成都岸寶紙業(yè)營銷公司展會參展標準流程手冊

1、 成都岸寶紙業(yè)營銷公司展會參展流程手冊 為了規(guī)范公司參加各類展覽、展會的管理，提高參展服務(wù)水平，根據(jù)集團董事長的要求，營銷公司制定參展流程手冊 ，從參展實務(wù)流程和作業(yè)規(guī)則進行進一步的規(guī)范， 作為后期營銷公司參加各類展覽、展會招商工作指南。 主要從以下兩個方面進行闡述： 年度參展方案制定啟動 單項目參展流程 一、年度參展方案制定啟動總流程圖： 年度方 篩選次 確定參 制定項 案啟動 年展會 展項目 目細則 費用預(yù)算 展會主題 十月第二周十月第二周十月第三周展會開始前 三個月 備注：年度展會項目啟動時間為每年的10 月第 2 周，從啟動 到確定參展項目周期為 10 個工作日，確定參展項目、參展的形

2、式（特裝或簡裝）、費用預(yù)算及本次參展的主題。展會項目展覽前 3 個月正式啟動單個展會項目并執(zhí)行項目方案細則。 二、單項目參展流程： （一） 項目成員 項目總負責人：營銷公司總經(jīng)理 項目執(zhí)行負責人：市場部經(jīng)理 項目協(xié)作執(zhí)行負責人：銷售部經(jīng)理、儲運部經(jīng)理、電商部經(jīng)理項目成員：根據(jù)展會規(guī)模大小確定人數(shù) 簡裝/特 成員 展位 面積 成員組成 備注 裝 人數(shù) 1 個 簡裝 9 平米 2 市場部 1+ 銷售部 1 2 個 簡裝 18 平米 6 市場部 2+ 銷售部 4 儲運部 6 個 特裝 54 平米 10 市場部 4+ 銷售部 4+ 臨促 2 配合物 8 個 特裝 72 平米 15 市場部 4+ 銷售部

3、 7+ 臨促 4 資運輸 10 個 特裝 90 平米 20 市場部 4+ 銷售部 10+ 臨促 6 （二） 成員職能 市場部：制定展會項目時間進度表、制定展會策劃方案（方案策劃、 展會布置、展會總結(jié)等） 、布展承運商甄選及合作、展期期間現(xiàn)場管 理； 銷售部：與市場部制定參展產(chǎn)品明細，共同制定展會主題；現(xiàn)場客戶 資料收集、客戶聯(lián)誼、現(xiàn)場講解等； 臨促（形象較好的臨時促銷員） ：品牌宣傳、品牌展示、現(xiàn)場客戶資 料收集、客戶聯(lián)誼、現(xiàn)場講解等； 儲運部：負責展會所需物料、產(chǎn)品的采購、運輸工作； （三） 項目啟動流程及時間節(jié)點 展會項 展會準 展會開 展會總 目啟動 備 展期間 結(jié) 展會前 3 個月 3

4、 個月時間 按照展會主辦方 展會結(jié)束后 規(guī)定時間執(zhí)行 7 個工作日 注明：展會開始日期為 D 項目 時間接點 備注 展會項目啟動 D-90 天 展會前 3個月 場地面積確定 D-80 天 10 天時間確定展位面積 展會方案制定 D-60 天 1 個月時間制定方案、費用預(yù)算等 展會承運商確定、戰(zhàn) D-50 天 展會方案確定后， 10 天時間內(nèi)甄選 略合作商確定 廣告承運商及確定布展費用 D-10 天 廣告商確定后 30 天準備布展廣告類 布展廣告物料制作 物料， 7天運輸 廣告商確定后 30 天準備布展產(chǎn)品類 布展產(chǎn)品物料準備 D-10 天 物料， 7天運輸 成員名單確定 D-20 天 根據(jù)展會

5、大小確定成員人數(shù) 成員住宿、行程、票 D-18 天 根據(jù)展會大小確定成員人數(shù)，臨時 務(wù)預(yù)訂 促銷招聘、培訓 動員會、培訓會 D-5 天 動員、人員分工等 布展物料運輸 D-10 天 展期開始 10 天前開始發(fā)貨到制定展 會城市 布展 D-3 天 3天時間布展 展覽開始 D 展會人員返程 D+3 天 展會結(jié)束后 3天內(nèi) 展會總結(jié) D+7 天 展會結(jié)束后 7天內(nèi) （四） 展會執(zhí)行細則 為了更好的舉辦每一次展會， 針對預(yù)算、交通食宿、物流、物資、展示、人員分布、展臺設(shè)計搭建幾個方面做出各部分突發(fā)狀況的原因分析及解決方法。 1 預(yù)算 項目解決辦法 1.申請預(yù)算要有余地； 1.預(yù)算2.將應(yīng)急費用納入預(yù)算

6、； 3.沒有納入預(yù)算的費用可以先由個人先行墊付。 1.總費用項目總負責人安排項目執(zhí)行負責人負責， 2. 部門負責人可以保管一部分費用，做好使用明細， 2.部門負責 整理所有票據(jù)一次性向執(zhí)行負責人統(tǒng)一清算。 人 3. 部門負責人每天精確計算用餐人數(shù)及住宿人數(shù)，合理規(guī)劃食宿費用，杜絕浪費。 4. 人員較多時可以分組安排，由組長領(lǐng)取適當費用統(tǒng)一行動，統(tǒng)一支出， 節(jié)約成本。 2 人員安排 1.部門協(xié)調(diào)：與相關(guān)部門確認好展會要參加的人員（銷 售部，市場部、廣告公司、儲運部） ； 1.開展前 2.人員統(tǒng)計：駐展人員（展會至始至終都在展位）和流動人員（隨機參加），安排好交通及酒店； 1.晨會：統(tǒng)計好駐展人員

7、 + 流動人員的數(shù)量以便為午餐 的份數(shù)提供參考數(shù)據(jù)，2.晚總結(jié)：統(tǒng)計好駐展人員+ 2.展會中 流動人員住宿的人數(shù)，安排好交通（乘坐出租車或者 公司的車輛）及食宿； 撤展當天上午統(tǒng)計回撤人員總數(shù)，在展會開始前統(tǒng)計 3.展會結(jié)束 統(tǒng)一回撤人員人數(shù)，提前訂好火車票（機票); 3 交通及食宿 1.以部門為單位，任命組長，并由組長安排好交通； 1.交通 2.出行前組長提前了解并安排行程； 1.各個組長確定各組人員， 在統(tǒng)一呈報給項目執(zhí)行負責 2.午餐人； 2.臨時增加的人員與總負責人報道，午餐負責人 再跟總負責人溝通； 1.房間數(shù)量：固定房間的數(shù)量確定下來， 流動的部分就 3.食宿要有所預(yù)留，避免臨時訂

8、不到房間； 2.房間房卡分配：固定房間的房卡應(yīng)由固定房間中的一 人進行保管，直到展會結(jié)束由項目執(zhí)行負責人將房卡 收回統(tǒng)一辦理退房；流動房間房卡應(yīng)由項目執(zhí)行負責 人保管，根據(jù)當天需要增加或減少的房間數(shù)量分發(fā)房 卡，在每天部分房間退房之前收回放開辦理退房手續(xù)； 當天展會結(jié)束后的總結(jié)會議上，總負責人安排并通知 人員的房間安排； 3.房間人員分配：固定人員固定房間，流動人員房間 根據(jù)流動人數(shù)具體而定，避免因房間臨時調(diào)整給同事造成的換房間搬行李，換房卡等一系列問題；流動人員房間也應(yīng)有層次的進行分配，及時跟進管理，確定人數(shù)； 4 物流 1.物資提前入庫，由倉庫劃好專門的展會物資存放區(qū) 域； 2.各部們負責

9、人與總物資負責人溝通，整理物資清單， 1.物資存放、 清單上標明箱號，及每箱中物資的種類和數(shù)量。 發(fā)運 3.物資發(fā)運人為儲運部負責人。 4.發(fā)運物資時，備放一定數(shù)量的紙箱和泡沫紙以包裝回運物品。 1.物資打包后，盡量準備物資清單； 標明箱數(shù)和種類數(shù) 2.物資運回 量。 2.物資總負責人需要與倉庫人員及時溝通； 3.回運物資到達倉庫后， 相關(guān)人員憑領(lǐng)料單領(lǐng)取所需物品， 倉庫做好登記。 5 前臺 1.至少要有兩名不動人員留守前臺； 1.前臺人員 2.有客戶需要進入展位了解時， 前臺人員可以引介銷售 安排 人員接待；保持前臺在兩個人以上； 1.了解客戶的行業(yè)， 發(fā)掘盡量多的信息， 有針對性的分 發(fā)資

10、料 ; 2.前臺資料 2.請留下客戶的名片； 分發(fā) 3.如果沒有名片，請客戶手寫留下自己的公司， 聯(lián)系人， e-mail 等信息，并向客戶確認信息的正確； 1.服裝整潔統(tǒng)一： 男生帶領(lǐng)帶， 女生將頭發(fā)束起并著淡 妝； 3.前臺禮儀 2.展會期間需勿坐在椅子上，保持微笑接待客戶； 標準 3.前臺資料應(yīng)及時補齊，保持臺面和地面清潔衛(wèi)生； 4.主動和駐足觀看的客戶打招呼； 6 銷售及人員分布 1.每一個入口及區(qū)域都有安排銷售人員； 1.銷售人員 2.如需要離開的，務(wù)必交代給其替代人員時間等信息； 安排 3.若同伴正在接待客戶， 其崗位無人接待時，自動上前； 2. 客戶會談 1. 提前了解來訪客戶，

11、準備會談資料， 針對涉及報價， 提前做好價格預(yù)案。 2. 現(xiàn)場新客戶要有針對性的發(fā)放宣傳資料。 3. 發(fā)出一份資料一定要換回名片或者有價值的聯(lián)系信 息。 3.現(xiàn)場人員 1. 客戶少的時候，盡量留住客戶，邀請他們坐下詳談； 的控制 2. 客戶多的時候，盡量快些結(jié)束，接待盡可能多的客戶； 4.同行的了 1. 參展手冊中有個展館的展商分布，提前了解信息； 解 2. 拜訪同行時，留下他們的宣傳冊 ; 7 展臺的搭建 1.最好固定一個搭建商，不要輕易更改； 1.搭建商選 2.初次合作的搭建商要多方考察（資信，實力，設(shè)計， 擇 工人，案例） 1.搭建效果圖紙詳細， 施工尺寸要求精確， 任何尺寸改動，都需要確認 （搭建方，設(shè)計師，樣品制作） 2.各方面圖紙確認要及時， 留出更改的時間， 及充分的 制作時間； 2.設(shè)計及圖 3.設(shè)計圖紙紙質(zhì)材料在現(xiàn)場保證有一份，若設(shè)計人員離 紙 開，保證接替的人可以清晰明了展會的設(shè)計及寫真的 位置區(qū)域； 4.如果圖紙需要審核，把握好審核時間;如果逾期 ,提前 跟主辦方說明情況，避免多交審圖費用； 3.搭建材料1.防火板材料：顏色及材質(zhì)與搭建商提前確認好，交主 跟進辦方確認； 2.燈光明亮，提前標注燈具所在位置以及燈具類型，燈 具電源線安裝；由設(shè)計人員與搭建商提前確認好； 3.桌椅，花草等裝飾物：提前確認，顏色由設(shè)計人員選 擇搭配； 4.租賃物品：尺寸，