公司合同檔案管理制度

1、公司合同檔案管理制度作者： 日期：公司合同檔案管理制度1. 總則為加強本公司的合同檔案管理，根據(jù)公司合同管理辦法的規(guī) 定，制定本辦法。1.2 合同檔案的保存期限為 5 年，由公司指定檔案處負責人 保管。1.3 公司辦公室作為公司的合同歸口管理部門，也應當保存 一份完整的合同檔案資料。2. 歸檔2.1 合同訂立后，公司應將合同文本的復印件送經(jīng)理和辦公 室各一份。同時指定專人負責本合同的履行及相關資料的整 理。2.2 合同履行完畢后10 日內(nèi)， 公司應將全部合同資料整理成冊， 按照時間順序先 后編排，裝訂成冊，正本送交經(jīng)理辦公室，并制作副本一份 交辦公室。2.3 辦公室接收資料時應當出具收據(jù)。3.

2、 檔案借閱3.1 根據(jù)工作情況，需要查閱檔案的，應當由查閱部門提出 申請，報經(jīng)主管總經(jīng)理批準同意后， 到檔案處辦理借閱手續(xù)。3.2 借閱檔案原則上應在檔案閱讀室查閱， 不得帶出檔案室。 確有必要借帶出檔案室閱讀的，應經(jīng)主管領導批準后，方可 帶出。4. 責任4.1 借閱檔案人丟失檔案的， 根據(jù)情節(jié)可以給予警告、 記過、 500-1000 元罰款，并扣發(fā) 3 至 12 個月工資的處罰。6. 實施6.1 本辦法自 2011 年 6 月 1 日起施行總則：為規(guī)范公司檔案管理工作并保證檔案的完整性及保密性，理順工作程序， 明確工作職責，杜絕資料流失，實現(xiàn)公司合同檔案管理工作的規(guī)范化、制度化、 科學化，現(xiàn)

3、結(jié)合公司的實際情況，特制定本制度。適用范圍：本制度所指的合同檔案是公司在業(yè)務經(jīng)營中形成的以采購、銷售、預算及 其它項目為中心的資料總和，其構(gòu)成包括招標文件、投標文件、技術方案、施工 圖、項目合同文件、項目設計方案、項目驗收資料、預算資料等。合同檔案管理原則：1. 合同檔案由公司工程部集中統(tǒng)一管理，以確保檔案的完整、完全和有效利用。2 、工程部負責統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)、組織、整理、保管公司所有合同文檔資料3. 財務部可除外（可留下項目合同復印件做為做催收貨款的使用）。4、合同檔案要實行分類管理，便于文件的管理及查找。合同文檔的移交：1 、各部門在正式簽署合同后須將合同正本原件移交工程部。 2 、合同項目終

4、止 后各部門須將該項目的所有技術資料匯總成冊， 經(jīng)部門經(jīng)理鑒定， 具有長久保存 價值的技術資料向工程部移交。 3 、移交的合同文檔必須注明合同編號并保證齊 全、完整，必須層次分明，符合其形成規(guī)律。 4 、合同文檔移交時，必須編制檔 案移交清冊并當面清點，填寫文件歸檔登記表 （見附件表一）。雙方簽字認 可后方為完成交接手續(xù)。合同文檔的管理辦法 ：1、合同文檔以年代結(jié)合項目性質(zhì)進行分類編號（按公司原制定的項目文件編號方法編號）。2 、保存的合同文檔每半 年清理核對一次， 如有遺失、 損毀， 要查明原因， 及時處理，并追究相關人員責任。 3 、工程部要加強對合同檔案的統(tǒng)計 工作，要以原始記錄為依據(jù)，

5、編制合同統(tǒng)計清單。 4 、工程 部應根據(jù)實際需要編制合同檔案檢索工具，以有效地開展合 同文檔的查詢、利用工作。 5 、各部門員工可在工程部查閱 合同文檔，確因工作需要須借出查閱，須填寫合同檔案借 閱登記表經(jīng)工程部經(jīng)理簽字同意后，方可在工程部辦理相 關借閱手續(xù)， 以復印件借出。 合同原件無特殊情況不得外借。 6、借閱者有義務保持所借文件資料的完整、整潔，如果為 光盤軟盤類資料要盡量保持載體無劃損。7 、借閱人不得涂改、偽造、撕毀合同檔案材料，違者視情節(jié)輕重予以處罰。 8、所有借閱者不得將借出的保密性文件資料在未經(jīng)許可的 情況下私自復印、拷貝或其它任何方式留有復件。如是工作 需要須復印文件資料的，須在合同檔案借閱登記表備注 說明原因。 9 、合同文檔的密級為機密，任何人不得擅自將 合同對外公開，也不得在公司內(nèi)部傳閱，違者視情節(jié)予以處 罰。 10 、為方便信息資料的流通，所有文件資料均有一定 借閱期限，借閱期限依文件資料的類別由檔案管理員告知歸 還日期，如因工作需要文件資料還需繼續(xù)使用的，需辦理續(xù) 借手續(xù)。 11 、檔案封存是檔案管理員獨立完成的基礎工 作，包括：編訂和存放，編訂時，固定檔案的所有屬性、目 錄、編碼、加密都按規(guī)定執(zhí)行、同時做好檔案的裝訂工作； 存放時、根據(jù)檔案存放的不同地點、柜組做好標記、并登記入冊、經(jīng)簡便、明確和易于查收為原則，同