萬科物業(yè)-制度和檔案的建立與管理

1、制度和檔案的建立與管理1項(xiàng)目管理運(yùn)作制度序號(hào)文件名稱序號(hào)文件名稱匚全管理類1安全管理員崗位管理程序8控制中心管理程序2安防員巡邏管理辦法9消防管理程序3臨時(shí)裝修現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)控辦法10消防滅火作業(yè)指導(dǎo)書4高空作業(yè)管理辦法11消防設(shè)施使用作業(yè)指導(dǎo)書5突發(fā)事件處理辦法12安全管理員部管理程序6出入口管理程序13安全管理監(jiān)控程序7停車場(chǎng)管理程序環(huán)境管理費(fèi)設(shè)備管理1清潔綠化管理工作程序1公用設(shè)施管理程序2地面打臘及污跡處理作業(yè)指導(dǎo)書2供配電設(shè)備保養(yǎng)維修作業(yè)指導(dǎo)書3公共設(shè)施清潔作業(yè)指導(dǎo)書3停送電管理作業(yè)指導(dǎo)書4辦公場(chǎng)所清潔作業(yè)指導(dǎo)書41千伏以下電力電纜保養(yǎng)作業(yè)指導(dǎo)書5清潔設(shè)備操作保養(yǎng)作業(yè)指導(dǎo)書5防雷網(wǎng)檢修及接地

2、電阻測(cè)試作業(yè)指導(dǎo)書6洗手間清潔作業(yè)指導(dǎo)書6各類泵保養(yǎng)維修作業(yè)指導(dǎo)書7環(huán)境消殺作業(yè)指導(dǎo)書7給排水系統(tǒng)異常情況處理作業(yè)指導(dǎo)書8收倒垃圾作業(yè)指導(dǎo)書8消防主機(jī)保養(yǎng)維修作業(yè)指導(dǎo)書9綠化養(yǎng)護(hù)作業(yè)指導(dǎo)書9電梯操作作業(yè)指導(dǎo)書10割灌機(jī)操作作業(yè)指導(dǎo)書10電梯保養(yǎng)維修作業(yè)指導(dǎo)書11剪草機(jī)操作作業(yè)指導(dǎo)書11小型空調(diào)器安裝保養(yǎng)維修作業(yè)指導(dǎo)書12清潔外包監(jiān)控辦法12小型柜式中央空調(diào)保養(yǎng)維修作業(yè)指導(dǎo)書13綠化檢查標(biāo)準(zhǔn)指導(dǎo)書13閉路監(jiān)控、安防系統(tǒng)維護(hù)保養(yǎng)作業(yè)指導(dǎo)書14消殺外包監(jiān)控作業(yè)指導(dǎo)書14樓宇自動(dòng)控制系統(tǒng)維護(hù)保養(yǎng)作業(yè)指導(dǎo)書15園林綠化改造工程管理程序15加工維修工具（設(shè)備）操作作業(yè)指導(dǎo)書16清潔綠化工作檢查程序16升降

3、臺(tái)保養(yǎng)維修作業(yè)指導(dǎo)書2檔案資料建立與管理科學(xué)的.規(guī)的檔案管理能有效地為物業(yè)及公用設(shè)施的使用、維修、改建和各DOC專業(yè)資料. 項(xiàng)管理服務(wù)提供有效的質(zhì)量記錄。本公司自成立以來，一貫重視檔案資料的建立 與管理工作。針對(duì)科交中心的物業(yè)管理形式，擬采取系統(tǒng)化、科學(xué)化、電腦化的 管理手段，配備專責(zé)檔案管理人員，建章建制，對(duì)所有檔案資料進(jìn)行嚴(yán)格的、科 學(xué)的、集中的管理。2.1需建立的檔案、資料分類檢索2. 1.1需委托方提供的技術(shù)資料1）規(guī)劃圖2）竣工圖3）總平面圖4）單體建筑、結(jié)構(gòu)、設(shè)備竣工圖5）消防、附屬工程及地下管網(wǎng)竣工圖6）地質(zhì)勘測(cè)報(bào)告7）開、竣工報(bào)告8）圖紙會(huì)審記錄9）工程設(shè)計(jì)變更通知及技術(shù)核定單

4、（包括質(zhì)量事故處理記錄）10）隱蔽工程驗(yàn)收簽證11）沉降觀察記錄12）竣工驗(yàn)收證明書13）鋼材、水泥等主要材料的質(zhì)量保證書14）新材料、構(gòu)配件的鑒定合格證書15）水電、衛(wèi)生器具、電梯等設(shè)備的檢驗(yàn)合格證書16）砂漿、混凝土試塊試壓報(bào)告17）供水的試壓報(bào)告18）綠化工程竣工圖紙及相關(guān)資料19）其他技術(shù)資料2. 1.2物業(yè)服務(wù)中心需建立的資料1）物業(yè)資料基本資料功能分區(qū)資料設(shè)備資料2）客戶資料部辦公人員名冊(cè)（可不提供）部各部門分布資料3）日常管理資料DOC專業(yè)資料.保潔綠化管理記錄綠化消殺記錄保安管理記錄日常巡查記錄交接班記錄值班記錄物資搬運(yùn)放行記錄緊急事件處理記錄車輛管理記錄夜間查崗記錄閉路監(jiān)控系

5、統(tǒng)錄相帶車輛管理檔案車輛詳細(xì)資料停車場(chǎng)、地下車庫(kù)使用公約車輛出入及停放記錄臨時(shí)裝修管理檔案（可視具體情況）裝修通知書（附圖紙）裝修工程隊(duì)安全責(zé)任書臨時(shí)施工人員登記表施工單位營(yíng)業(yè)執(zhí)照復(fù)印件維修服務(wù)檔案維修服務(wù)登記表維修服務(wù)回訪記錄設(shè)備管理檔案各類公用設(shè)施保養(yǎng)維修記錄各項(xiàng)機(jī)電設(shè)備保養(yǎng)維修及運(yùn)行記錄設(shè)備分承包方維修保養(yǎng)記錄設(shè)備檢查記錄文化活動(dòng)檔案各項(xiàng)活動(dòng)計(jì)劃及實(shí)施記錄圖片及錄像新聞媒介報(bào)道剪集物業(yè)使用人反饋意見及各項(xiàng)建議 顧客意見調(diào)查、統(tǒng)計(jì)記錄DOC專業(yè)資料.服務(wù)質(zhì)量回訪記錄顧客投訴及處理記錄員工管理檔案員工個(gè)人詳細(xì)資料員工業(yè)績(jī)考核記錄員工務(wù)管理檢查記錄培訓(xùn)檔案各項(xiàng)培訓(xùn)計(jì)劃及實(shí)施記錄培訓(xùn)結(jié)果考核及跟

6、查記錄軍事訓(xùn)練及消防演習(xí)記錄 行政文件政府部門文件與甲方往來函件公司及集團(tuán)公司文件物業(yè)服務(wù)中心規(guī)章制度、通知、通報(bào)等文件物業(yè)服務(wù)中心獲得的榮譽(yù)2.2檔案、資料管理辦法檔案資料管理運(yùn)作流程圖：2.2. 1檔案資料收、發(fā)管理程序 物業(yè)服務(wù)中心重要資料（如委托方提供的資料）接收 必須經(jīng)過物業(yè)服務(wù)中心總經(jīng)理 或其指定負(fù)責(zé)人驗(yàn)收，完善交 接手續(xù)后方能分卷立檔。物業(yè)服務(wù)中心日常管理文件（如物業(yè)服務(wù)中心通知、通報(bào)等）按照本公司制定的文件管理程序進(jìn)行發(fā)放及 接收手續(xù)，并分卷立檔。2. 2.2檔案資料管理要求采用多種形式的文檔儲(chǔ)存方式，如電腦磁盤、光盤、錄像帶、錄音帶、膠卷、 照片、圖表等，并采用相適應(yīng)的保管、

7、儲(chǔ)存方法。盡可能把其他形式的檔案資料轉(zhuǎn)化為電腦儲(chǔ)存，便于查找和利用。電腦文件由專人按照規(guī)定設(shè)置子目錄進(jìn)行分類文件管理，定期清除過期失效 文件。原始文件按照文件使用性質(zhì)及重要性進(jìn)行分類，并編制相應(yīng)的文件目錄。當(dāng)DOC專業(yè)資料. 文件狀況有所變動(dòng)時(shí)，應(yīng)及時(shí)調(diào)整目錄的有關(guān)數(shù)據(jù)，以利查閱者及時(shí)找到有效的 文件。檔案的鑒定必須由物業(yè)服務(wù)中心總經(jīng)理或其指定人員負(fù)責(zé)，對(duì)檔案是否有 效、作廢、復(fù)印份數(shù)以及保存期限、保存數(shù)量等做出決定，其他未經(jīng)授權(quán)人士無 權(quán)決定。檔案組卷按不同業(yè)務(wù)性質(zhì)分塊，以容分類，逐一編號(hào)，登記造冊(cè)，編輯目錄, 并按不同業(yè)務(wù)部門分柜保存。專人負(fù)責(zé)檔案保管，做到檔案標(biāo)識(shí)清晰，分類明確，易于查找；檔案出室必 須由具備資格的人員經(jīng)過登記后方可借出。檔案管理人員需按時(shí)檢查檔案借閱情 況，以便及時(shí)收回在外文件，防止因管理疏忽所導(dǎo)致的文件流失。檔案室保管環(huán)境要求達(dá)到防火、防潮、防變質(zhì)等要求，配置有效的滅火器材, 并放置適當(dāng)?shù)母稍飫┯靡苑莱?，檔案管理人員需及時(shí)進(jìn)行檢查和清理，保證文檔 保管條件符合公司文件管理要求。針對(duì)科交中心物業(yè)檔案資料特點(diǎn)，制定嚴(yán)格的檔案制度，對(duì)檔案資料的安全 管理向業(yè)