采購(gòu)作業(yè)流程

1、采購(gòu)作業(yè)流程采購(gòu)作業(yè)流程 重點(diǎn)掌握 采購(gòu)流程的環(huán)節(jié)及 步驟 采購(gòu)流程圖 采購(gòu)定單的制定過(guò) 程 采購(gòu)流程的優(yōu)化方 法 一般掌握 采購(gòu)流程的注意 點(diǎn) 進(jìn)貨管理 進(jìn)貨評(píng)價(jià) 第一節(jié) 采購(gòu)流程概述 采購(gòu)流程通常是指有制造需求的廠家選 擇和購(gòu)買生產(chǎn)所需的各種原材料、零部件 等物料的全過(guò)程。 采購(gòu)需 求計(jì)劃 認(rèn)證 供應(yīng)商 發(fā)出采 購(gòu)訂單 物料入 庫(kù)驗(yàn)收 評(píng)價(jià)采 購(gòu)工作 采購(gòu)流程 一、采購(gòu)的基本流程一、采購(gòu)的基本流程 采購(gòu)流程是采購(gòu)活動(dòng)的全部操作過(guò)程， 是采購(gòu)人員從事采購(gòu)活動(dòng)的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)和業(yè) 務(wù)規(guī)范，采購(gòu)人員必須遵照?qǐng)?zhí)行。 一般來(lái)說(shuō)打得步驟有五個(gè)，這里將五 個(gè)步驟細(xì)化，一般都要經(jīng)歷以下幾個(gè)基本 環(huán)節(jié)（見(jiàn)下頁(yè)圖）

2、 第一節(jié)第一節(jié) 采購(gòu)流程概述采購(gòu)流程概述 采購(gòu)的幾個(gè)基本環(huán)節(jié)采購(gòu)的幾個(gè)基本環(huán)節(jié) （1）確認(rèn)需求 （2）需求說(shuō)明 （3）選擇供應(yīng)商 （4）價(jià)格和采購(gòu) 條件的確定 （5）發(fā)出訂單（6）訂單追蹤與催貨 （7）驗(yàn)收 （8）核對(duì)發(fā)票 （9）不符與退貨處理 （10）結(jié)案（11）記錄與檔案維護(hù) 二、采購(gòu)流程的注意點(diǎn) （1）采購(gòu)結(jié)構(gòu)英語(yǔ)采購(gòu)數(shù)量、種類、區(qū)域相 匹配。 （2）先后順序及時(shí)效控制。 （3）關(guān)鍵點(diǎn)設(shè)置。 （4）權(quán)利、責(zé)任或者任務(wù)的劃分。 （5）避免作業(yè)流程中發(fā)生摩擦、重復(fù)與混亂。 （6）采購(gòu)流程應(yīng)反映集體決策的思想。 （7）配合作業(yè)方式的改善。 第二節(jié)采購(gòu)訂單 一、采購(gòu)訂單的內(nèi)容 1.采購(gòu)訂單的定義

3、 采購(gòu)訂單也被稱為采購(gòu)合同，一般在選 擇供應(yīng)商后訂立采購(gòu)訂單。采購(gòu)訂單描述 了采購(gòu)所需的重要細(xì)節(jié)信息：數(shù)量、物料 規(guī)格、質(zhì)量要求、價(jià)格、交貨日期、交貨 方式、送達(dá)地址。 一、采購(gòu)訂單的內(nèi)容 2.采購(gòu)訂單的格式 （1）任何采購(gòu)訂單所必備的要素 訂單頭部 訂單正文 訂單尾部 一、采購(gòu)訂單的內(nèi)容 2.采購(gòu)訂單的格式 （2）采購(gòu)訂單正文 質(zhì)量條款：技術(shù)規(guī)范、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)格、品牌 名 價(jià)格條款：價(jià)格術(shù)語(yǔ)的選用、結(jié)算幣種、單價(jià)、 總價(jià)等 數(shù)量條款：交料數(shù)量、單位、計(jì)量方式 包裝條款：包裝材料、包裝方式、包裝費(fèi)用和 運(yùn)輸標(biāo)志 裝運(yùn)條款：運(yùn)輸方式、裝運(yùn)時(shí)間、裝運(yùn)地與目 的地、裝運(yùn)方式、裝運(yùn)通知 一、采購(gòu)訂單的

4、內(nèi)容 2.采購(gòu)訂單的格式 （2）采購(gòu)訂單正文 檢驗(yàn)條款：檢驗(yàn)時(shí)間、檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)、檢驗(yàn)工具、 檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)及方法 支付條款：支付手段、付款方式、支付時(shí)間、 支付地點(diǎn) 保險(xiǎn)條款：確定保險(xiǎn)類別及其保險(xiǎn)金額，指明 投保人并支付保險(xiǎn)費(fèi) 不可抗力條款：不可抗力的含義、適用范圍、 法律后果、雙方的權(quán)利和義務(wù) 仲裁條款：仲裁機(jī)構(gòu)、適用的仲裁程序、運(yùn)用 地點(diǎn)、裁決效力 一、采購(gòu)訂單的內(nèi)容 3.采購(gòu)訂單的使用 用法律術(shù)語(yǔ)講，發(fā)送訂單的采購(gòu)部門 構(gòu)成了合同提供者，而確認(rèn)訂單的供應(yīng)商 構(gòu)成合同接受者，提交和接受時(shí)具有法律 約束力的合同的兩個(gè)重要組成部分。 一、采購(gòu)訂單的內(nèi)容 4.綜合采購(gòu)訂單 一種開(kāi)放式訂單，有效期為一年，包

5、括了重 復(fù)采購(gòu)的一種或一組商品。 綜合訂單與采購(gòu)訂單在主要內(nèi)容上相似，它 的副本也被送到與接受采購(gòu)訂單副本相同的部門， 不同主要在于交貨日期和收貨部門不一樣。綜合 訂單的信息一直處于開(kāi)放性狀態(tài)，不同的綜合訂 單所含的信息通常也不同。 二、采購(gòu)訂單操作規(guī)范 訂單操作過(guò)程： 訂單準(zhǔn)備 選擇供應(yīng)商 簽訂訂單 訂單跟蹤 熟悉物 料項(xiàng)目 確認(rèn)價(jià)格 確認(rèn)質(zhì)量 標(biāo)準(zhǔn) 確認(rèn)項(xiàng)目 需求量 制定訂單 說(shuō)明書 二、采購(gòu)訂單操作規(guī)范 1.訂單準(zhǔn)備 查 詢 采 購(gòu) 環(huán)境 計(jì) 算 供 應(yīng) 商 容 量 與 供 應(yīng) 商 確 認(rèn) 訂單 確 認(rèn) 意 向 供 應(yīng) 商 發(fā) 放 訂 單 說(shuō) 明 書 確 認(rèn) 物 料 供 應(yīng) 商 二、采購(gòu)

6、訂單操作規(guī)范 2.選擇供應(yīng)商 二、采購(gòu)訂單操作規(guī)范 3.簽訂訂單 制作訂單審批訂單 與供應(yīng)商 簽訂訂單 執(zhí)行訂單 二、采購(gòu)訂單操作規(guī)范 4.訂單跟蹤 跟蹤 供應(yīng) 商工 藝文 件的 準(zhǔn)備 確認(rèn) 原材 料的 準(zhǔn)備 跟蹤 加工 過(guò)程 的 進(jìn)展 狀態(tài) 跟蹤 組裝 調(diào)試 檢測(cè) 過(guò)程 的 進(jìn)展 狀態(tài) 確 認(rèn) 包 裝 入 庫(kù) 第三節(jié) 進(jìn)貨管理與管理評(píng)價(jià) 一、進(jìn)貨方式及其管理 采購(gòu)進(jìn)貨三種方式： 自提進(jìn)貨 供應(yīng)商送貨 委托送貨 一、進(jìn)貨方式及其管理 1.自提進(jìn)貨：就是在供應(yīng)商的倉(cāng)庫(kù)里交 貨，交貨以后的進(jìn)貨過(guò)程全部由采購(gòu)者負(fù) 責(zé)管理。 步驟： 貨物 清點(diǎn) 環(huán)節(jié) 的 管理 包裝、 裝卸 搬運(yùn) 上車 的 管理 運(yùn)輸

7、 環(huán)節(jié) 的 管理 中轉(zhuǎn) 環(huán)節(jié) 的 管理 驗(yàn)收 入庫(kù) 環(huán)節(jié) 的 管理 一、進(jìn)貨方式及其管理 2.供應(yīng)商送貨 對(duì)采購(gòu)商來(lái)說(shuō)，基本上省去了整個(gè)進(jìn) 貨管理環(huán)節(jié)，把整個(gè)進(jìn)貨管理的任務(wù)及進(jìn) 貨途中的風(fēng)險(xiǎn)都轉(zhuǎn)移給了供應(yīng)商，只剩下 一個(gè)驗(yàn)收入庫(kù)環(huán)節(jié)。 一、進(jìn)貨方式及其管理 3.委托外包進(jìn)貨 把進(jìn)貨管理的任務(wù)和進(jìn)貨途中的風(fēng)險(xiǎn)都轉(zhuǎn)移 給第三方物流公司。 主要抓好“兩次三方”的交接管理和合同簽 訂管理控制工作： “兩次三方”：第一次交接時(shí)供應(yīng)商和第三 方物流公司的交接；第二次交接時(shí)第三方物流公 司與采購(gòu)商保管員之間的交接 二、進(jìn)貨管理的基本原則 1.進(jìn)貨方式選擇原則： 依據(jù)：進(jìn)貨難度和風(fēng)險(xiǎn)大小 （1）對(duì)于進(jìn)貨難度和

8、風(fēng)險(xiǎn)大的進(jìn)貨 任務(wù)：委托第三方物流公司的進(jìn)貨供應(yīng) 商送貨自提進(jìn)貨（一般不選） （2）對(duì)于進(jìn)貨難度小和風(fēng)險(xiǎn)小的進(jìn) 貨任務(wù)：供應(yīng)商送貨自提進(jìn)貨 二、進(jìn)貨管理的基本原則 2.安全第一原則 貨物安全、運(yùn)輸安全、人身安全 3.成本效益統(tǒng)一原則 效益包括經(jīng)濟(jì)效益、社會(huì)效益和運(yùn)輸安全 4.總成本最低的原則 綜合考慮各個(gè)環(huán)節(jié)、各個(gè)利益主體的成本 之和 三、進(jìn)貨管理評(píng)價(jià) 1.質(zhì)量指標(biāo) 質(zhì)量控制指標(biāo)： 來(lái)料合格批次率=（合格來(lái)料批次來(lái)料總批 次）100% 來(lái)料抽檢缺陷率=（抽檢缺陷總數(shù) 抽檢樣品 總數(shù)） 100% 來(lái)料在線報(bào)廢率=來(lái)料總報(bào)廢數(shù)（汗在線生產(chǎn) 時(shí)發(fā)現(xiàn)的）來(lái)料總數(shù) 100% 來(lái)料免檢率=（來(lái)料免檢的種類

9、數(shù) 該供應(yīng)商 的產(chǎn)品總種類數(shù)） 100% 三、進(jìn)貨管理評(píng)價(jià) 2.成本指標(biāo) （1）價(jià)格水平 （2）報(bào)價(jià)是否及時(shí) （3）降低成本的態(tài)度及行動(dòng) （4）分享降價(jià)成果 （5）付款 三、進(jìn)貨管理評(píng)價(jià) 3.供應(yīng)指標(biāo) （1）準(zhǔn)時(shí)交貨率=（按時(shí)按量交貨的實(shí)際批 次訂單確認(rèn)的交貨總批次）100% （2）交貨周期：自訂單開(kāi)出之日到收貨之 時(shí)的時(shí)間長(zhǎng)度，以“天”為單位 （3）訂單變化接受率：雙方確認(rèn)的交貨周 期中供應(yīng)商可接受的訂單增加或減少的比率 訂單變化接受率=（訂單增加或減少的交 貨數(shù)量 訂單原定的交貨數(shù)量）100% 三、進(jìn)貨管理評(píng)價(jià) 4.服務(wù)指標(biāo) （1）反應(yīng)表現(xiàn) （2）溝通手段 （3）合作態(tài)度 （4）共同改進(jìn)

10、（5）售后服務(wù) （6）參與開(kāi)發(fā) （7）其他支持 第四節(jié) 采購(gòu)流程優(yōu)化 一、影響采購(gòu)流程的因素 1.供應(yīng)商和品牌規(guī)格 2.選擇供應(yīng)商 3.簽訂合同 4.重視價(jià)格 5.管理機(jī)構(gòu) 二、采購(gòu)流程優(yōu)化的方法 1.從使用者到采購(gòu)部門的在線通知系統(tǒng) 在線通知系統(tǒng)是指通過(guò)高效和迅速的信息傳 遞來(lái)節(jié)約時(shí)間的一種內(nèi)部系統(tǒng) 2.向客戶發(fā)放采購(gòu)卡 采購(gòu)卡是大多數(shù)企業(yè)都認(rèn)可的一種改進(jìn)采購(gòu) 流程的工具或系統(tǒng)，是一種面向內(nèi)部客戶的信用 卡。 3.基于因特網(wǎng)的電子采購(gòu)商務(wù) 電子采購(gòu)能節(jié)省整個(gè)采購(gòu)的周期和訂貨成本 二、采購(gòu)流程優(yōu)化的方法 4.長(zhǎng)期采購(gòu)合同 長(zhǎng)期采購(gòu)合同通常年限為15年，并 可在供應(yīng)商績(jī)效達(dá)到要求的情況下續(xù)約， 這種合同不用每年更新，所以降低了交易 成本 5.采購(gòu)流程的重新設(shè)計(jì) 采購(gòu)流程有許多子流程組成，這意味 著它可以通過(guò)流程圖和再設(shè)計(jì)得到改進(jìn)。 二、采購(gòu)流程優(yōu)化的方法 6.電子數(shù)據(jù)交換（edi） edi通過(guò)簡(jiǎn)化數(shù)據(jù)交流過(guò)程使買賣雙方的聯(lián) 系更有效率，它可以消除傳統(tǒng)信息流中的一些環(huán) 節(jié)，節(jié)省時(shí)間和成本 7.允許使用者向供應(yīng)商直接訂貨 允許客戶與供應(yīng)商直接建立聯(lián)系的方法是將 交易責(zé)任從采購(gòu)方轉(zhuǎn)移至客戶，即使是沒(méi)有確定 供應(yīng)商的商品，采購(gòu)部門也依然可以有限介入