關(guān)于加強(qiáng)檔案信息化工作的幾點意見(精)

1、關(guān)于加強(qiáng)檔案信息化工作的幾點意見近年來，在各級黨委、政府的支持下，在各級信息管理 部門和檔案部門的共同努力下，我市檔案信息化取得較好的 進(jìn)展，文件檔案的科學(xué)管理水平不斷提高，檔案信息化的規(guī) 范化工作和數(shù)字資源建設(shè)已具備一定基礎(chǔ)，部分?jǐn)?shù)字資源實 現(xiàn)了全市共享， “一個中心（電子政務(wù)文件中心 ）、兩個平臺 （基 礎(chǔ)網(wǎng)絡(luò)平臺、應(yīng)用系統(tǒng)平臺 ）、三個數(shù)據(jù)庫 （檔案目錄數(shù)據(jù)庫、 重要檔案內(nèi)容數(shù)據(jù)庫、 多媒體檔案數(shù)據(jù)庫 ）、四個數(shù)字化系統(tǒng) （紙質(zhì)檔案掃描系統(tǒng)、 照片檔案掃描系統(tǒng)、 縮微檔案轉(zhuǎn)換系統(tǒng)、 視音頻檔案轉(zhuǎn)換系統(tǒng) ）已具雛形（見附件）， 有效地推動了我 市檔案事業(yè)向?qū)崿F(xiàn)“兩個轉(zhuǎn)變”、建設(shè)“兩個體系”

2、的目標(biāo)邁進(jìn)， 有效地為我市各項事業(yè)尤其是政務(wù)信息公開提供了較好服 務(wù)服務(wù)。但是，盡管我市檔案信息化取得一定成效，某些方 面走在全省甚至全國的前列，但依然存在一些問題，需完善 地方還很多：檔案信息化引發(fā)的檔案管理新理念、管理新體 制和新管理方法在檔案部門沒有得到普遍建立，發(fā)展的思路 不夠清晰，目標(biāo)任務(wù)不夠明確，落實不到位；一些地區(qū)沒有 把檔案信息化建設(shè)納入本地市信息化建設(shè)整體規(guī)劃，檔案信 息化建設(shè)缺乏必要的設(shè)施設(shè)備和資金保障；一些部門檔案信 息化投入效益不高，沒有把檔案信息化工作置于經(jīng)濟(jì)社會發(fā) 展和政務(wù)公開的大局，為黨委、政府中心工作服務(wù)和為民便 民的成效不明顯；一些檔案館實現(xiàn)了計算機(jī)檢索利用檔

3、案， 但僅限于內(nèi)部使用，沒有通過網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)資源共享；一些檔案 部門存在重硬件投入、輕軟件建設(shè)和信息資源開發(fā)，重數(shù)據(jù) 收集、輕標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行等現(xiàn)象；檔案信息化建設(shè)人才匱乏現(xiàn)象仍 普遍存在。這些問題已經(jīng)影響了檔案信息化的健康發(fā)展，削 弱了信息化對檔案事業(yè)發(fā)展的推動力，因而必須引起重視并 給予解決。為推動我市檔案信息化又好有快的發(fā)展，現(xiàn)根據(jù)當(dāng)前我 市檔案信息化工作情況，對改進(jìn)我市檔案信息化工作提出如 下意見：一、要從檔案事業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略的高度認(rèn)識和定位檔案信息 化，以檔案信息化建設(shè)為龍頭帶動檔案事業(yè)的發(fā)展以檔案信息化建設(shè)為龍頭，就是要把檔案資源的信息化 擺在優(yōu)先發(fā)展的戰(zhàn)略高度，將檔案信息化納入各地區(qū)社會信 息化

4、的重要內(nèi)容，通過信息化建設(shè)帶動和促進(jìn)檔案資源建設(shè) 和檔案信息開發(fā)服務(wù)工作。在國家信息化的大環(huán)境下，把檔 案信息化作為檔案事業(yè)發(fā)展的優(yōu)先戰(zhàn)略選擇，是新時期檔案 事業(yè)發(fā)展的內(nèi)在要求和根本動力，是實現(xiàn)檔案事業(yè)的跨躍式 發(fā)展的主要抓手。作為國家基礎(chǔ)性的戰(zhàn)略信息資源，檔案資源只有通過信 息化技術(shù)進(jìn)行數(shù)字化改造、 管理和資源整合， 建立起規(guī)范化、 可共享的分布式檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫體系，依托國家政務(wù)信息 網(wǎng)，實現(xiàn)面向各級機(jī)關(guān)、面向大眾的社會化服務(wù)，才能充分 發(fā)揮檔案信息的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益，更好地為改革開放和社會主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)。檔案資源只有通過信息化，建立起國家檔案信息資源災(zāi) 難備份體系，才能確保在任何條件

5、、任何環(huán)境下檔案信息的 安全，確保在各種災(zāi)難發(fā)生時提供檔案信息的及時恢復(fù)與應(yīng) 用服務(wù)，充分體現(xiàn)檔案信息資源的戰(zhàn)略貯備作用。檔案事業(yè)的發(fā)展只有朝著信息化的發(fā)展目標(biāo)邁進(jìn)，科學(xué) 規(guī)劃檔案信息化工作，以檔案信息資源建設(shè)為核心，以網(wǎng)絡(luò) 化管理為基礎(chǔ)，以實現(xiàn)檔案信息資源的共享為目標(biāo)，才能真 正實現(xiàn)檔案資源的信息化，實現(xiàn)檔案工作的地位和價值。二、檔案信息化建設(shè)要統(tǒng)籌規(guī)劃，協(xié)調(diào)發(fā)展 檔案信息化是一項全局性、長期性的系統(tǒng)工程，在檔案 信息化建設(shè)中，必須牢固樹立和認(rèn)真落實科學(xué)發(fā)展觀，統(tǒng)籌 規(guī)劃、協(xié)調(diào)發(fā)展，才能全面推動檔案信息化建設(shè)。1、統(tǒng)籌規(guī)劃是做好檔案信息化工作的關(guān)鍵。 檔案信息化 涉及館際合作、資源配置、協(xié)作

6、開發(fā)、信息共享、網(wǎng)絡(luò)建設(shè) 等問題，要結(jié)合國民經(jīng)濟(jì)信息化計劃，進(jìn)行充分的可行性研 究，制定檔案信息化的總體發(fā)展規(guī)劃， 協(xié)調(diào)配合， 共同發(fā)展， 穩(wěn)步推進(jìn)檔案信息化的進(jìn)程。要結(jié)合國家和地方國民經(jīng)濟(jì)信 息化發(fā)展戰(zhàn)略，按照檔案信息化中長期發(fā)展的要求，確定檔 案信息化的目標(biāo)、措施、步驟與要求，分項制定以檔案信息 數(shù)據(jù)庫、檔案信息網(wǎng)絡(luò)設(shè)施建設(shè)為重點的工程項目建設(shè)計 劃，并且積極爭取將計劃納入政府發(fā)展規(guī)劃和信息化項目建 設(shè)具體工作計劃，以項目建設(shè)帶動事業(yè)發(fā)展，扎扎實實地推進(jìn)信息化計劃的實施。2、質(zhì)量是檔案信息化建設(shè)的核心。要嚴(yán)格執(zhí)行統(tǒng)一的 信息化標(biāo)準(zhǔn)，包括檔案數(shù)據(jù)的著錄、交換、檔案的數(shù)字化和 信息共享等。要繼

7、續(xù)貫徹執(zhí)行佛山市機(jī)讀檔案目錄數(shù)據(jù)著 錄格式、佛山市紙質(zhì)檔案資料數(shù)字化技術(shù)操作辦法 和佛 山市檔案館檔案數(shù)字化處理操作規(guī)程（試行） 、佛山市電 子文件移交格式暫行規(guī)定等標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，做到“一市五區(qū)”檔 案數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。3、技術(shù)保障是提高檔案信息化工作效率的依托。要從 數(shù)量上和質(zhì)量上提高信息化技術(shù)技術(shù)力量，積極組織和參加 信息化技術(shù)培訓(xùn)。 要推行“兩個一體化”（即文檔一體化和館室 一體化），在區(qū)域內(nèi)統(tǒng)一規(guī)范軟件。三、檔案信息化建設(shè)要以檔案信息資源建設(shè)和共享為核心檔案信息資源建設(shè)是檔案信息化的核心，檔案信息資源 建設(shè)水平直接決定檔案信息化的內(nèi)在質(zhì)量，關(guān)系到檔案資源 的有效開發(fā)與利用程度。只有

8、通過檔案數(shù)字化手段，建立起 各級各類、分布式、規(guī)范化、可共享的檔案數(shù)據(jù)庫，構(gòu)筑全 市檔案信息資源體系與共享體系，才能真正實現(xiàn)檔案資源的 有效開發(fā)與利用，實現(xiàn)檔案信息化目標(biāo)。當(dāng)前著重建設(shè)四個檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫： （ 1 ）檔案目錄數(shù)據(jù) 庫。 “十一五”期間我市要全面完成市、區(qū)兩級綜合檔案館目 錄數(shù)據(jù)庫的系統(tǒng)建設(shè)和資源建設(shè)，逐步完善檔案館的計算機(jī) 檢索體系， 提高各級國家綜合檔案館的現(xiàn)代化管理水平。 （2） 以開放現(xiàn)行文件和服務(wù)黨政部門為核心的電子政務(wù)文件數(shù) 據(jù)庫， 實現(xiàn)電子文件的集中管理。 （3）重要檔案內(nèi)容數(shù)據(jù)庫。 （ 4 ）多媒體檔案數(shù)據(jù)庫，包括照片檔案數(shù)據(jù)庫、錄音、錄 像檔案數(shù)據(jù)庫。四、檔案信

9、息化建設(shè)要以人為本，服務(wù)社會為目的 要以構(gòu)建全市檔案信息資源共享體系、資政決策和公眾 需求為出發(fā)點，以人為本，立足服務(wù)，建立了兩個信息服務(wù) 平臺：一是基于政務(wù)網(wǎng)推廣應(yīng)用“電子文件檔案信息管理系 統(tǒng)”，面向黨政機(jī)關(guān)提供檔案信息資源內(nèi)部共享服務(wù)和有條件 的公眾服務(wù)，發(fā)揮文件檔案的資政作用。二是基于因特網(wǎng)， 建成了分布式檔案網(wǎng)站系統(tǒng)，面向廣大公眾提供全市檔案 （目錄）查詢和現(xiàn)行文件利用服務(wù)?，F(xiàn)行電子文件查閱中心 真正納入政府信息公開體系之中，爭取黨委、政府的支持， 納入政府相關(guān)計劃， 承擔(dān)政府信息公開目錄編制、 發(fā)布工作， 參加政府信息公開的檢查督促工作等，使現(xiàn)行文件查閱服務(wù) 中心向政府信息查詢服務(wù)

10、中心轉(zhuǎn)變。五、檔案數(shù)字化要理清思路，科學(xué)管理，穩(wěn)步推進(jìn) 當(dāng)前要突出抓好四項工作： 1、檔案數(shù)字化首先是檔案 目錄數(shù)字化。要求市、區(qū)兩級檔案館將上年度館藏檔案目錄 （含新進(jìn)館部分） 在下一年度實現(xiàn)全部數(shù)字化， 并在此年 10 月 31 日前將全部目錄和開放檔案目錄向市檔案館移交，集 成全市檔案目錄數(shù)據(jù)庫。 2、要堅持“利用優(yōu)先、開放優(yōu)先、 搶救優(yōu)先、逐步擴(kuò)展”的原則，科學(xué)確定檔案數(shù)字化的范圍。 建議有條件的檔案館對公眾利用率高的專業(yè)檔案優(yōu)先進(jìn)行 數(shù)字化。 3、要在“還清舊帳”基礎(chǔ)上“不欠新債”， 抓好新形成 電子文件進(jìn)館。 4、要堅持時效性原則，檔案數(shù)字化加工與 數(shù)字化檔案利用要同步實現(xiàn)。 5、要加強(qiáng)檔案信息安全預(yù)防 和檢查。在數(shù)字化處理過程中，要切實做到專網(wǎng)專用并與其 它網(wǎng)絡(luò)物理隔離，杜絕涉密行為。繼續(xù)加強(qiáng)現(xiàn)行電子文件的 接收工作，安排專人對接收的現(xiàn)行電子文件檢查，做到及時 鑒定和公開利用。- 6 -附件:佛山市檔案部門數(shù)字資源建設(shè)和利用情況（至2008年11月）市直禪城南海順德高明三水檔案數(shù)字化數(shù)量（萬頁）194.6017013238.534.3占館藏比例12.16%0%3.39%20.67%13.90%9.51%電子文件收集量（萬份）12.884.998.15132.034.33開放量（萬份）3.460.311.230.330.650.