決定的議題；其他需經(jīng)總經(jīng)理辦公會討論決定的問題。2. 會議時間：視具體情況，根據(jù)需要可提前或臨時通知安排召開。 原則上每月至少召開一次。3. 參會人員：公司領(lǐng)導(dǎo)班子成員。 根據(jù)會議議題的需要， 可擴大邀請公司相關(guān)職能部門、 各物管中心和經(jīng)營項目有關(guān)人員列席會議。4

6、. 主持人：總經(jīng)理二、公司全體員工大會1. 會議時間：員工大會每半年召開一次，具體時間根據(jù)情況確定。2. 會議內(nèi)容：員工大會是公司領(lǐng)導(dǎo)向全體員工通報公司經(jīng)營管理情況； 傳達上級有關(guān)指示和會議、 文件精神； 進行公司整體工作布置、 全體員工動員的會議。 召開全體員工大會是增進員工團結(jié)、 樹立團隊意識的有效方法， 會議可同時安排對先進集體和個人進行表彰獎勵，遇重大節(jié)日可視情況組織員工聯(lián)歡活動。3. 參加會議人員：公司全體員工。4. 會議主持人：公司領(lǐng)導(dǎo)。三、專題會議：1. 專題會議是為研究、解決各種專門問題而召開的會議， 時間、地點、參會人員和列席人員可根據(jù)專門議題進行安排。 主要有：財務(wù)分析會、

7、 物業(yè)管理形勢分析會、 質(zhì)量監(jiān)督分析會、安全工作會議、采購領(lǐng)導(dǎo)小組專題會以及其它專題會議等。2. 專題會議的提出： 專題會由公司領(lǐng)導(dǎo)、 相關(guān)部門根據(jù)工作情況提議召開， 由召集部門負責(zé)組織。公司領(lǐng)導(dǎo)擬定適當時間、地點，并確定與會人員名單。3. 有公司領(lǐng)導(dǎo)主持的專題會議， 議題主辦部門要提前將起草好的會議通知提交總經(jīng)理辦公室，由總經(jīng)理辦公室審核發(fā)出會議通知。 通知中要明確會議時間、 地點、參加和列席人員范圍、議題主要內(nèi)容等。四、臨時會議根據(jù)工作需要，隨時召開的各種臨時會議。第五條 會議召開程序一、會前準備工作1. 總經(jīng)理辦公會：根據(jù)會議安排及要求， 相關(guān)匯報人員在總經(jīng)理辦公會召開前將匯報材料上報總

8、經(jīng)理辦公室， 由總經(jīng)理辦公室匯總后報參會人員提前閱知， 以保證會議質(zhì)量及效率。2. 月度會：公司各職能部門、 各物管中心、 各經(jīng)營項目， 根據(jù)會議通知要求提前將本月的工作完成情況及下月工作計劃，通過電子郵件報公司總經(jīng)理辦公室，包括WORD文件和按照公司要求的模版制作的PPT格式文件。由總經(jīng)理辦公室匯總形成會議文件送公司高管。3、周例會：各項目應(yīng)在例會召開前至少一天，向需要列席參加的公司領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門提出邀請，同時將需要公司主管領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門協(xié)調(diào)解決的事宜以口頭或書面形式上報相關(guān)人員。會議議題涉及的公司本部有關(guān)部門負責(zé)人，應(yīng)根據(jù)項目提出的問題提前做好準備工作， 并在會議中與項目進行溝通，發(fā)表意見

9、或建議。 為加強溝通協(xié)調(diào)、 幫助項目工作，公司本部被邀請人員原則上應(yīng)盡量安排時間參加，如遇特殊情況不能參加者應(yīng)提前向主管領(lǐng)導(dǎo)請假，并及時通知相關(guān)項目。4、其它形式的會議：根據(jù)會議內(nèi)容進行相關(guān)準備。二、會議的召開：公司級會議由總經(jīng)理辦公室按通知組織會議，并根據(jù)需要負責(zé)會務(wù)工作。 各項目物管中心會議由項目綜合行政部負責(zé)組織會議和相關(guān)的會務(wù)工作。三、會議后期工作：1. 總經(jīng)理辦公室負責(zé)總經(jīng)理辦公會、 公司月度例會的會議記錄、 整理工作，編寫會議紀要，并將會議紀要報送公司領(lǐng)導(dǎo)審閱。 經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后的會議紀要及時通過網(wǎng)絡(luò)發(fā)放，需要發(fā)送紙面文件的要有簽收制度。 必要時，可根據(jù)會議精神下達工作任務(wù)書， 并負責(zé)

10、對會議決定的事項進行督辦、檢查。2. 各職能部門、各經(jīng)營項目的周例會由主辦部門負責(zé)會議紀要的起草， 報會議主持人閱簽，在主持人簽發(fā)后，內(nèi)部下發(fā)并抄報公司主管領(lǐng)導(dǎo)和總經(jīng)理。3、各物管中心的周例會由綜合行政部整理會議記錄、擬定會議紀要，并將會議紀要及時上報參加會議的有關(guān)人員和公司領(lǐng)導(dǎo)閱知。會后負責(zé)會議有關(guān)內(nèi)容的落實及督辦。四、會議要求：1、總經(jīng)理辦公會、月度會等會議的決策事項應(yīng)本著民主集中制原則，按照公司相關(guān)議事規(guī)則，由總經(jīng)理做出決策。2、會議決議事項要求公司全體員工，特別是公司各職能部門和各物管中心負責(zé)人要堅決貫徹執(zhí)行。3、會后 24 小時內(nèi)完成會議紀要，領(lǐng)導(dǎo)審閱后，以電子郵件方式發(fā)相關(guān)人員。第六條會議紀律：六不準1. 不準穿便裝。應(yīng)著工服、戴工牌、帶好本、筆。2. 不準吸煙、嚼口香糖。應(yīng)端正坐姿，保持良好精神面貌。3. 不準接聽手機電話。應(yīng)將手機調(diào)至振動無