檔案管理辦法范文

1、檔案管理辦法范文一. 總則 為規(guī)范檔案管理工作，特制定本辦法。二. 公司檔案范圍（一）公司建檔范圍確立為： 公司設(shè)立、變更的申請、審批、登記以及終止、解散后清算等方面的文件材 料；公司股東會、董事會、監(jiān)理會形成的文件材料； 財務(wù)、會計及其管理方面的文件材料； 勞動工資、人事、法律事務(wù)管理方面的文件材料； 經(jīng)營管理方面的文件材料；生產(chǎn)技術(shù)管理方面的文件材料； 產(chǎn)品生產(chǎn)、能夠消耗、安全生產(chǎn)方面的文件材料； 儀器、設(shè)備方面的文件材料； 基本建設(shè)、工程設(shè)計、施工、竣工、維修方面的文件材料； 科研、技術(shù)引進(jìn)、轉(zhuǎn)讓方面的材料；教育培訓(xùn)方面的文件材料； 信息、情報方面的文件材料； 黨群（工、青、婦）組織方面

2、的文件材料； 其他具有利用和保存價值的文件材料。以上文件材料包括決議、決定、條例、規(guī)章制度等法規(guī)性文件，各類會議文件、重要記錄、工作計劃、工作規(guī)劃和工作總結(jié)二）公司檔案還包括聲像資料：照片檔案：新聞、科技、藝術(shù)照片，由原版、翻版底片、照片、文字說明構(gòu)成；影片檔案：原版底片、拷貝及文字說明；錄音檔案：唱片、錄音帶；錄像檔案：政治、經(jīng)濟、科技、文娛、廣告活動。三. 公司檔案管理體制公司檔案工作，要實行集中與分散管理相結(jié)合的體制。由行政部負(fù)責(zé)主體檔 案的管理，并對其他部門的檔案管理工作進(jìn)行督促和指導(dǎo)。行政部可設(shè)立專門檔 案室，配備專了、兼職行政主管分管公司主體檔案工作。根據(jù)有關(guān)檔案法規(guī)規(guī)定精神，各部

3、門形成的文件材料原則上由本部門負(fù)責(zé)立 卷和歸檔，并定期向公司檔案部門移交保管。公司應(yīng)有庫房或場地和必要的設(shè)施及保護設(shè)備保管檔案，確保檔案的安全。 暫不具備檔案案安全保管條件時，要委托有關(guān)檔案部門代為保管。四. 檔案管理工作（一）.檔案材料的收集： 建立、健全立卷歸檔制度，確立歸檔范圍、歸檔時間、保管期限； 對遺缺不全的檔案，采取不同措施，積極收集齊全； 及時催辦理完畢的文件上交回收，在次年檢查齊全后整理立卷歸檔。（二）.檔案的歸檔、立卷與管理。區(qū)分全宗，確定立檔單位。 分類。依據(jù)檔案來源、時間、題目、內(nèi)容、字母順序分成若干層次和類別。 歸檔前將資料分類，分組放置在待辦卷宗內(nèi)。案卷排列。 立卷按

4、永久、 長期、短期分別組卷， 卷內(nèi)文件把正文、 底稿、 附件 請示和批復(fù)放在一起，編制案卷目錄和案內(nèi)目錄，并復(fù)印出四至五份。整理案卷，使之厚度適宜，控制在 1cm 至 2cm 之間，材料過窄應(yīng)加襯邊；材 料過寬應(yīng)折疊整齊；字跡難辨認(rèn)的，應(yīng)附抄件；以每一案卷端正書寫標(biāo)題。對所有公司檔案系統(tǒng)排列，確定保管期限，編制檔案目錄（卡片） ，按一定次 序排列和存放。每年對檔案進(jìn)行一次清理： 清除不必要保存的材料； 對破損和褪色的材料進(jìn)行修補和復(fù)制。（三）.檔案的保管： 防止檔案的損壞，延長檔案的壽命，維護檔案的安全； 公司設(shè)立專門地點或?qū)Ｓ脦旆炕驅(qū)Ｓ梦募毂４鏅n案； 做好檔案室的防盜、防水漬、防潮、防蟲蛀

5、、防塵、防鼠害、防高溫、防強光 等工作，門窗應(yīng)結(jié)實牢固。（四）.檔案的鑒定： 從檔案的內(nèi)容、來源、時間、可靠程度、名稱等方面鑒別檔案的價值。 確定各類檔案的中管期限表。其中財務(wù)檔案見財務(wù)檔案保存期限表。公司檔案保管期限分永久、 長期、短期三種。 介于兩種保管期限的， 保管期限 從長。（五）.檔案的銷毀：對已失效的檔案，認(rèn)真鑒定，編制銷毀清冊，該清冊永久保存； 辦理銷毀手續(xù)，經(jīng)董事會或總經(jīng)理批準(zhǔn)，方能銷毀； 銷毀時要有二人以上監(jiān)銷，關(guān)在清冊上簽字。 公司終止、解散時，檔案應(yīng)移交控股股東或主管部門或當(dāng)?shù)貒覚n案館。 公司應(yīng)采取嚴(yán)密管理措施，防止檔案失密和泄密。（六）.檔案借閱、利用工作 1凡需使用

6、檔案者，均須填寫文件調(diào)閱單，依據(jù)調(diào)閱權(quán)限和檔案密級，經(jīng)各 級領(lǐng)導(dǎo)簽批后方能調(diào)閱2案卷一般僅供在檔案室閱看，立卷的文件、資料可外借。外借的須辦理登 記手續(xù)。3借閱期限不得超過棗星期 （如三個星期），到期歸還；如需再借， 應(yīng)辦理續(xù) 借手續(xù)。4借閱檔案者應(yīng)愛護檔案， 確保檔案的完整性， 不得擅自涂改、 勾畫、剪裁、 抽取、拆散或損毀。借閱檔案交還時， 須當(dāng)面查看清楚， 如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞， 應(yīng)及 時報告主管領(lǐng)導(dǎo)。5外單位借閱檔案，應(yīng)持有單位介紹信，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可借閱，且不得帶離檔案室。其抄摘內(nèi)容也須總經(jīng)理同意且審核后方能帶出。6公司內(nèi)檔案利用的方式有：1）.提供檔案原件；2）.提供檔案復(fù)印件；3）.提供文獻(xiàn)索引資料。7. 檔案管理部門應(yīng)主動向各部門、 員工提供公司檔案編研信息服務(wù)， 主要方面 為政策信息、管理信息、產(chǎn)品信息、專題技術(shù)信息等。8. 檔案主管應(yīng)接受公司有關(guān)部門、人員定題咨詢要求。9. 依據(jù)國家檔案、統(tǒng)計法律法規(guī)，做好企業(yè)