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文檔簡介
1、精選合同借出借閱管理辦法一、目的為加強合同管理,避免失誤,提高經(jīng)濟效益,根據(jù)中華人民共和國合同法及其他有關法規(guī)的規(guī)定,結合公司的實際情況,特制訂本辦法。二、分類檔案資料借閱分為借出和查閱兩種方式。三、適用范圍本制度適用于本公司所有存檔合同及資料的借閱。四、合同借出查閱的審批(一) 借出查閱本部門合同檔案,需本部門負責人簽字同意,借閱本部門外的合同檔案需總經(jīng)理簽字同意方可借閱。合同檔案保管員須依據(jù)相關負責人簽字同意的合同借(查)閱申請表 (見附件 1 ),方可將合同交給借 (查)閱人使用??删庉嬀x(二) 借出合同1 、借出合同時,須按有關手續(xù)借閱,須填寫合同借(查)閱申請表。2 、檔案管理員對
2、所有借出的文件資料應當面清點份數(shù)、頁數(shù),發(fā)現(xiàn)問題查明情況,及時報告領導。3 、 借出的資料不允許中途轉借他人,必須歸還后再辦手續(xù)。4 、 合同的借出時間原則上是當日借當日還,最長不超過兩個工作日,如遇特殊情況需繼續(xù)借閱,應重新填寫借(查)閱申請單,不得擅自延期歸還。5 、 因工作需要需借某合同文件的復印件時,合同管理員必須在合同復印件上簽出“此件僅供于事辦理使用”字樣,并做好相關登記(見附件4 )。6 、合同檔案管理員應做好借閱登記工作(見附件2 )。(三) 查閱資料1 、 查閱資料必須在合同管理員規(guī)定的場所查閱。2 、 查閱資料不允許查閱與申請無關的資料。3 、 凡查閱的資料一律不準復印???/p>
3、編輯精選4 、任何人不得擅自將檔案、資料帶出規(guī)定場所外。6 、合同檔案管理員應做好查閱登記工作(見附件3 )。五、歸還資料借閱人應在規(guī)定時間如期歸還合同檔案,歸還時合同管理員應認真核對,在借閱單備注欄注明歸還時間及歸還時出現(xiàn)的任何情況,做好登記工作。六、損壞或丟失資料的處理1 、借(查)閱人對所借閱合同檔案必須妥善保管,保守機密,保證安全,任何人不得隨意在所借資料上亂寫、亂畫、涂改、剪裁、拆散,不得私自復制、調換、污損、劃線等,更不能擅自復印轉借,更不得損壞和丟失。2 、在借(查)閱期間發(fā)生的一切問題,一律由借(查)閱人負責。七、合同檔案僅供本公司利用,公司外單位或個人需查閱時,應由本單位相關人員陪同,并由本公司人員辦理相關借閱手續(xù),所有合同檔案均需經(jīng)總經(jīng)理批準后,方可查閱。可編輯精選附件 2 :合同借閱登記表序號合同編號合同名稱借閱事由份數(shù)借閱部門借閱人借閱時間歸還時間備注123456注:借閱時間和歸還時間要精確到X 月 X 日 X 點 X 分可編輯精選附件 3 :合同查閱登記表序號合同編號合同名稱查閱事由份數(shù)查閱部門查閱人查閱時間備注123456注:查閱時間X 月 X 日 X 點 X 分至 X 點 X 分可編輯精選合同復印件使用登記表附件 4 :可編輯精選序號合同編號合同名稱使用事由對方單位份數(shù)使用部門使用人時 間備 注123456可編輯精
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