采購活動的關鍵控制點

1、精品文檔采購活動的關鍵控制點采購與付款業(yè)務流程的起點是請購活動， 這也是本業(yè)務的第一個關鍵控制點， 從請購活動開始，采購活動的關鍵控制點主要有： 請購活動授權審批控制、 采購與付款制度規(guī)范控制、采購與付款實施過程控制、 采購商品的驗收入庫控制、 采購與付款合同訂單控制、 采購與付款有關記錄控制和采購與付款業(yè)務的職務分離控制。( 一 ) 請購活動的授權審批控制請購商品和勞務是采購與付款業(yè)務的首要步驟，采購物料的使用部門或者倉庫部門負責根據企業(yè)物料的需求和庫存情況向采購部門提出來購申請，其他業(yè)務部門根據自身的商品需求情況編制請購單交給倉庫或使用部門的請購人員，由他們進行集中請購。一般來說， 企業(yè)對

2、正常經營所需物資物料的采購都會進行一般授權。例如，倉庫部門可以在現(xiàn)有庫存量達到再訂貨臨界點時就可以直接向采購部門提出來購申請，其他業(yè)務部門也可以對零星的物料需要或正常的維修工作和類似工作的需要，直接申請采購有關物料。 企業(yè)請購權限的安排要視企業(yè)的具體情況而定， 一般都是由經常發(fā)生采購業(yè)務并且采購商品價值和數量較大的部門進行集中控制。企業(yè)會不定期發(fā)生設備或價值量較大資產的采購，對于這類資本性支出和租賃合同的授權審批控制屬于例外事項， 企業(yè)的控制制度應該作特別授權，在一般情況下只允許指定專門人員提出來購申請。 提出來購申請的過程中，最重要的控制環(huán)節(jié)是請購單憑證的控制，企業(yè)的請購單可以根據管理的需要

3、采取計算機記錄或文件記錄的形式。企業(yè)的請購活動會頻繁地發(fā)生， 為了防止出現(xiàn)重復審批采購業(yè)務的現(xiàn)象，企業(yè)應該對請購單進行編號控制，由于采購申請的提出分散在各個部門， 很難由企業(yè)統(tǒng)一進行編號，但是每個部門的業(yè)務授權人員都會進行請購單的審核， 所以可以將編號的責任分配給各部門有審批權的負責人，這些負責人定期將編號簿交給內部審計部門進行檢查。企業(yè)的各個業(yè)務部門應該力求使采購申請業(yè)務制度化，要使采購審批制度層次化，即建立系統(tǒng)性的完備的分級分類分業(yè)務性質的授權審批機制，明確不同類型、 不同級別的請購業(yè)務審批流程，保證所有的采購申請業(yè)務都經過規(guī)定的審批程序。( 二 ) 采購與付款制度規(guī)范控制采購與付款業(yè)務作

4、為企業(yè)重要的業(yè)務環(huán)節(jié)，應該使此業(yè)務的控制活動規(guī)范化、制度化， 所以企業(yè)應該制定有關采購與付款控制的規(guī)范和制度，作為采購與付款業(yè)務執(zhí)行的行為準則，在企業(yè)各部門進行推廣。在制度和規(guī)范中，至少應該包含以下內容：1 企業(yè)進行采購與付款業(yè)務活動的控制原則采購與付款業(yè)務是由企業(yè)各個部門共同完成的，企業(yè)的控制制度不可能形成單一的標準，這樣就限制了各部門的創(chuàng)造性，脫離了實際。 企業(yè)的規(guī)范和制度要體現(xiàn)內部會計控制的主要理念，應該把內部會計控制的相關原則列入其中， 這樣就能使各部門在制定自己控制規(guī)范和制度時可以把握正確的方向。2企業(yè)采購與付款業(yè)務的人員權責安排企業(yè)的控制規(guī)范和制度應該說明有關人員和部門的責任和義務

5、，這樣既有利于采購與付款業(yè)務人員明確自身的責任， 開展好本職工作， 又有利于員工之間進行相互監(jiān)督， 形成競爭的氛圍。企業(yè)的人員權責安排制度是分層次制定的，一般來說，重大的采購與付款業(yè)務，例如重大設備購買決策控制，是由企業(yè)的廠長或經理層制定權責分配，而各部門的采購與付款業(yè)務是由部門經理制定人員權限安排。3企業(yè)采購與付款業(yè)務的一般程序采購與付款業(yè)務具有鮮明的程序化特征， 如果業(yè)務活動能夠按照標準流程進行， 就會達到非常好的控制效果， 而保證業(yè)務程序有效實施的前提是制定有效可行的業(yè)務程序規(guī)范和制。1 歡迎下載精品文檔度。企業(yè)在制定采購與付款業(yè)務制度、規(guī)范的過程中，應該注意的問題有：力求實現(xiàn)控制程序的

6、完整， 將所有的重要環(huán)節(jié)都包括在內；堅持用最少的資源解決最多的問題的原則，注重制度和規(guī)范的執(zhí)行效率； 制定過程要發(fā)揮民主決策的優(yōu)勢， 充分征求各個級別管理者和普通員工的意見，這是保證制度規(guī)范有效實施和可行性的關鍵。4 企業(yè)采購與付款業(yè)務的修正和制度的調整機制企業(yè)的采購和付款業(yè)務受外界的影響較大， 特別是供應商和市場供求關系， 所以企業(yè)在規(guī)范和制度中列出的業(yè)務程序和有關規(guī)定應該隨著外部條件的變化而進行必要的調整和修正。企業(yè)在有關的制度和規(guī)范中應該建立溝通條款， 保證采購與付款業(yè)務程序始終有效并及時對規(guī)范和制度進行調整。(三 ) 采購與付款實施過程關鍵控制點采購與付款業(yè)務過程中的關鍵控制點主要有：

7、 采購物料的實物控制、 供應商管理控制點、采購預算控制和采購業(yè)務中不相容職務分離控制。1 采購商品的實物控制采購與付款業(yè)務過程的實物控制主要有三個方面的控制點，第一，對于采購過程中重要物料的限制接近控制， 企業(yè)的監(jiān)督部門要隨時檢查采購人員的業(yè)務執(zhí)行狀況，并核對供貨商的發(fā)貨單和實際到貨情況， 防止貨物在運輸途中的丟失和損壞，在必要的情況下要對在途采購商品進行保險； 第二，企業(yè)的倉庫管理部門要加強庫存采購商品的控制，對于接近來購商品的人員進行授權審批控制， 任何未經授權的人員都不能接近來購商品，有效防止采購商品的濫用和丟失。 同時，倉庫的驗收部門應該與倉庫保管部門進行職務和崗位的必要分離，防止串通

8、舞弊行為的出現(xiàn)， 還要加強對退貨和退款的控制，退貨資金的使用要得到主管的審批；第三，與實物控制緊密相關的是實物資產的記錄控制，企業(yè)的記錄資料保管人員應該對采購業(yè)務的重要記錄進行限制接近控制，企業(yè)的各部門和人員在使用記錄之前，要履行有關的審批程序， 否則不得接近或借閱記錄資料，如果需要借用記錄資料， 應該嚴格限定使用范圍和使用時間。 特別是會計部門， 要注意對采購支票的實物控制，支票的簽字人應該負責支票的送交，不得由他人代理；尚未簽發(fā)的支票要妥善管理，防止丟失；對于已經作廢的支票，要及時注銷，對于已付款的采購支票，財務人員應該加蓋“付訖”印記，防止重復支付。2 供應商環(huán)節(jié)的管理控制關鍵點對于采購

9、與付款業(yè)務來說， 供應商的選擇、 采購部門和供應商的關系， 是較容易出現(xiàn)問題的環(huán)節(jié)，這些都是供應商管理的關鍵控制點。具體的關鍵控制點有：(1) 供應商選擇過程的控制。供應商的選擇主要是由采購部門執(zhí)行，同時財務部門和其他有關部門也要參與談判等工作， 并對供應商選擇結果進行評價。 采購部門在采購業(yè)務開展之前，要向企業(yè)主要的供應商索取采購商品的報價、規(guī)格、數量、信用條件等信息，并進行經濟效益分析， 選擇對企業(yè)最有利的供應商， 在選擇供應商的決策中， 應該對供應商的情況進行綜合分析，不僅要對采購價格進行考察，同時還要考慮運輸條件、信用條件等。(2) 供應商選擇的組織制度控制。企業(yè)應該設立專門的機構進行

10、供應商的選擇評估，這就是供應商評估小組或專門委員會，企業(yè)要對評估小組進行一定的資金和人員支持，對供應商的各種資格和財務、 信譽等情況進行分析和評價， 評估小組的成員一般包括以下部門： 財務部門、采購部門、 工程部門和倉庫質量管理部門。供應商評估小組的主要工作有：評價供應商的主要經營狀況，包括公司的財務狀況、歷史經營業(yè)績、經營信譽、管理者的品質和生產規(guī)模等； 供應商的生產制造能力，包括生產能力是否充分發(fā)揮、生產設備更新的速度、企業(yè)員工的業(yè)務素質等；供應商的研發(fā)能力，主要是技術研究水平和現(xiàn)有技術的先進性、產品的新穎性和市場競爭力，具有較高技術研發(fā)能力的企業(yè)能提供更加優(yōu)質的產品；供應商的管理水平，即

11、供應商的管理流程是否合理健全、管理系統(tǒng)的信息含量、生產和。2 歡迎下載精品文檔經營管理過程的穩(wěn)定性以及定價系統(tǒng)的科學性； 供應商的信譽評估， 進行采購與付款業(yè)務時要考察供應商的誠信， 主要是考察供應商的品質和信譽管理制度以及員工的道德素質教育狀況。評估小組還要根據上述考察內容完成選擇供應商、確定供應商和建立供應商檔案等工作。(3) 確定采購價格的控制點。 與供應商協(xié)商采購商品價格是采購與付款業(yè)務的中心問題，企業(yè)確定采購價格的決策主要體現(xiàn)在選擇采購價格獲得方式。一般來說， 采購價格的確定可以來取以下方式： 最常用的是投標和招標采購，即企業(yè)將準備采購的所有信息和條件公布于眾，并限定截止日期，供應商

12、如果認為有必要參加競標，就及時與采購企業(yè)取得聯(lián)系，最后通過競標方式確定采購價格；協(xié)議定價也是重要的方法，企業(yè)的采購人員與主要的供應商進行討價還價，協(xié)商確定價格； 對于采購數量非常巨大，單一供應商很難滿足需求的采購業(yè)務，則要根據實際情況進行隨機定價；詢價直接采購， 如果企業(yè)和主要的供應商保持了良好的業(yè)務聯(lián)系， 就可以根據自身的預算直接向供應商報價，隨后在此基礎上決定價格；通過市場采購確定價格， 如果企業(yè)對供應商的報價不滿意， 還可以委派采購人員到商品市場進行現(xiàn)場采購，通過公開交易的方式確定價格。3 采購預算控制關鍵點企業(yè)在進行采購與付款業(yè)務之前都要編制采購預算，通過預算指導采購與付款業(yè)務活動的執(zhí)

13、行，在進行采購與付款業(yè)務活動的過程中，對預算的執(zhí)行進行監(jiān)督是重要的控制點。采購預算監(jiān)督的主要控制點有： 檢查采購業(yè)務是否按照實物預算進行，主要是檢查已完成的采購業(yè)務的入庫單和供應商的發(fā)貨單是否與采購商品的數量、種類等內容一致； 檢查付款業(yè)務是否按照采購資金預算進行， 會計部門和監(jiān)督部門要對采購發(fā)票和結算憑證進行審核，防止資金的濫用和貪污； 根據采購活動的進行調整采購預算，企業(yè)的采購預算對采購活動只具有指導作用而不是指令性作用， 而且預算也具有預測性的特征，所以隨著采購活動的進行，會出現(xiàn)采購活動和采購預算發(fā)生差異的現(xiàn)象，如果是采購預算不夠合理就需要對采購預算進行調整；對采購預算執(zhí)行情況進行考核，

14、企業(yè)制定采購預算的重要目的是控制采購成本，企業(yè)的采購活動在進行中會發(fā)生資金的支付和經濟利益的流出，企業(yè)必須對已經結束的采購業(yè)務進行全面的預算考核，并對采購預算的結果進行獎懲。4 采購業(yè)務執(zhí)行過程中的不相容職務分離關鍵控制點采購與付款業(yè)務的執(zhí)行涉及各部門的眾多業(yè)務人員，對于風險較大的采購環(huán)節(jié)，企業(yè)必須做好人員和崗位的職務分離工作。 具體的關鍵控制點有： 采購執(zhí)行職務與申請采購職務相分離， 如果這兩個職責由一個人擔任， 就可能導致采購申請權被利用， 使采購活動不符合企業(yè)的實際需要； 采購業(yè)務執(zhí)行與采購業(yè)務記錄職務相分離，采購業(yè)務記錄包括會計記錄和管理記錄，是對采購執(zhí)行過程的監(jiān)督，兩種職務是不相容職

15、務；有關的審批和請購、采購業(yè)務執(zhí)行職務相分離，這是重要的制衡機制；還有驗收與請購、采購業(yè)務執(zhí)行相分離。( 四 ) 采購與付款業(yè)務合同訂單關鍵控制點采購與付款合同是具有法律效力的文件，企業(yè)在進行采購業(yè)務時必須對采購與付款合同重點控制， 對合同的關鍵控制點有：在與供貨商簽訂采購合同時，要在合同中明確自身的權利和義務， 并簽訂補充條款，盡量降低企業(yè)的采購風險；另外，企業(yè)的采購部門還要注意供應商簽署的合同是否具有法律效力，必要的情況下可聘請律師參與合同的簽訂過程；最后，采購部門要及時將簽署的采購與付款合同送交企業(yè)的保管部門備案，并進行嚴格的保管。采購與付款業(yè)務的訂單是整個業(yè)務過程中最常見、最重要的憑證

16、之一，在訂單中主要包括了以下內容：采購商品的數量、規(guī)格；采購時間和貨款總價格，以及有關的稅費附件等。企業(yè)對訂單控制的關鍵點有：加強訂單的審批控制，審核人員要審查訂單的內容是否完整、合規(guī)合法； 及時將訂單傳遞到企業(yè)的財務、倉庫等管理部門，進行有關的核算和記錄；妥善保管采購訂單，企業(yè)的內部審計部門要定期對訂單內容進行審計。3 歡迎下載精品文檔(五 ) 采購物料的驗收入庫控制采購物料的驗收入庫控制的關鍵點主要有： 編制入庫商品清單， 進行采購商品的驗收、檢查采購商品的入庫存放情況、對收貨的過程進行控制和及時傳遞采購業(yè)務信息。1 編制入庫商品清單記錄企業(yè)的采購部門應該按照采購訂單或者采購合同編制采購商

17、品入庫明細單，并對這些單據進行連續(xù)編號， 經過主管部門的審核后歸檔保管。 清單記錄的內容要與訂貨單的內容相一致。2 采購商品的驗收過程控制采購商品驗收控制的關鍵點主要有：將實際到庫的采購商品發(fā)貨單和訂單進行核對，并清點采購商品的數量；按照采購合同的標準，對到庫的采購商品進行質量檢驗，主要考察商品的外形是否有損壞、新舊程度和規(guī)格等； 對于采購的設備等需要測試的商品，要由專門的技術人員進行調試，對于發(fā)現(xiàn)的問題及時上報并由采購部門和供應商取得聯(lián)系。采購商品的驗收過程還要注意整個過程的銜接和協(xié)調，首先真實的訂購單說明企業(yè)已經授權驗收部門負責接受供應商發(fā)運來的商品，這為以后的工作提供了組織基礎。其次，采

18、購商品的驗收工作要由獨立于請購、采購和會計部門的人員擔任，這是驗收活動的人員基礎。最后就是驗收部門的工作過程，驗收部門要按照訂單上的數量和質量標準，對采購商品執(zhí)行驗收程序。驗收部門應該核對實際收到的商品與采購訂單上的要求是否相符，如商品的規(guī)格、數量、到貨時間等，然后要檢查商品在運輸過程中有無損壞。對于需要安裝或測試的設備，驗收部門在進行了初步驗收后，企業(yè)的技術部門要委派專門的技術人員對設備等采購商品進行檢驗、 安裝或測試， 并根據測試情況出具質量驗收意見。如果采購商品可以由業(yè)務部門直接使用， 則控制程序就相對簡單， 在驗收部門完成驗收工作后，使用部門及時按照原來提出的采購申請和供應商的發(fā)票填制

19、收貨報告單，并由部門主管簽字確認。驗收后， 驗收部門應對已收貨的每張訂貨單編制一式多聯(lián)、預先編號的驗收單，作為驗收和檢驗商品的依據。 驗收人員將貨品送交倉庫或其他請購部門時，應取得經過簽字的收據，或要求其在驗收單的副聯(lián)上簽收，以確立他們對所采購的資產應負的保管責任。驗收人員還應將其中的一聯(lián)驗收單送交會計部門。3 對收貨過程的控制在收貨環(huán)節(jié)， 企業(yè)的倉庫和采購部門要做好相應的職務分離工作，收貨負責人應該和采購人員進行職務分離，驗收職責還要獨立于倉庫保管和記錄職責；驗收部門要認真檢查到貨的數量等， 要保證貨物在驗收過程中的安全和質量，防止損壞； 負責收貨的人員在執(zhí)行了有關的檢查程序之后，就要根據實

20、際收貨結果編制收貨憑證，并將供應商提供的憑證或單據作為附件隨企業(yè)的收貨憑證一起進行傳遞；收貨過程中可能出現(xiàn)實際情況與訂單的差異，分為正常差異和非正常差異，企業(yè)應該規(guī)定正常差異的貨物價值，對于正常的損耗企業(yè)的收貨人員有權直接進行處理，而對于超過限額的非正常差異，收貨人員必須向上級主管報告，再進行處理； 企業(yè)的收貨人員要隨時關注同種類型采購商品的到庫和末到庫情況，并編制有關的記錄。4 檢查收入采購商品的存放情況企業(yè)的倉庫管理部門首先要將已經檢驗的和未經檢驗的采購商品進行分離存放，防止將未經檢驗的采購商品投入使用過程，從而造成損失； 倉庫管理部門和人員還要根據采購商品的性質、 環(huán)境要求以及使用情況對

21、其存放進行分類，例如， 常用的采購商品應該存放在較易挪動、距離生產地點較近的倉庫，對于易燃、怕水的采購商品應該考察存放環(huán)境的安全性。企業(yè)的倉庫管理人員同時還要做好采購商品存放情況的記錄，在記錄中應該包括兩個方面的內容，第一，按照類別、倉庫或其他標準記錄采購存貨的存放情況和數量、規(guī)格等信息；第二，記錄保管存貨的人員責任的履行情況，對各個倉庫管理人員形成監(jiān)督。4 歡迎下載精品文檔5 采購驗收信息的及時傳遞控制采購部門將采購商品交給驗收或倉庫管理部門時，同時也將有關采購活動的信息通過有關的合同、 憑證和單據傳遞給了企業(yè)的各個業(yè)務部門。 企業(yè)對采購驗收信息的控制重點在于：企業(yè)的各業(yè)務人員要及時將采購驗

22、收活動過程中形成的流程記錄和分析記錄和信息反饋到企業(yè)的其他業(yè)務部門； 倉庫管理部門要將驗收過程中的成本費用和資金使用信息傳遞給企業(yè)的會計部門， 進行及時的核算； 驗收過程的參與人員要將需要經過審批程序的業(yè)務活動文件交給主管部門進行審批和記錄。(六 ) 采購與付款業(yè)務的記錄控制采購業(yè)務過程中的記錄控制包括會計記錄控制和一般管理記錄控制兩種類型，會計記錄控制是指對于在采購業(yè)務過程中形成的企業(yè)負債和資金收付事項進行會計核算的記錄。一般管理記錄是指除財務會計記錄之外的管理信息記錄，主要是企業(yè)采購活動過程中各業(yè)務程序執(zhí)行時形成的記錄。1會計記錄控制采購業(yè)務中最重要的記錄就是應付賬款、應付票據的會計控制，

23、應付賬款是記錄采購業(yè)務過程中負債和資金占用情況的主要記錄，對應付賬款記錄控制的重點有：應付賬款的記錄職務必須和采購、驗收、請購、付款、審批、復核等職務相分離，保證采購業(yè)務的會計記錄真實、 可靠；應付賬款的有關憑證和單據必須經過必要的審核程序才能作為登記賬簿的依據，這些原始憑證主要包括采購部門的訂單和付款通知單和驗收部門的驗收單等；如果供應商為企業(yè)提供了提前付款的折扣條件，會計部門要對折扣條件進行分析，爭取最大的經濟效益，同時對企業(yè)享有的折扣進行記錄與核算；采購業(yè)務結束后供應商會向企業(yè)發(fā)來采購商品對賬單， 企業(yè)的會計人員要將有關的會計憑證、賬簿與對賬單進行核對，檢查企業(yè)的記錄控制是否存在錯誤；企

24、業(yè)一般都會在經常發(fā)生交易的供應商處存放一定的預付賬款，企業(yè)的會計部門要記錄預付賬款的使用情況。2一般管理記錄控制企業(yè)在進行采購業(yè)務時， 會隨著業(yè)務程序的進行產生一些憑證、 票據記錄， 這些資料都能夠為企業(yè)進行采購業(yè)務管理提供信息。主要的記錄包括以下幾種：(1) 采購申請單。采購申請單由采購商品的使用部門編制，經過本部門主管的審批后送交到采購部門， 各部門的采購單要進行連續(xù)編號。 請購單的內容主要包括： 采購商品的需求數量、庫存量、準備采購數量和規(guī)格等。(2) 采購訂貨單。采購部門要根據采購預算以及與供應商簽訂的采購合同，編制訂貨單。訂貨單的主要內容包括：所需商品的采購數量、質量要求、規(guī)格、采購

25、單價和有關費用，還要對結算方式、采購截止日期進行說明。(3) 采購商品驗收單。倉庫管理部門要根據采購商品的驗收情況填寫驗收單，并提出驗收意見。驗收單的主要內容是：收到商品的數量、質量、各級別商品的比例等。(4) 退貨退款記錄單。采購商品經過驗收后，如果發(fā)現(xiàn)了購入商品存在質量或數量等問題，企業(yè)的采購、驗收部門要合作填寫退貨退款通知單，其主要的內容有：采購合同編號和內容摘要、退貨商品的數量、質量、金額等信息以及企業(yè)提出退貨的原因。(七 ) 采購與付款業(yè)務的職務分離控制采購與付款業(yè)務的關鍵控制點還包括不相容職務分離控制， 在前面的內容中作過簡要和分散的介紹，在此對主要的關鍵控制點作系統(tǒng)分析。采購與付款業(yè)務的不相容職務包括：1 請購與審