會議執(zhí)行手冊

1、會前準(zhǔn)備（書面會務(wù)通知）1、落實(shí)會議的時間、地點(diǎn)、接送辦法（附車站、機(jī)場附近交通辦 法）、會務(wù)組負(fù)責(zé)人。2、會議主要議題：會場地點(diǎn)、時間安排、參會要求（著裝、會場 紀(jì)律）。3、證件準(zhǔn)備：身份證 / 護(hù)照。4、會務(wù)酒店服務(wù)內(nèi)容及注意事項(xiàng)介紹：會務(wù)接待聯(lián)系人、會務(wù)酒 店位置、工作電話；餐宿安排概況；客房內(nèi)酒水洗衣消費(fèi)辦法； 國際、國內(nèi)長途接打方法及資費(fèi)，貴重物品存放；酒店附屬設(shè)施 使用辦法等等注意事項(xiàng)。5、行李準(zhǔn)備： 手機(jī)，相機(jī)，旅行充電器，刮胡刀。 換洗衣物，化妝品，防曬，墨鏡，正裝，毛巾，牙膏牙刷，拖 鞋。 個人必備藥品。 零用金。 會務(wù)用演示 / 匯報資料、軟件和硬件設(shè)備。6、會議住宿及餐飲

2、的特殊要求：如民族飲食差異、調(diào)單人間等等。7、如需約定返程票務(wù)，特殊說明。二、 前期工作人員工作1、會務(wù)組會議用品采買準(zhǔn)備： 制作報到及簽到處用桁架、水牌、 會場各處的指示牌和標(biāo)識。 會議用紙筆、資料袋。 礦泉水、鮮花、杯具壺具、茶餐（小餐點(diǎn)） 、飲品（茶葉、咖 啡）、紙巾。 筆記本電腦，便攜式打印機(jī)（紙） ，攝錄設(shè)備，演出用多媒體 資料。 會議用禮品。 會議酒店入住報到、簽到表；會場簽到表；參會人員工牌、文 件袋（如需要）。 備用工牌、 簽字筆 （黑色、紅色）、各色標(biāo)記筆、剪刀、手電、 不干膠紙、別針、膠水等 各類文具 。 餐券、會務(wù)用桌牌、 VIP 名牌。 會場用條幅、背板（詳細(xì)尺寸） 。

3、 音響，麥克風(fēng)、投影儀及連線、接口設(shè)備。? 會 場平面圖。? 參會通知書發(fā)放及回函。? 會 務(wù)組聯(lián)系用對講機(jī)、充電器。? 定制通知發(fā)布信息用短信平臺。? 應(yīng)急常用藥品、針線、常用五金工具。2、會務(wù)組會前會： 討論會務(wù)計劃書：確認(rèn)會議流程、人數(shù)、集散方法、交通安排、報到登記、入住、票務(wù)預(yù)訂、會議起始時間段、會議室地點(diǎn)、 餐食時間地點(diǎn)菜品安排、各分會議銜接程序、茶歇數(shù)量、以及 可能的變更內(nèi)容。 會務(wù)組/ 服務(wù)商人員數(shù)量、分工分組名單、聯(lián)系辦法。 會務(wù)組內(nèi)書面確定和會務(wù)酒店 / 服務(wù)商對接的調(diào)度交通車輛、 前臺、餐飲、客房、會場設(shè)備、銷售部門的各項(xiàng)工作負(fù)責(zé)人和 計劃、聯(lián)系辦法。（注意：回民餐的安排）

4、 確認(rèn)會務(wù)用品準(zhǔn)備結(jié)果，發(fā)生特殊費(fèi)用的批準(zhǔn)人員、權(quán)限和簽 單辦法。 參會通知書發(fā)放及回函結(jié)果，確定參會人數(shù)、批次、到達(dá)時間， 編寫分房名單。 與會務(wù)酒店 / 服務(wù)商確定和前臺、餐飲、客房、銷售部門的工作對接負(fù)責(zé)人。 設(shè)備連接、轉(zhuǎn)換插頭及會場電源布設(shè)情況。 會務(wù)人員集合時間地點(diǎn)再確認(rèn)。 自由提問回答；應(yīng)急狀況設(shè)置和預(yù)案討論。 編號、分發(fā)通訊設(shè)備。? 會場實(shí)地驗(yàn)收考察，參照會務(wù)計劃，模擬會務(wù)流程，記錄情況。? 預(yù)定返程票務(wù) （如需要）。會務(wù)現(xiàn)場準(zhǔn)備期間工作1、確認(rèn)會場前臺接待、餐廳、客房、綜合設(shè)施（設(shè)備）的面積、位 置、指示牌擺放，洗手間位置指引，鮮花綠植擺放。2、協(xié)調(diào)與酒店各部門（停車場、大堂門

5、迎行李、餐飲部、商務(wù)部、 會議部、客房部、銷售部）負(fù)責(zé)人了解該部門服務(wù)人員數(shù)量、業(yè) 務(wù)能力；講解對會務(wù)團(tuán)組的服務(wù)注意事項(xiàng)和要求，留存聯(lián)系辦法。 餐券形式使用辦法和菜單得到酒店餐廳的確認(rèn)，了解酒水服務(wù)辦 法和及時供應(yīng)菜品的能力。 （注意：回民餐的安排）3、確認(rèn)商務(wù)中心工作情況，應(yīng)急能力；主要會場背景布置、桌位（名 牌）擺放；飲品、茶歇的安排位置；調(diào)試燈光、多媒體影像音響 的效果；了解設(shè)備連接轉(zhuǎn)換的方法。確認(rèn)會場設(shè)備工程師的服務(wù) 時間、服務(wù)內(nèi)容和聯(lián)系辦法。4、索取酒店平面圖，確認(rèn)所有娛樂設(shè)施的對參會人員的收費(fèi)情況。5、參會人員 抵達(dá)前盡可能提前拿到所有房卡，根據(jù)分房名單分配住 宿。6、確認(rèn) VIP 房間鮮花水果放置。7、歡迎儀式的檢查。8、檢查 并落實(shí)酒店安全、消防設(shè)備、 應(yīng)急出口；取得會場附近醫(yī)院、 公安設(shè)施的位置和聯(lián)系辦法。9、每日叫早服務(wù)的確認(rèn)。10、會場桌椅的擺放，各項(xiàng)會議使用儀器的調(diào)試，茶歇數(shù)量的確認(rèn)。11、特殊發(fā)生費(fèi)用的批準(zhǔn)權(quán)限和簽