國際商務秘書—秘書隊伍中的獨特分支

1、國際商務秘書秘書隊伍中的獨特分支年月和月，應邀分別在xx市與xx市，參加了兩次關(guān)于國際商務秘書理論與實務的研討會。這兩次會議是由國家商務部門與xx當代秘書雜志社、xx金嶺職業(yè)學校等組織的。參加的人不多，但有商務部所屬機構(gòu)的領(lǐng)導、來自幾所商業(yè)大學的教授，和xx、東北、xx、xx等地的經(jīng)驗豐富的秘書職業(yè)教師，以及曾任駐外使館商務參贊的國際商務專家；我可說是與會的“外行”，特別感到有新的體會與收獲。我國秘書學科與對秘書工作的研究，近三十年來發(fā)展迅速，成果輝煌，但主流是對黨政機關(guān)秘書的研究；其次是對民間秘書的研究也有所進展，最近幾年對于秘書職業(yè)技能實務的探索,從xx到xx也有很好的探索。然而，對國際商

2、務秘書的研究，則是一個空白。在全球化的時代，國際商貿(mào)不僅數(shù)額龐大，對于中國來說，已經(jīng)是國家富強、和平崛起的支柱。試設(shè)想假如沒有從國際商貿(mào)而賺來的萬多億的外匯美元，我國今天在國際上能有那樣大的發(fā)言權(quán)嗎？可見探討國際商務秘書問題的迫切性與重要性。再從另一角度看，也說明了秘書學科的分支廣闊，不能大家都停留在機關(guān)秘書領(lǐng)域里去研究，商務秘書是秘書隊伍中的一個重要的獨特的分支。會議探討了一些基本問題：國際商務秘書的概念：是指從事國際間的商務貿(mào)易往來的機構(gòu)中的專業(yè)秘書人員，具有跨文化傳播的特征，重在輔助上司外貿(mào)經(jīng)營。而不同于“涉外秘書”的概念。它們是上司的經(jīng)營助手，而不同于管理行政事務的助手。因此，國際商務

3、秘書的素質(zhì)要求，必須通曉有關(guān)國家的商業(yè)文化，善于收集、分析國際商貿(mào)信息，把握最佳互利互惠的商貿(mào)機運。當然，必要的交際語言、禮儀形象是其素質(zhì)的一部分。國際商貿(mào)秘書信息工作的內(nèi)容，包括：政策信息（本國與外國）、市場信息（也是多國多方的）、內(nèi)部（含員工）信息、物資信息（庫存）等。國際商務秘書還具有培養(yǎng)海外客戶、溝通客戶感情的任務，這也與一般公關(guān)不同的，它必然涉及國外的不同文化、xx、習俗，而不僅是利益問題。比如你不懂教，就很難與西方國家的商人建立持久的感情；而你完全不懂伊斯蘭文化，也就不可能做好與中東、北非的商貿(mào)分析。國際貿(mào)易的分工、國際金融和市場營銷原理、進出口有關(guān)國家和部門的法規(guī)、稅收、保險、風

4、險防范等等，都必須十分精通，稍一疏忽，就可能造成重大經(jīng)濟損失?？梢娚虅彰貢笾吲c專，需要專門培養(yǎng)。至于國際市場供需動態(tài)分析、有關(guān)的文書撰寫，如業(yè)務信函、契約文書、也是種類繁多，各國國情各異的。近年來電子商務興起，它的設(shè)計、操作，都需要專門訓練培養(yǎng)。會上還研究涉及一些對機關(guān)和民間秘書都有啟發(fā)的觀點。比如，認為一切領(lǐng)導活動都是有成本的，秘書在輔助領(lǐng)導中應當注意降低領(lǐng)導成本。再如一切活動都離不開時間因素，時間是無法挽回的財富，秘書協(xié)助領(lǐng)導安排、掌握時間，是最重要的輔助內(nèi)容，不管當助手，做參謀，都應當做好時間的助手與參謀。對于過去秘書”三辦”（辦文辦會辦事）的提法，有學者認為改為“管理事務”、“辦

5、理文書”、“籌辦會務”，語言比較更準確、規(guī)范。會議還研究了國際商務文員的問題。文員是上個世紀年代以來，從海外流傳來的詞語。年我?guī)F在香港專門了解過文員（那時英國人還在）的含義，文員介乎白領(lǐng)和藍領(lǐng)之間，有各種各樣的文員，諸如報關(guān)文員、接待文員等，也有的就是店員。文員在國際商務活動中是必不可少的工作人員，其任務重在實務操作，如接待一般客商，管理資料檔案，應用電腦操作等。國際商務中的商務單證員、跟單員等都屬于文員，而不一定是秘書。文員屬于較秘書低一個層次的工作人員，也可算作廣義秘書的范疇。以上這些初步認識，還可能改正。會議認識到培養(yǎng)國際商務秘書和文員的重要、迫切性，決定在商務部和國際商務學會領(lǐng)導下，編輯商務秘書與商務文員兩種教材，適應時代的急需。xx的盧教授介紹了她培訓職業(yè)學生操作的經(jīng)驗，在國際禮儀訓練中要求男女同學練習擁抱禮節(jié)，她的