【精華】檔案歸檔整理流程圖

1、檔案歸檔管理流程圖齊全完整收集應歸檔的文件材料收集_判斷文件是否歸檔依照歸檔范圍，慎決定文件去留歸檔判斷 _確定歸檔文件的保管期限準確客觀確定期限限年度-機構(gòu)（問題或文號）期限分類方法科學、適用，保持相對穩(wěn)定分類_不空號、不漏號只編有文字的部分編制頁碼_用不銹鋼釘或線單件裝訂便于保管利用裝訂_按期限-機構(gòu)-時間三個層次排列順序相對固定排序在每一件的上方空白處蓋檔號章清晰、端正，件號不重、準確蓋檔號章_錄入的內(nèi)容盡可能詳細、準確有關的信息錄入專用的檔案管理軟件電腦著錄_按件號順序裝盒、上架不同保管期限，不同機構(gòu)的不要裝入同一盒裝盒排架歸檔文件目錄一式兩份分保管期限按件號順序打印歸檔文件目錄打印目

2、錄編制檢索工具寫歸檔說明、裝訂成檔案目錄目錄封面、背脊上的項目要填寫完整檔案館管理流程圖各部門向檔案館提交需歸檔的檔案資料與各部門辦理檔案交接手續(xù)按檔案管理規(guī)范進行分類、整理將整理好的檔案入庫并做好檔案日常保護管理檔案調(diào)閱、復制使用等，需依據(jù)權(quán)限，經(jīng)相關領導審批，并辦理調(diào)檔手續(xù)檔案調(diào)閱、復制使用后，應在規(guī)定期限內(nèi)歸檔檔案歸檔整理流程圖收集應歸檔的資料齊全完整收 集歸檔判斷只編沒有頁碼的部分不空號、不漏號編制頁碼判斷文件是否歸檔依照歸檔范圍，慎重決定文件去留確定歸檔文件的保管期限準確客觀確定期限分類年度部門（問題或文號）期限分類方法科學、適用，保持相對穩(wěn)定裝 訂排 序貼檔號電腦著錄裝盒排架打印目

3、錄用不銹鋼釘或線單“件”裝訂便于保管利用按分項段落時間三個層次排列順序相對固定在每一“件”的上方空白處貼檔號清晰、端正，件號不重、準確有關的信息錄入專用的電腦檔案文件夾錄入的內(nèi)容盡可能詳細、準確按件號順序裝盒、上架不同保管期限，不同部門的不要裝入同一盒歸檔文件目錄一式兩份分保管期限按件號順序打印歸檔文件目錄檔案歸檔整理流程圖收集應歸檔的文件材料收 集齊全完整蓋 檔 號 章排 序編 制 頁 碼分 類確定期限歸檔判斷編 制 檢 索工 具打 印 目 錄裝 盒 排 架電 腦 著 錄裝 訂判斷文件是否歸檔依照歸檔范圍，慎決定文件去留確定歸檔文件的保管期限準確客觀按部門分類方法科學、適用，保持相對穩(wěn)定只編

4、沒有頁碼的部分不空號、不漏號用不銹鋼釘或線單“件”裝訂便于保管利用按期限機構(gòu)時間三個層次排列順序相對固定在每一“件”的上方空白處蓋檔號章清晰、端正，件號不重、準確有關的的信息錄入專用的檔案管理軟件錄入的內(nèi)容盡可能詳細、準確按件號順序裝盒、上架不同保管期限，不同機構(gòu)的不要裝入同一盒歸檔文件目錄一式兩份分保管期限按件號順序打印歸檔文件目錄寫歸檔說明、裝訂成檔案目錄目錄封面、背脊上的項目要填寫完整檔案管理規(guī)定一、檔案管理(一)凡是能準確反映公司各項業(yè)務活動的文件、材料、聲像、報表，都必須及時歸檔，確保完整無缺。(二)文檔管理員必須堅持文書隨時立卷的歸檔制度，并分門別類，做好收集、整理、立卷、歸檔工作

5、。(三)檔案內(nèi)容包括從成立之日起每年在經(jīng)營管理工作中形成或公司制發(fā)的應歸檔的文件材料。 二、文書檔案管理(一）歸檔范圍 1、行政綜合類:包括重要的會議材料;制定的內(nèi)部法規(guī)性、政策性文件;組織變革、變遷、大事記、年報等文件材料;發(fā)展規(guī)劃、工作總結(jié)匯報;政府機關頒發(fā)的重要文件。 2、組織人事教育培訓類:員工變動表、花名冊、教育培訓卡。 3、會計統(tǒng)計類:年度計劃、統(tǒng)計報表、財務會計預算報表及其說明，各種季度報表、月報表，政府主管部門下發(fā)的有關文件材料。 4、質(zhì)量管理類:質(zhì)量管理方面的制度。 5、技術類:產(chǎn)品及生產(chǎn)方面技術文檔。 6、銷售紀事類:公司大規(guī)模的銷售活動紀事。 （二）文書的檔案立卷 1、歸

6、檔的文件材料種類、份數(shù)以及每份文件頁數(shù)，均應齊全完整。 2、在歸檔的文件材料中，應當將每份文件的正本與副本、印件與定稿、請示與批復，分類一起排列，不得分開。 3、不同年度的文件一般不得在一起立卷，但跨年度的請示與批復，放在復文年立卷;沒有復文，放在請示年立卷;跨年度的規(guī)劃，歸在文件所針對的第一年立卷;跨年度的總結(jié)，放在所針對的最后一年立卷，跨年度的會議文件，歸在會議召開的年度立卷。 三、歸檔時間 公司經(jīng)營管理活動中的各種合同及常規(guī)性報表，根據(jù)各自不同的時限要求及時上繳總經(jīng)理和人力資源部;其它各類檔案如聲像檔案、活動檔案、工程檔案等由各部門暫時保管，月底統(tǒng)一匯總到人力資源部。會計檔案由財務部自行

7、保管。 四、檔案的借閱及銷毀(一)借閱檔案需按規(guī)定辦理借閱手續(xù)，在規(guī)定的范圍內(nèi)查閱。不得在檔案上涂改、撕毀，并應及時歸還。 （二）會計檔案一律不準外借。內(nèi)部調(diào)閱應經(jīng)財務負責人同意。外單位因特殊需要，查閱有關會計檔案時，應持正式公文，并經(jīng)公司領導同意。查閱會計檔案時不得將檔案帶出公司;如需摘抄、復印，應經(jīng)財務負責人同意方可辦理。(三)定期對檔案進行鑒定，準確地制定檔案銷毀清單，對失去保存價值的檔案，登記造冊，經(jīng)人力資源部負責人審核，報公司領導批準后方可銷毀，銷毀時需有兩人以上參加，并在銷毀清冊上簽字。檔案歸檔整理流程圖編制檢索工 具寫歸檔說明、裝訂成檔案目錄按件號順序裝盒上架目錄封面、背脊上的項

8、目要填寫完整分報關期限按件號順序打印歸檔文件目錄有關的信息輸入專用的檔案管理軟件打印目錄不同保管期限、不同機構(gòu)的不要裝入同盒裝盒排架清晰、端正，件號不重、準確錄入的內(nèi)容盡可能詳細，準確有關的信息輸入專用的檔案管理軟件電腦著錄蓋檔號章在每一“件”的上方空白處蓋檔號章順序相對固定排序按期限機構(gòu)時間三個層次排列只編有文字的部分年度機構(gòu)（問題或文號）期限確定歸檔文件的保管期限收集應歸檔的文件材料收集應歸檔的文件材料裝訂編制頁碼分類確定期限歸檔判斷收集不空號、不漏號便于保管利用準確客觀分類方法科學、適用，保持相對穩(wěn)定齊全完整依照歸檔范圍，謹慎決定文件去留用不銹鋼釘或線單“件”裝訂檔案歸檔整理流程圖編制檢

9、索工 具寫歸檔說明、裝訂成檔案目錄按件號順序裝盒上架目錄封面、背脊上的項目要填寫完整分報關期限按件號順序打印歸檔文件目錄有關的信息輸入專用的檔案管理軟件打印目錄不同保管期限、不同機構(gòu)的不要裝入同盒裝盒排架清晰、端正，件號不重、準確錄入的內(nèi)容盡可能詳細，準確有關的信息輸入專用的檔案管理軟件電腦著錄蓋檔號章在每一“件”的上方空白處蓋檔號章順序相對固定排序按期限機構(gòu)時間三個層次排列用不銹鋼釘或線單“件”裝訂只編有文字的部分年度機構(gòu)（問題或文號）期限確定歸檔文件的保管期限收集應歸檔的文件材料收集應歸檔的文件材料裝訂編制頁碼分類確定期限歸檔判斷收集不空號、不漏號便于保管利用準確客觀分類方法科學、適用，保

10、持相對穩(wěn)定齊全完整依照歸檔范圍，謹慎決定文件去留業(yè) 務 檔 案 歸 檔 整 理 流 程 圖 收集應歸檔的業(yè)務材料齊全完整收 集待整業(yè)務材料分類整理立卷歸檔電腦著錄裝 訂判斷業(yè)務材料是否歸檔依照歸檔范圍，決定文件去留及要求提升案卷質(zhì)量確保完整、規(guī)范分保管期限、類別、案卷號、卷內(nèi)順序打印目錄便于手工查找便于保管利用不同保管期限、不同類別的不能裝入同一盒歸檔判斷修裱破損業(yè)務材料；復制字跡模糊或易褪變的業(yè)務材料，粘貼小于a4紙張的業(yè)務材料超大紙張折疊，去除易銹蝕的金屬物嚴格按照辦法進行分類、確定歸檔范圍和保管期限年度險種業(yè)務環(huán)節(jié)按照業(yè)務辦理程序的客觀進程及形成材料時間的自然順序，兼顧材料之間的有機聯(lián)系

11、進行排列順序相對固定，主表在前、附表在后；審核結(jié)果在前、審核依據(jù)在后；重要憑證在前、次要憑證在后歸檔業(yè)務材料組合編制檔號、編制卷內(nèi)目錄項目填寫完整規(guī)范擬定案卷題名，編制案卷目錄打印案卷封面、卷宗封面，卷底，填寫卷內(nèi)備考表、盒脊有關的信息錄入專用的檔案管理軟件錄入的內(nèi)容盡可能詳細、準確卷內(nèi)目錄、案卷目錄一式兩份用線繩三孔一線裝訂按案卷號順序?qū)⒕碜谘b入卷盒分類上架撰寫歸檔說明、裝訂成檔案目錄入 庫編制檢索工具工程檔案歸檔作業(yè)流程圖工程部資料員到公司科技檔案室預定檔案歸檔編號，并指導項目內(nèi)業(yè)按公司“檔案業(yè)務管理”格式先輸入卷內(nèi)目錄及封面，后到分公司工程部導入公司“檔案業(yè)務管理”軟件內(nèi)。由工程部資料員