學校機房建設項目過程中的風險規(guī)避

1、學校機房建設項目過程中的風險規(guī)避摘要：本文就學校機房建設項目過程中潛在事件風險問題進行了深入分析，針對不同的事件起因提出了相應的的規(guī)避方式及對策，使得校方實現(xiàn)對IT公司有效監(jiān)督，規(guī)避項目建設風險。關鍵詞：機房建設項目;風險;規(guī)避一個合格的現(xiàn)代化學校計算機機房是整個學校信息網(wǎng)和關鍵IT設備的高效、安全和穩(wěn)定運行的基本保障。學校機房建設項目通常包括：機房基礎裝修、機房門禁及監(jiān)控系統(tǒng)、機房空調(diào)、UPS電源、機房消防、綜合布線等。不僅工程量大，過程也比較復雜。因此，在學校機房建設項目中，校方如何實現(xiàn)對IT公司有效監(jiān)督，規(guī)避項目建設風險，顯得尤其重要。 在學校機房建設項目中下列事件出現(xiàn)的概率最大，影響也

2、是最大的。 * 硬件設備采購周期固定，很難及時到貨。 * 通訊線路到位、調(diào)通延誤 * 設備模塊匹配問題 * 工作量大，短時間很難提交成熟的軟件用于實施，協(xié)調(diào)上的困難。 如何使得將上述事件對項目造成的影響降低到最小，是學校機房建設項目風險管理的主要工作。作為校方，首先，需要預防上述事件的發(fā)生，其次當事件發(fā)生不可避免之后，我們應當采取必要的、事先準備好的措施進行工作，將風險對項目目標的影響降低到可以容忍的程度。 項目風險問題及對策表 序號潛在問題可能起因預防措施1實施延期工作量大，需求不清晰校方技術專家與IT公司資深的分析人員一起理清思路，充分挖掘出需求；采用成熟的軟件產(chǎn)品 硬件設備采購周期固定，

3、很難及時到貨。及早確定軟硬件架構，與供應商談判，確保設備、軟件及時到貨。2協(xié)調(diào)上的困難參加的單位多，IT公司、監(jiān)理公司和設備供應商等各方?jīng)]有合作的歷史，各個公司是否能夠與集成方的項目管理方式相配合嚴格組織紀律，簽署清晰明確的合作協(xié)議。3人員風險人員變更穩(wěn)定的項目實施隊伍，責任心強的骨干成員，嚴格的過程管理下面我們針對以上提到的常見風險中具有典型性的一些實例來說明風險的規(guī)避方式及對策。 1、到貨延誤 學校機房建設項目被延誤，其最常見的因素就是到貨延誤。是什么原因造成到貨延誤的？分析其因素是項目風險管理的首要工作。我們采取的措施是及早確定軟硬件架構，與供應商談判，確保設備、軟件及時到貨。 從貨物定

4、貨、生產(chǎn)到運輸整個環(huán)節(jié)來看，我們可以將到貨延誤的原因分為如下幾種： 貨物訂貨清單確定延誤； IT公司向設備供應商下訂單延誤； 設備供應商生產(chǎn)工期延誤； 設備供應商發(fā)貨延誤； IT公司運輸延誤； 在確定了以上幾種原因后，我們將針對不同的原因給出不同的應對措施，降低風險對項目的影響。 1）貨物訂貨清單確定延誤 一個機房項目的開始階段，一般都是從核對貨物清單開始。校方與IT公司根據(jù)項目需求對貨物清單進行詳細核對、清點，這部分工作經(jīng)常需要花費大量時間，特別是對系統(tǒng)的一些特殊要求經(jīng)常沒有在招標內(nèi)容中標明，而是在最終貨物清單中確定，這就需要校方和IT公司仔細對系統(tǒng)進行再研究得出最終需求。 在許多機房建設項

5、目中，貨物訂貨清單確定工作時間最長甚至超過了一個月。如何控制這個時間，是到貨延誤風險控制的一個必須工作。 首先，我們一開始就必須根據(jù)項目工期制定出一個貨物清單確定工作期限，嚴格控制工作內(nèi)容； 其次，根據(jù)工作內(nèi)容，我們可以強化工作效率（比如IT公司與校方封閉集中討論，這樣可以極大地提高工作效率），以達到在規(guī)定的時限內(nèi)完成貨物清單確定工作。 2）IT公司向設備供應商下訂單延誤 造成IT公司向設備供應商下訂單延誤最主要原因是資金出現(xiàn)問題,我校從項目立項階段就針對本項目在財務上準備好項目實施資金。 3）設備供應商生產(chǎn)工期延誤 校機房建設項目采用的設備都是國際著名生產(chǎn)廠商的產(chǎn)品，而這些產(chǎn)品的生產(chǎn)都將納入

6、到生產(chǎn)廠商全球生產(chǎn)計劃之中，所有的產(chǎn)品的生產(chǎn)工期都是按計劃確定的，不大可能根據(jù)我們的項目進行調(diào)整。所以設備供應商生產(chǎn)工期延誤是到貨延誤最主要的因素，也是IT公司最無法控制的因素。 如果出現(xiàn)這種情況，我們就需要開啟緊急措施：“機房建設項目中因貨物到達延誤的緊急措施”。該措施的核心就是根據(jù)系統(tǒng)的特點，需要IT公司提供的替代產(chǎn)品，使得整個系統(tǒng)不因某些設備的暫缺而無法聯(lián)調(diào)，并且可以整個系統(tǒng)在主要功能上滿足需求，在性能上滿足基本要求。同時加快延誤貨物的到達，保證在全系統(tǒng)正式運行前到達并替換上線。 4）設備供應商發(fā)貨延誤 設備供應商發(fā)貨延誤可能是國外運輸出現(xiàn)問題，這種情況出現(xiàn)的概率較小。較大的可能是設備供

7、應商國內(nèi)辦事處與國外工廠之間管理出現(xiàn)問題，為避免這種情況出現(xiàn)，需要IT公司緊密聯(lián)系設備供應商國內(nèi)辦事處，按計劃進行訂單查詢，及時將溝通問題解決。 5）IT公司運輸延誤 由于在貨物運輸過程中涉及多個環(huán)節(jié)，海外運輸、入關、報關手續(xù)、各種稅收、保險、國內(nèi)運輸、城市運輸?shù)?，任何一個環(huán)節(jié)出現(xiàn)延誤都會造成整個運輸工期的延誤。這就需要IT公司具備豐富的運輸經(jīng)驗，暢通的渠道，各個環(huán)節(jié)的專人負責等。我們要求IT公司從貨物訂單發(fā)出之后，就有專人負責跟蹤整個流程，并且在許多環(huán)節(jié)上都準備了備份手段，以備不時之需。 在本項目中，硬件設備的采購將由其它渠道負責，我們將利用自身與各廠商的良好合作關系，幫助設備采購方與原廠和

8、供貨渠道進行協(xié)調(diào)。 2、通訊線路到位、調(diào)通延誤 在一個涉及到廣域網(wǎng)的系統(tǒng)集成項目中，廣域網(wǎng)通訊線路的申請、到位、調(diào)通是工期保證的最關鍵環(huán)節(jié)，也是工期延誤最大的風險因素。 1）線路申請 在進行線路申請前，IT公司和校方需根據(jù)網(wǎng)絡的需求和電信的現(xiàn)狀，制定線路申請參數(shù)表。這個過程可能會因為對當?shù)仉娦诺那闆r不熟造成延誤，因此需要校方有專人在項目實施前就充分了解當?shù)氐碾娦努F(xiàn)狀。 2）線路到位 在遞交了線路申請表之后，線路何時能夠到位是由電信服務商決定的，如何使得這個期限能夠滿足項目工期的需求，一方面需要有電信現(xiàn)狀的了解，另一方面需要有針對電信的談判，以促使線路申請時間滿足工期的要求。 3）線路開通確認

9、由于全國各地的各個電信服務商的具體技術條件參差不齊，在電信部門技術人員不到位或技術水平待提高的情況下，可能會直接影響調(diào)線的效率，同時延長了對故障的響應時間。直接影響到線路開通確認的時間。因此在與電信部門談判時要求電信部門有專門的技術人員全程跟蹤項目，以充分保證校方的利益。 3、產(chǎn)品匹配與接口問題 在機房建設項目中，技術上除了方案設計路線之外，最大的開發(fā)風險就是學?，F(xiàn)有軟件產(chǎn)品的集成與匹配問題就數(shù)設備模塊匹配問題的風險大。由于學校的軟件由不同軟件公司提供，各廠商提供的軟件產(chǎn)品分別由不同的開發(fā)團隊進行開發(fā)，而軟件行業(yè)的接口標準又不像硬件設備那樣清晰規(guī)范，因此在軟件的集成和銜接上，很可能會出現(xiàn)一些困

10、難和問題。在本項目中，我們提出所有軟件公司提供文檔、數(shù)據(jù)結構，或派出開發(fā)人員與項目組共同解決問題。 4、協(xié)調(diào)上的困難 學校機房建設項目，除了需要與硬件采購方進行協(xié)調(diào)外，還需與參加集成的各相關單位進行協(xié)調(diào)，產(chǎn)品提供商、設備原廠、運營商、校方、監(jiān)理公司等各方是否能夠按照集成方的項目管理方式相配合嚴格組織紀律，保障項目順利實施是非常重要的，我們將與相關簽署清晰明確的合作協(xié)議，遇到困難時充分利用各種關系進行協(xié)調(diào)。此外，當面臨工作量大，短時間很難提交成熟的軟件用于實施時，請第三方監(jiān)理公司負責軟件測試和驗收。 5、人員變更 在學校機房建設項目中，核心開發(fā)人員的變更是影響項目進度和質(zhì)量的另一個重要風險，毋庸諱言，IT公司的工程水平的提高、規(guī)范的過程管理并不能完全消除人的作用和影響，我們參照國內(nèi)領先的軟件工程管理體制，將風險帶來的損失降到最低。此外，我們要求IT公司參與本項目的核心人員必須是擁有五年以上工作經(jīng)驗的資深員工。參與人員除了技術和業(yè)務過硬，經(jīng)驗豐富之外，他們較為穩(wěn)定，在項目實施期間變動的可能性小，同時敬業(yè)精神和責任心也非常強，可以有效保證項目組核心成員的穩(wěn)定性。此外我們還要求IT公司對實施過程的可重復性管理