Selected會(huì)議流程及服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)

1、Useful Documents會(huì)議流程及服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)一、會(huì)前準(zhǔn)備1、辦公室人員收到會(huì)議通知，首先需問(wèn)清楚會(huì)議服務(wù)要求，然后將具體安 排轉(zhuǎn)告會(huì)務(wù)工作人員， 由會(huì)務(wù)工作人員準(zhǔn)備會(huì)議前工作， 了解與會(huì)人員的相關(guān)資 料，并做好會(huì)務(wù)登記，保持良好的信息溝通，促進(jìn)會(huì)議的順利進(jìn)行。2、確定會(huì)議的出席人數(shù)， 根據(jù)與會(huì)人員情況及會(huì)議規(guī)格適時(shí)調(diào)整會(huì)議場(chǎng)地， 并對(duì)會(huì)場(chǎng)的各項(xiàng)設(shè)施進(jìn)行認(rèn)真檢查。3、草擬會(huì)議議程，經(jīng)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后分發(fā)所有與會(huì)人員。會(huì)議議程是會(huì)議 內(nèi)容的概略安排，議程中應(yīng)涵蓋主題、時(shí)間、地點(diǎn)，參加人員及議題安排等具體 事項(xiàng)，開(kāi)會(huì)之前要將會(huì)議議程傳達(dá)給與會(huì)人員。4、合理安排相關(guān)會(huì)務(wù)工作人員，其工作人員要做到以

2、下幾點(diǎn)：（一）儀容儀表（ 1 ）著裝統(tǒng)一整潔，不穿拖鞋、響釘鞋。 （2 ）接待人員短 發(fā)不遮眼，長(zhǎng)發(fā)后梳成馬尾或盤髻。 要求化淡妝， 不濃妝艷抹， 不佩戴首飾。（3） 坐站姿勢(shì)規(guī)范端莊，不翹腿。（二）語(yǔ)言（ 1 ）語(yǔ)調(diào)溫和親切，音量適中，普通話規(guī)范。 （2）語(yǔ)言文明禮 貌，適時(shí)運(yùn)用“您好”、“您請(qǐng)用”、“請(qǐng)”、“謝謝”、“對(duì)不起”、“沒(méi)關(guān)系”等禮貌 用語(yǔ)。（3）對(duì)服務(wù)對(duì)象主動(dòng)打招呼，不漫不經(jīng)心，不粗言粗語(yǔ)，不大聲喧嘩。（三）態(tài)度（ 1）敬業(yè)、勤業(yè)、樂(lè)業(yè)，精神飽滿，彬彬有禮。 （ 2 ）微笑服務(wù)， 態(tài)度誠(chéng)懇、熱情、周到。 （ 3）工作差錯(cuò)失誤及時(shí)糾正并當(dāng)面賠禮道歉。 （4）解 釋問(wèn)題有禮有節(jié)。（

3、四）紀(jì)律（ 1 ）會(huì)議服務(wù)前不吃異味食品。 （ 2）不在會(huì)議期間使用電話。 （3）服務(wù)過(guò)程中不打哈欠、噴嚏、挖耳鼻。 （ 4）嚴(yán)格遵守職業(yè)道德。5、辦公室應(yīng)在會(huì)議召開(kāi)前一天，以文件、郵件、電話等形式通知與會(huì)人員 會(huì)議的時(shí)間、地點(diǎn)及其他具體注意事項(xiàng)。Useful DocumentsUseful Documents6、重要會(huì)議的召開(kāi)，應(yīng)提前做好必要的彩排工作，會(huì)議期間的演講稿件和 電子演示文檔需要統(tǒng)一規(guī)范，并測(cè)試投影儀等電子設(shè)備是否能正常使用。7、會(huì)場(chǎng)招待的水果及飲品采購(gòu)要在前一天準(zhǔn)備好，并按照與會(huì)人員的數(shù)量 及會(huì)議規(guī)格進(jìn)行合理購(gòu)買；如會(huì)議結(jié)束后有安排宴會(huì)的要求，應(yīng)確定宴會(huì)時(shí)間， 選好宴請(qǐng)場(chǎng)所，

4、并根據(jù)公司接待預(yù)算的金額確定菜單； 宴會(huì)中所需飲用的酒水也 應(yīng)提早預(yù)訂。8、參照與會(huì)人員的名單制作名牌，名牌以紅底紙張打印，上面分別注明單 位名稱，名字及職 位 ，注意 文 字大小 適當(dāng)，清楚 易識(shí)。 紙張裁剪規(guī) 格為 8.5A15.11cm, 并使用兩面三角名牌架擺放。9、會(huì)場(chǎng)的座次安排要分清主次，特別是有貴賓參加會(huì)議的情況下，更要安 排妥當(dāng)。座椅的數(shù)量應(yīng)按出席人數(shù)擺放，并多預(yù)留兩到四位。10、會(huì)務(wù)工作人員進(jìn)行會(huì)場(chǎng)布置： （1 ）檢查會(huì)議室衛(wèi)生情況（桌面、桌洞、 椅子、地面、地毯、杯具、水壺等） ，確保會(huì)議室整潔及會(huì)議用品的清潔。根據(jù) 與會(huì)人員的人數(shù)擺放好演講臺(tái)、桌椅、橫幅（會(huì)標(biāo)） 、桌牌、

5、花草、簽到桌、指 示牌、果盤、筆、本、會(huì)議議程及其他會(huì)議所需要的文件。 （2 ）采用拉線的方式， 確保桌椅、杯具等會(huì)議用品的整齊擺放。擺放花卉時(shí)，如橢圓長(zhǎng)桌中間空地、會(huì) 議室角落，另外會(huì)議桌上也可訂做鮮花花束，但要把握好尺寸，不可過(guò)大過(guò)高， 花卉顏色可視會(huì)議主題而定。 （3）根據(jù)會(huì)議議程，合理安排與會(huì)人員的座位、座 牌、發(fā)言人、領(lǐng)導(dǎo)人講話順序、其它會(huì)議物品以及是否需要音樂(lè)、是否需要投影 儀等，及時(shí)檢查確保所需物品的齊全，做好會(huì)議前的準(zhǔn)備工作。 （4 ）根據(jù)發(fā)言人 位置擺放話筒，并調(diào)試（話筒位置的高低、效果及接口等） ，確保話筒及音量正 常，如需要音樂(lè)，要提前試播，確保正常播放；如需要投影儀，則

6、根據(jù)會(huì)議實(shí)際 需要確定投影儀、 幕布的擺放位置， 由工作人員進(jìn)行調(diào)試。 準(zhǔn)備并調(diào)試好備用話 筒，以備會(huì)議過(guò)程中話筒突發(fā)情況，及時(shí)更換。 （5 ）會(huì)議所需的備品要按以下要Useful DocumentsUseful Documents求擺放：座位的正前方擺放座次牌，右手正前方杯墊及水杯（杯把向右側(cè)轉(zhuǎn) 45 度），靠近水杯位置擺放消毒濕巾 （也可不備），左手前方可放置水果或瓶裝純凈 水（以防領(lǐng)導(dǎo)不喝茶水） ，正中放置筆記本、會(huì)議議程、會(huì)議資料及其他與會(huì)議 相關(guān)的紙質(zhì)文件，文件右側(cè)則擺放簽字筆。其他物品，如激光筆、抽取式紙巾等 可隨機(jī)擺放，注意桌面整齊劃一，不可過(guò)于擁擠、雜亂。具體細(xì)節(jié)：茶杯：茶 杯

7、定位。拇指和食指拿杯把，杯把要求對(duì)齊椅子的右側(cè)扶手，擺放成一條直線， 茶杯蓋上的花豎與杯把垂直，茶杯上的標(biāo)記一致對(duì)準(zhǔn)客人，擺放統(tǒng)一。杯墊、 玻璃杯：拇指與食指拿起杯墊放在茶杯的左側(cè)， 杯墊上兩個(gè)花瓣的夾角對(duì)準(zhǔn)客人， 與茶杯的距離約為 1CM ，手指握住玻璃杯的底部擺放在杯墊上，切勿用手指碰 杯壁，杯底的花紋要以豎條紋對(duì)準(zhǔn)客人。礦泉水：擺放時(shí)，拇指與食指握住礦 泉水的兩個(gè)紅標(biāo)擺在杯具的左側(cè)， 與其旁邊的玻璃杯一指之隔， 漢字標(biāo)志一面對(duì) 準(zhǔn)客人。毛巾托：毛巾托豎著放在杯與玻璃杯中間的正前方約 2CM 處。筆 記本、會(huì)議資料等文件：對(duì)齊桌子外沿，對(duì)準(zhǔn)椅子正中。筆：放在筆記本、會(huì) 議資料的右側(cè)，注意筆

8、的標(biāo)志朝上方放置。11、會(huì)議開(kāi)始前一個(gè)小時(shí)要準(zhǔn)備好充足熱水，會(huì)議進(jìn)行中注意始終保持倒 水的壺滿，以備及時(shí)的加水。12、準(zhǔn)備工作的檢查會(huì)務(wù)工作人員應(yīng)提前一個(gè)小時(shí)進(jìn)入會(huì)場(chǎng)，檢查會(huì)場(chǎng)整 體效果，確保各項(xiàng)準(zhǔn)備工作到位， 在所有物品擺放完畢后分別檢查桌子兩側(cè)的茶 杯、玻璃杯、礦泉水是否在一條直線上（如不在一條直線上做適當(dāng)?shù)恼{(diào)整） ，同 時(shí)檢查所有物品是否符合擺放要求（如不符合的按照擺放標(biāo)準(zhǔn)擺好） 。打開(kāi)電子 設(shè)備，打開(kāi)照明燈及通道門， 做好引導(dǎo)工作。如需使用空調(diào)， 應(yīng)提前半小時(shí)開(kāi)啟。13 、準(zhǔn)備工作完成后會(huì)場(chǎng)外應(yīng)設(shè)有與會(huì)人員簽到處，簽到處最好設(shè)在入口 通道較明顯的地方。 如與會(huì)者涉及公司外部人員， 可視

9、具體需求擺設(shè) “請(qǐng)賜名片” 名牌于簽到處。 然后，會(huì)前 15 分鐘站在會(huì)議室門口兩側(cè)， 雙手自然交疊在腹前，Useful DocumentsUseful Documents面帶微笑恭候與會(huì)人員的光臨。在與會(huì)人員距會(huì)議室門 2 米處主動(dòng)拉門讓其進(jìn) 入，同時(shí)根據(jù)不同的身份和年齡使用敬語(yǔ)問(wèn)候 （如早上好、 下午好等文明用語(yǔ)）二、會(huì)議過(guò)程中1、會(huì)議開(kāi)始后工作人員迅速斟倒茶水，如果需要毛巾，工作人員應(yīng)先備毛 巾（上毛巾的時(shí)候注意用夾子，不能用手直接拿） ，再斟倒茶水。首次倒茶后應(yīng) 在 15 分鐘左右再次續(xù)水， 以后每隔 15 分鐘或 20 分鐘續(xù)一次水， 如客人杯中有 茶水應(yīng)征詢客人意見(jiàn)，并禮貌地小聲對(duì)

10、客人說(shuō)： “對(duì)不起，請(qǐng)問(wèn)需要加水嗎？” 或做個(gè)手勢(shì)，待客人同意時(shí)方可進(jìn)行。可根據(jù)實(shí)際情況（領(lǐng)導(dǎo)杯中水的水量）來(lái) 靈活掌握倒水時(shí)間。倒水時(shí)，右手拿暖瓶，左手的小拇指和無(wú)名指夾起杯蓋，用 大拇指、食指和中指握住杯把，將茶杯端起，側(cè)身，在領(lǐng)導(dǎo)的身后緩緩倒水后放 回茶杯，一切行為應(yīng)在客人右手方完成。 通常會(huì)議室內(nèi)不許吸煙， 如特殊情況需 擺放煙缸，煙缸內(nèi)煙頭不得超過(guò)三支應(yīng)及時(shí)更換，會(huì)場(chǎng)中均使用托盤服務(wù)。2、工作人員在音控室時(shí)隨時(shí)注意音響監(jiān)聽(tīng)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)查找問(wèn)題所在， 并迅速解決。（及時(shí)檢查話筒、調(diào)音臺(tái)、功放機(jī)、協(xié)調(diào)器、音響等設(shè)備的連接情 況）。3、根據(jù)會(huì)議議程，及時(shí)關(guān)注下一位發(fā)言人的話筒開(kāi)關(guān)及位置，

11、如遇到話筒 突然失常，應(yīng)迅速更換備用話筒。4、會(huì)議中要注意觀察主席臺(tái)，察覺(jué)領(lǐng)導(dǎo)如有需要幫助時(shí)，及時(shí)上前詢問(wèn)。5、如果會(huì)議過(guò)程中使用國(guó)歌、國(guó)際歌，播放過(guò)程中所有工作人員要站立行 注目禮，不準(zhǔn)隨意走動(dòng)。6、在會(huì)議過(guò)程中，遇到參會(huì)人員有特殊的要求，應(yīng)盡量給予解決，如不能 及時(shí)解決，請(qǐng)其稍等，然后立即向上一級(jí)報(bào)告，并盡快給予答復(fù)。7、會(huì)議中間休息時(shí)，工作人員要盡快整理會(huì)場(chǎng)，補(bǔ)充和更換各種用品。8、在會(huì)議進(jìn)行中， 工作人員不允許隨便進(jìn)出會(huì)場(chǎng)， 要保持并維持會(huì)場(chǎng)秩序，Useful DocumentsUseful Documents使會(huì)議能夠在安靜的環(huán)境中順利進(jìn)行。三、會(huì)議結(jié)束階段1、會(huì)議結(jié)束時(shí)，工作人員應(yīng)

12、及時(shí)打開(kāi)通道門，站立兩側(cè)，禮貌相送，微笑 點(diǎn)頭，并說(shuō)“慢走、再見(jiàn)” 。2、會(huì)后及時(shí)做好會(huì)場(chǎng)清理工作。檢查會(huì)場(chǎng)內(nèi)有無(wú)與會(huì)人員遺留的物品，若 發(fā)現(xiàn)有遺留物品應(yīng)迅速做好記錄并及時(shí)歸還。3、會(huì)后嚴(yán)格做好保密工作，工作人員應(yīng)不詢問(wèn)、議論、外傳會(huì)議內(nèi)容，不 帶無(wú)關(guān)人員進(jìn)入會(huì)議室。4、如單位外部與會(huì)人員有參觀單位環(huán)境的意愿，在不影響單位正常辦公的 情況下，工作人員應(yīng)做好指引和陪同工作。5、配合拍攝人員工作，并組織與會(huì)人員在指定地點(diǎn)進(jìn)行合影留念。如會(huì)議 結(jié)束后有安排宴會(huì)， 應(yīng)提前與飯店工作人員確定到場(chǎng)時(shí)間， 并通知與會(huì)人員及做 好陪同和接待工作。6、組織會(huì)場(chǎng)的后期整理和清潔工作。與會(huì)人員所用茶杯、毛巾等物品洗刷 干凈，分別消毒，桌椅擦凈并擺放整齊，以備下次會(huì)議時(shí)使用，地板、地毯清理 干凈。（如會(huì)議室超過(guò)兩天沒(méi)有使用，需及時(shí)的檢查會(huì)議用品的清潔、桌椅的整 潔，確保會(huì)議室隨時(shí)可以使用） 。7、關(guān)閉所有電器設(shè)備，話筒、空調(diào)等，帶好會(huì)議室鑰匙進(jìn)行安全檢查后離 開(kāi)會(huì)場(chǎng)。（會(huì)議室注意隨手鎖門，杜絕無(wú)人門開(kāi)