采購員與各部門有那幾種協(xié)調(diào)關(guān)系

1、采購員與各部門有那幾種協(xié)調(diào)關(guān)系？曾玲生采購員如何與公司內(nèi)部各部門溝通協(xié)調(diào)互助配合的關(guān)系呢？采購部是公司生產(chǎn)材 料需求的關(guān)鍵部門，是采購供應(yīng)商品質(zhì)保證一個(gè)重點(diǎn)作用的轉(zhuǎn)折點(diǎn)，是成本控制核心 點(diǎn)，是公司利益保障的保護(hù)者，是向外提供信息與從外部對內(nèi)提供信息的一個(gè)窗口， 也塑造良好的公司形象的傳播者，采購員與公司內(nèi)各部門之間協(xié)調(diào)關(guān)系歸納有以下幾 大關(guān)系：一. 與計(jì)劃部門之協(xié)調(diào)關(guān)系為了確保原料供應(yīng)的穩(wěn)定性，采購部門和計(jì)劃部門需要經(jīng)常交換資訊。計(jì)劃部門 應(yīng)盡早通知采購部門有關(guān)產(chǎn)品的生產(chǎn)計(jì)劃與物料的需求計(jì)劃，使采購部門有充裕的時(shí) 間尋求來源，并與供應(yīng)商議價(jià)。而采購部門亦必須通知計(jì)劃部門其所需要之購運(yùn)時(shí)間、 采

2、購周期及訂購后可能發(fā)生的變化。若生產(chǎn)計(jì)劃或采購計(jì)劃中的數(shù)量或時(shí)程，有任何 的改變，彼此均應(yīng)迅速通知對方，以便及時(shí)做適當(dāng)?shù)恼{(diào)整與配合，有利于做生產(chǎn)計(jì)劃 與出貨的變更。二. 與管理部門之協(xié)調(diào)關(guān)系采購部門對公司生產(chǎn)或商品成本之節(jié)省，能產(chǎn)生重大的貢獻(xiàn)；對公司生產(chǎn)所需原 料或銷售部門商品之供應(yīng)，亦會產(chǎn)生直接之影響。為了使采購功能有效發(fā)揮，公司管 理當(dāng)局應(yīng)重視采購部門之橫向聯(lián)系，并應(yīng)注意采購人員之專業(yè)訓(xùn)練及制定采購人員之 行為規(guī)范等事宜。三與銷售部門之協(xié)調(diào)關(guān)系銷售部門應(yīng)提供正確的銷售預(yù)測及銷售目標(biāo)等資料給采購部門 ，以期采購計(jì)劃之 有效執(zhí)行.銷售部門研訂產(chǎn)品之價(jià)格，必須事先預(yù)估制造成本，尤其是占主要部分之

3、 材料成本。在預(yù)估材料成本方面，采購部門應(yīng)提供充分之協(xié)助。銷售部門在與顧客談 判特別訂單及無庫存的產(chǎn)品時(shí)，必須考慮采購的購運(yùn)時(shí)間，避免造成無法如期交貨的 問題。采購部門應(yīng)將從供應(yīng)商處所獲得的有關(guān)競爭同業(yè)的用料需求資訊，以及其產(chǎn)品 之銷售數(shù)量、品質(zhì)、價(jià)格等資訊，提供給銷售部門，以協(xié)助做好競爭策略之?dāng)M訂工作。為了互惠起見，公司在政策上，可要求供應(yīng)商購買本公司之產(chǎn)品，在此項(xiàng)政策之執(zhí)行 方面，銷售部門與采購部門應(yīng)密切配合辦理。四. 與品管部門之協(xié)調(diào)關(guān)系基本上，采購人員必須熟悉有關(guān)原料品質(zhì)的標(biāo)準(zhǔn)與材料特性，以便從供應(yīng)商處購 買到適合公司使用的材料或物品。采購人員由于直接與供應(yīng)商接觸，能協(xié)助品管部門 建立

4、供應(yīng)商所能配合的一套檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)。而品管部門亦應(yīng)將檢驗(yàn)結(jié)果告知采購人員，借 以考核供應(yīng)商及供應(yīng)商做品質(zhì)的改善。五. 與制造部門之協(xié)調(diào)關(guān)系采購部門提供制造部門所需之物料，二者關(guān)系密切，但是二者卻有不同之立場。 通常，制造部門希望物料能快速供應(yīng)，以免發(fā)生斷料停工事情；而采購部門則希望能 有充分時(shí)間進(jìn)行議價(jià)，以期降低成本。因此，在采購的購運(yùn)時(shí)間方面，彼此必須互相 尊重、充分協(xié)調(diào)，切勿意氣用事。又，對于“自制”或“外包”之決定，制造部門與 采購部門彼此立場與見解亦可能有異，此時(shí)應(yīng)以成本分析結(jié)果及策略上考量因素，彼 此以客觀的態(tài)度，共商辦法。六. 與技術(shù)部門之協(xié)調(diào)關(guān)系技術(shù)部門于設(shè)計(jì)物料規(guī)格時(shí)，不可過分強(qiáng)調(diào)追

5、求理想，而忽略價(jià)格和市場因素； 而采購部門也不可太強(qiáng)調(diào)價(jià)格因素而忽略品質(zhì)要求。因此，技術(shù)部門應(yīng)征詢采購部門 之意見，而采購部門亦應(yīng)根據(jù)市場情報(bào)，建議適當(dāng)之規(guī)格標(biāo)準(zhǔn)。總之，兩者必須密切 協(xié)調(diào)。期能順利進(jìn)行采購。另外，為了建立標(biāo)準(zhǔn)化，以收大量采購之效益，技術(shù)部門應(yīng)于設(shè)計(jì)前多征詢采購部門之意見，以期盡量減少物料品種，在此方面。兩者應(yīng)密 切協(xié)調(diào)，產(chǎn)生良好的互動關(guān)系。又在新產(chǎn)品之設(shè)計(jì)方面，采購部門應(yīng)隨時(shí)提供有關(guān)物 料規(guī)格、性能、價(jià)格等最新資訊，以供技術(shù)部門參考。目前對于物料的使用不僅要符 合保護(hù)消費(fèi)者的要求，也要達(dá)到環(huán)境保護(hù)及職業(yè)安全、健康的標(biāo)準(zhǔn)，使工程規(guī)格之設(shè) 計(jì)更趨嚴(yán)格，因此限制了采購人員在使用替代

6、性物料或物品之機(jī)會。所以技術(shù)部門與 采購部門必須加強(qiáng)聯(lián)系與溝通，以保證產(chǎn)品品質(zhì)。七. 與倉儲部門之協(xié)調(diào)關(guān)系大量采購可以降低物料的單位成本，但是相對的，因存量的增加，而提高倉儲成 本。因此，為了使整體的采購成本降低，采購部門與倉儲部門，必須有良好的溝通與 協(xié)調(diào)，妥為設(shè)計(jì)適當(dāng)?shù)淖畹痛媪考坝嗁忺c(diǎn)。采購部門應(yīng)于訂購作業(yè)完成時(shí)，將有關(guān)交 貨時(shí)間與數(shù)量等資料通知倉儲部門，以便倉儲部門能事先準(zhǔn)備所需之空間；而倉儲部 門應(yīng)定期將存量記錄通知采購部門，以利存量之控制。對于退貨、呆料、缺料等問題, 采購人員亦應(yīng)協(xié)助倉儲人員處理。八. 與財(cái)務(wù)部門之協(xié)調(diào)關(guān)系每一項(xiàng)采購交易，從訂購開始到交貨、請款、付款為止，都需要作會

7、計(jì)處理。財(cái) 務(wù)部門也可為采購部門提供各項(xiàng)有關(guān)之計(jì)算資料，例如：應(yīng)付賬款余額統(tǒng)計(jì)、實(shí)際支 出金額與預(yù)算金額之比較、材料成本之計(jì)算、價(jià)差之績效計(jì)算等。部門間緊密的協(xié)調(diào) 與合作，通常可以從供應(yīng)商獲得折扣的機(jī)會，以及改善買賣關(guān)系。采購預(yù)算是公司資 金需求的最主要部分，若無良好的財(cái)務(wù)計(jì)劃，采購工作將無法順利進(jìn)行。采購人員在 選擇較佳品質(zhì)時(shí)，必須考慮成本因素；在訂購較大數(shù)量時(shí)，必須考慮公司財(cái)務(wù)負(fù)擔(dān)能 力；在議定價(jià)格時(shí)，必須考慮付款方式（現(xiàn)金支付或期票支付），以避免造成財(cái)務(wù)上 的損失或風(fēng)險(xiǎn)。因此，采購部門應(yīng)與財(cái)務(wù)部門在資金調(diào)度與運(yùn)用、匯率與利率之價(jià)差、 付款條件與額度等方面，做妥善之協(xié)調(diào)。九. 與法務(wù)部門之協(xié)調(diào)關(guān)系采購作業(yè)與供應(yīng)商合作時(shí)，常有會牽涉到法律問題。因此，采購人員必須具備與 采購作業(yè)有關(guān)之法律知識，否則可能因不識法律規(guī)定，在無意中，使公司陷入訴訟困 境而遭受損失。在處理采購合約、糾紛、索賠以及財(cái)產(chǎn)產(chǎn)權(quán)等方面，采購部門應(yīng)與法 務(wù)部門密切協(xié)調(diào)。未設(shè)法務(wù)部門的企業(yè)，必要時(shí)應(yīng)聘請外界法律顧問協(xié)助。十.與公關(guān)部門之協(xié)調(diào)關(guān)系采購人員經(jīng)常會與外界人士接觸，在某種意義上，采購人員就是公關(guān)人員。采購 人員的行為勢必會影響到供應(yīng)商以及其他關(guān)系人士對公司的觀感與態(tài)度。如果設(shè)有公關(guān)部門的公司，則采