高效會(huì)議技巧

1、高效會(huì)議技巧高效會(huì)議技巧 張寶鈺張寶鈺 人與人之間最需要做的是溝通的工作人與人之間最需要做的是溝通的工作 現(xiàn)代職場(chǎng)的溝通方式現(xiàn)代職場(chǎng)的溝通方式 會(huì)議：溝通的一種形式會(huì)議：溝通的一種形式 關(guān)于會(huì)議的第一個(gè)問(wèn)題關(guān)于會(huì)議的第一個(gè)問(wèn)題 對(duì)大多數(shù)企業(yè)而言，會(huì)議 究竟起到多大的作用？ 讓數(shù)據(jù)來(lái)說(shuō)話(huà)讓數(shù)據(jù)來(lái)說(shuō)話(huà) v經(jīng)濟(jì)學(xué)人智庫(kù)（經(jīng)濟(jì)學(xué)人智庫(kù)（economist intelligence unit）一）一 項(xiàng)對(duì)全球項(xiàng)對(duì)全球187個(gè)企業(yè)的研究，這些企業(yè)的總市值至個(gè)企業(yè)的研究，這些企業(yè)的總市值至 少達(dá)少達(dá)10億美元。億美元。 v但這項(xiàng)關(guān)于會(huì)議價(jià)值的研究結(jié)果并未令人欣慰！但這項(xiàng)關(guān)于會(huì)議價(jià)值的研究結(jié)果并未令人欣慰！

2、只有只有5%的受訪(fǎng)人說(shuō)，他們公司有嚴(yán)格的程序，使的受訪(fǎng)人說(shuō)，他們公司有嚴(yán)格的程序，使 他們把注意力集中在具有高潛在價(jià)值的事情上。他們把注意力集中在具有高潛在價(jià)值的事情上。 讓數(shù)據(jù)來(lái)說(shuō)話(huà)讓數(shù)據(jù)來(lái)說(shuō)話(huà) v一般而言，會(huì)議議程基本上是為了應(yīng)付當(dāng)前一般而言，會(huì)議議程基本上是為了應(yīng)付當(dāng)前 的危機(jī)而臨時(shí)湊合起來(lái)。有一家公司甚至在的危機(jī)而臨時(shí)湊合起來(lái)。有一家公司甚至在 高管人員會(huì)議上根據(jù)誰(shuí)先提起其最?lèi)?ài)談的話(huà)高管人員會(huì)議上根據(jù)誰(shuí)先提起其最?lèi)?ài)談的話(huà) 題，來(lái)決定議程的優(yōu)先次序。題，來(lái)決定議程的優(yōu)先次序。 v研究發(fā)現(xiàn)，緊急事務(wù)擠走了重要議題。大約研究發(fā)現(xiàn)，緊急事務(wù)擠走了重要議題。大約 有有60%的高管人員說(shuō)，他們常常

3、在未就重要的高管人員說(shuō)，他們常常在未就重要 議題達(dá)成共識(shí)之前被別的事情轉(zhuǎn)移了精力議題達(dá)成共識(shí)之前被別的事情轉(zhuǎn)移了精力(跑跑 題題) 讓數(shù)據(jù)來(lái)說(shuō)話(huà)讓數(shù)據(jù)來(lái)說(shuō)話(huà) v而有而有22%的人說(shuō)，通常是還未提及關(guān)鍵的議題就的人說(shuō)，通常是還未提及關(guān)鍵的議題就 已經(jīng)沒(méi)有時(shí)間了。已經(jīng)沒(méi)有時(shí)間了。 v只有只有12%的人認(rèn)為，他們的高管會(huì)議一直能夠針的人認(rèn)為，他們的高管會(huì)議一直能夠針 對(duì)重要的戰(zhàn)略問(wèn)題做出決策；對(duì)重要的戰(zhàn)略問(wèn)題做出決策； v許多機(jī)構(gòu)表示，他們很難切實(shí)執(zhí)行決策，因?yàn)樗S多機(jī)構(gòu)表示，他們很難切實(shí)執(zhí)行決策，因?yàn)樗?們并不清楚會(huì)議上達(dá)成了什么共識(shí)們并不清楚會(huì)議上達(dá)成了什么共識(shí) 另一組數(shù)據(jù)另一組數(shù)據(jù) v前身為世

4、通（前身為世通（worldcomworldcom）的通訊公司）的通訊公司 mcimci進(jìn)行進(jìn)行 的一項(xiàng)年度調(diào)查結(jié)果的一項(xiàng)年度調(diào)查結(jié)果 v20032003年在美國(guó)每天召開(kāi)的年在美國(guó)每天召開(kāi)的11001100萬(wàn)個(gè)會(huì)議中，與萬(wàn)個(gè)會(huì)議中，與 會(huì)的管理人員認(rèn)為有一半是浪費(fèi)時(shí)間會(huì)的管理人員認(rèn)為有一半是浪費(fèi)時(shí)間 標(biāo)桿學(xué)習(xí)標(biāo)桿學(xué)習(xí) v哈佛商業(yè)評(píng)論哈佛商業(yè)評(píng)論中的一篇文章說(shuō)，吉百利史中的一篇文章說(shuō)，吉百利史 威士公司（威士公司（cadbury schweppescadbury schweppes）首席執(zhí)行官辦）首席執(zhí)行官辦 公室會(huì)在開(kāi)會(huì)前公室會(huì)在開(kāi)會(huì)前5 5天將有關(guān)閱讀資料分發(fā)給與會(huì)天將有關(guān)閱讀資料分發(fā)給與會(huì)

5、者，并附上關(guān)于議程事項(xiàng)是作為信息傳達(dá)、討者，并附上關(guān)于議程事項(xiàng)是作為信息傳達(dá)、討 論議題還是有待議決事項(xiàng)論議題還是有待議決事項(xiàng) v標(biāo)明需要議決的事項(xiàng)將優(yōu)先處理標(biāo)明需要議決的事項(xiàng)將優(yōu)先處理 標(biāo)桿學(xué)習(xí)標(biāo)桿學(xué)習(xí) v美國(guó)芯片制造商英特爾（美國(guó)芯片制造商英特爾（intelintel）的前總裁和首）的前總裁和首 席執(zhí)行官安迪席執(zhí)行官安迪格羅夫（格羅夫（andy groveandy grove）就曾經(jīng)給）就曾經(jīng)給 所有新員工上如何開(kāi)會(huì)的短課。而且，所有會(huì)所有新員工上如何開(kāi)會(huì)的短課。而且，所有會(huì) 議室都在墻上貼著議室都在墻上貼著3 3個(gè)問(wèn)題：個(gè)問(wèn)題：“你知道這次會(huì)議你知道這次會(huì)議 的目的嗎？你有會(huì)議的議程嗎？

6、你知道自己在的目的嗎？你有會(huì)議的議程嗎？你知道自己在 會(huì)議中的角色嗎？會(huì)議中的角色嗎？” ” 課程綱要課程綱要 一、會(huì)議管理基礎(chǔ)一、會(huì)議管理基礎(chǔ) 二、低效會(huì)議面面觀二、低效會(huì)議面面觀 三、高效會(huì)議的八大特征三、高效會(huì)議的八大特征 四、會(huì)議主持技巧四、會(huì)議主持技巧 五、會(huì)議中的典型問(wèn)題及其應(yīng)對(duì)五、會(huì)議中的典型問(wèn)題及其應(yīng)對(duì) 六、情景模擬、實(shí)戰(zhàn)訓(xùn)練六、情景模擬、實(shí)戰(zhàn)訓(xùn)練 七、現(xiàn)場(chǎng)答疑七、現(xiàn)場(chǎng)答疑 一、會(huì)議管理基礎(chǔ)一、會(huì)議管理基礎(chǔ) 主題研討主題研討 主題：開(kāi)會(huì)有什么好處？為什么？主題：開(kāi)會(huì)有什么好處？為什么？ 時(shí)間：時(shí)間：1010分鐘分鐘 流程：分組研討、分組呈現(xiàn)、導(dǎo)師點(diǎn)評(píng)流程：分組研討、分組呈現(xiàn)、導(dǎo)

7、師點(diǎn)評(píng)。 一、會(huì)議管理基礎(chǔ)一、會(huì)議管理基礎(chǔ) 職場(chǎng)哈哈鏡職場(chǎng)哈哈鏡“無(wú)辜的第三者無(wú)辜的第三者” 當(dāng)高層和中層在一起開(kāi)會(huì)的時(shí)候？當(dāng)高層和中層在一起開(kāi)會(huì)的時(shí)候？ 當(dāng)中層和基層在一起開(kāi)會(huì)的時(shí)候？當(dāng)中層和基層在一起開(kāi)會(huì)的時(shí)候？ 當(dāng)高層和基層在一起開(kāi)會(huì)的時(shí)候？當(dāng)高層和基層在一起開(kāi)會(huì)的時(shí)候？ 會(huì)議：集思廣益的渠道會(huì)議：集思廣益的渠道 會(huì)議的六大功能會(huì)議的六大功能 v發(fā)布與搜集信息發(fā)布與搜集信息 v解決問(wèn)題解決問(wèn)題 v開(kāi)發(fā)創(chuàng)意開(kāi)發(fā)創(chuàng)意( (頭腦風(fēng)暴頭腦風(fēng)暴) ) v激勵(lì)士氣激勵(lì)士氣 v監(jiān)督工作進(jìn)展監(jiān)督工作進(jìn)展 v協(xié)調(diào)矛盾協(xié)調(diào)矛盾 會(huì)議的種類(lèi)會(huì)議的種類(lèi) a.a.部門(mén)例會(huì)部門(mén)例會(huì) b.b.專(zhuān)題會(huì)議專(zhuān)題會(huì)議 c.c

8、.全體員工大會(huì)全體員工大會(huì) d.d.項(xiàng)目會(huì)議項(xiàng)目會(huì)議 e.e.其他會(huì)議其他會(huì)議 會(huì)議的會(huì)議的“成本核算成本核算” 時(shí)間成本 直接成本 間接成本 會(huì)議的直接成本會(huì)議的直接成本 會(huì)議的間接成本會(huì)議的間接成本 會(huì)議的會(huì)議的“頻率安排頻率安排” v例會(huì)頻率例會(huì)頻率 v專(zhuān)題會(huì)議頻率專(zhuān)題會(huì)議頻率 v全體會(huì)議頻率全體會(huì)議頻率 v項(xiàng)目會(huì)議頻率項(xiàng)目會(huì)議頻率 例會(huì)的例會(huì)的“頻率安排頻率安排” v以周為單位居多以周為單位居多 v最多不能超過(guò)一個(gè)最多不能超過(guò)一個(gè)月月 專(zhuān)題會(huì)議的專(zhuān)題會(huì)議的“頻率安排頻率安排” v定期舉行定期舉行 v根據(jù)需要舉行根據(jù)需要舉行 全體會(huì)議的全體會(huì)議的“頻率安排頻率安排” v根據(jù)需要召開(kāi)根據(jù)需

9、要召開(kāi) v通常超過(guò)月度通常超過(guò)月度 項(xiàng)目會(huì)議的項(xiàng)目會(huì)議的“頻率安排頻率安排” v根據(jù)項(xiàng)目的需要召開(kāi)根據(jù)項(xiàng)目的需要召開(kāi) 低效的會(huì)議低效的會(huì)議 二、低效會(huì)議面面觀二、低效會(huì)議面面觀 二、低效會(huì)議面面觀二、低效會(huì)議面面觀 v你有幾次會(huì)這樣說(shuō)呢？你有幾次會(huì)這樣說(shuō)呢？ v“上次的會(huì)議真是太棒了！上次的會(huì)議真是太棒了！” 二、低效會(huì)議面面觀二、低效會(huì)議面面觀 v效率效率 v效果效果 二、低效會(huì)議面面觀二、低效會(huì)議面面觀 v會(huì)議前：準(zhǔn)備不足會(huì)議前：準(zhǔn)備不足 v會(huì)議中：組織不力會(huì)議中：組織不力 v會(huì)議后：跟進(jìn)不夠會(huì)議后：跟進(jìn)不夠 效率不高的具體原因效率不高的具體原因時(shí)間時(shí)間 v會(huì)議安排在即將午餐的時(shí)間，每個(gè)人

10、都饑腸轆會(huì)議安排在即將午餐的時(shí)間，每個(gè)人都饑腸轆 轆，無(wú)心開(kāi)會(huì)。轆，無(wú)心開(kāi)會(huì)。 效率不高的具體原因效率不高的具體原因地點(diǎn)地點(diǎn) v會(huì)議地點(diǎn)設(shè)在經(jīng)理辦公室，致使會(huì)議被頻繁打會(huì)議地點(diǎn)設(shè)在經(jīng)理辦公室，致使會(huì)議被頻繁打 斷，無(wú)法正常進(jìn)行。斷，無(wú)法正常進(jìn)行。 效率不高的具體原因效率不高的具體原因?qū)ο髮?duì)象 v該來(lái)的沒(méi)來(lái)，不該來(lái)的該來(lái)的沒(méi)來(lái)，不該來(lái)的 v必須出席會(huì)議的人未到，通知來(lái)的是一些可有必須出席會(huì)議的人未到，通知來(lái)的是一些可有 可無(wú)的參加者?？蔁o(wú)的參加者。 效率不高的具體原因效率不高的具體原因主持人主持人 v會(huì)議主持人缺乏影響力、說(shuō)服力，被參會(huì)者牽會(huì)議主持人缺乏影響力、說(shuō)服力，被參會(huì)者牽 著鼻子跑，無(wú)法

11、達(dá)到會(huì)議意圖。著鼻子跑，無(wú)法達(dá)到會(huì)議意圖。 效率不高的具體原因效率不高的具體原因參會(huì)者參會(huì)者 v參會(huì)者發(fā)言混亂，不斷跑題參會(huì)者發(fā)言混亂，不斷跑題。 效率不高的具體原因效率不高的具體原因準(zhǔn)備工作準(zhǔn)備工作 v開(kāi)會(huì)前沒(méi)有通知與會(huì)者相關(guān)事宜，致使會(huì)議拖開(kāi)會(huì)前沒(méi)有通知與會(huì)者相關(guān)事宜，致使會(huì)議拖 沓而無(wú)成效。沓而無(wú)成效。 糟糕會(huì)議的可能后果糟糕會(huì)議的可能后果 v浪費(fèi)時(shí)間浪費(fèi)時(shí)間 v浪費(fèi)金錢(qián)浪費(fèi)金錢(qián) v分散了對(duì)更為重要的任務(wù)的注意力分散了對(duì)更為重要的任務(wù)的注意力 v減緩進(jìn)程，延誤行動(dòng)減緩進(jìn)程，延誤行動(dòng) v制造分歧制造分歧 v挫傷士氣挫傷士氣 v 什么是合適的會(huì)議時(shí)間什么是合適的會(huì)議時(shí)間 三、高效會(huì)議的八大特

12、征三、高效會(huì)議的八大特征 1 1、只有在必要時(shí)才召集、只有在必要時(shí)才召集 q嘗試取消或減少不必要的會(huì)議嘗試取消或減少不必要的會(huì)議 1、只有必要時(shí)才召集、只有必要時(shí)才召集 （must必須開(kāi)必須開(kāi)need需要開(kāi)）需要開(kāi)） 2、經(jīng)過(guò)好好籌備過(guò)、經(jīng)過(guò)好好籌備過(guò) 3、擬定和分發(fā)了議程表、擬定和分發(fā)了議程表 4、嚴(yán)格遵守了時(shí)間、嚴(yán)格遵守了時(shí)間 三、高效會(huì)議的八大特征三、高效會(huì)議的八大特征 v5、一切都要按部就班、一切都要按部就班 v6、請(qǐng)了最有經(jīng)驗(yàn)的人出席、請(qǐng)了最有經(jīng)驗(yàn)的人出席 v7、結(jié)束時(shí)做了評(píng)論和總結(jié)、結(jié)束時(shí)做了評(píng)論和總結(jié) v8、記錄了決定、建議和負(fù)責(zé)人、記錄了決定、建議和負(fù)責(zé)人 三、高效會(huì)議的八大特

13、征三、高效會(huì)議的八大特征 三、高效會(huì)議的八大特征三、高效會(huì)議的八大特征 q2 2、好好籌劃過(guò)、好好籌劃過(guò) q清晰的目標(biāo)清晰的目標(biāo) q明確的議題明確的議題 q合適的參與者合適的參與者 q得力的主持人得力的主持人 三、高效會(huì)議的八大特征三、高效會(huì)議的八大特征 q3 3、擬定和分發(fā)了議程表、擬定和分發(fā)了議程表 q一份會(huì)議議程表應(yīng)該包括哪些內(nèi)容？一份會(huì)議議程表應(yīng)該包括哪些內(nèi)容？ 三、高效會(huì)議的八大特征三、高效會(huì)議的八大特征 4 4、遵守時(shí)間、遵守時(shí)間 q會(huì)議的提前通知期會(huì)議的提前通知期 q會(huì)議的起止時(shí)間控制。會(huì)議的起止時(shí)間控制。 v參會(huì)者不遵守時(shí)間怎么辦？參會(huì)者不遵守時(shí)間怎么辦？ 三、高效會(huì)議的八大特

14、征三、高效會(huì)議的八大特征 q5 5、一切按部就班、一切按部就班 q按事先的議程控制會(huì)議的進(jìn)程按事先的議程控制會(huì)議的進(jìn)程 q避免臨時(shí)性議題成為主角避免臨時(shí)性議題成為主角 q按部就班是否太按部就班是否太“死板死板”了呢？了呢？ 三、高效會(huì)議的八大特征三、高效會(huì)議的八大特征 q6 6、讓最有經(jīng)驗(yàn)和才能的人出席、讓最有經(jīng)驗(yàn)和才能的人出席 q確保參與者能夠深入地交流信息和針對(duì)性地確保參與者能夠深入地交流信息和針對(duì)性地 解決問(wèn)題解決問(wèn)題 q我見(jiàn)過(guò)的我見(jiàn)過(guò)的“知趣知趣”的參會(huì)者的參會(huì)者 三、高效會(huì)議的八大特征三、高效會(huì)議的八大特征 q7 7、進(jìn)行點(diǎn)評(píng)和總結(jié)、進(jìn)行點(diǎn)評(píng)和總結(jié) q通過(guò)點(diǎn)評(píng)闡明通過(guò)點(diǎn)評(píng)闡明“提倡什

15、么和反對(duì)什么提倡什么和反對(duì)什么”的立的立 場(chǎng)場(chǎng) q通過(guò)總結(jié)提煉有價(jià)值的觀點(diǎn)和結(jié)論通過(guò)總結(jié)提煉有價(jià)值的觀點(diǎn)和結(jié)論 q“亮點(diǎn)亮點(diǎn)”需要被留下需要被留下 三、高效會(huì)議的八大特征三、高效會(huì)議的八大特征 q8 8、記錄所有決定、建議和負(fù)責(zé)人、記錄所有決定、建議和負(fù)責(zé)人 q會(huì)議的溝通和決策職能需要通過(guò)正式的會(huì)議會(huì)議的溝通和決策職能需要通過(guò)正式的會(huì)議 紀(jì)要發(fā)揮紀(jì)要發(fā)揮“法律法律”效力。效力。 q“落實(shí)到人落實(shí)到人” 案例分析案例分析 q金達(dá)鋁業(yè)中高層管理者周計(jì)劃、周總結(jié)、周例金達(dá)鋁業(yè)中高層管理者周計(jì)劃、周總結(jié)、周例 會(huì)制度會(huì)制度解析解析 q該制度的亮點(diǎn)該制度的亮點(diǎn) q需要完善的地方需要完善的地方 2008年

16、7月第1周管理周報(bào) 審批: 劉亞新 擬制：鄧竹艷 管管 理理 課課 49 1. 上周會(huì)議記錄跟進(jìn)結(jié)果 2. 人員出勤率 3. 招聘按時(shí)率 4. 7s執(zhí)行狀況 5. 獎(jiǎng)罰及餐費(fèi)狀況 6. 人均培訓(xùn)時(shí)間 7. 本周計(jì)劃 8. 請(qǐng)求支援事項(xiàng) 50 1、上周會(huì)議記錄跟進(jìn)結(jié)果、上周會(huì)議記錄跟進(jìn)結(jié)果 會(huì)議主題： 周一例會(huì) 時(shí)間：6.30 18： 3020：00 地點(diǎn)：會(huì) 議室 記錄：劉亞新審核： 主持人：李國(guó)恩 參會(huì)人：李國(guó)恩、王錦川、李國(guó)涌、李國(guó)旗、蔡培勇、劉亞新、王振文、舒幫琴、劉仁 峰、李敏、周受明 6 6月第月第5 5周會(huì)議內(nèi)容周會(huì)議內(nèi)容 行動(dòng)負(fù)行動(dòng)負(fù) 責(zé)人責(zé)人 預(yù)計(jì)完預(yù)計(jì)完 成成 時(shí)間時(shí)間 實(shí)際

17、實(shí)際 完完 成時(shí)成時(shí) 間間 跟進(jìn)結(jié)果跟進(jìn)結(jié)果 1 品保課、擠型課和物料課務(wù)必開(kāi)會(huì)討論品刮傷問(wèn)題并 制訂改善方案 劉仁峰、羅偉、王 振文 6-30始 7-2上午已開(kāi) 會(huì)討論 2 本周周四（7-3）召開(kāi)月會(huì)，請(qǐng)各部門(mén)做好相應(yīng)準(zhǔn)備各部主管7月3日7-3ok 3 各部門(mén)績(jī)效標(biāo)準(zhǔn)盡快建立，以保證在7月份執(zhí)行新工資 方案 各部主管6月30日 7-7ok 2、人員出勤率、人員出勤率 說(shuō)明：上周請(qǐng)假累積23人次，其中長(zhǎng)假人員1人次，其中低于公司平均出 勤率為：擠型課90%、五金課92%、物料課88%. 52 3、招聘按時(shí)率、招聘按時(shí)率 說(shuō)明：本周招聘到位有五金普工6名、修模普工2名. 53 4、7s執(zhí)行狀況執(zhí)

18、行狀況 54 說(shuō)明：以上數(shù)據(jù)由7s點(diǎn)檢組長(zhǎng)劉仁鋒提供。 5、人事報(bào)表及餐費(fèi)狀況、人事報(bào)表及餐費(fèi)狀況 55 考勤情況其他 人員流動(dòng)情況 （人次）伙食情況（元） 星期 遲到 /人 次 早退 /人 次 曠工 /人 次 請(qǐng)假 /人 次獎(jiǎng)/人次懲/人次進(jìn)出日購(gòu)菜款日人均伙食人數(shù) 日1723.00723.005.285.28137137 一46766.50766.505.595.59137137 二412770.90770.905.555.55139139 三54766.70766.705.365.36143143 四43779.80779.805.345.34146146 五3115793.70793.

19、705.595.59142142 六3331799.60799.605.555.55144144 合計(jì)00023381375400.205.46 說(shuō)明：獎(jiǎng)：管理課黃國(guó)貴、維修組吳何貴在在食堂無(wú)人做飯的情況下，積極配合，應(yīng)付了一次突發(fā)事件. 品保課金仕勇在工作善于思考，能從中創(chuàng)新，提高工作效率. 罰： 擠型課陳人樹(shù)、李國(guó)鵬違反工廠(chǎng)管理制度4.1及4.5.3.1. 模具課陳古軍、張?jiān)七`反工廠(chǎng)管理制度4.3.1.11,曾慶亮違反工廠(chǎng)管理制度4.3.1.14. 品保課劉仁鋒工作督導(dǎo)不周，石維出貨資料出錯(cuò)，王存財(cái)工作不認(rèn)真. . 6.人均培訓(xùn)時(shí)間 培訓(xùn)課程：品保課：品保人員觀點(diǎn)、職責(zé)加強(qiáng). 物料課：工作

20、7原則. 修模組：生產(chǎn) 擠型課：品質(zhì)、技能、安全操作. 業(yè)務(wù)課：7s講義. 管理課：軍事體能、消防安全. 56 7、本周計(jì)劃、本周計(jì)劃 序號(hào)工作事項(xiàng)預(yù)計(jì)完成時(shí)間 1招聘擠型普工2名，物料普工2名7-11 2安排生產(chǎn)安全事故隱患排查治理知識(shí)競(jìng)賽答題7-10前 3跟進(jìn)未完成事項(xiàng)持續(xù) 57 8、請(qǐng)求支援事項(xiàng)、請(qǐng)求支援事項(xiàng) 序號(hào)需支援事項(xiàng)協(xié)助單位預(yù)計(jì)完成日期 58 四、會(huì)議主持技巧四、會(huì)議主持技巧 q慎說(shuō)慎說(shuō) q不說(shuō)無(wú)關(guān)的話(huà)不說(shuō)無(wú)關(guān)的話(huà) q快速進(jìn)入主題快速進(jìn)入主題 q不唱獨(dú)角戲不唱獨(dú)角戲 q以與會(huì)者接受的方式引導(dǎo)會(huì)議進(jìn)程。以與會(huì)者接受的方式引導(dǎo)會(huì)議進(jìn)程。 四、會(huì)議主持技巧四、會(huì)議主持技巧 v傾聽(tīng)傾聽(tīng)

21、v眼到眼到 v心到心到 v腦腦到到 四、會(huì)議主持技巧四、會(huì)議主持技巧 v巧答巧答 v選擇性回答選擇性回答 v通過(guò)其他參與者回答通過(guò)其他參與者回答 v清晰地正面作答清晰地正面作答 四、會(huì)議主持技巧四、會(huì)議主持技巧 善勢(shì)善勢(shì) q主流原則主流原則 q目標(biāo)原則目標(biāo)原則 q親和原則親和原則 q凝聚原則凝聚原則 五、會(huì)議中的典型問(wèn)題及應(yīng)對(duì)五、會(huì)議中的典型問(wèn)題及應(yīng)對(duì) q與會(huì)者發(fā)難與會(huì)者發(fā)難 q與會(huì)者分心與會(huì)者分心 q與會(huì)者爭(zhēng)議與會(huì)者爭(zhēng)議 q與會(huì)者拒絕參與與會(huì)者拒絕參與 q與會(huì)者情緒變化與會(huì)者情緒變化 q少數(shù)人壟斷會(huì)議少數(shù)人壟斷會(huì)議 q主持人自己離題主持人自己離題 五、會(huì)議中的典型問(wèn)題及應(yīng)對(duì)五、會(huì)議中的典型問(wèn)

22、題及應(yīng)對(duì) q與會(huì)者發(fā)難與會(huì)者發(fā)難 q“我搞不懂今天究竟要討論什么我搞不懂今天究竟要討論什么” q“我認(rèn)為我認(rèn)為xxxx主題更值得討論。主題更值得討論。” 與會(huì)者分心與會(huì)者分心 v上面開(kāi)大會(huì)，下面開(kāi)小會(huì)。上面開(kāi)大會(huì)，下面開(kāi)小會(huì)。 與會(huì)者爭(zhēng)議與會(huì)者爭(zhēng)議 v“我覺(jué)得你提出的方案根本就不切實(shí)際，解決我覺(jué)得你提出的方案根本就不切實(shí)際，解決 不了問(wèn)題。不了問(wèn)題?！?v“你的方案更離譜！你的方案更離譜！” v什么是對(duì)的，比誰(shuí)的對(duì)的更重要。什么是對(duì)的，比誰(shuí)的對(duì)的更重要。 與會(huì)者拒絕參與與會(huì)者拒絕參與 v如何打破沉默如何打破沉默 v向他提問(wèn)向他提問(wèn) v贊揚(yáng)他贊揚(yáng)他 與會(huì)者情緒變化與會(huì)者情緒變化 v臉上浮現(xiàn)不耐煩

23、的表情 v頻繁看表 少數(shù)人壟斷會(huì)議少數(shù)人壟斷會(huì)議 一言堂一言堂 主持人自己離題主持人自己離題 不由自主不由自主 跟著跑題跟著跑題 六、實(shí)戰(zhàn)訓(xùn)練、案例分析六、實(shí)戰(zhàn)訓(xùn)練、案例分析 v模擬：模擬：一份會(huì)議通知一份會(huì)議通知 v案例：案例：例會(huì)制度解析例會(huì)制度解析 v模擬：模擬：一份會(huì)議流程一份會(huì)議流程 一份會(huì)議通知（背景）一份會(huì)議通知（背景） v目標(biāo)：對(duì)年內(nèi)是否啟動(dòng)目標(biāo)：對(duì)年內(nèi)是否啟動(dòng)6s6s項(xiàng)目作出項(xiàng)目作出 表決。表決。 v議題：議題：年內(nèi)上馬年內(nèi)上馬6s6s項(xiàng)目的可行性項(xiàng)目的可行性 v參會(huì)者：相關(guān)部門(mén)主管（哪些部門(mén)呢？）參會(huì)者：相關(guān)部門(mén)主管（哪些部門(mén)呢？） v時(shí)間：時(shí)間：20062006年年101

24、0月月2828日下午日下午? ?點(diǎn)到？點(diǎn)點(diǎn)到？點(diǎn) v地點(diǎn)：美的學(xué)院地點(diǎn)：美的學(xué)院a105a105 v其他你認(rèn)為在會(huì)議通知中應(yīng)該說(shuō)明的事項(xiàng)？其他你認(rèn)為在會(huì)議通知中應(yīng)該說(shuō)明的事項(xiàng)？ 西門(mén)子會(huì)議通知及流程（案例）西門(mén)子會(huì)議通知及流程（案例） 一份會(huì)議流程一份會(huì)議流程 v會(huì)議名稱(chēng)：會(huì)議名稱(chēng)：“中層主管周例會(huì)中層主管周例會(huì)” v會(huì)議目的：協(xié)調(diào)工作，解決問(wèn)題。會(huì)議目的：協(xié)調(diào)工作，解決問(wèn)題。 v題目：題目：“這個(gè)例會(huì)怎么開(kāi)？這個(gè)例會(huì)怎么開(kāi)？” v要求：從會(huì)議開(kāi)始直到會(huì)議結(jié)束，說(shuō)明主持人和要求：從會(huì)議開(kāi)始直到會(huì)議結(jié)束，說(shuō)明主持人和 參會(huì)者應(yīng)該如何共同完成會(huì)議。格式是參會(huì)者應(yīng)該如何共同完成會(huì)議。格式是“第一步：

25、第一步： xxxxxx；第二步：；第二步：xxxxxx。” 主持企業(yè)內(nèi)部銷(xiāo)售會(huì)議主持企業(yè)內(nèi)部銷(xiāo)售會(huì)議 v參會(huì)者：接到通知的人員參會(huì)者：接到通知的人員 v主持人：自告奮勇主持人：自告奮勇 v時(shí)間：時(shí)間：1515分鐘分鐘 v其他學(xué)員點(diǎn)評(píng)其他學(xué)員點(diǎn)評(píng) v導(dǎo)師總結(jié)導(dǎo)師總結(jié) 結(jié)束會(huì)議結(jié)束會(huì)議 v復(fù)述這次會(huì)議的目標(biāo)。復(fù)述這次會(huì)議的目標(biāo)。 v總結(jié)這次會(huì)議所取得的成果?？偨Y(jié)這次會(huì)議所取得的成果。 v多謝與會(huì)者參與多謝與會(huì)者參與( (或在適當(dāng)場(chǎng)合下，感謝他們或在適當(dāng)場(chǎng)合下，感謝他們 的貢獻(xiàn)或關(guān)注的貢獻(xiàn)或關(guān)注) )。 v必要的時(shí)候，宣布下一次會(huì)議的目標(biāo)、時(shí)間必要的時(shí)候，宣布下一次會(huì)議的目標(biāo)、時(shí)間 及地點(diǎn)。及地點(diǎn)。

26、 作為參會(huì)者應(yīng)該做到的作為參會(huì)者應(yīng)該做到的 v會(huì)議前會(huì)議前 1.1.開(kāi)會(huì)前要充分理解議題。開(kāi)會(huì)前要充分理解議題。 2.2.在會(huì)議前充分準(zhǔn)備好開(kāi)會(huì)所需要的資料。在會(huì)議前充分準(zhǔn)備好開(kāi)會(huì)所需要的資料。 3.3.事先思考要表達(dá)的意見(jiàn)。事先思考要表達(dá)的意見(jiàn)。 4.4.準(zhǔn)時(shí)參加會(huì)議。準(zhǔn)時(shí)參加會(huì)議。 作為參會(huì)者應(yīng)該做到的作為參會(huì)者應(yīng)該做到的 會(huì)議中會(huì)議中 1.1.注意傾聽(tīng)別人的意見(jiàn)，盡量不要在別人發(fā)表注意傾聽(tīng)別人的意見(jiàn)，盡量不要在別人發(fā)表 觀點(diǎn)時(shí)打斷。觀點(diǎn)時(shí)打斷。 2.2.積極參與發(fā)言。積極參與發(fā)言。 3.3.注意力發(fā)言不脫離主題，對(duì)事不對(duì)人。注意力發(fā)言不脫離主題，對(duì)事不對(duì)人。 作為參會(huì)者應(yīng)該做到的作為參會(huì)

27、者應(yīng)該做到的 v導(dǎo)出結(jié)論導(dǎo)出結(jié)論 1.1.盡心盡力地協(xié)助會(huì)議主持導(dǎo)出結(jié)論。盡心盡力地協(xié)助會(huì)議主持導(dǎo)出結(jié)論。 2.2.能贊成別人較好的意見(jiàn)，而放棄自己的意見(jiàn)。能贊成別人較好的意見(jiàn)，而放棄自己的意見(jiàn)。 3.3.能堅(jiān)持找出最好方案的態(tài)度，導(dǎo)出結(jié)論。能堅(jiān)持找出最好方案的態(tài)度，導(dǎo)出結(jié)論。 天高任鳥(niǎo)飛天高任鳥(niǎo)飛 海闊憑魚(yú)躍海闊憑魚(yú)躍 第一講當(dāng)今會(huì)議面面觀 1、引言 2、會(huì)議的意義 3、會(huì)議的目的 4、會(huì)議的種類(lèi) 5、會(huì)議的頻率 6、會(huì)議成本的計(jì)算 引言 會(huì)議的主要目的就是解決問(wèn)題 部門(mén)經(jīng)理，業(yè)務(wù)直線(xiàn)經(jīng)理應(yīng)該是一個(gè)人力資源 管理專(zhuān)家，他會(huì)負(fù)責(zé)人才的選育用留，現(xiàn)在 我們說(shuō)首當(dāng)其沖的部門(mén)經(jīng)理應(yīng)該是一個(gè)主持 會(huì)議

28、的專(zhuān)家，會(huì)議管理的高手 意義 1、是一個(gè)集思廣益的渠道 2、顯示組織或部門(mén)的存在 3、是重要的群體溝通方式 目的 1、開(kāi)展有效的溝通 2、資訊傳達(dá) 3、監(jiān)督員工的工作進(jìn)展 4、達(dá)成協(xié)議、解決問(wèn)題 5、決策和資源共享 6、開(kāi)發(fā)創(chuàng)意 7、激勵(lì)員工的士氣 8、鞏固經(jīng)理人地位 會(huì)議的種類(lèi) v按人數(shù)分 1、一對(duì)一的會(huì)議 2、團(tuán)體的會(huì)議 會(huì)議的種類(lèi) v按開(kāi)會(huì)方式分 1、面對(duì)面會(huì)議 2、電話(huà)會(huì)議 3、視頻會(huì)議 會(huì)議的種類(lèi) v按開(kāi)會(huì)目的分 1、固定的部門(mén)會(huì)議 2、臨時(shí)處理突發(fā)事件的會(huì)議 3、宣布人事安排和政策的會(huì)議 4、當(dāng)眾表?yè)P(yáng)或批評(píng)別人的會(huì)議 5、集思廣益的會(huì)議 關(guān)于會(huì)議頻率的建議 1、固定部門(mén)會(huì)議至少每月

29、一次 2、全體的會(huì)議建議每半年一次 3、處理突發(fā)性會(huì)議避免頻繁 4、一對(duì)一的會(huì)議可以隨時(shí)舉行 會(huì)議的成本 會(huì)議的時(shí)間成本 =參加會(huì)議的人數(shù)*（與會(huì)者的準(zhǔn)備時(shí)間+與會(huì)者 的旅行時(shí)間）+會(huì)議秘書(shū)工作時(shí)間+會(huì)議服務(wù) 人員工作時(shí)間 會(huì)議的成本 v會(huì)議的時(shí)間成本 v直接的會(huì)議成本 v效率損失的費(fèi)用 第二講會(huì)議效率不高的原因及解決方案 1、會(huì)議效率不高的原因 2、如何進(jìn)行預(yù)防性管理 3、高效會(huì)議的八大特征 4、會(huì)議規(guī)范 效率不高的原因（一） 1、時(shí)間安排得不合適 2、地點(diǎn)安排得不妥當(dāng) 3、開(kāi)會(huì)對(duì)象選擇不對(duì) 4、主持人影響力不夠 效率不高的原因（二） 5、參會(huì)者的技能不夠 6、準(zhǔn)備工作不夠充分 7、目的和結(jié)

30、果不夠明確 如何進(jìn)行預(yù)防性管理（一） 1、會(huì)議時(shí)間安排要合適 2、會(huì)議地點(diǎn)安排要妥當(dāng) 3、開(kāi)會(huì)的對(duì)象要選擇對(duì) 4、主持人要有影響力 如何進(jìn)行預(yù)防性管理（二） 5、參會(huì)者要有聽(tīng)的技能 6、要充份做好準(zhǔn)備工作 7、明確開(kāi)會(huì)原因和目的 高效會(huì)議的八大特征（一） 1、只有必要時(shí)才召集 （must必須開(kāi)need需要開(kāi)） 2、經(jīng)過(guò)好好籌備過(guò) 3、擬定和分發(fā)了議程表 4、嚴(yán)格遵守了時(shí)間 高效會(huì)議的八大特征（二） v5、一切都要按部就班 v6、請(qǐng)了最有經(jīng)驗(yàn)的人出席 v7、結(jié)束時(shí)做了評(píng)論和總結(jié) v8、記錄了決定、建議和負(fù)責(zé)人 會(huì)議規(guī)范 v時(shí)間安排方面的規(guī)范 v固定的會(huì)議流程規(guī)范 v會(huì)議本身要遵守的規(guī)則 開(kāi)會(huì)前的

31、準(zhǔn)備工作 v時(shí)間安排方面的規(guī)范 v固定的會(huì)議流程規(guī)范 v會(huì)議本身要遵守的規(guī)則 成功會(huì)議的五種策略 v引言(準(zhǔn)備工作做失敗了,就是準(zhǔn)備著失敗) v如何判斷是否需要開(kāi)會(huì) v會(huì)議準(zhǔn)備的作用和方法 v會(huì)議準(zhǔn)備的內(nèi)容 v主持人如何做會(huì)前準(zhǔn)備 不需要開(kāi)會(huì)的情況 v已經(jīng)按慣例開(kāi)過(guò)的會(huì)議 v沒(méi)有要討論的特別事情 v還有比開(kāi)會(huì)更好的辦法 v預(yù)算出的會(huì)議成本太大 v決策者已經(jīng)決定的事情 一定要開(kāi)會(huì)的情況 v把信息同時(shí)傳遞給很多人 v需要?jiǎng)e人參與以集思廣益 v需要聽(tīng)取各部門(mén)匯報(bào) v需要當(dāng)眾表?yè)P(yáng)或批評(píng) v給小組或部門(mén)分配任務(wù)時(shí) 會(huì)議準(zhǔn)備的作用和方法 v可以選擇最適當(dāng)?shù)挠懻摲绞?v使參會(huì)者有討論的方向 v事先告知參會(huì)者

32、做好準(zhǔn)備 v節(jié)省會(huì)議時(shí)間及減少?zèng)_突 會(huì)議準(zhǔn)備的1h5w法 vh-how 怎么樣開(kāi)會(huì) vw-why 為什么開(kāi)會(huì) vw- what 開(kāi)什么樣的會(huì) vw- when 何時(shí)開(kāi)會(huì) vw- who 誰(shuí)來(lái)參加會(huì)議 vw- where 在哪兒開(kāi)會(huì) 討論題：多少個(gè)人開(kāi)會(huì)最好 會(huì)議準(zhǔn)備的內(nèi)容 v會(huì)議目的你知不知道 v是不是一定要開(kāi)會(huì)才能達(dá)到上述目的 v會(huì)議是什么形式、時(shí)間、議程、主持人、地 點(diǎn) v會(huì)場(chǎng)如何布置（會(huì)場(chǎng)超過(guò)十個(gè)人最好是u字形、 很多人階梯式、集思廣益5-7人圓桌“半島 形”） v會(huì)場(chǎng)如何布置（會(huì)場(chǎng)超過(guò)十個(gè)人最好是u字形、很多人階梯式、集思廣 益5-7人圓桌“半島形”） v是否準(zhǔn)備會(huì)議的名簽，避免內(nèi)耗 v是否安排出席人員的往返交通工具 v是否安排出席人員的住宿 v有沒(méi)有資料隨會(huì)議通知預(yù)先發(fā)