檔案員職責及檔案管理制度

1、檔案員職責及檔案管理制度一、檔案員崗位責任制度1、學習貫徹實施檔案法等檔案工作的法律、法規(guī)和縣委、政府關于檔案工作的政策規(guī)定。學習政治理論和專業(yè)知識，不斷提高業(yè)務技能和管理水平。2、熟悉本單位檔案業(yè)務工作，認真履行本單位各項檔案管理規(guī)章制度。不得造成檔案損毀、丟失、泄密、擅自復制等瀆職行為3、了解本單位各類檔案資料的形成過程。掌握分類方法、歸檔范圍和保管期限。4、及時對鄉(xiāng)鎮(zhèn)機關形成的文書檔案、實物檔案、音響、照片等各種檔案材料進行收集、整理、分類、編目、立卷和歸檔。并監(jiān)督和指導各站所做好檔案的收集、整理、歸檔工作，保證檔案的齊全完整，提高案卷質量，力爭達到標準化、規(guī)范化的要求，逐步實現(xiàn)檔案管理

2、的現(xiàn)代化。5、負責收集領導外出開會的發(fā)言材料和帶回的有關材料。收集鄉(xiāng)鎮(zhèn)重大活動、重點建設以及其它應當歸檔的有關材料和照片，6、負責管理本單位各種門類和載體的檔案，經(jīng)常保持庫房的整潔衛(wèi)生，檔案案卷排列有序。認真做好檔案“十防”工作，堅持做好溫濕度記錄及濕度調控工作。定期檢查檔案保管情況，經(jīng)常核對檔案資料，做好記錄，及時處理檔案保管、保護方面的事故，保證檔案的完整與安全，最大限度地延長檔案壽命。17、按時向上級主管部門報送檔案工作統(tǒng)計材料。按規(guī)定及時向縣檔案館移交保管到期的檔案。8、編制科學的檢索工具，全面熟悉室藏情況，積極主動地提供檔案資料，做好咨詢和檔案查詢利用服務工作，嚴格執(zhí)行保密制度，堅持

3、做好查借閱登記和利用效果登記，注意搜集利用效果和信息反饋，編制利用效果實例和檔案信息。9、對已到保管期限的檔案資料認真鑒定分析，對已失去保存價值的檔案提出銷毀意見，寫出鑒定分析報告，經(jīng)領導批準和上級檔案部門鑒定后，認真負責地銷毀。10、積極開發(fā)檔案信息資源，利用室藏檔案編寫一些有價值的檔案資料，以滿足各項業(yè)務工作的需要。二、檔案室（庫房）管理制度1、室（庫）內必須配備滅火器、消防栓，始終保持完好率達到100%。嚴禁吸煙，嚴禁存放易燃、易爆物品及雜物，嚴禁明火，嚴禁非管理人員入內。確因工作需要進入時，要經(jīng)領導批準，并由本室（庫）管理人員陪同。門要加固防盜門。進出室（庫）隨時關燈、鎖門，2、搞好室

4、（庫）內防盜、防火、防塵、防潮、防磁、防高溫、防蟲、防鼠、防有害氣體、防水“十防”工作。每天必須定期查庫，并認真做好記載。3、定時測量記錄室（庫）內溫度。要求室（庫）內溫度控制在14-24，相對濕度控制在45-60%范圍內，并注意做好空調機和去濕機的定時開關工作。24、妥善保管室（庫）內鑰匙，不準隨身攜帶，確保檔案室（庫）內安全。5、檔案柜具要編制順序號，排列整齊。室（庫）內內要經(jīng)常打掃，柜具要定期擦試，隨時放置防蟲、防鼠藥品，保持室（庫）內清潔衛(wèi)生，整齊美觀，6、進檔案室（庫）內查閱資料，查閱者不得大聲喧嘩。要愛護檔案，不得撕頁、涂改，沾口水翻頁，一旦發(fā)現(xiàn)由查閱者負全部責任。7、未經(jīng)批準，任

5、何人不準將檔案帶出檔案室（庫），更不準私自摘抄、外傳，嚴格遵守保密制度。8、檔案工作人員對所保管的檔案，要定期檢查，做出記錄，不得擅自轉移、分散和銷毀檔案，發(fā)現(xiàn)破損或褪變的檔案要及時采取措施進行修復或復制。9、辦理借閱、借用檔案，要嚴格履行規(guī)定的手續(xù)，不得擅自擴大檔案的利用范圍，并要求借閱檔案人員負起安全保密責任，歸還時要有嚴格的檢查登記制度。10、遇有特殊情況，及時向分管領導和職能部門報告，保護現(xiàn)場不受破壞。三、檔案保管制度31、鄉(xiāng)鎮(zhèn)各種門類和載體的檔案均由鄉(xiāng)鎮(zhèn)綜合檔案室集中統(tǒng)一保管。各站所在次年第一季度前，必須將檔案移交鄉(xiāng)鎮(zhèn)綜合檔案室。檔案室在接收檔案時必須認真檢查驗收并履行交接手續(xù)。2、

6、保管檔案和資料，必須使用符合國家標準和規(guī)范的卷皮和卷盒，并排列有序，便于查找。3、在認真保管好紙質檔案的同時，必須及時進行檔案目錄的電子著錄，有條件的可進行全文著錄。4、檔案資料庫房必須堅固，必須裝備鐵門、鐵窗和其他防盜、防水、防潮、防霉、防蟲、防塵、防鼠、防太陽光直射、防有害氣體等“十防”設施。5、隨著氣候變化，做好庫房密閉、通風、溫濕度調節(jié)，并適時進行除濕或除塵工作，以防檔案霉變。6、檔案資料庫房必須與檔案工作人員的辦公室、閱覽室分開，但要相對集中，便于管理。7、庫房專管人員進出庫房，應隨手關門上鎖，非專管人員，不得隨意進入庫房。8、必須定期檢查、清點庫藏檔案和資料。發(fā)現(xiàn)霉爛、褪變、破損或

7、帳物不符時，必須及時追查、處理和修復。因失職而損毀、丟失檔案者，按檔案法規(guī)嚴肅處理。9、檔案管理人員工作變動時，必須將所保管的檔案和資料清點移交，否則不予辦理調離手續(xù)。四、檔案安全管理制4一、嚴格按照檔案安全管理規(guī)定，配齊消防和安全管理因硬件設施。二、檔案庫房要有“十防”措施。即防盜、防火、防潮、防蟲、防霉、防光、防水、防塵。三、庫房內嚴禁明火、吸煙及存放易燃物品，嚴禁將火種、食品、易燃易爆等物帶進檔案室。四、庫房內應保持清潔衛(wèi)生，隨時對檔案裝具進行除塵，以防止有害物質的侵蝕。五、定期檢查檔案保管狀況，做好日常溫濕度記錄，發(fā)現(xiàn)問題及時采取措施。六、嚴格遵守檔案的審批、鑒定、銷毀制度。銷毀檔案時

8、，重要文件要逐份登記造冊，并在指定地點專人監(jiān)督銷毀。七、對館藏檔案每年進行一至二次全面檢查，主要核實帳、物、卡是否相符，以防檔案長期借出造成丟失，發(fā)現(xiàn)問題及時報告、處理。八、對計算機內的檔案信息要做到安全管理，定期檢查、清理信息，以防信息的丟失與損壞。九、定期檢查維修電器設備、消防設備、更換檔案保護藥物。十、庫房管理人員下班前，要關閉門窗，鎖好庫門，切斷電源。十一、庫房鑰匙要專人保管使用，定點存放，嚴禁外借。五、文書材料歸檔制度51、歸檔范圍凡是本單位在各項活動中直接形成的具有查考利用價值的各種專業(yè)內容、各種載體（紙質、膠卷、磁帶）、各種形式（如文件、文字材料、圖紙、圖表、聲像即照片、錄像、錄

9、音等）各類檔案及上級印發(fā)需要本單位長期執(zhí)行和落實的各項規(guī)定、制度等均屬歸檔范圍。2、歸檔時間（1）文書檔案，應于檔案形成年度的次年第一季度末前歸檔完畢。（2）會計檔案，應于形成年度為單位，于決算批準后，繼續(xù)在財會部門保存一年期滿時，向綜合檔案室移交。（3）科技檔案，應分別在一個科研課題、一個試制產(chǎn)品、一項工程或其他技術項目完成或告一段落后及時歸檔。（4）重點建設項目和重點工程，在立項之初及竣工完成之間所形成的資料在第一時間移交給綜合檔案室。（5）其他各種專業(yè)檔案，均必須按其形成規(guī)律，遵守上級檔案部門或專業(yè)部門的規(guī)定及時歸檔。各項管理工作形成的文件材料，應在工作完成后及時向綜合檔案室移交。3、歸

10、檔要求（1）歸檔工作，必須保證歸檔文件材料的種類、稿本、份數(shù)以及每件文件的頁數(shù)均須齊全完整。6（2）、凡歸檔的文件材料，須在“保持文件之間的歷史聯(lián)”的同時按文件的保存時間（即永久、長期、短期）組成保管單位（案卷）編目歸檔。（3）、歸檔文件材料正件與附件、印件與定稿、請示與批示、轉發(fā)文件的批文與原文、多種文字形成的同一文件不得分開立卷。歸檔的文件材料一般一式一份，本單位發(fā)文、基建項目檔案按上級要求制定份數(shù)。（4）卷內文件排列有序。一般按責任者問題時間排列，使同一文件的正件在前附件在后，印件在前定稿在后，重要文件的歷次稿件依次排在定稿之后；結論、決定、判決性的文件材料在前依據(jù)材料在后。（5）卷內文

11、件，應安排列順序逐件逐頁編所在頁號或件號。即：裝訂的卷，在有文字的每頁文件的右上角編全卷文件統(tǒng)一的順序頁號；不裝訂的卷，應在每份文件首頁右上角加蓋檔號章，在章內填上順序件號。圖表和聲像材料，應在裝具上或在聲像材料的背面逐件編號。應用文字標出所攝聲像的人、物名稱、身份（或職務）及其活動時間、地點、中心內容和攝錄者。（6）凡歸檔案卷，不論永久、長期和短期，均須按規(guī)定格式逐卷填寫內文件目錄。填寫目錄時，不得隨便改變和簡化文件題名。填寫卷內文件目錄的字跡要工整；卷內文件目錄置于卷首。7（7）凡歸檔的文件材料，均須去掉訂書針、別針、大頭針等金屬物；如有破損者，應按裱糊技術要求托裱；如有字跡擴散褪變者，應

12、復制，復制件與原件一并歸檔。歸檔的文件材料必須整齊、清潔、字跡清楚，便于利用。（8）歸檔文件材料的卷皮、卷盒和卷內文件目錄、備考表、案卷目錄等，必須符合檔案部門規(guī)定的標準和規(guī)范，并按規(guī)定格式和要求填寫清楚。粘貼裝訂要符合檔案技術保護要求。（9）自己撰寫的歸檔文字材料，必須用碳素墨水和黑墨水書寫，禁止圓珠筆、復寫紙書寫。（10）歸檔的文件材料必須層次分明，符合形成規(guī)律。必須完整、系統(tǒng)、準確的反映真實的歷史過程。4、歸檔手續(xù)移交檔案時要認真履行交接手續(xù)，填寫檔案移交登記表，一式兩份，經(jīng)清點無誤，雙方簽字后，各自保管一份，以備查找、負責。六、檔案復制制度1、要遵循保密原則，未開放或涉及保密的檔案不得

13、復制。2、復制檔案中的內容，須經(jīng)領導同意，由檔案管理人員進行復制。3、破損的檔案，檔案員要及時修改和復制。4、對利用較多的檔案，可復制數(shù)份，以利用使用，并保護原檔案，減少檔案的磨損。七、檔案查借閱制度81、因單位、家庭、個人工作、生活需要的，都可借閱已開放檔案，但原則上只能在閱文室內查閱，確實要借出的檔案，必須經(jīng)分管領導簽批，方可辦理借閱手續(xù)，借閱時間一般不超過一周。2、查找利用檔案者，一律憑單位介紹信、個人身份證或其他有效證件，辦理登記手續(xù)后，方可查閱。3、查閱檔案者，要愛護檔案，嚴禁在檔案材料上畫圖、劃線、折疊、涂改、撕頁、拆卷等。借閱的檔案要妥善保管，不得轉借、遺失。不準將檔案材料帶回家

14、或放在不安全的地方，更不準將檔案保密內容外泄。4、查閱檔案時，禁止吸煙、喝水、防止燒毀、水漬檔案。5、借閱者歸還檔案時，應填寫利用效果信息反饋，認真履行交接簽字手續(xù)。如發(fā)現(xiàn)有撕毀、遺失、涂改和損壞現(xiàn)象，要給予行政處分或罰款。情節(jié)特別嚴重者，按照檔案法有關規(guī)定嚴肅處理。6、復制、抄錄檔案資料，要經(jīng)領導批準，抄錄復制的檔案由檔案員核對無誤，加蓋公章，方可有效。八、檔案移交制度1、國家規(guī)定應向當?shù)貦n案館移交的永久和長期保管檔案，必須按規(guī)定時間辦理移交手續(xù)，并妥善保管交接憑證，還應在檢索工具上注明。2、檔案工作人員調離工作后，必須辦完移交手續(xù)后，方可離崗辦理調離手續(xù)。93、對檔案收進、移出、利用銷毀的

15、情況要認真登記，為統(tǒng)計和移交工作作好準備。4、移交登記要本著實事求是的原則，既要有綜合性的報表，又要有詳細的明細表，要做到帳物相符、賬表相符。九、會計檔案管理制度1、每年形成的會計檔案，包括會計憑證、會計帳薄、會計報表等會計核算專業(yè)材料，均應由財務人員按歸檔要求，負責整理立卷，裝訂成冊。在會計年度終了后，暫由財務科保管一年，期滿后，編造清冊全部移交到綜合檔案室保管。2、檔案室接收保管的會計檔案，原則上應保持原卷、冊的封裝，個別需要拆裝、整理的，應會同財務科經(jīng)辦人共同拆封整理，以分清職責。3、嚴格執(zhí)行安全保管制度，謹防損毀，不得失密和泄密。4、調閱會計檔案，須由分管財務的領導批準和財務主管陪同借

16、閱。5、對保管期已滿的會計檔案，由綜合檔案室提出銷毀意見，經(jīng)檔案鑒定銷毀小組鑒定，編造會計檔案銷毀清冊后，方可銷毀，監(jiān)銷人員在銷毀清冊上簽字蓋章。十、聲像檔案管理制度1、對聲像檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保其完整、系統(tǒng)、安全，以備管理使用。102、聲像檔案的收集工作、整理程序和保管條件必須嚴格按照國家標準規(guī)范管理。3、聲像檔案管理員應隨時收集、征集零散的具有保存價值的照片、錄相帶。4、借閱聲像檔案，必須按有關規(guī)定辦理借閱審批手續(xù)，歸還時按規(guī)定進行質量檢查、驗收。5、對收藏的聲像檔案要根據(jù)具體情況定期檢查。6、嚴格做好聲像檔案的保密工作。十一、實物檔案管理制度1、實物檔案要及時移交檔案室歸檔，實行集

17、中統(tǒng)一管理，確保其完整、準確、系統(tǒng)、安全，以備開發(fā)和利用。2、實物檔案范圍包括。錦旗、匾牌、字畫、印章、榮譽證書、獎杯。3、實物檔案的歸檔，要求保證實物的完整、整潔、干凈，注意防火、防潮、防塵。4、實物檔案的借出，必須經(jīng)領導批準，按規(guī)定辦理借出手續(xù)，如果展出，要對展出實物檔案定期進行檢查。5、實物檔案如有破損，必須進行認真修復和技術加工，以延長實物檔案壽命。6、建立實物檔案登記和統(tǒng)計制度，每年檢查一次，發(fā)現(xiàn)問題，及時解決。11十二、檔案保密制度1、檔案工作人員應嚴格貫徹執(zhí)行國家保密法規(guī)，遵守保密紀律，明確保密職責，維護檔案的安全完整。2、保密文件材料、檔案的密級劃分、變更和解密，必須按照國家有

18、關制度和規(guī)定辦理。保密檔案及文件材料，要妥善保管，絕密檔案要單獨保管。3、檔案庫房設施應符合“十防”的要求，要安裝鐵門（防盜門）鐵窗，凡遇重大節(jié)日應提前對庫房的安全保密設施進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。4、不該說的國家秘密不說，不該知道的國家秘密不問，不該看的國家秘密不看，不該記錄的國家秘密不記錄。5、不準私自或在無保密保障的情況下復制、使用、存放、銷毀國家秘密的文件、檔案、資料和物品。不準將屬于國家秘密的文件、檔案、資料和物品作為廢品出售。6、不準借閱秘密檔案資料。查閱秘密檔案或文件，應履行審批手續(xù)，并限于保密室或檔案室內閱覽，不得抄錄和帶出，不得向別人透露秘密文件的內容。7、不準攜帶屬于國家

19、秘密的文件、檔案、資料的物品外出開會、參觀、學習、游覽、探親、訪友和辦私事，如確因工作需要，須經(jīng)保密部門審查批準，同時指定專人保管。8、不準向家屬、子女、親友及其他不應知悉者談論國家秘密。129、定期進行保密文件、檔案、資料和物品的清查工作，發(fā)現(xiàn)問題，及時報告。10、不準隱瞞泄密事件，對于造成失密、泄密的人員或事件要及時報告，并視其情節(jié)依法追究責任。十三、檔案鑒定銷毀制度1、成立檔案鑒定小組，鑒定小組由分管領導任組長，成員由檔案人員及有關部門的人員組成。2、鑒定小組以專業(yè)主管部門確定的檔案價值鑒定原則和標準為準繩，以檔案的保管期限為依據(jù)，及時組織對到期檔案進行鑒定。3、鑒定工作結束后，要寫出鑒

20、定報告，在保管單位備考表中注明鑒定意見，由鑒定小組負責人簽名并注明日期，對無保存價值需要銷毀的檔案及文件材料，要造出清冊，提出銷毀報告，經(jīng)分管領導批準，并報送有關檔案部門備案，然后方可銷毀。4、對已超過保管期限的檔案或文件材料，重新鑒定后，確有保管利用價值需要延長保管期限的，應重新規(guī)定保管期限，其保管期限從第一次鑒定的年限算起。5、經(jīng)過鑒定，對延長保管期限的檔案或文件材料要重新組卷，要達到劃定保管期限準確，保管單位質量達到標準規(guī)定，鑒定中發(fā)現(xiàn)檔案不準確、不完整，檔案部門要及時向領導匯報，責成有關科室或責任人負責修改、補充。136、銷毀檔案時，監(jiān)銷人員不得少于2人，應由檔案室和有關業(yè)務部門派員在指定地點共同監(jiān)銷，監(jiān)銷人員在銷毀以前，應認真進行清點核實，銷毀后要在銷毀清冊上簽名蓋章，并將銷毀情況報告領導。7、銷毀檔案時，必