超市庫存管理數(shù)據(jù)流程調(diào)查分析報告

1、7 / 6超市庫存管理數(shù)據(jù)流程調(diào)查分析報告1. 初步調(diào)查及可行性分析1.1組織概況某零售業(yè)連鎖機構(gòu)剛在某地新開一家超市，占地約600平方米，該超市員工(超市經(jīng)理、營銷策劃人員、營業(yè)員、收銀員、會計、出納、倉庫管理員、人力資源管理人員)約80人,主要提供日用百貨、食品、飲料、肉蛋奶、蔬菜、水果、煙酒等各類商品。1.2現(xiàn)有信息系統(tǒng)概況超市新開張，建有超市POS( Point of Sale )收銀系統(tǒng)，但庫存管理系統(tǒng)尚不完善。1.3建設(shè)新信息系統(tǒng)的必要性超市各類工作人員都需要及時了解、掌握各種商品的入庫量、出庫量、庫存量，超市商品 的庫存管理是一項非常重要的日常性基礎(chǔ)工作，因此該超市有必要建設(shè)新庫

2、存管理系統(tǒng)。1.4新信息系統(tǒng)目標(biāo)對原有庫存管理系統(tǒng)進行改進，使之能提供更強大的庫存管理支持，提高商品庫存效率, 易于查詢。入庫管理 出庫管理 庫存查詢 庫存修改具體完成以下功能：1)2)3)4) 1.5可行性分析1) 管理可行性超市經(jīng)理重視信息技術(shù)的應(yīng)用，對信息系統(tǒng)建設(shè)大力支持，超市各類基層業(yè)務(wù)人員對信息 化也持積極態(tài)度。該超市各類人員大多需要繼續(xù)充實相關(guān)知識，這可以通過系列培訓(xùn)解決。在信息化過程中，組織的現(xiàn)行管理方式、組織結(jié)構(gòu)、業(yè)務(wù)流程往往需要改變，但由于該超 市規(guī)模不是太大，實行相應(yīng)變革簡單易行。2) 經(jīng)濟可行性由于超市的計算機、終端 POS機、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、打印機的數(shù)量和質(zhì)量都能滿足新系統(tǒng)需

3、求， 因此硬件上不需要投資。超市的庫存管理系統(tǒng)比較簡單，開發(fā)和維護費用都不高，對這家超市而言，完全可以承受。系統(tǒng)投入運行后，將更方便進行庫存管理，更易于查詢，能夠減輕超市員工的負(fù)荷，提高 效率，直接和間接帶來一定的經(jīng)濟效益。3) 技術(shù)可行性超市規(guī)模不大，庫存管理系統(tǒng)比較簡單，開發(fā)技術(shù)上不存在難題。超市相關(guān)部門的員工具備一定計算機應(yīng)用能力，將來經(jīng)過培訓(xùn)，會操作使用。4) 結(jié)論根據(jù)以上可行性分析，超市可以立即開始庫存管理系統(tǒng)開發(fā)。在整個系統(tǒng)開發(fā)過程中，需要針對不同人員有的放矢地進行培訓(xùn)。在系統(tǒng)分析過程中，需要進行管理方式變革、組織結(jié)構(gòu)調(diào)整、業(yè)務(wù)流程重組。2. 現(xiàn)行系統(tǒng)的管理業(yè)務(wù)2.1現(xiàn)行系統(tǒng)的組織

4、結(jié)構(gòu)零售業(yè)連鎖機構(gòu)的最高管理和決策機構(gòu)是董事會。董事會分管各超市和配送中心。 該超市的組織機構(gòu)如下圖所示。超市經(jīng)理庫存管理部銷售部財務(wù)部人力資源部圖1該超市的組織結(jié)構(gòu)圖超市經(jīng)理：直接對零售業(yè)連鎖機構(gòu)董事會負(fù)責(zé)；全權(quán)總管超市各項事務(wù)。庫存管理部：根據(jù)銷售部提供的需求信息，與配送中心及時聯(lián)系，保證庫房貨源充足；負(fù) 責(zé)商品接收，安排商品存放；對進出庫房的商品進行詳細(xì)登記；保證庫存數(shù)據(jù)完備。銷售部：營銷策劃、市場宣傳、導(dǎo)購咨詢、促銷活動、物品擺放、貨架整理、收銀結(jié)賬； 及時將銷售信息反饋給各部門，保證商品的及時供應(yīng)更新；處理消費者的各類疑問、投訴；為 超市的運作提供實際銷售的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。財務(wù)部：統(tǒng)計超市

5、所有收支資金流動，包括各種收入、支出、稅務(wù)、財務(wù)結(jié)算等；對進出 貨款實行控制，分析資金走向，為超市發(fā)展計劃做好準(zhǔn)備。人力資源部：超市員工招聘、分配、培訓(xùn)、激勵、考勤、業(yè)績考核、薪酬管理。2.2現(xiàn)行系統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程貨品需求計劃檢查庫存量進貨計劃審批庫存管理部銷售部提款1j接貨存儲1r銷售開發(fā)該超市庫存管理系統(tǒng)，因此業(yè)務(wù)流程調(diào)查的重點是庫存管理部的具體業(yè)務(wù)，現(xiàn)行系統(tǒng) 的庫存管理業(yè)務(wù)流程如下圖所示：圖2現(xiàn)行的庫存管理業(yè)務(wù)流程圖銷售部在銷售商品時發(fā)現(xiàn)某種商品不足，根據(jù)這種商品的銷售量及時制定貨品需求計劃， 提交至庫存管理部。庫存管理部檢查這種商品的存貨量，如果存儲不足則制定進貨計劃，提交 至超市經(jīng)理審批

6、。超市經(jīng)理審批后，通知財務(wù)部提款。庫存管理部與配送中心聯(lián)系，然后接收 存儲商品，并送至銷售部進行銷售。2.3現(xiàn)行系統(tǒng)的數(shù)據(jù)流程對庫存管理過程進行數(shù)據(jù)流程分析，畫出庫存管理的頂層數(shù)據(jù)流程圖如下:商品數(shù)據(jù)、銷售清單P1訂單 j配送中心庫存信息庫存管理r送貨單銷售部庫存數(shù)據(jù)圖3庫存管理的頂層數(shù)據(jù)流程圖銷售部將每日的商品銷售量傳至庫存管理部進行庫存管理。庫存管理部綜合商品需求信 息，初步確定需要補充的商品在對現(xiàn)有庫存量進行檢查后再確定是否進貨。若庫存充足，則無 需進貨；若庫存不足，則通過一定程序批準(zhǔn)補充商品，將訂單傳送至配送中心。庫存管理部接 收配送中心送來的貨物，進行庫存管理，生成庫存數(shù)據(jù)并存儲，將

7、現(xiàn)有庫存商品信息反饋至銷 售部。3中庫存管理的頂層數(shù)據(jù)流程圖進一步細(xì)化后得到如下所示的庫存管理第二層數(shù)據(jù)流商品數(shù)據(jù)將圖 程圖：銷售部庫存充足、發(fā)貨通知發(fā)貨通知P 1.1訂貨細(xì)則1P1.2訂貨單補充商品檢查庫存商品編號、名稱、數(shù)量銷售清單*補充庫存計劃配送中心批準(zhǔn)的補貨數(shù)據(jù)新庫存數(shù)據(jù)送貨單銷售數(shù)據(jù)P1.3商品信息P1.4庫存信息庫存處理貨物清單提供現(xiàn)有庫存數(shù)據(jù)商品信息I商品條碼數(shù)據(jù)圖4庫存管理的第二層數(shù)據(jù)流程圖銷售部提交每日的銷售清單，以商品的編號、商品名稱、數(shù)量核對現(xiàn)有庫存（商品數(shù)據(jù)），根據(jù)”訂貨細(xì)則”檢查是否需要補充庫存。如果庫存充足，則可以發(fā)出”發(fā)貨通知”；否則，則需要補充庫存商品。根據(jù)”

8、庫存數(shù)據(jù)”發(fā)出”補充庫存計劃”將其數(shù)據(jù)寫入”批準(zhǔn)的補貨數(shù)據(jù)”存檔； 同時向”配送中心”發(fā)出”訂貨單”。配送中心將貨物和”送貨單”送達后進行”庫存處理”，修改”庫 存數(shù)據(jù)”更新庫存數(shù)據(jù)，發(fā)出”發(fā)貨通知”并將當(dāng)前的”現(xiàn)有商品數(shù)據(jù)”告知銷售部。3. 新系統(tǒng)的邏輯方案3.1新系統(tǒng)的管理方式及組織結(jié)構(gòu)原系統(tǒng)中銷售部人員根據(jù)貨架上商品數(shù)量的檢查，人工地向庫存管理部提供需求計劃。庫 存管理部人員也是通過對存貨量人工檢查，發(fā)現(xiàn)缺貨后，再與配送中心聯(lián)系，這樣可能導(dǎo)致顧 客等待較長的時間。新系統(tǒng)中處理商品需求信息時，設(shè)立庫存量底限，商品庫存若低于底限值由系統(tǒng)自動提示。系統(tǒng)中新增信息部，信息部除了進行超市商業(yè)信息系統(tǒng)的建設(shè)、管理、維護，分析商品銷 售情況，還將就供貨商提供的新商品進行市場預(yù)測及需求分析，以便合理引進新商品。這樣，新系統(tǒng)的組織結(jié)構(gòu)調(diào)整如下：超市經(jīng)理庫存管理部銷售部財務(wù)部人力資源部新系統(tǒng)的組織結(jié)構(gòu)圖圖5信息部3.2新系統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程新系統(tǒng)的庫存管理業(yè)務(wù)流程也相應(yīng)增加了信息部的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，如下圖所示:貨品需求計劃_Z_3_檢查庫存量進貨計劃審批新產(chǎn)品市場預(yù)測及需求分析信息部庫存管理部銷售部提款1接貨存儲k銷售圖6新系統(tǒng)的庫存管理業(yè)務(wù)流程圖3.3新系統(tǒng)的數(shù)據(jù)流程新系統(tǒng)中增加了信息部，信息部向庫存管理部